SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CON SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES TABLES

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

SISTEMA ADMINISTRATIVO.
Los sistemas administrativos controlan y simplifican los procesos administrativos en las
pequeñas y medianas empresas permitiendo tener un manejo óptimo de sus negocios
además brindan información exacta, oportuna y confiable facilitando la toma de decisiones.

Permite el manejo adecuando de los bienes, funciones e información de una empresa

determinada, con el fin de general una indicación confiable de su situación y sus
operaciones en el mercado.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples
y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas

se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.

SISTEMA CONTABLE.

Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y funcional
además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de
información importante para conocer de la situación económica y financiera para nuestras
organizaciones.

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OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE:

 Generar los Balances que son como una fotografía de la empresa en cada instante
 Generar flujos de Efectivo
 Determinar y controlar la carga tributaria
 Argumentar la toma de decisiones en nuestra organización
 Evaluar la función de la Administración
 Controlar las operaciones de la entidad económica
 Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.
 Suministrar información sobre la situación financiera y económica de la entidad
 Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios
 Proporcionar información de carácter legal
 Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa
 Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las
finanzas de la empresa en cada periodo.
 Facilitar y agilizar la toma de decisiones económicas.

Asegurar la integridad de los datos

La integridad de un dato alude a ese atributo o cualidad que es inherente a la información
cuando se considera exacta, completa, homogénea, sólida y coherente con la intención de
los creadores de los datos que la conforman.
Esta cualidad, que va ligada al propio dato y no al lugar donde se almacena, al contrario de
lo que sostienen creencias bastante extendidas; se obtiene cuando se impide eficazmente
que el contenido de una base de datos, de un proceso o de un sistema se vea, accidental o
intencionalmente:
 Modificado, en base a su propio contenido o con ayuda de la inserción de nuevo.
 Destruido total o parcialmente.

En Powerdata (es una compañía multinacional de origen español con una trayectoria
superior a una década desplegando tecnología y servicios de gestión de datos en grandes
organizaciones. Tenemos presencia en España, Argentina, Chile, Colombia, Ecuador, México,
Perú y Uruguay. Contamos con más de 200 profesionales y somos una empresa líder y
especialista en Gestión de Datos.) Empleamos herramientas enfocadas a validar los
atributos del dato, especialmente en lo que concierne a su calidad, abordando cada uno
como un todo, es decir, como un dato exacto, completo y homogéneo.

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PROCESO CONTABLE
El proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados
financieros las operaciones económicas de una entidad u organización.
Dicho ciclo es esencial para toda empresa ya que gracias a ella podrán ver sus gastos e
ingresos, y así realizar proyecciones, evitando muchas veces crisis que pueden llevar al
cierre de la compañía.
Acá te mostramos cuáles son los pasos para realizar un proceso contable de manera
correcta y eficaz:

Identificación de las operaciones

El contador debe de introducir la totalidad de las operaciones económicas hechas por la
organización. Las operaciones que tiene que tener en cuenta son:

Rutinarias
Aquellas que se presentan de manera frecuente y constante en las actividades de la
organización. Estas a su vez se dividen en:

 Básicas: son aquellas que sirven para la obtención de bienes o servicios de la

empresa. Generalmente se estipulan en ellas a los usuarios o clientes externos.
 De apoyo: sirven como soporte para la prestación de las operaciones básicas. Acá se
encuentran los usuarios o clientes internos y externos.
 No rutinarias
Son aquellas que no ocurren permanentemente en una organización. En esta se estipulan:

 Los daños o pérdidas por casos inesperados.

 Las pérdidas por fallos judiciales.
 Las adquisiciones o remodelaciones.
 Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos o servicios.

Recolección de información
Esta se hace a través de los medios que se defina para cada una de las operaciones a usar. El
contador debe asegurarse que toda la información que se ha estipulado sea confiable.

Clasificación y registro
La clasificación y el registro de toda la información se genera en los asientos de contabilidad.
Se llama así al esquema basado en el principio de partida doble (causa – efecto) la cual tiene
dos tratados: el deber y el haber. El deber o cargo se coloca a la izquierda del cuadro,

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mientras que a la derecha de coloca el haber. Para la realización de los asientos contables, el
deber y haber se combinan con las cuentas contables que son:

Reales o del balance: acá se registran las operaciones que afecten la situación financiera de
la empresa (Activos, pasivos, patrimonio).
De resultados, de ganancias y pérdidas o nominales: en ella se registran las operaciones
que afecten los resultados financieros de la organización (Ingresos, costos y gastos).
Resúmenes intermedios
Los resúmenes intermedios son aquellos que producen los estados financieros que
permitirán informar a los usuarios internos y externos de los recursos que tiene la empresa.
Estos resultados se registran en dos clases de libros: los libros auxiliares y los libros
principales (Libro diario, Columnario, Libro mayor y Balances)

Estados financieros
Son el producto final del estado contable y tiene como objeto presentar la información
financiera a los jefes de la empresa para que puedan tomar decisiones económicas
eficientes. La información que se encuentra en los estados financieros se enfoca en la
rentabilidad, posición financiera, capacidad de crecimiento y el flujo de fondos.

LA IMPORTANCIA DE UNA INFORMACIÓN FINANCIERA CONFIABLE

Las decisiones que toman gerentes, inversores o acreedores de una empresa se basan en su
información contable. Por ello es necesario que esta sea confiable, que cumpla con
determinados requisitos y se presente en forma estructurada, clara y entendible.

La información externa dirigida a usuarios no involucrados con el plantel administrativo de

una organización se llama Información financiera, estos datos van a ser usados como
instrumentos de decisión de los usuarios de dicha información como acreedores,
instituciones crediticias, accionistas e incluso trabajadores y otros.
Hará que una información sea confiable debe cubrir ciertos aspectos importantes que
detallamos a continuación:
Veracidad: informes reflejados que coincidan con la realidad, en otras palabras reflejar
transacciones, eventos internos y otros que realmente han sucedido.
Representatividad: Coherencia y concordancia entre el contenido y lo que se procura
representar.
Objetividad: El documento debe tener características imparciales, libre de prejuicios y evitar
emitir información sesgada.

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Verificabilidad: Es el aspecto de mayor relevancia para el usuario ya que al comprobar la

información podrá realizar la toma de decisiones basada en su criterio sin preocuparse de la
falsedad de datos.
Información suficiente: La información que se presente deberá abarcar todos los aspectos
relacionados sin omitir detalles que puedan afectar en la toma de decisiones por parte del
usuario.

Garantizar la oportunidad en la presentación de la información

Para llevar a cabo este proceso es necesario pasar por cuatro etapas: Identificar necesidades
de información, consolidación de información, validación de información y auditorías de
información.
En la primera etapa se hace una evaluación del ciclo de la información que permita
identificar oportunidades de mejoramiento relacionadas con los procesos, procedimientos o
nuevos requerimientos de información. Una vez definidas las mejoras se procede a los
ajustes técnicos, tecnológicos y jurídicos pertinentes, con el fin de cumplir con los nuevos
requerimientos.
Para la consolidación de la información es necesario garantizar que tanto el recurso
tecnológico, como las personas que participan en la recolección y suministro de la
información al interior de las instituciones, posean las condiciones aptas para cumplir
oportunamente con el reporte, según las fechas establecidas.
La etapa de validación inicia una vez se ha consolidado la información con el fin de revisar
su coherencia, llevando a cabo análisis lógicos y estadísticos de la información. Cuando se
encuentra alguna inconsistencia susceptible de corrección inmediata se establece
comunicación directa con los responsables para que realicen los ajustes correspondientes o
confirmen la información.

SOFTWARE ADMINISTRATIVO EXISTENTES EN NUESTRO PAÍS

Existen muchísimas facilidades de software administrativo existentes en nuestro país,

nosotros queremos enfocarnos en los 11 mejores que hemos encontrado a lo largo de toda
la clientela de nuestros clientes que manejan negocios de restaurantes y tiendas.
Cada uno de estos programas tiene sus características, precios y maneras de llevar sus
reportes. Es por esto que no todos se podrán acoplar a tu negocio. Tómate tu tiempo para
pensarlo y fijarte bien en lo que ofrecen. La idea es saber si se acopla a tus necesidades
como negocio.

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Gálac
Gálac es un software que se fundamenta en la contabilidad de la empresa, permite ofrecer
a sus clientes la posibilidad, a través de su sistema administrativo y contable, de poder
realizar el registro de operaciones económicas que serían de difícil cómputo manual, es
decir, llevar un registro exhaustivo de las cuentas por cobrar, por pagar, de los anticipos,
pagos de nómina y de proveedores, movimientos bancarios, y órdenes de compra, así como
la realización de facturas, cotizaciones, balances generales, etc., de forma diaria y exacta, es
una tarea que requiere de mucho esfuerzo.
Saint
La carta de presentación de Saint son sus 25 años en el mercado. Si un software de sistema
administrativo tiene tanta trayectoria, es porque se la ha ganado. El software desarrollado
por esta empresa ofrece una versatilidad en cuanto al manejo de base de datos y a precios
accesibles. Lo bueno de Saint es que te da la opción de adquirir sus productos que van
desde un CRM (Customer Relationship Management), dicho en español”Gestión de la
relación del cliente” , hasta un servicio administrativo para manejar el flujo de información
dentro de tu empresa.
Profit Plus 2KDoce
Si bien Softech (la empresa dedicada a desarrollar las soluciones Profit) tiene un catálogo
bastante amplio de software dedicados a la administración de empresas, nosotros
decidimos enfocarnos en su Profit Plus 2KDoce. Este es el que más se puede parecer a tus
necesidades como dueño o encargado de un negocio, ya que ofrece soluciones de
automatización de procesos de ventas, cobros e impresión de facturas fiscales y
convencionales.
Resaltamos, de este software, su facilidad en el manejo de consultas generales e
individuales de artículos, el manejo de múltiples formas de pago, entre otras.
Pos&Touch
Software Intuitivo. Control de Inventario. Conocimiento de tus ganancias. Sólo con esas 3
frases podrás saber que Pos&Touch no se queda atrás en cuanto a necesidades que cumple
todo Sistema Administrativo. La petición de un demo previo a su utilización nos parece una
de las estrategias más llamativas que nos ofrece esta empresa para captar su clientela…
¿valdrá la pena después del demo que ofrecen? Tal vez sí.

Pos&Touch, a diferencia de muchos que no lo mencionan, te garantiza la continuidad de tu

trabajo porque su funcionamiento no depende del estado de conectividad de tu punto de
venta
Su slogan reza “El poder de un sistema adaptado a la sencillez de una máquina
registradora”.

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Valery Systems
Cuando un Sistema Administrativo te ofrece tantas bondades como Valery Systems, es
difícil saber por dónde empezar a explicarte cómo puede beneficiarte, pero haremos
nuestro mejor intento para sintetizarte con lo más importante que Valery Systems tiene.
Lo primero que debes saber es que Valery tiene distintos software:
Software para Puntos de Venta
Software Administrativo
Software Corporativo
Software Administrativo Web
Software de Contabilidad
Software para Nómina

Cada uno posee sus características que se adaptan, sin duda, a cualquier PyME que estés
manejando. Así es: ¡otro más que cumple las expectativas y funciona bajo la filosofía de “no
todos los negocios son iguales”.

¿Qué hace Valery Systems un Sistema Administrativo que puedes considerar para tu
negocio?

Que el Valery para Puntos de Venta, por ejemplo, es ideal para negocios de comida rápida,
abastos y tiendas de conveniencia porque realiza procesos de facturación de manera rápida
y efectiva, mantiene al día el inventario y, lo más importante: arroja reportes adaptados a
tus necesidades.
Aloha
Este Sistema Administrativo está especialmente diseñado para restaurantes. Su lema
principal es ofrecer una experiencia excepcional a sus clientes. Otra marca que sabe que los
restaurantes pequeños no son iguales a los medianos… ¡y mucho menos a los grandes!
Aloha conoce los desafíos que tienes que pasar a la hora de procesar las operaciones más
sencillas, hasta las más complejas.
Y lo mejor: ¡se adapta a distintos hardware y software que ellos mismos ofrecen! Así que si
tienes algún punto de venta especializado o cualquier dispositivo de procesos de pagos
móviles, este software es para ti.
Aldelo
El Aldelo’s XERA POS (su software de punto de ventas) también está diseñado para todo
aquel gerente o dueño de restaurante que desee tener, en un solo lugar, un punto de venta
y gerencia, integrados en un solo lugar. Su almacenamiento en la nube y su capacidad de
movilidad de datos, ofrece las características que creemos que son fundamentales para un
Sistema Administrativo.

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Winrest
Un software de manejo de restaurantes que maneje 3 ediciones que te ofrezca servicios
adaptados, cada uno, al tipo de restaurantes, puede sonar como algo interesante. Nos
dimos cuenta que su versión “Lite” está diseñada para ambientes de servicio rápido; el
“Professional” se enfoca más en ambientes más “exclusivos”; y el “Enterprise” ofrece
reportes y actualizaciones rápidas y desde cualquier lugar (las necesidades actuales lo
obligan a uno a estar en todos lados, en cualquier momento).
a2
Esta compañía sabe que la pequeña y mediana empresa venezolana podría estar, todavía,
en la época donde lo manual era lo que imperaba en todos los negocios… la automatización,
para algunos locales, es algo que sueñan con tener, pero no saben cómo integrarlo a su
negocio. Si estás buscando un Sistema Administrativo que, además de ofrecerte el común
denominador de los actuales softwares, te ofrezca el control y automatización de
vendedores, proveedores y mucho más, a2, entonces es lo que tu restaurant necesita justo
ahora. Sin pensarlo.
MICROS
¡Se ganó nuestro respeto instantáneamente! MICROS ofrece diversas soluciones que van
desde la gestión de hoteles, hasta locales restaurantes. No solo eso los caracteriza, sino que
cumplen con las buenas prácticas de toda empresa dedicada a esto: busca que las
compañías que buscan sus servicios intenten innovar y transformar sus negocios, a través
del seguimiento de sus clientes. ¿Y de qué manera se logra esto?, pues con un excelente
Sistema Administrativo.
Oasis
Buscamos un software que tuviera como bandera principal su soporte al cliente y lo
encontramos. Su nombre es Oasis. Su mantenimiento preventivo para detectar fallos
repetitivos y mantener tu sistema actualizado y funcional al 100% es un punto fuerte para
otorgar tu confianza a este Sistema Administrativo. Otra cosa que nos encantó de Oasis fue
su adición de funcionalidades para mejorar la usabilidad y aplicabilidad de su software.
En líneas generales, el mejor Sistema Administrativo debería ser accesible y fácil de usar.
Una de las bondades que pueden agregarle un súper valor agregado sería que la marca que
te ofrece el Sistema, tenga un soporte al cliente que esté activo las 24 horas del día, los 7
días de la semana.
El Sistema Administrativo y sus soluciones es lo que te ayudará a crecer como negocio y,
mientras más fácil y sencillo sea ese proceso, podrás lograrlo de una manera más óptima.
Si posees más de un local, aquí te decimos las 5 cosas que debes saber si manejas varios
puntos de ventas en varias tiendas.

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