MANUAL DE CONTROL DE

ASI
ASISTENCIA CIL

Seguimos Avanzando

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MANUAL DEL SOFTWARE CIL

Es muy importante que usted lea esta información para poder introducirlo correctamente al
uso del sistema computarizado, que aunque es muy fácil de usar nunca sobra un poco de
instrucción para el uso del mismo.

INSTALACIÓN.

Para instalar el software de control de asistencia usted solo deberá introducir el CD en la

computadora y automáticamente iniciará un programa de instalación con esta pantalla.

Una vez iniciado el programa de instalación solo tendrá que presionar los botones NEXT
hasta el final de la instalación sin cambiar nada en durante el proceso.

Si el CD no iniciara la instalación automática entonces solo tiene que abrir el CD por el

método de su preferencia (Explorador de Windows, Mi PC, etc.) y ubicar el siguiente
archivo “Asistmil\Disk1\Setup.exe” y ejecutar dicho archivo.

Una vez finalizada la instalación encontrará el programa en la siguiente ruta.

BOTON INICIO-PROGRAMAS-ASISTENCIAMIL-CONTROL ASISTENCIA.

2
EMPECEMOS A TRABAJAR.

Me gustaría decirle antes de empezar que existen 2 formatos para la emisión de reportes, en
reloj de 12 hrs. Y en reloj de 24 hrs. El como se emitan dependerá de cual formato tenga su
computadora, le sugiero usar el formato de 24 hrs. Ya que los registros son mas fácil de
apreciar. Para cambiar el formato de hora de su computadora vaya al PANEL DE
CONTROL – CONFIGURACIÓN REGIONAL – HORA – y escoja el formato HH:mm:ss,
si tiene alguna duda de cómo hacer esto, consulte a su asesor de sistemas.

Empresa.

Esta opción es muy simple, solo introduzca los datos de su empresa, empezando por
un número, los datos generales de la empresa y terminando presionando el botón
grabar .

Si usted necesita insertar mas de una empresa debe presionar el botón agregar ,
entonces se pondrán los campos en blanco con lo que estará listo para introducir los
datos de la o las nuevas empresas tal como lo hizo con la primera.

Catálogo de Horarios.

¿ Que son los horarios ?. Los horarios son todos los horarios que existen en su
empresa, es decir, si en su empresa hay 100 empleados y todos trabajan de 08:30 a
17:00 de Lunes a Viernes y el Sábado de 08:30 a 13:00.

¿Cuantos horarios existen en la empresa?

Inmediatamente podemos contestar que solo existen 2 horarios (de 8:30 a 17:00 y de
8:30 a 13:00). Lo cual es relativamente correcto, solo no hay que olvidar el hecho
que existe un horario para los días de descanso por lo cual la respuesta correcta sería
que existen 3 horarios (de 8:30 a 18:00, de 8:30 a 13:00 y el de DESCANSO).

3
¡ Hagamos un ejemplo !.
Cuando abrimos la pantalla de horarios observamos que ya existe el horario de
descanso (por ningún motivo lo borre, si lo hace hay que darlo de alta nuevamente),
para insertar un nuevo horario realice el siguiente procedimiento:

(Es más fácil hacer ejemplos si piensa en el horario (o los horarios) en que usted
labora en la empresa, por tanto, le sugiero que utilice su persona para los ejemplos,
que realizaremos en los catálogos)
1.- Presione el botón añadir registro . Usted deberá ver la siguiente pantalla.

a.- En clave
escriba un
número para
identificar al
horario.
(NO me
pregunte si
ahí va el
número del
empleado
porque ES
OBVIO
QUE NO, a
menos claro,
que cada
empleado
tenga un
horario
diferente).

b.- En descripción escriba algo que diga de que se trata el horario.

c.- Escriba la hora de entrada, inicio de comida, fin de comida, hora de salida,
estos campos en un formato de reloj de 24 hrs. Es decir, NO AM o PM. (Si no hay
hora de comida deje 00:00, no deje en blanco).

d.- Registrar entrada Hrs. Antes y Registrar salida Después, dejará los campos
como se sugieren de fábrica.
e.- Escriba la tolerancia de entrada hasta antes de considerar retardo, esto en un
formato de horas-minutos (tenga cuidado aquí de no cometer un error que es muy
común poner -por ejemplo- 15:00 en vez de 00:15 si fuera la tolerancia de 15
minutos).
Una vez hecho lo anterior NO OLVIDE presionar el botón guardar usted
deberá ver una pantalla similar a esta (este es mi ejemplo).

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LEA ESTO CON ATENCIÓN ES MUY, PERO, MUY IMPORTANTE.

Si usted tiene más horarios, insértelos como se indicó anteriormente.

Siempre presione el botón añadir registro para cada nuevo horario, introduzca
los valores de los campos y por último presione el botón guardar cambios .

SIGA SIEMPRE EL PROCEDIMIENTO DESCRITO para cada nuevo horario.

(Un error muy común consiste en que el usuario escriba uno y otro horario sin
presionar el botón añadir , es decir, que directamente escriba sobre los campos,
con lo cual no esta agregando uno nuevo, sino, que está modificando uno ya
capturado. Le puedo comentar que han existido usuarios que después de capturar 20
horarios se dan cuenta que solo tienen el último que capturaron ¿ Que pasó ? Sucede
que escribieron una y otra vez sobre el mismo horario por no seguir el
procedimiento indicado).

Este procedimiento se aplicará a todos los catálogos ¡recuerdelo!

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Catálogo de secuencias.

El catálogo de secuencias (secuencias de horarios), es un catálogo donde se indica

que horario se trabaja para cada día de la semana. Retomemos el ejemplo del
catálogo de horarios, Si todos los empleados de la empresa trabajaran de 08:30 a
18:00 de lunes a viernes, de 08:30 a 13:00 el sábado y el domingo descansaran, la
realización de la secuencia de horarios que corresponde la siguiente.

a.- Presionemos el
botón añadir
b.- En clave escriba
un número que
identifique la
secuencia.
c.- En descripción
escriba algo que le
diga a quienes
corresponde la
secuencia.
d.- Para cada día de
la semana
seleccione el
horario que
corresponde dependiendo del día de la semana, tal como se muestra en el ejemplo.
Al final no olvide presionar la tecla de guardar cambios .

Si tiene mas secuencias (por ejemplo: matutino, vespertino, nocturno, mixto, etc.)
insértelas siguiendo el procedimiento anterior (y recuerde la sección muy importante
del catálogo de horarios).

OTRA VEZ LE RECUERDO ALGO MUY IMPORTANTE...

Que para cada nueva secuencia (o cualquier catálogo) debe seguir el procedimiento:
1.- Presionar el botón añadir
2.- Introducir datos
3.- Presionar el botón guardar

Ya le comenté en la parte de horarios lo que puede pasar si no realiza correctamente

el llenado de los catálogos.

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Catálogo de Puestos.

El catálogo de puestos (categorías ó posiciones ó como guste llamarle) es muy

sencillo y obvio, ya que solo tenemos que capturar los puestos que existen dentro de
la empresa. Para introducir puestos siga el procedimiento que ya se le indicó para
los 2 catálogos anteriores, si no se acuerda se lo vamos a decir una vez más, y así
deberá hacerlo en los siguientes catálogos.

1.- Presione el botón añadir

2.- Introduzca una clave para describir la categoría.
3.- Introduzca la descripción de la clave.
4.- Presione el botón guardar

Deberá tener una pantalla similar a la siguiente.

Catálogo de Departamentos.

Este catálogo es igual de simple que el anterior, es decir, solo introduzca los
departamentos que existen dentro de la empresa (obviamente, siguiendo el
procedimiento que hemos usado con los catálogos anteriores).

7
Catálogo de Justificantes.

¿ Que es o para que sirve un justificante ? Un justificante como su nombre lo indica

Puede justificar situaciones anormales. ¿ Como cuales ? Muy simple, los
justificantes pueden justificar el no checar en todo el día, es decir, faltas o el checar
fuera de horario, como checar con retardo o checar con salida anticipada.

Para introducir justificantes siga el procedimiento usado con los otros catálogos.

A continuación le mostraremos algunos ejemplos de justificantes.

Observe como
estos dos ejemplos
justifican todo el
día, es decir,
justifican la falta si
el empleado no
checa o no asiste a
trabajar.

d
Obsérvelo en la
Estas son las bandera de justificar
banderas donde se
justifica el evento en día de forma activa.
cuestión

Ahora le
mostraremos otros
tipos de
justificantes.
Observe como este
justificante solo
autoriza entrar
después de la hora,
es decir, si a algún
empleado se le aplicara este justificante, el sistema no le pondría retardo, pero, le
pondría falta si no checara, o lo mostraría en el reporte de salidas anticipadas si
saliera antes de su hora de salida, pero, (lo repito) no le pondría retardo si llegara
después de su hora de entrada.

8
 Observe la diferencia con el siguiente justificante.

Observe ahora
como este
justificante solo
justifica salidas
anticipadas, es
decir, que el
empleado tiene la
obligación de
asistir a trabajar, si no lo hace será falta, tiene la obligación de llegar temprano, si no
lo hace será retardo, pero, puede salir antes de la hora de fin de labores.

Catálogo de Días Festivos.

El catálogo de días festivos funciona de forma muy similar al catálogo de

justificantes, es decir, podemos tener días festivos que justifiquen todo el día, o solo
mediodía (el de la entrada o el de la salida), vea los siguientes ejemplos:

(Recuerde que para introducir día festivos debe seguir el mismo procedimiento que
se ha indicado para los catálogos anteriores).

Tenemos muchos
clientes que el día
primero de
noviembre dan
mediodía libre a sus
empleados, es decir,
le dejan terminar
sus labores antes de
la hora programada
como salida. Como en el caso de los justificantes, si solo se justifica la salida, se
debe asistir a trabajar y además llegar a tiempo.

Observe ahora el
siguiente ejemplo:
En cambio el día
segundo de
noviembre los
mismos clientes le
dan a sus
trabajadores todo el
día libre. También
se puede justificar la entrada, pero, eso no es muy común que suceda, si usted
tuviera el caso, puede capturar su día festivo de solo entrada.

9
 Catálogo de empleados.

Este es el catálogo de
empleados, que como su
nombre lo indica será el
lugar donde tendremos la
información de los
empleados que pertenecen a
la empresa.

A continuación seguiremos
el procedimiento para dar de
alta empleados, debe tener
en cuenta el procedimiento
que ha seguido en catálogos
anteriores.

Para dar un empleado de alta (se debe hacer para cada uno de los empleados, no lo
olvide).

1.- Presionar la tecla añadir .

Después de hacerlo deberá ver la

siguiente pantalla.

2.- Introduzca los datos que se le

No Pierda de Vista la Fecha de Baja y
la Bandera de Activo, Posteriormente
solicitan:
le diremos como quitar la Fecha de • Número de registro.-
Baja. [Escriba
No pierda de Vistauna citadedel
la Opción Se refiere al número que el
fecha de baja ni o
documento la bandera
del de
activo, mas adelante le diremos empleado va a utilizar (el número
como podemos usarlas. que se le asigno en el reloj
checador, es muy importante que
sea el mismo número con el que
se dio de alta en el reloj al
empleado, ya que de lo contrario
podemos obtener datos erróneos
y/o nulos).

• Número de Nómina.- Es el número de nómina que tenga el empleado, se sugiere

que sea el mismo que el de su credencial, pero, de no ser posible no hay
problema, solo introduzca el número de nómina.

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• Nombre.- Nombre del empleado.

• A. Paterno.- Apellido paterno.

• A. Materno.- Apellido materno.

• Empresa.- Seleccione de la lista la empresa a la que pertenece el empleado.

• Departamento.- Seleccione de la lista el departamento en que labora el

empleado.

• Puesto.- Seleccione de la lista el puesto que desempeña el empleado.

• Tipo.- Se refiere al tipo de periodo de pago, es decir, puede seleccionar

SEMANAL, QUINCENAL, CATORCENAL, MENSUAL, ANUAL.

• Fecha de alta.- La fecha en que inició labores el empleado.

En este momento usted

deberá tener una pantalla
similar a la siguiente.

Recuerde que le pedimos

que no perdiera de vista
la fecha de baja y la
bandera de activo.

Ahora, le diremos como

eliminar la fecha de baja,
para lo cual presione la
bandera de activo para

que cambie a:

Observará ahora que como fecha de baja se ha colocado la fecha actual, presione de

nuevo la bandera de activo desaparecerá la y entonces aparecerá la bandera

verá ahora que la fecha de baja ha desaparecido, mostrando una pantalla

similar a la siguiente.

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 Ahora solo falta
saber que hacer con
las opciones de
privilegio, los cuales
son de tres tipos:

Privilegio de
Entrada.- Una
persona con este
privilegio nunca
será mostrada con
retardos, puede
aplicar este
privilegio a personal
de confianza ó como
en muchas empresas
se le llega a aplicar a
empleados como
mensajeros,
a los cuales
constantemente se les pide asistan a cualquier lugar fuera de la empresa desde que
salen de su casa en la mañana, lo cual los hace llegar a la empresa tarde cualquier
cantidad de tiempo, si no tuvieran un privilegio de entrada serían siempre exhibidos
en el reporte de retardos, lo cual nos recordaría que tendríamos que justificar dichos
retardos, trabajo que podemos ahorrar teniendo el privilegio de entrada.

Privilegio de salida.- Análogamente al privilegio de entrada, el privilegio de salida

autoriza al trabajador que posee dicho privilegio a salir antes de su hora programada
sin que sea reportado como salida anticipada. ¿ A quien le podemos dar este
privilegio ? quizá el mismo caso que el privilegio de entrada.

Privilegio de registro.- El poseedor de este privilegio nunca aparecerá en el reporte

de faltas, asista o no, cheque o no.
3.- No olvide ahora presionar el botón guardar .

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Horario(s) en los que va a Laborar el Empleado

Después de ingresar los

Datos del Sistema, vamos a
ingresar el horario en el
cual va a estar laborando el
empleado que estamos
dando de alta.

Lo vamos a hacer de la
siguiente manera:

1.- Presione el botón

añadir...

2.- En la casilla de
Empleado se pondrá en
automático el número del
empleado al que le vamos a asignar el horario.

3.-Ponemos la fecha en que va a comenzar a trabajar el empleado con ese horario

que le estamos asignando.

4.- Análogamente escribimos la fecha en que ese trabajador va a dejar de laborar

con ese horario ( solo en caso de que el empleado role turnos y/o cambie de turno
por disposición de la empresa; en caso contario si siempre trabajara en ese horario
se debe clocar una fecha infinita para poder guardar el horario asignado al
empleado.)

5.- Por ultimo en la casilla de secuencia, colocaremos la secuencia de horario con la

que va a estar laborando el Empleado.
6.- Al final no olvide presionar la tecla de guardar cambios .

Los datos que hemos visto hasta ahora dentro del catálogo de empleados son
obligatorios, es decir, el programa los necesita para trabajar.

Revise las pestañas de Datos adicionales y Fotografía, los cuales, pueden ser
escritos o no, el sistema no los necesita para trabajar solo son informativos como
también lo es la fotografía..
3.- No olvide ahora presionar el botón guardar .

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 Asignación de Horarios.

Seguramente se esta
preguntando ¿Dónde se
relacionan los horarios y
secuencias de horarios
con los empleados? Y la
respuesta es aquí.
Es muy simple se asignan
secuencias por fecha lo
cual significa que cada
empleado puede tener
una secuencia de horarios
por un período
determinado y
posteriormente cambiar.

Vea en la imagen como el empleado 1 tuvo la secuencia 1 entre las fechas 1 abril de 2001 y
15 junio de 2001 para posteriormente cambiar a la secuencia 2 entre las fechas 16 junio de
2001 y 28 junio de 2001 y por último cambiar a la secuencia 3 entre el 29 junio de 2001 y 1
de julio de 2001 y así sucesivamente durante toda la permanencia del empleado en la
empresa.

¿ Como se hacen las asignaciones ?

Para realizar las asignaciones existen varios mecanismos, el más simple es la asignación
por empleado, para ello seleccione la pestaña de asignación por empleado.

Observe en la imagen:
Se escribe el número de empleado, se
escribe la secuencia de horarios y por
último las fechas en que es válida la
secuencia para el empleado en cuestión.

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PROCESOS

Reloj checador.

Dependiendo el tipo de reloj checador haremos la descarga de sus checadas, asi como la
incorporación de las mismas al sistema de control de asistencia.

1.- HUELLA ByN ó HUELLA COLOR

Al seleccionar esta opción tendremos la siguiente pantalla:

Una vez seleccionada la opción de Configuración Huella ByN o Configuracion Huella

Color, presionaremos el botón

1. Iniciar comunicación 8.- Iniciar Comunicación

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Lo que nos llevara a otra ventana igual a la siguiente:

Los pasos para hacer nuestra descarga de checadas serán de la siguiente forma:

1.- Tendremos que conectarnos al reloj checador presionando el botón “CONECTAR CON
RELOJ”

2.- Una vez conectado el reloj de forma correcta en la pantalla nos aparecerá en Estado
Actual: CONECTADO

3.- Presionaremos el botón Descargar Checadas, e inmediatamente el sistema comenzara a

hacer la descarga de checadas. Una vez finalizado este proceso, obtendremos el mensaje de
Descarga Completa y en Núm. de checadas nos aparecerá el total de checadas que se
descargaron.

4.- Ahora simplemente volvemos a presionar el botón de “DESCONECTAR DEL RELOJ”

y cerrar esta ventana.

5.-Volveremos a la pantalla inicial de selección de reloj checador en donde comenzara a

llenarse una barra de color azul en la parte inferior, esto quiere decir que las checadas que
hemos descargado están siendo incorporadas y analizadas para obtener los reportes de
asistencia

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2.- Hand Punch

Al seleccionar la Opción de Configuración Hand Punch, obtenemos la siguiente pantalla:

Una vez seleccionada la opción de Configuración Huella ByN o Configuracion Huella

Color, presionaremos el botón

2.- Iniciar comunicación

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Una vez que estemos en esta ventana para hacer la descarga de checadas del reloj haremos
lo siguiente:

1.- Identificamos el numero del reloj del que vamos a hacer la descarga de checadas

2.- Presionamos el botón de Descargar Checas y Automáticamente comenzara el sistema a

hacer la descarga de las checadas que tenga el reloj hasta el momento de realizar la
descarga de las mismas.

3.- En la Parte superior izquierda encontramos el numero de checadas que fueron

descargadas.

4.- Cerramos la ventana y volveremos a la pantalla inicial de selección de reloj checador, en

donde se comenzara a llenar una barra de color azul en la parte inferior, esto quiere decir
que las checadas que hemos descargado están siendo incorporadas y analizadas para
obtener los reportes de asistencia.

3.- Facial

Al seleccionar la Opción de Facial, obtenemos la siguiente pantalla:

Una vez seleccionada la opción de Facial, presionaremos el botón

5.- Iniciar comunicación

Existen 2 formas de hacer la descarga e incorporación de las checadas en el reloj. Por

medio de la Red y Por Medio USB

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De cualquiera de las 2 formas veremos la siguiente ventana:

Para hacer la descarga de checadas del reloj checador por medio de la red haremos lo
siguiente:

1.- seleccionaremos el reloj al cual le vamos a hacer la descarga de checadas

2.- En el caso de descarga por medio de la red presionaremos el botón con la opción
“Descargar”, una vez que se haya realizado la descarga saldrá un mensaje de que ha
finalizado la descarga.

2.1 En el caso de descarga por medio USB presionaremos el botón con la Opción
“CONV.DESC.USB”, y nos llevara a la siguiente pantalla:

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Aquí buscaremos el dispositivo USB, al abrirlo buscaremos el archivo “Time ##.txt” que es
el archivo en donde están las checadas que descargamos del reloj.

Una vez que ya se haya convertido las checadas bajadas por medio de USB nos aperecera
un mensaje como el que se ilustra.

Esto quiere decir que fueron convertidas con éxito nuestras checadas.

3.- Cerramos la ventana y volveremos a la pantalla inicial de selección de reloj checador

(esto es para ambos casos de descarga de checadas), en donde se comenzara a llenar una
barra de color azul en la parte inferior, esto quiere decir que las checadas que hemos
descargado están siendo incorporadas y analizadas para obtener los reportes de asistencia,
como se ilustra a continuación.

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4.- Archivos Externos y Archivos externos Hand Punch

Estas dos opciones son utilizadas para la incorporación de las checadas las cuales no
pudieron ser bajadas e incorporadas por medio de la red y en su lugar se utilizo un
dispositivo de almacenamiento masivo USB. Al seleccionar la opción de archivos externos
o Archivos Externos Huella y Hand Punch. Tendremos la siguiente pantalla:

En estos casos únicamente para incorporar las checadas vamos a presionar en el botón de
incorporar archivo externo dependiendo de la opción de reloj checador que tengamos.

Para estos casos nos saldrá una ventana como la siguiente:

En donde solo tendremos que abrir la USB y buscar el archivo que contiene las checadas.

Una vez que se incorporen las checadas nos aperecera la pantalla inicial de selección de
reloj checador (esto es para ambos casos), en donde se comenzara a llenar una barra de
color azul en la parte inferior, esto quiere decir que las checadas que hemos descargado
están siendo incorporadas y analizadas para obtener los reportes de asistencia, como se
ilustra a continuación.

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HAGAMOS PRUEBAS (SECCIÓN DE PROCESOS Y REPORTE DE ANÁLISIS).

Hemos llegado a una parte donde para poder explicar cada una de las opciones
siguientes del sistema debemos hacer ejercicios y pruebas reales, para lo cual
necesitaremos que usted siga las siguientes instrucciones con el fin de hacer un
ejercicio completo.

El ejercicio constará en lo siguiente:

Modificaremos la fecha y hora del reloj checador a la hora de entrada y salida de
usted (las que capturó en el catálogo de horarios). Para cada modificación de hora
usted checará su credencial y leerá el reloj checador para sacar reportes.

Es muy importante que entienda lo que pretendemos hacer y que se ha explicado, así
como los pasos para lograrlo.

Pasos para el ejercicio 1.

1.- Ajuste la hora del reloj de su computadora al inicio de la jornada de trabajo de

usted (o la que usted se asignó en catálogo de horarios y secuencias de horarios).

2.- Trasmita la hora de su computadora a su reloj checador.

3.- Vaya al catálogo de empleados en donde deberá darse de alta usted mismo
(recuerde que para poder capturar un empleado, debió haber llenado los catálogos
previos)

7.- Registre una checada en el reloj checador.

8.- Cambie la hora de su computadora a la hora de inicio de comida y transmítala al

reloj checador, haga una checada y repita este proceso para la hora de fin de comida y
para la hora de salida.

22
9.- Descarge las checadas de su reloj checador e incorpore el archivo.

Aquí debe darse cuenta que hemos hecho un simulacro de chequeo de un día de
trabajo. Ahora viene la parte donde nos prepararemos para sacar reportes.

10.- Entre a la opción PROCESOS-ANALISIS (es la que esta debajo de reloj-

checador) y lea con atención lo siguiente:

Cuando entra por primera vez a esta opción seguramente le saldrá un mensaje como el
siguiente:

No se preocupe, solo presione el botón aceptar, esto es

normal ya que no existen fechas en los campos donde se
deben indicar dichas fechas (vea la ilustración mostrada a
continuación)

Note como efectivamente,

no hay nada escrito en los
campos para rango de
empleados y para rango
de fechas.

Los debe llenar como a

continuación se explicará.
En rango de empleados
escriba en DESDE Y
HASTA el número de
empleado de USTED.

En rango de fechas, presione el botón que aparece a un lado de cada campo de fechas
DESDE Y HASTA, observe la siguiente imagen:

Estos son los botones

que debe presionar

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Una vez presionado estos botones verá aparecer un calendario como el siguiente:

Para el campo DESDE de RANGO DE FECHAS deberá seleccionar la fecha del

lunes anterior a la fecha que le mandó al reloj checador (cuando hizo los registros que
debemos entender que fue la actual, si la fecha en que hizo los registros fue lunes,
entonces seleccione la fecha de ese lunes). Por ejemplo: Si la fecha del reloj cuando
hizo las checadas fue el 6 de noviembre de 2002, entonces la fecha que debe
seleccionar para el campo DESDE de RANGO DE FECHAS deberá ser el 4 de
noviembre de 2002. Si la fecha del reloj cuando hizo las checadas fue el 4 de
noviembre de 2002, entonces debe seleccionar para el campo DESDE de RANGO
DE FECHAS deberá ser el mismo 4 de noviembre de 2002.

Para el campo HASTA de RANGO DE FECHAS deberá seleccionar la fecha del

domingo siguiente. Por ejemplo: Si la fecha del reloj cuando hizo los registros fue el 6
de noviembre de 2002, entonces la fecha que debe seleccionar debe ser el 10 de
noviembre de 2002.

Nota: Solo cuando entra por primera vez al programa y a esta opción, debe
seleccionar las fechas a través del botón de calendario, para veces posteriores podrá
hacerlo con el calendario o escribiendo directamente sobre los campos de fechas.

En este momento debe tener

una pantalla similar a esta.
Ahora solo tiene que
presionar le botón iniciar
proceso.

(Solo presione este

botón)
Una vez iniciado el proceso
de análisis de base de datos y
finalizado el mismo, ya estará
en condiciones de sacar
reportes, y eso es justamente lo que nos dispondremos a hacer.

24
15.- Vaya a la sección REPORTES y seleccione REPORTES GENERALES.

Deberá ver una pantalla

similar a esta, donde
solamente debe llenar los
campos de EMPRESA
(Seleccione su empresa),
TIPO (seleccione su tipo de
nómina), los campos de
FECHAS y EMPLEADOS
ya deben estar llenos, ya
que usted los llenó en la
pantalla de ANÁLISIS.

16.- Seleccione el segundo reporte “DE ANÁLISIS”, deberá tener una pantalla
similar a la siguiente:

Una vez seleccionado el reporte de análisis

Solo presione el botón EJECUTAR.

25
Ahora deberá ver un reporte como el que se muestra a continuación, observe como
solo tiene checadas un día, los siguientes días son faltas y tendrá al menos un
descanso.

Vea detenidamente cada una de las columnas de este reporte, ya que en función de
este reporte se derivan los reportes posteriores.

Es justo aquí donde podemos dar por terminado el primer ejercicio y podemos
empezar un segundo ejercicio.

El segundo ejercicio consiste en justificar algunos de los días que salieron con falta en
el reporte anterior.

Pasos para el ejercicio 2.

1.- Vea el reporte que acaba de emitir (similar a la pantalla anterior) escoja un par de
días (de preferencia continuos) que aparezcan con falta y no los olvide.

2.- Vaya a PROCESOS y después AUTORIZACIONES, deberá ver una pantalla

similar a la siguiente.

En el campo empleado escriba su

número de credencial, en justificante
escriba el número de algún
justificante (recuerde el catálogo de
justificantes), si ya tiene justificantes
capturados en el catálogo, pero, no se
acuerda de alguno, puede presionar el
botón que aparece al lado del campo
justificante , para seleccionar
alguno.

26
 Si lo hace verá una pantalla similar a esta,
donde para seleccionar algún justificante, solo
de un click con el botón de ratón encima del
justificante seleccionado y posteriormente cierre
esta ventana.

Llene ahora los campos de fechas de aplicación

para el justificante. Por ejemplo yo escogí el
justificante vacaciones y lo voy a aplicar desde el 4
de noviembre de 2002 hasta el 5 de noviembre de
2002. Usted haga lo mismo con las fechas que
memorizó del reporte. Deberá tener una pantalla
similar a la siguiente.

Ahora solo presione el botón más para agregar los

justificantes.

Finalmente y después de presionar el botón “+” para agregar los justificantes deberá
ver una pantalla similar a la siguiente, donde podrá ver en la lista de autorizaciones
los justificantes que usted ha hecho.

Si el botón mas sirve para

agregar justificantes, ¿Qué se le
ocurre que puede hacer el botón
menos ?

Efectivamente, el botón “-“ sirve

para borrar justificantes ya
autorizados. Es importante
mencionar que al presionar el
boton “-“, se borrarán todos los
justificantes entre las fechas
escritas y del empleado escrito.

27
3.- Vaya a PROCESOS y ANÁLISIS deberá tener una pantalla similar a la siguiente.

¿Recuerda el proceso de
análisis?
Solo tiene que presionar el botón
para iniciar el proceso.

4.- Vaya a REPORTES – REPORTES GENERALES, deberá ver una pantalla similar
a la siguiente (usted ya la debe recordar del ejercicio 1), seleccione el REPORTE DE
ANÁLISIS y presione el botón de EJECUTAR. Deberá ver un reporte similar al
siguiente.

Vea como ahora podemos ver la aplicación de los justificantes para evitar las faltas en
las fechas que seleccionamos.

Con esto podemos dar por terminado el ejercicio 2, podemos pasar a otro ejercicio,
pero, primero mencionemos lo siguiente.

“Cada vez que modifiquemos algo en la base de datos (registros, autorizaciones

de cualquier tipo, horarios, etc.), debemos ejecutar el PROCESO DE ANÁLISIS
para que sea considerado (para que tome efecto) en el reporte”.

Una vez hecha la mención anterior podemos plantear el ejercicio 3, el cual consistirá
en editar los registros que ya tenemos para obtener tiempo extra.

28
Pasos para el ejercicio 3.

1.- Para editar los registros vaya a la pantalla PROCESOS y después EDICIÓN DE
REGISTROS, donde deberá ver una pantalla similar a la siguiente.

En esta pantalla aparecerán

todos los registros hechos a
través del reloj o hechos
manualmente. Observe que la
primer columna nos dice el
número del empleado, la
segunda y la tercera la fecha y
hora de la checada, la cuarta el
número del reloj en donde se
hizo la checada, la quinta
alguna función (siempre será
1), y la sexta, la cual nos indica
si la checada fue hecha a través
del reloj “R” o la hizo el
administrador del sistema, o sea, si usted le checó al trabajador, en cuyo caso la letra
que aparecerá es “U”.

Por cierto, espero que ya se haya percatado que los únicos registros que deben existir
son los que usted hizo en el reloj checador.

Note como al grabar el cambio, en la columna tipo ahora aparece una letra “U”, que
nos indica que el registro ha sido modificado por el usuario administrador del sistema,
o sea, usted.

3.- Si usted ejecuta el PROCESO – ANÁLISIS, y después va a REPORTES –

REPORTES GENERALES y ejecuta el REPORTE DE ANÁLISIS, verá un reporte
similar al siguiente.

Donde ya puede ver aplicada la hora de salida cambiada, pero no tiene nada como
tiempo extra, esto se debe a que el empleado no esta autorizado para trabajar tiempo
extra. El tiempo extra se puede autorizar por evento, es decir, autorizarlo cada vez que
algún empleado trabaje tiempo extra, o por empleado automático, en donde solo se le

29
dice al sistema que empleados están autorizados para trabajar tiempo extra
automático.
4.- Para autorizar el tiempo extra vaya a PROCESOS y después TIEMPO EXTRA.
Seleccione la primera pestaña que es, Autorización por empleado.

El primer campo que debe llenar

es empleado, donde obviamente
tiene que escribir el número del
empleado al que le está
autorizando el tiempo extra. El
segundo campo es horas
autorizadas (máximas), en mi
ejemplo le estoy autorizando un
máximo de 5 hrs. (por cierto,
note como en esta opción no se
usan los dos puntos “:”), es decir,
si el empleado trabaja mas de 5 hrs. (extras) solo le serán contabilizadas 5 hrs. Ya que
fue el máximo autorizado, si el empleado trabaja menos de 5 hrs. Digamos como
ejemplo 2 hrs. Solo le serán contabilizadas las que haya trabajado, es decir 2 hrs. El
empleado tenía la posibilidad de trabajar 5 hrs. Pero solo trabajó 2 hrs. Pues solo 2
hrs. Le serán contabilizadas como extra (lo cual nos indica que el empleado tiene
mucho dinero y no tiene necesidad de trabajar tiempo extra – es broma-). Los dos
campos siguientes son de fechas, es decir, DESDE que día HASTA que día el
empleado tiene autorizado trabajar hasta 5 hrs. Diarias (en mi ejemplo), el siguiente
campo es una , que nos indicará que el tiempo extra será trabajado después de la

hora de salida, si presiona en la , esta se convertirá en bandera , lo que nos

indicaría que el tiempo extra sería trabajado antes de la hora de entrada del trabajador.

Lo único que resta es presionar el botón aceptar autorización .

Nota: Con este mismo mecanismo puede autorizar el tiempo extra por Rango de
Empleados, es decir, desde que empleado hasta que empleado, cuantas horas, y cuales
días. Se puede autorizar tiempo extra por departamentos, es decir, a todos los
empleados de algún departamento, se le autorizan cuantas horas y cuales días.
También se puede autorizar tiempo extra por puesto, es decir, a todos los empleados
que tengan algún puesto, cuantas horas y cuales días.

Para consultar las autorizaciones puede presionar la pestaña de Consulta de

Autorizaciones.

30
 Vea como se indica el
número de empleado, la fecha
de autorización, una letra “F”
que indicará que las horas
extras serán trabajadas
después de la hora de salida
(si fueran trabajadas antes de
la hora de entrada sería una
letra “T”), y se indica la
cantidad de horas extras
máximas autorizadas.
(Para borrar autorizaciones se
presiona la combinación de teclas CTL + SUPR).

Aprovecharemos este momento para decirle que cualquier autorización (tiempo

extra y/o justificante) puede ser hecha antes o después de ser ejecutado el evento,
es decir, si usted ya sabe cuando alguien faltará y/o trabajará tiempo extra,
puede esperar hasta después de ejecutado el evento para capturar la
autorización o puede capturar la autorización antes de que el evento suceda.

5.- Ahora, ya lo sabe, vaya a PROCESOS y después ANÁLISIS y ejecute el proceso

para que sea considerada la autorización.

6.- Vaya a REPORTES y después REPORTES GENERALES ejecute el REPORTE

DE ANÁLISIS, debe observar como ya ha sido considerado el tiempo extra.

Vea la columna de tiempo extra para el día que autorizamos.

Existe otro método para autorizar tiempo extra, el cual consiste en decirle al sistema
que empleados están autorizados para trabajar tiempo extra de forma automática.

Vaya a PROCESOS – TIEMPO EXTRA y presione la pestaña Autorización

Automática.

31
 En el primer campo se
escribe el número del
empleado que esta
autorizado para trabajar
tiempo extra automático, en
el segundo campo las horas
máximas autorizadas por
cada día que trabaje tiempo
extra, y por último el
campo en el que indicamos
cuanto tiempo debe pasar
como mínimo para
considerar que se esta
trabajando tiempo extra (note las horas sin dos puntos “:”), en el ejemplo se escribe
una hora, lo cual significa que si el empleado checa su salida mas de una hora después
de la asignada, se considerará que el empleado esta trabajando tiempo extra (lo mismo
sucede si el empleado llega antes de una hora de su hora de entrada asignada).

Para agregar cada empleado se presiona el botón .

Para borrar cada empleado se presiona el botón .
Para editar se escribe directamente sobre el campo a modificar y para grabar el

cambio se presiona el botón .

Si usa este procedimiento o el anterior para autorizar tiempo extra, el resultado en el

reporte será el mismo.

Con esto podemos dar por finalizado el ejercicio y también podemos pasar al ejercicio
4, el cual consistirá en agregar checadas por sistema (por si el empleado perdió su
credencial y no puede checar).

Pasos para el ejercicio 4.

1.- Vaya a PROCESOS – EDICIÓN DE

REGISTROS.

Vea como he agregado dos registros al

día 7 de noviembre de 2002 (que en mi
ejemplo es falta, usted haga lo mismo
para su ejemplo).

En el primer campo escriba el número

del empleado, en fecha la fecha (valga la

32
redundancia) de la checada y en hora la hora de la checada (obvio ¿no?).

Para agregar la checada presione el botón

Haga sus dos registros como se muestran en el ejemplo, es decir, el de entrada algo
después de la hora asignada de entrada y el de salida algo antes de la hora asignada de
salida, esto con la intención de que veamos en el reporte un retardo y una salida
anticipada.

2.- Estoy seguro que ya sabe que para que sea considerado el registro debe ejecutar el
proceso de análisis. Ejecútelo (PROCESOS – ANÁLISIS).

3.- Vaya a REPORTES – REPORTES GENERALES y ejecute el REPORTE DE

ANÁLISIS. Deberá ver algo similar al siguiente reporte.

Vea como ya son considerados los registros, así como también ya existen valores para
retardo y salida anticipada.
Con esto podemos dar por terminado el ejercicio 4 y lo único que nos resta por
explicar de la sección PROCESOS es el cambio ocasional, que como su nombre lo
indica es para capturar un cambio de horario de algún empleado, es decir y como
ejemplo, si tuviéramos un par de empleados, uno trabajando normalmente en el
horario 1 y el otro trabajando normalmente en el horario 2 y por alguna causa
cambian de horario podemos capturar los cambios indicando el empleado, la o las
fechas del cambio y el nuevo horario. Ahora ya podemos continuar explicando los
reportes y pantallas del sistema.

33
REPORTES (REPORTES GENERALES).

Reporte de Registros.
Este reporte únicamente nos muestra los registros hechos en el reloj (o en el sistema),
es decir, solo fecha y hora del registros y el tipo de registro (reloj o usuario).

Reporte de Análisis.
Este reporte como ya lo sabe, este reporte es el principal, ya que nos muestra la
calificación de los registros, justificantes, etc. Y de el se desprenden todos los demás,
también ya debe saber que este reporte se actualiza a través del proceso de análisis
(PROCESOS – ANÁLISIS).

Reporte de Totales.
Como su nombre lo indica, este reporte totaliza la cantidad de faltas, retardos (número
y tiempo), salidas anticipadas, tiempos extra y horas trabajadas.

Una línea como esta es mostrada por cada trabajador.

34
Reporte De Combinación (An. & Tot.)

Este reporte como su nombre lo indica, es la combinación del reporte de análisis y de

totales, nos muestra la calificación de los registros, justificantes, etc. Y al final del
reporte nos da los totales de cada uno de los campos que toma en cuenta.

Reporte de faltas.
Se muestran resumidas el detalle de faltas de cada trabajador.

Reporte de Retardos.
Se muestran resumidos el detalle de retardos de cada trabajador.

Reporte de Permisos.
Se muestra resumido el detalle de permisos de cada trabajador y/o permiso.

Reporte de Salidas Anticipadas.

Se muestra resumido el detalle de salidas anticipadas de cada trabajador.

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Reporte de Tiempo Extra.
Se muestra resumido el detalle de tiempo extra de cada trabajador.

Reporte de Registros Incompletos.

Este reporte muestra los empleados que hayan olvidado checar algún evento.

Reporte de Registros sin Encabezado

Este reporte es el mismo que el reporte de análisis pero sin el encabezado de la
pagina.

Reporte de Registros Horizontales

Este reporte es el mismo que el de registros solo que ahora esta de forma horizontal

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Reporte de Resumen
Este reporte viene en forma de tabla que abarca de una fecha inicial a una final en
donde solo va a mostrar si hubo algún registro (ya sea con retardo, incompleto, salida
anticipada, etc) o no, de una forma mas resumida por medio de una letra o símbolo
clave que puede ser dada de alta por el usuario.

Reporte de Firmas
Es el mismo que el reporte de análisis, pero con un cuadro en el cual se va a firmar de
conformidad por el empleado

Reporte de Asistencia Positiva

Este reporte es el mismo que el de registros, solo que únicamente mostrara a los
empleados que hayan asistido de forma positiva en las fechas limite que se marquen
para obtener este reporte.

37
 Reporte de Horario Exacto
Es exactamente el mismo que el reporte de análisis.

REPORTES (REPORTES POR DEPARTAMENTO).

Reporte de faltas.
Este reporte muestra el total de faltas por cada departamento (obviamente solo
departamentos con faltas).

Reporte de Retardos.
Este reporte muestra el total de retardos por cada departamento (solo departamentos
con retardos).

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Reporte de Salidas Anticipadas.
Este reporte muestra el total de salidas anticipadas por cada departamento (solo
departamentos con salidas anticipadas).

Reporte de Tiempo Extra.

Este reporte muestra el total de tiempos extra por departamento (solo departamentos
con tiempo extra).

Reporte de Asistencia Positiva

Este reporte muestra el total de asistencias positivas que tiene todos y cada uno de los
departamentos, se utiliza con fines estadísticos.

Reportes (Reportes De Catálogos).

¿Se acuerda de los catálogos?, quizá se

preguntó como imprimirlos, esta es la
opción, solo seleccione el reporte del
catálogo que desea imprimir (o ver) y
presione el botón Generar Reporte.

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REPORTES – GRAFICAS.

Gráfica de todos los departamentos.

Esta es una gráfica
comparativa entre
departamentos acerca de
Faltas, Retardos, Salidas
Anticipadas y Tiempo
Extra.
(una gráfica en cada
pestaña).

Gráfica de un departamento

Esta es la gráfica de eventos

de solo un departamento
(eventos = faltas, retardos,
salidas anticipadas y
tiempos extra)

UTILERIAS.

Esta es una parte muy

importante del sistema, ya que aquí encontraremos como importar y exportar
información en archivos ASCII.

Importar.
Se refiere a importar datos desde un archivo ASCII para el llenado de la base de
datos, catálogo de puestos, departamentos y empleados.

Solo tiene que escribir el

nombre y la trayectoria del
archivo ASCII con la
información, y si se esta
preguntando cual es el LayOut
de dicho archivo, lo veremos
mas adelante,

Una vez que ya se tenga la

trayectoria y esta sea la correcta
presionaremos el botón

40
LAYOUT´S

Debido a que en varias empresas la cantidad de empleados es muy alta para estarlos
capturando uno a uno, se puede subir la información de los empleados con un archivo
denominado “Layout”, que es un archivo en Excel, delimitado por comas.

Los Layout´s que podemos subir a nuestro sistemas serán 4:

Empleados, Horarios, Secuencias de Horarios y la Asignación de los Horarios a cada

Trabajador.

Los LayOut´s estarán conformados de la siguiente manera:

Empleados:

Columnas
1- Numero para Checar (el mismo que se le asigno en el reloj), 2.- Numero de
Nomina, 3.- Nombre, 4.- Apellido Paterno, 5.- Apellido Materno, 6.-Numero de
Empresa, 7.-Numero de Departamento, 8.- Nombre del Departamento, 9.- Numero
de Puesto, 10.- Nombre del Puesto, 11.- # De Tipo de Nomina (0-semanal, 1-
Quincenal, 2-catorcenal, 3.-Mensual, 4.-Anual), 12.-Fecha de Alta, 13.- Bandera
de Activo (siempre que ira la letra “T” para indicar que esta activo ese empleado).

Horarios

Columnas
1.- Clave del Horario, 2.- Nombre del Horario, 3.- Hora de Entrada, 4.- Inicio
Comida, 5.- Fin Comida, 6.-Hora de Salida, 7.-Tolerancia (HH:MM).

Secuencias
Columnas
1.- #Secuencia, 2.- Nombre de Secuencia, 3-9 Días de la Semana con el # de clave del
horario de trabajo (en caso de descanso pondremos la clave #0).

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Asignaciones

Columnas
1.- # de Empleado, 2.- Fecha de Inicio, 3.- Fecha de Fin, 4.- Clave de Secuencia

Exportar.

En esta pantalla encontraremos tres formas de generar archivos ASCII con

incidencias.

Aquí se genera un archivo ASCII

con todas las incidencias con un
layout muy simple de entender, esta
opción esta hecha para que usted
pueda manipular dicho archivo y
adaptarlo al layout que necesite su
sistema de nómina.

Para ver el layout, solo tiene que

presionar el botón VER LAYOUT.

Se mostrará una pantalla igual a la siguiente.

Para generar el archivo solo

llene los campos
correspondientes a empresa, tipo
de nómina, desde que fecha
hasta que fecha deseamos
generar las incidencias y
presione el botón GENERAR
ACHIVO, al final de la
generación el sistema le indicará
el nombre y la trayectoria de
dicho archivo.

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El otro mecanismo para generar el archivo ASCII es el que se interfasa al NOI, donde
se generan tres archivos, uno de faltas, de incapacidades y de tiempo extra.

Solo llene los campos de empresa, tipo de nómina, y desde que fecha hasta que fecha
desea generar los archivos, además de indicar cual es el justificante de incapacidad en
el sistema de asistencia.

Presione posteriormente cada botón

para cada archivo ASCII y el sistema
le indicará posteriormente cual es el
nombre y la trayectoria dichos
archivos.

El otro mecanismo para generar el

archivo ASCII es el que se
interfasa a RAMSAL.

Únicamente llenamos los campos

que se requieren y presionamos
generar archivo, una vez generado
el archivo en la opción de
Archivo de Exportación a Ramsal
nos dará la ruta del archivo
generado.

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BITACORA

Reporte de la Bitácora

Aquí se muestran los movimientos que se han hecho en los usuarios y empleados sin
excepción alguna se muestran todos.

La forma para obtener el reporte de la bitácora es muy simple, solo basta con llenar
los campos que se requieran, para después ejecutarlo y poder ver el reporte.

Los reportes de la bitácora que podemos obtener son:

Usuarios
Empleados
Tablas, que son todos los catálogos que se dieron de alta (Horarios, Secuencias,
Tiempo Extra , Etc.).

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