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Pousada de S. Francisco
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Encomenda de artigos alimentares e outras mercadorias
Quando a quantidade de um ou mais produtos diminui, o ecónomo procede à elaboração
da Nota de Encomenda para o ou os respectivos fornecedores, de forma a não ocorrer a
ruptura de stock.
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O preenchimento da Nota de Encomenda, deverá ter em conta os seguintes aspectos,
antes da sua apresentação ao Sr. Director:
Nome do fornecedor;
Data de requisição;
Mensalmente deve haver uma consulta de preços no mercado, por forma a avaliar a
possibilidade de alteração dos fornecedores, análise de variações de preço, oferta de
novas produtos.
NOTAS ADICIONIAIS
Os vinhos com menor consumo ou aqueles que não podem estar muito
tempo em “armazém”, como o caso dos vinhos brancos, deve existir um stock
relativamente menor, para evitar, por exemplo, que os vinhos fiquem “passados” ou
que existam vinhos com pouca saída (produtos com pouca rotação);
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Relativamente aos amenities, procede-se com base no contrato efectuado
a nível de sede com a MK Portugal.
A Pousada de S. Francisco, encontra-se equipada com uma zona para recepção dos
diversos produtos (portão preto), existindo nesse local um monte-cargas para transportes
até 100 kg.
Os inúmeros produtos de drogaria e limpeza que são na maioria das vezes tóxicos e que
emitem cheiros activos que acabam por prejudicar a qualidade dos alimentos, devem-se
encontrar num local isolado.
Não deve existir qualquer caixa de cartão no frio ou em contacto com qualquer
produto acondicionado;
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Nenhum produto deve estar em contacto directo com o chão;
O ecónomo deve trabalhar em estreita colaboração com as outras secções por forma a
conhecer as suas necessidades, devendo ainda ter um diálogo diário com o Sr. Director,
por forma a compreender as consequências das compras, a possibilidade da compra de
novos produtos ou mudança (exemplo: qualidade das laranjas do sumo natural servido
ao pequeno almoço), novos preços ou promoções.
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Deve vir descriminado na requisição:
a secção requisitante
data da requisição
assinatura do requisitante
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A factura deve ainda ser identificada (secção), para facilitar a classificação pelo
contabilista.
Todas as facturas após a sua inserção no programa de stocks, devem ser apresentadas ao
Director para assinatura, devendo ter ainda em anexo a nota de encomenda.
Ao escritório deverá ser entregue a factura depois de terem sido cumpridos estes passos,
para sua inserção na pasta da contabilidade à quinzena.
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Existe ainda a obrigatoriedade de preenchimento das fichas de prateleira dos produtos,
sempre que ocorra entrada ou saída de produtos, devendo as mesmas corresponderem
aos valores existentes no programa de stocks.
Uma chamada de atenção para eventuais ofertas de produtos por parte dos fornecedores,
que devem ser registadas como se de uma entrada/compra se tratasse.
Fundo fixo
O fundo fixo do economato, no valor fixo de 50 €, deverá estar sempre na totalidade,
por forma a haver uma disponibilidade imediata para uma compra.
Todas estas compras, com a devida autorização da Direcção, deverão estar devidamente
justificadas e assinadas, acompanhadas de factura preenchida com os seguintes dados:
Atenção: o economato está aberto de segunda feira a sábado, das 09H00 às 17H00, estando
fechado ao domingo e na ausência do responsável, o mesmo encontra-se sempre fechado.
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