Manual de Normas y Procedimientos Repuestos Los Cardenales

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Manual de normas y Fecha: Marzo 2010

Indice
procedimientos de
Repuestos los
Cardenales C.A.
INDICE
P.P.
INTRODUCCIÓN.................................................................................... 2
INSTRUCTIVO........................................................................................ 3
GENERALIDADES DE LA EMPRESA…...………………………….. 4
MISIÓN Y VISIÓN…………………………………………………….. 7
OBJETIVOS……………………………………………………………. 7
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA……………………………………. 8
ORGANIGRAMA……………………………………………………… 10
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN…………………………………. 11
VACACIONES………………………………………………………… 13
SUELDOS Y SALARIOS DEL PERSONAL…………………………. 15
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO……………………………………. 16
ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN…………………………… 17
PERMISOS……………………………………………………………... 19
ARCHIVO DE PERSONAL…………………………………………… 20
COMPRAS……………………………………………………………... 22
VENTAS……………………………………………………………….. 23
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO……………………………….. 25
IMPUESTO SOBRE LA RENTA……………………………………… 27
CONCILIACIÓN BANCARIA………………………………………... 28
GLOSARIO DE TÉRMINOS………………………………………...... 29
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………….. 31
Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:
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Manual de normas Fecha: Marzo 2010
Introducción
y procedimientos
de Repuestos los
Cardenales C.A.
INTRODUCCIÓN
El presente constituye un Manual de Normas y Procedimientos de una empresa de

servicios, específicamente una distribuidora de repuestos de vehículos ubicada en la ciudad
de Barquisimeto, Repuestos Los Cardenales C.A..
Este está compuesto por una primera parte que contiene el instructivo del manual, y
las generalidades de la Organización, Repuestos los Cardenales, en donde se específica, la
reseña histórica, Misión y visión y estructura organizativa. Después se indican los diferentes
procedimientos realizados en la empresa. Finalmente se establece un glosario de términos
básicos y conclusiones.
El material que se desarrolla en este Manual, permitirá a los trabajadores de Repuestos

los Cardenales, conocer de forma amplia y eficiente las políticas, los objetivos, las normas y
los procedimientos inherentes a las tareas y labores, específicas en todas las áreas de la
organización.
Se espera que el presente Manual sea un material de consulta permanente, a través del
cual Repuestos los Cardenales pueda regularizar los procesos.

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Instructivo
procedimientos de
Repuestos los
Cardenales C.A.
INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL MANUAL

El manual de Normas y Procedimientos tiene como objetivos detallar la metodología
para la realización de un proceso de la distribuidora de repuestos de vehículos, en la zona de
Barquisimeto. El mismo va a ser utilizado internamente por todos los departamentos. En su
contenido se puede observar los aspectos más esenciales para llevar a cabo el proceso de
forma correcta.
El usuario de este manual debe leer detalladamente cada uno de los pasos así
implementar cada uno de los procedimientos de forma adecuada.
Leer detenidamente el Manual de Normas y Procedimientos.
1. El usuario debe solicitar el recorrido por el departamento donde realizará sus
actividades, con el fin de conocer las instalaciones y así comprender las operaciones.
2. En este manual se podrá observar paso a paso cada uno de los lineamientos a seguir
en el proceso en la distribuidora de repuesto de vehículos.
3. Para mayor visualización se podrá observar un flujograma de los procesos, el cual
permitirá ver de forma esquematizada el proceso antes mencionado.
4. Se anexan los formatos a utilizar en este proceso.
5. Es importante destacar que el mismo contiene un glosario de términos en el cual se
puede consultar aquellos términos que son clave para facilitar el entendimiento del
proceso.
6. En el mismo orden de ideas, se le incluye la simbología utilizada en el desarrollo del
flujograma de proceso.

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Generalidades de la
y procedimientos empresa
de Repuestos los
Cardenales C.A.
Objetivos e Importancia del Manual
El objetivo del Manual de Normas y Procedimientos, es facilitar al nuevo y antiguo

trabajador la información necesaria para que este pueda conocer mejor los procesos
relativos a sus tareas o funciones dentro de los departamentos o divisiones dentro de
Repuestos los Cardenales.
La importancia de este Manual, radica en los siguientes puntos:
٠ Informar sobre todos los aspectos más importantes de las tareas inherentes a los
cargos dentro de la Organización.
٠ Estimular e incentivar al personal en cuanto a la estabilidad, responsabilidad y

superación en el trabajo.
٠ Contar con un soporte por escrito para conocer los procedimientos y que sirva
además de soporte técnico legal en momentos de conflictos laborales en el
Ministerio del Trabajo.
٠ Conocer a fondo los objetivos, las políticas, las normas y los procedimientos de cada
una de las tareas que se desempeñan en la empresa.

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Misión y Visión
procedimientos de
Repuestos los
Cardenales C.A.
Repuestos Los Cardenales C.A.
La empresa Repuestos los Cardenales C.A. se funda el 3 de Septiembre del año 1999 a
comienzos del Gobierno Nacional de el Teniente Coronel Hugo Chávez Frías y Regional de
Orlando Fernández Medina. En este período no se habían iniciado los trabajos de
Transbarca en la Avenida 20 por lo cual aún tenía el sentido Este – Oeste. Por esta razón y
porque se encontraba en disponibilidad, se ubica la empresa en un local bien ubicado al final
de la Avenida 20, frente al comienzo de la Avenida Pedro León Torres, específicamente en la
Av. 20 esquina calle 42 de la ciudad de Barquisimeto. Como se sabe esta zona de la ciudad
desde la carrera 17 con calle 42, hasta la Av. Libertador con 42, se caracteriza por ser un
área de venta de repuestos automotrices, maquinarias, y ferretería en general.
La Empresa repuestos los Cardenales C.A. fue fundada por el propietario y Presidente
Alexis José Noguera, en conjunto con Ana Marlene Manzanilla Rincón (Gerente General),
con el objetivo principal de compra y venta de toda clase de repuestos y partes para
vehículos, así como también accesorios y lubricantes.
El 7 de Abril del año 2009, el fundador Alexis José Noguera ofrece en venta la
totalidad de sus acciones diez (10), las cuales se describen en el Capital social de la
empresa de Repuestos los Cardenales C.A., a la Sra. Ana Marlene Manzanilla.
Puede decirse que la empresa Repuestos los Cardenales C.A., durante su trayectoria
ha estado en una constante modificación y adaptación a los cambios, que puede ser descrita
como una actualización de su infraestructura, con la finalidad de ofrecer a sus clientes un
servicio de calidad que cubra todas sus necesidades.

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Visión y Objetivos
y procedimientos
de Repuestos los
Cardenales C.A.
Descripción del proceso de trabajo
La empresa Repuestos los Cardenales C.A. es una organización de servicios destinada

a la venta de repuestos automotrices para todo tipo de vehículos americanos, es decir, de
automóviles de marcas, como Ford, Chevrolet, Chrysler y Dodge, entre otros, de todos los
modelos y todos los años. Los repuestos son originales, específicamente para motor,
suspensión, partes eléctricas, transmisión, embrague, frenos y cajas hidropáticas, aunque se
distribuyen mas de los dos primeros, es decir, motor y suspensión. Normalmente se provee
a mayoristas de repuestos de la región y de todo el país; la mercancía llega por pedidos del
área de ventas según las necesidades de los clientes; posteriormente a la llegada de los
repuestos son chequeados y codificados para su venta.
El Departamento de Ventas cuenta con un coordinador de ventas, tres vendedores y un

motorizado; el departamento de Contabilidad esta compuesto por: un auxiliar contable y un
asistente Administrativo y un Contador Colegiado como jefe de departamento. El
departamento de Caja por su parte, tiene dos empleados, la cajera encargada del control de
efectivo, tarjetas de débito, punto de venta, ventas al contado, cobranza de facturas a crédito,
pago de nómina al personal y un segundo empleado que es un motorizado para el trabajo
externo derivado del departamento, este trabajador es contratado por una empresa
Outsourcing empleada por Repuestos los Cardenales C.A.
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Visión y Objetivos
y procedimientos
de Repuestos los
Cardenales C.A.
Misión
La misión de la empresa es servir y satisfacer al cliente, manteniendo el liderazgo

en el mercado regional de venta de repuestos, además se busca coordinar y Planificar las
políticas dirigidas a mejorar la atención de los clientes en cuanto a la distribución de
repuestos, de todo tipo de vehículos americanos a tiempo. Por último se dignifica el
trabajo de sus empleados y se trata de mantener en todo momento actualizado el pago de
impuestos y compromisos con el Estado y el Municipio.
Visión
Nuestra organización es una empresa líder, y proveedor seguro, competitivo, confiable

e innovador de repuestos automotrices originales para vehículos Americanos. Sin embargo,
se logrará la capitalización y competencia con bajos costos de distribución, buscando la
mejor reputación que se fundamenta en la excelencia del producto, logrando con el tiempo
tener sucursales en la región y a nivel nacional.
Objetivos de Repuestos los Cardenales
Organizar los sistemas de cada uno de los departamentos; Mantener y Expandir el

Mercado regional de repuestos automotrices a través de nuevos productos; Mantener la
búsqueda de nuevas tecnologías en repuestos; Implantar un sistema de calidad total;
Lograr la satisfacción con nuestros trabajadores; Colaborar con el desarrollo de nuestra
región preservando el medio ambiente.
Estructura organizativa de la empresa
La organización, posee 12 trabajadores incluyendo la gerente general, el presidente es

un integrante en el primer nivel del organigrama el cual toma las decisiones, preside las
asambleas y es representante legal de la empresa, no es empleado. La empresa tiene 9
unidades administrativas:

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Visión y Objetivos
y procedimientos
de Repuestos los
Cardenales C.A.
Presidencia, gerencia general, departamento de ventas, departamento de compras,

departamento de contabilidad, departamento de caja, departamento de almacén,
departamento de mantenimiento, y departamento de recursos humanos.
Presidencia: la presidencia es la encargada de la toma de decisiones finales de la

empresa y está integrada por la dueña de la empresa y fundadora Ama Marlene Manzanilla.
Gerencia General: este ente es el encargado de la administración de la organización y

de la toma de decisiones en caso de no encontrarse el presidente. Además se encarga de la
representación de la empresa ante organismos públicos y privados.
Ventas: este departamento es el encargado de la realización de las ventas de repuestos a

los clientes de manera directa, es decir en el se encuentran los empleados que despachan la
mercancía y tienen contacto directo con el público. Para evitar demoras la empresa cuenta
con un coordinador de Ventas, dos vendedores y un motorizado, con el fin de buscar
repuestos que no están en el almacén o entregar repuestos.
Compras: el departamento de compras como su nombre lo indica se encarga de todo lo

relacionado a la adquisición de mercancía para la organización, por lo que debe mantener
una estrecha relación con el departamento de ventas y depósito, con la finalidad de tener
actualizados los registros e inventarios de repuestos, para saber lo que se va a requerir de
los proveedores.
Caja: la caja se encarga de la recepción del dinero de las ventas y las entradas y salidas de
efectivo y sus controles, facturas, devoluciones, archivo de las mismas y cuadres finales
del total de ventas.

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procedimientos de Estructura organizativa
de la empresa
Repuestos los
Cardenales C.A.
Almacén: en este departamento se llevan los inventarios de mercancía y se chequean las

existencias de las mismas con la finalidad de dar relación a compras para hacer las
adquisiciones de mercancía faltante.
Contabilidad: por los momentos el departamento de contabilidad es el que lleva la carga

más importante de trabajo administrativo en la empresa, debido a que trabaja directamente
con lo relacionado a tributos. Para efectuar sus actividades el departamento de contabilidad,
cuenta con la jefa de departamento, un auxiliar o asistente administrativo, que colabora con
las cuentas y archivo.
Recursos Humanos: se encarga de la administración de recursos humanos, es decir la

Planificación, Organización, Dirección, coordinación y Control del personal de la empresa.
Para la realización de las actividades el departamento cuenta con un Gerente de Recursos
Humanos y un analista de personal.
Mantenimiento: finalmente la organización cuenta con una empleada dedicada al

mantenimiento y limpieza de las diferentes áreas.

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Organigrama
y procedimientos
de Repuestos los
Cardenales C.A.
Organigrama 2010
Presidencia
Asesoría Jurídica
Gerente General
Coordinación Dpto. de Dpto. de Caja Almacén

de Ventas Compras Contabilidad
Auxiliar
Vendedores Contable
Motorizados
Asistente
Administrativo
Gerencia
Mantenimiento de RRHH.
Analista de
personal

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Procedimientos RRHH
procedimientos de Reclutamiento
Repuestos los
Cardenales C.A.
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS
En la actualidad estos procedimientos son llevados por el Departamento de

Contabilidad, pero ya se diseña una sección de Recursos Humanos, la cual, será
administrada por la Gerente General Ana Marlene Manzanilla. A pesar de ello se
colocarán los procedimientos de Recursos Humanos que deben ser llevados por el nuevo
departamento de RRHH.
Reclutamiento y selección de personal:
Objetivos:
El objetivo de estos procedimientos es encontrar y contratar el personal idóneo para

laborar en la organización
Políticas:
La dependencia donde se presenta la vacante establecerá los requisitos necesarios

para ocupar el puesto correspondiente.
Toda vacante se cubrirá con el llenado de una requisición de personal u hoja de vida,
previa aprobación de la Gerente General y el Presidente.
Procedimiento:
La oficina de Personal será la encargada de reclutar los candidatos a través de

anuncios en el periódico, publicaciones en murales o archivos de elegibles disponibles.
Esta recibirá la requisición de personal debidamente firmada por los responsables de áreas
con las especificaciones requeridas para cada posición.
Cada solicitud de empleo o Curriculum deberá ser depurada y evaluada en función

de los requerimientos establecidos para la posición en particular, y serán separadas
aquellas solicitudes que no califiquen.

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Reclutamiento y
procedimientos de Selección
Repuestos los
Cardenales C.A.
Todo candidato será sometido a la entrevista inicial con el fin de validar sus datos
generales, preparación, experiencias, expectativas, e intereses. Esta deberá ser coordinada
con el Departamento de recursos Humanos.
Aquellos candidatos que, luego de la entrevista inicial califiquen, serán sometidos al

proceso de evaluación técnica, según el perfil y las pruebas para cada posición. Se elaborará
un informe individual con los resultados de cada prueba.
Se deberán solicitar tres referencias de los últimos trabajos ocupados por el candidato, en
casos que los hubiere.
Los responsables de área presentarán una terna de candidatos a la Gerencia General y

coordinarán la entrevista correspondiente.
El encargado del departamento notificará por escrito la aceptación o rechazo de los

candidatos y las razones que la justifiquen.
Esta recomendación será sometida al Gerente General y su designación deberá ser

ratificada por la Oficina de Recursos Humanos.
Previo a su designación el candidato deberá ser sometido a un examen médico.

El Encargado de Recursos Humanos, informará al candidato seleccionado acerca de su
puesto, su salario, condiciones de trabajo y fecha de entrada.
Los candidatos que completaron satisfactoriamente las etapas de selección podrán

considerarse para futuras vacantes. Para esto deberá mantenerse un archivo de elegibles con
el mismo.

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Vacaciones
procedimientos de
Repuestos los
Cardenales C.A.
Vacaciones
Objetivo:
Ofrecer la oportunidad de un descanso a los empleados, reconociendo sus años de

servicios en la empresa.
Políticas:
Todos los empleados de la empresa, después de un año de servicio, tienen derecho al

disfrute de vacaciones anuales conforme al artículo 219 de la L.O.T.:
“Cuando el trabajador cumpla un (1) año de trabajo ininterrumpido para un patrono,

disfrutará de un período de vacaciones remuneradas de quince (15) días hábiles. Los años
sucesivos tendrá derecho además a un (1) día adicional remunerado por cada año de servicio,
hasta un máximo de quince (15) días hábiles.”
El personal de la Empresa que no haya disfrutado de sus vacaciones al momento de

dejar de pertenecer a la misma por haber sido liquidado, recibirá el pago de sus vacaciones
según lo establece la Ley Orgánica del Trabajo (art. 224).
Normas: la empresa sigue los lineamientos de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT), y
mensualmente revisará las fechas de ingreso de los empleados para saber cuando les toca
sus vacaciones. Después se hará un calendario con las fechas de vacaciones de los mismos
Procedimiento:
En la primera semana del mes de enero de cada año se elaborará el cartel de

vacaciones de los empleados de Repuestos los Cardenales.
Llenar 2 formatos de notificación de vacaciones de los cuales el original se envía a

oficina de Recursos Humanos y se archiva y el duplicado para el trabajador.
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Vacaciones
procedimientos de
Repuestos los
Cardenales C.A.
En una planilla se lleva la relación de días pendientes de vacaciones, se coloca fecha

de ingreso hasta el año actual ( se rige por el articulo 219 de la L.O.T.) se controla si son
tomados los días completos correspondiente al año o si tienen vacaciones pendientes, de
tener vacaciones pendientes la oficina de personal especificará los días que tienen
pendientes y el lapso que las deben tomar ( se debe tomar el año mas viejo).
Manual de normas y Pag: 15

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Salario
Repuestos los
Cardenales C.A.
Sueldos y salarios del personal
Objetivo:
Establecer los lineamientos para el establecimiento de la política de remuneración de

la empresa Repuestos Los Cardenales.
Políticas:
El sistema de Sueldos y salarios estará basado en la valoración de cada puesto a partir

de su complejidad y responsabilidad que tenga, y se regirá de acuerdo a una escala salarial
que se sacará dependiendo de los salarios mínimos establecidos legalmente y un estudio de
mercado salarial efectuado en los negocios del ramo ubicados en Barquisimeto, entre otros.
Para cada nivel de puesto, se establecerán tres rangos de salario, mínimo, medio y alto,
que serán utilizados para fines de contratación, aumentos por méritos u otros.
La remuneración a los empleados será computada en base a la jornada de trabajo de un mes.
Dentro del sistema de salario se establecerán las asignaciones y deducciones, indicadas

en la Ley Orgánica del Trabajo.
Procedimiento:
La Institución realizará las cancelaciones del salario quincenalmente.
El jefe de de Recursos Humanos es la responsable de preparar las acciones de

personal, relativas a cambios de salarios, descuentos de ley, tales como impuestos, seguro
social, seguros médicos de existir, entre otros para fines de elaboración de pago.
Junto con el pago se le entregará al empleado un detalle de las deducciones realizadas

en la planilla de pago.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Evaluación de desempeño
Repuestos los
Cardenales C.A.
Evaluación del desempeño
Objetivo:
Establecer los lineamientos para realizar el proceso de evaluación del desempeño, a fin
de desarrollar y motivar al personal de Repuestos los Cardenales.
Políticas:
Cada jefe de área será responsable de realizar la evaluación del desempeño del personal
a su cargo. La gerencia de Personal será responsable de la coordinación general del programa.
La evaluación del desempeño es un proceso continuo que tiene por finalidad elevar la
calidad de la actuación y de los resultados de los empleados.
La evaluación del desempeño se aplicará a todos los empleados de la empresa dos veces
al año, en la fecha aniversario del empleado en el puesto.
Toda evaluación deberá ser discutida con el empleado, por parte del jefe de área, y
deberá indicar el período de tiempo evaluado.
Las evaluaciones del desempeño tendrán resultados únicos y particulares para cada
empleado.
Procedimiento:
La Gerencia de Personal es la responsable de coordinar el programa de evaluación del

desempeño de la empresa, el cual se iniciará con el envío del formulario al jefe área,
compras, ventas, contabilidad, o caja.
El responsable del área deberá elaborar un manual, en adición al presente, que contenga
las categorías de calificación, los parámetros o indicadores de medición, otras políticas y
formularios, entre otros.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Adiestramiento
Repuestos los
Cardenales C.A.
Adiestramiento
Objetivo:
Ofrecer ayuda o facilidades de adiestramiento al personal con el objetivo de favorecer

su desarrollo y lograr un mejor desempeño de su puesto.
Políticas:
El supervisor inmediato o jefe de área, en coordinación con la gerencia de personal, es

responsable de cumplir y hacer cumplir esta política.
Repuestos los Cardenales podrá proveer entrenamientos a su personal, en áreas

relacionadas con su función actual o para su futuro desarrollo dentro de la institución,
además de ofrecer pasantías a los pasantes del INCE..
Las facilidades que se otorguen estarán limitadas a cursos, seminarios, entrenamientos

y otros a nivel técnico.
Las acciones de entrenamiento y capacitación deberán estar identificadas previamente

por los responsables de áreas y contenidas en el plan anual de entrenamiento de la empresa.
En caso de que la Institución requiera entrenar a un empleado, su capacitación se hará

en el momento que se considere necesario, sin tomar en cuenta el tiempo de ingreso.
Procedimiento:
La Gerencia de personal remitirá formulario de detección de necesidades de

adiestramiento a los jefes de áreas, para fines de análisis y elaboración del plan anual de
entrenamiento.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Adiestramiento
Repuestos los
Cardenales C.A.
Llevará control de los entrenamientos a ejecutar y de los ejecutados, para fines de la

elaboración de un sistema de personal (Archivo), donde se tendrán los historiales de los
trabajadores.
Identificará las instituciones y/o docentes para fines de los entrenamientos externos e
internos, auxiliándose del INCE para coordinar cursos.
Enviará una comunicación al empleado y al supervisor, informado sobre el

entrenamiento, el número de horas, entre otras.
Evaluará la participación de los empleados e instructores.


procedimientos de Fecha: Marzo 2010
Permisos
Repuestos los
Cardenales C.A.
Permisos
Objetivo:
Establecer los lineamientos y normas para el manejo de los permisos establecidos por
ley y aquellas admitidas por la empresa.
Política:
El jefe del área de cada empleado es el responsable de informar a El Encargado de

Recursos Humanos, acerca de las licencias o permisos que ocurran y de solicitar al personal
bajo su dependencia el certificado médico correspondiente y remitir a Personal.
Los Permisos, por más de dos (2) días de trabajo consecutivos, deberán estar
amparados por un certificado médico durante el período de la enfermedad. Este certificado
deberá ser expedido, preferiblemente, por un médico perteneciente al Instituto Venezolano
de Seguros Sociales IVSS.
La Institución concederá permisos de acuerdo a lo indicado en la Ley Orgánica del

Trabajo
Si la licencia de un empleado es frecuente, prolongada o excesiva, la institución podrá

solicitar un examen de un médico escogido por ella.
Mientras un empleado esté de licencia, no podrá disfrutar de ninguna otra licencia o

vacación.
Procedimiento para solicitud de permiso ò reposo

Llenar 2 formatos de solicitud de permiso de los cuales el original se envía a
Recursos Humanos para el archivo en el expediente, y duplicado para el trabajador.
En un archivador se coloca en orden alfabético dentro de carpetas amarillas
formato de relación de: reposo, permiso vacaciones e inasistencia de todo el personal, en
sobre Manila se coloca los permisos o reposos original

Archivo de personal
Repuestos los
Cardenales C.A.
Archivo de Personal
Objetivo:
Establecer los lineamientos y normas para el manejo de los expedientes e historiales

del Personal de Repuestos los Cardenales.
Política:
El encargado de Recursos Humanos es el responsable de llevar un correcto y ordenado

sistema de personal, tanto en físico, en archivos de expedientes, como en digital o
computarizado.
Deberá existir un sistema de archivos o de personal de tipo físico, donde se archivarán

en carpetas los diferentes historiales de todo el personal de la institución, tanto el que se
encuentra trabajando, como el que se ha desincorporado.
Además se establecerá un archivo de elegibles, con los candidatos o aspirantes a

cargos en la empresa, los cuales no hayan sido contratados.
Todos estos archivos se encontrarán en orden alfabético.
Procedimientos
Dentro de los archivos se establecerán los denominados expedientes, los cuales deberán
tener lo siguiente:
-Hoja de vida
-Fotografía de frente tipo carnet.
-Copia de la cedula de identidad (ampliada y legible) si es nacionalizado copia de la

gaceta oficial.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Archivo de personal
Repuestos los
Cardenales C.A.
De los siguientes documentos traer copia y originales.
-Copia de la partida de nacimiento ( necesaria para incluir a los padres a cualquier tipo
de seguro)
-Partida de matrimonio o acta de convivencia
Currículo vitae que incluya los siguientes anexos :
-Titulo en fondo negro y fotocopia
-Constancia de inscripción en el colegio profesional respectivo
- Título de Bachiller si no es profesional, técnico Medio, Superior o Licenciado.
-Constancias de cursos
-Constancia de trabajo, donde indique cargo y tiempo de servicio


Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Compras
Repuestos los
Cardenales C.A.
Compras
Objetivo:
El objetivo de éste procedimiento es la adquisición de las mercancías e insumos

necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.
Políticas:
La empresa debe en todo momento tener abastecidos los inventarios de mercancías, con
la finalidad de que no haya retrasos en la atención al público. Por ello corresponde al jefe de
compras la revisión periódica, en conjunto con almacén, de las existencias de mercancías.
Las compras se hacen a diario, dependiendo las salidas y necesidades de mercancías.
Los pedidos a los proveedores no se hacen por períodos de tiempo establecidos, sino
cuando se necesita la mercancía.
Procedimientos:
Se da entrada a la mercancía traída por los proveedores, la cual se vende a contado y
crédito a 30 días.
Cuando la mercancía falta, se hace la nota al proveedor, en su mayoría de Barquisimeto,

pero también de las plazas de Valencia o Caracas, para hacer la compra de mercancía se hace
la denominada Orden de Compra.
Cuando se recibe la mercancía del proveedor se realiza una factura de cuentas por pagar,
original y copia, una se entrega al proveedor y la otra va al archivo, siendo revisada
previamente por el Departamento de compras para emitir el cheque. El cheque debe ser
firmado por el presidente de la empresa. Y se entrega semanal, los días jueves y viernes. Los
días miércoles es la atención al proveedor y los días viernes se realiza el pago a los mismos.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Ventas
Repuestos los
Cardenales C.A.
Ventas
Objetivo:
El objetivo del procedimiento de ventas es el de distribuir la mercancía directamente a

los clientes. Por ser una empresa de servicios y venta de mercancía, específicamente repuestos
automotrices, este es uno de los principales procedimientos, ya que se tiene contacto directo
con el público.
Políticas:
Se debe prestar la mejor atención al cliente y si no se tiene el repuesto de inmediato debe

buscarse a través de los proveedores y la oficina de compras. Para evitar los retrasos y el
congestionamiento de los clientes se tendrán siempre atendiendo al público tres (3)
vendedores, e inclusive el gerente administrativo se encargará de resolver cualquier pedido,
devolución o atención al público en general de ser necesario.
Para mayor comodidad del cliente se acepta además de efectivo, cheques y existe punto
de venta para el pago con tarjetas de débito o crédito en Caja.
Procedimientos:
Al arribar un cliente a la zona de mostrador, el vendedor lo atenderá, preguntando por su

necesidad.
El cliente menciona la mercancía que necesita y el vendedor revisa el código en la

computadora.
La computadora conectada por red, informa a almacén sobre la mercancía que se

necesita y almacén la envía con su respectiva nota de entrega.
Una vez que se recibe la mercancía es mostrada al cliente.

Ventas
Repuestos los
Cardenales C.A.
El cliente cancela el monto de dinero de la mercancía en Caja, la cual emite un recibo de
mercancía cancelada, la cual al ser mostrada, sirve de aval para entregar la mercancía al
cliente, esta mercancía es entregada directamente por el Coordinador de Ventas.
Si la venta es a crédito, el procedimiento para al asistente administrativo, el cual

coordina si es un crédito por 15 días ( sin descuento) y se denominará Línea 1, por 30 días
(con 20% de descuento) y se denominará línea 2; por 60 días ( con 45 % de descuento) y se
dará Línea 3; y finalmente por 90 días ( sin descuento) con línea 0.
Se verifica la información del cliente y su línea de crédito y se emite la Nota de crédito.
Cuando el cliente que compra a crédito cancela la mercancía, el asistente administrativo,

verifica el tipo y línea de crédito que tiene el cliente.
Se cancela por el sistema y se archiva.
Si después de realizada la venta se realiza una devolución por parte del cliente, se emite
una orden de devolución.
La orden de devolución es enviada al jefe de compras, el cual emite una nota de crédito,
para cargar a inventario y así no se presenten problemas al reflejar la información contable.
Se devuelve el dinero al cliente y se elimina del archivo de la Caja.
Cuando la venta se hace a crédito y se devuelve la mercancía, el asistente administrativo

hace una nota de crédito, para que el monto de devolución se rebaje al total de la factura, esto
si la devolución es parcial.
Si la devolución es total además del procedimiento anterior, el asistente, hace nota de

crédito total y se elimina del sistema
Se procede a archivar las facturas de venta.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Impuesto al valor agregado
Repuestos los
Cardenales C.A.
Impuesto al Valor Agregado (I.V.A)
Objetivo:
El objetivo del procedimiento del Impuesto al Valor Agregado (IVA) es retener este
impuesto por cada compra, con la finalidad de declarar ante el organismo recaudador de
dicho impuesto (SENIAT).
Políticas:
Se lleva la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) antes el SENIAT (75 %)
según facturas y pagos de fecha posterior, es política de la empresa realizar dicha operación
los primeros 2 o 3 días del mes, por consiguiente se lleva cada 15 días. Igualmente Repuestos
los Cardenales funciona como agente de retención ante el SENIAT.
Normas:
Todo este procedimiento, así como el de Impuesto sobre la Renta y Conciliación
Bancaria, será realizada por el Departamento de Contabilidad, integrado por tres trabajadores:
1: Asistente administrativo, encargado de todo el trabajo informático.
2. el aprendiz INCE: trabajo de archivo, abonos y cancelación de cuentas por cobrar,

resumen de inventario mensual, abono y cancelación de cuentas por pagar y cualquier
asignación eventual de los distintos departamentos y
3. El contador de la empresa encargado de realizar tramite ante organismos competentes,

revisión y entrega de la contabilidad general, estados de ganancias y pérdidas, igualmente
los estados económicos que presenta la empresa, realizar y tramitar las operaciones de
diversos impuestos ante el órgano recaudador, realizar y procesar nominas de pago de

Fecha: Marzo 2010
procedimientos Impuesto al valor agregado
de Repuestos los
Cardenales C.A.
sueldos y salarios los diferentes trabajadores quincenalmente, registrar el expediente de cada

trabajador, con el fin de controlar las retenciones y revisar la contabilidad mensualmente.
Procedimientos:
Primeramente, se atiende al cliente, para proceder a realizar la factura correspondiente a

la compra hecha en Repuestos los Cardenales.
El formato que corresponde a este procedimiento es “comprobante de retenciones del

impuesto al valor agregado”; este se realiza de manera correlativa a la anterior, es decir, no
debe saltar el Número de comprobante.
Una vez realiza la compra ante la empresa, se debe corroborar los datos del agente de
retención, el agente retenido (cliente), la fecha, los datos de la factura, entre otros
Todos los comprobantes de retenciones realizados por Repuestos los Cardenales C.A.
Quedan bajo archivo en sistema Excel, se imprime y se verifican los montos.
La información suministrada se pasa a la página del SENIAT (en Internet), se procede a

enviar la información y verificar los montos.
Se ingresa la clave de la empresa y se hace la declaración.
Después se emite un cheque con el monto correspondiente y se pasa al Gerente de

Administración para que lo verifique y evalúe, se entrega a presidencia para que lo firme y
finalmente se envía al banco con el motorizado.
Se procede a archivar las facturas y copias del cheque.

Fecha: Marzo 2010
procedimientos de Impuesto sobre la renta
Repuestos los
Cardenales C.A.
Impuesto Sobre la Renta (I.S.LR.)
Objetivo:
El objetivo del procedimiento del Impuesto sobre la Renta (I.S.L.R.) es declarar antes el
organismo recaudador (SENIAT) todos los ingresos que arroja Repuestos los Cardenales entre
ellos tenemos:
- Servicio de Mantenimiento 2 %
- Fletes 3%
- Comisiones 5%
Políticas:
Se lleva la declaración del Impuesto sobre la Renta (I.S.L.R.) antes el SENIAT según sus
ingresos por servicio de mantenimiento, fletes y comisiones; es decir, que la empresa realizar
dicha operación mensualmente. Igualmente Repuestos los Cardenales funciona como agente
de retención ante el SENIAT.
Procedimientos:
Una vez efectuado el servicio de mantenimiento o la comisión en Repuestos los

Cardenales C.A., se procede a realizar el formato correspondiente a “comprobante de
retenciones del impuesto sobre la renta”.
Después de comprobar y firmar como agente de retención, se enviar al Contador para

hacer la declaración mensual.
Se archivan las facturas y copias de los pagos.

Diseño de la oficina de RRHH
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Conciliación Bancaria
Objetivo:
El objetivo del procedimiento de Conciliación Bancaria, es simplemente hacer coincidir

los saldos del Banco, a través de un estado de cuenta, conjuntamente con el Libro de Banco de
Repuestos los Cardenales, estos finalmente deben ser iguales. Además le permite a la empresa
saber con que saldo cuenta o el disponible a la fecha.
Políticas:
En Repuesto los Cardenales la Conciliación Bancaria debe arrojar saldos iguales, es

decir, que se realiza la operación diariamente para hacer coincidir dichos montos.
Este procedimiento se realiza diariamente y de forma automática a través del sistema

SAINT, que permite controlar mensualmente los depositados, los cheques que fueron
cobrados o en transito. Además de informar cuales son las notas de créditos y debitos emitidas
por el Banco.
Procedimientos:
Para realizar la conciliación bancaria, se solicita el estado de cuenta del banco.
Luego el asistente administrativo verifica primero el número de las planillas de los

depósitos realizados diariamente, se ingresan al sistema Saint.
El sistema Saint ordena toda la información suministrada, pagos a proveedores,

depósitos; por fecha y correlativamente.
Se concilia diariamente pero, se dicho control se realiza mensualmente.
Se hace realizan archivo en el sistema Saint mensualmente; a través de la red.
Y se procede a realizar el cierre con la conciliación bancaria mensual.

Glosario de términos
Repuestos los
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACTIVIDAD
Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la
operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios
que la Entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos
y tecnologías acostumbrados.
ARCHIVO
Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede considerar como la
información básica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organización
de los registros.
ASEGURADO
Es el beneficiario directo de los servicios y beneficios de IVSS o seguros privados con el
HCM, de acuerdo con los requisitos exigidos y los derechos otorgados por la ley.
CAPACITACIÓN
La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se
desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor
desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa
permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.
CARGO
Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un mínimo de
calificaciones acorde con el tipo de función puede ejercer de manera competente las
atribuciones que su ejercicio le confiere.
CLIENTE
Persona que esta bajo la protección o tutela de otra. Respecto de una persona que ejerce una
profesión, la que utiliza sus servicios.
PRODUCTO:
Caudal que se obtiene de una cosa que se vende.
SUCURSAL:
Establecimiento que depende de otro más importante: la sucursal de un banco, o de un
negocio o empresa.
MERCADO:
Reunión de comerciantes que van a vender en determinados sitios y días. Sitio destinado en
ciertas poblaciones a la venta y compra de mercancía.

Glosario de términos
Repuestos los
Cardenales C.A.
CLASIFICACIÓN DE CARGOS
La clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la
entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos
mínimos exigidos para su desempeño.
LICENCIA
Entiéndase por licencia a la autorización para no asistir al centro de trabajo uno o más días.
El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte y está condicionado a la
conformidad institucional.
MANUAL DE NORMAS y PROCEDIMIENTOS
El Manual de es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo
también un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que
se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y
deberá guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos, que
regulan el funcionamiento de la entidad.
ROTACIÓN DE PERSONAL
La rotación consiste en la reubicación del servidor al interior de la entidad para asignarle
funciones según el nivel de carrera y grupo ocupacional alcanzados. Se efectúa por decisión
de la autoridad administrativa cuando es dentro del lugar habitual de trabajo o con el
consentimiento del interesado en caso contrario.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Se denomina Sistema de Información al conjunto de procedimientos manuales y/o
automatizados que están orientados a proporcionar información para la toma de decisiones.
BIBLIOGRAFÍA
 Chiavenato Adalberto. Administración de Recursos Humanos. Editorial

Mcgraw Hill. Mexico DF. 1994.
 Sherman, Arthur; Bohlander, George; Snell, Scott. ADMINISTRACION

DE RECURSOS HUMANOS, 1era. Edición.
 Enciclopedia Microsoft Encarta 2004.
 http:www.monografías.com/trabajos
 http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Huma
nos/more6.shtml
 http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/rechum1/index.htm
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REPUESTOS LOS CARDENALES
Barquisimeto, Marzo del 2010

Manual de Normas y Procedimientos Repuestos Los Cardenales

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Manual de Normas y Procedimientos Repuestos Los Cardenales

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Pag: 1

Manual de normas y Fecha: Marzo 2010

El presente constituye un Manual de Normas y Procedimientos de una empresa de

El material que se desarrolla en este Manual, permitirá a los trabajadores de Repuestos

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL MANUAL

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Objetivos e Importancia del Manual

El objetivo del Manual de Normas y Procedimientos, es facilitar al nuevo y antiguo

La importancia de este Manual, radica en los siguientes puntos:

٠ Estimular e incentivar al personal en cuanto a la estabilidad, responsabilidad y

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Repuestos Los Cardenales C.A.

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Descripción del proceso de trabajo

La empresa Repuestos los Cardenales C.A. es una organización de servicios destinada

El Departamento de Ventas cuenta con un coordinador de ventas, tres vendedores y un

La misión de la empresa es servir y satisfacer al cliente, manteniendo el liderazgo

Nuestra organización es una empresa líder, y proveedor seguro, competitivo, confiable

Objetivos de Repuestos los Cardenales

Organizar los sistemas de cada uno de los departamentos; Mantener y Expandir el

Estructura organizativa de la empresa

La organización, posee 12 trabajadores incluyendo la gerente general, el presidente es

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Presidencia, gerencia general, departamento de ventas, departamento de compras,

Presidencia: la presidencia es la encargada de la toma de decisiones finales de la

Gerencia General: este ente es el encargado de la administración de la organización y

Ventas: este departamento es el encargado de la realización de las ventas de repuestos a

Compras: el departamento de compras como su nombre lo indica se encarga de todo lo

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Almacén: en este departamento se llevan los inventarios de mercancía y se chequean las

Contabilidad: por los momentos el departamento de contabilidad es el que lleva la carga

Recursos Humanos: se encarga de la administración de recursos humanos, es decir la

Mantenimiento: finalmente la organización cuenta con una empleada dedicada al

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Coordinación Dpto. de Dpto. de Caja Almacén

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS

En la actualidad estos procedimientos son llevados por el Departamento de

Reclutamiento y selección de personal:

El objetivo de estos procedimientos es encontrar y contratar el personal idóneo para

La dependencia donde se presenta la vacante establecerá los requisitos necesarios

La oficina de Personal será la encargada de reclutar los candidatos a través de

Cada solicitud de empleo o Curriculum deberá ser depurada y evaluada en función

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Aquellos candidatos que, luego de la entrevista inicial califiquen, serán sometidos al

Los responsables de área presentarán una terna de candidatos a la Gerencia General y

El encargado del departamento notificará por escrito la aceptación o rechazo de los

Esta recomendación será sometida al Gerente General y su designación deberá ser

Previo a su designación el candidato deberá ser sometido a un examen médico.

Los candidatos que completaron satisfactoriamente las etapas de selección podrán

Elaborado por: Aprobado por: Actualizado por:

Ofrecer la oportunidad de un descanso a los empleados, reconociendo sus años de

Todos los empleados de la empresa, después de un año de servicio, tienen derecho al

“Cuando el trabajador cumpla un (1) año de trabajo ininterrumpido para un patrono,

El personal de la Empresa que no haya disfrutado de sus vacaciones al momento de

En la primera semana del mes de enero de cada año se elaborará el cartel de

Llenar 2 formatos de notificación de vacaciones de los cuales el original se envía a

En una planilla se lleva la relación de días pendientes de vacaciones, se coloca fecha

Manual de normas y Pag: 15

Sueldos y salarios del personal

Establecer los lineamientos para el establecimiento de la política de remuneración de

El sistema de Sueldos y salarios estará basado en la valoración de cada puesto a partir

Dentro del sistema de salario se establecerán las asignaciones y deducciones, indicadas