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SOFTWARE PARA EL CONTROL EDUCATIVO

SCHOOL CONTROL SYSTEM

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

APRENDICES:
Juan Diego Pórtela Lozano
Yeison Gabriel Hernández Guerrero

TUTOR:
JAMIR ANTONIO BERRIO MARTINEZ

FASE 5: IMPLANTACIÓN
14/10/18
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Contenido

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS: ................................................................................................................................. 5
CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS ....................................................................................................... 6
METODOLOGIA.................................................................................................................................... 7
ACTIVIDADES .................................................................................................................................. 7
REQUISITOS..................................................................................................................................... 7
CRONOGRAMA Y HORARIOS.............................................................................................................. 9
RECURSOS ......................................................................................................................................... 10
RESUMEN .......................................................................................................................................... 13
CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 13
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INTRODUCCIÓN

School control System (software para el control educativo) es una aplicación web
para la administración Escolar la cual cuenta con seis módulos los cuales son Inicio,
la cual nos muestra la interfaz gráfica de la aplicación, con el cual permite tomar los
datos básicos de todos los Usuarios Registrados en Una Institución Educativa, el
módulo de Noticias que permitirá ver una breve noticia o información que se crea
esta es la más importante del momento, tendrá
n límite de escritura, se puede colocar un link para direccionar a otro sitio, Docentes
el cual tiene dos propósitos que es el de dar a conocer notas del estudiantes o
programar reuniones virtuales, Estudiantes el cual nos permitirá ingresar todos los
estudiantes que se encuentran matriculados en una Institución, adicionalmente
encontraremos dos módulos como registro de Padres de Familia el cual resulta
muy importante ya que tiene la característica de seguir paso a paso a los
estudiantes en cómo va su estudio académico, y el otro es el de módulo de
seguridad el cual resulta muy importante ya que tiene la característica de crear
usuarios en el sistema y permitir al administrador del sistema generar permisos
sobre la aplicación, este módulo cuenta con un nombre de usuario y una contraseña
única.
Nuestra aplicación web se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la
vista de todos los Usuarios de cualquier Institución Educativa y de fácil instalación,
ya que su base de datos está hecha en MySQL (phpMyAdmin es una herramienta
escrita en PHP que permite la administración de una base de datos de MySQL a
través de páginas web, ya sea en local o de forma remota a través de Internet. Es
un desarrollo de código abierto y está disponible bajo la licencia GPL); que es de
fácil instalación y permite almacenamiento de miles de datos.
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JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto

funcionamiento de School control System ya que los administradores y usuarios
de una Institución Educativa del sistema deben tener pleno conocimiento de para
qué sirve cada módulo del sistema de información y la manera de ingresar datos en
ellos, además de los requisitos mínimos de software y hardware requeridos para
que la aplicación pueda funcionar correctamente.
Igual modo es la integración en tiempo real de todos los integrantes que hacen parte
de una institución educativa, pues hoy en día el mundo tiene menos tiempo para
dedicarlo a sus hijos, o a una institución educativa dejando al lado la importancia de
que la educación básica, e inicial es la fundamental para el futuro de los jóvenes,
con este software se pretende mitigar el estrés, la falta de tiempo, y tantas
dificultades que se le puedan presentar a un padre de familia o acudiente para el
cuidado, avance y formación de un alumno, integrando la parte de docencia, y toda
la parte humana de una institución educativa.
Con esto logrando alumnos capacitados para el mañana, padres más integrados en
la educación de su hijo, instituciones educativas más organizadas, eficientes no solo
con una plata presencial sino integrando la parte virtual de docentes, directivas y
secretaria para con esto tener más fácil acceso al desarrollo de todas las actividades
académicas de un plantel educativo.
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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:
Brindar capacitación sobre lo que es School control System, las instrucciones
para la configuración y puesta en marcha del sistema de información School
control System.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Sistematizar la información necesaria para el buen funcionamiento de School

control System.
Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o
eliminación de un usuario de School control System.
Hacer que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y
para qué sirve el sistema de información School control System.
Capacitar al usuario de tal forma que con su conocimiento adquirido le sea muy
fácil acceder a la aplicación y servicios de School control System
Realizar las mejoras requeridas cuando se requiera.
Dar capacitación de las actualizaciones a todos los usuarios de School control
System
Realizar la entrega de manuales tanto administrador como a tipos de usuarios,
bien sean descargables, o en físico.
Brindar la protección suficiente y necesaria para los datos que se manejen en la
base de datos en School control System.
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CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

AREA CARGO NOMBRE MODULOS CONOCIMIENTO

TIC / Nivel(1,2,3)
Estudiantil Estudiante 1 Registro de 1,2,3
Usuarios
Estudiante 2 1,2,3
Estudiante 3 Estudiantes 1,2,3
Estudiantil Estudiante 1 Registro de 1,2,3
Matricula
Estudiante 2 1,2,3
Estudiante 3 Estudiantes 1,2,3
Docente Coordinador Registro de 3
Académico Docentes
Proveedores
Padres de Estudio Estudiante 1,2,3
Familia o Académico
Acudiente Notas Finales 1,2,3(Resultado)
Estudiante
Administrador Tecnólogo en Seguridad 3
del sistema Sistemas o
de Técnico de
información sistemas

Nota: Los niveles 1, 2,3 son el entendimiento que el usuario tiene sobre la
tecnología, el dominio de un Pc, Smartphone, tableta para así dar las respectivas
capacitaciones integrando los tres tipos de usuarios par un manejo dinámico de los
grupos a capacitar.
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METODOLOGIA

Para una adecuada capacitación de los usuarios de School control System, se

contará con personal con amplios conocimientos en los requerimientos funcionales
y no funcionales del sistema de información, además de su experiencia en el manejo
de la aplicación web.
Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué sirve, sus módulos y la forma
de utilizarlo, mediante ayudas visuales hechas en PowerPoint, Se contará con
varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una base de
datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre
la misma aplicación. Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la
operación de una Institución Educativa, haciendo usos de todos los módulos, para
que así cada encargado pueda hacer la actividad que le corresponde sobre el
modulo indicado.

ACTIVIDADES

Preparación de logística.
Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se
desempeñan.
Convocatoria a usuarios finales.
Definición de cronograma de capacitación.
Elaboración y entrega del programa de trabajo.
Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información School
control System
Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento
de los asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
Realización de encuesta de satisfacción.
Elaboración de acta de capacitación.

REQUISITOS

Compromiso del equipo de trabajo de la Instituciones Educativas.

Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los
computadores e impresoras.
Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere
que el personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo
ambiente Windows.
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Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de

operación dentro de una Institución donde laboren para ser entrenadas en cada
una de las funciones del sistema de información School control System.
Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con
una red provisional, computadores conectados a esta red.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES

ALCANCES
 Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo de una
Institución Educativa con el fin de garantizar que los usuarios del sistema de
información reciban el soporte técnico requerido y de igual forma, asegurar que
los problemas y requerimientos de soporte sistema de información, se canalicen
adecuadamente hacia School control System

 Capacitación funcional a los usuarios en general, para garantizar la adecuada

utilización de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la
Entidad.
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CRONOGRAMA Y HORARIOS

CRONOGRAMA SEMANAS
FASE ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8
Capacitar Facilitar el manejo
comprador de todos las
del software directivas y
educadores del
plantel para un
óptimo uso del
software
Análisis de Sondear todos los
clientes grupos de alumnos,
padres de familia o
acudientes.
Explorar Usar toda la parte
Videos audiovisual para la
explicación de
School control
System

Explorar Sondear los

análisis conocimientos
escrito aprendidos del
usuario de los
usuarios
Explorar Realizar
análisis acompañamiento a
practico todo los usuarios
en los diferentes
equipos
disponibles para lo
mismos
Apropiación Teniendo los
de la conocimientos
tecnología claros del usuario y
viendo la ejecución
de los mismos se
aprobara para la
implantación y uso
del software
Implantación Instalación, entrega
de contraseñas de
acceso al usuario
según tipo.
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RECURSOS

Software

Hardware Cliente

Software
Educativo

Institución
Información
educativa

Que son los recursos informáticos?

Son todos aquellos componentes de Hardware y programas (Software) que son
necesarios para el buen funcionamiento y la Optimización del trabajo con
Ordenadores y Periféricos, tanto a nivel Individual, como Colectivo u Organizativo,
sin dejar de lado el buen funcionamiento de los mismos.

Por defecto, en un hogar no se tendrán las mismas necesidades que en una

Empresa. Un hogar medio tendría suficiente con un PC, una impresora, un Scanner,
Conexión a Internet, Windows, Word, Excel y un acceso único a todos estos
Recursos.

Pero cuando hablamos de Recursos Informáticos en una empresa, entran en juego

muchos más factores a tener en cuenta a la hora de adaptar los Recursos
Informáticos y acotar la inversión económica que se hace en éstos.
Para que esto?
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Esto está para organizar la forma de utilizar el software School control System,
tanto en la institución educativa como también desde la casa de cada usuario.
Como Hacerlo?
Es necesaria una conexión a Internet para agilizar las comunicaciones entre cada
participante o usuario del software School control System, la instalación de
XAMPP, y ejecutar el phpMyAdmin, para ingresar al software educativo se requiere
de un acceso por contraseña de tipo de usuario. Los usuarios tendrán derecho a
ingresar información del alumno a cargo, sacar datos del mismo, como imprimir
datos del mismo, y solicitar datos del mismo. Las directivas podrán actualizar, borrar
información, y retirar de la plataforma cualquier usuario de ser necesario, se harán
BackUp’s para datos en el Sistemas de la institución educativa como también de las
hojas de vida de los alumnos.
Desarrollador: Es necesario un Server y un Grupo de Trabajo para capacitar a los
usuarios de tal manera que manejen con facilidad la aplicación, es necesario una
conexión a Internet, para la comunicación entre usuarios, es necesaria la Creación
de Recursos Compartidos para compartir ficheros, impresoras, unidades lectoras,
para poder ingresar documentos al sistema, imprimir los mismos de ser necesario,
es necesario para el desarrollador y usuario un sistema operativo para poder leer la
aplicación. Se requiere un dominio para facilitar el acceso a una página web de
forma más sencilla. (WordPress.com, Junio 6 del 2006).

HARDWARE: Recurso Físico, esto quiere decir del computador o de los

computadores que se utilizaran en la institución educativa esto dependerá de los
tipos de usuarios, cantidad de los mismos, y requerimientos de la institución
educativa. Por el momento solo se requerirá de dos equipos de cómputo y el equipo
de trabajo de dos desarrolladores para el desarrollo y explicación del software
educativo School control System, así como se ha venido explicando a la medida
de capacitaciones, apoyo audiovisual, y puesta en práctica del mismo a los
diferentes tipos de usuarios. (Los usuarios solo requieren de un Pc básico y de estar
desactualizado se le realizara las diferentes actualizaciones dependiendo del
modelo del procesador y de la capacidad de memoria, si no se le pedirá el favor de
que entre a través de un internet de forma segura, o desde la misma institución
educativa o a través de su celular o Smartphone, tableta)
SOFTWARE: Recurso Lógico son todos los programas que se requieren para el
desarrollo y su buen funcionamiento del software educativo (School control
System), como lo pueden ser los sistemas operativos Linux o Windows, que son
muy conocidos en mercado, del paquete de office, del programa Xampp, de una
conexión a internet.
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CLIENTE E INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Son los usuarios quienes usaran el

software y que se mantendrán en comunicación en tiempo real donde podrán debatir
sus dudas, inquietudes de todo lo referente a la educación del alumno para así no
solo estar más pendiente del mismos si no a poder dedicar más tiempo al mismo, a
que el mejore su capacidad intelectual, sus conocimientos reales, con esto tener
futuros profesionales con visiones grandes para realizar y mejorar las condiciones
de nuestro país.
INFORMACIÓN: Es la parte tangible e intangible que se va generando al transcurrir
el año lectivo del alumno, donde interviene los docentes, secretaria, padres de
familia o acudientes, y el resultado de la integración de los mismos, para esto se
tendrá un antivirus o la integración de varios antivirus como lo pueden ser
Marwarebytes, Avast free Antivirus que son licencias de tipo libre que protegen muy
bien el PC, de codificar los navegadores de la institución educativa con los
complementos del navegador para evitar virus, malwares, y software
malintencionados que dañen los datos, para evitar pedidas de información se
realizaran BackUp’s de la información a diario con esto mitigar una pérdida de
información. Pues la información es la importancia del resultado de la integración
que realiza el software educativo (School control System).
Nota: Se le pedirá a los usuarios para evitar la pérdida de información el ingreso a
el software educativo de forma segura y en sitios seguros de ser necesario solo en
computadores de confianza, también del cierre seguro saliendo y verificando la
salida de la misma (aplicación Software educativo School control System).
Si esto no sucediera el software educativo podría quedar expuesto a manos mal
intencionadas y a la pérdida de información o a la alteración de los mismos, o
podrían alterar perfiles de los usuarios ocasionando sanciones de la institución
educativa al mismo.

Con estos recursos integrados permitirán un uso óptimo uso del software educativo
(School control System).
Nota: se adjunta manual del usuario y videos de como instalar programas para un
buen funcionamiento del mismo.
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RESUMEN
Para el correcto funcionamiento de School control System es necesario que los
usuarios del sistema tomen en cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya
que ellas resultan de vital importancia para su correcto funcionamiento, además de
poder dar garantías sobre él. El software Xampp como servidor y el gestor de bases
de datos MySQL; las indicaciones de hardware a aquí mencionadas permitirán que
la aplicación pueda ser instalada correctamente en un equipo y tendrá el espacio
para la almacenar los datos.

CONCLUSIONES
En nuestro caso particular el software School control System es un software que
funciona con una base de datos en MySQL y haciendo uso del software Xampp
como servidor; pero no obstante al tratarse de una solución a la media de los clientes
este puede sugerir el uso de otros gestores de bases de datos y/o servidores; en
ningún caso el usuario del software estará autorizado para modificar la instalación
del sistema sin previa autorización del fabricante, de hacerlo el cliente perderá toda
garantía sobre el buen funcionamiento del sistema de información School control
System.