PEDOMAN PENGORGANISASIAN

BAGIAN REKAM MEDIS

RSUD DR. HARYOTO

 SURAT KEPUTUSAN
No. 149/8/III/SK_DIR/2013

TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
BAGIAN REKAM MEDIS

DIREKTUR RSUD DR. HARYOTO

MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu Pengorganisasian

Dan Pelayanan RSUD DR. HARYOTO, maka
diperlukan penyelenggaraan Pengorganisasian &
Pelayanan Rekam Medis yang bermutu tinggi;

b. Bahwa agar Pengorganisasian Dan Pelayanan

Rekam Medis di RSUD DR. HARYOTO dapat
terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan
Direktur RSUD DR. HARYOTO sebagai landasan
bagi penyelenggaraan Pengorganisasian &
Pelayanan Rekam Medis di RSUD DR.
HARYOTO;
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan
Keputusan Direktur RSUD DR. HARYOTO.

MENGINGAT : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang Rumah Sakit.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36
tahun 2009 tentang Kesehatan.
c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis.
d. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar
Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
e. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di
Sarana Pelayanan Kesehatan tahun 2008.
f. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 29 Tahun 2012 Tentang Tarif Pelayanan
Kesehatan Bagi Peserta PT. ASKES.
g. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 40 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Masyarakat.

ii
 h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 2562/MENKES/PER/XII/2011 Tentang
Petunjuk Teknis Jaminan Persalinan.
i. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1259/MENKES/SK/XII/2009 Tentang
Petunjuk Teknis Pelayanan Jamkesmas Bagi
Masyarakat Miskin Akibat Bencana, Masyarakat
Miskin Penghuni Panti Sosial, Dan Masyarakat
Miskin Penghuni Lembaga Pemasyarakatan Serta
Rumah Tahanan Negara.
j. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1 Tahun 2012 Tentang Sistem Rujukan
Pelayanan Kesehatan Perorangan.
k. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008
Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
l. Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 13
Tahun 2013 tentang Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Haryoto
Kabupaten Lumajang.

MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas

Pengorganisasian Dan Pelayanan di RSUD DR.
HARYOTO.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :
PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD DR. HARYOTO TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
BAGIAN REKAM MEDIS RSUD DR. HARYOTO

KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis

RSUD DR. HARYOTO sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.
KETIGA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis
RSUD DR. HARYOTO harus dibahas sekurang-kurangnya
setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat
dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada.

KEEMPAT : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian

Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis RSUD DR. HARYOTO
dilaksanakan oleh Wakil Direktur Umum Keuangan RSUD
DR. HARYOTO.

iii
KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di
kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini
akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di :
Pada tanggal :
Direktur RSUD DR. HARYOTO

iv
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .................................................................................................. i

Surat Keputusan Direktur RSUD DR. HARYOTO ......................................... ii
Daftar Isi ........................................................................................................... v
BAB I. Pendahuluan ......................................................................................... 1
BAB II. Gambaran Umum RSUD DR. HARYOTO ....................................... 2
2.1. Deskripsi RSUD DR. HARYOTO ............................................................ 2
2.2. Sejarah Institusi RSUD DR. HARYOTO ................................................. 3
BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RSUD DR. HARYOTO ..... 5
3.1. Misi............................................................................................................ 5
3.2. Misi............................................................................................................ 5
3.3. Falsafah ..................................................................................................... 5
3.4. Nilai-Nilai.................................................................................................. 6
3.5. Tujuan........................................................................................................ 6
3.6. Motto ......................................................................................................... 6
BAB IV. Struktur Organisasi RSUD DR. HARYOTO ................................... 7
4.1. Bagan Organisasi....................................................................................... 7
4.2. Keterangan / Pengertian ............................................................................ 7
BAB V. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis ......................................... 11
5.1. Tanggung Jawab Bagian Rekam Medis .................................................... 12
5.2. Keanggotaan Bagian Rekam Medis .......................................................... 12
5.3. Panitia Rekam Medis ................................................................................ 13
5.4. Struktur Organisasi Panitia Rekam Medis ................................................ 14
5.5. Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis .................................................... 14
5.6. Keanggotaan Panitia Rekam Medis .......................................................... 15
5.7. Tata Kerja Panitia Rekam Medis .............................................................. 15
BAB VI. Uraian Jabatan................................................................................... 17
6.1. Kepala Bagian Rekam Medis .................................................................... 17
6.2. Petugas Rekam Medis ............................................................................... 19
6.3. Petugas Pendaftaran Pasien ....................................................................... 22
6.4. Petugas Filing DRM .................................................................................. 27

v
6.5. Petugas Distribusi DRM ........................................................................... 28
BAB VII. Tata Hubungan Kerja ...................................................................... 29
7.1. Skema Hubungan Kerja ............................................................................ 29
7.2. Hubungan Internal ..................................................................................... 29
7.3. Hubungan Eksternal .................................................................................. 30
BAB VIII. Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi .................................................. 31
8.1. Tabel Kualifikasi Sumber Daya ................................................................ 32
BAB IX. Kegiatan Orientasi ............................................................................ 36
BAB X. Pertemuan / Rapat .............................................................................. 41
10.1. Rapat Rutin Internal ................................................................................ 41
10.2. Rapat Rutin / Koordinasi Dibawah Manajer Rawat Jalan....................... 41
10.3. Rapat Kerja Antar Unit ........................................................................... 42
10.4. Rapat Insidentil ....................................................................................... 42
BAB XI. PELAPORAN ................................................................................... 43
11.1. Laporan Mingguan .................................................................................. 43
11.2. Laporan Bulanan Internal ........................................................................ 43
11.3. Laporan Bulanan Eksternal ..................................................................... 43
11.4. Laporan Tahunan Internal ....................................................................... 44
11.5. Laporan Tahunan Eksternal .................................................................... 44

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,
maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan
rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya
Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang
merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam
medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan
dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non
medis yang bertugas di RSUD DR. HARYOTO.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM RSUD DR. HARYOTO.

2.1. DESKRIPSI RSUD DR. HARYOTO.

RSUD Dr. Haryoto Lumajang mempunyai tugas melaksanakan upaya

pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan
mengutamakan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara
serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan serta pencegahan dan melaksanakan
upaya rujukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Untuk melaksanakan fungsi tugas tersebut, RSUD Dr. Haryoto
menyelenggarakan fungsi :
1. Pelayanan medis
2. Pelayanan penunjang medis dan non medis
3. Pelayanan asuhan keperawatan
4. Pelayanan rujukan
5. Pelayanan pendidikan dan pelatihan
6. Pelayanan penelitian dan pengembangan
7. Pengelolaan administrasi dan keuangan
Organisasi RSUD Dr. Haryoto diatur sesuai Peraturan daerah Kabupaten
Lumajang Nomor 13 Tahun 2013 sebagai berikut :
1. Direktur
2. Wakil Direktur Medis dan Keperawatan,
3. Wakil Direktur Umum dan Keuangan, Instalasi
4. Kelompok Jabatan Fungsional
5. Komite – Komite
6. Satuan Pengawas Internal
7. Dewan pengawas

2
2.2. SEJARAH INSTITUSI RSUD DR. HARYOTO.

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Haryoto Kabupaten Lumajang didirikan

sejak tahun 1948. Semula masih menjadi satu dengan kantor Dinas Kesehatan
tepatnya di jalan Jenderal S. Parman Nomor 13 Lumajang. Pada tahun 1954
rumah sakit ini dibangun di jalan A. Yani 281 (saat ini menjadi Jl. Basuki
Rahmat No. 5) atas prakarsa Dr. Haryoto selaku direktur rumah sakit yang
pertama, dengan dukungan Bupati Lumajang serta dukungan DPRDS.
Operasional Rumah Sakit diresmikan pada tanggal 10 Nopember 1955.

Pada tahun 1991 dengan Surat Keputusan Bupati Kepala Daerah yang
waktu itu dijabat oleh H. Samsi Ridwan, RSUD Kabupaten Lumajang diberi
nama Nararyya Kirana yang diambil dari nama adipati pertama Kadipaten
Lumajang. Pada tanggal 15 September 1997 RSUD Nararyya Kirana secara
resmi dikukuhkan Bupati Lumajang (H. Tharmin Hariadi) menjadi Rumah Sakit
Unit Swadana Daerah atas dasar SKB Tiga Menteri. Adapun perjalanan rumah
sakit menjadi Swadana atas dasar-dasar sebagai berikut:

1. Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 1996 tentang penetapan RSUD

Nararyya Kirana menjadi Swadana.
2. Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tanggal 18 Pebruari 1997 Nomor
445/412/POUD tentang Unit Swadana.
3. Keputusan Menteri Dalam Negeri tanggal 22 Juli 1997 tentang Pengesahan
Perda Nomor 13 Tahun 1996.
4. Keputusan Bupati Lumajang Nomor 5 Tahun 1997 tentang Uji Coba
Swadana.
Sejak April 2001 dengan Peraturan Daerah Nomor 02 Tahun 2001
nama RSUD Nararyya Kirana berubah menjadi Rumah Sakit Dr. Haryoto. Pada
tanggal 30 September 2005 RS Dr. Haryoto mengalami peningkatan kelas C
menjadi Kelas B Non Pendidikan berdasar Surat Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 1301 / Menkes / SK / IX/2005 tentang Peningkatan

3
Kelas Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Haryoto Milik Pemerintah Kabupaten
Lumajang Provinsi Jawa Timur. Dalam rangka meningkatkan kinerja dan mutu
kepada masyarakat, maka di tahun 2010 RSUD Dr. Haryoto mulai menerapkan
pengelolaan yang lebih profesional dan ala bisnis (business like) sebagai suatu
Badan Layanan Umum yang diharapkan dapat menjadi lebih responsif dan
agresif dalam menghadapi tuntutan masyarakat dengan memberikan pelayanan

prima yang efektif dan efisien namun tidak meninggalkan fungsi sosialnya.
Penetapan RSUD Dr. Haryoto sebagai Badan Layanan Umum Daerah
ditetapkan dengan Keputusan Bupati Lumajang Nomor
188.45/308/427.12/2009 tentang Penetapan Status Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD) Rumah Sakit Daerah
Dr. Haryoto Kabupaten Lumajang. Dengan berkembangnya Rumah Sakit
menjadi BLUD, maka Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 03 Tahun
2006 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Dr. Haryoto pun
diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 13 Tahun 2013
tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Dr. Haryoto. Selain
itu pada Tahun 2011 RSUD Dr. Haryoto telah terakreditasi penuh untuk 12
Pelayanan paripurna dan pada Tahun 2013 berhasil mendapatkan
penghargaan sebagai Rumah Sakit Sayang Ibu dan Bayi.

4
 BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RSUD DR. HARYOTO

3.1. VISI.

Visi merupakan cara pandang jauh kedepan sebagai sebuah gambaran

kemana suatu instansi/organisasi harus dibawa agar tetap eksis, antisipatif
dan inovatif serta mampu memberikan harapan bagi semua komponen
instansi/organisasi. Sejalan dengan visi Kabupaten Lumajang yaitu
Terwujudnya Masyarakat Lumajang yang Sejahtera dan Bermartabat serta
dengan menyelaraskan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya maka
rumusan visi RSUD Dr, Haryoto Kabupaten Lumajang adalah : Menjadi
Rumah Sakit Pilihan Utama Masyarakat Lumajang dan Sekitarnya.

3.2. MISI.

Misi adalah kristalisasi dari keinginan menyatukan langkah dan gerak dalam
mencapai visi yang telah ditetapkan. Setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah
sebagai satu kesatuan organisasi instansi pemerintah harus memastikan
agar visi yang telah ditetapkan dapat diupayakan perwujudannya. Untuk itu
disusun tahapan yang terbagi kedalam dua tahapan yakni apa yang hendak
dicapai dan bagaimana upaya untuk mencapainya. Salah satu unsur dalam
tahapan tersebut adalah penetapan misi organisasi yang dalam hal ini
adalah misi RSD Dr. Haryoto Kabupaten Lumajang.

Dalam rangka mewujudkan visi-nya maka ditetapkan misi RSD Dr.

Haryoto Kabupaten Lumajang sebagai berikut:

1. Meningkatkan komitmen dan profesionalisme staf medis dan non medis

untuk mewujudkan pelayanan yang berorientasi pada pelanggan
2. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima dan komprehensif dengan
tetap memperhatikan aspek sosio ekonomi
3. Meningkatkan sistem manajemen serta mencukupi kebutuhan sarana dan
prasarana sesuai dengan standart pelayanan rumah sakit.

5
3.3.MOTTO.

Pelayanan Prima adalah Tujuan Kami

3.4. Tujuan dan Sasaran Strategis

Pada tahun 2013 sasaran dantarget kinerja yang hendak dicapai RSUD Dr.
Haryoto Lumajang adalah peningkatan mutu pelayanan kesehatan BLUD
yang meliputi:

1) Tercapainya peningkatan cakupan pelayanan Rumah Sakit

a) BOR / rata-rata penggunaan tempat tidur : 85%
b) ALOS / rata-rata lama penderita dirawat : 5 hari
c) Kunjungan rawat jalan : 63.132 kunjungan
d) Kunjungan IGD : 24.725 kunjungan

2) Tercapainya penurunan tingkat kematian di Rumah Sakit

a) GDR : ≤ 45‰
b) NDR : ≤ 21‰

3) Meningkatnya diklat Rumah Sakit

a) Lebih mantapnya sistem dan taat laksanan kerjasama Rumah Sakit
dengan institusi pendidikan bidang kesehatan
b) Terlaksananya diklat SDM Rumah Sakit secara berkesinambungan
sesuai kebutuhan dan perkembangan program

4) Meningkatnya kesejahteraan karyawan

5) Terwujudnya pengelolaan ketenagaan Rumah Sakit
a) Penataan dan pemberdayaan tenaga secara optimal
b) Kegiatan orientasi bagi semua peserta didik dan karyawan baru
c) Sistem pembinaan dan pengembangan karir yang jelas dan terbuka bagi
tenaga struktural dan fungsional

6) Terwujudnya pengelolaan layanan umum Rumah Sakit :

a) Tertatanya sistem pemeliharaan sarana dan prasarana Rumah Sakit
b) Tersedianya ruang perkantoran yang lebih kondusif tahun 2013
c) Pengembangan SIM-Rs secara bertahap
Strategi

Strategi peningkatan kinerja pelayanan RSUD Dr. Haryoto

dirumuskan sebagai berikut:

1) Optimalkan semua sumber daya (tenaga, saran prasarana,

peraturan-peraturan) untuk meningkatkan kinerja pelayanan RS,
dengan menangkap peluang pasar serta posisi Rumah Sakit
sebagai BLUD.
2) Tingkatkan kuantitas dan kualitas sarana prasarana, SDM, dan
jenis layanan untuk seluruh lapisan masyarakat dengan
pemberian pelayanan sesuai standar
3) Tingkatkan upaya penyelenggaraan pengelolaan rumah sakit
sebagai badan layanan umum daerah
4) Perbaiki, pelihara, dan lengkapi sumber daya dengan sistem
dan prosedur yang mengarah pada peningkatan kualitas dengan
mengutamakan kepentingan konsumen

6
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RSUD DR. HARYOTO

4.1.BAGAN ORGANISASI.

STRUKTUR ORGANISASI RSD Dr. HARYOTO KABUPATEN LUMAJANG

DIREKTUR DEWAN PE

KOMITE- WADIR WADIR

KOMITE
MEDIS & KEPERAWATAN UMUM & KEUANGA

BIDANG BIDANG BAGIAN BAGIAN

KEPERAWATAN
MEDIS UMUM KEUANGAN

SUB BIDANG SUB BIDANG SUB BAGIAN SUB BAGIAN

PELAYANAN PELAYANAN TATA USAHA
ANGGARAN &
MEDIS KEPERAWATAN PERBENDAHA
SUB BAGIAN RAAN
SUB BIDANG SUB BAGIAN
PELAYANAN SUB BIDANG RUMAH AKUNTANSI &
PENUNJANG MUTU YANKEP TANGGA VERIFIKASI

SUB BAGIAN
SUB BIDANG SUB BAGIAN
REKAM KEPEGAWAIAN PENGELOLAAN
MEDIS PENDAPATAN

INSTALASI KJF INSTALASI KJF

4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN.

7
8
9
10
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI SUB BIDANG REKAM MEDIS

WADIR PELAYANAN

KEPALA BIDANG MEDIS

KA. SUB BIDANG REKAM MEDIS

PENCATATAN & PELAPORAN

ASSEMBLING

KODING

INDEX

FILLING

PENDAFTARAN

11
5.1. TANGGUNG JAWAB BAGIAN REKAM MEDIS.

Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Bagian Rekam Medis

berada langsung dibawah Wakil Direktur Pelayanan. Bagian Rekam Medis

berfungsi sebagai salah satu “support division” yang memberikan kontribusi

maksimal bagi semua “bussiness division”.

Secara fungsional, Bagian Rekam Medis melaporkan tanggungjawab

pelayanannya kepada Manajer-manajer yang ada, yakni :

a. Manajer Rawat Jalan.

b. Manajer Gawat Darurat dan Outcare.
c. Manajer Rawat Inap.
d. Manajer Wellness Center dan Klinik Satelit.
e. Manajer Kamar Operasi dan Intensive Care Unit.

5.2 KEANGGOTAAN BAGIAN REKAM MEDIS.

Bagian Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
bertanggung jawab secara struktural ke Wakil Direktur Umum Keuangan dan
bertanggung jawab secara fungsional kepada para manajer.
Bagian Rekam Medis RSUD DR. HARYOTO secara garis besar terdiri
dari 3 Sub Bagian, yakni :

1. Sub Bagian Rekam Medis.

Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Asembling / perakitan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
b. Koding & Indeksing Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
c. Evaluasi KLPCM, DPJP & Informed Consent Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap.
d. Sensus Harian Rawat Inap.
e. Pemberkasan klaim pelayanan Rawat Jalan, Rawat Darurat dan
Rawat Inap.

12
 f. Filing & Retreval Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
g. Pelaporan pelayanan internal dan eksternal.
2. Sub Bagian Pendaftaran.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Pendaftaran pasien IGD, Rawat Inap dan Pegawai.
b. Pendaftaran pasien umum, asuransi dan Perjanjian Kerjasama
(PKS).
c. Pendaftaran pasien Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan Surat
Pernyataan Miskin (SPM).
d. Pendaftaran pasien ASKES Sosial dan In-Health.
3. Sub Bagian Distribusi.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Gawat Darurat (IGD)
dan Instalasi Rehabilitasi Medis (IRM).
b. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Rawat Jalan (IRJ) dan
Poliklinik Gigi.

5.3. PANITIA REKAM MEDIS.

Panitia Rekam Medis bertanggung jawab ke Komite Medis. Merujuk Surat
Keputusan Menkes RI No. 983/SK/Menkes/XI/92 pasal 42 tentang komite medis.

Ayat (1) : Pengertian Komite Medis adalah kelompok tenaga medis yang

Anggotanya dipilih dari anggota staf medis fungsional.

Ayat (2) : Komite Medis berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada
Direktur
Ayat (3) : Komite Medis mempunyai tugas :
- Membantu Direktur menyusun standar, pelayanan dan
memantau pelaksanaannya.
- Melaksanakan pembinaan etika profesi.
- Profesi anggota staf medis fungsional.

13
 - Serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan dan
pelatihan serta penelitian & pengembangan.
Ayat (4) : Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu oleh panitia

yang anggotanya terdiri dari staf medis fungsional dan tenaga

profesi.
Ayat (5) : Panitia adalah kelompok kerja khusus didalam komite medis yang

dibutuhkan untuk mengatasi masalah khusus.

Ayat (6) : Pembentukan panitia ditetapkan oleh Direktur.

5.4. STRUKTUR ORGANISASI PANITIA REKAM MEDIS.

KETUA PANITIA
REKAM MEDIS

SEKRETARIS SUB KOMITE

REKAM MEDIS

ANGGOTA PANITIA ANGGOTA PANITIA

5.5. TANGGUNG JAWAB PANITIA REKAM MEDIS.

Panitia Rekam Medis melaksanakan tanggungjawabnya untuk membuat
penyelenggaraan rekam medis yang baik dan membantu terselenggaranya
pengelolaan rekam medis yang memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan,
yaitu :
- Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam
medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya

14
 dan menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai
pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.
- Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing records),
peminjaman rekam medis (retrieval), pengeluaran / pendistribusian
rekam medis (distribution), pembuatan indeks (indeksing) dan
tersedianya rekam medis dari semua pasien serta pengelolaan dan
penyajian data medis untuk proses pelaporan dari suatu instansi
pelayanan kesehatan.
- Mengajukan usulan kepada Direktur RSUD DR. HARYOTO jika ada
perubahan mengenai prosedur pengisian, atau pengelolaan di system
penyelenggaraan rekam medis yang disesuaikan dengan situasi dan
kondisi rumah sakit.

5.6. KEANGGOTAAN PANITIA REKAM MEDIS.

Keanggotaan Panitia Rekam Medis terdiri dari dokter, kepala bagian
rekam medis dan petugas rekam medis. Dalam keanggotaan ini, ketua Panitia
Rekam Medis adalah Dokter dan sekretaris adalah Kepala Bagian Rekam Medis.
Keanggotaan Panitia Rekam Medis ditetapkan dengan surat keputusan Direktur
untuk jangka waktu 3 tahun.

5.7. TATA KERJA PANITIA REKAM MEDIS.

a. Panitia Rekam Medis harus mengadakan pertemuan minimal dua kali
sebulan. Menitik beratkan pada perbaikan mutu pelayanan, kualitas
rekam medis dan mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi
didalam proses pengisian rekam medis.
b. Dibawah pengawasan Panitia Rekam Medis, petugas rekam medis
melakukan analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah
pasien pulang.
c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka
petugas rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medis
melalui Panitia Rekam Medis, selanjutnya Panitia Rekam Medis akan

15
 berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan
lain untuk melengkapi berkas rekam medis tersebut.
d. Panitia Rekam Medis juga harus melakukan pengawasan secara teratur
terhadap pengisian berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat
guna menilai mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang
meninggal di Instalasi Gawat Darurat (Death On Arrival / DOA) maka
berkas rekam medisnya tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di
Bagian Rekam Medis secara terpisah.
e. Tanggung jawab Panitia Rekam Medis tidak hanya mengawasi petugas
rekam medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan
rawat jalan tetapi juga melakukan pengawasan terhadap mutu
pelayanan terhadap pasien tersebut.
f. Didalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman
bentuk, ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam
medis yang sudah tidak aktif harus dikoordinasikan antara bagian
rekam medis dengan Panitia Rekam Medis serta dengan Komite Medis
yang selanjutnya diteruskan dengan persetujuan Direktur RSUD DR.
HARYOTO.
g. Panitia Rekam Medis juga berperan dalam memberikan saran,
petunjuk dan pelatihan / pendidikan bagi petugas Rekam Medis /
Panitia Rekam Medis dari Rumah Sakit lain.

16
 BAB VI
URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

6.1. KEPALA BAGIAN REKAM MEDIS.

PRILLA KRISTONI
1.1.KEWAJIBAN KHUSUS.
- Menjadi koordinator di Bagian Rekam Medik.
- Melakukan koordinasi / pertemuan berkala / insidentil dengan unit
lain.
- Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan mengevaluasi
kinerja.
- Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar pelayanan
minimal RS dan standar akreditasi.
- Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam proses
pelayanan.
- Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas penting
dan notulensi setiap pertemuan.
- Membuat jadwal dinas.

17
 - Menjadi sekretaris Panitia Rekam Medik.
- Melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam Medik.

1.2.PEMBUATAN LAPORAN.
- Membuat laporan mingguan IGD, IRJ, IRNA dan IKO.
- Membuat laporan & presentasi bulanan kegiatan Rekam Medis.
- Membuat laporan & presentasi semesteran kegiatan Rekam Medis.
- Membuat laporan tahunan & presentasi kegiatan Rekam Medis.
- Membuat laporan beban dokter.
- Membuat laporan pengecekan software INA CBG’s dengan berkas
yang ada.
- Membuat laporan grouper, finalisasi bulanan dan membuat file txt
INA CBG’s.
- Membuat laporan cuti petugas rekam medis.
- Membuat laporan subsidi uang transport petugas rekam medis.
- Membuat laporan Surveilans Terpadu ke Dinas Kesehatan.
- Membuat laporan wabah ke Dinas Kesehatan.
- Membuat pelaporan eksternal SIRS-6 di internet baik bulanan
maupun tahunan
- Membuat pelaporan eksternal ASPAK di internet apabila ada
perubahan peralatan kesehatan

1.3.KEWAJIBAN UMUM.
- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.
- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SOP)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SOP) yang ada.
- Melakukan penggantian posisi Deskripsi Petugas jika berhalangan
dinas.

18
6.2. PETUGAS REKAM MEDIS. .
1. PETUGAS REKAM MEDIK 1.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap data sensus harian rawat inap (SHRI).

- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Dokumen Rekam Medik
(DRM) baru yang cukup untuk operasional Bagian Rekam Medik 1
minggu.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
-
2. PETUGAS REKAM MEDIK 2.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap data proses koding diagnosa dan

indeksing pasien IRJ, IGD dan IRNA secara harian.
- Bertanggung jawab melakukan koding diagnosa untuk berkas
klaim IRJ, IGD dan IRNA Jamkesmas, Jamkesda dan SPM secara
bulanan.

19
 KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
-
3. PETUGAS REKAM MEDIK 4.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab sebagai koordinator Bagian Rekam Medik jika

Kepala Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.
- Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 tahun jika ada
petugas rekam medik baru.
- Bertanggung jawab melakukan pengurutan berkas klaim
Jamkesmas tiap bendel tiap tanggal bersama Kepala Bagian Rekam
Medik.Bertanggung jawab melakukan pengecekan jumlah berkas
di software INA CBG dengan Kepala Bagian Rekam Medik.
- Bertanggung jawab menyerahkan berkas klaim dan file txt ke
Bagian LPA.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.

20
 - Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

4. PETUGAS REKAM MEDIK 5.

KEWAJIBAN KHUSUS

- Bertanggung jawab melakukan proses assembling / perakitan DRM

IRNA
- Bertanggung jawab melakukan pengecekan dan entri data KLPCM,
Informed Consent dan DPJP kedalam komputer evaluasi.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan ulang dari rak
penyimpanan untuk pasien KRS yang belum lengkap.
- Bertanggung jawab melakukan permohonan untuk melengkapi ke
dokter DPJP di IRJ hingga semua lengkap.
- Bertanggung jawab melakukan pelaporan eksternal ke Kepala
Bagian Rekam Medik dan Dinas Kesehatan jika ada kasus DBD
dan wabah.
- Bertanggung jawab membuat laporan bulanan KLPCM, DPJP dan
Informed Consent ke Panitia Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam
Medik bersama Ketua dan Sekretaris Panitia Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan surveilans Dalin sesuai SPO dari
Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.

21
 - Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.3. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN.

1. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 1.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab menjadi koordinator pendaftaran jika Kepala

Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.
- Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 (satu) tahun
jika ada petugas pendaftaran baru.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Formulir Ringkasan
Keluar Masuk dengan stempel nomor register IRNA.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Buku Register IRNA
dengan menulis nomor register IRNA.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya formulir Surat Pernyataan
Pasien Umum dan Surat Pernyataan Pasien Askes.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Kartu Bebas Parkir.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

22
5. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 2.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya Alat Tulis Kantor (ATK) dan

Sticker Labeling untuk operasional Bagian Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok, meminta
persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR dan Wakil
Direktur Umum & Keuangan.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian
Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.
- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan dan pencatatan
barang operasional di loker yang telah ditentukan dan
menguncinya.
- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan
secara efektif dan efisien.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 3.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan Sensus Harian IRJ dan IGD.

23
 - Bertanggung jawab melaporkan hasil penghitungan kunjungan
harian IRJ dan IGD ke Kepala Bagian Rekam Medis dan Kepala
Bagian LPA tiap senin.
- Bertanggung jawab memasukkan data kunjungan harian ke
komputer.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
-
7. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 4.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggungjawab terhadap masuknya berkas klaim Jamkesmas,

Jamkesda, Jampersal dan SPM setelah pelayanan ke Bagian Rekam
Medik.
- Bertanggung jawab melakukan penataan urutan berkas klaim
Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan SPM.
- Bertanggung jawab melengkapi jika ada beberapa persyaratan yg
kurang.
- Bertanggung jawab melakukan pengelompokan jenis klaim tiap
tanggal.
- Bertanggung jawab menyimpannya ditempat yang telah ditentukan
hingga siap entri kedalam komputer INA CBGs.

24
 KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

8. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 5.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap pengajuan klaim Asuransi dan Jasa

Raharja.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan dokumen rekam
medis (DRM) yang akan digunakan klaim Asuransi dan Jasa
Raharja.
- Bertanggung jawab membuat perjanjian pengisian kelengkapan
kepada pasien / keluarga dan kepada Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan.
- Bertanggung jawab memberikan penanda pada dokumen rekam
medis yang akan dipakai untuk pengajuan klaim Asuransi dan Jasa
Raharja.
- Bertanggung jawab mengajukan pengisian kelengkapan pengajuan
klaim asuransi dan jasa raharja kepada Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan baik didalam RS dan diluar RS.
- Bertanggung jawab melakukan desain sesuai permintaan (memo
internal) dari Bagian Humas atau Bagian Pemasaran.

25
 KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

9. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 6.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya formulir cetakan untuk operasional

Bagian Rekam Medik dan Unit Terkait.
- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok dengan
meminta persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR
dan Wakil Direktur Umum & Keuangan.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian
Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.
- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan barang operasional di
loker yang telah ditentukan dan menguncinya.
- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan
secara efektif dan efisien.
- Bertanggung jawab melakukan pencatatan laporan pengambilan
barang di gudang, pengeluaran barang untuk operasional.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

26
 - Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.4. PETUGAS FILING DRM.

1. PETUGAS FILLING DRM.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggungjawab terhadap pengambilan dan pengembalian

Dokumen Rekam Medik dari rak penyimpanan.
- Bertanggungjawab melakukan pengecekan dan mengajukan slip
perbaikan barang ke Bagian Pemeliharaan Sarana, IT RS dan
Rekanan (Mesin Fotokopi).
- Memasukan hasil PA dan Lab dalam DRM sesuai no. Rekam
Medis.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.5. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.

1. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai

pelayanan IGD dan IRJ.

27
 - Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik
dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Membantu melakukan proses administrasi
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

10. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai

pelayanan IGD dan IRJ.
- Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik
dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Membantu melakukan proses administrasi
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

28
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

7.1. SKEMA HUBUNGAN KERJA.

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN Bagian DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,

koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
pertemuan dan atau surat dinas. 


7.2. HUBUNGAN INTERNAL.
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan. 

Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan Dokumen Rekam
Medis dalam pelayanan yang berkaitan dengan IRJ, IRNA maupun IRD 

29
  Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis 
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien
pengguna asuransi 


7.3. HUBUNGAN EKSTERNAL.
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga
yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain. 
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal
mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO 
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Departemen kesehatan Pemerintah. 
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun Propinsi dan
memberikan laporan RL kepada kementrian kesehatan dengan
menggunakan program SIRS 6 

30
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

31
8.1. TABEL KUALIFIKASI SUMBER DAYA.

JUMLAH
TENAGA
NAMA JABATAN PENDIDIKAN SERTIFIKASI
YANG
DIBUTUHKAN
1. Pendidikan S1 Perawat
Mengikuti diklat
2. kepemimpinan
Menguasai pencatatan
3. dan pelaporan
Mengikuti pelatihan
Manajemen Rekam
4. medis

S1 Perawat

Kepala SubBidang 5.
Rekam Medis 1

8.

9.
32
 1. Minimal DIII Rekam Medis.
2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan dengan
Sub Unit Sensus menggunakan program MS
S1 Komputer
Harian Excell
5. Pelatihan Pelaporan RS. 1

6. Memiliki STR dari

PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.

1. Minimal DIII Rekam Medis.

2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
DIII Rekam
Sub Unit Asembling pelaporan dengan
Medis
Evaluasi KLPCM, menggunakan program MS
DPJP & IC Excell
1
5. Pelatihan Pelaporan RS.
6. Memiliki STR dari
PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.

33
 1. Minimal DIII Rekam Medis.
2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan dengan
SMU Sederajat menggunakan program MS
Sub Unit
Excell
Pemberkasan
5. Pelatihan Pelaporan RS. 1

6. Memiliki STR dari

PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

1. Minimal DIII Rekam Medis.

2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
SMU Sederajat pelaporan dengan
Sub Unit Koding & menggunakan program MS
Indeksing Excell
1
5. Pelatihan Pelaporan RS.
6. Memiliki STR dari
PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

34
Sub Unit 1. Minimal SLTA atau
Pendaftaran pasien Sederajat
2. Menguasai atau bisa program
komputer
SMU Sederajat 3. Mampu berbahasa Inggris
6
4. Pelatihan Customer Service.
5. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
6. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

1. Minimal SLTA atau

Sederajat.
2. Minimal tinggi 160 cm.
Sub Unit Filling SMU sederajat 3. Pelatihan Rekam Medis.
1
4. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
5. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

1. Minimal SLTA atau

Sederajat.
Sub Unit Distribusi 2. Memiliki fisik yang kuat.
SMU sederajat 3. Sehat Jasmani maupun 2
Rohani.
4. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

Jumlah 14

35
 BAB VIII
KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah saha membantu para pekerja agar mengenali

secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan /
iklim bisnis suatu organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan
bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui
dan memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu
melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

PENANGGUNG
HARI MATERI METODE
JAWAB
Orientasi hari pertama : Kepala Bagian Rekam
I (Hari I) 1) Penjelasan status pegawai Penjelasan Medis
dan tata tertib di bagian singkat
Rekam Medis
2) Penjelasan tentang
Pelaporan Pelaporan yang
ada di bagian Rekam Medis
3) Penjelasan Tentang SPO
bagian Rekam Medis.

II Orientasi hari II s.d. III

Hari ke-2 Meliputi : - Kepala Unit Kerja
Sampai 1) Penjelasan tentang sistim Teori dan - Penanggung Jawab
Hari Ke-3 Penyimpan Praktek Ruang Filling
2) Penjelasan Tentang Sistim
Penjajaran
3) Penjelasan Tentang

36
 Rekam Medis Aktif dan
Inaktif.
4) Penjelasan Tentang
Penggunaan Out
Guide,Tracer,dan
Perbedaan Warna
5) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam Medis di
Ruang Penyimpanan.
Penjelasan Tentang Sensus - Kepala Bagian
Hari Ke-4 Harian IRNA Rekam Medis
Sampai I) Penjelasan Tentang - Penanggung Jawab
Ke- 5 Hari Perawatan dan sensus harian
Lama dirawat
II) Penjelasan Tentang
Bed Occupation Ratio
III) Praktek Mengambil
Sensus di Ruangan
IV) Praktek Pengurutan
Sensus Per Jenis
Pelayanan
V) Praktek Menginput
Data Sensus ke
Komputer Dengan
Menggunakan Program
Mic Exell

37
Hari Ke-6 Orientasi Hari Ke-6 Sampai Teori dan Kepala Bagian Rekam
Sampai Hari Ke-7 Meliputi Praktek Medis
Hari ke-7 1) Pengenalan Tentang Petugas Assembling dan
Buku Exspedisi Evaluasi
Pengambilan Dokumen
Rekam Medis Dari
Rawat Inap.
2) Penjelasan Tentang
Pengurutan Dokumen
Rekam
Medis/Assembling
3) Penjelasan Tentang
Evaluasi KLPCM
4) Penjelasan Tentang
Informed Concent
5) Penjelasan Tentang
Laporan KLPCM yang
dilaporkan ke komite
medik.
6) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam
Medik di Ruangan
7) Praktek Assembling
8) Praktek Menginput
Data KLPCM ke
Computer Melalui
Program Micr Excel

38
Hari Ke-8 Teori dan
Sampai 1) Penjelasan Tentang Praktek
Hari Ke-9 Lembar Lembar Yang
Proses Digunakan Dalam
Admission Proses
Admission.Sebelum
Berkas Didistribusikan
Ke Poliklinik
2) Praktek Admission
3) Penjelasan dan Praktek
Tentang Penggunaan
komputer Barcode.
Hari Ke- 1) Penjelasan Tentang Teori dan Kepala Bagian Rekam
10 Sampai Proses Pendaftaran Praktek Medik
Ke-11 Pasien Umum dan Koordinator Pendaftaran
IGD.
2) Penjelasan Tentang
Proses Pendaftaran
Pasien Yang
Menggunakan Jaminan
ASKES SOS dan
MASKIN.
3) Praktek Menaftar
Pasien Umum
4) Praktek Mendaftar
Pasien ASKES
5) Pengenalan
Penggunaan Mesin
EDC ADMEDICA
6) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan

39
Hari Ke- 1) Penjelasan Tentang Praktek Kepala Bagian Rekam
12 Sampai Pendaftaran Pasien dan Teori Medis
Ke-13 Rawat Inap dan Koordinator Pendaftara
Persyaratannya jika
pasien ASKES
2) Penjelasan Tentang
Buku Register Rawat
Inap
3) Praktek Mendaftar
Pasien Rawat Inap
4) Praktek menginput
data Paien Rawat Inap
Melalui Komputer
5) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat Inap
Hari Ke- Umpan Balik dan Evaluasi Post Test Kepala Bagian Rekam
14 dan Medik
Interview

40
 BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

10.1. RAPAT RUTIN INTERNAL.

Rapat Rutin di Bagian Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Hari

Jam : 07:00 s/d

07:30 Tempat : Ruang Bagian Rekam Medis Rekam Medis
Peserta : Seluruh petugas rekam medis

Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi
Rekam Medis.
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).
5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

10.2.RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH MANAJER RAWAT

JALAN.
Rapat Rutin koordinasi dibawah Manajer IRJ diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Hari Kamis
Jam : 13:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Manajer Rawat Jalan
Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian dibawah
koordinasi
Manajer IRJ
Materi :

1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan.

2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi
seputar rawat jalan.

41
 4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

10.3.RAPAT KERJA ANTAR UNIT.

Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.
Jam : 07:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Pertemuan.
Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Manajer,
Wadir dan Direktur.
Materi :

1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.

2. Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.
3. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.
5. Sosialisasi kebijakan baru.

10.4.RAPAT INSIDENTIL.
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Seluruh petugas rekam medis.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

42
 BAB XI
PELAPORAN

11.1. LAPORAN MINGGUAN.

Laporan mingguan terdiri dari :

1. Laporan kunjungan IGD.

2. Laporan kunjungan IRJ.
3. Laporan pelayanan tiap poli.
4. Laporan kunjungan IRNA.
5. Laporan 5 besar asal pasien IGD dan IRJ.
6. Laporan 5 besar morbiditas penyakit IGD, IRJ dan IRNA.
7. Indikator efisiensi IRNA.
8. Laporan kegiatan IKO.

11.2. LAPORAN BULANAN INTERNAL.

Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan Oleh Bagian Administrasi
Rumah Sakit.

11.3. LAPORAN BULANAN EKSTERNAL.

Laporan bulanan eksternal terdiri dari :

1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan Kota Batu.

2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Batu.
3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan Kota Batu.
4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan -
Jakarta.
5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.
6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.
7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.

43
 8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Kota Batu.
9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK)
– Jakarta.
11.4. LAPORAN TAHUNAN INTERNAL.
Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Administrasi Rumah
Sakit.

11.5. LAPORAN TAHUNAN EKSTERNAL.

Laporan tahunan eksternal terdiri dari :
1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan).
2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila
ada perubahan).
3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan).
4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

44
21. RL. 4B. Penyakit Rawat Jalan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
22. Laporan Aplikasi Sarana dan Prasarana Kesehatan (ASPAK) ke
Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan – Kementrian Kesehatan RI
– Jakarta, (bila ada perubahan).
23. Laporan Pelayanan Medis RSUD DR. HARYOTO ke Yayasan Rumah
Sakit Baptis Indonesia (YRSBI) – Jakarta.

45