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 UNIDAD I

Conceptos, Objetivos y
Funciones del Almacén
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Índice Unidad I

Unidad I: Conceptos, Objetivos y Funciones del Almacén

1.1 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................1

1.2 OBJETIVOS ..........................................................................................................................1
1.3 GENERALIDADES..................................................................................................................1
1.4 ORIGEN DE LOS ALMACENES ................................................................................................2
1.5 OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN ..............................................................3
1.6 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN ................................................................................................4
1.7 FUNCIONES DEL ALMACÉN....................................................................................................6
1.8 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN .....................................................................................8
1.9 CLASIFICACIÓN DE ALMACENES............................................................................................9
1.10 RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA ..............................................13
1.11 PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES..............17
1.12 RESUMEN ..........................................................................................................................20
CASO 01: LA COMPAÑÍA VIACHA ................................................................................................20
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UNIDAD I

CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACÉN

1.1 INTRODUCCIÓN

Por muchos años el almacén ha sido considerado como una carga dentro de las
organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad de reducir los costos y hacer que las
empresas sean cada vez más competitivas y de esta forma sobrevivir en el mercado.

En la actualidad, los nuevos métodos y tecnologías han permitido que el almacén no sólo
contribuya a una reducción de los costos sino también sea un medio para alcanzar los
objetivos corporativos, como la pronta atención de pedidos de clientes cada vez más
exigentes, evitar paralizaciones de producción al mantener existencias con costos
mínimos, proteger y conservar en buen estado los materiales dados en custodia y reducir
los costos en sus operaciones rutinarias.

Es importante también que se establezcan políticas y normas que permitan al almacén un

manejo efectivo tanto de procesos y control como de información oportuna.

1.2 OBJETIVOS

Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son:

• Reconocer la importancia del almacén dentro de la organización como un medio para

alcanzar sus fines corporativos.
• Establecer políticas y normas de funcionamiento del almacén que otorguen una
operatividad fluida y bajo control.
• Diferenciar los tipos de mercancías y poder definir, para cada una, el tipo de
almacenaje más apropiado.
• Determinar las áreas de la empresa con las cuales el almacén deba mantener una
constante comunicación y así elaborar los informes de manera oportuna y pertinente.

1.3 GENERALIDADES

En todo negocio y en cualquier empresa (de carácter industrial, comercial o de servicio),

el almacenamiento cumple una función esencial, por cuanto es una actividad que está
tomando un cariz de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y amplio
futuro.

La administración de los suministros y los materiales dentro de cualquier empresa, ya sea

de carácter público, privado o cooperativo, plantea a la administración de la empresa en
general el problema de su optimización.

Dentro de los órganos o elementos que conforman la estructura de una empresa, el

almacén constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al considerársele como el

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depósito donde se guardan las existencias, y donde generalmente se envía personal de

confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la persona designada reúne, además de
las cualidades indicadas, los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que
dentro de la organización, le corresponde cumplir al almacén.

Sin embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del
almacén en el funcionamiento de la empresa y en los casos de productos, es
esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que toda persona al
invertir su dinero espera obtener.

Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de la

logística, sino que su administración y distribución es también de utilidad para los
gerentes de producción, que tiene que ver con operaciones de recepción y embarque; a
los gerentes de compras, responsables de adquisiciones y control de existencias; a los
gerentes de transportes, que tienen a su cargo operaciones relacionadas con depósitos; e
inclusive, son de utilidad a los contadores y auditores, que se ocupan del almacenamiento.

Sólo a partir de la década del 50, se han logrado adelantos significativos en esta nueva
ciencia en nuestro medio, debido a que se ha tenido conciencia de su utilidad y beneficio
para las empresas.

El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnológica en una empresa,

hace necesario el servicio de gente preparada técnica y/o científicamente en el manejo de
almacenes y en la mecánica de su funcionamiento, que se hace más difícil, cuanto mayor
es la responsabilidad económica, generada por el costo o la cantidad de artículos que
tienen que administrar.

1.4 ORIGEN DE LOS ALMACENES

La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios para su
subsistencia, generó la idea desde las primeras épocas, de contar con algún medio o lugar
donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba proveerse. Se puede decir
entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan antigua, como la del hombre
mismo.

Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organización a la cual se pueda
denominar almacén, tendremos que referirnos a las primeras épocas del comercio entre
regiones. Se puede hablar de depósitos organizados, según la lógica y el interés de cada
uno, cuando los comerciantes que transportan de un lugar a otro, bienes para su trueque,
haciendo recorridos extensos y de larga duración, requerían llevar cantidades de cierta
magnitud a fin obtener un beneficio de dicho viaje. Requiere así, de lugares más o menos
protegidos, donde depositar temporalmente los bienes con los cuales comerciaban.

Más adelante, con la llegada de la revolución industrial, las empresas productivas tuvieron
que recurrir al almacenamiento en cantidades adecuadas de insumos, que les permitieran
alcanzar sus metas de producción, introduciéndose también las primeras ideas de
organización en el almacenamiento.

Para llegar a esta conclusión, debemos recordar que “producir” significa contar con
materia prima conveniente, para que, elaborada en la fábrica pueda convertirse en el

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producto, el cual ofrecido o solicitado por el cliente será vendido y dará lugar a una nueva
producción. De esta manera se forma el ciclo que podemos denominar CICLO DE
PRODUCCIÓN, y que comprende los elementos siguientes: materia prima, fábrica,
producto y cliente.

Es este ciclo el que da origen a la concepción moderna de almacenes en razón de que:

• Nunca se podrá contar con la materia prima en el momento preciso y en cantidad

suficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano
cuando se le necesite (almacenes industriales).

• Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo

adquiera apenas se termine su fabricación, sino, que es necesario guardarlo,
después de elaborado y mientras es adquirido (almacenes comerciales)

En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayoría de los bienes materiales

que requería una empresa y la existencia de un dinero barato, hizo que las primeras
técnicas concebidas con el objeto de racionalizar, fueran abandonándose, hasta que los
almacenes llegan a constituir lugares en los cuales se acumulaban tanto las cosas útiles,
como aquellos que habían ido quedando obsoletas o discontinuas.

De otra parte, se conoce que existen factores, tales como la demanda, la escasez, la
obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las
organizaciones, a abastecer de materias primas o de productos, en cantidades suficientes
para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen un adecuado almacenamiento.

En nuestro medio, esta situación de abandono se ha mantenido hasta después de la

década de los sesenta. En cambio en países desarrollados ya se habían creado métodos,
técnicas y recursos, que habían hecho evolucionar considerablemente la teoría y la
práctica de la gestión de inventarios al punto que existen empresas, cuyos almacenes
resultan relativamente pequeños, sin que produzca dificultades en el abastecimiento, y al
punto también, de crearse y aparecer empresas encargadas de dar asesoramiento y
servicio de almacenamiento.

Recién en nuestro medio, las técnicas modernas se están asimilando y adaptando, y lo

que es más importante, la conciencia de racionalización de los recursos materiales ha sido
forzosamente puesta en evidencia por el alto costo del dinero y por las dificultades para
obtener determinados materiales importados. La falta de seriedad y competencia de
algunos proveedores locales, ha hecho más difícil la gestión de materiales en la empresa.
Esta situación, constituye un reto a la creatividad, capacitación y dedicación de las
personas que laboran en el área de abastecimiento.

1.5 OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para

lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto
ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de
agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar
sus funciones a las de ventas, compras, producción y distribución.

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Por lo tanto, se desprende cómo es lógico, que el objeto de los almacenes, consiste en
permitir a la empresa, contar permanentemente con los recursos materiales que ella
requiere para el desarrollo normal de sus actividades y la consecución de sus metas.

También se da al almacén la altura que debe tener dentro de la organización en la

selección de su personal: desde el puesto ejecutivo o de control de inventarios, hasta el
último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas
adecuadas de su área, división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo
de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente,
los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento
económico y eficiente. Con todo esto debe partir la definición y establecimiento de
objetivos y políticas.

Definición de almacén

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una

empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.

Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una empresa de producción, cuya

maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo;
para lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y organizados para satisfacer
eficientemente sus requerimientos. Esta fábrica puede tener procesos parciales que
transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez deberán ser
almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de producción, que se inicia
con la previsión de insumos y otros materiales y continúa con la adquisición, el
almacenamiento, transformación o fabricación y concluye con la entrega al cliente.

El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para
solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su
acumulación.

Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo, el
que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos que
guarda, sabe dónde se encuentra, quién lo necesita, en qué forma sale, en qué
cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de las
existencias que está obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se pueda
encontrar en su almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo.

Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen las personas y los

métodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de
stock y la acumulación de existencias.

1.6 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto de
vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa:

• Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde

los proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los
clientes esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido,

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convirtiéndose el “periodo de entrega”, en un elemento esencial de la

mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha hecho que se convierta en
frecuente, el planteamiento de ofrecer los clientes, periodos de entrega más
cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos artículos.

• En la economía nacional, el almacenamiento tecnológicamente desarrollado, ha

permitido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la industria
minera del país, por cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los
clientes, y permite también obtener costos unitarios de producción más bajos,
sobre todo cuanto el proceso de producción se realiza en periodos largos.

• Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresas

industriales), o en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas
comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la

cantidad deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el
proceso de producción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar
inclusive, la paralización total o parcial del proceso integral de la producción.

Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que

pagar personal de operadores que no trabajan, pago de energía consumida sin
ser utilizada convenientemente, así como pago por asuntos administrativos que
no se puede paralizar. Y los más importante, se dejará de tener utilidades, por la
ausencia de venta de mercaderías no producidas. Todo esto, por falta de un
conveniente almacenamiento.

• La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos

necesarios en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los
almacenes, que deben marchar coordinadamente con los sistemas de compras y
de inventarios de la empresa. De allí la importancia que tiene para los Gerentes de
Producción y Logística, el tener personal adecuado para el manejo y administración
de los almacenes, permitiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un costo
oculto.

• El almacenaje de materias primas o artículos semi manufacturados o fabricados,

visto en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional
de gran importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías
que por razones estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en
grandes series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en
masa.

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo

objeto es permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de
producción o consumo.

Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience,

generalmente, por el almacén, que constituye el eje o número de las actividades
administrativas – contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y
buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y
simplicidad en sus labores.

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1.7 FUNCIONES DEL ALMACÉN

Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus
actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la
información precisa y comprensible de tales objetivos para orientar sus esfuerzos hacia
ellos y para que pueda delinear las funciones del almacén.

Ejemplos de funciones del almacén:

1. Recibir, para su cuidado y protección, todos los materiales y suministros:

materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y
piezas y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la firma.

2. Proporcionar y suministrar, mediante solicitudes autorizadas, a los

departamentos que los requieren.

3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.

4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias

primas que se almacenen con el fin de terminar su proceso de fabricación
(procesos de maduración).

5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y

manteniendo cada cosa en su lugar, en los lugares destinados según los
sistemas aprobados para clasificación y localización.

6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas,

materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo
de trabajo.

7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad

como su buen estado.

8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo

de tiempo y costo posible.

9. Llevar registros al día de sus existencias.

La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios

factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de
centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo,
para proporcionar un servicio eficiente, cada almacén debe organizarse de acuerdo a las
necesidades de cada empresa. Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:

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1. Recepción de materiales en el almacén: Se contrastan las órdenes de compra

contra las guías de remisión.

2. Registro de entradas y salidas del almacén: las entradas del material se realizan
de acuerdo a la organización del sistema de almacenamiento y las salidas
conforme las autorizaciones alcanzadas al almacén.

3. Almacenamiento de materiales: El almacenamiento de lleva a cabo de acuerdo a

los tipos de bienes (perecibles, de volumen, frágiles, congelados, etc.).

4. Mantenimiento de materiales y del almacén: Acciones de limpieza y cuidado de

acuerdo al tipo de material y la especificación de planta o fábrica.

5. Despacho de materiales: Conforme los programas de despacho.

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de

contabilidad. Es necesario coordinar con Contabilidad el tipo de material(
Materias primas, productos en proceso, repuestos, etc) y con control de
inventario las disponibilidades (deterioros separaciones, etc).

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1.8 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger

y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para
la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a
las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de

entrada y salida, o sea una alta rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del
producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de
existencia con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible por operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe encontrarse bajo la

responsabilidad de un sola personal de cada almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones específicas, hasta

donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y
de ayuda en el control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas
bajo control.

4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.

5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los

movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y
control de producción de las existencias.

6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre

común y conocido de compras, control de inventarios y producción.

7. La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

8. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e

identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura
que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse.
Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro
y control de las existencias.

9. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al

almacén.

10. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación

autorizada según un sistema establecido.

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11. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté
asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o al
departamento de control de almacenes.

12. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá
disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con
una inversión mínima adicional.

14. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

15. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de
operación.

1.9 CLASIFICACIÓN DE ALMACENES

La clasificación es la siguiente:

a. Por el tipo de mercancía que guardan.

b. Por el tipo de cobertura.

A) POR EL TIPO DE MERCANCÍA QUE GUARDAN

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede

ser la siguiente:

ƒ Materias primas y partes componentes.

ƒ Materiales auxiliares.
ƒ Productos en proceso.
ƒ Productos terminados.
ƒ Herramientas.
ƒ Refacciones.
ƒ Materiales de desperdicio.
ƒ Materiales obsoletos.
ƒ Devoluciones.

Almacén de materias primas

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de

materias primas o partes componentes, a los departamentos de
producción.

Normalmente requiere tener tres secciones:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.

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Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del almacén o bien fuera
de él.

Un almacén central de materias primas puede tener uno o varios sub-almacenes

en una planta, según las necesidades del departamento de producción, o bien,
localizados en varias plantas de un mismo negocio.

Almacén de materiales auxiliares

Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que
no son componentes de un producto, pero que se requieren para fabricarlo,
envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricación de una mercancía se
emplean:

ƒ Lubricantes.
ƒ Grasa.
ƒ Combustible.
ƒ Trapos, etc.

Y para envasarlo y empacarlo:

ƒ Etiquetas.
ƒ Frascos.
ƒ Envases de cartón.
ƒ Papel.
ƒ Material de empaque, etc.

Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las
necesidades de la organización no necesiten una instalación aparte.

La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e

información a:

ƒ Los departamentos de producción.

ƒ La sección de empaque.
ƒ Departamento administrativo para el control contable y de reabastecimiento.

Almacén de materiales en proceso

Si los materiales en proceso o artículos semiterminados son guardados bajo

custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede
decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o
varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación.

Almacén de productos terminados

El almacén de productos terminados presta servicio a los departamentos de

ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar
los pedidos de los clientes.

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Almacén de herramientas y equipo

Un almacén de herramientas y equipo, bajo custodia de un encargado

especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el control de
esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de
herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales
como brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc.

Almacén de refacciones

Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de

manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de
refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los demás
almacenes.

Almacén de material de desperdicio

Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control

de calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por
separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de
control de calidad.

Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta

directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de
control.

Almacén de materiales obsoletos

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la

programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por
descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad.

La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias
primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para lo que sí es el consumo actual.

Almacén de devoluciones

Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos

para reproceso, desperdicio y entrada al almacén.

B) POR SU COBERTURA

El tipo almacenamiento por su cobertura, está determinado esencialmente por

las características de los artículos que se van a almacenar y/o por la manera
cómo se encuentran envasados o embalados.

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Según esto pueden ser:

• Almacenes cubiertos (o cerrados).

• Almacenes abiertos (o descubiertos), y
• Cobertizos.

Almacenes cubiertos o cerrados

El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo

(aligerado, con eternit, canalones, etc.), en locales con muros, especialmente
construidos o adaptados para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados
en forma conveniente, se les adiciona otras instalaciones complementarias para
asegurar su buen funcionamiento.

Es el tipo de almacenamiento más usado, para propósitos de carácter general.

Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de
acondicionamiento ad–hoc, para que puedan funcionar almacenes refrigerados,
inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la conservación de
materiales o artículos que determinarían su deterioro de no contar con esas
condiciones especiales.

(a) El área útil de almacenamiento cubierto, es el área determinada por las

dimensiones interiores de la construcción.

(b) Es área total de almacenamiento cubierto, es el área de terreno necesario

para locales de almacenamiento, espaciados a distancias mínimas,
incluyendo todas las áreas operativas (camino de acceso, área de
estacionamiento, etc.)

Almacenes cubiertos o descubiertos

El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una

superficie adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningún tipo de
construcciones. Su perímetro para efectos de seguridad, puede estar constituido
por muros de material noble, o por cercos de alambre, madera u otro tipo.

En estos almacenes se depositan generalmente materiales que no son afectados

por el medio ambiente o cuyo embalaje le da protección del aire, sol, lluvia y
que en otras situaciones, podrían deteriorar el artículo o materia prima
almacenada.

De acuerdo con los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie, en

algunas ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no mejorados, es
decir en estado natural; en otras ocasiones se efectúan trabajos de semi –
mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material para evitar el polvo, etc.); y
por último pueden hacerse trabajos de mejoramiento de la superficie, mediante
construcciones de losas de concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los
almacenes abiertos no mejorado, semi mejorado o mejorado.

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(a) El área útil es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire

libre, incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc.

(b) El área total comprende el área neta más un espacio adicional necesario
para cumplir con las reglas de seguridad y ejecución de las operaciones de
almacenamiento.

Cobertizo

Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente mencionados, lo

constituyen los “cobertizos”, también llamados “galpones”, los que se
caracterizan por tener una cobertura, pero sin muros perimétricos. En estos
ambientes se almacenan generalmente artículos que no requieren protección
del aire, de la humedad ni del calor, pero que sí necesitan ser protegidos de la
lluvia, del sol y de la nieve.

1.10 RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

a. Dentro de la empresa

El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte de una división, de

una gerencia, un ente más grande dentro de la organización de la empresa.

El almacén puede formar parte de la Gerencia Logística, de producción, de

Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa
(industrial, comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de éstas.

Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el

cual va a ser utilizado por la organización que lo controle en beneficio de su
propio interés y el de la empresa.

El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la

Gerencia de Logística o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de éstas
existan en la empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta, con otras
dependencias de la empresa.

El Almacén debe informar directamente al más alto funcionario logístico de la

empresa, por ser el encargado de la función de distribución física; y a la vez,
recibe información de Compras, de Tráfico y de otras dependencias de
suministro y de control de materiales.

Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categoría y si el

almacenamiento no tiene el tamaño suficiente, la información debe hacerse al
departamento o división que proporcione sus servicios principales.

(1) Relación con Producción (Ventas)

Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o
producción (industria), son de suma importancia, puesto que son estas
dependencias las que mueven con sus consumos, los artículos que se
encuentran en almacén.

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En ambos casos (producción o ventas), es conveniente llevar a cabo un

planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a
tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y por
consiguiente para la empresa.

El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor

demanda, indicándosele en lo posible:

1. La cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado

tiempo.

2. Los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por que han
sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su
adquisición.

3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos

(embalados o no), y la fecha en que deberán estar en su poder.

Asimismo, el almacén debe dar a conocer a ventas o producción, los datos

referente a las existencias, como por ejemplo, existencias críticas de
algunos artículos, documentación referente a los artículos y que son
enviadas por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace
para entregarlos de los que está pidiendo.

Sin embargo en un almacén ideal se deben contar con esos datos para
simular los volúmenes de inventario que necesitará el área de producción
para fabricar un número determinado de productos y prever el tamaño de
sus inventarios y sus necesidades de reabastecimiento, las áreas de control
de inventarios dependiendo de las empresas dependen de los jefes de
almacén.

(2) Relación con Compras

Como se sabe, Compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere
y que son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar.

Es decir, que Compras procura los artículos o materias primas que el

Almacén debe guardar y por ello sus relaciones se efectúan alrededor de
esos artículos que Almacén solicita para reponer sus existencias.

Por consiguiente, es de gran interés para ambas dependencias, estar

informados del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado,
cantidades económicas, etc., que permitan determinar cómo, cuándo y
cuánto adquirir.

Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son:

a) Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el

consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para
que el precio resulte compatible con el menor costo.

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b) Información sobre existencias disponible, rapidez de consumo,

necesidades futuras, por parte del almacén, para que Compras pueda
fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega en que deben
cumplir los proveedores.

c) Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado,

y en condiciones de compra, para que Almacén anticipe sus solicitudes.

d) Proporcionar registros de las cantidades más económicas de

adquisición, por cada artículo, de manera de determinar con exactitud
el máximo de existencias por obtener y la época de efectuar las
solicitudes, procurando establecer cantidades estándar.

e) Recabar del almacén la autorización de compra, antes de efectuar

cualquier adquisición. Esta autorización, consiste en proporcionar los
datos correspondientes a existencias de artículos en los depósitos o por
llegar, así como los consumos promedios de los meses o años anteriores.

f) Acordar la cantidad y el precio que abarcarán, los compromisos de

adquisición o los contratos futuros que establezca Compras.

g) Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el

volumen de las compras y obtener mejores precios.

h) Planear las adquisiciones en común acuerdo, teniendo en cuenta los

puntos ya mencionados.

Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se proporcionan

mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las
mejores condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando
grandes cantidades de capital.

Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital
destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos y de
esa manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese
capital liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio.

(3) Relación con Contabilidad

La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un
fiscalizador de su funcionamiento. La relación almacén-contaduría es
sumamente estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra
invertido en las existencias que el almacén guarda, de esta manera la
contabilidad es el elemento controlador de ese capital inmovilizado.

El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud

de los registros que lleva, comparándoselos con la realidad, de manera de
evitar pérdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital
invertido.

Para poder determinar si los valores están de acuerdo con las existencias
realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso,

Unidad I Pág. 15
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que el almacén debe proporcionar todos los datos necesarios para que
pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren generalmente a:

(a) Ingresos y salidas efectuadas diariamente.

(b) Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación).
(c) Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
(d) Ajustes que se efectúen.

Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se constatan
con la realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos
fundamentales, para los balances y estados de cuenta, facilitando de esta
manera a los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o
de productos y dirigir y controlar la marcha de sus negocios.

Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la contabilidad, es el

referente a la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es
sumamente esencial, por cuanto sabiendo cuánto ha costado el producto,
se podrá determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la
competencia del mercado, al mismo tiempo que obtener las relaciones de
utilidades para los que invierten su dinero.

Los artículos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se

efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados
de él, en seguros, inventarios, interés de capital invertido, etc., que
constituyen un costo especial, que se denomina “costo de posesión y
almacenaje”, diferente al costo de adquisición de compra. Siendo todos
estos gastos propios del almacenamiento, es lógico que a contabilidad le
interese este aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de allí nace otro
vínculo entre estas dos dependencias.

(4) Otras relaciones internas

A parte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia,
tiene relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene jefes de
subordinados, y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como
las anteriores, en lo referente a informar o recibir información en forma
periódica sobre las necesidades, ocurrencias y labor desarrollada.

Tiene relaciones también con otras dependencias, como por ejemplo:

mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de
calidad, así como con el área de ingeniería.

En conclusión, debemos recordar que una organización que reúne a

diversos elementos con una finalidad común y, que todos los que forman
parte de ella, y el óptimo funcionamiento sólo se logrará por medio de la
coordinación y el planeamiento de manera de prever los tropiezos que se
puedan presentar y hacerles frente en forma conjunta.

b) Fuera de la Empresa

Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no

tienen relaciones directas, pero sí, están tácitamente autorizadas con:

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1. Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en

los procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la
seriedad con que prestan sus servicios, así como de la bondad debe
conocer la seriedad con que se prestan sus servicios, así como de la
bondad de los materiales o artículos que producen y que proporcionan.

2. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo

acostumbran o desean que se remitan los productos que se le envían: debe
conocer los plazos de entrega de los artículos que solicitan, a fin de
atenderlos oportunamente y así mantener la buena imagen de la empresa;
así como para conocer los medios de transporte a emplearse, cantidad a
despacharse, número de vehículos a emplear, etc.

3. Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se

requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente
dispongan de medios necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades
de transporte, medios disponibles, estados de mantenimiento de sus
vehículos, seriedad y garantía que ofrecen, así como la forma y momento
de cargar los vehículos.

4. Con las compañías de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de que
puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o
llegan las cargas a los almacenes y determinar los daños o
disconformidades en los artículos que sido adquiridos o solicitados por la
empresa. De acuerdo con el informe de los ajustadores es que se
procederá a la recepción de las mercancías, para en caso necesario,
proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo.

El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que

se deben hacer llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacén, para así
asegurar una correcta tramitación administrativa y deslindar responsabilidades.

1.11 PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS

ALMACENES

Si hemos de tener un plan de trabajo para logra runa organización óptima de los
almacenes, sugerimos este orden:

1. Asomémonos a los problemas actuales de nuestros almacenes y analicémoslos

para encontrar soluciones prácticas que puedan aplicarse de inmediato y hasta
donde las circunstancias que predominen en la empresa lo permitan. A este
análisis debe seguir un plan general congruente con las actividades de otros
departamentos y con otras funciones de la organización.

Como ejemplo, podemos reconocer los problemas que son más posibles de
encontrar en una gran mayoría de los almacenes:

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a. El espacio es insuficiente.

b. El personal es insuficiente.

c. El personal es incapaz por falta de adiestramiento.

d. Está mal localizado el almacén.

e. Existe una mala distribución de las facilidades y equipos de

almacenamiento.

Deficiente colocación de la mercancía (materiales o productos) que dificulta la

localización rápida para acomodarla o surtir una demanda.
Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado.
Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado, y
Mentes cerradas a la innovación que se oponen al cambio o son muy
conformistas.

2. Consideremos lo ideal, o sea la aplicación de los conceptos y principios básicos

que sobre organización de almacenes estamos tratando, para acercarnos a ello
hasta donde sea posible. Para que la meta que se fije en una nueva
organización del almacén sea realista y posible de alcanzar, es necesario tener
una mente abierta, un deseo de superación y la disposición para dedicarle el
tiempo que requiera su estudio y puesta en marcha.

3. El paso siguiente exige que recabemos datos de manera metódica y sistemática

para conocer con certeza lo siguiente:

a. Las necesidades actuales y futuras de almacenamiento.

b. Los recursos físicos y humanos actualmente disponibles y los que habrán

de necesitarse en el futuro.

c. Los sistemas de abastecimiento y de control interno actuales.

d. Los métodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del almacén.

e. Qué cambios habrá en los productos y sus envases y cuáles son las
necesidades de ventas, esto lo habremos de investigar en el departamento de
ingeniería y en el de programación y control de la producción
respectivamente.

f. Qué área y qué espacio se tiene disponible para el almacén, cómo está
distribuido actualmente. Deben incluirse las áreas de pasillos para
maniobras de estiba, así como los espacios ocupados por oficinas,
escaleras, elevadores, etc. Deben conocerse los planes de la gerencia de
cualquier ampliación, cambio de local o de lugar.

g. Cómo están localizados el almacén y sus áreas de recibo y de despacho en

relación con los andenes y plataformas, y cómo respecto de los centros de
producción de la planta.

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4. Con la anterior recolección de datos, hemos desmenuzado el problema almacén

en sus pequeños detalles; analicemos cada uno de ellos aplicando el
razonamiento lógico de una manera metódica y sistemática.

5. Reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos sistemas para una

mejor distribución de las áreas de recibo, almacenamiento y entrega; para una
mejor distribución de las cargas de trabajo para implantar más eficientes
métodos de trabajo, así como más útiles y sencillos sistemas de control.

6. Nos queda por hacer lo más importante; un buen plan de acción para poner en
práctica las mejoras y un sistema de seguimiento y evaluación de las
transformaciones realizadas.

Hemos de realizar todos y cada uno de los pasos para el plan de trabajo que
acabamos de ver, como sigue:

1. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el problema.

2. Desmenuzar el problema en las partes que lo componen.
3. Analizar cada parte por separado.
4. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o solución.
5. Poner a prueba la solución.

INFORMACIÓN NECESARIA PARA PLANEAR

Antes de planear es necesario tener información acerca de:

• Los artículos que se deben almacenar.

• La disposición de las áreas de recepción, almacenamiento y entrega.

El plan se puede dividir en los siguientes pasos:

• Recolección de datos.

• Solución a la localización del almacén en un nuevo plano de las áreas de la

planta.

• Diseño de medios de almacenamiento y de medios de manejo de materiales.

• Distribución racional de las actividades del almacén y de las labores de su

personal, materiales y los sistemas de información.

La parte importante en el plan de trabajo, en la planeación de un almacén, es

conocer su situación y condiciones actuales, así como las necesidades de
almacenamiento presentes y futuras. No bastaría con hacerle arreglos a lo existente
si el negocio ha de estar en constante desarrollo y crecimiento. Se requiere conocer
lo que se espera almacenar en el futuro.

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1.12 RESUMEN

El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo fijar en el participante la
necesidad de una toma de conciencia sobre la labor del almacén en la empresa y no
identificarlo como un depósito simple de mercancías; sino, todo lo contrario, tiene sus
funciones claramente definidas, contribuye al logro de objetivos corporativos y se debe
considerar principios para su manejo y control.

Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar, definir el tipo de almacén
que se va administrar y ello parte por establecer la mercadería que se va almacenar y ella
puede ser: materia prima, productos terminados, productos en proceso, repuestos,
mercadería devuelta, etc. Identificada la mercadería nos ayudará a diseñar el tipo de
protección que necesitamos darle de ello puede ser que sea un almacén cerrado o un
almacén abierto o simplemente un cobertizo.

Luego de definir el tipo de almacén, necesitamos establecer los vínculos con las demás
áreas de la empresa, esto es, con quienes el almacén mantiene o intercambia
comunicaciones, estas pueden ser dentro o fuera de la empresa y ello dependerá del tipo
de mercancía que guarda.

Finalmente, en esta unidad hemos querido dar las pautas necesarias para llevar a cabo
una planeación de la organización del almacén, a fin de que a partir de este punto, se
pueda abordar el texto bajo el conocimiento de qué es lo que se desea alcanzar como
objetivo de optimización del almacén.

CASO 01: LA COMPAÑÍA VIACHA

La compañía “VIACHA” es una fábrica de cemento. Está ubicada en la localidad de Viacha,

departamento de La Paz – República de Bolivia a 33 km de la ciudad de La Paz.

Esta empresa contaba en 1980 con una capital de 50 millones de dólares. Tiene un
movimiento de 8 000 ítems aproximadamente es sus almacenes, para el mantenimiento
en general de sus diferentes maquinarias de planta, funcionamiento de producción y todo
servicio de las dependencias que forman esta compañía.

El almacén de productos terminados está en un área totalmente separada de los

almacenes mencionados en el párrafo anterior. El mismo que se encuentra a cargo del
Departamento de Ventas.

El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura cubierta y están situados en
diferentes lugares y distantes del Almacén Central. Se tiene hasta cinco almacenes:

a. Almacén central: donde se concentran los repuestos eléctricos y mecánicos.

b. Almacén de carburantes.
c. Almacén de lubricantes y materiales refractarios.
d. Almacén: polvorín de explosivos.
e. Almacén de envases vacíos para productos terminados.

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El encargado y responsable directo de todos estos Almacenes, es el Jefe de Almacén Sr.

José Montalvo Colli, quien es un eficiente empleado, conocedor de la técnica propia de sus
funciones y tiene a su cargo tan sólo 4 personas entre los cuales están 2 de ellos de
avanzada edad (próximos a jubilarse).

Todo este personal, incluyendo el Jefe de Almacén, tiene experiencia en el manejo de

materiales, mas no tienen la debida capacitación para un mayor control en la recepción, el
despacho y almacenamiento y así pueda lograr un mejor funcionamiento.

Esta empresa mueve artículos y materiales de importación: en un 55% importación

directa; 40% productos importados, pero comprados en plaza y un 5% netamente
nacional.

En esta empresa funciona un Sindicato de Trabajadores (obreros y empleados), existiendo

entre ambas partes Pactos Colectivos, uno de los cuales contempla respetar las
promociones de ascensos entre el personal más antiguo.

Asimismo la empresa ha manifestado y demostrado que solamente contratará personal

nuevo, con condiciones de sueldos y salarios mínimos.

En el área donde está situada la empresa “Viacha” no existen centros de capacitación

adecuada sobre Organización y Administración de Almacenes.

Los pocos centros de capacitación se encuentran en La Paz (a 33 km). El personal trabaja

diariamente hasta las 6 p.m. en invierno y verano.

Al efectuar los inventarios y las respectivas conciliaciones, se encuentran muchas

diferencias, de más en unas y de menos en otras.

Usted ha sido nombrado como jefe Logístico de la Fábrica de Cemento VIACHA y la

gravedad de la situación que se le ha hecho conocer, hace que le dé primera prioridad en
la solución de este problema. ¿Cuál sería la solución que usted plantearía a la Dirección de
la empresa? Justifique su recomendación.

FIN DE LA UNIDAD

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