Introduction to Great Plains 8

[Sesi I]

[ Training Internal]

PT. Alamkaca Prabawa Indonesia

[20 April 2016]
Index
 Pengenalan Konsep ERP
 Pengenalan Great Plains 8
 Memulai dan Mengakhiri Great Plains 8
 Bagian-bagian Great Plains 8
 Reporting di Great Plains 8
 Seting Personal
 Tip dan Trik
 Troubleshooting
Pengenalan Konsep ERP
Bagan ERP
Pengenalan ERP
 Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering
disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise
resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa
yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi,
produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Pengenalan ERP
 ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara
umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
 Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-
Commerce, Customer Relationship Management (CRM),
e-Government dan lain-lain.
Pengenalan ERP
Jadi ….
 ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem
informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari
dalam pengelolaan sumber daya perusahaan.
 Sumber daya tersebut meliputi :
 biaya,
 manusia,
 mesin,
 suku cadang,
 waktu,
 material
 kapasitas.
Cakupan ERP
Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu :
 General Logistics
 Sales and Distribution
 Materials Management
 Logistics Execution
 Quality Management
 Plant Maintenance
 Customer Service
 Production Planning and Control
 Project System
 Environment Management
Contoh-contoh ERP
Contoh sistem ERP komersial dan Penggunanya antara lain:
 SAP (Astra International Tbk., PT, Bank Mandiri, Bank Central Asia
Tbk., PT)
 MFGPro (Panasonic Lighting Indonesia, PT Phapros, PT Suzuki
Indomobil)
 Baan
 Oracle,
 IFS (Interaneka, Olimpic, London Sumatera, United Chemical
 Peoplesoft
 JD.Edwards ,
 Compiere
 Dynamic Great Plains, Dynamics Axapta
 dll
Latar Belakang Memilih ERP Yang Tepat
 Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa
menjadi mimpi buruk
 ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak
menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
 Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat,
bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP
menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi
memperbaiki Business Process yang ada
 Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang
didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi
yang efektif
 Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi
business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
 Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan
memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana),
dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal
Faktor Kunci Sukses Implementasi ERP
 Komitmen yang baik dari Seluruh Karyawan dan Manajemen
 Fasilitas yang mendukung
 Bussines Process yang tersusun dengan baik dan terperinci
 SDM yang siap pakai
 Pemilihan Aplikasi ERP yang tepat dan cocok dengan
Bussines Process
 Implementator yang berpengalaman
Faktor Kegagalan Implementasi ERP
 Kurangnya komitmen top management
 Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa
strategi bisnis)
 Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau
terburu-buru memutuskan)
 Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
 Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah
dari para karyawan
 Kesalahan penghitungan waktu implementasi
 Tidak cocoknya software dgn business process
 Kurangnya training dan pembelajaran SDM
 Cacatnya project design , management & komunikasi
Pengenalan ERP Great Plains 8
Pengenalan Great Plains 8
Great Plains 8 product dari Microsoft
Modul yang digunakan alamkaca gunakan:
1. Sales and Distribution
2. Purchase Order
3. Inventory Management
4. Supply Chain Management
5. Accounting and Finance
6. Human Resource
Kebutuhan Sistem Untuk Menjalankan Great Plains 8
Agar berjalan dengan maksimal maka ada bebrapa
persyaratan untuk menjalankan Great Plains 8 sbb:
 Hanya berjalan pada Sistem Operasi Windows
 Secara resmi hanya mensupport Windows versi Windows
XP (Windows 7 bias dengan beberapa tweak)
 Printer tersedia dan aktif
 Processor Pentium Dual Core ke atas dan RAM minimal 2
GB (Windows XP)
Garis Besar Aplikasi Great Plains 8
 Master Data
 Setting atau Setup Company
 Seting atau Setup Masing-masing Modul
 Transaksi
 Reporting -> Smartlist
-> Crystal Report
-> Default Report
Garis Besar Aplikasi Great Plains 8 (2)

 Transaksi di kelompokkan pada menu Transaction ->

Nama Modul (Transaction -> Inventory ->
 Setting atau Setup dikelompokkan pada menu Cards ->
Nama Modul (Cards -> Inventory -> Item
 Reporting
 -> Smartlist -> View -> Smartlist -> Nama Smartlist
 -> Crystal Report -> Nama Reportnya
Memulai dan Mengakhiri Great Plains 8
 Memulai dan Mengakhiri Great Plains 8
 Start menu -> All Programs -> Microsoft Bussiness Solution -> Great Plains -> Great
Plains (Windows XP)

 Start menu -> All Programs -> Microsoft Dynamics -> GP (Windows Vista, 7, 10 dst)

Double klik shortcut / Icon ini

Jangan Yang Ini

Mengakhiri Great Plains 8
1. File -> Exit
2. Klik tanda X di pojok kanan jendela Great Plains

Pastikan Great Plains Tertutup

Sempurna karena kalua tidak
maka session login akan
nyangkut
Bagian-bagian Great Plains 8
Bagian-bagian Great Plains 8
Bagian-bagian Great Plains 8 – Jendela Transaksi

Menyimpan

Menghapus

Mengcopy

Mencetak Ke Printer

Look up List

Membuka jendela baru

Back – Forward Record

Field Wajib
Contoh Master Data

 Master Item (Barang) -> CD30I0144X0072B1 (EVER SILVER

DOUBLE TUFF COATS)
 Master Vendor -> A021 (PT. ARTHA INFOTAMA)
 Master Customer -> AL04 (ANUGRAH KACA)
 Kurs Pajak -> $USD (Dollar Amerika)
 Site -> AK4, PRODUKSI
 BOM (Bill Of Material)
 Item Price List
 Unit Of Measurement (Konversi Satuan)
 Pajak (TAX) -> TAX IN / TAX Out
Setup / Setting

 Item tertentu harus menggunakan Unit Of Measurement

tertentu -> B2,0I0032X0030L1B500 (BOX BESAR LOKAL
2,0X0032X0030 ISI 500) harus menggunakan UofM -> UNIT
 Item Sales tertentu harus menggunakan satuan tertentu ->
CD2, 0I0034X0024U1 (EVER SILVER DOUBLE COAT GREEN *)->
Satuan (UofM) -> LMR dan jenis pajak VAT OUT.
 Customer tertentu harus menggunakan Mata Uang -> IDR
 Item pada Purchase Order menggunakan pajak jenis VAT IN
dan dari Vendor tertentu dengan harga Tertentu.
 Dll
Transaksi - Study Kasus PO Field Wajib

Field Wajib
Field Wajib

Field Wajib

Field Wajib
Transaksi Purchase Order
Agar sukses melakukan transaksi Purchase Order maka :
1. Master data Vendor harus sudah dibuat.
2. Master data Barang (Item) harus sudah dibuat.
3. Master data Kurs harus sudah dibuat.
4. Master data UofM (Satuan/Kemasan) harus sudah dibuat terhadap Item
yang akan ditransaksikan.
5. Seting Item vs Vendor untuk harga tertentu harus sudah didefinisikan.
6. Seting pajak untuk Item dan Vendor yg akan ditransaksikan harus sudah
didefinisikan.
7. Seting Currency yang akan digunakan harus sudah didefinisikan
terhadap vendor yang akan ditransaksikan.
8. Kurs pajak untuk mata uang harus diinput kalua menggunakan satuan
konversi selain mata uang default (Rupiah).
9. dll
History Transaksi Inquiry -> Purchasing -> Purchase Order Documents

1. Documents -> Isi

from dan To
dengan No PO
2. Centang Open
Purchase Orders,
History dan Receipt
3. Klik Redisplay
4. Terlihat PO tsb
sudah ada
pengiriman
5. Klik di doc RCT Klik
Receipt No untuk
menampilkan doc
Receipt nya
History Transaksi (2)- Study Kasus PO
Reporting
Smartlist
 Smartlist adalah sebuah report yang berbentuk list yang
berisi semua data transaksi yang ada di GP
 Smartlist dapat diatur untuk user atau group tertentu saja
pada GP (kecuali smartlist default)
 Smartlist dapat ditambah dan dihapus
 Smartlist dengan kriteria tertentu dapat dijadikan favorit
(bookmark)
 Smartlist dapat menampilkan data dengan operasi > = <
!= mengandung kata tertentu, di mulai dengan kata
tertentu dsb.
 Smartlist dapat di cetak ke printer, export ke Excell, export
ke Word
Smartlist
 View -> Smartlist
Crystal Report
 Crystal Report adalah report yang optional/tambahan
ada di GP
 Harus ada modul Crystal Report
 Harus menggunakan coding tertentu dan aplikasi crystal
report builder untuk menciptakan report berbasis Crystal
Report
 Biasanya konsultan yang melakukan pembuatan report
tersebut atau personil IT dengan otoritas dari konsultan.
 Untuk report tertentu yang kompleks butuh skill yang
tinggi.
 Report Crystal Report dapat di export ke printer, ke Excell
dan Word, PDF.
Crystal Report (2)
 Report -> Inventory -> Listing Inventory Transaction
Crystal Report (3)
Setting Personal
Merubah Password

View -> Shortcut -> User Preferences

 Masukan
password yang
lama.
 Masukan
password yang
baru
 Ulangi lagi
password yang
baru
Setting Printer

File -> Print Setup

Menampilkan Toolbar
View -> Toolbar -> Klik Inventory (yang diinginkan)
Tip dan Trik
Tip dan Trik Great Plains 8
 Apabila ingin melakukan transaksi yang masih belum jelas
atau baru secara bisnis process maka hendaknya dilakukan
pada Server Trial (hubungi IT). Setelah semuanya ok maka
selanjutnya dapat diimplementasikan di server Great Plains 8
production.
 Jangan meninggalkan jendela transaksi di great plains terbuka
tanpa ada aktivitas karena bisa menyebabkan transaksi
corrupt karena kena timeout koneksi ke server Great Plains 8.
 Jangan meninggalkan jendela transaksi di Great Plains 8
terlalu lama ketika sudah input sebagian karena bias terjadi
corrupt koneksi ke server.
 Sebelum istirahat makan siang atau keluar kantor atau pulang
kantor maka ditekankan untuk menutup Great Plains 8
dengan sempurna.
Troubleshooting
Troubleshooting
1. Kalau terjadi proses hang atau Great Plains tidak bisa operasikan maka bisa
distop dengan melakukan operasi sebagai berikut : Tekan tombol Ctrl + Alt +
Del -> tampil jendela Proses -> cari Dynamics.exe lalu klik End maka Great Plains
akan tertutup.

Great Plains menjadi

hang terjadi karena:
1. Koneksi ke server
terputus.
2. Karena salah
mengoperasikan,
salah input atau
salah klik
3. Great Plains
mengunci pada
field yang
dianggap
mandatory
namun user
mengisi dengan
nilai yang salah. Klik
Troubleshooting
2. Apabila mendapati jendela seperti ini maka langsung pilih
User dan klik delete dan akses Great Plains seperti biasa.
Jendela dengan keterangan disamping muncul karena :
Great Plains tertutup tidak dengan sempurna karena : mati listrik, di
close paksa lewat Process (cara no 1 di atas), koneksi ke server terputus.
Troubleshooting

Klik Yes Klik Delete

Klik Ok
 Selesai

Ada pertanyaan ???