CUADERNO DE OBRA: REQUISITO ELEMENTAL DE PROCEDIBILIDAD

PROC EDIBILIDAD
: GUÍA PARA SU BUEN USO
Ing. CIP OSCAR ALEX CHÁVEZ MELGAREJO*

Categoría:[Construcción, Tecnología de materiales y Gerencia de Proyectos].

Categoría:[Construcción,

Palabras clave: [Cuaderno de Obra]

Si el contratista no permite el acceso al Cuaderno de

1. OBJETIVO
El objetivo de la presente ponencia es resaltar y
desarrollar en forma pormenorizada los alcances y las
recetas para el buen uso del CUADERNO DE OBRA,
principal instrumento técnico y legal con el que se
materializa una obra en nuestro país y en el cual
debemos cuidar tres benchs princ
principales
ipales : MONTO,
PLAZO y CALIDAD.
2. CONTENIDO
 Aprestamiento para escribir en el CUADERN
 Aprestamiento CUADERNO O DE
OBRA
Para un buen manejo del Cuaderno de Obra, tanto
residente como supervisor o inspector deben cumplir
con lo siguiente:
Revisar las obligaciones contenidas en su contrato y/o
manual de funciones
f unciones..
Revisar el Expediente Técnico completo: Planos,
especificaciones técnicas, análisis de costos,
presupuesto, relación de insumos, cronogramas,
calendarios, programación PERT-CPM, planes de
trabajo, seguridad y control del impacto ambiental, etc.
Leer el contrato de obra y las Bases integradas.
Visitar el área de trabajo.
Preparar o reajustar un plan general de trabajo.
Completar una lista de chequeo para la obra. El
replanteo es fundamen
f undamental.
tal.
 Asegurar en forma indubitable contar con los recursos
indispensables
indispens ables para ejecutar la obra.
En función de los cronogramas alcanzados elaborar la
programación mensual, semanal y diaria. (Apuntar a
manejar la producción en forma óptima).
Obra al inspector o supervisor, impidiéndole anotar las
ocurrencias, será causal de aplicación de multa del cinco
por mil (5/1000) del monto de la valorización por cada
día de dicho impedimento.
Concluida
Concluid a la obra, el
el original quede en poder de la
Entidad.
COMPLEMENTO AL AL ART. 194º DEL RLCE
Su uso es obligatorio. El Art. 194º del RLCE no precisa
quien debe proporci
proporcionarlo
onarlo pero según “la costumbre” lo
hace el contratista.
Las anotaciones deben numerarse en forma correlativa
y fecharse consecutivamente.
Las anotaciones deben efectuarse claramente.
Cuando se cometa algún error de escritura, de intención
y/o redacción la anotación deberá anularse por quién la
emitió, abriendo de inmediato otra anotación con el
número consecutivo que le corresponda y con la
descripción correcta.
Se debe convenir en que anotaciones cuyo original y
copias aparezcan tachaduras y enmendaduras serán
nulas.
No deberá sobreponerse ni añadir texto alguno a las
anotaciones ni entre reglones, márgenes o cualquier
otro sitio, de requerirse deberá abrirse otra anotación
haciendo referencia a la de origen.
Una vez firmadas las anotaciones, éstas son inviolables,
incluso por quien las emitió.
No se podrá efectuar anotaciones a lápiz.
Cancelar los espacios sobrantes de una hoja al
completar el llenado de la misma.
Una vez firmadas las anotaciones, los interesados
podrán retirar diariamente sus respectivas copias.

CUADERNO DE OBRA SEGÚN EL ART. 194º DEL EL REGLAMENTO NO LO DICE; PERO DEBERÍA
RLCE DECIR: EL CUADERNO DE OBRA DEBE SER
Se abre en la fecha de Entrega de Terreno. LEGALIZADO ANTES DE SU USO.
Debe estar firmado en todas sus páginas por el residente
e inspector o supervisor (No visado como señalaba EN OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA, EL
antes el Reglamento). CUADERNO DE OBRA SI DEBE LEGALIZARSE. VER
El residente y el inspector o supervisor son los únicos  ART. 1º-5-RESO
1º-5-RESOLUCIÓN
LUCIÓN DE CONT
CONTRALORÍA
RALORÍA Nº 195-
autorizados para hacer anotaciones. 88-CG.
Se lleva en original y tres copias desglosables.
Debe permanecer siempre en caseta de obra bajo  ANOTACIÓN DE OCUR
 ANOTACIÓN OCURRENCIAS
RENCIAS SEGÚN ART. 195º
custodia del residente, no pudiendo impedirse
impedirse el acceso DEL RLCE
al mismo.  Anotar hechos
hechos relevantes.
relevantes.
 Al pie de cada
cada anotación
anotación debe firmar
firmar quien la efectuó.
efectuó.
Las solicitudes que se realicen como consecuencia de
las ocurrencias anotadas en el Cuaderno de Obra, se
harán directamente a la Entidad por el contratista o su
representante legal, por medio de comunicación escrita.
Se cierra el Cuaderno de Obra, por el inspector o
supervisor cuando la obra haya sido recibida
definitivamente por la Entidad.
 ADICIÓN DEL EXPOSITOR AL ART. 195º DEL RLCE
Las anotaciones pueden contener eventualmente
aclaraciones mediante esquemas, dibujos, gráficos o
tablas.
Cuando se requiera, se podrá validar oficios, cartas,
certificados, protocolos, etc., refiriéndose al contenido
de los mismos.
Las indicaciones de obra deben anotarse
cronológicamente en el momento mismo en que
suceden, para evitar distorsiones que agravien o
favorezcan a una de las partes.
Si el evento lo amerita, incluso debe consignarse la hora.
Todas las anotaciones deben quedar resueltas o
especificarse donde corresponda que su solución será
posterior, debiendo en este último caso, relacionar la
anotación de respuesta con la que le dio origen.
Todas las instrucciones transmitidas mediante
anotaciones en el Cuaderno de Obra al residente se
considerarán transmitidas al contratista.
Si el Cuaderno de Obra, se extravía o se destruye:
denuncia.
Si el contratista no repone Cuaderno de Obra: Carta
notarial del supervisor o inspector.
CONSULTAS SOBRE OCURRENCIAS EN LAS
OBRAS SEGÚN ART. 196º DEL RLCE
Se formulan en el Cuaderno de Obra y se dirigen al
inspector o supervisor.
Consultas que en opinión del inspector o supervisor: No
requieren opinión del proyectista:
Serán absueltas por el inspector o supervisor: 05 días
naturales.
No absueltas: Contratista consulta a Entidad en 02 días
naturales.
Serán absueltas por Entidad: 05 días naturales.
Consultas que en opinión del inspector o supervisor:
Requieren opinión del proyectista:
El inspector o supervisor eleva a Entidad: 04 días
naturales.
Serán absueltas por Entidad en coordinación con
proyectista: 15 días naturales.
El proyectista no responde, Entidad mediante inspector
o supervisor da instrucciones, sin perjuicio de acciones
que se adopten contra proyectista.
Vencidos los plazos, si proyectista y Entidad no
absuelven consulta, el contratista tiene derecho a
ampliación de plazo. Deberá demostrar que demora
afecta la ruta crítica.
3. ESTRUCTURA DE LAS ANOTACIONES
Número de la anotación (la cual es correlativa para
ambos profesionales).
Fecha de la anotación (día, mes, año).
Identificación de quien formula la anotación (residente,
inspector o supervisor).
Texto u ocurrencia.
En una misma anotación pueden concurrir uno o más
eventos de orden contractual, técnico y/o económico-
financiero.
4. COMO DIRIGIR LAS ANOTACIONES
EL RESIDENTE:
Solicita, informa, comunica, consigna, consulta,
presenta, describe, pide autorización, avisa
cumplimiento, opina, propone, demanda, responde,
expresa disconformidad.
EL SUPERVISOR O INSPECTOR:
Ordena, dispone, coordina, corrige, observa, analiza,
acota, explica, aclara, advierte, avisa, aconseja, sugiere,
propone, opina, aprueba, recomienda, traslada, notifica.
RECOMENDACIÓN PRINCIPAL:
Las anotaciones deben referirse siempre a planos,
especificaciones y demás partes específicas del
expediente de contratación.
5. ANOTACIONES PRINCIPALES
Con un fin estrictamente didáctico agruparemos las
anotaciones en 03 grandes grupos:
 Anotaciones de orden contractual y/o administrativo.
II. Anotaciones de orden técnico.
 Anotaciones de orden económico- administrativo.
5.1 ANOTACIONES DE ORDEN
CONTRACTUAL Y/O ADMINISTRATIVO
 ANOTACI N : ACTA DE ENTREGA DE
TERRENO
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DEL EVENTO
RESPONSABLE: RESIDENTE
Entidad debe comunicar por escrito el día y hora
de este evento.
Evitar efectuar este acto con representante legal
no técnico del contratista.
Cerciorarse que el residente ha sido presentado
por escrito a la Entidad (Art. 183º-RLCE).
Residente debe verificar disponibilidad del
terreno en todos los frentes y anotar sus
observaciones si hubiera lugar.
Se transcribe el Acta.
Este evento es procedente también en obras por
 Administración Directa.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : APERTURA DEL CUADERNO
DE OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE ENTREGA
DE TERRENO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Si no se cumple las formalidades, las
anotaciones efectuadas no surtirán efecto legal
para las partes. Ver art.194º del RLCE.
En obras por Administración Directa, anotar
quien o que documentos autorizan la ejecución
de la obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : FECHAS DE SUSCRIPCIÓN
DEL CONTRATO; ENTREGA EXP. TÉCNICO
COMPLETO; DESIGNACIÓN SUPERVISOR
OPORTUNIDAD: ANOTACIÓN INICIAL
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Es importante para determinar secuencia y
cumplimiento de eventos.
No dejar resquicio de duda respecto a
cumplimiento del art. 184º del RLCE.
Verificar que el Expediente Técnico completo
este suscrito en todas sus partes por el
proyectista y el representante legal del
contratista.
 Anotar documento(s) CON QUE SE APROBÓ
Expediente Técnico.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa.
 ANOTACIÓN : GARANTÍAS Y SEGUROS
PRESENTADOS
OPORTUNIDAD: ANOTACIÓN INICIAL Y
CUANDO OCURRA
RESPONSABLE: RESIDENTE
Para cada garantía anotar concepto, monto,
entidad y Nº de valor, características, fecha de
emisión, fecha de vencimiento. Anotación
extensiva a pólizas de seguro.
Ver artículos 155º, 156º, 158º, 159º, 160º, 161º,
162º, 184º 5), 171º, 172, 186º, 187º, 188º del
RLCE, bases y contrato.
Tipo de Obra: Contrata
 ANOTACIÓN : INICIO DE PLAZO
CONTRACTUAL Y TÉRMINO DEL MISMO *
OPORTUNIDAD: ANOTACIÓN INICIAL
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Lo establece el supervisor o inspector en función
a lo estipulado por el art. 184º del RLCE.
Si el evento que gobierna el plazo es la entrega
del Adelanto Directo, se anotará este suceso en
su momento.
En esta fecha ordenar la presentación de
cronogramas, calendarios y programación
concordantes con fecha de inicio y plazo.
En Administración Directa esta anotación es una
obligación contenida en Art. 1º-5-Resolución de
Contraloría Nº 195-88-CG/Normas que Regulan
las Obras por Administración Directa.
 Asegurase que se ha empleado técnicas de
programación PERT-CPM o MS Project para
efectos de fijar el plazo.
*En Administración Directa se denomina: FECHA
DE INICIO Y TÉRMINO DE LOS TRABAJOS.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : PRESENTACIÓN DE
CRONOGRAMAS, CALENDARIOS Y
PROGRAMACIÓN PERT-CPM
OPORTUNIDAD: AL DÍA SIGUIENTE DE
FIJADO EL INICIO DE PLAZO
RESPONSABLE: RESIDENTE
Deben ser coincidentes con el inicio de plazo de
ejecución contractual definido por el supervisor o
inspector.
Interpretar los artículos 183º y184º del RLCE. En
condiciones normales la ausencia de estos
requisitos puede ser causal de nulidad de
contrato. Supervisor debe regularizarlo a edad
temprana.
En Administración Directa anotar parte
fundamental del calendario valorizado de avance
de acuerdo a plazo de ejecución establecido y
concordante con el Cronograma de
Desembolsos normales elaborado por la
institución.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN: CONTROL DE CRONOGRAMAS
DE EJECUCIÓN Y ADQUISICIÓN DE
MATERIALES. CONTROL DE
PROGRAMACIÓN PERT-CPM
OPORTUNIDAD: POR LO MENOS AL FINAL DE
CADA PERÍODO DE VALORIZACIÓN*
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Chequear siempre el CAO y CAM vigentes.
Cuidar anotar resumen substancial de CAO,
expresado en montos y/o porcentajes.
La Contraloría dice que el plazo de ejecución
contractual se vigila en base a los diagramas
PERT-CPM.
En Administración Directa anotar la parte
principal del Cuadro de Adquisición de Materiales
o Insumos, subrayando las prioridades.
Hacer constar acciones de seguimiento a los
procesos y/o contratos de suministros e insumos.
Siempre actuar con sentido de previsión. Por
ejemplo, si existiera alguna situación de escasez
o desabastecimiento sostenido de materiales
hacerlo constar.
*En Administración Directa preferentemente
quincenal.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : CONTROL DIARIO DE
PERSONAL, INGRESO Y SALIDA DE
MATERIALES, HORAS DE TRABAJO DE
MAQUINARIA Y EQUIPO
OPORTUNIDAD: DIARIO
RESPONSABLE: RESIDENTE
 Anotar los jornales diarios y en que trabajo el
personal obrero. También la cantidad de
materiales utilizados diariamente.
Por cada unidad colocar el consolidado de horas-
máquina, siendo indispensable el parte diario.
Es una anotación obligatoria según Resolución
de Contraloría Nº 195-88-CG.
Tipo de Obra: Administración Directa
 ANOTACIÓN : AUTORIZACIONES,
PERMISOS, SERVIDUMBRES
OPORTUNIDAD: CUANDO SEA PERTINENTE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Estos eventos deben procurarse antes del inicio
de obra. Ver Bases y contrato.
Si existieran interferencias y/o limitaciones en
uso u explotación de canteras, anotar su
ocurrencia.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : ATRASOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRA
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
En caso de retraso injustificado, cuando el monto
de la valorización acumulada a una fecha
determinada sea menor al 80% del monto de la
valorización acumulada programada, el
supervisor ordenará calendario acelerado dentro
de los 7 días siguientes.
Falta de presentación de este cronograma
puede ser causal de intervención económica o
resolución de contrato.
Si se incumple el calendario acelerado
presentado (valorización acumulada ejecutada
menor al 80% del monto de valorización
acumulada programada), el supervisor anotará el
evento en el Cuaderno de Obra y la Entidad
decidirá intervención económica o resolución de
contrato, no siendo necesario apercibimiento
alguno al contratista. Ver Art. 205º del RLCE.
En Administración Directa, describir con sustento
técnico la causal del atraso.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN: ATRASOS Y PARALIZACIONES
ORDENADAS POR ENTIDAD
CONTRATANTE. IMPREVISTOS Y HECHOS
FORTUITOS O DE FUERZA MAYOR
OPORTUNIDAD: AL MOMENTO QUE ESTOS
OCURRAN
RESPONSABLE: EN PRIMERA OPCIÓN
RESIDENTE
 Analizar y si corresponde señalar que evento
afecta ruta crítica. En caso de lluvias anotar los
registros de estación pluviométrica más cercana.
Procurar que supervisor o inspector confirmen
eventos que afectan la ruta crítica.
Fechas de paralización y reinicio de obra deben
quedar plenamente establecidas en Cuaderno
de Obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : PETICIONES DE AMPLIACI N
DE PLAZO
OPORTUNIDAD: CUANDO SE REQUIERA
RESPONSABLE: RESIDENTE/INSPECTOR*
Seguir los artículos 200º y 201º del RLCE,
cuando la causal modifique el CAO.
Solicitud debe hacerse antes del vencimiento del
plazo de ejecución vigente.
Obliga a uso intensivo del Cuaderno de Obra. El
contratista debe anotar desde inicio y durante la
ocurrencia de causal, las circunstancias que a su
criterio ameritan ampliación de plazo. La demora
debe afectar la ruta crítica y el plazo resultar
necesario para culminar la obra.
En Administración Directa la ampliación de plazo
por no transferencia de fondos, es imputable a la
Entidad, no al residente.
*En Administración Directa.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : OPINI N SOBRE PETICI N
DE AMPLIACIÓN DE PLAZO
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Dentro de los 7 días siguientes, emitirá informe
expresando opinión. Ver Art. 201º del RLCE.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : RESOLUCI N SOBRE
 AMPLIACIÓN DE PLAZO
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE EMISIÓN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
La Entidad tiene un plazo máximo de 14 días
contados desde el día siguiente de recepcionado
el informe de supervisión y notifica su decisión al
contratista.
De no emitir pronunciamiento alguno dentro del
plazo señalado, se considerará ampliado el
plazo.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : PRESENTACI N DE CAO
 ACTUALIZADO Y PROGRAMACIÓN PERT-
CPM
OPORTUNIDAD: AL DÍA SIGUIENTE DE
 APROBADA AMPLIACIÓN
RESPONSABLE: RESIDENTE
El plazo de presentación no excederá de 10 días
contados a partir del día siguiente de la fecha de
notificación al contratista de la resolución que
aprueba ampliación de plazo.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : REVISI N Y TR MITE DE
CALENDARIO ACTUALIZADO
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
De ser pertinente, el supervisor o inspector
efectúa los reajustes concordados con el
residente, en un plazo máximo de 7 días
contados a partir de la recepción del nuevo
calendario presentado por el contratista.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : FECHA DE APROBACIÓN DE
NUEVO CALENDARIO POR LA ENTIDAD Y
NUEVA FECHA DE TÉRMINO
CONTRACTUAL*
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
La Entidad dispone de 7 días para pronunciarse
sobre el nuevo calendario. De no pronunciarse la
Entidad en el plazo señalado se tendrá por
aprobado el calendario elevado por el supervisor
o inspector.
En armonía con la resolución respectiva es
indispensable precisar a partir de cuándo rige la
nueva fecha de término contractual.
*En Administración Directa se dice: Nueva fecha
de término de obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : INCUMPLIMIENTO DE
CONTRATO Y PENALIDADES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Siempre vigilar las obligaciones contractuales y
el Expediente Técnico suscrito.
Revisar el Título III-Ejecución Contractual -
Capítulo III-Incumplimiento de Contrato del
RLCE.
 Anotar incremento de costos por efecto de multa,
mayores costos de supervisión y otras
penalidades.
En general, dejar constancia de todo
acontecimiento no regular en obra.
Tipo de Obra: Contrata
 ANOTACIÓN : FECHA DE CULMINACIÓN
REAL DE OBRA
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Este evento lo vigila y determina el supervisor o
el inspector de obra y lo anota.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : SOLICITUD DE RECEPCIÓN
DE OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE
CULMINACIÓN
RESPONSABLE: RESIDENTE
Ver Art. 210º del RLCE. Antes verificar el pleno
cumplimiento de sus obligaciones contractuales
y el levantamiento de todas las observaciones
que pudiera haber realizado el supervisor o
inspector.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : OBSERVACIONES O PASE A
RECEPCIÓN DE OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE
VERIFICACIÓN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Supervisor o inspector, en un plazo no mayor de
5 días posteriores a la anotación señalada,
informa a la Entidad, ratificando o no lo
comunicado por el residente.
Esta es la última oportunidad en que supervisor
o residente pueden formular observaciones.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : OBSERVACIONES
OCURRIDAS DURANTE EL ACTO DE
RECEPCIÓN
OPORTUNIDAD: EL DÍA DEL EVENTO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
En esta anotación indicarse el plazo otorgado
para la subsanación, definiéndose la nueva fecha
para la recepción de obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : LEVANTAMIENTO DE
OBSERVACIONES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: RESIDENTE
El contratista comunica este cumplimiento por
Cuaderno de Obra, solicitando nuevamente
recepción de obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : VERIFICACIÓN DE
LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
La subsanación de observaciones verifica el
supervisor o inspector e informa a la Entidad, en
el plazo de 3 días siguientes a la anotación
respectiva.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : ACTA DE RECEPCIÓN
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Se da cuenta del evento. Si antes hubo
observaciones se dejará testimonio de la
subsanación.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACI N : MATERIALES SOBRANTES
OPORTUNIDAD: PREFERENTEMENTE AL
MOMENTO DE RECEPCIÓN
RESPONSABLE: RESIDENTE
Se recomienda elaborar un acta con listado
específico y luego llevarlo a Cuaderno de Obra.
Tipo de Obra: Administración Directa
  ANOTACI N : CIERRE DEL CUADERNO DE
OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DEL EVENTO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Según el Art. 195º del RLCE el Cuaderno de
Obra lo cierra el supervisor o inspector cuando la  
obra ha sido recibida definitivamente por la
Entidad.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
5.2 ANOTACI ONES DE ORDEN TÉCNICO
 ANOTACIÓN : SOLICITUD DE APROBACIÓN
DE TRAZO Y REPLANTEO
OPORTUNIDAD: CUANDO SE TIENE LISTA LA
PARTIDA
RESPONSABLE: RESIDENTE
Referirse al evento anotando detalles, como la
ubicación de BM’s, cotas y niveles, vértices,
poligonal del terreno, etc.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 
 ANOTACIÓN : APROBACIÓN DE TRAZO Y
REPLANTEO
OPORTUNIDAD: CUANDO LO SOLICITA EL
CONTRATISTA
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
El trazo y replanteo, debe expresarse
fundamentalmente en los planos
correspondientes.
En muchos casos esta aprobación no será única
y definitiva. Mucho dependerá del tipo y
envergadura de la obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa  
 ANOTACIÓN : RECURSOS DE EJECUCIÓN
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: RESIDENTE
 Anotar cuando corresponda mano de obra,
ingreso de materiales, ingreso de maquinaria y
equipo concurrentes en la obra.
Esto ayuda como argumento para un eventual
reclamo a la Entidad por plazo, etc.
Tipo de Obra: Contrata
 ANOTACIÓN : IMPLEMENTACIÓN DE  
PROGRAMA AMBIENTAL, SEGURIDAD Y
SALUD
OPORTUNIDAD: EN INICIO DE OBRA
RESPONSABLE: RESIDENTE
Es una obligación del contratista y una
responsabilidad del residente materializar estas
medidas sin esperar orden de control.
Hacer constar implementación de uso obligatorio
de EPPs.
Identificar riesgos críticos en obra y anotarlos.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 
 ANOTACI N : CONSULTAS SOBRE
PROYECTO, MODIFICACIONES, VARIANTES
Y PROCEDIMIENTO CONSTRUCTIVO
OPORTUNIDAD: PERMANENTE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Antes de pasar de una etapa a otra en el
procedimiento constructivo solicitar conformidad
del supervisor o inspector.
Excepcionalmente y sólo en caso de ser
necesaria una acción para superar algún evento
extraordinario, imprevisible e irresistible derivado
de caso fortuito o de fuerza mayor y, siempre que
no sea posible obtener la autorización del
supervisor o inspector, el residente podrá
adoptar las medidas indispensables, dando
cuenta por escrito a la Entidad, y anotándolas en
el Cuaderno de Obra. Ver Arts. 195º, 196º, 200º,
201º y 205º del RLCE.
No hay consultas vía carta. En todo caso se
transcribe la carta y vale desde el día en que se
hizo la anotación.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
ANOTACIÓN : RESPUESTA A CONSULTAS,
MODIFICACIONES, VARIANTES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRAN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Supervisor o inspector deben absolver y/o
gestionar consultas dentro de los plazos
establecidos. No descuidar los Arts. 195º, 196º,
200º, 201º y 205º del RLCE.
Si supervisor no responde consulta no esencial,
la Entidad debe accionar.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
ANOTACIÓN : ORDEN PARA EFECTUAR
CONTROLES DE CALIDAD
OPORTUNIDAD: SEGÚN SECUENCIA DE
PROCEDIMIENTO CONSTRUCTIVO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Las órdenes deben efectuarse con la debida
anticipación.
Ver y anotar en que parte del Expediente Técnico
se ha previsto los ensayos y pruebas de control
de calidad.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
ANOTACIÓN : CUMPLIMIENTO DE
CONTROLES DE CALIDAD
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Recordar que un buen residente no espera la
orden del supervisor para efectuar los controles
de calidad. Los comunica y los coordina con
anticipación.
Se anota con detalle la ocurrencia de los
controles de calidad y los documentos que lo
sustentan.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
ANOTACIÓN : IRREGULARIDADES
 OPORTUNIDAD: CUANDO SE PRODUCEN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Se entenderá como irregularidad la que se
presenta por un mal procedimiento constructivo,
alteración o cambios del orden establecido en el
procedimiento, incumplimiento de la normativa,
equipos inadecuados para la ejecución de las
partidas, el no dar seguimiento a cada una de las
etapas en forma ordenada tal como manda el
proyecto, problemas de acabados, etc.
Cuando estas irregularidades se corrigen debe
anotarse su ocurrencia en Cuaderno de Obra y si
no se corrigen avisar por escrito a la Entidad.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : MATERIALES RECHAZADOS
Y RETIRO DE SUB CONTRATISTAS O
TRABAJADORES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Consignar materiales que hayan sido
rechazados por mala calidad o incumplimiento de
Especificaciones Técnicas.
El retiro de sub contratistas o trabajadores puede
darse por incapacidad o incorrecciones de los
mismos.
El Art. 193º del RLCE respalda esta facultad.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : MEDIDAS DE EMERGENCIA
OPORTUNIDAD: EN SU OPORTUNIDAD
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Es potestativo de la supervisión o inspección. El
 Art. 193º del RLCE respalda esta facultad.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
5.3 ANOTACIONES DE ORDEN ECONÓMICO-
FINANCIERO
 ANOTACIÓN : SOLICITUD DE ADELANTOS
OPORTUNIDAD: SEGÚN LO INDICADO POR
LAS BASES
RESPONSABLE: RESIDENTE
Según lo que estipulan las Bases, quien lo
solicita debe ser el representante legal. Carta
Fianza reconocida por SBS. El adelanto debe
solicitarse con sustento técnico.
Ver Arts. 162º, 186º y 188º del RLCE.
El residente da cuenta de su ocurrencia en
Cuaderno de Obra.
Tipo de Obra: Contrata
 ANOTACIÓN : REVISIÓN Y TRÁMITE DE
 ADELANTOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRA
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Comprobar los plazos establecidos en las Bases
para solicitar y entregar adelantos.
Verificar quien solicita el adelanto,
características de la carta fianza y sustento del
adelanto solicitado.
Recordar que no procede tramitar adelantos de
materiales cuando solicitud sea realizada con
posterioridad a las fechas señaladas en el
Calendario de Adquisición de Materiales.
En Cuaderno de Obra se deja constancia de la
revisión y trámite respectivo.
Tipo de Obra: Contrata
 ANOTACIÓN : FECHA DE PAGO DE
 ADELANTOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Manda lo establecido en las Bases y el contrato.
 Anotación debe corresponder a la fecha en que
Entidad emite cheque y simultáneamente avisa
al contratista.
 Avisar a la Entidad cualquier posible demora.
Tipo de Obra: Contrata
 ANOTACIÓN : ENTREGA DE
DESEMBOLSOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: INSPECTOR
Es una cuestión indispensable dar cuenta de
este suceso para deslindar responsabilidad.
Tipo de Obra: Administración Directa
 ANOTACIÓN : METRADO PARA
ELABORACIÓN DE VALORIZACIONES
OPORTUNIDAD: ÚLTIMO DÍA DE CADA MES
RESPONSABLE: RESIDENTE
La planilla debe consignar los metrados según
partida específica y respetando el orden del
presupuesto (s).
 Alternativa: Puede solicitarse y hacer constar en
Cuaderno de Obra la validación de planilla digital.
Recordar que el plazo máximo para la
aprobación de valorizaciones y su remisión a la
Entidad para períodos mensuales es de 05 días,
contados a partir del primer día hábil del mes
siguiente de la valorización respectiva. Rige el
 Art. 197º del RLCE.
En Administración Directa, se recomienda
anotar junto al metrado del mes los metrados
acumulados y el saldo por ejecutar.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 ANOTACIÓN : DISCREPANCIAS RESPECTO
DE VALORIZACIONES O METRADOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: CUALQUIERA DE LAS
PARTES
Rige el Art. 199º del RLCE y se resolverán en la
liquidación del contrato.
Tipo de Obra: Contrata
 RESPONSABLE: SUPERVISOR O
 ANOTACIÓN : NO PAGO DE ADELANTOS Y INSPECTOR
VALORIZACIONES Comunicar a la Entidad sobre la necesidad de
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE elaborar el Expediente Técnico de la prestación
RESPONSABLE: RESIDENTE adicional de obra.
En atención a los plazos, se hace la anotación No olvidar tipificar la causal de adicional de obra:
correspondiente para los fines consiguientes.  Actos administrativos para subsanar 
Sobre no pagos: Contratista debe ir a Deficiencias de Expediente Técnico
conciliación o arbitraje. Ver Art. 212º-3er Párrafo Hechos imprevisibles y hechos fortuitos o de
del RLCE. fuerza mayor 
Tipo de Obra: Contrata Cuidar parte técnica, legal y presupuestaria.
Es necesaria la opinión del proyectista.
 ANOTACI N : AVISO DE RENOVACI N,
VENCIMIENTO Y/O LIBERACI N DE CARTA *Según la CG en Administración Directa los
FIANZA Y SEGUROS adicionales, mayores metrados y deductivos se
OPORTUNIDAD: -ANTES DE denominan MODIFICACIONES AL
-LIBERACI N CUANDO PRESUPUESTO.
SOLICITA CONTRATISTA Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Ver Bases y contrato. La garantía de Fiel  ANOTACI N : HACER CONSTAR
Cumplimiento tiene que estar vigente hasta la RESOLUCIÓN QUE AUTORIZA EJECUCIÓN
aprobación de la liquidación. DE ADICIONAL, MAYORES METRADOS Y
La garantía de adelanto de Materiales debe estar DEDUCTIVOS
vigente hasta la utilización de los materiales a MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO*
satisfacción de la Entidad. OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
La garantía de Adelanto Directo vigente hasta su RESPONSABLE: SUPERVISOR O
amortización total INSPECTOR
Tipo de Obra: Contrata  ADICIONAL ˂  o = 15% MONTO DEL
CONTRATO⇒ ENTIDAD AUTORIZA
 ANOTACIÓN : FECHA DE OCURRENCIA Y/O  ADICIONAL > 15% MONTO DEL
INICIO DE TRÁMITE PARA ADICIONALES, CONTRATO⇒CONTRALORÍA AUTORIZA
MAYORES METRADOS Y DEDUCTIVOS No ejecutar obra adicional mientras no se tenga
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO* autorización.
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE La demora de Entidad en emitir resolución que
RESPONSABLE: RESIDENTE Y SUPERVISOR autoriza obras adicionales da lugar a ampliación
O INSPECTOR de plazo.
Si adicional conlleva modificación del CAO, pedir Cuando se aprueba adicional el contratista está
ampliación de plazo. obligado a ampliar monto de garantía de Fiel
Los deductivos mayormente los determina el Cumplimiento.
supervisor o inspector. Ver plazos en Art. 207º y
208º del RLCE. *Según la CG en Administración Directa los
 Anotar la necesidad de trabajos adicionales y si adicionales, mayores metrados y deductivos se
estos son indispensables para cumplir con la denominan MODIFICACIONES AL
finalidad del contrato. PRESUPUESTO.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
*Según la CG en Administración Directa los
adicionales, mayores metrados y deductivos se  ANOTACIÓN : METRADOS FINALES DE
denominan MODIFICACIONES AL OBRA
PRESUPUESTO. OPORTUNIDAD: AL TÉRMINO DEL PLAZO DE
Si modificación al presupuesto conlleva EJECUCIÓN VIGENTE
modificación de CAO pedir ampliación de plazo. RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
En Administración Directa no hay topes para Listar y/o anexar la planilla resumen de metrados
modificación al presupuesto. correspondiente.
Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa En Administración Directa se recomienda anotar
o anexar también la Valorización Desagregada
 ANOTACI N : FECHA EN QUE  Acumulada Final.
SUPERVISOR EMITE OPINI N Y DA TR MITE Tipo de Obra: Contrata y Administración Directa
 A ADICIONALES, MAYORES METRADOS Y
DEDUCTIVOS 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO*
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
 -Con la presentación y comentario de eventos y/o
anotaciones antes expuestos queda corroborado que el
Cuaderno de Obra es el medio de comunicación
esencial e imprescindible entre las partes que suscriben
un contrato de obra y lo ejecutan.
-Un Cuaderno de Obra que contenga toda la información
descrita en el ítem precedente, además de cumplir con
las formalidades legales, evitará discusiones y conflictos
que precisamente tiene su origen en diferentes
situaciones e interpretaciones de hechos no
documentados.
-Las anotaciones en Cuaderno de Obra deben estar bien
fundamentadas. Como prescribe el artículo 195º del
RLCE solo deben anotarse hechos relevantes. Un
nutrido listado de hechos relevantes los acabamos de
presentar en esta ponencia.
-Tanto o más importante que anotar en Cuaderno de
Obra las peticiones de plazo y variaciones en costos,
está el asentar la CALIDAD DE LA OBRA, dando cuenta
pormenorizada de los ensayos y pruebas respectivas.
-El Cuaderno de Obra es un documento de llenado
continuo y al mismo tiempo que la ejecución de los
trabajos. En términos sencillos “es la crónica de la obra”
que permite ver si el contratista está cumpliendo con las
estipulaciones de plazo, tiempo y calidad. A su vez, le
permite a la Entidad comprobar si el inspector o
supervisor está cumpliendo con su función de control.
-El Cuaderno de Obra es el instrumento mediante el cual
tanto el residente como el supervisor o inspector
 justifican su actuación en la tarea de conjunto que
demanda una obra de ingeniería. Vale recalcar, es el
único documento legal con el cual los profesionales
involucrados deslindamos responsabilidades.

NOTA
 Al momento de presentarse la ponencia aún no se ha
aprobado el reglamento de la Ley Nº 30225, por eso
solo hacemos alusión al reglamento vigente.

7. BIBLIOGRAFÍA
-Ley de Contrataciones del Estado 2008-DL Nº 1017.
-Ley Nº 29873 que Modifica DL Nº 1017.
-Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado DS
Nº 184-2008-EF.
-DS Nº 138-2012-EF que Modifica el DS Nº 184-2008-
EF.
-Proyecto de Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, aprobada por Ley Nº 30225.
-Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG/Normas que
regulan la ejecución de Obras por Administración
Directa.
-Interventoría de Proyectos y Obras. Julio César
Sánchez Henao. Universidad Nacional de Colombia.
Medellín, 2010.
-La Supervisión de Obra. Rómel G. Solís Carcaño.
México, 2004.
-113 Cuadernos de Obra manejados por el autor de la
ponencia.