AP9-AA3-Ev1-Creación de los manuales del Sistema de

Información

SOFTWARE AND SERVICES

MECANISMO DE CONTRTOL
CENTRO EDUCATIVO

William Ramon Florez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Mataeriales y Ensayos
Bogotá D.C
 INTRODUCCIÓN

El propósito de este Manual es brindarle la información necesaria al usuario

para que haga provecho al máximo del Sistema de información, Mecanismo
de Control Centro educativo, el ideal es que sea de fácil acceso y apropiar
a las personas que van hacer uso de él, que se sientan parte del sistema.
A través de este manual queremos brindar apoyo y acompañamiento a los
usuarios, para que sepan la forma correcta de iniciar sesión en nuestro
sistema, introducir datos e información solicitada,otros casos dependiendo
del tipo de usuario.

1. Manual de usuario (software and services), Mecanismo de Control Centro

Educativo.

➢ Objetivos
➢ Que conocimientos requiero para manipular el S.I

1.1 Objetivo:

Con este manual queremos que al ingresar alguna información

al sistema, sea concisa que realmente se logre una amabilidad
con el usuario.

1.2 conocimientos que requiero para operar el S.I:

➢ manipulación correcta de un equipo de cómputo, menejo

de herranmientas ofimaticas,
➢ manejo del sistema operativo instalado en el ordenador.
➢ manejo de información de la compañía, o centro educativo.
➢ Adicional, cada usuario tendrá un nombre y una
contraseña, dichos datos son únicos e intransferibles por
seguridad, en caso de algún filtro de información extra por
fuera de la compañía.
 ➢ Otro dato importante es la seguridad que
implementamos a la hora de crear usuarios los cuales
deben proporcionar una contraseña, se debe precisar
no usar, fecha de cumpleaños, numero identificación,
fechas, nombres.
➢ El modo de ingreso será por diferentes usuarios, cada
usuario asignado tendrá algunos permisos dentro del
sistema de información, dependiendo de su rol dentro del
mismo.

1.3 Requerimiento de Software y Hardware:

1.4 Las herramientas que se usaran para este sistema de información, que
genera una base de datos para (software and services), Mecanismo de
Control Centro Educativo; los recursos tecnológicos que se deben
utilizar para el desarrollo del sistema de información, son:

❖ base de datos ( sql)

❖ lenguaje de programación java.
❖ Sistema operativo Windows (7,8.1,10)
❖ Librerías netframework (4.0)
❖ Navegador (Chrome, Mozilla, opera safari)

1.5 Estructura del Software y Reglas Básicas Para Moverse en

la Aplicación.

1.6 Ingreso al sistema:

1.7 el software que se va a manejar en este caso es una

aplicacion de escitorio, se debe abrir la aplicacion, es este
caso el icono que se encuentra en el escritorio o en inicio
llamado Colegio, una vez en el inicio ingresar el usuario y la
contraseña.
1.8
 1.9 Vemos que el software se empieza a cargar con el nombre
de la empresa y el creador en este caso mi nombre.

“Ingresar user definido y contraseña.”

“Nos muestra un mensaje de vienvenida, en este casi ak amininistrador dek Sistema”

 1.10 Interfaz Gráfica:

En la primera impresión notara una barra de herramientas, varios títulos

y menús, tendrá acceso al ingreso de la información como se dijo antes,
depende del usuario que se le asigne, si es Administrador, Docente,
Alumno, padre de familia etc.

1.11 Descripción:
Nos muestra la interfaz grafica del software educativo a mano izquierda los titulus de
los involucrados

para manipular el software de acuerdo al rol asignado.

1.12.1 Interfaz Alumno

Aca podremor registrar los alumnus que se van matriclando y asignando el

grado al cual ingresan, hacemos clic en alumno y luego en el icono agregar.

Nos aparece otra interfaz donde realizamos el registro, llenamos los campos y
hacemos clic en registrar. “nos aparecen los datos a mano izquierda
registrados. En este caso ya realice dos registros para mas adelante mirar
como se proceden.
1.12 interfaz apoderado
aca prodremos registrar los padres de familia o acudientes que estan a cargo del
alumno,
el queda vinculado con el alumno.
- Temenos dos opciones, Registrar y Consultar,

- Registrar
Hacemos clic en el circuli en blanco Registrar y luego clic en la fleche y se
nos abre una Ventana de navegacion, para colocar los datos de la persona
- Si queremos buscar una persona solo hacemos clic en el DNI o Nombre para mirar si
esta persona tiene un registro en el sistema, en este caso no temenos ningun acudiente o
apoderado registrado.
- Procedemos a registrar el apoderado para uno de los dos alumnus registrados.
- Damos clic en agregar parte inferior.
- Procedemos a llenar los registros y clic en registrar.
- Nos aparece ya a mano izquierda registrada la acudiente.

- Ahora ya temenos que definer elparentezco con el alumno matriculado.

Hacemos clic en definir parentezco.
- Nos aparece una Ventana para registara el parentezco, damos clic en iniciar
para que active los campos a llenar.

- Realizamos el registro y hacemos clic en Registrar, nos aparece la persona

registrada ya.
- Aparece el registro exitoso
Ahora consultamos el apoderado para saber si el alumno si quedo vinculado a el.
- Hacemos clic en consultar
- Hacemos clic en la fleche verde

- Observamos que si quedo vinculado el alumno al acudiente correctamente

como lo muetra la imagen.

1.13 Interfaz Aulas

Hacemos clic en aulas y nos aparece una Ventana los datos del aula
 .
- En este caso hacemos clic en el filtro grado, aca temenos 5 grados de 1 a 5,
donde escogemos el grado que deseamos y ahi nos aparece los alumnus
maticulados en este caso hago clic en grado 1 y aparece el registo que
realice anteriormente, solo existe un registro.

1.14 Interfaz Matriuclas

- Aca podremos realizar la matriculas a los alumnus regitrados y a que grados
se van a matricular.
- Damos clic en iniciar para activar las Casillas y poder realizer el registro.
- Llenamos los compos que nos piden del alumnoy hacemos clic en registrar.
- Tambien temenos la opcion buscar, para buscar un alumno matriculado, y la
opcion actualizar los datos.
- Temenos la opcion de pago si asi lo amerita.
- Tambien Podemos consultar los alumnus matriculados y en que año que se
desee buscar, hacemos clic en consultar y luego en la fleche verde.

- Se nos abre otra Ventana asi, donde Podemos consultar por un dia
especifico o por año.
 - Realizamos una consulta del año 2018 y nos aparecen los registros.en este
caso solo uno.

1.15 Interfaz Docente

- En esta interfaz Podemos registrar los docentes asignados o contratados por
la entidad, colocaremos los datos basicos de cada uno de ellos y que
especialidad pertenecen, la especialidad esta de 1 a 7 enumerada donde
cada item enumerado representa la Carrera del docente.

- Tambien podremos ver los horarios del Docente, solo se pueden ver ya que
los horarios se crear en la interfaz grafica del programa directamente.
1.16 Interfaz Notas

- Por ultimo festa la option de notas que despues de ralizar todos estos pasos
procedemos a realizer lo mas importante que son las notas, podremos
registrar las notas y consultar las notas, en este caso todo esta habilitado por
se un Administrador pero los privilegios o roles se dan de acuerdo el perfil.
- Procedemos a registrar las notas de un alumno, nos aparece los campos a
llenar, en este caso el periodo semestre, la materia.

- Sseleccionamos el period a evaluar

- Seleccionamos la materia a evaluar.

- Seleccionamos que tipo de calificacion es; examne, trabajos, evaluaciones.

- Por ultimo colocamos la nota y clic en agregar.

- Nos queda registrada la nota del alumno.

 - Podemos listar las notas de las materias y los periodos independientemente.
- Temenos la option consultar para mirar las notas que se llevan en cada
period.

- Consultamos con la identificacion del alumno, en este caso solo hay una
nota.

Asi podremos dar uso y manejo del software educativo, se tienen algunas mejoras que se iran
implementado con el paso de su uso.
1.17 Mapa de Navegación:

Mapa de navegación, S.I Mecanismo de Control

Inicio/interfa
z

Ingresar
Datos

Usuarios del
Almacenar
Sitema
Datos

Imprimir
Segmento Datos
Alimentación
Base
2da parte. Manual técnico:
Por medio de este manual queremos brindar una guía sobre que necesitamos para
gestionar y configurar el sistema de información, teniendo en cuenta el desarrollo
de su base datos, un sistema operativo de Microsoft no inferior a Windows 7 debido
a que el soporte para versiones anteriores podría causar inconvenientes para que
cargue adecuadamente el sistema. El servidor usado para la base de datos será sql
server .

Los aportes para el sistema de información se recopilan se evalúan en una mesa de

trabajo y se implementa según sea el caso, esta sería una manera de reducir esfuerzos
por parte del personal y también de costos, es una forma de mantener el software
actualizado.
Es muy importante recalcar que el mejor soporte se da con la experiencia que tiene
el usuario, ese individuo explora el sistema a fondo lo usa a diario por ende pude dar
fe de que está fallando y que le faltaría para hacer más cómodo su trabajo, por lo
tanto, sería un comité de usuarios compartiendo ideas de que se podría mejorar para
luego plasmarlas y ejecutarlas en materia.
El presente documento define el siguiente ítem:

Representar la funcionalidad técnica de la estructura, diseño y definición

del aplicativo.
Definir claramente el procedimiento de instalación del aplicativo.
 Detallar la especificación de los requerimientos de Hardware y Software
necesarios para la instalación de la aplicación.
Describir las herramientas utilizadas para el diseño y desarrollo del prototipo

Objetivos generales y específicos.

Se debe describir el objetivo general y especifico del sistema de información datos

sobre su finalidad.
Contenido técnico. Descripción de

los procesos.

“Diseñar un sistema de información con base a la información recolec tada,

desarrollar un sistema de información de control de uncentro educativo que
facilite la veracidad de la informacion y el control de sus proceceso de notas,
materias, horarios etc, siendo confiable y eficaz. El sistema almacena la
información digitalizada, permite administrar y crear los cambios en la base
de datos del sistema, permite el ingreso y la salida de la información, también
permite consultar la información ingresada al sistema”
Se requiere que se cumpla las siguientes características para el desarrollo y diseño,
gestión del S.I.se agrega la implementación de software en los equipos de cómputo,
dicho esto deben tener requisitos mínimos:

Sistema operativo, mínimo w7,32 o 64 bit en arquitectura

En almacenamiento no se requiere gran capacidad, mínimo d e80 gb en
adelante.
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1. Descripción paso a paso para colocar en marcha el S.I

Este es un sistema que permite organizar administrar la información que se le ingresa, así
mismo otros procedimientos como consultar notas, docentes, acudientes,
horarios,materias etc.
Pero ademas tiene que tener instalada la base de datos en sql server y el instalador que
ya esta creado.

1.1 Descargar Sql server 2008

1.2 Dirigirse a la siguiente direccion https://www.microsoft.com/es-

es/download/details.aspx?id=20302 damos seleccionar idioma y descargar.

1.3 Nos aparece otra Ventana donde nos dice que version en bites es nuestro equipo si
de 32 o 64 bites, aca sale 86 bites que es lo mismo que 32 bites, escogemos el que
tiene nuestro sistema Operativo. Clic en next

Instalación de SQL Server

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1.4 ya empieza a descrgarse en nuestro servidor el instaldor en este caso un .exe.

2. Instalar Sql server 2008

1. Propósito
Este documento tiene como propósito explicar el procedimiento de instalación de
SQL Server 2008 R2 en un servido. Para adquirir una licencia de este software
póngase en contacto con su distribuidor oficial de Microsoft.
Puede encontrar más información acerca de este SQL Server 2008 R2 en la página
web de Microsoft (www.microsoft.com), ya que es quien desarrolla y distribuye
esta aplicación.

Instalación de SQL Server

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2. Instalación del Servidor de Bases de

Datos
1. Inicie sesión en el Servidor con una cuenta de usuario administrador.
2. Revise que el equipo cumple los requisitos en función de la edición de SQL 2008 R2 a instalar. En
este enlace podrá encontrar esta información:
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/cc645993%28v=sql.105%29
3. Busque en el CD-ROM del SQL Server 2008 R2 el fichero autorun.exe y ejecútelo.

4. Es muy probable que el propio instalador de SQL Server 2008 R2 solicite actualizar el sistema para
poder proceder con la aplicación de instalación. En ese caso presentará una pantalla como esta donde
se nos indicará que va a proceder con la actualización del sistema.

5. Después de pulsar OK, se procederá a la instalación. Dependiendo de la actualización a realizar sobre

el sistema, puede que nos parezca que el equipo está inactivo o que el proceso instalador ha dado
algún error puesto que desaparecerá de la pantalla durante unos minutos. Si accedemos al
administrador de tareas de Windows, se puede ver si realmente está realizando la instalación.

Instalación de SQL Server

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Después de esperar unos minutos (dependiendo del equipo), se presentará el

instalador de SQL Server.
No obstante, se debe tener en cuenta que dependiendo del estado de actualización
del sistema operativo Windows puede que requiera aplicar actualizaciones de
Windows Installer o incluso .NET y que se pida reiniciar.

6. En la primera pantalla llamada “Planning”, podremos encontrar la documentación sobre instalación

de SQL Server 2008 R2, así como la aplicación de chequeo de sistema para validar instalaciones
futuras de SQL Server 2008 R2, etc. No es el objetivo de este documento especificar los puntos de
esta pantalla, ya que no interfiere con la instalación de SQL 2008 R2 en el servidor. Puede encontrar
más información acerca de estos apartados en la página web de Microsoft (www.microsoft.com).
Para la instalación de SQL Server 2008 R2, iremos directamente al apartado “Installation”.

Instalación de SQL Server

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7. Una vez en la sección “Installation”, pulsar sobre al apartado “New installation or add features to an
existing installation” con la que instalaremos una nueva instancia de SQL Server 2008 R2 a nuestro
equipo.
8. Una vez marcada dicha opción procederemos con la instalación. En la primera pantalla el Setup de
SQL 2008 R2 lanzará la validación de reglas de configuración. De esta forma el Setup identificará
los problemas que puedan surgir al instalar los SQL Server 2008 R2. En caso de que encuentre algún
fallo, éste debe ser corregido antes de continuar con la instalación. El setup de Microsoft SQL 2008
R2 mostrará un mensaje de los errores detectados.
9. Una vez la validación haya finalizado correctamente, pulsar el botón “OK”.

10. En la siguiente pantalla, el Setup de SQL 2008 R2 solicitará las claves de registro para la licencia
del software. Para adquirir una licencia de este software, póngase en contacto con su distribuidor
oficial de Microsoft. Una vez introducida esta información, pulsar el botón “Siguiente”.

Instalación de SQL Server

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11. En la siguiente pantalla, el Setup de SQL 2008 R2 mostrará los términos de la licencia. Es necesario
aceptar éstos para continuar con la instalación. Con esto, pulsar el botón “Next”.

12. Una vez aceptados los términos, en la siguiente pantalla (paso “Setup Support Rules”) se realizarán
de nuevo una serie de chequeos previos a la instalación, que debemos cumplir antes de proseguir.

Instalación de SQL Server

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Siempre que el equipo tenga activo el firewall de Windows, el asistente

mostrará una advertencia en el apartado “Windows Firewall”.

Esta advertencia no impedirá la instalación. Únicamente informa que es

necesario habilitar las reglas en el firewall de Windows necesarias para permitir
la conexión de clientes remotos hacia el servicio de SQL Server 2008 R2. Sobre
esto, puede encontrar más información en la página web de Microsoft
(www.microsoft.com).
13. Una vez hecho clic sobre el botón siguiente, se nos pedirá qué Rol vamos a instalar de SQL Server
2008 R2 (paso “Setup Role”). Puesto que lo que vamos a realizar es una instalación de instancia
única de SQL Server 2008 R2, marcaremos la primera de las opción (SQL Server Feature
Installation). Con esto, pulsar el botón “Next”.

Instalación de SQL Server

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14. Hecho esto, la siguiente pantalla (paso “Feature Selection”), el setup de SQL 2008 R2 solicita que
se marquen qué servicios y características se desean instalar.

Puesto que este artículo está centrado en una instalación de motor relacional de
SQL Server 2008 R2, en la imagen anterior se pueden observar qué
características y servicios se recomienda instalar. Como buena práctica,
siempre es recomendable en cualquier instalación de cualquier software, solo
instalar aquellas características de las cuales se va a hacer uso. Se deja de
cualquier forma al lector que tome la decisión de instalar o no dichas
características.
a. Database Engine Services. Se trata del motor relacional de SQL Server, justo lo que queremos
instalar.
b. Business Intelligence Development Studio. Se trata de una versión de Visual Studio con soporte
Instalación de SQL Server
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te para la creación de proyectos de inteligencia de negocio como Integrationcom
Services, Reporting
Services o Analysis Services.

Instalación de SQL Server

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Puesto que como veremos más adelante, vamos a querer instalar el servicio
de SQL Server Integragion Services, es recomendable marcar esta casilla.
c. Client Tools Connectivity. Librerías de acceso SQLNCLI para comunicación entre clientes y
servidores SQL Server.
d. Integration Services. Pese a que este servicio no es puramente relacional, siempre es útil
instalarlo junto al motor relacional porque es habitual realizar procesos de carga y transformación
de datos utilizando SQL Server Integration Services.
e. Management Tools – Basic. En este caso, es buena idea tener instaladas las herramientas de
administración de SQL Server. Se instalarán: SQL Server Management Studio, SQLCMD y el
proveedor powershell para SQL Server (sqlps.exe).
f. Management Tools – Complete. Añade soporte extra para SQL Server Management Studio con
conexión a Reporting Services, Analysis Services e Integration Services.
Añade las herramientas SQL Server Profiler, Database Tuning Advisors.
g. Reporting Services. Esta característica es opcional. Microsoft SQL Server 2008 Reporting
Services (SSRS) ofrece una amplia gama de herramientas y servicios listos para usar para crear,
implementar y administrar informes.
Puede encontrar más información acerca de estos componentes en la página
web de Microsoft (www.microsoft.com).
Una vez seleccionados los componentes que deseemos, pulsar el botón “next”.
15. Se realizará un nuevo chequeo enfocado (paso “Installation Rules”) en este caso a detectar posibles
incompatibilidades o inconsistencias a la hora de instalar los componentes y características que se
han seleccionado.

16. En la siguiente pantalla (paso “Instance Configuration”) se indicará tanto la ruta donde desplegará
los binarios de SQL Server, como el nombre de la instancia que le queramos dar (en el caso de que
queramos). El dar un nombre a la instancia o no, depende de criterio personal. Hay que tener en
cuenta que únicamente se permite una instancia con nombre por defecto y que no podremos elegir
MSSQLSERVER. Por tanto, si ya tenemos una instancia con nombre por defecto, la única opción
que podríamos escoger es la de Named Instance y asignar un nombre. Una vez establecida esta
información, pulsar el botón “Next”.

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17. En la siguiente pantalla (paso “Disk Space Requirements”) se mostrará un breve resumen relativo
al espacio en disco requerido y la ubicación raíz de instalación. Si no cumpliéramos con el espacio
de disco mínimo requerido no se podría continuar con la instalación. Una vez confirmado esto, pulsar
el botón “Next”.

18. En esta pantalla (paso “Server Configuration”) se debe configurar las cuentas del servicio y el
collation. En la pestaña “Cuentas del servicio” se deberá introducir una cuenta de usuario para
arrancar todos y cada uno de los servicios que hayamos requerido instalar.
Como buena práctica se recomienda utilizar un usuario de dominio creado
explícita y exclusivamente para el servicio concreto del que estemos hablando.
Además, se recomienda que dicho usuario tenga los mínimos privilegios y
permisos posibles.
En la imagen se puede apreciar como cada servicio de SQL Server que se ha
solicitado instalar, posee una cuenta de dominio diferente.
Instalación de SQL Server
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Una vez asignados los usuarios que iniciarán los servicios de SQL Server 2008 R2,
accederemos a la pestaña “Collation” para configurar la collation de la instancia (Ver
siguiente imagen).
En la siguiente imagen podemos ver cómo modificar el collation que nos propone SQL
Server por defecto (dependerá del idioma del usuario que esté instalando SQL Server en ese
momento).
Es de vital importancia que se tenga claro el collation a utilizar, puesto que un error en su
elección requerirá un trabajo duro para cambiarlo (en ocasiones incluso sale a cuentas
reinstalar de nuevo toda la instancia de SQL Server).
Por ejemplo, si la instancia que estamos instalando va a albergar bases de datos que ya
existen en otras instancias actualmente, es altamente recomendable que asignemos el mismo
collation que hay en la instancia de SQL Server de donde provienen. Esto nos evitará futuros
problemas de conflicto de collations y ordenaciones fruto de una mala elección.
Es posible conocer el collation de una instancia actual lanzar la siguiente
consulta: selectSERVERPROPERTY(N'Collation')
Si por el contrario la instancia es nueva y albergará nuevas bases de datos que estamos en
potestad de asignar un collation en este momento, recomendamos utilizar collations de
Windows. Los collations de SQL Server se siguen manteniendo por compatibilidad hacia
atrás y si no es requerido se recomienda utilizar los de Windows. Una vez confirmado esto,
pulsar el botón “Next”.

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19. En la siguiente pantalla (paso “Database Engine Configuration”), podemos ver qué
configuraciones predeterminadas a nivel de motor relacional podemos realizar. Se compone
de tres pestañas. En la primera se indicará el modo de autenticación de los usuarios y
administradores. Es recomendable establecer un modo mixto de autenticación (autenticación
de SQL Server y autenticación de Windows), estableciendo una contraseña al usuario “sa”
conocida.

En la pestaña “Data Directories” podemos ver donde nos asigna de forma

predeterminada SQL Server las rutas de:
a. Raíz de instalación de SQL Server.
b. Directorio de datos predeterminado para nuevas BBDD y ficheros.
c. Directorio de logs predeterminado para nuevas BBDD y ficheros.

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te d. Directorio donde se creará el fichero de datos para tempdb. com

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e. Directorio donde se creará el fichero de logs para tempdb.

f. Directorio predeterminado de copias de seguridad.
Todos estos directorios pueden ser modificados a posteriori, pero este quizás
también sea un buen momento para dejarlo listo.

Desde la versión de SQL Server 2008 podemos disfrutar de un nuevo tipo de datos
denominado Filestream, que obviamente también viene con SQL Server 2008 R2. Si vamos
a hacer uso del mismo, en esta pantalla podremos configurarlo. Puede encontrar más
información en la página web de Microsoft (www.microsoft.com).
Como siempre, se trata de una característica que podremos habilitar a posteriori y se
recomienda no habilitarla si sabemos de antemano que no la vamos a utilizar.
Una vez establecida la configuración en este paso, pulsar el botón “Next”.

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20. Una vez llegados a este punto, hemos configurado todo lo que teníamos que configurar para
la instalación de SQL Server y procederemos a las pantallas de validación final y
confirmación de elecciones.
Microsoft nos pregunta si deseamos que se envíen errores de reporte para los servicios que
no poseen interactuación humana (paso “Error Reporting”). Esto que es obviamente de libre
elección. Una vez establecida la configuración en este paso, pulsar el botón “Next”.

21. En esta pantalla se realizará un nuevo chequeo enfocado (paso “Installation Configuration
Rules”) en este caso a detectar posibles incompatibilidades o inconsistencias a la hora de
instalar los componentes y características que se han seleccionado. Una vez finalice, pulsar
el botón “Next”.

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22. En la siguiente pantalla (paso “Ready to install”) podemos ver un resumen de las
características y servicios que se van a instalar y donde. En caso de que queramos modificar
alguna configuración, permite volver a las pantallas anteriores pulsando el botón “back”.
Para continuar y proceder a la instalación, pulsar el botón “Install” (este será el último paso
a realizar hasta la instalación de SQL Server 2008 R2). También permite cancelar la el
asistente y la instalación pulsando el botón “Cancel”.

23. En la siguiente pantalla (paso “Installation Progress”) el Setup de SQL Server 2008 R2
procede a instalar este software, en base a lo configurado en los anteriores pasos. Una vez
finalece, se activará el botón “Next”, que deberemos pulsar.

24. En la siguiente pantalla (paso “Complete”) indica que la instalación de SQL Server 2008
R2 se ha realizado satisfactoriamente.

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 Manuales del aplicativo

Una vez terminado el proceso de instalación, ya podremos comenzar a trabajar

con SQL Server 2008 R2 inmediatamente. Solo es montar las bases de datos
creadas.

3- montar la base de datos

3.1- abrimos sql server

 Manuales del aplicativo
3.2- nos conectamos con el servidor base de datos y nuestro pc.

3-3 ya aca Podemos trabajar con el software ya q se encuentra instalada la base de

datos
Manuales del aplicativo