AOLE

Operación y logística de eventos
5° semestre
Clave:
LIC 11143527
Unidad 3. El plan de logística

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Índice
Presentación 2
Estructura temática 3
Etapas de la logística 4
Planeación y organización 6
Montaje y equipamiento 7
Realización del evento 16
Desmontaje 19
Evaluación de resultados 19
Actividades Post-evento 22
Elementos de la planeación y organización en eventos turísticos 27
Coordinación general 31
Coordinación técnica 36
Coordinación de Administración 37
Coordinación de Comercialización y Difusión 38
Coordinación de Operaciones 39
Coordinación de Información y Relaciones Públicas 40
Coordinación de Finanzas 43
Coordinación de Exposiciones 44
Características del plan de logística 46
Cierre 52
Fuentes de consulta 53
División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 1

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Presentación
¡Bienvenid@!
Planeación de eventos
Fuente: Pixabay
En la unidad anterior revisaste la planeación y organización de un evento turístico, en esta unidad retomaremos esa etapa y
profundizaremos en las de ejecución y seguimiento; para revisar todas las etapas de la logística así como las áreas básicas
de la Coordinación de eventos para finalmente poder tener los elementos para elaborar el plan de logística de acuerdo a las
necesidades específicas de la demanda. Recuerda que un buen plan de logística puede ser la diferencia entre el éxito o
fracaso de un evento.
¡Éxito!

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Estructura temática

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Etapas de la logística
Antes de iniciar la explicación de las etapas es necesario definir lo que entendemos por Logística. De acuerdo a la RAE se
entiende por logística a la “parte de la organización militar que atiende al movimiento y mantenimiento de las tropas en
campaña”; o bien, al “conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa o de un
servicio, especialmente de distribución.”
“La logística enfocada al cliente concentra su mayor atención en el cumplimiento de la demanda de los clientes y esta comprende
aspectos fundamentales como el cubrir las necesidades de servicio al cliente, el desarrollar servicios específicos por cliente y
llevar a cabo una planeación de la cadena de suministro que contemple desde el inicio del diseño del producto, su
abastecimiento, manufactura, distribución y servicio al cliente”. (Villegas, Karla. Logística enfocada al cliente. Publicado el
21/08/2006).
La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de
cualquier emprendimiento o servicio. (Ineventos. Logística en la organización de eventos. Recuperado 08 de Octubre de
2015).
De acuerdo a la empresa Ineventos, el objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento
preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación
ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos.
Solo se podría agregar que brinda a la empresa una ventaja competitiva.

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La logística de estos eventos se da en función de los tiempos y las actividades que se tienen que realizar (SECTUR, 2012),
como son:
 Planificar y gestionar los elementos logísticos para atender las necesidades de las personas, ya sean éstos expositores,
especialistas, o bien si viajan en grupos se deben considerar los tiempos de traslado (aeropuerto-hotel, terminal de autobuses-
hotel, hotel-recinto ferial, etc.), analizar el nivel de servicio contratado y la consideración financiera de todo el evento, entre
otros variados aspectos.
 Crear, comunicar y gestionar los tiempos para todas las actividades y su ejecución exitosa previstos en el programa.
 Planificar, gestionar y ejecutar el grupo de entrada y salida de los manifiestos de los niveles de servicio máximos y las
consideraciones financieras, la gestión proactiva de llegada/cambios, cancelaciones y agregaciones de salida mediante la
adición de cancelación de los recursos de transporte y el personal.
 Diseñar y llenar formatos de control de ruta del transporte del personal y traslado de bienes, con el fin de garantizar la eficacia,
considerando los conflictos viales e investigar posibles cierres de calles, sitios de construcción, permisos de eventos
conflictivos o consideraciones climáticas
 Analizar y evaluar los lugares/actividades adecuadas para que coincida apropiadamente con la demografía y el tamaño del
grupo.
ETAPAS DE LA LOGÍSTICA
Planeación y Montaje y Realización Evaluación de Actividades

Desmontaje
organización equipamiento del evento resultados post-evento

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Preparación
Línea 1. Toma de decisiones preliminar Ejecución Seguimiento
Línea 2. Tareas de avance
Línea 4. Ejecución del evento Línea 5. Seguimiento y evaluación
Línea 3. Promoción y contacto con los
participantes.
Este esquema muestra las etapas de acuerdo al fluxograma de la autora Alicia Richero en su libro Planeación y ejecución de eventos; comparativamente
con las etapas de la logística que se trabajarán en esta unidad.
Planeación y organización
De acuerdo a la empresa InEventos, esta etapa integra todas las acciones y gestiones que se implementarán a lo largo del
proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para un correcto desarrollo y concreción del evento.
La planeación y la organización es fundamental para su buen desarrollo y cumplimiento de las actividades definidas en el
programa, además, se debe considerar un equipo mínimo o suficiente para el desarrollo del evento, siendo lo siguiente:
 Coordinador
 Asistentes
 Recepcionistas
 Encargado de la administración y las finanzas
 Encargado de redacción, edición y difusión de las memorias del evento
 Traductores o intérpretes, que realicen la traducción simultánea de las conferencias, seminarios, paneles, etc.
 Técnicos, que habiliten los espacios de trabajo: audio, video, cañones, iluminación y sonido, entre otros.
 Personal de apoyo, para la mensajería, traslado de los invitados, los equipos, etc., escaneo, fotocopiado, etc.

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En la planeación de todo evento turístico es necesario implementar control en todos los sentidos. En este tipo de eventos se
tienen tres tipos de programas: técnicos, recreativos y especiales:
Programas recreativos
Programas técnicos Programas especiales
y/o de acompañantes
•Ponencias magistrales •Sociales •Inauguración

•Mesas de trabajo •Culturales •Clausura
•Visitas y trabajos de •Artísticos •Intermedios
campo •Deportivos •Actividades especiales
•Recorridos turísticos
Los primeros describen los tiempos y espacios en que se realizarán las actividades sustanciales del evento como son las
ponencias magistrales, mesas de trabajo y visitas y trabajos de campo. Los programas recreativos describen las actividades
sociales, culturales, artísticas, deportivas y turísticas para los acompañantes y para los participantes. En programas
especiales se describen los participantes, tiempos y espacios en que se realizarán los eventos principales como son la
inauguración, clausura, intermedios y actividades especiales.
Montaje y equipamiento
De acuerdo a la empresa InEventos esta etapa se refiere al Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se
utilizarán, así como del grupo humano que estará trabajando durante el evento. También se refiere a la implementación de
tecnología para la comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el manejo de las acreditaciones.

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El montaje es la forma en que se va a distribuir el espacio y el equipo de las instalaciones, considerando la comodidad de los
participantes; en general que tengan una buena visión, confort, buenos desplazamientos de las personas en caso de brindar
servicio de café y/o alimentos, accesibilidad a los servicios sanitarios y de telefonía para aprovechar la sede o recinto en
forma óptima, de acuerdo al evento y la actividad.
En función de las características y requerimientos específicos del evento a desarrollar, se debe planear el montaje de los
salones, tomando en consideración las actividades y los tiempos definidos en el programa de trabajo, el servicio de bebidas,
alimentos, café, galletas, dependen también del tamaño del espacio de trabajo y presídiums.
Para el montaje se recomienda considerar en la colocación y distribución de mesas y sillas, las dimensiones y características
del cuerpo humano (altura, volumen, movimientos, etc.) (Fleitman, 2009, p. 253).
Dependiendo del espacio en donde se realizará el evento, se debe considerar lo siguiente (Cravioto, 2009, pp. 84-97):
 Auditorio convencional. De acuerdo al público asistente y la superficie disponible se colocarán las sillas considerando el
espacio (separación de los asientos por los lados) y distancia (colocación de los asientos de frente). La distancia entre la
primera fila y la mesa del presídium o atril de oradores debe de ser de 1.85 metros, los pasillos centrales van de 1.50 a 1.20
metros de amplitud, según el foro de esto depende el montaje.
 Auditorio semicircular con pasillo central. La mesa de oradores o presídium delimita la colocación de las sillas y el pasillo,
debiendo tener una separación de 3.65 metros aproximadamente, las sillas que delimitan el pasillo central deben de tener una
separación 1.5 metros.
 Auditorio semicircular con bloque central y alas curvas. Se coloca un bloque central y dos laterales que se deben curvear
cuidando el ancho de los pasillos de 1.20 metros a cada lado del bloque central.
 Auditorio en forma de V. Se colocan dos bloques de sillas formando un ángulo de 30 grados.

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 Repisas para escribir y sillas de brazos. El espacio entre la orilla de la repisa y el brazo de la próxima silla debe ser de unos
ocho centímetros. La distancia entre cada hilera debe ser de 91 centímetros desde el centro de la silla.
Los montajes que son utilizados para mesas de juntas son:

• En forma de U
• En forma de E
• En forma de T
• Mesa para directores
• Mesa oval para directores
• Cuadro con hueco
• Mesa de juntas en forma de herradura
• Mesa de juntas en forma de círculo
• En forma de aula
• Aula estilo perpendicular
• Aula invertida o en forma de V
• Mesas redondas
En el caso de ferias y exposiciones el montaje de los módulos o stand, requiere de diversas actividades que van desde la
planeación, supervisión, coordinación, instalación y ubicación como un factor determinante en el éxito del evento, por lo que
es recomendable se instalen en lugares accesibles y sobre todo visibles.
La elección del espacio es primordial, por lo que se deben de considerar los siguientes aspectos (Fleitman, 2009, p. 129):
• Elegir montar en espacios con intensas afluencias del público asistente.
• Montarlos en espacios cercanos a la conexión de las redes de agua, gas, electricidad, así como a los servicios de fotocopiado,
fax, teléfono, sanitarios, etc.
• Evitar los espacios cercanos al área de alimentos, desniveles, obstruidos por postes o columnas, ya que se pierde visibilidad .

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El montaje del stand o módulo debe de ser con una presencia profesional, una característica del agrado del público, lo que da
ventajas con respecto a los otros expositores y eleva las posibilidades de éxito.
El montaje debe de realizarse con tiempo para permitir hacer ajustes o adecuaciones y concluirlo antes de la inauguración
del evento, con el fin de que se puedan colocar y probar los equipos, exhibidores, bienes, objetos, con la finalidad de estar en
tiempo y forma, para el inicio.
Por ejemplo, el Manual de expositores (Exporestaurantes, 2013) detalla el proceso de uno de sus eventos de la siguiente
manera:
 El montaje se realizará el lunes 24 de enero en un horario de 14:00 a 22:00 hrs. los stands con más de 27 m² y el martes 25
de junio de 8:00a 22:00 hrs. con menos de 27 m². Cualquier tiempo adicional al señalado tendrá un cargo extra y estará
limitado a la decisión del comité organizador.
Montaje de expositores:
 Durante el desarrollo del evento, usted debe convertir su stand en el espacio de exhibición de sus productos y/o servicios ante
más de 16,000 visitantes especializados, como compradores potenciales, clientes y competencia. Es por ello que se
recomienda hacerlo atractivo, dándole una buena iluminación y distribución de sus productos y equipos. ¡Aprovéchelo!
 Cuando usted contrata su espacio de exhibición usted obtiene:

• Instalación de paredes que delimitan los espacios del stand.
• Antepecho con el nombre de la empresa, institución, etc.
• Contacto eléctrico de doble polarizado para 1000 Watts.
• Alfombra de uso rudo.

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Ejemplo de cómo queda el montaje de los espacios durante el evento. Retomado del Manual del expositor (Exporestaurantes, 2013).
Como se puede observar, el montaje es lo que le da vida a un evento, al contar con stands estandarizados, hay uniformidad
en el evento, se observa la organización y logística.
Las instalaciones de las sedes y recintos para llevar a cabo algún evento turístico dependen del tipo y magnitud del mismo,
así como del programa de actividades, exposiciones y eventos especiales, culturales, artísticos o recreativos que se tengan
planeados.
Para llevar a cabo las instalaciones de las sedes o recintos, el gerente de congresos y/o convenciones debe de trabajar en
forma conjunta y coordinada con el organizador del evento, para la verificación de las instalaciones necesarias en función de
las diferentes actividades contempladas en el programa de trabajo, tomando en cuenta:

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 Red de energía eléctrica: es vital debido a que es el elemento que le da vida a los equipos e instalaciones, por ejemplo,
la iluminación del recinto, de los stands, módulos y pabellones, los equipos de audio, video, pantallas y micrófonos que
servirán de apoyo en las conferencias, seminarios, etc.
 Red hidráulica: es la que suministra el agua para la limpieza de las áreas de exhibición en donde se ubicarán productos
para la venta, los espacios públicos como son los de registro, acceso y salida del público, los sanitarios para el público en
general y para los expositores y conferencistas.
 Red sanitaria: permite el desalojo de las aguas negras, residuales y pluviales, necesaria en todo tipo de evento.
 Salones equipados con mesas, sillas, sillones, computadoras, cañones que se utilizan en los eventos, salas de negocios
y descanso, entre otros; se requiere de bodegas para el almacenaje de los bienes en exhibición, espacios para eventos
especiales culturales, actividades recreativas, artísticas, gastronómicas y de espectáculos, entre otras.
 Red de comunicación, como la telefónica, la de Internet para acceso a la información, para el registro de los
expositores, conferencistas o público en asistente.
 Red de gas para suministrar el energético para las cocinas del área de gastronomía.
En función del evento se definen las instalaciones a requerir, pero primero es necesario analizar el programa de actividades
con fechas y horarios, a fin de contratar y solicitar, lo indispensable para que cada actividad se desarrolle de la mejor manera
para optimizar los costos.
En el área de registro se requiere de la red eléctrica para la iluminación adecuada, la red de comunicaciones (telefónicas y de
Internet, entre otras), los módulos, stands y pabellones, lo requieren para el funcionamiento de sus equipos, la iluminación, la
ambientación, etc., es importante la disponibilidad de instalaciones con tecnología de punta, por ejemplo “Internet inalámbrico,

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facilidad para la conexión telefónica, la del agua potable, con planta de electricidad, iluminación alterna, elevadores,
calefacción, aire acondicionado, escaleras eléctricas, etc.” (Yarto, 2012, pp. 91 y 92).
En el caso del Centro de Convenciones y Exposiciones en Yucatán, México, dispone de las siguientes instalaciones: una red de
telecomunicación para teléfonos, fax e Internet, la red eléctrica es de 220 watts, cuenta con tres accesos independientes y área
para carga y descarga (Centro de Convenciones Yucatán Siglo XXI, 2012).
El programa de actividades es un documento que permite visualizar los equipos y las características que se requerirán de
acuerdo a cada actividad turística, por ejemplo, en la inauguración dependiendo de los invitados, se necesitan equipos de
comunicación, con pantallas, cañones, computadora, micrófonos para los mensajes y la declaratoria de inicio formal del
evento; si se realizaran paneles, seminarios o conferencias, es necesario habilitar los espacios con los equipos para trabajar,
en los salones se debe considerar el tamaño, comodidad, acceso y ubicación, dependiendo de la actividad programada, se
definen los equipos a utilizar.
Ejemplo En un evento, 10,000 personas se trasladarán a la cena de gala, para lo cual se

requerirá de equipo de transporte, éste debe de ser de calidad turística, equipado con
baño y acceso doble, 45 asientos, se necesitarán al menos 223 unidades, además de
considerar: cuántos destinos cuentan con el equipamiento y calidad de las unidades, en
qué destinos se pueden movilizar las unidades simultáneamente, sin contratiempo y en
dónde se brindará apoyo y seguridad vial.

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Por lo general para los grandes eventos turísticos, los meeting planners gestionan las facilidades y los equipos que permitirán
el cumplimiento de las expectativas de los asistentes y expositores, ponentes, conferencistas, panelistas, etc., tomando en
cuenta que la calidad y cantidad de los equipos están en función de los espacios a requerir, ya sean abiertos o cerrados,
amplios o pequeños, por lo que se necesitan equipos dependiendo del tamaño:
1. En un evento de grandes magnitudes, como un

congreso, convención o feria se requerirá de:
 Stands de exhibición, equipados con energía
eléctrica, servicios de exposición de más de
mil asistentes: comunicaciones (teléfono e
Internet).
 Salones equipados: computadoras, cañón,
pantallas, micrófonos, bocinas y traducción
simultánea, entre otros.
 Área de registro: computadoras, impresoras,
copiadoras, teléfonos, teléfonos
convencionales, celulares, radios, etc.
Stand
2. En un evento pequeño, se requieren salones de
Fuente: Pixabay
trabajo con cañón, computadora, pantalla(s),
micrófonos y bocinas.

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En ambos casos se llega a necesitar mobiliario como:

o Sillas
o Tablones o mesas
o Estrados
o Pódium
o Mantelería
En ocasiones durante el desarrollo del evento, se sirve algún alimento en forma simultánea, para lo que se requiere de
instalación de los equipos y mobiliarios necesarios, como: mesas para banquete, plaqué, cristalería, blancos, equipo de
servicio de alimentos y bebidas.
Ejemplo Existen también espacios o áreas equipadas, por ejemplo, salones, auditorios, áreas de
exhibición, etc., que ya están considerados en los precios, esto facilita el desarrollo de
las actividades, por lo que debe de tener en cuenta en el momento de la planeación,
reservación y contratación de los espacios y servicios que se cuente con material
suficiente, de buena calidad y en condiciones de satisfactorias para su uso, de ser
necesario rentar el equipo con tiempo y asegurarse de contar con éste en tiempo y
forma.
Entonces a la hora de planear un evento se debe de considerar el equipo que se necesitará desde la inauguración hasta el
cierre del mismo para evitar improvisar y dar un mal aspecto hacia las personas que asisten como expositores o como
participantes.

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Realización del evento
Se refiere a la ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades
planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y
solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse. El desarrollo de todo evento turístico sea éste de grandes
dimensiones o pequeñas, se enmarca en tres momentos, que son:
1. Inauguración del evento. Es el arranque del evento, su éxito se basa en las actividades previas, en las que cada uno de
los integrantes del comité de organización aporta algo específico y que la suma se refleja en la buena operación de la
reunión.
Se sugiere considerar programar un coctel de bienvenida,

considerando lo siguiente (Fleitman, 2009, pp. 156 y 157):
• Elegir el salón.
• Colocar escenografía.
• Elaborar un programa de coctel.
• Elegir alimentos y bebidas.
• Contratar ambientación musical.
• Llevar recepción de invitados y participantes
en general.
Coctel de bienvenida • Dar palabras de bienvenida.
Fuente: Pixabay

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En cuanto a la inauguración, se sugieren las siguientes acciones:

 Elección de recinto.
 Colocación de escenografía.
 Lista de invitados, ponentes y expositores.
 Distribución en el salón o recinto.
 Programa de inauguración.
 Programar palabras de invitados.
 Boletines de prensa.
2. Desarrollo del evento. El programa es el eje rector de la reunión, es el documento que todos deben de tener y conocer,
sirve de guía para la operatividad satisfactoria del evento ya que en él se plasmaron las actividades con tiempos y espacios,
los organizadores deben de estar pendientes de su aplicación y desarrollo, así como estar preparados para las tomas de
decisiones correctivas adecuadas y oportunas a fin de solventar las perturbaciones que se presenten.
La implementación del programa consiste en:

 Apertura de los stands o módulos.
 Programar agenda de negociaciones.
 Supervisar las conferencias, paneles, simposios, etc.
 Ruedas de prensa.
3. Clausura del evento. Como es el cierre del evento, representa la culminación del mismo, se debe prever el cumplimiento
en tiempo y forma de todas y cada una de las actividades definidas en el programa, su cumplimiento satisfactorio permite
cerrar con broche de oro, se pudo haber cumplido con las expectativas de los diferentes públicos participantes, pero el

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realizar acciones inadecuadas, provocará proyectar una mala imagen y esto es lo que queda en la mente de los participantes;
después de la clausura se deben de realizar actividades importantes, como: desmontaje y entrega de instalaciones y equipo
en óptimas condiciones y por último el traslado de personal, equipo y bienes utilizados durante el evento. Las acciones a
considerar en esta parte final del evento son:
 Discurso de clausura.
 Entrega de constancias de participación.
 Declaratoria formal de la clausura del evento.
Así, pues, en cualquier tipo de evento turístico el desarrollo del evento se debe dar conforme al programa, vigilando que los
tiempos y las actividades se cumplan. Al concluir el evento se deben tener presentes las acciones a desarrollar
posteriormente a la clausura, debido a que lo que se haga servirá para consolidar la relación con los contactos obtenidos, por
lo que se sugiere considerar las siguientes acciones:
 Realizar una actividad social de despedida.
 Recopilar conclusiones o encuestas de nivel satisfacción.
 Elaborar memoria del evento.
 Transportar a los asistentes del hotel a sus medios de transporte.
 Enviar fax de agradecimiento a los ponentes, visitantes y participantes.
En caso de que la participación o el evento fueran exitosos, se debe pensar en comenzar a planificar la participación en la próxima
edición para obtener un mejor resultado, es decir, conseguir el catálogo de la próxima edición, incluyendo el formulario de
inscripción (Fleitman, 2009, p. 157).

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Desmontaje
Se refiere al retiro de materiales y elementos ya utilizados, al terminar el evento. Se debe hacer la revisión final para entregar
el equipamiento y las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas. En el desmontaje de los stands,
módulos o salones deberá de cuidarse que se realice de acuerdo a las especificaciones del manual de participantes, para que
la ubicación de los mismos quede en las mismas condiciones en que fue recibido; los materiales y equipo utilizado deberán
de ser guardados y conservados en un lugar apropiado para utilizarlos en próximos eventos.
Evaluación de resultados
La evaluación tiene básicamente dos finalidades:

1. Mejorar la calidad y pertinencia de los eventos con relación a:
a) Temas seleccionados
b) Metodología utilizada
c) Objetivos establecidos
d) Objetivos cumplidos.
2. Obtener datos que permitan mejorar la preparación y administración de futuros eventos: eficiencia del evento y
rentabilidad.

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Actividades de evaluación: (Richero, Alicia. 2008, Pág. 63)

- Evaluación de la reunión, en cuanto a:
o Preparación y coordinación
o Nivel de trabajo y conocimientos
o Cumplimiento de objetivos propuestos
- Considerar aspectos no tratados durante la reunión
y de otros surgidos durante o con posterioridad a la
misma. Considerar la realización de una segunda
reunión sobre el mismo tema o de otra sobre temas
relacionados.
- Con base en las evaluaciones se podrán elaborar
listas de:
o Oradores más solicitados
o Participantes más destacados para ser
considerados en futuros eventos
Evaluación
Fuente: Pixabay
La evaluación debe surgir del análisis sobre los participantes, los expositores y los patrocinadores.
“La transferencia de conocimientos y la participación en diferentes tipos de redes (de conocimientos, comerciales,
gubernamentales, etc.) se convierten en una poderosa herramienta al momento de evaluar, ya que es posible que los más
valiosos en un evento sean aquellos provenientes de las conversaciones informales, comúnmente llamadas conversaciones de
pasillo”. (Richero, Alicia, 2008, Pág. 64).

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Es importante hacer una distinción entre dos tipos de conocimiento: el instrumental y el conceptual. El primero es el que se
utiliza de manera específica y bien definida.
Ejemplo La utilización del conocimiento sobre precios y especificaciones de ciertos productos con el fin de
seleccionar el mejor proveedor, o el relacionado con el comercio electrónico a escala
gubernamental para la búsqueda de nuevas oportunidades de negocios. El conceptual es aquél
que se refiere a cómo piensan las personas acerca de determinados temas y mejoran su
percepción para hacer un mejor uso de dicho conocimiento. Por ejemplo, la participación en un
taller sobre métodos sociotécnicos para cambios en la gestión. (Richero, Alicia, 2008, Pág. 64).
Razones por las que es importante considerar el punto de vista de los participantes:
 Este conocimiento es útil para la planificación de otros eventos.
 Conocer su opinión complementará la visión de los organizadores acerca del mismo, con lo cual se podrá saber si el
evento realmente satisfizo las expectativas del público asistente.
 Si los participantes reportan insatisfacción, lo importante será saber si ésta se deriva de expectativas poco realistas o
demasiado altas respecto al evento.
 Es importante distinguir entre lo que los participantes obtuvieron del evento y lo que esperaban lograr.
La forma de evaluar es a través de entrevistas o la aplicación de cuestionarios; se recomienda que no exceda más de tres
semanas después de finalizado el evento. Pueden utilizarse entrevistas personales o cuestionarios por teléfono. La muestra a
evaluar dependerá del número de subgrupos existente entre los participantes.

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Investiga
Para profundizar sobre el cuestionario de evaluación, revisa el ejemplo de:
 Richero, A. (2008). 2a ed. Planeación y ejecución de eventos. México:

Trillas. Págs 71-73
En la cuestión financiera se tiene la responsabilidad de saldar deudas y efectuar todos los pagos, establecer el costo final del
evento y elaborar los documentos contables en donde se especifiquen los gastos e ingresos de las actividades del evento y
presentar a los patrocinadores y donantes el informe detallado sobre los resultados financieros.
Actividades Post-evento
Al finalizar el evento, se deberán reunir los resultados, describir las experiencias obtenidas, los impactos causados tanto
negativos como positivos en una memoria, debe ser escrito por el comité técnico. Es decir, se debe recopilar la información
sobre toda la operación: antes, durante y después del evento.
Se deben incluir documentos gráficos e impresos, fotografía, prensa, etc. Así como el resultado de las encuestas aplicadas a
los participantes. Este documento servirá como base a futuros eventos a desarrollar, y se presentará a los patrocinadores
para respaldar de manera documental los resultados obtenidos.

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Conclusiones del evento

Generalmente lo que se da a conocer a la comunidad interesada en el evento son las conclusiones del mismo, por lo que se
debe prestar especial atención en la elaboración profesional y adecuada de éstas.
Las conclusiones deben ser producto de las discusiones y resultados de las mesas de trabajo. El responsable de elaborarlas
debe esmerarse en su buena redacción, para que sean claras, concretas y reales.
Informes técnicos de ponencias magistrales

Hay que solicitar a los ponentes magistrales sus ponencias, ya que no siempre las entregan con suficiente anticipación y
puede ser un cuello de botella para el área de fotocopiado y ocasionar que no se proporcionen a tiempo a los medios.
Se debe nombrar un responsable que se encargue de recopilar este material y entregarlo con oportunidad a los medios de
comunicación, a participantes interesados y a los responsables de elaborar la Memoria.
Los asistentes deben contar siempre con información oportuna, por eso hay que coordinar e integrar la información y
documentos técnicos para su difusión y entregarla cuando se necesita, es decir, puede repartirse antes, durante y después
del evento, según sea el caso.
Generalmente las ponencias o boletines son extensos y el tiempo de fotocopiado requiere de una programación. Además, se
deben tener las copias suficientes de cada ponencia para que todos los participantes obtengan el material completo que se
genere durante el evento. También se pueden vender copias de las ponencias en diapositivas, películas, videos o soporte
digital, como así también copias de tablas o gráficos, especialmente en circunstancias donde éstas son esenciales para
comprender el documento.

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Informe financiero
El informe general de resultados financieros del evento debe
ser claro, concreto y veraz. En algunos eventos se informa a
los medios de comunicación sobre los resultados financieros
y para ello se deben preparar suficientes copias de este
documento.
Hay que definir un programa de reuniones para presentar

informes antes, durante y después del evento. Al final del
evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los
organizadores y accionistas.
Informe financiero
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Memoria
Al término del evento se elabora un documento o un video que contenga las vivencias, el intercambio de experiencias, las
sugerencias y resultados del evento. Se debe de nombrar un responsable del Comité Organizador para elaborarlo junto a la
Coordinación de RRPP. Hay diferentes formas de elaborar y presentarla:
 Tipiada y anillada
 Impresa y encuadernada, definiendo calidad del papel interior y portada
 Gráfica (con fotografías)
 Película o video (filmado y editado)

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Para su elaboración se debe decidir:

 Formato (tamaño, cantidad de páginas, calidad de papel, cantidad de colores, sistema de impresión y forma de
encuadernación)
 Diseño de la portada
 Orden de documentos y fotografías
 Cantidad
La información básica que debe contener es:

 Objetivo del evento
 Sede y fechas
 Estructura del Comité Organizador
 Programas de trabajo
 Programas sociales, culturales y artísticos
 Programas para acompañantes
 Ponencias
 Fotografías de todas las actividades técnicas y sociales
 Recortes de periódicos
 Discursos de inauguración y clausura
 Conclusiones
 Boletines de prensa
 Lista de participantes, ponentes magistrales, mesas de trabajo, personalidades destacadas y miembros del Comité
Organizador (nombre, dirección, profesión, actividad principal)

Contenido nuclear
Para contar con los recursos necesarios para la elaboración de la Memoria se puede insertar publicidad y vender espacios a
las empresas u organismos que hayan participado del evento o a quién esté interesado en el tema.
La Memoria se puede obsequiar o vender a los participantes del evento. La distribución se puede hacer de diferentes formas,
dependiendo si la entrega está incluida en la inscripción o tiene un costo adicional, como ser: por correo terrestre o aéreo,
mensajería, a un domicilio preestablecido o por encomienda.
Visualiza los siguientes videos sobre la organización de eventos:

Videos  Centro de Convenciones. (2015). Organizadores de Eventos, Congresos,
Reuniones, Convenciones – San Salvador, El Salvador, Centro América.
[Archivo de video] Disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=AqOiC7JN7JA
 Arias, R. (2016). Etapas de un Evento. [Archivo de video] Disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=Ho6xhcnyuIw

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Elementos de la planeación y organización en eventos turísticos
El papel del Coordinador de eventos es clave durante la planeación, ejecución y evaluación de cualquier tipo de evento
turístico. Es el enlace entre los participantes del comité organizador, los proveedores, los patrocinadores y los asistentes.
Conforme se acerque el día “D” su trabajo se incrementará, por lo que es muy importante que se enfoque en delegar
funciones y enfocar su tarea en la actividad de supervisión. Gran parte del éxito de un evento depende de la forma de trabajar
y desempeño del coordinador de eventos. Existen seis áreas básicas a supervisar y administrar en la coordinación de un
evento:
Programa-
ción
Finanzas Difusión
Areas básicas
de la
coordinación
de eventos
Relaciones Ambienta-
públicas ción
Mercadeo

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Las actividades por área son:
Programación Difusión Ambientación Mercadeo Relaciones públicas Finanzas
• Elaboración del • Diseño e impresión • Se refiere a la • Organización de • Redacción de • Pagos a proveedores.

programa del evento de anuncios, organización y reuniones con invitaciones y • Pago de viáticos,
requisitado. calendarios, supervisión de todo lo posibles discursos. fletes, correo, servicio
• Cronograma general invitaciones, que rodea a las salas, patrocinadores y • Organización de de mensajería, etc.
de trabajo. programas, folletería salones y proveedores para el shows o espectáclos • Considerar pago de
• Diseño de checklists en general, exposiciones. evento. para el evento. alojamiento, pasajes
por área de trabajo de señalizaciones, • Instalación de área • Nombrar personal • Conjuntar el material y traslados internos
modo que todos los carteles, banners. de registro de para dar seguimiento para entregar con las para participantes,
comités tengan muy • Preparación de participantes. y acompañamiento a acreitaciones, bolsos, oradores, invitados o
claro sus tareas, material de • Comunicaciones, los patrocinadores lapiceros, hojas, asistentes especiales.
objetivos y tiempos presentación y telefonía e internet durante todo el credenciales,
de realización. difusión del evento a • Gastronomía: evento e incluso diplomas.
• Elaboración de través de la página y servicio de catering, después del mismo; • Preparación de
Presupuesto base del sitio web. elección de menú sin dejar la material informativo:
desarrollo del • Utilización de la para comidas, supervisión de estas carpeta de
proyecto completo. página y sitio web almuerzos, cenas, relaciones. información turística
• Selección y como medio de coffee breaks. • Supervisar y controlar (mapa de la ciudad,
capacitacion del comunicación con • Servicio de bebidas. el cumplimiento y sitios de interés,
participantes, calidad del servicio de teatros, comercios,
equipo y personal de • Sistema y tecnología
trabajo. invitados, los proveedores, de restaurantes, medios
de sonido, video y
anunciantes y público acuerdo a los de transporte)
• Conformación de proyección:
en general. contratos firmados • Información general
grupo asesor con computadores,
abogados, • Actualizació de las proyectores, equipo sobre líneas de
contadores, bases de datos. de iluminación, aviación, horarios de
arquitectos, • Comunicación vía micrófonos. vuelo.
diseñadores, email con • Servicio de • Determinar premios,
seguridad, participantes, traducción souvenirs y regalos.
programadores, para contacto con • Diseño e impresión
• Servicio de
minimizar errores y patrocinadores, del logotipo del
fotografía y video
riesgos. respuestas a evento y/o de
filmación
• Diseño y consultas y patrocinadores en
confirmaciones. • Elementos
programación del necesarios para la materiales a entregar
sistema de inscripción • Manejo de agenda de a participantes e
ambientación en
para el registro de prensa, conferencia invitados.
general: decoración,
participantes. de prensa, • Cobertura
arreglos florales,
entrevistas, notas y periodística.
telones, paneles,
aspectos
cubresillas,
relacionados durante
mantelería, centros
y después del evento.
de mesa.

Contenido nuclear
Perfil del coordinador de eventos
Coordinación de eventos
Fuente: Pixabay
Características necesarias:
 Carácter y temple para conciliar y negociar diferencias.  Ser flexible para solucionar contingencias en el
 Ser comunicativo, positivo y dinámico. cronograma. Siempre habrá demoras o agentes externos
 Mediador y negociador con grupos de trabajo, con la que modifiquen el plan inicial, y tener un plan B es
contratación de productos y servicios siempre muy adecuado, y logísticamente aceptable.
 Ser ordenado, metódico y detallista, para planificar  Habilidad para el manejo de personal y toma de
tiempos y armar las check lists, indicando todas las decisiones, suministrar ideas productivas y tener
tareas a realizar y los responsables de cada una de ellas. capacidad coordinadora, para poder llevar a cabo
Ser observador e innovador, para minimizar errores, eficientemente su responsabilidad.
trabas, y los tan conocidos “cuellos de botella”, que  Llegado el momento del evento, se requiere de mucha
encontramos siempre en el desarrollo de todo proyecto. concentración y su presencia.

Contenido nuclear
Recomendaciones que no debe olvidar la coordinación eventos (Richero, Alicia. 2008, Págs. 51-52.):
a) Elabore una lista de control de actividades. Esta lista permitirá enfrentar con tiempo situaciones problemáticas de último
momento.
b) Cuente con planes alternativos.
c) No se involucre. Durante su función no puede ser participante de ninguna actividad programada.
d) Llegue temprano y retírese tarde. Deberá estar antes del inicio de actividades y concluir sus actividades después de finalizar
todas las actividades día.
e) Sepa lo que quiere y necesita. No utilice las improvisaciones a menos que sea estrictamente necesario.
f) Controle indirectamente los gastos. Si hay gastos imprevistos anótelos y trasmítalo al personal encargado de finanzas.
Como ya se había mencionado en unidades anteriores, para que el coordinador pueda realizar su actividad debe delegar y
apoyarla en los diferentes comités de área, mismos que estarán encabezados por coordinadores de área cuyo perfil debe ser
similar al del coordinador general, pero deberá tener experiencia en el área que se le asigne y en la realización de eventos
turísticos.
Las funciones generales de los coordinadores de área son:

 Lograr el cumplimiento de los objetivos
 Coordinar los trabajos en su área
 Ejecutar el trabajo conforme al programa general previsto, aplicando los procedimientos y técnicas establecidas y con
los alcances predeterminados.
 Detectar las desviaciones al programa y poner en práctica las modificaciones que se vayan autorizando.
 Formular y organizar toda la documentación oficial y los papeles de trabajo con base en un método previamente
establecido.
 Cumplir con las normas generales y procedimientos establecidos para el evento.
 Hacer uso de los recursos con economía, eficiencia y eficacia.
 Informar al coordinador general de todos los pormenores del evento.

Contenido nuclear
Con el objetivo de lograr un desempeño eficiente del Comité Organizador de cada evento en particular, se deben agrupar las
diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realización por áreas de coordinación. En cada
una de esas coordinaciones que conforman el comité organizador en su totalidad, se dividen todas las funciones y acciones
necesarias para la relación de un evento de gran magnitud.
Coordinación general
Es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas, así

como de administrar y ejecutar el evento. Los mejores
coordinadores de eventos son los que saben destinar el tiempo
adecuado a cada una de las actividades. Tiene que conseguir la
mejor sede, lograr una gran asistencia en calidad y número de
participantes, contar con una campaña publicitaria exitosa y realizar
actividades creativas.
Debe realizar la administración y operación, antes, durante y

después del evento. Su función principal es dirigir y supervisar que
los coordinadores de áreas y su grupo cumplan sus obligaciones. El
Coordinación general coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento,
Fuente: Pixabay saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre cualquier detalle
relacionado con el evento. Desde que se inaugura el evento, el
coordinador general no puede abandonar la sede por ningún motivo.

Contenido nuclear
La mayor parte de sus funciones principales las lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de área. Sus funciones
principales son:
 Con relación a la realización y desarrollo del evento, el coordinador debe reclutar a los miembros del comité
organizador, así como definir el nombre del evento, logotipo y lema. Deberá establecer los objetivos y las metas del
evento para con ellos planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo del evento.
 Deberá supervisar el trabajo del comité organizador durante todas las fases del evento, desde la planeación inicial
hasta el seguimiento después de finalizado el evento. Por ello, deberá desarrollar un sistema eficiente de coordinación
y supervisión.
 El coordinador general deberá definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general en conjunto con los
coordinadores de área; deberá coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
 Se encargará de redactar el reglamento general y uno técnico adecuado a las características específicas de cada
evento, de igual forma en colaboración de todas las áreas.
 El reglamento y el programa técnico lo deberá elaborar junto al coordinador técnico.
 Deberá coordinar y supervisar a todos los coordinadores de área; por lo que realizará juntas periódicas para el
intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas; así como con cada
responsable en particular.
 Se encargará de elaborar y distribuir la orden del día de cada reunión que se realice con el comité organizador con el
tiempo suficiente para optimizar la realización de las mismas y de igual forma deberá elaborar la minuta de cada
reunión con los compromisos contraídos y los detalles de la misma, cada minuta deberá estar firmada por todos los
presentes. Conforme se acerca la fecha del evento estas reuniones deben ser con más frecuencia y se deben
supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las coordinaciones de área.

Contenido nuclear
 Como coordinación deberá transmitir al equipo un espíritu de colaboración entre todos los integrantes, así como definir
e implementar sistemas de cooperación y comunicación en todas las etapas de desarrollo del evento.
 Deberá establecer y automatizar la comunicación y el intercambio de información eficiente, ya que asegura la
participación de todos y facilita la toma de decisiones.
 Deberá diseñar los programas de trabajo por área del comité, para poder medir avances y desviaciones y, dado el
caso, tomar las medidas pertinentes.
 Se encargará de diseñar los sistemas para la planificación, organización, ejecución y evaluación general.
 En conjunto con el coordinador de administración desarrollará y establecerá los procedimientos y sistemas para
facilitar la realización del evento. En eventos de gran magnitud, deberá contratar personal profesional para desarrollar
estos sistemas, entendiendo por sistemas a los softwares necesarios para automatizar la información y evitar que se
pierda cualquier tipo de dato relevante para la organización del evento en su totalidad.
 Se encargará de capacitar al personal para que conozca los sistemas y procedimientos.
 Diseñará y supervisará los sistemas de registro y de información de cada evento.
 Se encargará de negociar y firmar contratos con clientes y proveedores, verificando los precios de los servicios
contratados y/o productos adquiridos.
 Elaborará el presupuesto preliminar. Y se encargará de controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y
flujo de dinero, ya que conocer el flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento.
 Junto al coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el manejo y uso del dinero que ingrese por todo
concepto.
 Coordinar la gestión y tramitación de financiamientos, donativos y patrocinios junto al coordinador de Finanzas y al de
Relaciones Públicas.

Contenido nuclear
 Con relación al trámite, registro y control de financiamientos el responsable es el coordinador de Finanzas.

 Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las necesidades y posibilidades de ambas partes.
 Junto al coordinador de Administración deberá seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos necesarios; para lo
cual deberá visitar las posibles sedes, para tomar la mejor decisión.
 Se encargará de supervisar el sistema de alimentación. Escoger menús y tipos de servicio, tanto sea para
participantes, como para disertantes y personal de la organización general.
 Se encarga de aprobar y contribuir en la elaboración de los programas técnicos, recreativos y especiales. La
intervención del coordinador general y de los demás coordinadores en este punto es indispensable, ya que los
programas (cronogramas y agendas) son la base para la organización y realización de todo evento.
 Debe medir los avances y cumplimiento de los programas. En el caso de desviaciones de los programas originales,
debe de analizar y aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar debidamente la logística general.
 La inauguración y clausura son algunas de las actividades más relevantes e importantes, por lo que debe autorizar los
programas finales. Es decir, se encarga de autorizar y coordinar la logística general y los programas de las actividades
especiales, recreativas y deportivas, culturales y sociales.
 Con el coordinador de Comercialización y Difusión debe supervisar el manejo de la imagen y los textos que den a
conocer a los medios de comunicación y al público en general.
 Participa en la campaña de publicidad y promoción, y en definir estrategias de comercialización y difusión.
 Interviene en la definición de los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de trabajo. Junto
con el coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logística para la selección, invitación, recepción y
atención de los invitados especiales, ponentes, participantes y acompañantes.

Contenido nuclear
 También define los medios de comunicación que se pretende invitar. Junto al coordinador de RRPP y al de
Operaciones debe autorizar la lista de medios invitados.
 Define el contenido de los escritos a enviar a los medios.
 El manejo y atención de los medios de comunicación, será responsabilidad de la coordinación de RRPP y la de
Operaciones.
 El Presidum es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden el evento. En
algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por ejemplo la inauguración, los
eventos intermedios y la clausura. Junto a la coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los diferentes
presidiums que se instalen durante el evento.
 En las actividades de inauguración y clausura se sugiere que estén las personalidades más destacadas del ramo o
relacionadas con el tema del evento, así como los principales directivos de la empresa o agrupación y algunos
organizadores.
 También decide quiénes van a ocupar los presidiums de las ponencias magistrales o de actividades especiales.
 Programará y coordinará junto al Coordinador de Operaciones la práctica de simulacros; participando de manera
personal en cada una de las prácticas de simulacro que se lleven a cabo. Este tipo de pruebas y prácticas es
indispensable para detectar posibles fallas en la logística y definir con anticipación los cambios necesarios.
 Supervisará que todo el personal participante en la organización esté capacitado. En conjunto con el coordinador de
Operaciones deberá elaborar el programa de capacitación para todo el Comité Organizador.
 Coordinará las negociaciones con los sindicatos de trabajadores. En algunos países y específicamente en algunas
ciudades hay sindicatos muy fuertes que no permiten mover ningún tipo de mercancía sin su autorización. Es
conveniente tener reuniones previas al evento con los representantes de los sindicatos y negociar con ellos las
condiciones para contratar sus servicios.

Contenido nuclear
 Coordinará y supervisará la seguridad de los invitados, ponentes y participantes. La estrategia, logística y sistema de
seguridad los debe establecer junto al coordinador de Operaciones.
 Elaborará el checklist por área y supervisará que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.
Coordinación técnica
Esta coordinación debe estar integrada por personal especialista en el tema. En esta coordinación radica gran parte del éxito,
pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como resultado del análisis de los diferentes temas
que se traten.
Tiene entre sus principales funciones: proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo; planificar,
elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias, así como seleccionar, invitar, confirmar,
coordinar, programar y atender la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo nacionales e
internacionales.
También se encarga de coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos; así como de dar información técnica a
los participantes y medios de comunicación. Conjunta la información y documentos técnicos para su difusión. Evalúa,
clasifica, y distribuye las ponencias por temas y mesas de trabajo. Organiza las mesas de trabajo y coordina la elaboración y
recopilación de las conclusiones de cada mesa de trabajo.

Contenido nuclear
Coordinación de Administración
Se encarga de determinar e implementar los sistemas y procedimientos. Coordina la obtención de los permisos y licencias.
Participa en la selección de la ciudad sede y la elaboración de la convocatoria; así como también en la selección y
contratación del hotel sede y/o centro de convenciones y del personal necesario.
Coordina los sistemas de hospedaje, de alimentación y de registro, es decir, la elaboración de directorios, las adquisiciones y
contrataciones; la selección y contratación de los medios de transporte; la selección de los salones o lugares para la
inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentación; la selección de menús y la organización del
cocktail de bienvenida así como de la cena-baile de gala; la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.; al
igual que los servicios de fotografía, videoproyecciones, sonido, iluminación y filmación; la contratación del servicio de
agencias de viajes; la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos; la selección y contratación del servicio de seguros y
del servicio de tarjetas de crédito.
Para hacer una buena adquisición se necesita tener un catálogo de proveedores y solicitar diferentes cotizaciones para tener
alternativas para comparar precios y calidad de productos/servicios para seleccionar mejor. También se debe contar con un
programa de adquisiciones, considerando posibles retrasos en las entregas, que es bastante habitual. Generalmente, las
empresas que ofrecen el servicio de impresos, artículos promocionales, carpetas, entre otros, tienen problemas con los
tiempos de entrega, por lo que la elaboración de los pedidos con bastante anticipación para tener opción de supervisar la
calidad de los artículos y en su caso corregir lo necesario. Con respecto a la coordinación del sistema de alimentación y
menús el encargado debe ser una persona con experiencia y conocimientos como puede ser un ingeniero en alimentos, un
nutricionista o un especialista en gestión gastronómica.

Contenido nuclear
Coordinación de Comercialización y Difusión
El responsable de esta coordinación debe tener amplios

conocimientos sobre mercadotecnia (marketing), comunicación,
relaciones públicas y humanas. Dentro de sus funciones se
encarga de definir las estrategias de mercadotecnia y los
programas de promoción, publicidad y difusión para un evento;
coordina la integración de la fuerza de ventas.
Define la cuota de inscripción al evento, la cual debe ser

congruente con lo que se va a ofrecer en materiales, ponentes,
actividades sociales propuestas, alimentación, etc., para lo que
deberá tener en consideración las posibilidades económicas de
los participantes y para esto se tomarán como referencia
eventos anteriores o de otras agrupaciones u organizaciones.
Elabora el folleto promocional y define los medios de
comunicación que se van a utilizar. Se encarga de organizar y
manejar las conferencias de prensa, así como de supervisar y Medios de difusión
coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios en medios Fuente: Pixabay
gráficos, redes sociales y publicidades para TV. Programa las

entrevistas en radio y televisión; clasifica las notas, desplegados
e inserciones en diferentes periódicos y revistas.

Contenido nuclear
Coordinación de Operaciones
La coordinación de operaciones trabajo en conjunto con todas las coordinaciones que participan en cada evento. Se encarga
de coordinar: los recursos humanos y materiales necesarios para una operación eficiente; la selección y operación de los
medios de transporte; la obtención y funcionamiento del equipamiento; la integración de los materiales para las mesas de
trabajo; la selección, distribución y colocación de los materiales en general.
También se encarga de supervisar, coordinar y definir la ubicación de los módulos y la señalización así como planifica, integra
y controla la instalación de los módulos de registro e información; define el tipo y cantidad de escenografía y señalización en
los inmuebles sede de las actividades; diseñar, adquiere, instala y controla la escenografía necesaria para las diferentes
actividades.
Coordina la rotulación y distribución de documentos en general, concreta, proporciona y controla los servicios de carácter
general a las coordinaciones del Comité Organizador y a los clientes o participantes. Distribuye materiales de promoción,
organización e información antes, durante y después del evento, supervisa el montaje del auditorio y de los salones para las
mesas de trabajo; así como para el servicio de guardería y servicio médico a los participantes.
Coordina la seguridad del evento y la organización y realización de los simulacros que se determine realizar, apoya en la
integración, impresión, comercialización y distribución de la Memoria. Coordina el Centro de Operaciones y da apoyo a todas
las coordinaciones, por lo que debe contar con el personal suficiente que se lo permita y dar un buen servicio y con
suficientes materiales y de buena calidad para que las distintas actividades se lleven correctamente a cabo.

Contenido nuclear
Debe conocer los tiempos en que se realizan las actividades del evento para coordinar la realización y/o construcción que se
requieran en los diferentes lugares en que haya actividades sociales, culturales y artísticas y en auditorios, salones y mesas
de trabajo. Requiere nombrar uno o más responsables por actividad programada y/o espacio destinado. Debe definir la
logística para el reparto y/o entrega de comunicados, impresos, materiales de video y/o audio, entre otros, antes, durante y
después del evento.
Trabaja en conjunto con la Coordinación General, ya que es la que tiene la definición estratégica de cómo se implementará o
desarrollará cada actividad en particular, mientras que en la decisión del tipo de montaje de las mesas de trabajo debe de
intervenir la coordinación técnica, pues conoce las particularidades de cada ponencia en particular. Dado que esta área
concentra en su poder gran cantidad de todo el material de información que se produzca durante el evento, es fundamental su
trabajo mancomunado con el área de RRPP e Información.
Coordinación de Información y Relaciones Públicas
Esta coordinación varía mucho, dependiendo de la naturaleza, del tamaño y de la estructura de la organización de un evento.
El evento puede ser un producto, especialmente si el acontecimiento es artístico, cultural, deportivo o de un grupo de
intelectuales o profesionistas.
Entre sus principales funciones se encuentran: coordinar la invitación a los diferentes participantes; atender a los invitados
especiales en cada una de las actividades, así como, a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo; coordinar el
sistema de información y la ubicación de los módulos; elabora los programas y los comentarios para los maestros de
ceremonias; coordinar el servicio de edecanes y su ubicación en las diferentes actividades.

Contenido nuclear
Se encarga de capacitar al personal de información y edecanes. Coordina y realiza la invitación a los diferentes medios de
comunicación así como coordinar la intervención de los medios de comunicación y les entrega información sobre el evento.
El personal de RRPP es la imagen del evento. Requiere de experiencia, presentación y tacto. Es necesario nombrar
responsables por personas o grupos de invitados especiales para brindarles una mejor atención. A su vez, debe cerciorarse
de que en cada actividad tengan ubicaciones adecuadas y estar pendiente de los pequeños detalles.
Coordina con el área de operaciones la entrega de los materiales de trabajo a ponentes e invitados especiales, elabora un
directorio general que contenga información sobre los participantes, invitados especiales, ponentes, asistentes, expositores,
medios de comunicación, funcionarios de mesa y comité organizador, para facilitar la coordinación y comunicación antes,
durante y después del evento. Es muy importante que apoye a la coordinación técnica en la invitación y confirmación de los
ponentes magistrales, los de mesas de trabajo e invitaciones especiales.
Durante el evento, una de las funciones principales del área es atender a los representantes de los medios de comunicación
en conjunto con la coordinación de Difusión y Comercialización. El trato con los medios es muy delicado, por lo que se debe
tener un grupo de preferencia con experiencia en la materia para darles la debida atención. Junto con el área de Operaciones
serán los responsables del buen funcionamiento de la sala de prensa dispuesta en las instalaciones del evento.
El responsable del área debe cerciorase de que en cada actividad tengan las ubicaciones adecuadas cada persona que
participe en la misma y estar pendiente de los pequeños detalles que impliquen el desarrollo impecable del evento y que todo
sea de la calidad acordada.

Contenido nuclear
Siempre debe tener un directorio con los teléfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de importancia
involucrados en el evento, como así también información adicional sobre lugares turísticos, museos, servicios médicos, de
transporte, teléfonos de emergencia y todo aquello que pueda requerir cada uno de los participantes. Los centros de
información son el contacto inicial y permanente con los participantes, por lo que debe designar personal competente y de
buena presencia.
Conjuntamente con la coordinación de Operaciones, debe decidir la ubicación e instalación de los módulos en las terminales
de transporte aéreo y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y a presidiums, ponentes y funcionarios de
mesa.
También difundirá todas las actividades diarias que se den durante el evento y suministrará toda la información que requieran
los participantes, como por ejemplo planos de la ciudad sede a cada uno para facilitar su movilidad o adicional a la del primer
envío promocional: biografías de los ponentes, detalle de los diferentes programas de actividades, menús de los servicios
gastronómicos planificados, espectáculos contratados, etc. Para eventos magnos es fundamental desarrollar un plan de
comunicación. Igualmente debe contar con un responsable de la coordinación técnica para dar información especializada a
los participantes.

Contenido nuclear
Coordinación de Finanzas
Esta coordinación se encarga de conseguir y manejar los recursos

financieros que se generen durante el evento. Cuando no se cuenta
con suficientes recursos se puede conseguir donativos, patrocinios y
cuotas de inscripción anticipadas. Algunos apoyos se pueden
solicitar en especie, por ej.: artículos promocionales, impresos,
escenografía, servicios de catering, trasporte, hospedaje, etc.
Dentro de sus funciones principales se encuentran: integrar, elaborar

y ejercer el presupuesto general y el presupuesto para montar la
exposición; coordinar la contabilidad general, la tesorería y las
finanzas; autorizar, programar y realizar el pago a proveedores y
Análisis financiero
Fuente: Pixabay
controlar los recursos financieros; confeccionar el catálogo de
cuentas para elaborar el presupuesto general y elaborar y presentar
el informe financiero.
Es responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de cada una de las coordinaciones y llevar el
control del presupuesto general. Recibe los ingresos y coordinar los egresos por todo concepto. Debe exigir los comprobantes
fiscales de cada transacción para luego poder rendir de manera clara cada uno de los movimientos de cuentas ocurridos.
Todas las erogaciones deben tener la firma de autorización del coordinador de Finanzas y en montos altos de la Coordinación
General.

Contenido nuclear
Su responsabilidad mayor es elaborar la contabilidad general y controlar la tesorería, como así también los movimientos de
efectivo y bancarios. Debe elaborar los soportes documentales (estados financieros: balances, estados de resultados, origen
y aplicación de recursos y observaciones), desglosados y detallados de las ventas y egresos y hacer las declaraciones y
pagos de impuestos correspondientes con base en los lineamientos y las fechas que marca la ley.
Determinará la utilidad esperada, dependiendo del tipo de agrupación o sociedad que organiza y del objetivo del evento. No
se debe olvidar que algunos se organizan con propósitos sociales o culturales y otro con el de lucro. En conjunto con la
Coordinación General, es la responsable de los trámites y recepción de donativos y patrocinios que son una forma más de
recaudar ingresos.
Coordinación de Exposiciones
Por la importancia de este tipo de eventos se requiere de un coordinador que será el responsable de la organización y
operación de la exposición. Debe ser una persona con experiencia en exposiciones y tener un perfil similar al del Coordinador
General.
Sus funciones principales son: Definir y contratar el lugar sede de la exposición; elaborará y supervisará que las acciones
previstas en el programa de trabajo se realicen en el tiempo establecido; también deberá reclutar, seleccionar y contratar el
grupo de personas que participarán en la realización de la exposición; elaborará el presupuesto para montar y desmontar la
exposición y distribuirá los pabellones y módulos en el espacio contratado; controlará los inventarios de la exposición; definirá
las políticas de participación para los expositores y para esto tendrá a su cargo la redacción de los diferentes contratos y
reglamentos necesarios para el establecimiento de las mismas; se encargará de proveer el mobiliario necesario para alquilar

Contenido nuclear
a los expositores; en conjunto con el coordinador general debe distribuir el presupuesto de forma razonable y equilibrada.
Será el nexo permanente entre los expositores y la organización general.
Cuando se trate de una exposición con pocos módulos de stands, esta actividad estará a cargo del área de Operaciones,
pero cuando se trate de exposiciones grandes la coordinación de exposiciones se ocupará exclusivamente de todo lo
referente a los módulos de stands y expositores, mientras que el área de Operaciones se ocupará de todo lo referente a los
espacios y/o módulos que hagan a la infraestructura general o común a todos los involucrados.
Investiga Para profundizar en este tema, revisa los siguientes materiales:
 Buendía, Juan Manuel. (2013) Ejemplo de Manual de procedimientos de

registros. Organización de Reuniones. México: Trillas. Págs. 152-154
 Buendía, Juan Manuel. (2013) Capítulo 11. Publicidad y Promoción.

Organización de Reuniones. México: Trillas. Págs. 157-162

Contenido nuclear
Características del plan de logística
Logística
Fuente: Pixabay
Una vez que conoces las etapas de la logística y las áreas básicas de la Coordinación de eventos, así como todo lo estudiado
en las dos unidades anteriores, nos permiten tener los elementos para elaborar el plan de logística. Por ello iniciaremos con el
concepto del plan de logística. En forma general se entiende por plan de logística:

Contenido nuclear
“Instrumento que establece la planificación general de cómo se llevará a cabo el flujo de los materiales, productos, servicios o
mercancías y la información, en cada una de las etapas de la cadena logística, e incluso en la cadena de suministro. El plan
logístico está compuesto de las directrices que guían la coordinación y gestión de las acciones a seguir para facilitar la ejecución
de las actividades logísticas, necesarias para la administración y control de los flujos, mismos que detallan la programación de las
principales funciones tales como: compras, aprovisionamiento, inventarios, almacenaje, fabricación, transporte, distribución y los
recursos necesarios, tales como: humanos, tecnológicos y económicos, requeridos para atender al menor costo el plan de
atención a clientes, que incluye por ejemplo, el proceso de atención de pedidos, la devolución de productos.” (Jiménez, Blanca.
Plan logístico. Publicado el 1 de Marzo de 2014. Disponible en: https://prezi.com/qilgla94velo/plan-logistico/)
Para efecto de esta asignatura, una vez que se ha determinado la viabilidad del proyecto se elabora el plan de logística el
cual consiste en plantear el evento (prever las actividades previas, durante el evento y en el cierre del mismo).
La formulación del plan de logística consiste en definir las siguientes acciones:

 Definición de los objetivos generales y específicos, estrategias y políticas generales.
 Integración del equipo de trabajo (estructura organizacional y funciones por comité).
 El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.
 La formación, organización y programa del grupo de trabajo.
 Temática del evento.
 Procedimientos de trabajo.
 Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero.
 Fuentes y estrategias de financiamiento (patrocinadores y precios de servicios).
 Programación y presupuestación de actividades.
 Sede y recinto.
 Reservación y contratación de bienes y servicios.
 Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos

Contenido nuclear
 Pronóstico de asistentes e ingresos.

 La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.
 Estrategias de mercadotecnia y relaciones públicas.
 Las proyecciones de ventas y beneficios.
 Las estrategias de comercialización y difusión.
 El control de la aplicación de recursos por actividad.
 Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones.
 La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.
 La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
 Elaboración de la lista de seguimiento.
 Programa de trabajo.
La toma de decisiones oportunas y acertadas es definitiva en la buena operación del evento, se deben de tomar en el
momento preciso con la finalidad de satisfacer las necesidades y expectativas de los expositores, conferencistas y público
asistente. Por lo que una buena planeación debe considerar con mucho detenimiento lo siguiente:
 Las fechas más convenientes para la realización del evento.
 Lugar y sede.
 Temática general y particular.
 Quienes y cuantos ponentes y participantes serán.
 Definición de ponente magistrales y mesas de trabajo.
 Invitados especiales.
 Pronóstico de participantes esperados

Contenido nuclear
Esquema general de organización de eventos
Basado en el esquema de Pedrotti, G. (2011). Planificación de Eventos.

Contenido nuclear
Cédulas y/o formularios de control

Para facilitar el manejo y control de la documentación y el registro de la información que se genera antes, durante y después
de un evento, se trabaja con formularios o cédulas de uso general, que tendrán un formato propio según las necesidades
específicas. Las que se usan comúnmente son:
 Registro para un evento
 Registro y solicitud de espacios
 Registro para empresas
 Inscripción y pago
 Control de reservaciones e inscripciones
 Selección de hoteles
 Solicitud de alojamiento
 Control de habitaciones
 Solicitud de servicios
 Programa de trabajo por mes, semana y día
 Seguimiento de acuerdos
 Seguimiento de actividades
 Programa de difusión en medios de difusión
 Control de asistencia de medios de comunicación al evento
 Participación programas de radio/TV
 Entrevistas de prensa
 Análisis de prensa
 Registro de envío de cartas a invitados especiales / para funcionarios de mesa
 Registro de envío de cartas para solicitud de patrocinios y donativos
 Confirmación de participación para ponentes magistrales y de mesa
 Confirmación de participación para funcionarios de mesa
 Programa general de actividades
 Programa general de ponencias magistrales

Contenido nuclear
 Programa diario de ponencias magistrales

 Programa diario de mesas de trabajo
 Programa para la inauguración
 Programa para la clausura
 Requerimiento de materiales
 Vale de entrega de materiales
 Entrega de materiales de trabajo a participantes
 Inventario de recursos materiales
 Control de operadores, rutas y transporte
 Control de frecuencia de servicio de autobuses
 Llegadas de los participantes a las terminales de transporte
 Control de artistas y espectáculos
 Flujo de caja por mes / semana / día
 Responsables de las funciones de la lista de seguimiento
 Formulario de preguntas
 Actualización del directorio de personas físicas / empresas
 Asistentes al presidium
 Lista de expositores
 Lista de inscriptos
 Lista de acompañantes
Para profundizar en este tema, revisa el siguiente artículo:
 Wikihow. (s/d). Cómo organizar un evento. Disponible en:

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

Contenido nuclear
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Los temas que revisaste te han permitido:
Identificar y describir las etapas de la logísta para un evento

turístico.
Distinguir las áreas básicas de la coordinación de eventos, la

importancia del Comité Organizador y las funciones generales de
los integrantes del mismo.
Elaborar un plan de logística para un evento determinado,

explicando las consecuencias de no realizar una logísticas de
eventos turísticos adecuada a las necesidades del cliente.

Contenido nuclear
Fuentes de consulta
Bibliográficas
• Acerenza, M. (2014). Marketing en ferias turísticas. México: Trillas.
• Buendía, J. (2013). Organización de Reuniones Convenciones, Congresos, Seminarios. México: Trillas. 2da. Edición.
• Cravioto, T. (2013). Organización de Congresos y Convenciones, México. Trillas. 2da. Edición.
• Fleitman, J. (2009). Cómo organizar eventos y exposiciones. México: Pax.
• Franklin B. Enrique, (2013) Organización de Empresas, Segunda Edición, de Mc Graw Hill, 3ra. Edición.
• Muñoz, M. (2010) Protocolo y Relaciones Públicas, España. Paraninfo.
• Peña Diana (2009). Congresos, convenciones y reuniones. México: Trillas.
• Ramírez, E. (2006) Turismo de Negocios, México. Trillas.
• Richero, Alicia (2008). Planeación y ejecución de eventos presenciales y en línea. México: Trillas. 2da. Edición.
• Yarto, E. (2015). Destinos Turísticos de Reuniones. México: Trillas.

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Fuentes electrónicas:
• Villegas, Karla. Publicado el 21/08/2006. Logística enfocada al cliente. Disponible en http://www.mailxmail.com/curso-
concepto-logistica/logistica-enfocada-cliente
• Ineventos. Logística en la organización de eventos. http://www.ineventos.com/mx/blog/logistica-eventos.aspx
Recuperado 08 de Octubre de 2015.
• Jiménez, Blanca. Publicado el 1 de Marzo de 2014. Plan logístico. Disponible en: https://prezi.com/qilgla94velo/plan-
logistico/
• Pedrotti, Guillermo José. (2011). Planificación de Eventos. Disponible en:
https://gpedrotti.files.wordpress.com/2011/08/apuntes-planificacic3b3n-de-eventos.pdf
• Wikihow. (s/d). Cómo organizar un evento. Disponible en: http://es.wikihow.com/organizar-un-evento
Videos:
• Centro de Convenciones - (Publicado el 5 mar. 2015). Organizadores de Eventos, Congresos, Reuniones,
Convenciones – San Salvador, El Salvador, Centro América. [Archivo de video] Disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=AqOiC7JN7JA
• Arias, R. (Publicado el 12 mar. 2016). Etapas de un Evento. [Archivo de video] Disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=Ho6xhcnyuIw royalcaribbeanmx (Publicado el 24 feb. 2015). Grupos y
Convenciones a bordo de Royal Caribbean. [Archivo de video] Disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=4-
tet_3rRRM

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Operación y logística de eventos

Unidad 3. El plan de logística

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Planeación y Montaje y Realización Evaluación de Actividades

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•Ponencias magistrales •Sociales •Inauguración

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División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 8

Los montajes que son utilizados para mesas de juntas son:

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 Cuando usted contrata su espacio de exhibición usted obtiene:

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División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 12

Ejemplo En un evento, 10,000 personas se trasladarán a la cena de gala, para lo cual se

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1. En un evento de grandes magnitudes, como un

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 14

En ambos casos se llega a necesitar mobiliario como:

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Realización del evento

Se sugiere considerar programar un coctel de bienvenida,

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En cuanto a la inauguración, se sugieren las siguientes acciones:

La implementación del programa consiste en:

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La evaluación tiene básicamente dos finalidades:

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Actividades de evaluación: (Richero, Alicia. 2008, Pág. 63)

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 Richero, A. (2008). 2a ed. Planeación y ejecución de eventos. México:

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Conclusiones del evento

Informes técnicos de ponencias magistrales

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Hay que definir un programa de reuniones para presentar

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Para su elaboración se debe decidir:

La información básica que debe contener es:

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Visualiza los siguientes videos sobre la organización de eventos:

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Elementos de la planeación y organización en eventos turísticos

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Las actividades por área son:

Programación Difusión Ambientación Mercadeo Relaciones públicas Finanzas

• Elaboración del • Diseño e impresión • Se refiere a la • Organización de • Redacción de • Pagos a proveedores.

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Perfil del coordinador de eventos

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Las funciones generales de los coordinadores de área son:

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Es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas, así

Debe realizar la administración y operación, antes, durante y

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 Con relación al trámite, registro y control de financiamientos el responsable es el coordinador de Finanzas.