UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

PLANTILLA PARA DESARROLLO DE CONTENIDO

Módulo # 5

I. Datos Generales
Nombre de la Asignatura: Políticas de los Negocios Código: PNE-0911
Unidades valorativas: 4 Duración del Módulo: 10 días

Objetivos Específicos:

Conocer qué es una política.

Explicar por qué las personas se resisten al cambio
Describir cual debe ser el contenido de una política

Competencias a alcanzar:
Desarrollar políticas identificando y tomando en cuenta todos los aspectos
necesarios para su elaboración, siendo consciente de la importancia que tienen las
políticas para la organización.

II. Contenido
INTRODUCCIÓN
¿Qué es una política? Una política es lo que la dirección quiere que se haga. En
este módulo estudiaremos diferentes definiciones sobre la política, también
conoceremos cuál es la importancia de las políticas para las organizaciones.

Veremos en detalle cada uno de los elementos que forman parte del contenido de
una política y desarrollaremos algunos ejemplos para aprender la técnica para su
desarrollo.
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¿ Q UÉ E S U N A P O LÍ TI C A?

Como catedrático universitario tengo la oportunidad de compartir con mis alumnos

experiencias para la elaboración de manuales y siempre les hago una pregunta
directa, ¿todas las organizaciones tienen políticas? Por lo general la mayoría contesta
que no, respuesta equivocada, ya que todas las organizaciones tienen políticas, la
diferencia está en que algunas las tienen documentadas en manuales y otras no las
tienen documentadas, pero todas tienen políticas.

Ahora bien, ¿qué es una política?

“Una decisión permanente que se toma sobre ciertos asuntos y sus problemas”.
(Rodriguez Valencia, 2002)

Álvarez (Alvarez Torres, 1996) define la política como:

a) Una decisión que se aplica a todas las situaciones similares.

b) Una orientación clara hacia dónde deben dirigirse las actividades de un mismo
tipo.

c) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias,

mayormente a decisiones que toma el personal operativo.

d) Dice lo que la dirección quiere que se haga en cada situación definida.

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IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS

¿Qué sucede cuando una organización no tiene claramente definidas sus políticas
y procedimientos?

“Una organización que no se diseña se autodiseña y muchas veces lo

autodiseñado no funciona adecuadamente porque en el autodiseño han intervenido
de manera anárquica todas las personas que integran la organización, ocasionando
con ello que mientras unos quieren ir al norte otros quieren ir al sur y los clientes
quieren ir al este, todo ello logra simplemente que la organización esté confundida y
sus resultados además de pobres, sean obtenidos de una manera muy desgastante”
(Alvarez Torres, 1996).

Por ello es importantísimo que la organización defina desde sus inicios, qué
quiere, a dónde quiere llegar, cuáles son objetivos, qué estrategias desea utilizar
para alcanzar sus objetivos, en pocas palabras, debe definir su misión y visión, qué
somos, a dónde
ónde queremos llegar.

Veamos que sucede con una empresa por ejemplo de electrodomésticos que
recién inicia operaciones y que no ha definido sus políticas.

Uno de los problemas más difíciles a los que se tiene que enfrentar la empresa
con la implementación
plementación de las políticas, es la aceptación de las mismas por parte de
los empleados. ¿Por qué sucede esto? Porque para el caso en nuestro país
(Honduras) normalmente estas decisiones se realizan sin tomar en cuenta la opinión
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de los subalternos y estos las toman como una imposición. Esto genera una
resistencia al cambio. ¿Qué puede cambiar un gerente?

Robbins y Coulter (Robbins & Coulter, 2005) dicen que existen tres categorías en
las cuales los gerentes pueden realizar cambios, a saber: la estructura, la
tecnología y las personas.

1. Cambio en la estructura. Una organización debe tener la

departamentalización/estructura que más se adecue a sus necesidades y objetivos.
Esta puede ser funcional, geográfica, por clientes, etc.

Además, a medida que la empresa va aumentando en tamaño esta requerirá de

hacer cambios estructurales que se ajusten a las nuevas necesidades y esto muy
probablemente requiera la creación de nuevos puestos o áreas o departamentos.

2. Cambio en la tecnología. En la actualidad, los cambios tecnológicos

importantes implican en general la introducción de equipo, herramientas o métodos
nuevos, la automatización o el uso de equipos de cómputo, etc.

Al hacer un cambio en la tecnología, probablemente repercutirá en la estructura y

las personas.

3. Cambio en las personas. Esto se refiere al cambio de sus actitudes,

expectativas, perspectivas y comportamientos, lo cual no es nada fácil. Es tarea
importante del gerente al tratar de conocer qué es lo que motiva a las personas, esto
ha llevado a desarrollar el término conocido como desarrollo organización (DO), el
cual básicamente consiste en técnicas o programas para cambiar a las personas, así
como la naturaleza y calidad de las relaciones laborales interpersonales.
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RESISTENCIA AL CAMBIO

¿Por qué las personas se resisten al cambio? Una persona se puede resistir al
cambio por las siguientes razones:

1. Incertidumbre. Cuando se implementan nuevos métodos o procedimientos, la

inseguridad de saber si podrán o no utilizarlos adecuadamente, hace que las
personas desarrollen una actitud negativa hacia el cambio o busquen adrede tener
un desempeño deficiente si se les pide que los utilicen.

2. Hábito. Ya que todos los días debemos tomar decisiones, procuramos no tomar
en cuenta todas las opciones posibles. Para evitar tanta complejidad, dependemos en
gran parte de hábitos o respuestas programadas. Los seres humanos somos criaturas
de hábitos. Así que, cuando tenemos que hacer frente al cambio, tendemos a crear
una resistencia al mismo.

3. Temor a perder algo que ya posee. En gran medida, el grado de resistencia al

cambio dependerá de qué tanto se haya invertido en el estado actual de las cosas
(status quo). Por ejemplo, un empleado que ya tenga unos 10 años de trabajar para
una misma empresa, con unos 40 años de edad, le resultará mucho más difícil,
cambiar su centro de trabajo que a un joven de unos 25 años de edad y que tenga
unos 2 o 3 años de laboral para la empresa.

Aun cuando el cambio fuera dentro de la misma empresa pero en otra localidad,
la persona de más edad presentara una mayor resistencia al cambio, por la gran
inversión que ha hecho en su status quo. Tal inversión puede ser sus amigos,
compañeros de trabajo, posición de autoridad dentro de la organización, clubes
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sociales, iglesia, lugar de estudio para sus hijos y demás contactos sociales que él y
su familia ya poseen.

4. La creencia de que el cambio es incompatible con los objetivos y los

intereses de la organización. Un empleado puede tener la creencia con o sin
justificación, que el cambio no favorecerá a la empresa, originando con ello la
resistencia al cambio. Es labor del gerente prestar atención a esta resistencia al
cambio ya que puede ser canalizada de manera positiva para la organización.

Visto todo lo anterior,

¿Cómo podemos disminuir la resistencia al cambio?

Hay por lo menos cinco acciones gerenciales para

disminuir la resistencia al cambio (Robbins & Coulter,
2005).

Educación y comunicación. Esto se puede superar

ayudándolos a ver la lógica del cambio, desarrollando
debates mano a mano y revisar si la resistencia se
origina por una comunicación deficiente.

Participación. La participación puede disminuir la resistencia y aumentar la calidad

de la decisión de cambio. Se supone que las personas que se resisten al cambio
tienen el conocimiento necesario para hacer contribuciones significativas para la
organización.

Facilitación y apoyo. La organización puede ofrecer capacitación a aquellos que se

oponen al cambio con el objeto de que adquieran nuevas destrezas o habilidades y
puedan incrementar la confianza en sí mismos.

Negociación. Intercambiar algo de valor para reducir la resistencia.

Manipulación y control. Esta es una acción no ética, pero que funciona realizando
intentos encubiertos para influir, como cambiar o distorsionar los hechos, reteniendo
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información perjudicial o crear falsos rumores. Pueden llevar al fracaso si los

empleados sienten que han sido engañados.

Coerción. Esta también es una acción ilegal, consiste en el uso de amenazas

directas o la fuerza.

¿Qué aspectos se deben tomar en cuenta al diseñar una política?

Para que una política sea bien diseñada aceptada y además para
que la resistencia a su funcionamiento y/o aplicación sea
notablemente disminuida, basta con tomar en cuenta dos
aspectos (Alvarez Torres, 1996).

Primero, involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos.
Esto tiene su sentido lógico, ya que las personas que están en el día a día
desarrollando su trabajo, son las que más conocen sobre el mismo. Por ejemplo,
queremos mejorar el proceso de atención al cliente, ¿quiénes son las primeras
personas a las que debería consultárseles? Por supuesto, a los que trabajan en el
área del Servicio al Cliente, porque ellos son los que conocen qué problemas
enfrentan cada día.

Segundo, informar y explicar oportuna y adecuadamente a la gente afectada o

involucrada de los beneficios. Cuando las personas son tomadas en cuenta e
informadas en tiempo y forma, existe un compromiso de tipo moral hacia brindar su
apoyo al cambio propuesto.

Si por ejemplo, un gerente reúne a su personal únicamente para informarles del

cambio de la jornada laboral, seguramente encontrará una gran resistencia al cambio
porque no han sido informados previamente de tales planes, ni mucho menos
consultados al respecto.

Por otro lado, si el gerente antes de anunciar de manera oficial el cambio de la

jornada laboral consultara a los empleados y escuchara sus inquietudes y además les
presentara todos los beneficios que pudieran obtener, la resistencia al cambio seria
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notablemente
emente menor. Si el cambio fuera comenzar y terminar la jornada laboral más
temprano puede indicarles que tendrían, por ejemplo más tiempo para pasar con su
familia, ir al gimnasio, realizar estudios universitarios, atender asuntos personales,
etc.

Por
or lo general, las políticas simplemente son impuestas, ocasionando molestias
innecesarias a la gente involucrada. Por lo tanto, si deseamos que las políticas sean
respetadas y aplicadas correctamente, debemos tomar en cuenta a la gente antes,
durante y después
spués de elaborarlas.

CONTENIDO DE LA POLÍTICA

A continuación se detallan los elementos básicos que debe contener toda política
para una mayor comprensión y aplicación.

1. Logo de la empresa. Como es un documento oficial de la

empresa, las políticas deben ser elaboradas en papelería que
contenga el logo de la empresa. Este normalmente es colocado en la
parte superior de la hoja, ya sea en el extremo izquierdo, derecho o en el centro de
la misma,
a, esto queda a criterio de la empresa.

2. Nombre de la política. El nombre debe ser lo suficientemente claro, de tal

modo que el usuario al no más leer el nombre pueda tener una idea sobre qué trata
la política. Por ejemplo, si la política tiene por nombre
nombre Contratación de Personal, es
porque precisamente tratara sobre ese tema. He encontrado manuales de políticas
con este nombre y que solo se refieren a la Selección de Personal, pero nunca
mencionan la Contratación de Personal, ese es un error.

3. Código. Este es un elemento importantísimo porque ayuda a identificar sin temor

a equivocarse, qué política se está documentando. El código debe ser alfanumérico,
para ello utilizamos las letras que identifican al área o departamento de la empresa y
luego el numero
o correlativo de la misma. Lo recomendable es utilizar letras que nos
permitan relacionarlas fácilmente con el área o departamento. Por ejemplo, las
políticas del departamento de recursos humanos, es fácil relacionarlas con las letras
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R.H., el departamento de marketing con M.K., etc.; basta con utilizar dos o tres
letras para identificar el departamento.

Luego de las letras utilizamos unos tres dígitos de forma correlativa en cada área
o departamento, por ejemplo la primer política de recursos humanos, puede tener el
código RH-001, la segunda política seria, RH-002 y así sucesivamente. Cada área o
departamento deberá tener su propia numeración correlativa, eso quiere decir que
por ejemplo la primer política de marketing puede ser MK-001, la de administración
ADM-001, etc. y así con cada uno de los departamentos de la empresa.

Resulta muy conveniente incluir en el manual, una lista con la nomenclatura

seleccionada para identificar cada uno de los departamentos. Esta debería estar
inmediatamente antes de presentar las políticas.

4. Elaborada por. La política puede ser elaborada por cualquier miembro del área o
departamento que tenga la suficiente experiencia y conocimientos sobre el tema a
documentar. Esto significa que no necesariamente debe ser el jefe del departamento
quien la elabore, sin embargo por lo común estas son formuladas por los jefes en sus
respectivas áreas.

Al señalar quién fue el encargado de elaborar la política no se coloca el nombre

de la persona, sino solamente el título del puesto que ocupa en la organización. Esto
es porque las personas no son permanentes, pero sí lo es el puesto. Por lo tanto, se
identifica a la persona que elabora la política, como el Jefe de Contabilidad, el
Asistente de Contabilidad, Jefe de Servicio al Cliente, Jefe de Compras, etc.

5. Aprobada por. La aprobación tiene que ser autorizada por una persona con un
rango superior a quien elabora la política. Por ejemplo, si es elaborada por el Jefe de
Producción, deberá ser aprobada por el Gerente de Producción o el Gerente General,
según sea el caso.

6. Fecha de aprobación/revisión. Si es la primera vez que se elabora la política,

incluiremos la fecha de aprobación. Si la política ya había sido documentada,
entonces haremos referencia a la fecha de revisión.
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Además de la fecha de aprobación/revisión, es recomendable incluir la fecha de la

entrada en vigencia del o los cambios a la política efectuados para evitar
confusiones.

A todos los puntos del contenido de la política señalados hasta aquí o sea desde
el nombre de la política, hasta la fecha de aprobación/revisión, se le conoce con el
nombre de encabezado de la política, ya que solamente se proporciona información
de tipo general.

Todos los elementos de la política señalados a continuación, o sea desde el propósito

hasta conceptos, se le conoce con el nombre de cuerpo de la política, ya que aquí se
detallan los pormenores de la misma.

7. Propósito. Aquí se debe señalar cuál es la razón o el motivo que ha impulsado a

la empresa a tomar la decisión para documentar la política. Para ello, debe contestar
tres preguntas básicas, a saber: quién, qué y para qué.

Por ejemplo, una política de Devoluciones sobre Ventas, el propósito puede ser:
“Establecer los lineamientos (qué) que regularán la aceptación de las devoluciones
sobre ventas, a fin de que nuestros clientes (quién), logren una mayor satisfacción
en el servicio prestado (para qué)”.

Una política sobre la Práctica Profesional, puede tener el siguiente propósito:

“Definir los parámetros (qué) bajo los cuales nuestra empresa aceptará estudiantes
tanto de nivel secundario como del nivel universitario (quién), para que realicen su
práctica profesional (para qué), que es un requisito previo para la obtención de su
título académico”.

8. Alcance. Este es uno de los elementos de la política más conflictivo y difícil de

entender, ya que muchas veces se piensa de manera errónea, que el alcance se
refiere a la persona responsable de aplicar la política. La pregunta correcta a hacer
aquí es, ¿a quién o a qué se le aplica la política? El alcance nunca se aplica a la
persona o personas encargadas de hacer cumplir la política.
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Por ejemplo, una política de Descuentos por Pronto Pago, el alcance no es ni para
el Departamento de Ventas, ni para Contabilidad o Cobranza, el alcance es para:
todos aquellos clientes que apliquen para un descuento por pronto pago. ¿Lo nota?
Para determinar el alcance de esta política, la pregunta correcta es ¿a quién le
aplicamos el descuento por pronto pago? No es al Departamento de Ventas, no es al
Departamento de Contabilidad y ni tampoco lo es al Departamento de Cobranza, el
descuento se aplica a los clientes.

Para poder identificar cuál es el alcance de una política que tenga por nombre:
Uso del Uniforme, primero debemos conocer quiénes serán las personas que deberán
usar el uniforme. Por ejemplo, si la política dice que todo el personal del
Departamento de Administración debe usar el uniforme, entonces el alcance será:
todo el personal de administración. ¿Por qué razón el alcance no es para el jefe del
Departamento de Administración o para el jefe del Departamento de Recursos
Humanos? Si bien ellos son los encargados de ver que esta política se cumpla, el
alcance indica cuál es el personal que está obligado a portar el uniforme.

9. Responsable de la Revisión. Esta será por lo general, la misma persona que la

elaboró, ya que es la que cuenta con el conocimiento y experiencia suficientes, para
determinar si debe hacerse o no modificaciones a la política.

El cuidado que se debe tener en este punto, es utilizar siempre el mismo título
del puesto que hemos utilizado al momento de indicar quién elaboró la política. Hay
algunos puestos que por su amplia variedad de títulos empleados para referirse al
mismo puesto de trabajo se prestan a la confusión.

Por ejemplo, para referirnos a la persona que se encarga del manejo del
personal, podemos emplear términos tales como: Jefe de Personal, Gerente de
Personal, Jefe de Recursos Humanos o Gerente de Recursos Humanos. Si utilizamos
dos términos diferentes en la misma política, podemos pensar que se trata de dos
puestos diferentes de trabajo, cuando en realidad nos estamos refiriendo a uno solo.
Ahora bien, en aquellas grandes empresas que manejan una cantidad muy numerosa
de personal es bastante probable que necesiten dos puestos de mando diferentes,
donde el Jefe de Personal sería un subalterno del Gerente de Personal. Cuando esta
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situación ocurra, sí se debe hacer la diferencia en la política e identificar a ambos de

manera separada.

10. Política. Esta es la parte central del cuerpo de la política. La política contesta la
pregunta ¿qué hace la empresa? En ella se debe detallar qué hace la empresa frente
a una situación determinada. ¿Qué hace la empresa cuando un empleado comete
una falta?; ¿qué hace la empresa cuando desea contratar nuevos empleados?; ¿qué
hace la empresa para otorgar crédito a los clientes?, etc.

Por ejemplo una política de Evaluación del Desempeño, diría que “la evaluación a
todos los empleados se realiza dos veces al año; la evaluación está a cargo del jefe
del área en coordinación con el departamento de recursos humanos; una vez
realizada la evaluación, esta debe ser discutida con el empleado; la evaluación será
la base para las promociones y/o aumentos de sueldo”.

La política debe contener la mayor cantidad posible de información, de tal modo

que los usuarios no tengan ninguna duda al respecto. Cuando una política no
proporciona la información completa, su aplicación se puede volver un tanto
complicada.

11. Conceptos. Este espacio se utiliza para definir cualquier término técnico o
expresión propia de la organización o de uso general que pueda tener diferentes
significados. Se pueden definir uno o más términos, según sea necesario. Nunca
debemos dar por sentado que todos entienden o todos le dan el mismo significado a
las palabras. Debemos recordar que el manual será también utilizado por personas
recién incorporadas a la empresa y es bastante probable que ellas tengan conceptos
diferentes a los que ya se manejan internamente.

Es importante tomar en cuenta que, debido a la gran facilidad con que contamos
en la actualidad para la comunicación y el transporte, prácticamente en todos los
países del mundo tenemos personas de todo el mundo. Como consecuencia de ello,
un gran porcentaje de empresas cuentan con personal de diferentes nacionalidades.
Esta diversidad de culturas trabajando bajo “un mismo techo” puede prestarse a
malos entendidos o interpretaciones a las palabras utilizadas.
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Aun y cuando las personas hablen el mismo idioma, las palabras no tienen el
mismo significado en todas las regiones o países. Por ejemplo, en Honduras para
referirnos a un amigo decimos “alero”, pero en El Salvador al amigo se le dice
“chero”. En Honduras cuando solicitamos agua, lo que esperamos recibir es agua sin
ningún tipo de agregado o complemento, el mismo líquido que encontramos en los
ríos y lagos, pero en Guatemala para referirse a la misma agua, es necesario pedir
“agua pura”.

Al aclarar los diferentes términos técnicos o de uso común que se utilizan en la

política, estaremos indicando cuál es el significado “oficial” que como organización
queremos que se le dé a cada uno de los términos empleados en la política.

Cuando vamos a definir palabras, debemos tener cuidado de incluir el significado

correcto de las mismas ya sea en forma individual o en su conjunto, según sea el
caso o la necesidad.

Por ejemplo, si queremos definir qué se debe entender por Práctica Profesional,
lo correcto es tomar ambas palabras en su conjunto, ya que esto tiene un significado
muy diferente si tomamos la definición palabra por palabra. El Diccionario de la Real
Academia Española (Buscon, 2001), contiene las siguientes definiciones para la
palabra Práctica:

“Se dice de los conocimientos que enseñan el modo de hacer algo. Destreza
adquirida con este ejercicio. Ejercicio que bajo la dirección de un maestro y por
cierto tiempo tienen que hacer algunos para habilitarse y poder ejercer públicamente
su profesión. Aplicación de una idea o doctrina. Contraste experimental de una
teoría.”

Por otro lado, el mismo diccionario (Buscon, 2001), define la palabra

Profesional, de la siguiente manera:

“Perteneciente o relativo a la profesión. Dicho de una persona: Que ejerce una

profesión. U. t. c. s. Dicho de una persona: Que practica habitualmente una
actividad, incluso delictiva, de la cual vive. Es un relojero profesional. U. t. c. s. Es un
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profesional del sablazo. Persona que ejerce su profesión con relevante capacidad y
aplicación”.

Como podemos ver, es muy difícil lograr una comprensión del término Práctica
Profesional, si definimos las palabras de manera individual. Lo mejor es utilizar el
término en su conjunto, para lograr una mejor definición que se ajuste a nuestro
propósito. Por lo tanto, una definición de Práctica Profesional puede ser: “Periodo
de tiempo durante el cual el estudiante aplica de manera práctica en una
empresa, los conocimientos teóricos adquiridos durante su formación
académica”.

Además de los términos técnicos, poco conocidos o palabras que la empresa

define para indicar cómo se deben interpretar, en este espacio también se incluyen
todos los formatos o formas que son necesarios para la aplicación de la política.

Documentos o formatos aplicables. Son todos aquellos documentos que se

requieren para la aplicación o desarrollo de la política. Por ejemplo una política de
Cuentas por Pagar, puede tener como documentos aplicables, la factura, orden de
compra, cotización, cheque, voucher y recibo, entre otros.

Dos políticas con el mismo nombre, pero de empresas diferentes aun cuando se
dediquen a la misma actividad, no necesariamente tendrán los mismos documentos
aplicables, eso dependerá de cómo está desarrollada la política y qué es lo que cada
empresa considere importante.

Comparación de políticas incompletas versus políticas completas

Veamos a continuación algunos ejemplos de políticas incompletas, las cuales dejan

muchas dudas para su aplicación. Seguidamente, veremos las sugerencias de cómo
deben redactarse las políticas y cuál debe ser su contenido.
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Ejemplo No.1: Política de Caja Chica (Incompleta)

“Se establece un fondo de caja chica por L. 5,000.00 el cual será utilizado
únicamente para hacer compras menores”.

Comentario: ¿Si usted fuera la persona encargada de manejar el fondo de caja

chica y llegara un empleado a solicitarle L. 1,000.00 para hacer un gasto en efectivo,
le entregaría el dinero? ¿Qué tal si fueran L. 2,000.00 o L. 3,000.00? ¿Qué haría?
¿Difícil decidir? ¿Qué se debe entender por compras menores? Como podrá notar la
política no proporciona mucha de la información que es necesaria tener para poder
aplicarla correctamente, según haya determinado la alta gerencia.

A continuación una propuesta sobre cuál debería ser el contenido completo de

esta política.

Política de Caja Chica (Completa)

Se establece un fondo de caja chica por L. 5,000.00, el cual será

manejado por el asistente de contabilidad.

Las compras menores que se podrán hacer con este fondo,

serán hasta por un máximo de L.500.00.

Todo gasto de caja chica deberá contar con el visto bueno del jefe del departamento
solicitante.

El reembolso del fondo de caja chica, deberá hacerse cuando se haya gastado el
90% del mismo, para ello el asistente de contabilidad deberá presentar al jefe de
contabilidad la liquidación de los gastos.

El fondo de caja chica es únicamente para hacer gastos menores de la compañía, por
lo tanto queda totalmente prohibido utilizarlo para hacer préstamos personales o
adelantos de sueldos.

Toda factura o recibo deberá especificar el concepto del gasto. No se aceptaran

comprobantes de pago con la descripción de “consumos varios” o “misceláneos”, etc.
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Todo comprobante de pago deberá ser reportado en un plazo no mayor a 15 días.

Todo documento deberá estar a nombre de la empresa.

Ejemplo No.2: Política de Práctica Profesional (Incompleta)

“Como un aporte a la sociedad, nuestra organización abre las puertas a todos

aquellos alumnos de último año que requieran de un lugar para realizar su práctica
profesional, siendo este un requisito previo a la obtención de su título académico”.

Comentario: Esta política está correcta si solamente la vemos como una

declaración formal en lo que respecta a la posición que asume la empresa frente a
un tema específico, dice que como organización están dispuestos a apoyar a los
alumnos de último año para que tengan un lugar dónde realizar su práctica
profesional.

Sin embargo, esta política se queda muy corta porque no proporciona mucha
información que se requiere al momento de registrarla en un manual de políticas y
procedimientos. Por ejemplo, no dice cuántos alumnos practicantes se aceptaran en
la organización por cada periodo, no dice que requisitos deberán llenar los
candidatos, no dice a que obligaciones estarán sujetos los practicantes, etc.

Veamos a continuación como debería redactarse esta política para incluirla en un

manual administrativo.

Política de Práctica Profesional (Completa)

1. Se aceptará un número de 30 practicantes, que serán distribuidos en los

diferentes centros de producción y en los diferentes departamentos, de acuerdo
al nivel de conocimiento que muestre su perfil.

2. Para practicantes universitarios, se aceptarán cómo máximo 5 que serán

evaluados por el gerente de Recursos Humanos, será él quien asigne el
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departamento dónde serán necesario de acuerdo a la profesión que esté

alcanzando.

3. Todos los practicantes gozarán de los beneficios de transporte gratis,

alimentación gratis, celebración al culminar la práctica, como acto de
agradecimiento por sus servicios prestados.

4. Sí el practicante es empleado, gozará los mismos beneficios de empleado y se le

pagará el sueldo normal.

5. Toda solicitud deberá ser presentada con un mes de anticipación, antes de iniciar
su práctica.

6. La carta de aceptación deberá ser confirmada en los últimos diez días, después
de entregada la solicitud.

7. Todo practicante deberá someterse al reglamento interno de la empresa.

8. El candidato a prácticamente deberá tener un índice académico no menor de

80%.

9. El prácticamente deberá portar en un lugar visible su gafete que lo identifique

como “Practicante”.

10. Si el practicante no cumpliera lo indicado en el reglamento interno de la

empresa, esta dará por finalizada la práctica profesional y no dará ninguna
constancia de la misma.
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Ejemplo No.3: Política de Becas de Estudio a Empleados (Incompleta)

“Con el fin de contribuir al desarrollo profesional de nuestros empleados, la empresa

proporcionara becas de estudio a todos aquellos que lo soliciten al departamento de
Recursos Humanos”.

Comentario. Supongamos que un empleado recién contratado con apenas dos

meses de laborar para la empresa solicita este beneficio, ¿debería dársele? Por
supuesto que sí, ya la política no indica ningún tipo de restricción. Tal como está
redactada esta política solamente proporciona información general, lo único que
aclara es que la empresa apoya a todos aquellos interesados en continuar sus
estudios académicos, nada más. ¿Qué se debe hacer si un empleado becado decide
abandonar la empresa apenas termina sus estudios? La política no lo dice.

¿Qué otra información es necesario para desarrollar esta política? Veamos la

siguiente propuesta.

Política de Becas de Estudio a Empleados (Completa)

1. La empresa proporcionará becas de estudio a todos aquellos empleados que la

soliciten.

2. Las becas de estudio aplican tanto a nivel secundario como a nivel de pregrado
(universitario).

3. Para tener opción a este beneficio, el empleado deberá tener como mínimo tres
años de laborar de manera continua para la empresa.

4. La beca corresponde al 100% de los gastos de estudio sin embargo, el porcentaje

de la misma estará determinado por la siguiente tabla:

a) Calificaciones arriba del 90%, se le otorga el 100% de la beca.

b) Calificaciones de 85% a 89%, se le otorga el 90% de la beca.

c) Calificaciones de 80% a 84%, se le otorga el 80% de la beca.

d) Calificaciones de 75% a 79%, se le otorga el 70% de la beca.

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5. Si un beneficiario de la beca de estudio obtiene un promedio menor del 75% en

sus calificaciones, le será quitada la beca.

6. Cuando el beneficiario de la beca haya terminado sus estudios, este deberá

continuar trabajando para la empresa como mínimo cinco (5) años más contados a
partir de la finalización de sus estudios. En caso que decida abandonar la empresa, el
beneficiario deberá cancelar de manera proporcional el costo de la beca otorgada. El
costo proporcional se divide entre los cinco años que se requiere que el empleado
permanezca en la empresa.

Ejemplo No.4: Política de Uso del Carnet de Identificación (Incompleta)

“Todos los empleados de nuestra empresa deberán portar su carnet de identificación

en un lugar visible”.

Comentario: Como todos los ejemplos anteriores, esta política carece de mucho
información importante para darle un fiel cumplimiento a la misma. Surgen
preguntas como por ejemplo, ¿qué ocurre si un empleado pierde su carnet de
identificación?; ¿qué tipo de identificación deben portar los empleados que están en
periodo de prueba?; ¿deben portar su carnet aun cuando estén fuera de la empresa
en horas laborables?

Para despejar estas interrogantes, como mínimo esta política debería tener el
siguiente contenido.

Política de Uso del Carnet de Identificación (Completa)

1. El Jefe de Recursos Humanos es el encargado de aprobar el diseño del carnet de

identificación.

2. Todos los empleados de la empresa deberán portar su carnet de identificación en

un lugar visible durante toda la jornada de trabajo.

3. El personal que esté en período de prueba, deberá portar un carnet provisional

que lo identifique como “Personal en Entrenamiento”. Este carnet le será entregado
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desde el primer día en que inicia labores. Una vez que haya finalizado el periodo de
prueba, le será entregado su carnet definitivo como personal permanente.

4. El uso del carnet es obligatorio aun y cuando el empleado se encuentre fuera de la

empresa, siempre que esté realizando actividades propias de su trabajo.

5. En caso de pérdida del carnet, el empleado deberá solicitar uno nuevo, teniendo
como obligación cancelar la cantidad de L.150.00.

6. En caso que el empleado deje la empresa ya sea por renuncia o despido, deberá
entregar el carnet de manera obligatoria.

Ejemplo No.5: Política de Prestamos a Empleados (Incompleta)

“La empresa otorgará préstamos a aquellos empleados que requieran de una ayuda
económica para solventar sus necesidades personales”.

Comentario: Esta política lo que refleja es una preocupación de parte de la

empresa para apoyar a sus empleados en situaciones económicas muy difíciles.
¿Podrá la empresa otorgar préstamos por un millón de lempiras? (Hacer cita de pide
de pagina el tipo de cambio) NO SE ENTIENDE ESTA FRASE ¿Cuál es el tiempo
máximo para pagar el préstamo?

Elaborando la política de la siguiente manera, puede despejar esta y otras

interrogantes.

Política de Prestamos a Empleados (Completa)

1. La empresa otorgará préstamos a aquellos empleados que requieran de una

ayuda económica para solventar sus necesidades personales.
2. Para que un empleado tenga opción a estos préstamos deberá tener como
mínimo dos años de antigüedad.
3. Los montos a que podrán optar los empleados de nivel operario, serán hasta por
el 100% de su sueldo mensual.
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4. Los empleados de nivel ejecutivo podrán optar a préstamos hasta por un monto
de dos veces su sueldo mensual.
5. En cualquier caso el plazo máximo a pagar el préstamo será de 18 meses, el cual
deberá ser deducido por planilla. Para efectuar tal deducción el empleado firmará
la debida autorización.
6. Para poder otorgar un nuevo préstamo al mismo empleado, este deberá tener
cancelado el 100% del préstamo anterior.
7. Los casos considerados como prioridad para prestar la ayuda económica son:
a) Enfermedades o tratamientos médicos del empleado o sus familiares.
b) Fallecimiento del cónyuge, hijos o padres.
c) Problemas de tipo judicial.
d) Cualquier otra situación que a criterio de la gerencia general considere
oportuno brindar la ayuda económica a través del préstamo.

Ejemplo No.6: Política de Mantenimiento de Vehículos (Incompleta)

“Todos los empleados que tienen asignado vehículo de la empresa, serán

responsables de darle el mantenimiento preventivo para asegurar el buen
funcionamiento del mismo”.

Comentario: Se requiere proporcionar más información como por ejemplo, ¿existe

algún taller asignado por la empresa?; ¿cada cuánto tiempo se debe hacer la
revisión?; etc.

Esta política quedara más completa si incluimos información como la siguiente.

Política de Mantenimiento de Vehículos (Completa)

1. Con el fin de darle el mantenimiento adecuado a toda la flota de vehículos de la

empresa, el Director de Operaciones elaborara un Plan Anual para Revisiones.

2. Cuando se requiera hacer revisión preventiva como cambio de aceites, lubricantes

y accesorios, así como la reparación mecánica de un vehículo, el jefe del
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departamento al cual está asignado el vehículo, deberá presentar una solicitud por
escrito al Director de Operaciones para que sea autorizada por este.

3. Los vehículos que tengan garantía técnica, serán ingresados a los talleres
designados por la compañía proveedora para su reparación o mantenimiento.

4. El Director de Operaciones es el único autorizado para designar la admisión de un

vehículo a un taller en particular.

5. Si por alguna razón el vehículo sufriera daños por no haberse realizado la revisión
y/o mantenimiento programado, los gastos en que se incurran en su reparación
serán cargados al empleado a quien se le ha asignado el vehículo.

Ejemplo No.7: Política de Ordenes de Combustible para Vehículos

(Incompleta)

“El Director de Operaciones extenderá las órdenes de combustible a todos aquellos

empleados que tengan vehículo asignado por la empresa”.

Comentario: ¿Qué cantidad de combustible se asignará para el uso de vehículos?;

¿puede hacerse la compra en cualquier gasolinera?; ¿qué control se tendrá por tales
ordenes de combustible?

Desarrollando la política de la siguiente manera, se puede ofrecer una guía más

completa para su aplicación.

Política de Ordenes de Combustible para Vehículos (Completa)

1. El Director de Operaciones es el encargado de extender las Órdenes de

Combustible, para todos aquellos empleados que hacen uso de su propio
vehículo para atender actividades de la empresa.
2. La cantidad de combustible que se asignará a cada vehículo será de 12 galones
al mes.
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3. Toda solicitud de combustible deberá contar con el visto bueno del jefe del
departamento, además deberá indicar las características del vehículo, número de
placa, nombre del motorista y tipo de combustible.
4. Es responsabilidad del Director de Operaciones, cotejar las facturas que remita la
gasolinera asignada, con las Órdenes de Combustible autorizadas.
5. La selección de la gasolinera para la compra de combustible, estará bajo la
responsabilidad del Director de Operaciones juntamente con el Jefe de Compras.
6. La compra del combustible, se hará únicamente en la gasolinera designada por la
empresa.

Bibliografía

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procedimientos administrativos. San Pedro Sula: Universidad Tecnológica de
Honduras.

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• Wikipedia. (27 de abril de 2011). Historia de la escritura. Recuperado el 10 de

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