El diagrama o gráfica de Gantt es una herramienta sumamente útil cuando de

formulación y gerencia de proyectos se trata, ya que permite definir, de una

manera gráfica, práctica y sistemática, la duración de las distintas actividades que
deben ejecutarse para completar de forma exitosa un determinado proyecto.

Esta herramienta fue introducida aproximadamente en el año 1914, por el

ingeniero norteamericano Henry Gantt (de allí el nombre “diagrama de Gantt”),
quien desarrolló un método de control de operaciones basado en gráficos y barras,
el cual más adelante fue utilizado por el ejército y la marina de los Estados Unidos,
logrando así popularizarse.

Características de la Gráfica de Gantt

En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se muestran siempre de

manera vertical, mientras que los tiempos aparecen representados de manera
horizontal.

En otras palabras, la gráfica de Gantt no es más que un gráfico de barras, una

estrategia de planeación que puede servir como una especie de guía a la hora de
poner en marcha todas las labores necesarias para ir de un punto A hasta un
punto B.

El diagrama o gráfica de Gantt funciona como una especie de calendario,

conformado por barras, en el que se establece la fecha de inicio y de culminación
de cada actividad correspondiente a un proyecto, y en donde además pueden
incorporarse datos relacionados con el material, el capital, el personal requerido,
entre otros aspectos fundamentales, para tener una visión más clara de lo que
implica el proyecto.

Es lo más parecido a un plan de acción, que puede ser monitoreado de manera

gráfica, para conocer si efectivamente está siendo cumplido o si requiere de la
realización de determinados ajustes.
Ventajas de utilizar una Gráfica de Gantt

 Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del proyecto a

desarrollar.
 Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para la ejecución
del proyecto.
 Facilita el control y supervisión de los procesos.
 Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad individualmente y del
tiempo que tomará la ejecución del proyecto en su totalidad.
 Ayuda a conocer si el desarrollo de una actividad interfiere con la ejecución
de otra en términos de tiempo, permitiendo ajustar la duración de cada una
para una mejor distribución.
 Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi
cualquier persona, desde los niveles más bajos en una jerarquía
organizacional hasta el nivel gerencial, y que puede elaborarse ya sea
mediante herramientas de uso informático o con la ayuda de un lápiz y un
papel.

Cómo elaborar un Diagrama o Gráfica de Gantt

Generalmente se trabaja con dos conjuntos de columnas, uno de ellos se

encuentra ubicado del lado derecho de la tabla y el otro del lado izquierdo.

Las columnas que se encuentran del lado izquierdo contienen información sobre
las actividades a realizar, el material, el personal y demás recursos requeridos
para la ejecución del proyecto; mientras que las columnas que se encuentran del
lado derecho reflejan el tiempo requerido para realizar cada una de las
actividades, el cual puede corresponder a días, semanas o meses, según sea más
conveniente.

Para crear una gráfica de Gantt, los pasos básicos que debemos seguir son
los siguientes:

Lo primero que debemos hacer es dibujar las columnas y filas que formarán
parte de nuestra gráfica, y en las cuales iremos colocando toda la información que
consideremos necesaria. El número de columnas y filas dependerá de la cantidad
de datos que se quiera incluir en el gráfico, pero por lo general puede trabajarse
con un conjunto sencillo de 4 columnas ubicadas al lado izquierdo de la tabla,
seguido del número de columnas que sea necesario para apuntar la cantidad de
días, semanas o meses que tomará la ejecución del proyecto. Por otro lado, el
número de filas que dibujaremos dependerá de la cantidad de actividades
involucradas en el plan.
En las filas de la primera columna colocaremos todas las actividades que sea
necesario realizar, una debajo de la otra, cada una en una cuadrícula distinta.

En las filas de la segunda columna colocaremos la fecha estimada de inicio de

cada una de las actividades.

En la tercera columna apuntaremos la fecha estimada de finalización o cierre de

cada tarea.

En la cuarta columna colocaremos el tiempo total estimado para la duración de

cada una de las actividades, teniendo en cuenta la unidad de tiempo seleccionada,
ya sean días, semanas o meses. Es muy importante considerar que, aunque no
sepamos con total certeza la cantidad de tiempo que demorará una actividad,
debemos colocar parámetros razonables a los cuales podamos apegarnos para
administrar mejor nuestro tiempo y nuestro esfuerzo.

Lo que haremos a continuación será dibujar un conjunto de columnas que irá del
lado derecho de la tabla, justo después de la cuarta columna en la que ubicamos
la duración total de las actividades. El número de estas columnas dependerá de la
cantidad de tiempo necesaria para culminar el proyecto en su totalidad, y estarán
dividas igualmente en función de la unidad de tiempo con la que se haya decidido
trabajar (días, semanas o meses). En las filas de estas columnas iremos dibujando
bloques de color que representarán el tiempo de duración de cada actividad, lo
que nos ayudará a determinar si existe alguna prelación en el desarrollo de las
mismas.

Cuando hablamos de una “prelación” nos referimos a una relación de dependencia

entre una actividad y su tarea anterior o posterior. Esto nos permite conocer si es
necesario culminar con el desarrollo de una actividad antes de iniciar con la
siguiente, o si por el contrario ambas pueden ejecutarse de manera simultánea.

El siguiente paso será demarcar el momento actual del proyecto, para lo cual
trazaremos una línea vertical que partirá del día, semana o mes correspondiente a
la fecha presente, y rellenaremos con un tono más oscuro las celdas de los días,
semanas o meses que hayan transcurrido. Además, mediremos el progreso de
cada una de las actividades dibujando una línea oscura y fina dentro de los
bloques de color que determinan la duración de cada tarea. Si la actividad ha
culminado, la línea de color oscuro tendrá la misma longitud que el bloque de color
correspondiente a su duración, mientras que si aún se encuentra en proceso,
tendrá la longitud que corresponda a su avance o progresión en el tiempo.
Ejemplo de una Gráfica de Gantt

Utilizaremos como referencia el siguiente ejemplo basado en la planificación de la

puesta en marcha de un local de comidas para repasar de forma visual los pasos
necesarios para realizar un diagrama o gráfica de Gantt:

Te presentamos un fragmento de la gráfica, aquí puedes ver la gráfica completa en

formato de Excel.

Las actividades a considerar para la puesta en marcha de este proyecto

serán:

 Realización de un estudio de mercado previo.

 Constitución del negocio.
 Desarrollo de la inversión.
 Construcción del lugar.
 Amoblado del local.
 Selección del capital humano.
 Capacitación del capital humano.
 Alineación administrativa.
 Inicio de operaciones.

En el lado izquierdo de la gráfica de Gantt, se procede a colocar cada una de las

actividades en la primera columna. En la segunda y tercera columna se colocan el
tiempo estimado de inicio y de culminación para cada una de estas labores, y en la
cuarta columna se fija el tiempo de duración estimado para la ejecución del
proyecto en su totalidad.

Columnas de actividades en el diagrama de gantt

El lado derecho de la gráfica funciona como una especie de calendario. Las

columnas que conforman este lado de la gráfica de Gantt corresponden a los
meses que tardará en desarrollarse el proyecto, y éstos a su vez se encuentran
divididos en semanas, de manera que resulte más sencillo a la hora de monitorear
el curso de las actividades.

Duración de las actividades por semanas

Los bloques de color azul de la gráfica de Gantt indican la duración de cada tarea
de una forma mucho más gráfica, y nos permiten conocer a simple vista si existe
alguna relación de dependencia entre una y otra actividad.

Por ejemplo, vemos que la primera actividad (realización de un estudio de

mercado previo) tardará una semana y que la segunda actividad (constitución del
negocio) no podrá comenzar sino hasta que ese tiempo haya transcurrido y la
primera labor se haya cumplido.

Bloques de duración en la gráfica

Por otra parte, puede darse el caso de que dos o más tareas se ejecuten de
manera simultánea, tal como ocurre con la tercera actividad (desarrollo de la
inversión) y la cuarta actividad (construcción del lugar).

En este caso, se considera posible que ambas labores se lleven a cabo al mismo
tiempo, ya que a medida que va ejecutándose la inversión, puede procederse con
el levantamiento de la infraestructura, pues se cuenta con parte del capital
requerido para ello.

Por otro lado, el momento actual del proyecto se demarca por una línea vertical de
color rojo. En nuestro ejemplo está ubicada en la cuarta semana del mes enero.
 Momento actual del proyecto

Además de esto, notamos que en los bloques de color de la primera y de la

segunda actividad hay una línea negra en la gráfica de Gantt que va desde el
inicio hasta el final de las celdas correspondientes a la duración de estas tareas, y
esto nos indica que ambas labores ya han sido ejecutadas y cumplidas
satisfactoriamente.

Actividades culminadas en los diagramas de gantt

Por otro lado, vemos que hay una línea negra que atraviesa el bloque de color
correspondiente a la duración de la tercera actividad, pero que no cubre la longitud
total de éste, lo cual indica que dicha tarea aún se encuentra en ejecución.

Los bloques de color que no muestran ninguna línea horizontal dentro de ellos,
corresponden a aquellas actividades que aún no se han ejecutado. Esta es la
forma que tenemos para monitorear el avance de cada una de las labores del
proyecto.

Programas para elaborar una Gráfica de Gantt

El principal programa que puedes utilizar es Microsoft Excel, te enseñamos en

nuestro sitio cómo crear una gráfica de Gantt en Excel.

Otros programas disponibles son:

Microsoft Visio 2010

Este software facilita la creación de diagramas o gráficas de Gantt para la

programación de las tareas correspondientes de un determinado proyecto, y
permite comunicar la información de planificación de manera detallada a todos los
miembros de la organización.

Microsoft Project
Se trata de una aplicación destinada a la gestión de proyectos de carácter
empresarial, la cual ofrece un gran número de herramientas utilizadas para la
planificación, seguimiento de los recursos, mantenimiento de los costos y
notificación del progreso a los miembros del equipo.

Cuenta con vistas de informe mejoradas, una interfaz de calendario y una función
de adición de gráficos tridimensionales que facilitan la creación de informes más
eficaces en términos visuales.

Ganttproject

Este programa es considerado una plataforma para la planificación y creación de

itinerarios, y tiene una gran similitud con la anterior herramienta, Microsoft Project.

Es un software bastante simple que puede ser ejecutado en cualquier sistema

operativo, ya que está escrito en el lenguaje de programación “Java”, y además
cuenta con la ventaja de utilizar un formato de archivo XML que permite guardar el
itinerario creado y exportarlo a páginas web HTML.

Programa para hacer diagramas de gantt - ganttproject

Smartdraw

Es un programa destinado a la creación de más de 70 tipos diferentes de

diagramas, gráficas y herramientas visuales, pero de una manera mucho más
práctica y sencilla. Se considera incluso una mejor alternativa que el tradicional
Microsoft Visio y una herramienta más poderosa que el clásico Office.

Smartdraw combina plantillas inteligentes, herramientas y automatización, por lo

que puede resultar bastante fácil de usar, y además permite crear gráficas de
Gantt desde cualquier navegador web moderno y desde cualquier computadora o
dispositivo móvil que ejecute Windows, Mac, Android, iOS o cualquier otra
plataforma.

Por otra parte, al ser un programa diseñado para usuarios de ordenadores

comunes y corrientes, este software requiere de muy poco o ningún
mantenimiento, lo que sin duda es una gran ventaja para quienes no tienen mucha
experiencia en el mundo de la informática.

Mindmanager

Es un software de mapas mentales para visualizar ideas que busca facilitar una
comunicación eficaz, gestionar el conocimiento, administrar proyectos y solucionar
problemas de negocios mediante la creación e intercambio de mapas dinámicos
de información, mapas mentales, diagramas de flujo de procesos, mapas
conceptuales, cuadros de mando de proyectos, y demás herramientas visuales.

Ya sea mediante la aplicación de alguno de estos programas informáticos o con

ayuda de un simple lápiz y un papel, elaborar una gráfica de Gantt puede ser una
de las estrategias más efectivas que puede aplicarse en lo que respecta al área de
gerencia de proyectos, ya que provee una imagen gráfica de un itinerario que
puede ayudar a planificar, coordinar y monitorear las distintas actividades
requeridas para una perfecta ejecución de los mismos.