CASO N°2

PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL

DOCUMENTAL EN UN
SISTEMA DE GESTION

Instructor(a)
ANA KARINA RUIZ BELTRAN

Aprendiz:
EMMA ELIZA TORRES JIMENEZ

PLATO MAGDALENA
NOVIEMBRE
2018
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control
de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Según lo define la norma ISO 9001:2015 la información documentada, es la constancia del

resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por
ende su control también es posterior a dichos procedimientos (evidencias documentales).
Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de
cómo debe ser la documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura
es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no
se tienen redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información
documentada se genera y, por lo tanto, no se puede completar los registros de control de
documentos. De acuerdo a lo anterior, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo sobre la
marcha lo que se va redactando en los procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada
cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance
tienen éstos, así como los responsables de cada una de las actividades señaladas. La norma
ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos
concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones
S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones
S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:

 Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.
 Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
 Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
 Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones
S.A.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte
puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
 Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este
procedimiento y su anexo.
 Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
 Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
 Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos
o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias actividades, recursos y
responsables entre otros aspectos.
 Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los instructivos,.. se
limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
 Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones
S.A.
 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en
resultados
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de
actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de acción que
permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos:
•Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada
mediante memorando por el jefe de la Oficina de Planeación.
•Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, deberán ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde
se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de
Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos,
quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de
algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código
ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de

página, como se muestra a continuación:

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la
siguiente figura:

Código :
PROCESO Versión:
LOGO
NOMBRE DEL Página 1 de
DOCUMENTO
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
  Manual de Calidad  Procedimiento
 Caracterización de Proceso  Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y
 Otros manuales S&SO y Programa Gestión Ambiental y S&SO
 Normograma  Formato.

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1,
por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento,
Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO

CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión Ambiental PG
o S&SO
 BIBLIOGRAFIA:
Gomez, A. (2015). CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA SEGÚN ISO 9001:2015.
[online] Asesordecalidad.blogspot.com. Available at:
http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/04/control-de-la-informacion-
documentada.html#.WoQ80PlubtQ [Accessed 14 Feb. 2018].

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Unal.edu.co. (2018). [online] Available at: http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb. 2018].