Integrantes: Gabriela Cutacán; Fabricio Guerrero

CAMBIAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia es un sistema para enviar cartas masivas a muchos
destinatarios mediante un modelo diseñado (una plantilla). Para usar este sistema es
necesario crear el origen de datos (base de datos en Acceso hojas de cálculo en Excel) y
seguidamente crear la plantilla en un documento Word.[ CITATION Sal06 \l 12298 ]
 Preparación
 Impresos

Abrir y preparar un documento como documento principal para una

combinación correspondencia.
Word a través de la herramienta combinar correspondencia, permite combinar un
documento el que puede ser una carta con el texto que se pretende hacer llegar a varias
personas, con otro documento o lista de datos que contiene los datos de los
destinatarios, de forma tal de obtener en un solo documento o impreso directamente,
todas las copias de las cartas que se deseen enviar.[CITATION Yar01 \l 12298 ]

Abrir un documento Principal

En una operación de combinar correspondencia, el documento principal contiene el
texto, la puntuación, los espacios, los gráficos y la información adicional que no
cambian en las versiones del documento combinado, o sea que se desean conservar en
cada carta modelo; por ejemplo, el remitente y el texto de una carta modelo, de los
sobres o de las etiquetas postales.
Como documento principal puede usarse un documento nuevo o uno ya existente.
Luego de tener diseñado el documento principal, se deben insertan las instrucciones
especiales en el mismo, denominadas campos de combinación, que indican a Word
dónde debe imprimir la información variable de la fuente u origen de datos. Cuando se
combina el documento principal con la fuente u origen de datos, Word reemplaza los
campos de combinación por la información apropiada de la fuente u origen de datos.
[ CITATION Ram01 \l 12298 ]
 Realizar una combinación de Correspondencia
Para realizar una combinación de correspondencia, entre una carta modelo como
documento principal (carta de invitación) y una lista de clientes como fuente de datos,
se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Para utilizar una carta existente como carta modelo, se debe abrir dicha carta con
anterioridad. Para crear una nueva carta, se debe generar un nuevo documento de
Word. De todas formas es recomendable tener en la ventana activa de Word, al
documento que actuará como documento principal en la combinación.

2. Seleccionar la opción Combinar correspondencia del menú Herramientas.

3. En el cuadro de diálogo que se despliega, seleccionar el botón Crear bajo el paso

1 (Documento principal).

4. Posteriormente se debe escoger la opción Cartas modelo.

 5. A continuación, del siguiente cuadro de diálogo que se presenta, seleccionar el
botón Ventana activa. El documento activo (la carta abierta o el nuevo
documento que se encuentre en ese momento en pantalla) se convertirá en el
documento principal de la combinación correspondencia. Si se escoge el botón
Nuevo documento principal, Word abre un nuevo documento en blanco para que
posteriormente se escriba el texto del mismo.

Luego de la acción anterior el cuadro de diálogo Combinar Correspondencia se presenta

como la imagen lo muestra, donde queda asignado como documento principal el archivo
que se encuentra en uso en ese momento. En el paso 1 (Documento principal) se habilita
el botón Modificar, que al seleccionarlo en cualquier momento desde el cuadro de
diálogo Combinar correspondencia, se cierra dicho cuadro de diálogo y se pasa al
documento actual en pantalla, con la posibilidad de retomar la combinación en cualquier
otro momento ejecutando el comando correspondiente.

6. El paso siguiente es indicarle a Word de donde se obtendrán los datos (fuente u

origen de datos) para la combinación. Para esto se debe escoger el botón Obtener
datos bajo el paso 2 (Origen de datos). Posteriormente se debe escoger la opción
Crear origen de datos o Abrir origen de datos, según exista o no la fuente de
datos.

7. Si la fuente de datos existe, la cual puede ser una lista de nombres y direcciones
de otro documento de Word o de una hoja de cálculo, base de datos u otro tipo
de lista, se debe seleccionar la opción Abrir origen de datos, y posteriormente en
el cuadro de diálogo Abrir que se despliega, indicarle a Word cual es el archivo
que contiene dicha lista.

8. Si la fuente de datos no existe, se la debe crear. Para esto se debe escoger la

opción Crear origen de datos.

9. 9. Si se trata de un nuevo origen de datos, se presentará un cuadro de diálogo

donde se deben definir los registros de datos y posteriormente guardar dicho
 origen (Word guarda el origen de datos en forma de tabla, como un documento
con extensión *.doc).

En la lista Campos en el registro inicial (todos los nombres de campo de la fuente de

datos) aparecen una serie de nombres de campo que propone Word. Para eliminar los
nombres que no interesen ser definidos en la fuente de datos, se deben seleccionar y
posteriormente escoger el botón Quitar campo para eliminarlos de la lista. Word incluye
el nombre del campo quitado en el cuadro Nombre de campo para que pueda ser
cambiado si es que se desea, y vuelto a agregar.
Luego para agregar los nuevos nombres de campo, se debe escribir cada nombre de
campo (hasta 40 caracteres) en el cuadro Nombre de campo y, a continuación,
seleccionar el botón Agregar campo para agregarlo al registro inicial. El nombre debe
empezar con una letra; los siguientes caracteres deben ser letras, números o caracteres
de subrayado (_); no se pueden utilizar espacios en blanco en el nombre de los campos.
Luego de diseñar la fuente de datos se debe escoger el botón Aceptar, con lo cual Word
abre el cuadro de diálogo Guardar como, para que dicha fuente sea guardada.
[ CITATION Ram01 \l 12298 ]

Seleccionar una lista de distribución u otro archivo o archivo de datos

para ser usado en una combinación de correspondencia.

En pocas palabras, en este apartado aprenderás a crear un origen de datos a partir de una
tabla, pero se aclara que no es la única posibilidad.

Debes seguir estos pasos:

1. Crea un nuevo documento. Inserta una tabla de 4 columnas por 3 filas e

introduce los datos que se muestran a continuación.

2. Selecciona la tabla.

3. Haz clic en el botón Tabla de la barra de menú.

 4. Haz clic en la opción Convertir tabla en texto...

5. Aparecerá el cuadro Convertir tabla en texto… Selecciona la opción

Tabulaciones.[ CITATION Cai02 \l 12298 ]

6. Haz clic en el botón Aceptar.

 Insertar campos de datos en el documento principal de la

combinación de correspondencia.

Los marcadores de posición, como direcciones de correo electrónico y saludos, se

denominan campos de "combinación de correspondencia". Los campos de Word
corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

1. Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los

campos agregados al documento principal son los marcadores de posición de estas
categorías.

2. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Word genera

una etiqueta para cada registro cuando realiza una combinación de correspondencia.

Si coloca un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación
aparezca una determinada categoría de información, como un nombre o una dirección.
Nota: Cuando inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento
principal, el nombre del campo aparece siempre entre comillas («»). Estas comillas no
se muestran en los mensajes de correo electrónico. Simplemente sirven para distinguir
los campos en el documento principal del texto normal.

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza

los campos del documento principal para crear el primer mensaje de correo electrónico.
La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear
un segundo mensaje de correo electrónico, etc.

Agregue los campos o los marcadores de posición

1. En el documento principal, escriba cualquier contenido que desee que aparezca
en todas las copias del documento.

Para agregar una imagen, como un logotipo, haga clic en Imagen en el grupo
Ilustraciones de la pestaña Insertar.
2. Haga clic en el lugar donde desee insertar el campo.

3. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia.

4. Agregue alguno de los elementos siguientes:

Bloque de direcciones con el nombre, la dirección y otra información

a. Haga clic en Bloque de direcciones.

b. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los

elementos de dirección que desea incluir y los formatos que desea aplicar
y, a continuación, haga clic en Aceptar.

c. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word

no haya encontrado la información necesaria para el bloque de
direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a
continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al
campo requerido para la combinación de correspondencia.

Línea de saludo

d. Haga clic en Línea de saludo.

e. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de

nombre y la puntuación.

f. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Word
no puede interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el
origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino
solo el nombre de una compañía.

g. Haga clic en Aceptar.

h. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word

no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo.
Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación,
seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo
requerido para la combinación de correspondencia.

Campos individuales

Puede insertar información de campos individuales, como el nombre, el número

de teléfono o el importe de un aporte de una lista de donantes. Para agregar
 rápidamente un campo del archivo de datos al documento principal, haga clic en
la flecha situada junto a Insertar campo de combinación y luego haga clic en
el nombre del campo.

Para obtener más opciones a la hora de insertar campos individuales en el

documento, siga este procedimiento:

i. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar

campos, haga clic en Insertar campo de combinación.

j. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de

estos procedimientos:

 Para seleccionar campos de dirección que se correspondan

automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los
campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que
los campos, haga clic en Campos de dirección.

 Para seleccionar campos que siempre obtienen datos directamente

de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de
base de datos.

k. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.

l. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.

m. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que

Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para
insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y,
a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente
al campo requerido para la combinación de correspondencia.

Nota: Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más

adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con
el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo
en el documento combinado.[ CITATION eug11 \l 12298 ]

* Combinar una lista de distribución con un documento de carta o

etiquetas de direcciones para obtener un nuevo archivo o documento

Si no quieres generar Cartas, Word te da la opción de generar Etiquetas postales, en la

siguiente figura puedes observar etiquetas postales.

Para generar etiquetas postales, los pasos son similares a los explicados en el apartado
anterior excepto que cuando aparezca por primera vez el cuadro Combinar
correspondencia deberás seleccionar la opción Etiquetas postales..., como se ilustra en
la siguiente figura:

Después durante la combinación de correspondencia, aparcera el cuadro Opciones para

etiquetas. En la caja Etiqueta selecciona la que desees al igual que en la caja
Número de producto. Finalmente haz clic en el botón Aceptar.

Ahora aparecerá el cuadro Crear etiquetas, donde se pedirá que crees la etiqueta postal
que servirá como documento principal. Puedes utilizar el botón Insertar campo de
combinación para insertar los campos que necesites.

Puedes escribir una etiqueta postal muy sencilla como la que se indica en el siguiente
ejemplo. Recuerda que cuando aparece <<Titulo>> por ejemplo, esto indica que allí se
ha insertado un campo de combinación.[ CITATION jos17 \l 12298 ]

* Imprimir el resultado de una combinación de correspondencia.

Cuando desee utilizar etiquetas para enviar correo masivo a personas de la lista de
direcciones, puede usar la combinación de correspondencia para crear una hoja de
etiquetas de dirección. Cada etiqueta contiene una dirección de la lista. También puede
crear e imprimir etiquetas sin usar la combinación de correspondencia.

Nota: Si desea que la combinación de correspondencia directamente en sobres, consulte

combinación de correspondencia con sobres.
Estos son los documentos relacionados con la creación e impresión de etiquetas con el
proceso de combinación de correspondencia:

 El documento principal
es el documento que se usa para configurar el diseño de las etiquetas en la
combinación de correspondencia. También puede configurar cualquier contenido
que desee repetir en cada etiqueta, como el logotipo de la empresa o la dirección
de remite en etiquetas de envío.

 La lista de distribución de correo

la lista de distribución de correo es el origen de datos que Word se usa en la
combinación de correspondencia. Es un archivo que contiene las direcciones que
va a imprimir en las etiquetas.

Cuando se combinan los dos documentos, tendrá las etiquetas de dirección.

Paso 1: Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución puede ser una hoja de cálculo de Excel, un directorio de

contactosde Outlook, una base de datos Access o una lista de direcciones Office. Que
contiene los registros Word extrae información de para generar las direcciones de las
etiquetas.

 Si todavía no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una nueva
lista en Word durante la combinación de correspondencia.

 Si está usando una hoja de cálculo Excel, asegúrese de que la columna de

códigos POSTALES o códigos postales tienen formato de texto para que no
pierda los ceros. Para obtener más información, vea Preparar el origen de datos
de Excel para una combinación de correspondencia de Word.

 Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook sea su

programa de correo electrónico predeterminado.

Paso 2: Preparar el documento principal para las etiquetas

1. En Word, elija archivo > nuevo > Documento en blanco.

2. En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Iniciar

combinación de correspondencia > etiquetas.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, en Información de la etiqueta,
elija su proveedor de etiqueta en la lista marcas de etiquetas.

4. En la lista número de producto, seleccione el número que coincida con el

número de producto en el paquete de etiquetas.

Nota: Si usa una impresora de alimentación continua, tendrá una lista diferente
de los números de producto. Asegúrese de elegir impresoras de alimentación
continua en información de la impresora para ver la lista correspondiente.

5. Elija Aceptar.

El documento debe mostrar la dimensión y la forma de las etiquetas

seleccionadas. Si no es así, en la ficha Diseño, en el grupo tabla, elija Ver líneas
de división.
Paso 3: Vincular la lista de distribución a las etiquetas

1. En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija

Seleccionar destinatarios y, a continuación, elija uno de estos procedimientos:

o Si no tiene una lista de distribución de correo, elija Escribir una lista

nueva y cree una.

o bien

o Si la lista de distribución de correo está en una hoja de cálculo de Excel,

una base de datos de Access u otro tipo de archivo de datos, elija Usar
una lista existente y, después, busque la lista y elija Abrir.

o bien

o Si usa contactos de Outlook, seleccione Elegir desde contactos de

Outlook.

2. Siga uno de estos procedimientos:

 o Para que las etiquetas para toda la lista de distribución de correo, vaya a
"paso 4: agregar las direcciones a las etiquetas."

o bien

o Para hacer etiquetas solo algunos de los nombres en la lista, en la pestaña

envíos, elija Editar lista de destinatarios.

3. En el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia, elija los nombres que

desea agregar a las etiquetas.

Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para facilitar la búsqueda de

nombres y direcciones.

Paso 4: Agregar las direcciones a las etiquetas

El bloque de direcciones es un campo de combinación de correspondencia. También

conocido como un marcador de posición, usa el campo de combinación para marcar el
lugar donde desea que aparezcan en la etiqueta de direcciones.

Sugerencia: Si desea agregar una imagen, un logotipo, por ejemplo, la etiqueta y que se
muestre el bloque de direcciones, es mejor hacerlo ahora. Siga las instrucciones de la
subsección "Agregar una imagen a la etiqueta" del paso 4.

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque

de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el
nombre del destinatario, tal como aparecerá en la etiqueta.

Nota: Seleccione Vista previa de resultados y elija el botón de registro

siguiente o elegir el botón de registro de anterior para desplazarse por los
registros de su origen de datos y ver cómo aparecerá una dirección en la
etiqueta.

3. Elija Aceptar.

Sugerencia: Para cambiar cómo se alinea el bloque de direcciones en las

etiquetas, elija el bloque de direcciones y, en la ficha Inicio en el grupo párrafo,
elija Alinear a la izquierda, Centro, Alinear a la derecha, o justificar.

4. En el grupo escribir e insertar campos, elija Actualizar etiquetas para aplicar el

cambio a cada etiqueta.

Nota: Si no ve las direcciones, elija Vista previa de resultados.

Agregar una imagen a la etiqueta

Puede insertar una imagen, un logotipo, por ejemplo, en la etiqueta. Una vez insertado,
se pueden manipular el tamaño, el formato y el estilo de la imagen.

1. Después de elegir un formato de etiqueta en el cuadro de diálogo Insertar bloque

de direcciones, coloque el cursor a la izquierda del código de campo «Bloque de
direcciones».

En Opciones de diseño, puede posición la imagen eligiendo cuadrado o estrecho.

2. En la ficha Insertar, elija imágenes, busque el archivo que desee, selecciónelo y,

a continuación, elija Insertar.

3. Si es necesario, realice una de las siguientes acciones para ajustar la imagen:

o Cambiar el tamaño manualmente (elija un controlador), cambiar la

orientación (elija Girar), o mover (arrastrar) la imagen.

o bien

o Elija Opciones de diseño y trabajar con cualquiera de las opciones

disponibles.

4. Elija correo > Actualizar etiquetas para ver la imagen en cada etiqueta.

Para obtener sugerencias sobre cómo trabajar con imágenes, vea Insertar imágenes en
Office 2013 y Office 2016.

Comprobar los nombres de campo de combinación

Asegúrese de que Word encuentra los nombres y las direcciones en la lista de

distribución de correo.

1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, elija

Asignar campos.

2. En el cuadro de Asignar campos, la columna a la izquierda son los nombres de

campo que usa Word en un bloque de direcciones. La columna a la derecha le
permite hacer coincidir los campos de origen de datos a los nombres de campo.
Compruebe que los nombres de campo que aparecen en el lado izquierdo que
coincidan con los nombres de los encabezados de columna de registros en la
lista de distribución de correo para que Word puede poner los datos correctos en
el lugar correcto en la etiqueta.
 3. Siga uno de estos procedimientos:

o Si los nombres de campo que se muestran coinciden con los encabezados

de columna que usó para los registros en el origen de datos de la lista de
distribución de correo, no es necesario que realice ninguna acción.

o bien

o Si aparece (no coincide) en un nombre de campo que esperaba que

coincidiera con un encabezado de columna del origen de datos, elija la
flecha desplegable y, después, elija el nombre de campo en el origen de
datos de la lista de distribución de correo. Repita estos pasos según sea
necesario.

4. Elija Aceptar.

Paso 5: Obtener una vista previa e imprimir las etiquetas

Hacer una comprobación final antes de imprimir las etiquetas.

1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.

2. Elija el botón de registro siguiente o anterior registro para asegurarse de que

los nombres y direcciones en todas las etiquetas se muestran correctamente.

Sugerencia: Para ir al principio de la lista, elija el botón Primer registro y,

para ir al final de la lista, elija el botón Último registro.

3. Elija Finalizar y combinar > Imprimir documentos.

Paso 6: Guardar el documento de etiquetas

Cuando guarde el documento de combinación de correspondencia, permanece

conectado a la lista de distribución de correo para que puede usar para la
correspondencia masiva siguiente. Próxima vez que abra el documento de combinación
de correspondencia, elija Sí Word le pregunte si desea mantener la conexión.

Para cambiar las direcciones de las etiquetas en el documento de combinación de

correspondencia

 Abra el documento de combinación de correspondencia para etiquetas y elija

Editar lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccione direcciones
específicas.[ CITATION Dan17 \l 12298 ]