Congreso

Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea fácil, tanto en

su sentido administrativo como en el ámbito protocolario del mismo (del que
hablaremos en otros artículos). Para empezar, debemos clarificar bien que es un
congreso, ya que existen otros muchos tipos de reuniones o encuentros que se
entremezclan con la definición de congreso, y que por norma general, algunas
empresas utilizan de forma inadecuada para denominar sus reuniones,
seminarios o conferencias. Aunque todos ello s pueden tener una finalidad
similar, no deben equivocarse los conceptos.

¿Qué es un congreso?

Si nos atenemos a la definición exacta que nos proporciona el diccionario lo

podemos definir como: reunión o conferencia, generalmente periódica, en que
los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc.,
se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características
principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias,
asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes,
presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias,
etc. Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe
al menos durar de 3 a 5 días, para poderle llamar con greso. En caso contrario,
podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.

Finalidad.

Puede ser múltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en

cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un
carácter cultural, social o político. Todo depende de la finalidad que los
organizadores del mismo deseen tener como objetivo. Estos organizadores son
lo que conforman el denominado Comité Organizador, que son los encargados
de gestionar la mayor parte de los aspectos del congreso, y que estará
compuesto por un ramillete de profesionales de las más diversas áreas.

¿Dónde se celebra?

La elección del lugar de celebración de un congreso puede ser múltiple o

diversa. Puede ser un lugar "tradicional" y en el que siem pre se celebra ese
congreso desde su inicio (desde su primera edición), o puede ser seleccionado
por medio de candidaturas, que presentan los futuros organizadores del mismo,
exponiendo los medios con los que cuentan, el lugar de la ciudad donde tendría
lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de
organización del equipo (comité organizador), etc. Ningún congreso tiene un
estándar definido, aunque basado en ideas generales globales, cada uno tiene
sus características y particularid ades que se deben analizar de forma individual.

Hacer una clasificación de los tipos de congreso, es como querer definir los
tipos de eventos de forma exacta. No es una tarea fácil, pero vamos a dar los
más representativos, a partir de los cuales, pueden surgir otros subgéneros o
subclasificaciones, que seguramente pueden tener un origen común al menos
ciertas similitudes.

Si nos atenemos a la periodicidad o no de su celebración podemos tener:

1. Congresos ordinarios.
 Son aquellos, que con independencia de sus objetivos, se celebran con una
cierta periodicidad. Pueden ser anuales, bianuales, etc. En algunos países
también se les llaman congresos periódicos.

2. Congresos extraordinarios.

Independientemente del objetivo del congreso, son aquellos que celebran

de forma extraordinaria, por diversas razones, bien por hechos fuera de lo
común o por razones extraordinarias. Este tipo de congresos se pueden convertir
en ordinarios, si luego tienen una cierta periodicidad.

Por ejemplo, cuando surgió la terrible enfer medad del S.I.D.A. (A.I.D.S.), se
hicieron congresos extraordinarios para evaluar esta nueva enfermedad, y
muchos de ellos luego se han convertido en congresos ordinarios o periódicos.

Si nos atenemos al contenido de los congresos, podemos definir varios t ipos:

1. Congresos Científicos.

Aquellos en los que se tratan todo tipo de avances o novedades en el campo

de las ciencias. También pueden tener un contenido académico.

2. Congresos Académicos.

Son aquellos en los que se tratan distintos aspectos relaciona dos con el
mundo de la enseñanza (ya sean científicos, sociales, etc.).

3. Congresos Culturales.

Son aquellos que suelen tratar disciplinas de la cultura y las letras.

 4. Congresos Artísticos.

Pudiendo quedar englobados en los congresos culturales, son aqu ellos que
tratan alrededor de las disciplinas de las artes y las letras.

5. Congresos Tecnológicos.

De forma genérica, tratan de los avances y novedades que se dan en los

campos de la tecnología, en cualquiera de sus especialidades: medicina,
informática, etc.

Tal y como indicamos al principio, se pueden hacer múltiples definiciones

acordes al contenido del congreso, pero creo que hemos relatado los principales,
a sabiendas, de que existirán muchos otros congresos de temas muy específicos,
pero que seguramente pueden ser englobados en cualquiera de estas categorías.

Atendiendo a la finalidad del congreso, podemos hacer la siguiente

clasificación:

1. Congresos sociales.

Son aquellos cuya finalidad es transmitir a la sociedad algún tipo de avance

o mejora para la misma, en cualquiera de los campos de lo social.

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2. Congresos privados.

La finalidad de este tipo de congresos es un interés particular por mejorar

aspectos privados, generalmente de un colectivo, y que no suele tener una
relevancia para la sociedad. Son los congresos de empresa, que tratan de
mejorar su fuerza de ventas, por ejemplo.
 3. Congresos generales o mixtos.

En este tipo de congresos partiendo de aspectos privados o no, se buscan

soluciones o mejoras que pueden revertir mejoras tanto en el campo privado
como en el social.

Y por último vamos a dar una clasificación de los congresos oficiales,

aquellos organizados por instituciones, organizaciones sindicales o partidos
políticos:

1. Congresos constituyentes.

Son aquellos en los que la finalidad del congreso es definir una línea política,
constituir nuevas normas, reglamentos, o estatutos.

2. Congresos reconstituyentes.

Se dan cuando, posterior a un congreso constituyente, una institución,

organización, sindicato o partido político, se h a desviado de su definición,
objetivos y documentos fundamentales, y tiene la finalidad de restituir su
constitución o principios fundamentales.

Muchas pueden ser las razones por las que organizar un congreso, pero
haciendo un análisis previo del evento, n os puede dar los motivos por los cuales
es necesario organizar un congreso y la utilidad que puede tener el mismo para
los distintos campos o sectores implicados.

Las principales razones para organizar un congreso pueden ser:

1. Difusión de conocimientos científicos, técnicos, culturales ...

 Hay muchas maneras de difundir este tipo de conocimientos, como pueden
ser revistas técnicas, artículos especializados en revistas generales, nuevos
medios como Internet, o simplemente la publ icación de un libro. Pero ninguno
de estos medios se puede comparar a la presentación en directo de las personas
que han desarrollado estos descubrimientos -avances-estudios, sus explicaciones
y sus opiniones.

2. Promoción de intercambios.

La organización de un congreso, puede ser la semilla para la creación de

relaciones y futuros intercambios entre profesionales de un mismo sector o de
sectores distintos relacionados por objetivos comunes.

3. Creación de nuevos grupos o redes.

La reunión de un nutrido grupo de profesionales conlleva el intercambio de

experiencias entre profesionales de un mismo país o de todo el mundo, la
creación de grupos de trabajo y la posibilidad de crear nuevos vínculos
duraderos que pueden dar lugar a significativos avances en los ca mpos
educativos, científicos, culturales ... y al enriquecimiento personal y general de
toda la comunidad.

4. Organización de nuevos congresos.

Un congreso sobre cualquier materia, puede ser el punto de inicio para la

consecución y organización de nuevos f uturos congresos sobre la materia, bien
con carácter periódico o bien extraordinarios. Se crea la necesidad de compartir
nuevas experiencias futuras.

5. Capacidad asociativa.
 Hay congresos cuya finalidad además de divulgar nuevos conocimientos,
tiene como finalidad estimular la creación de grupos, asociaciones y
organizaciones de profesionales de diversos sectores. Profesionales que no se
encuentran aglutinados en grupos de trabajo u organizaciones especializadas,
sino que se encuentran colegiadas en grupos demasiado generalistas. Estos
congresos les ayudan a fomentar este tipo de asociacionismo.

6. Conocimiento social.

Muchas de las labores investigadoras, desarrollos nuevos o estudios, no

suelen ser conocidos por la mayor parte de la sociedad ni de los med ios de
comunicación. Un congreso, puede servir de "altavoz" y de medio de difusión
general para este tipo de conocimientos y de trabajos.

7. Fuente de recursos.

Los trabajos desarrollados en los distintos campos y materias de nuestra

vida cotidiana, conllevan funcionar con equipos de trabajo, medios técnicos y
materiales. Para todo ello hacen falta medios económicos. Un congreso puede
ser una fuente de financiación, un modo de presentarse ante posibles inversores
y un estupendo medio para conseguir donativo s, esponsorizaciones y
patrocinios.

Seguramente, podemos encontrar otras muchas razones por las que

organizar un congreso, pero nosotros hemos dado las que consideramos más
importantes y habituales.

La organización de un congreso, también supone crear un " reclamo"

atractivo para los profesionales no solo en el campo profesional, sino en el
campo lúdico y de ocio. Un buen hotel, una ciudad bonita, un programa de actos
para el tiempo libre atractivo, etc. es buen medio de "atraer" la atención y
asistencia de muchas personas.

Confiar en un profesional. La figura del organizador profesional de congresos

Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, puede que

podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior e
incluso sin ningún tipo de ayuda.

Pero la cosa cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que

coordinar muchos esfuerzos y actividades. En este caso, nos vemos
imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo para desarrollar este trabajo.
¿Qué hacer?

Contar con los servicios de unos buenos profesionales

Cuando tenemos que organizar algo más complejo que una simple
reunión, podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de
congresos.

Conocidos por las siglas O.P.C., es la figura del Organizador Profesional de

Congresos.

Qué es un OPC -Organizador profesional de congresos-

Un organizador profesional de congresos, es una persona especialista en la

materia, que organiza reuniones, planifica congresos, que se dedica a la creación
y desarrollo de este tipo de eventos, así como de las actividades paralelas del
mismo.
 Un OPC cuenta con relaciones y contactos, con todo tipo de empresas de los
más diversos sectores que suelen verse implicadas en la organización de
cualquier congreso (agencias de viajes, ho teles, servicios de traductores,
azafatas, imprentas, compañías aéreas, de autobuses, alquiler de coches,
servicios de catering, etc.).

Para la selección de un buen OPC, hay que tratar de contactar con empresas
o profesional que cuenten con un cierto prestigio dentro del sector (ya que hay
países que no cuentan con buenos expertos en estos temas, sobre todo algunos
países en vías de desarrollo), y con un buen curriculum vitae, para que el Comité
Organizador, que es el encargado de seleccionar a estos profes ionales, pueda
evaluar de forma positiva a los candidatos a este puesto.

Cómo elegir un buen organizador de congresos

Este comité se basará en al experiencia de los candidatos (que pueden ser

personas o empresas de OPC), en la organización de congresos sim ilares al suyo,
resultados obtenidos en las organizaciones realizadas por éstos, envergadura de
los congresos organizados, cantidad de congresos organizados, etc. y como no,
del coste de los servicios de estos profesionales o empresas.

Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen
OPC están:

 Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio.

 Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen
desarrollo del mismo.
 Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su
cometido dentro de la organización del congreso.
 Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos,
coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la
organización y difusión del congreso.
 Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en
cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y
desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo
de profesionales.
 Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y
coordinadores, supone tener unas buenas dotes de mando y buena capacidad de
liderazgo.

El OPC seleccionado, deberá establecer todas las relaciones necesarias entre

los distintos departamentos, comités y coordinadores implicados, para un
correcto desarrollo de todas las fases del congreso.

Se deberán determinar de forma clara y precisa, todas las

responsabilidades de cada uno de estos grupos implicados, dejando siem pre
líneas de comunicación abiertas para un correcto flujo de la información entre
ellos (direcciones, teléfonos, fax, correos electrónicos, etc.).

El OPC se convierte, de forma casi exclusiva, en el único interlocutor

válido para todos los grupos implicados en la organización del congreso. De esta
manera se logra una gran coherencia del proyecto evitando posibles errores.

El OPC, por regla general, es el encargado de firmar los contratos necesarios

con todas las partes implicadas, especificando de la mejor forma posible las
responsabilidades de cada una de las partes.
 Cada congreso, es un evento en particular, con sus propias características.
Aunque se siguen pautas comunes para la mayor parte de ellos, no hay un
modelo estándar en el que poder basarnos para la planificación del mismo.

En la medida de lo posible, y si no contamos con la experiencia suficiente

en la organización de este tipo de eventos, lo mejor es requerir los servicios de
una empresa especializada en la organización de congresos. Ellos mejor que
nadie, podrán desarrollar para nosotros todas las fases del congreso desde su
planificación a su puesta en marcha. A esta figura se le conoce como el
Organizador Profesional de Congresos (OPC).

Por definición un congreso es:

Junta de varias personas para deliberar sobre algún negocio.

Conferencia generalmente periódica en que los miembros de una

asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para debatir
cuestiones previamente fijadas.

El tiempo previo para la planificación de un congre so puede ser de meses

incluso de años, dependiendo del tipo de congreso a organizar.

En una primera fase de la planificación deberemos definir de forma clara los

objetivos del congreso, para conocer los sectores a los que el mismo puede
implicar.

En esta fase de planificación además de "clarificar" los objetivos del

congreso, también se establecen los principales puntos a desarrollar como son:
intenciones del congreso, definición de los miembros organizadores, ideas sobre
las fuentes de financiación (public idad, cuotas de inscripción, etc.), marketing
del congreso, ponentes a invitar, elección de fechas y lugar del encuentro,
organización de comités, etc.

Una vez conocidos todos los puntos anteriores, debemos hacer una
completa lista de todos los elementos t anto humanos como materiales que se
puedan ver involucrados en la organización del congreso y que sean necesarios
para el correcto desarrollo del mismo. Así, con esta lista podremos evaluar, en
un primer momento, el coste tanto humano como económico del co ngreso, de
una forma muy general (luego se entrará en mayor detalle).

Todo lo que hemos explicado en este artículo, así como lo que explicaremos
en los temas que vamos a desarrollar a continuación, tiene validez también para
los simposios, que según su def inición son: Conferencias o reuniones en que se
examina y discute determinado tema.

En otros artículos iremos desglosando de forma pormenorizada cada uno de

estos puntos.

https://www.protocolo.org/
Tip 1:
 ¿Cómo organizar un congreso paso a paso?

Si has pensado en realizar un congreso, es importante que tengas en cuenta una serie de
elementos. Por ello, hoy queremos darte una serie de consejos o recomendaciones para que
puedes realizar un evento de éxito y que cada uno de los participantes disfrute de una gran
experiencia desde el principio hasta el final.
En primer lugar, debes saber el tipo de congreso que quieres realizar. Normalmente, un acto
de estas características se desarrolla gracias a la participación de varios
ponentesque debaten y exponen sobre un determinado tema. Es importante, empezar la
organización del congreso con la suficiente antelación para cerrar y contratar cada uno de
los elementos necesarios. Cuida la puesta en escena, busca auditorios o salones de gran
tamaño garantizando así una logística excelente. Los pasos a seguir serán los siguientes.
1. Escoge bien la fecha y el lugar. Es fundamental que planifiques con tiempo y valores el mes y
día adecuado para el desarrollo del acto. Visita varios escenarios y reserva el lugar que más
se adecue a tu objetivo.
2. Contrata a varios ponentes u oradores profesionales y con experiencia para transmitir sus
conocimientos y aportar ese plus de valor al evento.
3. Cuida el mobiliario y los elementos técnicos. Planifica con suficiente antelación el número de
asistentes, las sillas adecuadas, mesas, atriles, escenario…Y es básico contar con los equipos
audiovisuales necesarios. Alquila la iluminación, el sonido, altavoces, micrófonos, edición…
4. Cuenta si es posible con patrocinadores e intenta crear alianzas con sponsors que favorezcan
el éxito del evento.
5. Contrata un servicio de catering. Piensa en los breaks y cuenta con mesas de café y aperitivos
que hagan que el congreso sea más ameno.
6. Desarrolla el programa de contenidos.
7. Vende entradas anticipadas de forma online con descuentos y promociones y envía
invitaciones a determinados asistentes.
8. Planifica los actos de presentación del congreso ante la prensa y promociónalo en las redes
sociales, blogs…
9. Crea un espacio de interacción y networking al acabar el congreso.
10. Entrega obsequios y detalles para los participantes.
Estos son algunas de las recomendaciones que deberías seguir para organizar un congreso
paso a paso. No lo dudes y cuenta con Stereo Rent para organizar un congreso de categoría.
Nosotros te ayudamos a desarrollar cada una de los pasos necesarios para que tu evento
alcance el éxito deseado. El mejor servicio con la mejor calidad y alcanzando excelentes
resultados.
 Tip2:
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ractico%20(Congreso%20de%20salsa).pdf