UNIVERSE)AD VERACRUZANA

FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

LICENCIADO EN CONTADURIA

ANTOLOGIA

ADMINISTRACION FINANCIERA
DE LAS CUENTAS POR COBRAR
(X )

BLANCO ESCOBAR LAURA GABRIELA

GOMEZ MARTINEZ JOSE ALBERTO
HERRERA LANDA HAYDEE
grupo 901

C.P. LUIS ALBERTO DE LA PAZ ZUNIGA.

Xalapa, Veracruz, Octubre de 1995

 ADMINISTRA CION FINANCIER* DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

INDICE

PAGINA
INTR O D U CC IO N .

C APITU LO I.

C ONCEPTOS

Generalidades 1
Activo 1
Activo Circulante 2
Concepto de Cuentas por Cobrar 2
Progresion de las Finanzas 2
Administracion Financier a 3
Funciones de la Administracion Financiera 4
Papel del Administrador Financiero 5
Principales Funciones del Administrador Financiero 5
Trascendencia de la Administracion del Capital de Trabajo 6
Administracion de Cuentas por Cobrar 7
Objetivos de la Administracion Financiera de Cuentas por Cobrar 8
Deficiencias en la Administracion Financiera de Cuentas por Cobrar 8
Las Cuentas por Cobrar 9
. \

C APITU LO n.

DETERM EVACION DE CUENTAS PO R C O BR AR

Concepto de Balance General 10

Cuentas de Activo 10
Cuentas por Cobrar 11
Clasificacion de las Cuentas por Cobrar 11
Origen de las Cuentas por Cobrar 13
Caracteristicas de las Cuentas por Cobrar 13
Control de los Eventos Economicos 14
Cuenta control de Cuentas por Cobrar 15
Empresas que pueden establecer Cuentas por Cobrar 16
CAPITULO I
 ADMINISTRA CION FINANCIERS DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

GENERALIDADES

Es indispensable producir informacion financiera para la administracion y

desarrollo de cualquier empresa, ya que dicha informacion constituye el unico
instrumento valido para determinar la capacidad de participation de la empresa en la
sociedad, La contabilidad es la tecnica que se utiliza para satisfacer esa necesidad, a
traves de ella se produce sistematica y estructuradamente informacion cuantitativa
expresada en rmidades monetarias de las transacciones que realiza la entidad, con el
objeto de facilitar la toma de decisiones en relation a
dicha empresa.

La contabilidad adopta un criterio de equidad sosteniendo una base

objetiva y veraz ya que produce informacion contable de utilidad para los diferentes
intereses de los usuarios. Dada la importancia de la informacion contable para la
administracion de las empresas, es significativo senalar que si es correctamente
determinada cumplira con la funcion de ser impartial y equitativa para cada uno de los
usuarios de la misma.

Las caracteristicas principals de la informacion contable son utilidad y

confiabilidad, y de acuerdo con su funcion en la toma de decisiones, la caracteristica de
provisionalidad; la utilidad se refiere al atributo de adecuarse al proposito del usuario, en
funcion del contenido de la informacion y de su oportunidad; en cuanto a la confiabilidad
que el usuario la acepte y tome decisiones basandose en ella, la provisionalidad se refiere
a que la informacion no representa hechos totalmente terminados debido a la necesidad
de tomar decisiones es necesario hacer cortes en la vida de la empresa para presentar los
resultados y la situation financiera de la misma.

Se preparan estados financieros dada la necesidad de proporcionar

informacion resumida y general del desarrollo de la empresa, dichos estados deberan ser
capaces de trasmitir informacion que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

ACTIVO

“ Activo es el conjunto o segmento, cuantificable, de los beneficios

economicos fiituros fimdadamente esperados y controlados por una entidad,
representados por efectivo, derechos, bienes, o servicios, como consecuencia de
transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos “. (1) ■

( 1 ) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. IMCP . 1994

l
 ADMJNISTRA CION FINANCIER*. DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

El activo ademas de significar propiedades de una persona fisi9 a o moral,

incluye tambien derechos sobre bienes tangibles e intangibles; es requisito indispensable
que exista derecho legal para demostrar la propiedad de la cosa o bien de un servicio
presente o fiituro, es decir, demostrar que la empresa tiene pleno derecho sobre ellos.

AC I IVO CIRCULANTE

“ El activo circulante esta formado por bienes y derechos que al venderse

se convierten en efectivo; o se transforman en otros bienes que tambien se convierten en
numerario, o que pueden darse en pago de obligaciones adquiridas. Ademas de lo
anterior, presentan la caracteristica de que se venden o consumen en el ciclo normal del
negocio (2)

Cuando las partidas del activo circulante son presentadas en el Estado de

Position Financiera suelen listarse en orden decreciente de liquidez, es decir, la rapidez
con la cual la partida puede ser convertida en efectivo o liquidada; dichas partidas son
indicativas de la capacidad de pago de las deudas a corto plazo. Una de las partidas que
Integra el activo circulante es la de cuentas por cobrar, de la cual se hablara ampliamente
conforme se vaya desarrollando el trabajo.

C O N CEPTO DE CUENTAS PO R C O BR AR

“ Las cuentas por cobrar representan derechos del negocio contra

deudores (clientes) que normalmente surgen de las ventas de mercancias o por la
prestacion de servicios dentro de las operaciones normales de la empresa (3)

“ Reclamaciones contra terceras personas, de dinero, bienes o servicios

cobrables en el transcurso de un ano o del ciclo de operation, el que resulte mas largo
(4 )

“ Son aquellos activos de una empresa que representan derechos para

exigir de un deudor el pago de una prestacion en dinero. Sistema especial de reporte y
registro de operaciones en que la propia poliza sirve como auxiliar (5)

PR O G R ESIO N DE LAS FEVANZAS

Las finanzas han evolucionado del estudio descriptivo que eran antes y
ahora incluyen analisis rigurosos y teorias normativas. Han dejado de ser un campo

(2 ) Nino Alvarez Raul. Contabilidad Intermedia I. 1987. Pag. 79.

(3 ) Guajardo Cantu Gerardo. Contabilidad Financiera. 1992. P a g 37.
(4 ) Kieso Donald E.
(5 ) Franco Diaz Eduardo. Diccionario de Contabilidad. 1983. P ag 62.

2
 ADMINISTRACION FINANCIERA DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

preocupado fundamentalmente por la obtencion de fondos para abarcar la administration

de activos, asignacion del capital y valuation de la empresa en el mercado global; ya no
son un campo con un interes primordial en el analisis extemo de la empresa. Dicho de
otra manera, las finanzas estan relacionadas con la vida de vma empresa, el dinero: como
se obtiene para financiar el negocio y como deberia financiarse para asegurar el exito. La
principal caracteristica de las finanzas actuates es su cambio continuo por nuevas ideas y
tecnicas.

Las finanzas tambien abarcan el estudio de mercados financieros e

instituciones, y las actividades de gobiemo, con enfasis en aquellos aspectos relacionados
con decisiones financieras de individuos y companias. El administrador financiero es una
persona clave en la organization del negocio, que con frecuencia se eleva a la position
maxima de la empresa. Las razones para este aumento en importancia y ampliation del
alcance de sus obligaciones radica en el incremento en la escala de operaciones de las
empresas, de su mayor complejidad y del mayor tiempo dedicado a la planeacion.

A DM IN ISTR A CIO N FINANCIERA

“ La administration financiera puede considerarse como una forma de la

economia aplicada que se funda en alto grado en conceptos economicos. La
administracion financiera tambien toma cierta information de la contabilidad, que es
igualmente otra area de la economia aplicada “. (6)

La administracion financiera ha tenido cambios durante el tiempo por

ejemplo:

* Emergieron por primera v ez en la decada de 1900.

* Tuvo cambios radicales durante la depresion de 1930.

* Tuvo un ritmo evolutivo durante la ultima parte de la decada de 1950.

Ademas con respecto a la toma de decisiones ha tenido cambios en:

* Ha ido en aumento la creencia de que las decisiones de inversion son solidas.

* El capital ha estado muy escaso.

( 6 ) Gitman Lawrence J. Fimdamentos de Administracion Financiera. 1993. Pag. 3.

3
 ADMINISTRA CION FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

* Ha existido una continua actividad de funciones.

* El progreso acelerado en el transporte y en las comunicaciones.

* Una creciente consistencia de los problemas sociales.

FU N C IO N ES DE LA ADM IN ISTR A CIO N FIN AN C IER A

Para poder maximizar el precio de mercado de las acciones mediante un

adecuado equilibrio del riesgo y del rendimiento, el administrador financiera debera
cumplir con tres funciones basicas: planeacion financiera, adm inistration de activos y
obtencion de fondos.

Rara vez estas funciones estaran exclusivamente bajo la responsabilidad

del administrador financiero. Puesto que las politicas financieras generalmente afecta a los
demas departamentos, otros funcionarios intervendran tambien en el proceso de toma de
decisiones.

Planeacion financiera: La funcion de planeacion es una de las retadoras e

interesantes de todas las funciones del administrador financiero. Debido a que
frecuentemente participa en la planeacion a largo plazo de la compania debera empezar
con una vision amplia y general de las operaciones de la empresa. Estara primero
interesado en los planes a largo plazo concemientes a la expansion de la planta, al
reemplazo de maquinaria y equipo u otros desembolsos que habran de causar grandes
fixgas de efectivo del negocio. Con base en su conocimiento estos planes y de los
pronosticos de ventas para un fiituro cercano, el administrador financiero debe estimar
los flujos de entradas y salidas para el negocio en un fiituro cercano. Dicho de otro modo
el plan debe indicar a la empresa en que se debe invertir y como se va a financiar la
inversion con el fin de lograr al maximo los objetivos fijados. El plan debe senalar
especialmente en cuales proy6ctos se debe invertir considerando todos los que son
factibles, de modo que la empresa pueda avanzar lo mas rapidamente posible hacia los
objetivos que se elijan durante el periodo de planeacion.

A dm inistracion de los activos: A l planear los flujos de efectivo, al

administrador financiero debera tambien asegurarse de que los fondos se inviertan
inteligentemente o de manera “economica”, dentro del negocio. Es decir, decidir acerca
de su asignacion mas rentable entre los diversos activos.

4
 ADMINISTRACION FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

Obtencion de fondos: Si los flujos de salida de efectivo planeados

exceden a los de entrada de efectivo y si el saldo de efectivo es insuficiente para obtener
el faltante, el administrador financiero se vera obligado a tener fondos de fuentes extemas
al negocio. El problema del administrador financiero estara en obtener aquella mezcla de
financiamiento mas acorde con las necesidades planeadas de su negocio.

El campo de action de la administration financiera no esta claramente

definido en la practica y sus ftmciones necesarias se manejan segun las formas de
estractura organizacionales. El papel que desempena el administrador financiero
y el grado de su participation el las ftmciones de finanzas habran de variar de acuerdo
con la fimtion o politicas involucradas; con el tamano de la compania, su propia
capacidad y la de los demas fimcionarios y directores.

PA PE L D EL A D M IN ISTR A DO R FINANCIERO

“ El papel basico del administrador financiero de una empresa, consiste en

lograr un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento para poder maximizar el precio de
mercado de las acciones poseidas por los duenos (7)

PR INC IPA LES FLN C IO N ES DEL A D M IN ISTR A DO R FINANCIERO

Entre las principales ftmciones del administrador financiero se encuentran:

1.- Planeacion y preparation de pronosticos.

2. - El administrador financiero esta relacionado con las decisiones de inversion y de

financiamiento de la empresa y sus interacciones.

3. - Interactua con otros administradores del negocio para apoyar a la empresa a

operar en la forma mas eficiente posible.

4. - El uso de los mercados de dinero y de capitales.

5.- Analisis financiero.

6. - Manejo de la estractura financiera de la empresa.

( 7 ) Honson Robert. Administration Financiers. 1984. Pag. 27.

5
 ADMINISTRA ClON FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

7.- Determination de la estructura de activo de una empresa.

TR A SC EN D EN C IA DE LA A D M IN ISTR A CIO N D EL C APITA L DE

TRABAJO

La administracion del capital de trabajo incluye la administracion de todos

los tipos de activos y pasivos corrientes de la empresa. Tambien incluye la decision en
cuanto a la cantidad apropiada de financiamiento de largo plazo utilizada al financiar los
activos corrientes de la empresa.

El objetivo de este tipo de administracion consiste en manejar cada uno de

los activos y pasivos a corto plazo de la empresa de manera que se alcance un nivel
aceptable y constante de capital neto de trabajo, siempre que los activos superen a los
pasivos, la empresa tendra capital neto de trabajo.

Es muy probable que el administrador financiero tenga que dedicar mayor

tiempo a la administracion del capital de trabajo que a cualquier otra actividad, esto es,
por que los activos circulantes, por su propia naturaleza estan cambiando diariamente y es
necesario que se tomen decisiones administrativas.

Entre los principales activos circulantes estan el efectivo o caja, los valores
negociables, las cuentas por cobrar ademas de los inventarios. Cada uno de estos activos
debe manejarse eficientemente para conservar la liquidez de la empresa.

Cada tipo de activo circulante tiene caracteristicas unicas que el

administrador financiero debe considerar al decidir cuanto dinero se debera invertir en ese
activo en particular. El nivel de inversion en cada activo varia diariamente por lo que el
administrador financiero debe controlar continuamente esos activos para asegurarse de
que se estan manteniendo los niveles deseados. En la mayor parte de los casos el nivel
deseado es en si mismo, una cantidad cambiante.

La mala administracion de activos circulantes puede ser costosa, es por

ello que el administrador financiero emplea un gran porcentaje de su tiempo
administrando esto activos ya que varian rapidamente y una falta de atencion hacia ellos
podria resultar en utilidades apreciablemente bajas para la empresa.

~\ 6
 ADMINISTRA CION FINANCIERA DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

Para la mayoria de las companias, las cuentas por cobrar y los inventarios
son muy importantes inversiones. El interes por el rendimiento sobre los activos se ha
centrado cada vez mas al punto de atencion sobre los fondos comprometidos en partidas
por cobrar e inventarios.

A D M IN ISTR A CIO N DE CUENTAS PO R C O BR AR

La mayoria de las ventas de las empresas se hacen a credito, estas ventas

no tienen como resultado entradas de efectivo inmediatas, sino mas bien la creation de
cuentas por cobrar. Por consiguiente como reflejo del tiempo de demora entre las ventas
y las entradas de dinero a medida que se cobran estas cuentas dichos rubros representan
una inversion importante y continuada para las empresas que venden a credito. En la
actualidad, una mayor proportion de la inversion en activos la constituyen las cuentas por
cobrar derivadas de los crecientes incrementos en ventas, aunada en cierto grado a las
presiones inflacionarias, lo cual ha obligado a las empresas a mantener saldos mas
elevados de cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar deberan ser consideradas una
inversion.

Para juzgar si una inversion es muy elevada o muy baja, la prueba debera
ser el juzgar si el porcentaje de rendimiento que se puede obtener de este activo
concuerda o supera el potencial de ganancias de otras inversiones.

Desde el punto de vista del administrador financiero la cantidad de cuentas

por cobrar se puede dividir en dos partes. Una de ellas, representa los desembolsos de
caja efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra
es la diferencia, entre los desembolsos de caja y los precios de venta de los productos. La
portion del desembolso de caja es la inversion real de la empresa en cuentas por cobrar;
lo restante representa utilidades contables.

El objetivo basico de la administration de cuentas por cobrar, debe ser

elevada al maximo el rendimiento sobre la inversion, esto es, el logro del equilibrio que en
circunstancias particulares del negocio tenga como resultado una combination de indices
de rotation y tantos porciento de utilidades que lleven al maximo el rendimiento general
sobre la inversion de la empresa.

Las condiciones economicas y las politicas de credito de la empresa son las

principales influencias en el nivel de sus cuentas por cobrar. Por supuesto las condiciones
economicas se encuentran en gran parte fuera del control del administrador financiero,

7
 ADMINISTRA ClON FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

pero puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre
la rentabilidad y el riesgo.

La decision basica que se debe tomar, con respecto a las cuentas por
cobrar , es cuanto credito extender a un cliente dado y en que terminos. Sin embargo el
administrador financiero fija politicas que tienen mucho que ver con esta decision.

OBJET1VOS DE LA A DM INISTRACIO N FIN AN C IER A DE CUENTAS

PO R COBRAR

1.- Fijar el limite maximo de inversion en cuentas por cobrar.

2. - Establecer limites maximos por clientes.

3- Establecer condiciones del credito en forma clara.

4. - Evitar al maximo contar con cartera vencida.

5.- Abatir costos de cobranza.

6. - Evitar que el otorgamiento de descuentOs por pronto pago se convierta en una

carga adicional, a los egresos por concepto de cobranza, dando como resultado
que sea un costo no controlable.

D EFICIEN CIA S EN LA A D M IN ISTR A CIO N FIN AN C IER A DE CUENTAS

PO R COBRAR

1.- Critica situation economica en general.

2. - Critica situation economica del mercado usual.

3.- Otorgamiento de credito sin anafisis financiero adecuado al cliente.

4. - Cobranza deficiente.

5.- Competencia fuerte, ocasionando que el credito se otorgue en forma

benevolente.

8
 A DMINISTRA ClON FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

6. - Elevation de los gastos de cobranza.

7. - Pago de intereses sobre capital tomando en prestamo para sufragar

compromisos.

8.- Perdidas generadas por cuentas incobrables.

CUENTAS PO R C O BRAR

Las cuentas por cobrar representan en toda organization, el credito que

concede la empresa a sus clientes, sin mas garantias que la promesa de pago a un plazo
determinado. La palabra credito significa tener fe o confianza en que el deudor pagara el
importe de una
operation, el credito puede variar de una empresa a otra aun cuando estas se dediquen
al mismo giro, pero contiene elementos que lo hacen similar:

* Son resultado de ventas a plazos.

* Se estipula en ellas el plazo maximo de pago.

* Son sin garantia especifica.

* Se convierten en efectivo a corto plazo.

Las causas por las cuales las empresas otorgan creditos se deben, a que lo
consideran una herramienta de mercadotecnia para promover las ventas, para incrementar
estas y para fomentar la obtencion de utilidades, con base en esto el administrador
financiero debera cuantificar entre otros puntos , los siguientes:

* Cuanto invertir en cuentas por cobrar.

* Lineas maximas de credito a otorgar a cada cliente.

* Plazos maximos de credito.

9
CAPITULO II
 ADMINISIRA ClON FINANCIER* DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

BALANCE GENERAL

El Balance General es uno de los Estados Financieros basicos que se

deben elaborar para proveer de information a los interesados en la situation financiera de
alguna empresa, siendo la contabilidad la herramienta a utilizar para obtener los datos
necesarios para la formulation de dicho estado.

“ El Balance General es un estado financiero que muestra la cantidad de

activo, pasivo y capital a una fecha especifica. Dicho estado financiero muestra los
recursos que posee el negocio, lo que debe y el capital aportado por los duenos (8)

El Balance General, tambien conocido como Estado de Position

Financiera presenta en un mismo reporte la information necesaria para tomar decisiones
en las areas de inversion y financiamiento, este estado contempla ambos conceptos
porque parte de la idea de que los recursos con que cuenta la empresa deben estar
correspondidos directamente con las fuentes para adquirir dichos recursos.

El Balance General se compone de tres grandes conceptos:

* ACTIVO: “ Es el conjunto de bienes y valores que posee en propiedad un

empresario y conjunto de efectos a cobrar, es la consecuencia de la inversion del
capital propio y ajeno, tambien llamado capital en giro (9)

* PASIVO: “Es el conjunto o segmento cuantificables de las obligaciones presentes

de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de transferir efectivo, bienes o
servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transactions o
eventos pasados (10)

* CAPITAL: “ Es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surgen
de las aportaciones de los duenos, por transactions y otros eventos o
circunstancias que afectan a una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o
distribution (11)

CUENTAS DE ACTIVO

Estas cuentas figuran en el Balance General, nos sirven para registrar el

movimiento de los valores invertidos en la empresa, que son de su propiedad, dichas

( 8 ) Guajardo Cantu Gerardo. Contabilidad Financiera. 1992. Pag. 32.

( 9 ) Enriquez Palomec Raul. Lexico Basico del Contador. 1991. P ag 13.
( 1 0 ) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 1994. P a g 87.
( 1 1 ) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 1994. P a g 89.

10
y ADMINISTRA CION FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

cuentas comienzan con un cargo, se cargan de los aumentos, se abonan de las

disminuciones y su saldo sera siempre deudor.

CUENTAS PO R C O BRAR

Las cuentas especificas que usa un negocio para registrar sus transacciones
varian de una empresa a otra, sin embargo una de las principales es, sin duda, la de
cuentas por cobrar.

“ Los bienes y servicios normalmente se venden a los clientes, sobre base

oral o por escrito de pagar en el futuro, dichas ventas se conocen como ventas a credito,
la promesa de pago se considera cuenta por cobrar (12)

Las cuentas por cobrar representan los derechos exigibles originados por
ventas, servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto
semejante. Se deben registrar al valor pactado originalmente del derecho reclamable, el
valor pactado debera modificarse para reflejar lo que se espera obtener en efectivo,
especie, credito o servicios, de cada una de las partidas que lo componen, se requiere que
se le de consecuencia a descuentos y bonificaciones pactadas, asi como la estimation para
cuentas incobrables o de dificil cobro.

En caso de que existieran cuentas por cobrar en moneda extranjera, se

valuaran al tipo de cambio bancario que este en vigor a la fecha de los estados
financier os.

CLASIFICACIO NES DE LAS CUENTAS PO R C O BRAR

Tomando en cuenta su disponibilidad, las cuentas por cobrar pueden ser

clasificadas como:

* D e exigencia inmediata o a corto plazo o,

* A largo plazo.

Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un

plazo que no exceda a un ano despues de la fecha del Balance, excepto en los casos en
que el ciclo normal de las operaciones exceda de ese periodo, esta situation debera
revelarse en el Balanceo en su defecto en una nota a los estados financieros.

( 12 ) Pyle William, White John. Principios fundamentales de Contabilidad. 1985. Pag. 25.

11
 ADMINISTRA CION FINANCIERA DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

Las cuentas por cobrar a corto plazo se presentan en el Balance General

dentro del activo circulante seguidamente del efectivo y de las inversiones en valores.

D e acuerdo a su origen se pueden formar dos grupos de cuentas por

cobrar: r

* A cargo de clientes

* A cargo de otros deudores.

A cargo de clientes: Se deben presentar los documentos y cuentas a

cargo de los clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancias o prestacion de
servicios, que sean de la actividad primordial de dicha entidad. En el caso de empresas de
servicios tambien se consideraran cuentas por cobrar los derecbos devengados aunque no
esten facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad.

A cargo de otros deudores: Se senalaran las cuentas por cobrar a cargo

de otros deudores agrupandolas por concepto y de acuerdo a su importancia. Estas
cuentas tienen origen en operaciones distintas a aquellas por la que file constituida la
entidad. Si los montos involucrados no son de importancia, pueden mostrarse como otras
cuentas por cobrar.

* Las provenientes de las operaciones normales de la empresa y,

* Las no provenientes de las operaciones normales de la empresa.

Una de las caracteristicas del comercio actual consiste en que la mayor

parte de sus ventas son a credito, de ahi que surgen las llamadas cuentas por cobrar,
cuando las mercancias o los servicios se venden pero su importe no se recibe de
inmediato.

Provenientes de las operaciones normales: Consiste en sumas que

adeudan los clientes por concepto de bienes o servicios vendidos que son del giro
normal de operaciones de la empresa, el convenio es oral, se realiza sin mas evidencia que
el pedido de compra hecho por un cliente, o bien, por el contrato de compra-venta. La
honradez comercial y una investigation de credito, proporcionan bases suficientes para

12
 ADMINISTRACION FINANCIERA DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

suponer que el cliente pagara en los terminos normales. Este tipo de operaciones esta
representada por cuentas abiertas resultantes del otorgamiento de credito a corto plazo.

N o provenientes de las operaciones normales: Son derivadas de

diversas transacciones, son promesas orales o por escrito de pagar o entregar, dentro de
ellas podremos citar los anticipos a funcionarios o empleados, depositos que garantizan
cumplimiento de pago, anticipos a subsidiarias, dividendos o intereses por cobrar,
reclamaciones contra companias de seguros por siniestros sufridos. Este tipo de cuentas
se muestran separadamente de las anteriores cuentas por cobrar, salvo que los adeudos
se hayan originado por ventas hechas a los mismos u cuyo pago sea exigible de acuerdo a
las condiciones regulares de la empresa, dichas cuentas se pueden mostrar en el activo
circulante si los plazos de las mismas indican que se cobraran junto con los adeudos
circulantes ordinarios.

O R IG EN DE LAS CUENTAS PO R C O BRAR

Las cuentas por cobrar representan reclamaciones contra otros por

conceptos de servicios prestados, mercancias vendidas, prestamos, anticipos, etc. Las
cuentas por cobrar que se consideran cobrables durante el ciclo de operaciones normal de
la empresa, se clasifican dentro de la categoria de activos circulantes dentro del Balance
General, en todo caso, debido a que estas cuentas por cobrar adquieren diversas formas,
los titulos contables que se les asignan deben ser totalmente descriptivos, para poder
reflejar su naturaleza

CAR A CTER ISTIC A S DE LAS CUENTAS PO R C O BRAR

En una empresa comercial o industrial, la forma de cuenta por cobrar que

se observa con mayor frecuencia, es la que surge de la venta de mercancias o de la
prestacion de servicios; este tipo de cuentas por cobrar son de gran importancia ya que
representan una fuente de futuros ingresos de efectivo, ademas de que la mayoria de las
veces si no se otorga credito, disminuye en gran proportion el nivel de ventas.

Una entidad adquiere una cuenta por cobrar cuando vende a clientes o
proporciona un servicio, ambos a credito; el termino por cobrar significa la promesa del
cliente de pagar en una fecha fiitura, con dinero, el importe que le foe cargado por
mercancias o servicios. Por lo general en los negocios esta promesa se expresa con el
importe de efectivo que se cobrara dentro del periodo establecido en las condiciones de
credito de cada empresa.

13
 ADMINISTRA CION FINANCIERA DE CUENTAS POR COBRAR ( X )

Un vendedor es un acreedor general del comprador, por lo tanto, no tiene

una seguridad especifica respecto a su reclamation con relation al comprador, por lo
cual, antes de otorgar un credito se debe hacer una investigation del cliente.

Algunos aspectos que se deben investigar son:

* Determinar si el cliente tiene saldo actual en su cuenta.

* Determinar la linea de credito del cliente.

* Determinar cual a sido la experiencia con el cliente.

Las cuentas por cobrar son un credito que se otorga sin mayor evidencia
de operation que un contrato de compraventa, a estos creditos se les denomina en cuenta
abierta ya que operan bajo una linea de credito basada en la solvencia del deudor y la
confianza.

C O N TR O L DE LOS EVENTOS EC O N O M IC O S

Es de importancia considerable el control y los procedimientos contables

para la creation y registro de las cuentas por cobrar asi como la aprobacion del credito y
proceso de cobranza, debido a que generalmente representan una parte importante del
ente economico; por lo tanto se requiere de un sistema de control contable que asegure la
captation de las operaciones realizadas en lo relativo a cuentas por cobrar, es
recomendable establecer como minimo los siguientes procedimientos:

a) Que exista un control adecuado sobre las ventas mediante la expedicion de notas
de venta prenumeradas, ordenes de embarque, recibos, facturas, etc. que asegure
que todas las salidas del almacen sean procesadas.

b) Que exista un control adecuado sobre las devoluciones de mercantias emitiendose

una entrada de almacen prenumerada.

c) Que exista un control adecuado sobre las cobranzas mediante la expedicion de

recibos prenumerados, listados de cobranza, listados de efectivo, cheques o giros
recibidos y su monto cobrado se a depositado diariamente en su totalidad.

14
 ADMINISTRA ClON FINANCIER* DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

Las formas prenumeradas aseguran la no omision de alguna operacion y

facilitan el corte de operaciones a una fecha determinada.

A pesar de la buena administration y del cuidadoso otorgamiento de

credito y por muy controlada que este la cobranza, siempre existe el riesgo de que
algunos clientes no paguen por diversas causas, depende del giro de cada empresa y del
plazo de pago del credito que se produzcan en mayor o menor cuantia las perdidas por
cuentas incobrables.

El registro de las operaciones se hace generalmente en forma sumarizada,

es decir, no se registra la venta individual sino la suma de varias, ya sea por dia, semana,
mes, etc.

La ventaja de registrar las ventas por dia es que se obtiene information

continua que proporcione una buena ayuda para la toma de decisiones para los
administradores y para los encargados en los departamentos que tienen que participar en
las actividades de venta, almacenes, embarque, contabilidad y tesoreria.

Atendiendo al principio de realization se debe establecer una provision

que cubra las perdidas que se van a producir y asi poder enfrentar correctamente en el
estado de resultados los ingresos contra los gastos y los costos que son relativos.

CUEN TA C O NTRO L DE CUENTAS PO R C O BRAR

Para cada una de las cuentas por cobrar se debe mantener un registro
constante de las sumas cargadas a los clientes, las disminuciones que han tenido con
respecto a sus pagos, las rebajas concedidas y el saldo vencido; cada cuenta por cobrar
tiene dos pasos esenciales:

* Debe existir una cuenta para cada cliente.

* Se debe llevar el registro de todas las transacciones que afecten a cada cuenta y la
suma de todas.

Cada operacion relacionada con la venta de mercantia o servicio a credito

a un cliente, se debe registrar en cuentas por cobrar, el saldo de esta cuenta representa el
importe total que todos los clientes deben a una empresa; se debe mantener una gran

15
 ADMINISTRA ClON FINANCIERA DE CUENTASPOR COBRAR ( X )

cantidad de information detallada acerca de cada individuo que adeuda a la empresa, se

utiliza un conjimto separado de cuentas llamadas cuenta auxiliares, en ellas se lleva un
registro individual para cada cliente.

EM PR ESA S Q U E PU ED EN ESTA BLECER CUENTAS PO R COBRAR

El procedimiento de cuentas por cobrar lo pueden adoptar las empresas

que para cobrar determinada cantidad de dinero, previamente expiden un recibo, entre
otras:

* Las que rentan bienes inmuebles o muebles.

* Las que suministran energia electrica, las que dan servicio telefonico, de
reparation, etc.

* Las que cobran intereses sobre capitales invertidos.

FIN A LID A DES DE UTILIZAR CUENTAS PO R C O BRAR

Los principales objetivos que persiguen los procedimientos de cuentas por

cobrar son:

* Eliminar, o reducir, el empleo de subcuentas personates.

* Ejercer un control absoluto sobre cada una de las entradas y salidas del efectivo.

* Registrar en el momento en que nace el derecho de cobrar.

FO R M U L A C IO N Y IR A MITE DE LAS CUENTAS PO R C O BRAR

Los datos para formulation de las cuentas por cobrar se toman de:
Calendario de vencimientos, presupuestos o convenios aprobados por los clientes,
reportes de consumo, facturas, etc.

Una vez formulada la cuenta por cobrar se sigue el siguiente tramite:

* Se pasa a revision y autorizacion.

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