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Guía de Evaluación
del diseño del Sistema de Garantía
Interna de Calidad de la formación
universitaria
Documento 04
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ÍNDICE
Presentación
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Presentación
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1. Etapas de la evaluación del diseño del SGIC
En la fase de evaluación del Programa AUDIT, las agencias se han de
pronunciar sobre la validez o no del diseño de los SGIC elaborados por los
centros, en función de unos criterios definidos y unos juicios objetivos.
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Figura 1. Flujograma del proceso de evaluación del diseño del SGIC.
.
Fase 1 de diseño
Recepción de la
documentación
Revisión preliminar de la
documentación recibida
(Personal técnico agencia)
Sí
Derivación de la
documentación recibida a la
Comisión de evaluación
Protocolo de evaluación
Cumplimentación del Protocolo
de evaluación y elaboración del Informe previo de
Informe previo de evaluación evaluación
(Comisión de evaluación)
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Centros/ Universidades Agencia Producto
. 1
Envío de propuesta de informe final
de evaluación a las universidades
(Personal técnico agencia)
Escrito de observaciones
Sí Revisión de observaciones e
¿Presenta observaciones? inclusión en el informe si procede
(Comisión de evaluación)
No
No
¿Valoración
Fase 1 de diseño
global positiva?
Sí
No ¿Requiere
Fase 3 de
modificación del
implementación y
diseño del
certificación
SGIC?
Sí
Documentación soporte del
Inclusión modificaciones en el
diseño del SGIC modificada
diseño del SGIC
Reevaluación del diseño del SGIC
(Comisión de evaluación)
Fase 1 de diseño No
¿Valoración
global positiva?
Fase 3 de
implementación y Sí
certificación
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Envío de copia de la documentación del SGIC a las agencias
Durante la Fase 1 del Programa AUDIT, cada centro1 debe haber elaborado
la documentación que soporta su SGIC. El criterio para organizar la
documentación del SGIC es decisión del propio centro. De este modo, se
considera igualmente aceptable una documentación basada en uno o varios
manuales, procedimientos, instrucciones, flujogramas, etc.
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escrito el tipo de deficiencias observadas, y facilitándole un plazo de 7 días
naturales para su resolución y nueva remisión.
2
En ACSUG es la Comisión de Certificación.
En ANECA es la Comisión de Certificación.
En AQU es la Comissió Específica per a l'Avaluació de la Qualitat dels Centres i Activitats
Universitaris
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informe final de evaluación, que será remitido por las agencias al centro
correspondiente. Cada centro dispondrá de un plazo de 20 días naturales
para presentar posibles observaciones. De manifestarse, éstas deberán
hacer referencia al aspecto concreto de desacuerdo, citando los elementos o
directrices afectadas. A continuación, facilitarán su punto de vista sobre el
hecho valorado, adjuntando tantas evidencias como sea posible para
demostrar su afirmación.
En aquellos casos en los que el informe recoja una valoración negativa del
SGIC presentado, éste se considerará no apto para pasar a la siguiente fase
de implementación y certificación en el marco del Programa AUDIT.
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Alternativamente, el resultado de la evaluación del SGIC puede ser “positivo
condicionado”, siendo obligatoria la inclusión de modificaciones en el diseño
del SGIC, con objeto de subsanar las debilidades que se hayan puesto de
manifiesto, y de acuerdo a las propuestas de mejora recogidas en el
informe de evaluación. Los centros dispondrán de un período de 20 días
naturales para el envío de la documentación modificada a las agencias, lo
que reiniciará un proceso de evaluación por parte de la Comisión de
evaluación y de la Comisión ad hoc de la agencia, centrado únicamente en
la valoración de las modificaciones incorporadas en el diseño del SGIC. Al
final de este proceso, y siempre que la valoración final resultase positiva, se
podrá iniciar la fase de implementación del SGIC, que llevará a su eventual
certificación en el marco del Programa AUDIT.
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2. Documentación del SGIC
Dado que el Programa AUDIT no es prescriptivo en cuanto al formato o
tipología de documentos sobre los que debe construirse el SGIC, el centro
decidirá el modelo de documentación y la arquitectura del diseño, sin que
este aspecto suponga por sí mismo un dato a favor o en contra de la calidad
de aquel.
3
Rector, Decano, director del Centro o persona en quién delegue.
4
En el caso de que la documentación sea enviada por correo electrónico, ésta deberá estar acompañada
por un documento que la avale firmada por el responsable del Centro; dicho documento aval deberá
enviarse asimismo por correo ordinario. Cuando la documentación esté ubicada en un enlace Web del
Centro, dicho enlace deberá incorporar la firma electrónica del responsable del Centro.
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El centro indicará de forma clara y en un lugar fácilmente visible cómo
está organizada la documentación del SGIC, tipología de documentos
que la integran y relación entre ellos.
Un índice recogerá la totalidad de documentos que forman parte del
SGIC, incluyendo el título y código identificativo de cada documento, y
estado de cada uno de ellos (borradores, documentos definitivos, etc.).
Es recomendable que la documentación se organice de acuerdo al orden
en que las directrices generales aparecen en el Documento 02, o en su
defecto, que se facilite una tabla cruzada de correspondencias en la que
se relacionen cada una de aquéllas con el documento o documentos
donde se hace referencia a su cumplimiento.
Todos los documentos deben estar paginados, y deben identificar al
Centro.
La documentación debe especificar cual es el mecanismo utilizado por el
centro para llevar a cabo la gestión documental del SGIC.
Si la documentación contiene anexos, se indicará si los mismos son sólo
ejemplos informativos, o si forman parte integrante de aquélla.
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3. Evaluación del diseño del SGIC
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Propone un número adecuado de documentos de diferente tipo para
poder evidenciar el grado de cumplimiento de lo previsto en el SGIC
durante la fase de seguimiento de la implementación y, especialmente,
en la fase de certificación del SGIC.
Prevé un mecanismo de revisión para el caso de que se detecten
desviaciones respecto a lo establecido en la documentación del Sistema,
adoptando las modificaciones necesarias.
Facilita una serie de indicadores tales que permitan evaluar el
desempeño de al menos los principales procesos del SGIC, una vez que
el Sistema se haya implementado.
Dispone de un mecanismo de mejora continua, basado en objetivos de
calidad realistas, medibles y acotados en el tiempo.
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3.2.1. Categorías evaluativas de cada directriz del SGIC
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3.3. Informe de evaluación
El informe facilitará una valoración global del SGIC, y aportará información útil
para su mejora.
La valoración global sobre la adecuación y validez del diseño del SGIC vendrá
acompañada de la justificación de la valoración, las fortalezas, debilidades y
propuestas de mejora del diseño del SGIC, lo que constituirá en su conjunto el
Informe de evaluación.
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En este apartado del informe, se facilitará una exposición general pero
suficientemente argumentada, que justifique ante el centro la valoración global
realizada.
Fortalezas
Como norma general, todos los informes, incluso aquellos referidos a SGIC que
han obtenido una evaluación negativa, deberán cumplimentar este apartado.
Debilidades
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Propuestas de mejora
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Una vez valorados cada uno de los elementos que integran una directriz, el
evaluador deberá evaluar el grado de cumplimiento de la directriz en conjunto,
argumentado el juicio efectuado. La valoración de cada directriz se basará en el
criterio experto del evaluador, y en el análisis individual y ponderado de las
valoraciones de los elementos que la componen. No todos los elementos
tendrán el mismo peso en la valoración de la directriz asociada, ya que algunos
serán identificados como elementos críticos.
En lo que hace referencia al conjunto del diseño del SGIC, la valoración global
de éste dependerá de las valoraciones parciales de cada directriz. A modo de
ejemplo, si todas las directrices reciben valoraciones “Suficiente” o
“Satisfactorio”, la valoración global del diseño del SGIC será positiva, aún
cuando el diseño del SGIC se pueda beneficiar de incorporar las
recomendaciones de las propuestas de mejora.
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existiesen dos o más directrices valoradas como “D”, esto comportaría una
valoración global del diseño del SGIC negativa.
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4. Comisiones de evaluación y comisión ad hoc de la
agencia.
En cada una de las agencias participantes, la evaluación del diseño de los SGIC
facilitados por los centros será iniciada por una Comisión de evaluación,
formada por el número de evaluadores que cada agencia estime oportuno, y en
los que uno de ellos actuará como Presidente. El número de Comisiones, que se
establecerá a escala territorial y para cada agencia participante en el Programa
AUDIT, dependerá, entre otras variables, del número de SGIC a evaluar.
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La misión de cada evaluador será el análisis de la documentación de los SGIC
que le sean asignados y la cumplimentación de los respectivos Protocolos de
evaluación. Las valoraciones individuales del Protocolo de evaluación serán de
conocimiento mutuo por parte de todos los miembros de la comisión. Una vez
cumplimentado el Protocolo de forma individual, el Presidente hará una puesta
en común con el resto de los evaluadores de su comisión, con el fin de asegurar
la coherencia de las valoraciones y argumentos manifestados. Cada miembro de
la comisión manifestará la valoración global que le merece el diseño, así como
todo aquello que no ha podido valorar por falta de evidencias. La actuación de
las Comisiones será colegiada y todos sus miembros participarán en la
valoración de los SGIC que sean asignados a su comisión.
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4.3. Comisión ad hoc de la agencia: elaboración del informe
final de evaluación.
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4.4. Incorporación de las propuestas de mejora en el diseño
del SGIC
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