1.

INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO

A Administração é um conjunto de normas e funções elaboradas para disciplinar

elementos de produção, que têm como objetivo alcançar um resultado eficaz e retorno
financeiro. Administrar envolve a elaboração de planos, pareceres, relatórios, projetos,
arbitragens e laudos, em que é exigida a aplicação de conhecimentos inerentes às
técnicas de Administração.
Taylorismo ou Administração científica é o modelo de administração desenvolvido pelo
engenheiro Frederick Winslow Taylor (1856-1915), que é considerado o pai da
administração científica. Caracteriza-se pela ênfase nas tarefas, objetivando-se aumentar
a eficiência da empresa aumentando-se a eficiência ao nivel operacional.
Os estudos de Taylor baseavam-se na Organização Racional do Trabalho, que defendia
entre outras coias:
• Análise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos: objetivava a isenção de
movimentos inúteis, estabelecendo um tempo médio, a fim de que as atividades fossem
feitas em um tempo menor e com qualidade, aumentando a produção de forma eficiente
e eficaz.
• Divisão do trabalho e especialização do operário, cada um se especializaria e
desenvolveria as atividades em que mais tivessem aptidões.
• Desenho de cargos e tarefas: desenhar cargos é especificar o conteúdo de tarefas de
uma função, como executar e as relações com os demais cargos existentes.
• Incentivos salariais e prêmios por produtividade
• Condições de trabalho: O conforto do operário e o ambiente físico ganham valor, não
porque as pessoas merecessem, mas porque são essenciais para o ganho de
produtividade
• Padronização: aplicação de métodos científicos para obter a uniformidade e reduzir os
custos
• Supervisão funcional: os operários são supervisionados por supervisores
especializados, e não por uma autoridade centralizada.
• Homem econômico: o homem é motivável por recompensas salariais, econômicas e
materiais.
A Teoria Clássica da Administração foi idealizada por Henri Fayol. Caracteriza-se pela
ênfase na estrutura organizacional, pela visão do homem econômico e pela busca da
máxima eficiência. Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador:
planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar - POCCC. Atualmente, sobretudo
com as contribuições da Abordagem Neoclássica da Administração, em que um dos
maiores nomes é Peter Drucker, os princípios foram retrabalhados e são conhecidos
como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC).
Teorias Administrativas, suas ênfases e seus principais enfoques
Ênfase Teorias administrativas Principais enfoques
Tarefas Administração científica
Racionalização do trabalho no nível operacional
Estrutura Teoria clássica
Teoria neoclássica
Organização Formal;
Princípios gerais da Administração;
Funções do Administrador
Teoria da burocracia
Organização Formal Burocrática;
Racionalidade Organizacional;
Teoria estruturalista
Múltipla abordagem:
Organização formal e informal;
Análise intra-organizacional e análise interorganizacional;
Pessoas Teoria das relações humanas
Organização informal;
Motivação, liderança, comunicações e dinâmica de grupo;
Teoria comportamental
Estilos de Administração;
Teoria das decisões;
Integração dos objetivos organizacionais e individuais;
Teoria do desenvolvimento organizacional
Mudança organizacional planejada;
Abordagem de sistema aberto;
Ambiente Teoria estruturalista
Teoria neo-estruturalista
Análise intra-organizacional e análise ambiental;
Abordagem de sistema aberto;
Teoria da contingência
Análise ambiental (imperativo ambiental);
Abordagem de sistema aberto;
Tecnologia Teoria dos sistemas
Administração da tecnologia (imperativo tecnológico);
A teoria geral da administração começou com a ênfase nas tarefas, com a administração
científica de Taylor. A seguir, a preocupação básica passou para a ênfase na estrutura
com a teoria clássica de Fayol e com a teoria burocrática de Max Weber, seguindo-se
mais tarde a teoria estruturalista. A reação humanística surgiu com a ênfase nas pessoas,
por meio da teoria comportamental e pela teoria do desenvolvimento organizacional. A
ênfase no ambiente surgiu com a Teoria dos Sistemas, sendo completada pela teoria da
contingência. Esta, posteriormente, desenvolveu a ênfase na tecnologia. Cada uma
dessas cinco variáveis - tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia - provocou a
seu tempo uma diferente teoria administrativa, marcando um gradativo passo no
desenvolvimento da TGA. Cada teoria administrativa procurou privilegiar ou enfatizar
uma dessas cinco variáveis, omitindo ou relegando a um plano secundário todas as
demais.
1.1. Habilidades do Administrador
Habilidades Administrativas necessárias nos vários níveis da organização
* Habilidade Técnica
Consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para
realização de tarefas
específicas. Esta habilidade é obtida através da instrução e ou experiência.
* Habilidade Humana
Consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas
atitudes e motivações
e aplicar uma liderança eficaz.
* Habilidade Conceitual
Consiste em compreender a complexidade da organização global e o ajustamento do
comportamento das pes-
soas dentro da organização. Esta habilidade permite que o administrador se comporte de
acordo com os obje-
tivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de
seu grupo.
1.2. A empresa e seus recursos
Os recursos são os meios que a empresa dispõe para poderm funcionar e alcançar seus
objetivos, constituem a capacidade de ação de uma empresa.
1.2.1. Recursos materiais
Também denominads de recursos físicos, englobam todos os aspectos materiais e físicos
que a empresa utiliza pra produzir: prédios, edifícios, fábricas, instalações, máquinas,
equipamentos, ferramentas, matérias-primas, materiais, etc.
1.2.2. Recursos financeiros
São todos os aspectos relacionados com o dinheiro utilizado pela empresa para financiar
suas operações. Engloba a totalidade dos recursos financeiros da empresa, como capital,
toda a forma de dinheiro, crédito, financiamento, recurusos próprios ou de terceiros,
para garantir as perações da empresa, além do faturamento, fluxo de caixa,
investimentos, contas a receber, etc.
1.2.3. Recursos Humanos
É toda forma de atividade humana. São os únicos recursos vivos e inteligentes da
empresa, portanto, operam e dinamizam os demais recursos empresariais. Os recursos
humanos se referem à toda atividade humana, seja ela mental, conceitual, verbal,
decisorial, social, como também manual ou braçal.
1.2.4. Recursos Mercadológicos
São os meios pelos quais a empresa entra em contato com o seu ambiente exeterno,
principalmente seu mercado.São as vendas, a promoção, a propaganda, a distribuição de
produtos. São tambem chamados de recursos comerciais e envolvm todos os meios
através dos quais a empresa faz fluir seus produtos ou serviços até o consumidor final.
Esses meios são: pesquisa de mercado, vendas, promoão, propaganda, assistência
técnica e canais de distribuição.
1.2.5. Recursos administrativos
Constituem o esquema administrativo da empresa, como a direção, a gerência e a
supervisão. Envolve todos os meios de corrdenaçõ interna de todos os demais recursos
empresariais.
1.3. Objetivos da Administração
Os principais objetivos da Administração é proporcionar eficiência e eficácia às
empresas. A eficiência refere-se aos meios: os métodos, processos, regras e
regulamentos sobre como as coisas devam ser feitas na empresa, a fim de que os
recursos sejam adequadamente utilizados. A eficácia refere-se aos fins: os objetivos e
resultados a serem alcaçados pela empresa. A tarefa da Administração consiste em
interpretar os osbjetivos propostos pela empresa e estabelecer as maneiras de alcancá-
los por meio da aão administrativa.

2. TRABALHO EM EQUIPE

O trabalho em equipe pressupõe a existência de uma equipe. E o que seria uma equipe?
É um pequeno número de pessoas com conhecimentos complementares, comprometidas
com propósito, meta de performance e abordagem comuns, e pelos quais se mantêm
mutuamente responsáveis.

Para que haja harmonia neste grupo, é necessário, que se tenham normas bem definidas;
objetivos e metas comuns, e seja almejado o mesmo resultado. Não pode haver equipes
sem objetivos e metas de performance. Afinal as equipes estão para melhorar a eficácia
organizacional. Não se trata de uma novidade para aproximar pessoas e aprimorar o
clima da empresa. Embora isto deva ocorrer, não é o seu objetivo principal. As equipes
se alinham as grandes metas organizacionais, as macroestratégias e a visão das equipes.
Mas cada uma deve construir sua própria visão, com valores e crenças que todos
partilhem. Deve ter sua missão dentro de um escopo mais amplo, universal, de forma a
não limitar suas ações e a criatividade necessária para inovar.

Todo grupo é composto por diferentes indivíduos, sendo importante estar consciente das
diversas maneiras como influenciamos e distorcemos as informações sobre o outro e o
ambiente que nos cerca. Por isso é fundamental ter a capacidade de se colocar no lugar
do outro, facilitando a compreensão das suas atitudes, dificuldades e desejos (empatia).
A equipe será mais produtiva quanto mais inteligente for, quanto melhor tiver
consciência de suas emoções e souber lidar com elas.

Qual é a importância em trabalhar em equipes? Em primeiro lugar, elas rompem a

rigidez hierárquica das empresas baseadas em compartimentos, facilitando o processo
de comunicação interna; as equipes reúnem conhecimentos de várias áreas,
aproximando pessoas diferentes, proporcionando a todas crescimento; através do grupo,
o conhecimento flui melhor, e para que haja um bom fluxo, o conhecimento tem que
rolar para encontrar outro e produzir um terceiro (só assim há inovação); o trabalho em
equipe proporciona o despertar do líder que há em cada pessoa, criando oportunidades
de exercício da liderança; e por fim neste trabalho gera comprometimento, cooperação,
aprendizagem e transformação.

Qual a diferença entre grupo de trabalho e trabalho em equipe? Bom, o primeiro possui
um líder formalmente definido (autoritário), cada integrante representa o seu setor,
defende o seu espaço e se manifesta em nome dele, nota-se um comportamento
individualista; seguem diretrizes e metas organizacionais; sempre visando os produtos
de trabalhos individuais; realiza reuniões formais, buscando eficiência; avalia-se a partir
dos resultados da organização e discute, decide e delega implementação. Os integrantes
não têm a possibilidade de dialogar sobre o assunto e chegar numa conclusão comum
nem mesmo dar opiniões ou realizar críticas.

Agora o trabalho em equipe existe uma liderança compartilhada (democrática); os

indivíduos se integram à equipe e procuram agregar conhecimentos; há a imposição de
suas próprias metas; visa o produto de trabalhos coletivos; estimula-se nas reuniões o
diálogo, praticam-se dinâmicas para solução de problemas; tem avaliação direta de seus
produtos e por último dialoga, decide e implementa ações em conjunto. Nota-se que, o
mesmo proporciona o estímulo nos integrantes de otimizar os seus conhecimentos, visto
que o crescimento e o desenvolvimento da equipe torna possível o aperfeiçoamento dos
integrantes como também na própria organização.

Pode-se perceber que o trabalho em equipe é fundamental para o desenvolvimento e o

sucesso profissional do indivíduo e para o crescimento da organização. Então para saber
trabalhar em equipe é necessário, respeitar o próximo como ser humano; saber ouvir o
colega; ter um espírito de cooperação; compartilhar idéias e respeitar a opinião do
próximo. Uma equipe é como uma família, tendo que se manter unida com respeito,
honestidade, confiança para que seja possível a realização de um trabalho eficaz,
criativo e de qualidade.
3. RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

O relacionamento interpessoal envolve o conhecimento de aspectos internos do próprio

"eu", como o conhecimento dos próprios sentimentos, a gama de respostas emocionais,
o processo de pensamento, a auto-reflexão e um "senso de"ou intuição relativa às
realidades espirituais, ou seja, sair de dentro de si e olhar-se como um observador
distante.
Favorece a formação de um modelo acurado e verdadeiro de si mesmo, revelando
elevado autoconhecimento, ao agir de forma eficaz diante de situações na vida. Da
mesma forma, envolve a capacidade,de experimentar, discernir padrões de nossa
conexão com a ordem maior das coisas, de perceber maiores estados da consciência, de
experimentar a atração do futuro e de sonhar e realizar potenciais não percebidos ainda.
Essa aptidão é bastante valorizada atualmente, pois as pessoas com essa capacidade
conseguem estabelecer relacionamentos interpessoais mais produtivos.
Saber trabalhar em equipe origina-se na aptidão intrapessoal:"se me conheço, consigo
estabelecer relacionamentos saudáveis e reconhecer o outro."

4. PESSOA FÍSICA E JURÍDICA

Pessoa física é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde o
nascimento até a morte. A personalidade civil da pessoa começa do nascimento com
vida. Para efeito de exercer atividade econômica, a pessoa física pode atuar como
autônomo ou como sócio de empresa ou sociedade simples, conforme o caso,
pessoa jurídica é a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas como,
por exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser
de direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado
(empresas, sociedades simples, associações etc.). Vale dizer ainda que as empresas
individuais, para os efeitos do imposto de renda, são equiparadas às pessoas jurídicas.

4.1 Tipos de empresas

A atividade econômica organizada produtiva pode ser exercida individualmente ou de

forma coletiva, objetivando a partilha do resultado.
Se a opção for a de Empresário Individual, o patrimônio particular se confunde com o
da empresa.
As sociedades empresárias - quando a empresa for constituída por pelo menos dois
sócios - devem adotar um dos tipos societários a seguir:

. Sociedade Limitada - É o tipo de sociedade mais comum adotada pelas pequenas

empresas. Conta com responsabilidade limitada dos sócios - restrita ao valor de suas
quotas -, e é de constituição mais simples.

. Sociedade em Nome Coletivo - deve ser constituída somente por pessoas físicas, sendo
que todos os sócios respondem solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais.

. Sociedade em Comandita Simples - possui dois tipos de sócios comanditados: pessoas

físicas, responsáveis solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais; e os
comanditários obrigados somente pelo valor de sua quota.
. Sociedade Anônima - tem o capital dividido em ações, e a responsabilidade dos sócios
ou acionistas será limitada ao preço de emissão das ações subscritas ou adquiridas.

. Sociedade em Comandita por Ações - tem o capital dividido em ações, regendo-se

pelas normas relativas às sociedades anônimas.

A pessoa jurídica não se confunde com as pessoas físicas dos proprietários. A empresa
tem direitos e obrigações e tudo que for praticado em seu nome, é ela quem responde
perante a lei. Entretanto, o juiz pode decidir que os efeitos de certos atos sejam
estendidos aos bens particulares dos sócios.

5. NOÇÕES FINANCEIRAS

Pode-se definir Finanças como a arte e a ciência de administrar fundos. Praticamente

todos os indivíduos e organizações obtêm receitas ou levantam fundos, gastam ou
investem. Finanças ocupa-se do processo, instituições, mercados e instrumentos
envolvidos na transferência de fundos entre pessoas, empresas e governos.
Finanças é a aplicação de uma série de princípios econômicos e financeiros objetivando
a maximização da riqueza da empresa e do valor das suas ações.

5.1 - O que é maximização da riqueza?

É a contribuição para o valor da empresa pela seleção daqueles investimentos que

possuem a melhor compensação entre risco e retorno.
E como se define compensação entre risco e retorno? Dado um nível de risco, é a taxa
desejada de retorno que justifica a execução de um investimento.

5.2 - Decisões de Administração Financeira

O administrador financeiro deve preocupar-se com três tipos básicos de questões:

5.2.1 - Orçamento de Capital: Processo de planejamento e gestão dos investimentos de

uma empresa em longo prazo. Nessa função o administrador financeiro procura
identificar as oportunidades de investimento cujo valor para a empresa é superior a seu
custo de aquisição. Em termos amplos, isto significa que o valor do fluxo de caixa
gerado por um ativo supera o custo desse ativo.
5.2.2 - Estrutura de Capital: Combinação de capital de terceiros e capital próprio
existente na empresa. O administrador financeiro tem duas preocupações, no que se
refere a essa área. Primeiramente, quanto deve a empresa tomar emprestado? Em
segundo lugar, quais são as fontes menos dispendiosas de fundos para a empresa? Além
destas questões, o adm. financeiro precisa decidir exatamente como e onde os recursos
devem ser captados, e, também, cabe ao adm. financeiro a escolha da fonte e do tipo
apropriado de recurso que a empresa, por ventura, tomará emprestado.
5.2.3 - Administração do Capital de Giro: Capital de giro são os ativos e passivos
circulantes de uma empresa. A gestão do capital de giro de uma empresa é uma
atividade diária que visa assegurar que a empresa tenha recursos suficientes para
continuar suas operações e evitar interrupções muito caras.

5.3 - Decisões financeiras básicas

5.3.1 - Investimentos: A preocupação primordial diz respeito à avaliação e escolha de
alternativas de aplicação de recursos nas atividades normais da empresa.
Consiste ainda num conjunto de decisões visando dar à empresa a estrutura ideal em
termos de ativos – fixos e correntes – para que os objetivos da empresa como um todo
sejam atingidos. Nessa área, o enfoque básico é a obtenção do maior resultado (retorno)
possível, dado o risco que os proprietários da empresa estão dispostos a correr.
5.3.2 - Financiamento: O que se deseja fazer é definir e alcançar uma estrutura ideal em
termos de fontes de recursos, dada a composição dos investimentos.
É preciso compreender, desde já, que a função financeira, cuja finalidade é assessorar a
empresa como um todo proporcionando-lhe os recursos monetários exigidos, não
determina, por isso mesmo, quais as aplicações a serem feitas pela empresa. Isto decorre
dos objetivos e das decisões da administração e/ou dos proprietários da empresa em um
nível mais alto. À administração financeira resta conseguir os recursos necessários para
financiar essa estrutura de investimento ao mais baixo custo possível.
5.3.4 - Utilização (destinação) do lucro líquido: Há uma área de decisões também
comumente conhecida pelo nome de política de dividendos, que se preocupa com a
destinação dada aos recursos financeiros que a própria empresa gera em suas atividades
operacionais e extra-operacionais.

5.4. Matemática Financeira

A Matemática financeira utiliza uma série de conceitos matemáticos aplicados à analise

de dados financeiros em geral.
Juro é uma remuneração ou taxa cobrada sobre algum recurso emprestado. Ele pode ser
cobrado de duas formas: simples e composto.
Juros simples
Os juros são sempre calculados sobre o valor inicial da transação, não importando o
montante final e o período.
A formula para juros simples é:

Exemplo: Um homem tem uma dívida de R$ 1000,00 que deve ser paga com juros de
8% a.m. (ao mês) pelo regime de juros simples e devemos pagá-la em 2 meses. Os juros
que o homem pagará serão:

Ao somarmos os juros ao valor principal temos o montante (M), de 1160,00 no caso.

Juros compostos
É aquele que, a partir do segundo período financeiro é calculado sobre o Montante do
período anterior. O Juro é composto quando a cada período os juros são incorporados ao
Principal e o novo Principal passa também a render juros. A formula para juros
compostos é:

Exemplo: Um homem empresta R$1000 com juros de 10%, no outro mês deverá
R$1100, e no próximo R$1210, R$1331 e etc. O juro é calculado sobre o montante
principal mais os juros do período anterior.

Taxa de juros
Taxa de juro é o valor do juro expresso como percentagem de determinado capital. A
taxa de juro pode ser representada de duas formas: Forma Percentual: 5%; 1,25%;
0,04%. Exemplo: Dada uma taxa de “10%” ao ano, então a aplicação de $ 100,00, por
um ano, gera um juro de $10,00. Forma Unitária: 0,05; 0,0125; 0,0004 Exemplo: Dada
uma taxa de “0,10” ao ano, então a aplicação de $ 100,00, por um ano, gera um juro de
$10,00.
6. ÉTICA NO TRABALHO

A ética está presente em todas as raças. Ela é um conjunto de regras, princípios ou

maneira de pensar e expressar. Ética é uma palavra de origem grega com duas traduções
possíveis: costume e propriedade de caráter.

O que é ser ético?

Ser Ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os outros. É ser
altruísta, é estar tranqüilo com a consciência pessoal. "É cumprir com os valores da
sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda, etc."
Ética é tudo que envolve integridade, é ser honesto em qualquer situação, é ter coragem
para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e flexível, é ser humilde.
Todo ser ético reflete sobre suas ações, pensa se fez o bem ou o mal para o seu próximo.
É ter a consciência " limpa".

O que é ética profissional?

Um profissional deve saber diferenciar a Ética da moral e do direito. A moral estabelece

regras para garantir a ordem independente de fronteiras geográficas. O direito estabelece
as regras de uma sociedade delimitada pelas fronteiras do Estado. As leis têm uma base
territorial, valendo apenas para aquele lugar. Pessoas afirmam que em alguns pontos
elas podem gerar conflitos. O desacato civil ocorre quando argumentos morais impedem
que uma pessoa acate certas leis. As vezes as propostas da ética podem parecer justas ou
injustas. Ética é diferente da moral e do direito porque não estabelece regras concretas.

A Ética profissional se inicia com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão,

passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. Os jovens quando escolhem sua
carreira, escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres e valores. Ao completar a
formação em nível superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu
comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da ética profissional.
Mesmo quando você exerce uma carreira remunerada, não está isento das obrigações

Sabemos que existem vários tipos de ÉTICA: ética social, do trabalho, familiar,
profissional.
Ética profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão e
deve ser iniciada antes da prática profissional.
Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que você gosta não quer dizer
que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como profissional.
.
Como é ser um profissional ético?

Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos
mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética, devemos seguir um conjunto de valores.
Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. Algumas das características básicas de
como ser um profissional ético é ser bom, correto, justo e adequado.
Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás valores fundamentais, como:

• Ser honesto em qualquer situação - é a virtude dos negócios.

• Ter coragem para assumir as decisões - mesmo que seja contra a opinião alheia.
• Ser tolerante e flexível - deve-se conhecer para depois julgar as pessoas.
• Ser íntegro - agir de acordo com seus princípios
• Ser humilde - só assim conseguimos reconhecer o sucesso individual.

7. COMUNICAÇÃO E REDAÇÃO EMPRESARIAL

A Comunicação Empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas

as atividades orientadas para o relacionamento entre uma organização e os ambientes
interno e externo. Sua responsabilidade fundamental é criar e manter fluxos de
informação e influência recíproca entre a empresa, seus públicos de interesse e a
sociedade em geral".

1. O Que é Comunicação?

Comunicação é o processo de transmitir a informação e compreensão de uma pessoa

para outra. Se não houver esta compreensão, não ocorre a comunicação. Se uma pessoa
transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a
comunicação não se efetivou.

1.1 O Processo de Comunicação

Cada período de comunicação é diferente de qualquer outra e é composto de três etapas

subdivididas:
1 - Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem, pode ser chamada de
fonte ou de origem.
a) Significado: corresponde à ideia, ao conceito que o emissor deseja comunicar.
b) Codificador: é constituído pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem.
2 - Mensagem: é a ideia em que o emissor deseja comunicar.
a) Canal: também chamado de veículo, é o espaço situado entre o emissor e o receptor.
b) Ruído: é a perturbação dentro do processo de comunicação.
3 - Receptor: é a etapa que recebe a mensagem, a quem é destinada.
a) Decodificador: é estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem,
para que o receptor a compreenda.
b) Compreensão: é o entendimento da mensagem pelo receptor.
c) Regulamentação: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a
volta da mensagem enviada pelo emissor(Feedback).

Pode-se, portanto, dizer que a comunicação só pode ser considerada eficaz quando a
compreensão de receptor coincide como o significado pretendido pelo emissor.

1.2 Ruídos na Comunicação

O processo de comunicação nunca é perfeito. No decorrer de suas etapas sempre

ocorrem perturbações que prejudicam o processo, no qual são denominados ruídos.
Ruído é uma perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação, que pode
provocar perdas ou desvios na mensagem, qualquer fonte de erro, distúrbio ou
deformação da fidelidade na comunicação de uma mensagem, seja ela sonora, visual,
escrita etc.

1.3 Tipos de Comunicação

1.3.1 Comunicação Verbal:

Quase toda a comunicação verbal é realizada por escrito e devidamente documentada

por meio de protocolo, mas é composta pela palavra.

Comunicação Oral: são as ordens, pedidos, conversas, debates, discussões.

Comunicação Escrita: são as cartas, telegramas, bilhetinhos, letreiros, cartazes, livros,

folhetos, jornais, revista.

1.3.2 Comunicação Não-Verbal:

Através desta comunicação não-verbal ocorre a troca de sinais: olhar, gesto, postura,
mímica.
Comunicação por mímica: são os gestos das mãos, do corpo, da face, as caretas.
Comunicação pelo olhar: as pessoas costumam se entender pelo olhar.
Comunicação pela postura: o modo como nos sentamos, o corpo inclinado para trás ou
para frente, até mesmo a posição dos pés. Tudo isso na maioria das vezes é o nosso
subconsciente transmitindo uma mensagem.
Comunicação por gestos: pode ser voluntária, como um beijo ou um cumprimento. Mas
também pode ser involuntária, como por exemplo, mãos que não param de rabiscar ou
de mexer em algo. Isso é sinal de tensão e, ou nervosismo.

1.4 Os Canais de Comunicação

A comunicação dentro das empresas para ser clara e precisa, necessita de um

organograma bem planejado, para que a mensagem não chegue distorcida. A seguir
veremos os modelos de canais de comunicação que ocorrem dentro de empresas:

a) Canais Verticais
Podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se à comunicação entre o
superior e os subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem ser ascendentes (de
baixo para cima) e referem-se à comunicação entre o subordinado e o supervisor,
veiculando informações a respeito do trabalho executado.
b) Canais Horizontais
Referem-se às comunicações laterais entre dois órgãos (dois departamentos, duas
seções) ou dois cargos (dois gerentes) no mesmo nível hierárquico.
Ao tratar da comunicação estamos solucionando, em muitos casos, antigos e
persistentes problemas, que podem dar lugar a pessoas e ambientes mais leves e
motivados, proporcionando mais e melhor de si, com produtividade e desenvoltura de
quem percebe que é possível crescer e gerar crescimento conseqüente.

REDAÇÃO EMPRESARIAL
*São textos produzidos no ambiente empresarial. Podem ser memorando, circular,
comunicado, ata, mensagens eletrônicas...

Redigir - é comunicar idéias sobre determinado assunto, expressando o ponto de vista

do emissor. Deve se escrever com ordem e método. Ordem é a lógica, coerência, coesão
e Método é o tipo e função.

Quem escreve bem, pensa bem, expressa com clareza suas idéias, apresenta argumentos
convincentes, usa a força poderosa da linguagem. Escrever bem é reunir idéias,
emoções, argumentos, organizá-los em frases bem ordenadas que possam ser
compreendidas, imediatamente, pelos leitores de maneira agradável, concisa e sem erros
gramaticais. Para que isso ocorra é preciso praticar a LEITURA e a REDAÇÃO.

Pontos a serem observados:

O que você quer de fato dizer com o texto? Qual a mensagem principal? Quem é o leitor
(receptor destinatário)? Como organizar as idéias?

a) definir a mensagem principal:- verificar o nível de linguagem do receptor e o

conteúdo;
b) organizar o texto em tópicos: – idéias e argumentos em escala de importância;
c) tempestade cerebral: – deixar a idéias fluírem livremente, ler criticamente os
resultados, eliminar o que não serve.

Estruturação do texto:

1) Pirâmide invertida – informação mais importante em primeiro lugar (comunicados,

cartas de reclamação, convites para eventos, anúncios de empregos...);

2) Losango – usado para assuntos mais complexos e delicados – introdução /

assunto principal / informações complementares (recusa a um pedido, cancelamento de
compromisso / resposta à reclamação...);

3) Problema X Solução – apresentação do problema / possíveis soluções / conclusão

(solução).

Ao redigir um texto é necessário:

• Definir objetivos claros;
• Conhecer o assunto sobre o qual vai escrever;
• Despertar o interesse do leitor;
• Adaptar a linguagem ao leitor;
• Reler, refazer, aprimorar o texto.

Modalidades de textos

ATA – relato de reunião, assembléia ou convenção;

- normas a serem observadas:

• Lavrar em livro próprio ou em folhas soltas, de tal modo que impossibilite a

introdução de modificações;
• Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas;
• Texto digitado ou manuscrito, mas sem rasuras;
• O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados, mas não se fará
uso de alíneas;
• Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior;
• Nos casos de erros constatados no momento de redigi-Ia, emprega-se a partícula
corretiva "digo";
• Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão: "em
tempo", que é colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em
tempo: na linha onde se lê "bata", leia-se ''pata'';
• Os números são grafados por extenso;

São elementos constitutivos básicos de uma ata:

a) dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso), local da reunião;
b) relação e identificação das pessoas presentes;
c) declaração do presidente e secretário;
d) ordem do dia;
e) fecho.

Modelo de abertura de ata

Ata da Reunião (Assembléia/Convenção) Ordinária

(ou Extraordinária) de .... / ... ./ ....
Aos .... dias do mês de........de 200... na................, na Rua......, reuniram-se às ... horas,
na nº ... , São Paulo, SP,

Modelos de fechos de ata

a. ...Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presença do Sr. Beltrano, do
Sr. XY, das demais autoridades presentes e declara encerrada a reunião, da qual eu ,
Secretário em exercício, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por
mim.
b. A sessão encerrou-se às...... horas. Eu, ............, Secretário em exercício, lavrei,
transcrevi e assino a presente ata.

CIRCULAR – comunicação dirigida a muitas pessoas, ou órgãos para transmitir avisos,

ordem ou instruções (o assunto tem caráter geral).

MODELO

Senhores:

Nossa empresa desenvolve suas atividades na área de legislação do estrangeiro e conta

com experiência de mais de 15 anos. Visando ampliar o número de assinantes, estamos
oferecendo promocionalmente nosso Informe X, que trata especificamente do assunto.
Além de informes periódicos, dispomos de um setor que atende inteiramente grátis,
durante um ano, a consultas sobre qualquer assunto relativo à permanência ou estada do
estrangeiro no país. A assinatura dá direito a receber um informe trimestral. Havendo
qualquer modificação ou novidade sobre a legislação de estrangeiro, expediremos uma
circular extra, para mantê-los sempre bem informados, sem qualquer ônus adicional. A
cobrança será confiada ao Banco Y, com a anuidade de $ ....... (.....), por meio de nota
fiscal de serviços, com vencimento em ......

(a) Fulano de Tal

MEMORANDO – nota ou carta ligeira comunicando alguma questão, entre

departamentos.

_ devem constar em um memorando:

timbre, endereço (quando se trata de empresa privada), código (iniciais do

departamento), número do memorando, localidade, assunto (ementa), receptor
(destinatário), texto, assinatura, anexos.

MEMORANDO Nº (exemplo)
PARA: DEPARTAMENTO:
Fulano de tal Marketing
DE: DEPARTAMENTO:
Beltrano da Silva Relações Públicas
Data: 14-3-2006
Assunto: Estágio de Fulano de tal
A partir de 1º de fevereiro de 2006 ... , o Sr. Fulano de tal, novo assistente do Gerente
de Relações Públicas, fará estágio no Departamento de Marketing, durante uma semana.
Gostaríamos de contar com sua assistência pessoal, de modo que o Sr. Fulano de tal
possa ter o máximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos
clientes.

COMUNICADO (aviso, declaração, esclarecimento ...) – usado para tornar público um

determinado fato.

Exemplo:

ABANDONO DE EMPREGO
A Empresa X, com sede na Av , São Paulo, Capital, faz saber, para os fins do disposto
no artigo 482, Letra I, da CLI: que Fulana, brasileira, solteira, residente na Rua ......... ,
São Paulo, Capital, portadora da Carteira Profissional n º Série São Paulo, deixou de
comparecer ao serviço a partir do dia ..../..../...., praticando assim "Abandono de
Emprego" nos termos do artigo 487, lI, da CL T.

COMUNICADO

A Empresa Y informa aos clientes, amigos, fornecedores, bancos que, a partir de ... do
corrente, seus telefones de números...de sua Sede/Depto. De Vendas em São Paulo, na
Rua - CEP , serão substituídos pelo número seqüencial (011).....- seis troncos. O telex
permanece o mesmo, nº.... Comunica igualmente os novos números de sua Unidade
em...... , Rua .

MENSAGENS ELETRÔNICAS (e-mail) – mensagem clara, objetiva, concisa e

gramaticalmente correta
– tema/assunto – não se usam abreviaturas, piadas e brincadeiras.

Exemplos de mensagens eletrônicas

Verificamos que ainda não recebemos sua resposta a nossas solicitações de .......... Por
favor, queira enviar-nos sua proposta. Gostaríamos de manter nossa boa relação
comercial com sua empresa. Por isso, esperamos sua compreensão para os aumentos de
preço de nossa tabela. Para o andamento equilibrado de nossos pedidos, gostaríamos de
saber o nível de seu estoque para o produto X.

OFÍCIO – meio de comunicação escrita dos órgãos do serviço público.

São partes de um ofício:

• Timbre ou cabeçalho;
• Índice e número: iniciais do órgão que expede o ofício, seguidas do número de ordem
do documento, separados por uma diagonal;
• Local e data: devem ser escritos na mesma altura do índice e do número (coloca-se
ponto após o ano);
• Assunto (ou ementa);
• Vocativo (tratamento ou cargo do destinatário);
• Texto: exposição do assunto;
• Fecho;
• Assinatura (nome, cargo e função);
• Endereço (fórmula de tratamento, nome do receptor e cargo e função do signatário,
seguidos da localidade e do destino;
• Iniciais do nome e sobrenome do redator e do digitador.

INTRODUÇÕES ATUAIS
- Comunicamos a V. Sa. que... .
- Informamos V. Exa. de que .
FECHOS ATUAIS
- Atenciosas saudações.
- Respeitosas saudações.
- Atenciosamente. - Respeitosamente.

8. NOÇÕES DE DEPARTAMENTO PESSOAL

Nas empresas de menor porte, normalmente inexiste o Departamento Pessoal, pois as

atividades são normalmente supridas pelo "Contador" da empresa. Já nas empresas de
maior porte, podemos quase sempre encontrá-lo, de estrutura meramente simples ou
então até os mais sofisticados, em nível de Diretoria.
Basicamente o Departamento Pessoal, é constituído por três setores: Admissão,
Compensação e Desligamento.
O setor de Admissão de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo o processo de
integração do indivíduo na empresa, dentro dos critérios administrativos e jurídicos.
Tem início na busca do profissional no mercado de trabalho, adequar nas funções do
cargo e efetuar o registro de acordo com as conformidades da legislação do trabalho.
O setor de Compensação de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de
controle de freqüência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos
de taxas, impostos e contribuições. A partir da integração dos empregados na empresa,
tem início no controle do fluxo de freqüência ao trabalho, elaboração da folha de
pagamento, controle de benefícios e finaliza em cálculos de tributos.
O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de
desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-se na representação da
empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho, etc.) e cuidar de
toda rotina de fiscalização. Tem início a partir do desligamento do empregado e termina
quando da sua efetiva quitação do contrato de trabalho.

Assim, podemos organizar da seguinte maneira:

DEPARTAMENTO PESSOAL
SETOR DE ADMISSÃO SETOR DE COMPENSAÇÃO SETOR DE
DESLIGAMENTO
Atribuições:
Recrutamento e Seleção
Integração
Registro Atribuições:
Jornada de Trabalho
Folha de Pagamento
Benefícios
Tributação Atribuições:
Rescisão do contrato de Trabalho
Justiça do Trabalho
Fiscalização

9. NOÇÕES DE ARQUIVO

1.1-O que é Arquivo?

A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o

conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas”.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de

atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de
fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem
naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo também pode ser definido como a
entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental
e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. ARQUIVO também é conhecido como
móvel ou armário que guarda documentos (mas não vamos considerar essa definição
nesse texto).

1.2-Tipos de Arquivos

• Públicos (federal, estadual, municipal);

• Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)
Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações
são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de
Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que
guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos
Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser
organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos
Especializados

1.3-Sistema de Arquivos

Sistema é um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma

mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da posição que ocupam
nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos técnicos comuns.

Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

E Documento?

É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu

SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma
ATIVIDADE.
O documento pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou Composto
(Processo)

1.4-Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas

atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto
de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e
acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los:
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o
modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta,
folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa;
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma)
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte,
fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma
geral); tridimensionais (esculturas objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes,
cd-rom,)
4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a
atividade que a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência,
Prontuário Médico, Tabela Salarial.
2-Como Organizar um Arquivo?
É interessante que a sua Unidade ou Área de trabalho tenha um plano de classificação
para que você possa guardar os documentos dentro dos dossiês ou pastas certas.
Classificação é, portanto, a sequência de operações que, de acordo com as diferentes
estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um
Arquivo.

2.1-Plano de Classificação

Todas as Unidades possuem planos de classificação de documentos. Cada Área

identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, é interessante
entender como é a sistemática para se montar um Plano que facilite o trabalho de
arquivamento, acesso e destinação dos documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas
estruturas e funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer Unidade da
Unicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas:
a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e da Área em que você trabalha
Você poderá encontrar essas informações pesquisando nos atos legais que vezes são
Portarias, Deliberações, Estatuto, outras vezes, você encontra essas informações nas
primeiras Atas e Relatórios da sua Área. Em último
caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.
b) Relacione e organize o que você levantou.
Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantação de sua
Área/Órgão e/ou o que você conseguiu descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que “nascem” a partir do cumprimento das
atividades identificadas
Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas

3. Rotinas de arquivamento:
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os
funcionários de arquivo deverão obedecer a uma seqüência de etapas:

3.1. Inspeção: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois
este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:
a) para arquivamento
b) para solicitar informação
c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.
d) em obediência a uma rotina
É importante que o funcionário ao fazer esta inspeção, verifique se os documentos
possuem autorização para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ação nele contida já
foi cumprida e encerrada. Verificar o último despacho.

Nesta inspeção também será examinado se os documentos possuem anexos e se esses

estão no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares deverão retornar ao setor
de origem, ou se for do seu conhecimento completá-lo.

3.2. Leitura – cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu
conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta ou se há
necessidade de abrir nova).
3.3. Seleção – selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá
ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias,
comunicados passageiros). “A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito
espaço, portanto este trabalho de seleção requer conhecimento, critério e cuidado, para
não deixar de arquivar o que é necessário, nem entulhar o arquivo de papéis
desnecessários”.

Atenção: o responsável pela seleção deve conhecer as exigências que determinam a

conservação de documentos, tanto por lei como por necessidade de serviço.

3.4. Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas
as possíveis controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo;
3.5. Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que
darão entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedência, breve
descrição de conteúdo, número da
RR/Procedência e o código de localização (de encaminhamento ou arquivamento). Isso
possibilitará estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados, e facilitará a
busca.

4. Classificação

Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a lassificação

adotados pela organização. Escrever à lápis no documento onde deverá ser arquivado.
Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedência e a
data.

Ex.1 Procedência: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratação de

Funcionários, em um Arquivo da Direção Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (poderão
entrar Portarias e demais atos
do Reitor relativos a RH).
Ex.2 Procedência: SUS. - Ofício ao Diretor solicitando reunião para tratar de assuntos
relativo a Convênio. (já despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria -
CONVÊNIOS/SUS/CONTRATO

5. Ordenação

É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha
da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos
básicos:
5.1. Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a
sequência das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário
quando se trata de assuntos.
5.2. Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a
sucessão temporal
5.3. Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países,
estados, municípios, distritos, bairros e outras).
5.4. Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos Ordenação
Numérica: disposição de acordo com a seqüência numérica atribuída aos documentos.
Depende de um índice auxiliar para busca de dados.
Ex. Na Pasta MANUTENÇÃO/PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em
ordem cronológica, assim sendo teríamos: primeiro o Memorando pedindo o conserto,
depois a resposta do ESTEC
solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informação de que já foi adquirida
a torneira, e por último a Informação do ESTEC que o serviço foi concluído.

É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados

juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os
dossiês de fácil compreensão
para quem pesquisa. EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS
E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE
CORRESPONDAM À MESMA AÇÃO.

6. Arquivamento

Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas já contidas no arquivo ou monte-
as de acordo com o plano de classificação. Nesse último caso faça as etiquetas
indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto
superior esquerdo da Pasta o código do
Órgão/Área respectivos.
Dica: Se o seu arquivo for constituído por Pastas Suspensas você pode montar a pasta
suspensa com o código da atividade na Projeção e guardar os documentos em pastas
lisas (ou intercaladora) ou mesmo em papel almaço sem pauta. Repete-se o código nessa
última, juntamente com o período que se refere a documentação. Isso facilita as
transferências dos documentos semi-ativos para outros arquivos ou para a eliminação,
porque você poderá mandar apenas o miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o
período seguinte. Guarde finalmente no móvel respectivo que também deverá estar
identificado.

* Apostila montada de acordo com conteúdo programático de diveros cursos para

atender às necessidades dos alunos do Curso de Assistente Administrativo (Projeto de
Extensão - Administração para Todos)