DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DOCUMENTAL
QUEJAS Y RECLAMOS
ALCALDÍA MAYOR FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
DE BOGOTÁ D.C.
GOBIERNO, EGURIDAD Y CONVIVENCIA
Secretaría de Gobierno

Registro de Entrada
PROCEDENCIA: NIVEL CENTRAL DEPENDENCIA: Despacho Secretaria Distrital de Gobierno Código Dependencia: Día Mes Año NT
17 7 2014
ASUNTOS Fechas Extremas Unidad de Conservación
No.
Orden Código-Serie
Serie o Subserie Cant. Fol. Soporte Notas
VIGENCIA Nombre Contratista (Nombre de la Carpeta ) Contenido Inicial Final Caj. Carp. Tm. Otro
Carp.
 INSTRUCCIONES - FORMATO

Procedencia: Registrar la pocedencia de los doecumentos del ineventario, según sean del Nivel Central o
Local Ej. Nivel Central; Alcaladía Local de Fontibón, etc.
Dependencia: Registrar el nombre de la dependencia que produce y/o conserva la documentación.
Código Dependencia: Asignar el código de la dependencia.
Registro de entrada: Diligenciar solo para transferencias primarias. Consignar el día, mes y año en las tres
primeras casillas. En NT se anota el número consecutivo de la transferencia al Archivo Central con respecto al
año de la misma.

No. de orden: Registrar el número consecutivo correspondiente a cada uno de los asientos descritos,
generalmente corresponde a una unidad de conservación.
Código: Asignar el número establecido para cada una de las series y subseries documentales.
Serie o Subserie: Registrar directamente el nombre de la Serie o la Subserie de la cual se hace el invetario. En
fondos acumulados se puede registrar en este campo datos de Temas no normalizados como Facturas,
Correspondencia, Normatividad, etc.

Asunto: Se divide básicamente en los descriptores o indices de acceso necesarios, de acuerdo con la serie o
subserie documental, pueden ser: númericos, alfabéticos, mixtos, fechas, códigos etc. En general los
descriptores compilan el nombre o título de la unidad de conservación específica.

Cantidad de Carpetas:se relaciona el número de carpetas que conforman el extepiente. Ejemplo: 1 de 5, 2 de 5,

etc.
Fechas Extremas: Consignar la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse el día,
mes y año: 01/02/2004. Puede darse el caso de que ambas fechas sea la misma.Cuando la documentación no
tenga fecha se anota s.f.
Unidad de Conservación: Consignar el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna
¨otro¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y
debajo el número correspondiente. Ejemplo: AZ/1, AZ/2; CD/1, CD/2...

Fol.: Registrar el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
Notas: Consignar los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores:
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotan los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes debe registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones,
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo,
ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina, deben registrarse las características físicas y requerimientos técnicos
para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
información.
A los impresos se les asigna un número de folio y se registra el número de páginas que lo componen.
Asimismo, se anota información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de
deterioro: físico (rasgaduras, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y debilitamiento
de soporte) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

Elaborado por:Registrar el nombre y apellidos, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el

inventario, el lugar y la fecha en que se realiza. Esta anotación se hace al final del inventario magnético o
impreso.
Entregado por:Registrar el nombre y apellidos, cargo y firma de la persona responsable de entregar el
invetario físico o magnético; y el lugar y la fecha en que se realiza, cuando se trata de entregas o transferencias
de documentos.
Recibido por:Registrar el nombre y apellidos, cargo y firma de la persona responsable de recibir el invetario
físico o magnético; y el lugar y la fecha en que se realiza, cuando se trata de entregas o transferencias de
documentos.
Informe de compatibilidad para INVENTARIOS DOCUMENTALES -
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 Versión

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