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MANUAL DE USUARIO MUNICIPAL

SISTEMA SUBDERE EN LINEA


Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo

Versión 1.3
Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Índice
1 INTRODUCCIÓN 2
2 PRESENTACIÓN DE PROYECTOS 4
2.1 Presentación de Proyectos y Solicitud de Suplementos 4
2.2 Presentación de Proyectos 7
2.2.1 Ficha de Postulación PMB 8
2.2.1.1 Ficha de Postulación FRC 13
2.2.1.2 PMU – Ficha de Postulación 17
2.2.2 Suplemento de Recursos: Responsable Municipal (PMB – FRC) 23
3 LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DIRECTA 26
3.1 Asignación de la Modalidad de Ejecución 27
3.2 Licitación y Contratación 28
3.2.1 Licitaciones 28
3.2.2 Contratos 30
3.2.3 Garantías 34
3.2.4 Antecedentes Presentación 34
3.3 Administración directa 35
3.3.1 Ficha de Administración de Trabajadores por Nóminas 36
4 Solicitudes Transferencias y Rendiciones 38
4.1 Interfaz Usuarios Municipales 38
4.2 Solicitud de Transferencias (Licitación y Contratos) 40
4.3 Solicitud de Transferencias (Administración Directa) 43
4.4 SOLICITUD DE ÚLTIMA O ÚNICA TRANSFERENCIA 50
4.5 Ficha Rendición de Transferencias (Licitación y Contrato) 51
4.6 Ficha Rendición de Transferencias (Administración Directa) 53
5 Solicitud Cierre de Proyectos 58
5.1 Interfaz Encargados Municipales 58
5.2 Solicitud de Cierre de Proyectos - Modulo 58
5.3 Solicitud de Cierre de Proyectos – Interfaz Rendición de Transferencias 60
5.4 Ficha Solicitud de Cierre de Proyectos (PMB / FRC) 61

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

1 INTRODUCCIÓN
El sistema permite el registro y control de los procesos operacionales y de gestión, de los
proyectos asociados al Programa Mejoramiento de Barrios (PMB), al Programa
Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal (PMU) y al Fondo de Recuperación de
Ciudades (FRC), incluyendo su presentación, asignación, transferencia, rendición y cierre.
Para ingresar al sistema, el usuario debe ingresar al sitio web www.subdereenlinea.gov.cl,
ingresar el usuario y contraseña de su credencial de acceso en el siguiente cuadro:

En el primer acceso al sistema, se solicitará cambiar la contraseña entregada por el


administrador del sistema, desplegando la siguiente pantalla:

En esta ventana, se debe indicar el nombre de usuario, la contraseña, indicar la nueva


contraseña y repetirla para su verificación. Para generar la nueva contraseña debe
seleccionar el botón [Cambiar Password]. De ser exitosa la operación se despliega:

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

En caso que el usuario desee cambiar su contraseña actual, debe seleccionar la opción
‘Cambiar Contraseña’ de la pantalla principal, donde aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana, debe indicar nombre de usuario, contraseña, la nueva contraseña y


repetirla para su verificación. Para guardar la nueva contraseña, se debe seleccionar el
botón [Grabar cambio]; Para cancelar la acción, el botón [Cancelar].
Las contraseñas creadas en el sistema tienen un tiempo de validez configurado por el
administrador del sistema, una vez concluido este tiempo el sistema solicitará crear una
nueva contraseña, la cual deberá ser distinta a las claves utilizadas anteriormente.
En la pantalla de ingreso al sistema, también existe la posibilidad de recuperar la
contraseña, si ésta se hubiera olvidado. Para ello, el usuario debe seleccionar la opción
[Recuperar contraseña], ante lo cual desplegara la siguiente ventana:

En esta pantalla se debe ingresar un nombre de usuario valido, es decir, que exista en el
sistema, y seleccionar el botón [Recuperar]. Esto último permitirá generar un correo al
usuario, con una nueva clave de acceso, la cual se le solicitará cambiar, al momento del
próximo ingreso al sistema.

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2 PRESENTACIÓN DE PROYECTOS
La primera pantalla que despliega el sistema, una vez autentificado el usuario,
corresponde al informe ‘Resumen de Proyectos Presentados’. Para ingresar al menú de
Presentación de Proyectos debe seleccionar la pestaña ‘MODULOS’:

2.1 Presentación de Proyectos y Solicitud de Suplementos

a) Área de Filtros: Permite condicionar el despliegue de proyectos, de acuerdo a la


selección hecha en cada opción de filtrado.
Descripción:
Año
Condiciona el despliegue al año de presentación seleccionado.
Proyecto

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Condiciona el despliegue al Programa/Subprograma


Programa
seleccionado.
Tipo de
Condiciona el despliegue a la tipología de acción.
Acción
Región Condiciona los registros por la región a la que pertenecen.
Condiciona el despliegue a los proyectos del Municipio
Comuna
seleccionado.
Estado Condiciona el despliegue de acuerdo al estado del proyecto.

Se permite la selección de uno o varios valores para condicionar el despliegue en el


área registros. Se pueden ver los filtros seleccionados mediante la opción [Mostrar
Filtros], desplegando la siguiente pantalla:

b) Área de Registros: El área de proyectos despliega la lista de todos proyectos o


solicitudes de suplemento que existen en el sistema, de acuerdo a la selección en
las opciones de filtrado, realizada por el usuario.

El Área de Registros presenta la siguiente información:


Año Año de creación del proyecto en el sistema

Estado Estado del proyecto o solicitud de suplemento.

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Nombre
Nombre del proyecto presentado. La solicitud de suplemento
del
hereda el nombre del proyecto original.
proyecto
Comuna Municipio que presenta el proyecto o solicitud de suplemento
Monto solicitado por el Municipio a Subdere, para ejecución del
Aporte SUBDERE
proyecto, o el monto a suplementar para el proyecto indicado.
Programa Programa al que postula el proyecto.
Sub Programa Subprograma asociado al proyecto.
Tipo de Acción Tipo de acción del proyecto presentado.
Subtipología Subtipología del proyecto presentado (si corresponde).

Tipo de solicitud realizada por el municipio: ASIGNACIÓN si es


Tipo de Solicitud
proyecto nuevo o SUPLEMENTO si es solicitud de suplemento.
Plan Plan al que pertenece el proyecto (si corresponde).
Fecha
Fecha de presentación del proyecto.
Presentación
ID Proyecto Código de identificación del Proyecto (si corresponde).

c) Área de Botones de Acción: Opciones que se habilitan según el perfil del usuario.
Con excepción de los botones con la leyenda [Crear nuevo Proyecto], [Crear nuevo
Suplemento] o [Exportar Excel], los cuales están habilitados permanentemente, los
otros botones operan solo si se ha seleccionado un proyecto del área de registros.

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2.2 Presentación de Proyectos


Se pueden presentar los proyectos, con todos sus antecedentes y documentación, así como
también las solicitudes de suplementación de recursos para los proyectos aprobados o en
ejecución. Por ende, el módulo de Presentación de Proyectos representará la cartera total
de proyectos de cada municipio.

En la parte inferior de la pantalla se encuentran los botones de acción del menú:


Despliega la ficha para el ingreso de los antecedentes de un nuevo
proyecto.
Despliega una pantalla para crear una nueva solicitud de suplemento
de recursos, para un proyecto aprobado o en ejecución.
Despliega y permite la edición de los antecedentes de un proyecto o
solicitud de suplemento seleccionado del área de registros, que se
encuentren en los estados: ‘En Creación Municipal’, ‘En Corrección
Municipal’, ‘Observado URS’, ‘Observado por Programa’.
Elimina el proyecto o solicitud de suplemento seleccionado del área
registros, cuyo estado sea ‘En Creación Municipal’, ‘En Corrección
Municipal’, ‘Observado URS’ u ‘Observado Programa’.
Despliega minuta del proyecto, con toda la información asociada a él.
Visualizar la ficha del proyecto.
Exporta a Excel los proyectos presentes en el área de registros.

Creación de Proyectos
Al momento de ingresar un proyecto, el usuario debe elegir el programa al cual
pertenecerá el proyecto: PMB, PMU, FRC, o cualquier otro disponible al crear el proyecto.

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2.2.1 Ficha de Postulación PMB

Para presentar un proyecto nuevo, el municipio deberá indicar la siguiente información:


I. Antecedentes Generales: Datos básicos de identificación del proyecto

La información solicitada es la siguiente:


Nombre del proyecto Nombre identificador del proyecto a presentar
Subprograma Subprograma
Tipología de Acción Tipo de Acción solicitada para el proyecto
Subtipología del proyecto, dato obligatorio sólo para
Subtipología
algunos programas y tipologías.
Plan Plan Especial al que pertenece el proyecto
Código BIP, solo para los proyectos inscritos en el Banco
Código BIP
Integrado de Proyectos.
Agrupación de Especificar si el proyecto a presentar pertenece a una
Municipalidades Asociación de Municipalidades.
Localidades Localidades en que se ejecutará el proyecto.

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II. Justificación: Indicar datos como: caracterización socioeconómica de potenciales


beneficiarios directos, su situación sanitaria, capacidad y carencia municipal para
ejecutar el proyecto, antecedentes de puntaje de Ficha de Protección Social,
encuesta CASEN, entre otros.

III. Descripción de la Acción solicitada: Detallar qué se va a desarrollar, carencias de


saneamiento básico de la localidad, en casos de estudios o diseños. Características
del proyecto y funciones a desarrollar, para inspección o asistencia técnica. En caso
de obras las que se van a materializar, indicando cantidades globales.

IV. Plazo: Plazo de ejecución del proyecto. Se debe indicar el plazo de ejecución en
días, el sistema calcula automáticamente su equivalente en meses.

V. Aportes: Costo total del proyecto, los recursos que cada entidad entregará para el
desarrollo de un proyecto o iniciativa.

VI. Beneficiarios: Cantidad y tipos de beneficiarios, población objetivo para la cual está
focalizado el proyecto, para los directos por lo general es el mismo número de
familias beneficiadas, los indirectos son el total de integrantes de esas familias y
aquellos que pueden obtener algún beneficio posterior o indirecto.

VII. Observaciones: Observaciones que se considere pertinente acerca del proyecto.

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VIII. Documentación a presentar: Documentación básica asociada al proyecto. Para cada


programa y tipología se ha establecido documentación mínima a presentar, sin
perjuicio de antecedentes complementarios que incorpore el municipio.

Para que el proyecto sea enviado a su revisión, es imprescindible haber adjuntado


toda la documentación solicitada en este ítem. El sistema está configurado para
anexar documentos de un máximo de 5Mb y los formatos que soporta son:

 Documentos de Texto (formatos .doc, .docx y .pdf).


 Planillas de Cálculo (formatos .xls y .xlsx).
 Planos (formato .dwg), y
 Archivos comprimidos (formatos .zip y .rar).

Adjuntar Archivos: Permite subir o reemplazar documentación del proyecto. Para


usar esta funcionalidad, se debe seleccionar [Agregar o Editar Archivos]:

Al seleccionar la opción mencionada, se desplegara una ventana donde se debe


ingresar los archivos que se solicitan.

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Una vez adjuntados los documentos, se debe seleccionar el botón [Guardar] para
completar la acción. Si la acción es exitosa, se desplegará un mensaje confirmando
el registro correcto de los archivos.

Además el nombre del archivo subido aparecerá al lado derecho del tipo de
documento relacionado. Para finalizar debe presionarse el botón [Cerrar Ventana].

Al momento de cerrar la ventana, se desplegarán en la ficha de postulación los


archivos subidos acompañados de un cuadro blanco que indica que los documentos
que se muestran son nuevos. Para mayor información, sobre los distintos estados (o
colores) que puede tomar un archivo dentro del sistema, se debe posicionar sobre
la imagen que se encuentra en la parte superior de la documentación adjunta.

IX. Otra Documentación a presentar: Existe la opción de adjuntar otro tipo de


antecedentes.

Para adjuntar un nuevo documento se debe indicar la identificación del documento;


seleccionar el botón [Examinar]; buscar el documento; seleccionarlo; y marcar el
botón [Anexar]. El documento será anexado a la ficha del proyecto:

Para visualizar el documento adjunto debe hacer clic en la imagen .


Para eliminar el documento, debe hacer clic en la imagen .

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X. Referencias Municipales: Datos de contacto del responsable municipal del


proyecto: nombre completo, fono fijo (máximo 10 caracteres), fono móvil (máximo
8 caracteres) y correo electrónico.

XI. Oficio Conductor: Número del Oficio Conductor y la Fecha de Emisión del mismo.

XII. Otros Antecedentes: Información que asociada a la categorización del proyecto,


ésta sin embargo, NO debe ser llenada por los responsables municipales.

Una vez ingresada toda la información, se habilita la opción [Presentar Proyecto], cuya
acción permite Presentar el proyecto para su evaluación en las siguientes etapas.

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2.2.1.1Ficha de Postulación FRC

Para presentar un proyecto nuevo el municipio deberá indicar la siguiente información:

I. Antecedentes Generales: Datos básicos de identificación del proyecto

La información solicitada es la siguiente:


Nombre del proyecto Nombre identificador del proyecto a presentar.
Subprograma Subprograma.
Tipología de Acción Tipo de Acción solicitada para el proyecto.
Subtipología del proyecto. Es obligatorio sólo para algunos programas y
Subtipología
tipologías.

Código BIP Código BIP del proyecto.

Ficha IDI Ficha IDI asociada, la cual debe ser adjuntada al proyecto.

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II. Descripción del proyecto: Detallar lo que se va a desarrollar, referencias a


carencias de saneamiento básico de la localidad, para estudios o diseños.
Referencias a las características del proyecto y funciones a desarrollar, para
inspección o asistencia técnica. En caso de obras las que se van a materializar,
indicando cantidades globales.

III. Plazo: Plazo de ejecución del proyecto. Se debe indicar en días, el sistema calcula
automáticamente su equivalente en meses.

IV. Aportes: Costo total del proyecto, los recursos que cada entidad entregará para el
desarrollo de un proyecto o iniciativa.

V. Beneficiarios: Cantidad y tipos de beneficiarios, corresponde a la población


objetivo para la cual está focalizado el proyecto, los que corresponden por lo general
al mismo número de familias beneficiadas.

VI. Referencias Municipales: Datos de contacto del responsable municipal del


proyecto: nombre completo, fono fijo, fono móvil y correo electrónico.

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VII. Documentación a presentar: Se debe anexar la documentación básica asociada al


proyecto. Para cada programa y tipología se ha establecido documentación mínima
a presentar, sin perjuicio poder anexar otros antecedentes complementarios.

Para que el proyecto sea enviado a la Unidad Técnica del Programa el imprescindible
haber adjuntado toda la documentación solicitada en este ítem. El sistema está
configurado para anexar documentos de un máximo de 5Mb y los siguientes formatos:

 Documentos de Texto (formatos .doc,.docx y .pdf).


 Planillas de Cálculo (formatos .xls y .xlsx).
 Planos (formato .dwg), y
 Archivos comprimidos (formatos .zip y .rar).

Agregar o Editar Archivos: Al seleccionar este botón, el sistema permite subir o


reemplazar documentación asociada al proyecto.

Al seleccionar la opción antes mencionada, se abrirá una ventana donde se deberá


ingresar los distintos archivos que en esta se solicitan.

Una vez adjuntados los documentos, se debe seleccionar el botón “Guardar” para
completar la acción. Al terminar se desplegará un mensaje confirmando la acción.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Además el nombre del archivo subido aparecerá al lado del tipo de documento
relacionado. Para finalizar se debe presionar el botón “Cerrar Ventana”.

Al cerrar la ventana, se despliegan los nombres de los archivos subidos, con un


cuadro blanco que indica que los documentos que se muestran son nuevos. Para
mayor información, sobre estados que puede tomar un archivo, posicionarse sobre:

VIII. Otra Documentación a presentar: Además de la documentación básica del


proyecto, existe la opción de adjuntar otro tipo de antecedentes.

Para adjuntar un documento indicar la identificación del documento, luego


seleccionar el botón [Examinar], buscar el documento, seleccionarlo y marcar el
botón [Anexar]. El documento será anexado a la ficha del proyecto:

Para visualizar el documento adjunto debe hacer clic en la imagen .


Para eliminar el documento, debe hacer clic en la imagen .

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IX. Otros Antecedentes: La última sección del formulario, solicita información asociada
a la categorización del proyecto, esta sin embargo NO debe ser llenada por los
responsables municipales.

Una vez ingresada toda la información, se habilita la opción [Presentar Proyecto], cuya
acción permite Presentar el proyecto para su evaluación en las siguientes etapas.

2.2.1.2PMU – Ficha de Postulación

Para presentar un proyecto nuevo el municipio deberá indicar la siguiente información:

I. Antecedentes Generales: Datos básicos de identificación del proyecto

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La información solicitada es la siguiente:


Nombre del proyecto Nombre identificador del proyecto a presentar
Subprograma Subprograma bajo el cual se presentara el proyecto
Tipología de Acción Tipo de Acción solicitada para el proyecto

Georeferencia Coordenadas geográficas de la ubicación del proyecto.

Localidades Se indican las localidades en que se ejecutará el proyecto.

II. Justificación: Justificación del proyecto, se deben indicar datos como capacidad y
carencia municipal para desarrollar el proyecto, entre otros.

III. Descripción de la Acción solicitada: Detallar lo que se va a desarrollar,


referenciando las características del proyecto y funciones a desarrollar. En caso de
obras las que se van a materializar, indicar cantidades globales.

IV. Plazo: Plazo de ejecución del proyecto. Se debe indicar el plazo en días, el sistema
calcula automáticamente su equivalente en meses.

V. Aportes: Costo del proyecto, los recursos que cada entidad entregará para el
desarrollo de un proyecto o iniciativa.

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VI. Beneficiarios: Indicar cantidad de beneficiarios por género, y el número total de


habitantes de la unidad vecinal o localidad, donde se ejecutará el proyecto.

VII. Ranking: Indicadores provenientes desde SINIM los cuales son referenciales, por lo
que no son ingresados por el funcionario municipal.

VIII. Empleos: Información referente a la cantidad de empleos que generará el proyecto


en la zona y/o municipio bajo el cual se ejecutará, solo se deben ingresar los valores
relacionados a los empleos programados por sexo, el resto de la información, viene
provista por el SINIM.

IX. Porcentajes: Indicador de inversión en relación a la mano de obra que se utilizará


en el proyecto, los otros 2 indicadores se obtienen del SINIM.

X. Información de Obras: Información referente a la cantidad de obra estipulada para


el proyecto y la unidad de medida bajo la cual será presentado el proyecto.

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XI. Referencias Municipales: Datos de contacto del responsable municipal del


proyecto: nombre completo, fono fijo, fono móvil y correo electrónico

XII. Observaciones: Observaciones acerca del proyecto.

XIII. Documentación a presentar: Documentación del proyecto. Para cada programa y


tipología se ha establecido documentación mínima a presentar, sin perjuicio que se
puede anexar cualquier antecedente complementario que aporte al requerimiento.

Para que el proyecto sea enviado a la Unidad Técnica del Programa el imprescindible
haber adjuntado documentación solicitada en este ítem. El sistema está configurado
para anexar documentos de un máximo de 5Mb y los siguientes formatos:

 Documentos de Texto (formatos .doc, .docx y .pdf).


 Planillas de Cálculo (formatos .xls y .xlsx).
 Planos (formato .dwg), y
 Archivos comprimidos (formatos .zip y .rar).

Agregar o Editar Archivos: Esta opción permite subir o reemplazar documentación


asociada al proyecto.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Al seleccionar la opción mencionada, se abre una ventana donde se puede ingresar


los distintos archivos que se solicitan.

Una vez adjuntados los documentos se debe presionar sobre el botón “Guardar”.

Una vez subidos los archivos, se despliega una ventana confirmándolo (como se ve
en la imagen superior), y el nombre del archivo se despliega.

XIV. Otra Documentación a presentar: Además de la documentación del proyecto,


existe la opción de adjuntar otro tipo de antecedentes en esta sección.

Indicar identificación del documento; seleccionar botón [Examinar]; seleccionar el


documento; y presionar botón [Anexar]. El documento será anexado a la ficha.

Para visualizar el documento adjunto debe seleccionar la imagen .


Para eliminar el documento, debe seleccionar la imagen .

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XV. Antecedentes de Oficio: Esta información NO debe ser llenada por los responsables
municipales. Hace referencia al oficio de Visación del proyecto.

XVI. Clasificación de Proyectos: Esta información NO debe ser llenada por los
responsables municipales. Hace referencia a la categorización del proyecto.

XVII. Antecedentes de Evaluación: Esta información NO debe ser llenada por los
responsables municipales.

Una vez ingresada toda la información, se habilita la opción [Presentar Proyecto], cuya
acción permite Presentar el proyecto para su evaluación en las siguientes etapas.

Botones de Acción: Ficha de Postulación de Proyectos


En la parte inferior de la ficha se presenta la siguiente barra de opciones:

Graba datos ingresados a la Ficha, y le asigna el estado ‘En Creación


Municipal’ o ‘En Corrección Municipal’ si el proyecto fue observado. La
ficha puede seguir modificándose antes de postular el proyecto.
Graba datos ingresados a la ficha y postula el proyecto para su revisión,
y le asigna el estado ‘En Revisión URS’. Una vez postulado, no puede
editarse la ficha del proyecto.

Si el proyecto hubiera sido observado, aparecerá una ventana


emergente para responder a la observación realizada.

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Visualiza observaciones hechas por otros usuarios, y las respuestas del


Municipio a dichas observaciones. Este botón aparece solo si existen
observaciones. La ventana que despliega es la siguiente:

Cierra la Ficha de Postulación sin guardar los cambios realizados.

2.2.2 Suplemento de Recursos: Responsable Municipal (PMB – FRC)


Ficha de Solicitud
Permite ingresar una solicitud de suplemento de recursos o editar una solicitud existente

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Para solicitar un suplemento, el proyecto debe estar en estado ‘Aprobado’ o ‘En


ejecución’. Al seleccionar el botón [Crear Nueva Solicitud] se despliega una ventana con
el listado de proyectos que pueden tener solicitudes de suplemento de recursos.

Para editar la ficha de un suplemento existente, debe seleccionar un proyecto y


seleccionar el botón [Aceptar]. La información requerida es la siguiente:

I. Justificación de la Solicitud: Justificar solicitud del suplemento.

II. Plazo Adicional: Opcionalmente, el usuario puede indicar el plazo adicional de


ejecución del proyecto. El plazo ingresado será adicionado al plazo inicial,
actualizando el plazo total de ejecución del proyecto y su equivalente en meses

III. Aporte Adicional: El usuario debe indicar el monto a suplementar por la SUBDERE

IV. Oficio Conductor: Se deben ingresar los datos del Oficio Conductor del Alcalde(a)
con el cual solicita la suplementación de recursos para el proyecto seleccionado.

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Botones de la ficha de Postulación de Suplementos


En la parte inferior de la ficha se presenta la siguiente barra de opciones

Graba datos ingresados a la solicitud y la deja en estado ‘En


Creación Municipal’ o ‘En Corrección Municipal’ si fue observada.
La ficha puede modificarse mientras no cambie estado.
Graba datos ingresados a la ficha y solicita el suplemento para su
revisión, entonces, el usuario municipal no puede editar la ficha.
La solicitud quedará en estado ‘En Revisión URS’.
En caso que la solicitud haya sido observada por otros usuarios,
aparecerá una ventana emergente para que el usuario municipal
pueda responder la observación realizada.
Despliega observaciones hechas a la solicitud, y las respuestas del
Municipio a dichas observaciones. El botón aparece solo si existen
observaciones, y al seleccionarlo aparece la siguiente ventana:

Cierra la ficha sin guardar los cambios realizados.

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3 LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DIRECTA


Este módulo permite la actualización de la información administrativa y técnica de los
proyectos aprobados y en ejecución. Esta información es la base para poder realizar el
proceso de solicitud de transferencias y rendiciones.
La información que se administra en el módulo es la siguiente:
 Licitaciones y Adjudicaciones
 Contratos
 Garantías
 Bitácora del Proyecto
 Mano de Obra

Área de Filtros: Permite condicionar el despliegue de proyectos en el área registros.


Año Proyecto Condiciona el despliegue al año de presentación seleccionado.
Programa Condiciona el despliegue al Programa/Subprograma seleccionado.
Tipo de Acción Condiciona el despliegue a la tipología de acción.
Región Esta opción no es seleccionable.
Comuna Esta opción no es seleccionable.

Área de Registros: Muestra lista de proyectos de acuerdo a los filtros establecidos.

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Área Botones de Acción: Presenta opciones para el mantenimiento y consulta de la


información asociada a los proyectos.

Despliega un formulario para la asignación de la Modalidad.

Permite editar la información de un proyecto previamente seleccionado

Permite visualizar la ficha completa del proyecto seleccionado.


Permite generar un archivo en formato Excel con el contenido de la
pantalla.

3.1 Asignación de la Modalidad de Ejecución

Columna que Indica Modalidad de Ejecución

Botón de Acción para definir


Modalidad de Ejecución

La Modalidad de ejecución debe ser definida por el funcionario municipal, antes de


solicitar transferencias asociadas al proyecto, debe indicar con que modalidad se
ejecutara el proyecto, “Licitación y Contratos” o “Administración Directa”. Al seleccionar
el Botón [Asignar Modalidad] se despliega la siguiente pantalla.

Una vez asignada la modalidad de ejecución, solo podrá modificarse, siempre y cuando no
exista información financiera asociada al proyecto sobre el cual se está trabajando.

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3.2 Licitación y Contratación


Al haber asignado la modalidad Licitación y Contrato, se despliega la ficha de edición y
consulta de la información asociada a la modalidad de Licitación y Contratos.

En la parte superior se muestra el nombre del proyecto, el año y el municipio a cargo. En


la parte inmediatamente inferior, se dispone de cuatro pestañas (Licitaciones, Contratos,
Garantías, Antecedentes Presentación) cada una de las cuales despliegan los elementos
necesarios para completar los antecedentes correspondientes a esta modalidad.

3.2.1 Licitaciones
En esta sección se ingresan los antecedentes de la/s licitación/es y adjudicación/es
asociadas a los proyectos

La pantalla se presenta dividida en dos secciones. En la parte superior, se visualiza el


listado de licitaciones asociadas al proyecto y en la parte inferior, se visualiza la ficha
detallada correspondiente a la licitación seleccionada.

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Para ingresar una nueva licitación, se debe seleccionar el botón [Nueva Licitación], a
partir de lo cual se desplegará una ficha que permitirá ingresar la información necesaria.

Se deberá ingresar la siguiente información


Publicación Fecha de publicación y el Id. Portal Compras Públicas
Consultas Fecha de recepción y aclaración de las consultas.
Apertura Fecha de apertura de la licitación.
Empresas adjudicadas en la licitación. Para cada empresa se
Adjudicaciones y
detallará el Rut, el Nombre, la Fecha de Adjudicación, el
Contratos
Decreto, el Monto ($).
Observaciones Texto asociado a las observaciones al proceso de licitación.
Se presenta un listado de documentos anexados a la
Documentos
licitación. Se presentan las opciones necesarias para el
Anexos
ingreso, consulta y eliminación de archivos.

Para editar una licitación, se debe seleccionar la licitación en la grilla y seleccionar el


botón [Editar Licitación], con ello se desplegará la ficha de la licitación, pudiendo
modificar la información asociada.

Para eliminar una licitación, se debe seleccionar la licitación en la grilla y seleccionar el


botón [Eliminar Licitación]. Sólo se podrán eliminar licitaciones que no tienen asociados
contratos.

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3.2.2 Contratos
En esta sección se ingresan los antecedentes de los contratos asociados al proyecto.

En la parte superior de la pantalla se listan todos los contratos asociados al proyecto, con
todos sus movimientos (modificaciones), y en la parte inferior, se visualiza el resumen con
la información vigente del contrato seleccionado.
Para ingresar un nuevo contrato, debe seleccionarse el botón [Nuevo Contrato], con ello
se despliega el listado de contratistas adjudicados y sin contrato, para que seleccionar
uno de ellos y se crear un nuevo contrato con la opción [Crear Contrato con Licitación].

Con la opción [Crear Contrato con Licitación], se puede crear un contrato sin licitación.
En este caso se debe justificar en la ficha porque no se realizó la licitación.

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La ficha que permite ingresar la información asociada al contrato es la siguiente:

Se deberá ingresar la siguiente información:


Para registrar un contrato sin licitación, se debe introducir el RUT
del contratista (sin dígito verificador). Si el RUT está registrado se
despliegan los datos del contratista, de lo contrario, se despliega
un mensaje informando que el RUT no está registrado y pregunta si
desea registrarlo. Si acepta, aparecerá la siguiente ventana:

RUT

En ella, debe seleccionar la persona jurídica y el nombre o razón


social. Los apellidos se ingresan solo si selecciono “Pers Natural”.
Al aceptar, la información se registra en la ficha del contrato y en
la base de datos, para eventuales consultas o validaciones.

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Firma Contrato Fecha del contrato


Decreto Número del Decreto Alcaldicio que aprueba el contrato.
Fecha del decreto que aprueba el contrato, el cual no puede ser
Fecha Decreto
anterior a la fecha del contrato.
Antecedentes generales asociados al contrato:
 Monto
 Anticipo
Antecedentes del
 Retenciones
Contrato
 Fecha de Inicio
 Plazo
 Ubicación Geográfica, expresada en Latitud y Longitud
Indicar si el contrato exige Acta de Servicios para proyectos que
Acta de Servicios
tiene la tipología: diseño, estudio, inspección técnica, asistencia
(PMB – FRC)
legal o saneamiento de títulos.
Acta de Entrega de Si el contrato exige Acta de Entrega de Terreno en un proyecto con
Terreno tipología obras, debe incorporar el documento
Registro MOP y MINVU Registro (numero) y Fecha de Vencimiento del MOP y/o MINVU para
(PMB – FRC) proyectos con tipología de obras. Ingresar al menos un registro.
Antecedentes de la Despliega los antecedentes de la licitación/adjudicación asociada
Licitación/Adjudicación al proyecto para contratos originados en un proceso de licitación.
Justificación del
Justificar por qué no se realizó un proceso de licitación previo.
porqué no se licitó
Observaciones Observación referente al contrato.
Garantías asociadas al contrato. Para cada garantía se debe
identificar la siguiente información:
 Tipo de Garantía
 Fecha documento
 Entidad Bancaria
Garantías
 Concepto
 N° Documento
 Monto
 Unidad Monetaria
 Fecha de Vencimiento
Programación del gasto asociado al aporte solicitado a SUBDERE. La
Programación del
programación se realiza mes a mes a partir de la fecha de inicio del
Gasto
contrato y durante el plazo del mismo.
Documentación
Se debe anexar los documentos obligatorios del contrato.
Obligatoria
Otros Documentos En esta sección se pueden anexar otros documentos al contrato que
Anexos son adicionales a la documentación obligatoria.

La Ficha de Contrato presenta las siguientes opciones:


Graba la información asociada al contrato, cuando sea un contrato nuevo o
esté en los estados ‘En Creación’, ‘Observado URS’ o ‘En Corrección’.
Graba la información del contrato, dejando de forma automática el
proyecto en estado “En ejecución”, permitiendo con esto que el municipio
pueda empezar a solicitar transferencias.
Cierra la ventana del contrato sin guardar la información ingresada en el.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Editar un contrato:
Seleccionar el contrato y presionar el botón [Editar Contrato], con ello, se despliega la
ficha que permite modificar la información asociada al contrato. Los contratos pueden ser
editados sólo si están en estado ‘En Creación’, ‘Observado URS’ o ‘En Corrección’.

Eliminar un contrato:
Seleccionar un registro y seleccionar el botón [Eliminar Contrato]. Sólo es posible eliminar
un registro que este en estado ‘En Creación’, ‘Observado URS’ o ‘En Corrección’.

Modificar un contrato:
Seleccionar el último registro de un contrato en ejecución y presionar el botón [Ingresar
Modificación]. Se desplegará la siguiente ficha:

Al desplegarse la pantalla se incorporan antecedentes del contrato, como los datos del
contratista, monto inicial del contrato, fecha de inicio, plazo inicial y fecha de término.
Además incorpora dos áreas para el registro de las posibles modificaciones del contrato:

33
Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

En el área asociada al monto, se debe indicar si la modificación corresponde a un


incremento o disminución en el monto del contrato, o sólo corresponde a cambio de plazo
 Si se trata de un ‘aumento’ o ‘disminución’, en la casilla ‘Monto ($)’ se debe indicar
el valor a aumentar o reducir, y se actualiza el Monto Vigente del contrato.
 En caso de seleccionar ‘plazo’, el campo ‘Monto ($)’ se bloquea y toma el valor de 0.

También se debe indicar en el campo ‘Días’, la cantidad de días que se modifica el plazo,
si la modificación del contrato es sólo de recursos, en el campo ‘Días’ se debe indicar 0.
Además se debe seleccionar ‘Aumento’ o ‘Disminución’, para que automáticamente se
actualice el Plazo Vigente del contrato y su fecha de término.

3.2.3 Garantías
Esta pestaña muestra los documentos de garantía asociadas a los contratos del proyecto.
En esta sección no se pueden ingresar o eliminar garantías.

3.2.4 Antecedentes Presentación


En esta sección se muestran los antecedentes de presentación del proyecto, realizada al
Programa de Mejoramiento de Barrios. Y es una sección de consulta solamente.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

3.3 Administración directa


Para el registro de la modalidad Administración Directa, el primer antecedente solicitado
corresponde a la nómina (inicial) de personas que trabajarán en la ejecución del proyecto,
esto se produce al seleccionar el botón [Registrar Nomina Inicial].

Al seleccionar “Registrar Nomina Inicial” se debe ingresar la siguiente información.

Fecha de Fecha estimada de contratación de la primera nómina de trabajadores. Una


vez ingresada esta información, se asigna por defecto el mes de inicio para
Contratacion: la ejecución del proyecto.
Número estimado de días que demorará la ejecución del proyecto. Una vez
Plazo de ejecucion:
ingresado los días, se calcula la fecha de término de ejecución del proyecto.

Una vez ingresada la información solicitada, se debe seleccionar el botón [Grabar], para
almacenar los datos en el sistema, y desplegar la pantalla donde se debe ingresar la
información referente a los distintos trabajadores que participarán en la ejecución del
proyecto.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

3.3.1 Ficha de Administración de Trabajadores por Nóminas


Cada vez que se registre una nueva nómina de trabajadores ya sea esta, inicial o mensual,
el sistema solicita ingresar la información de todos los trabajadores que la componen, en
la siguiente pantalla.

Botones de Acción (Trabajadores): Opciones de mantenimiento y consulta de los


trabajadores que componen la nómina.

Agrega un nuevo trabajador a la nómina, registrando en una ficha la


información personal del trabajador e información asociada a su renta.
Posibilita modificar la información de los trabajadores que componen la
nómina.
Eliminar un trabajador de la nómina.

Eliminar un trabajador de la nómina de forma temporal.

Visualiza la ficha del trabajador.


Opción que descarga un PDF con la información asociada a la nómina de
trabajadores sobre la cual se está trabajando.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Ficha del Trabajador: El formulario para ingresar y registrar la información de cada


trabajador que compone la nómina, permite que si el trabajador ya se encuentra
registrado al momento de ingresar el Rut, se pueda seleccionar y se despliegue
automáticamente la información del trabajador.

Una vez ingresada la información de los trabajadores se debe ingresar la documentación


solicitada para la nómina. En ese momento, el usuario puede dejar la nómina en
ejecución, lo que cambiara también el estado del proyecto, dejándolo apto para empezar
a solicitar transferencias. Los documentos solicitados en la ficha, son obligatorios.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

4 Solicitudes Transferencias y Rendiciones


Este módulo tiene como objetivo la creación y seguimiento de las solicitudes de
transferencias de recursos y las rendiciones de las mismas.
La secuencia del proceso de solicitudes de transferencias y rendiciones es la siguiente:
1. El Encargado Municipal presenta una solicitud de transferencia ingresando todos los
antecedentes solicitados en pantalla y enviándolo a la Unidad Regional SUBDERE. En
el caso que otro usuario observe la Solicitud, el municipio la debe corregir y volver a
presentarla.
2. Los municipios rinden las transferencias que se encuentran en estado Giradas y envían
las rendiciones parciales a las Unidades Regionales Subdere o las rendiciones finales
a la Unidad Financiera Contable para su revisión y aprobación. Los municipios envían
junto con la rendición final, la nueva solicitud de transferencia, o en su defecto rinden
con la ficha de cierre.

4.1 Interfaz Usuarios Municipales


A continuación se describe la interfaz definida para los usuarios municipales

Área de Filtros

Área de Resultados

Área de Solicitudes

Área Botones de Acción

Área de Filtros: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en el área de


resultados para su selección y posterior proceso.

Presenta las siguientes variables:


Año Año correspondiente al período analizado.
Programa Programa.
Tipo de Acción Tipología de acción.
Región Región de los proyectos. No es seleccionable.
Comuna Comuna de los proyectos. No es seleccionable.
Estado Estado de los proyectos.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Área de Proyectos: Despliega proyectos con al menos un contrato en ejecución. Al


seleccionar un proyecto de la lista, en el área de solicitudes se muestra el listado de
solicitudes de transferencias relacionadas al proyecto.

Área de Solicitudes: En esta área se muestra el listado de solicitudes de transferencias


asociadas al proyecto seleccionado en el área de proyectos.

Área de Botones Acción: Opciones para el mantenimiento y consulta de las fichas de


transferencias y rendiciones. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.

Permite ingresar la primera solicitud de transferencia para el


proyecto seleccionado. Para el ingreso de los antecedentes de la
solicitud se utiliza una ficha que se explica más adelante.
Permite editar la solicitud de transferencia previamente
seleccionada.
Permite eliminar la solicitud de
transferencia seleccionada. Siempre se
mostrarán mensajes que confirmen la
acción, como se muestra a continuación:
Permite ingresar la rendición de gastos de la solicitud de
transferencia seleccionada y que se encuentra en estado Girada.
Para el ingreso de la rendición se utiliza una ficha que se explica
más adelante.
Permite visualizar la ficha de rendición de gastos de la solicitud
de transferencia seleccionada.
Permite visualizar la ficha de solicitud de transferencia
seleccionada.

La ficha para el ingreso, edición y consulta de una solicitud de transferencia, se detalla a


continuación.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

4.2 Solicitud de Transferencias (Licitación y Contratos)


Solo PMU:
Al solicitar la primera transferencia el sistema desplegara la siguiente pantalla:

El usuario municipal debe seleccionar el tipo de solitud a usar para solicitar los fondos
asociados el proyecto, ya sea bajo Anticipo, contra estado de Pago o si lo hará bajo ambas.
En el caso de Anticipo la ficha es la siguiente:

La diferencia más importante respecto de los otros tipos de solicitud, es que el tipo
Anticipo, no es necesario ingresar gastos, y los documentos obligatorios son menos. Los
otros tipos funcionan de forma similar al PMB y FRC

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Para todos los programas:

La ficha se compone de seis secciones:


I. Datos del Proyecto
II. Contratos en Ejecución
III. Rendición de Transferencia Anterior
IV. Documentación a Presentar
V. Observaciones
VI. Área Botones Acción

Datos del Proyecto: Despliega antecedentes del proyecto, se carga automáticamente.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Contratos en Ejecución: Despliega listado de contratos en ejecución asociados al


proyecto al momento de crear la solicitud de transferencia

Para cada contrato, se muestra la información de identificación y programación del gasto.


Además, se puede acceder a la ficha del contrato con la opción [Antecedentes].

Rendición de Transferencia Anterior: Despliega listado de gastos de la transferencia


anterior, cuando la hubiere.

Para cada rendición de gasto se muestra la información asociada al mismo y se puede


acceder a su ficha con la opción [Ver].

Documentación a Presentar:

Los antecedentes y documentos requeridos, se especifican en la pantalla del caso, como


por ejemplo se puede apreciar en la pantalla anterior, donde se especifican: Número y
Fecha del Oficio del Alcalde y la opción para adjuntar el archivo del Oficio.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Observaciones: Observaciones o comentarios al gasto.

Botones de Acción: Botones de acción asociados a la transferencia.

Presenta las siguientes opciones:


Grabar datos de la transferencia y la deja en estado “Transferencia
en Creación”. La transferencia puede seguir siendo modificada por el
municipio.
Grabar los datos de la transferencia y la deja en estado “Enviada a
Revisión URS”. La transferencia no puede ser modificada y se envía
para su revisión.
Permite cerrar la ficha de la transferencia.

4.3 Solicitud de Transferencias (Administración Directa)


Cuando un proyecto se ejecuta bajo la modalidad de Administración directa, al momento
de solicitar la primera transferencia el sistema desplegara la siguiente pantalla:

Tal como se muestra, el usuario municipal debe seleccionar el tipo de solitud que se
utilizara para solicitar los fondos asociados el proyecto, ya sea esta bajo Anticipo, contra
estado de Pago o si lo hará bajo ambas.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Ficha Solicitud de Transferencia por Anticipo

Datos del Proyecto

Nominas en Ejecución

Rendición Transferencia
Anterior

Documentación a
Presentar

Observaciones

Botones de Acción

La ficha se divide en 6 secciones:


I. Datos del Proyecto
II. Nominas en Ejecución
III. Rendición de Transferencia Anterior (Disponible a contar de la segunda
transferencia)
IV. Documentación a Presentar
V. Observaciones
VI. Área Botones Acción

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Datos del Proyecto: Despliega los antecedentes del proyecto.

Nóminas en Ejecución: Despliega listado de nóminas de trabajadores en ejecución


asociados al proyecto al momento de crear la solicitud de transferencia

Para cada nómina, despliega la información referente al mes de contratación y montos


asociados. Además, se puede acceder a la ficha del contrato con la opción: ver.

Rendiciones de Transferencias Anteriores: Despliega listado de gastos de la


transferencia anterior.

Para cada rendición de gasto se muestra la información asociada a la misma y se puede


acceder a su ficha con la opción: Ver.

Esta sección está disponible a contar de la 2da solicitud de transferencia en adelante.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Documentación a Presentar: Despliega la documentación obligatoria.

Ingresar el Número y Fecha del Oficio del Alcalde y adjuntar el archivo del Oficio
escaneado.

Observaciones: Ingresar texto con las observaciones.

Botones de Acción: Botones de acción asociados a la ficha de la transferencia.

Presenta las siguientes opciones:


Graba datos de la solicitud y la deja en estado “Transferencia
en Creación”. La solicitud puede ser modificada por el
municipio.
Graba los datos de la solicitud y la deja en estado “Enviada a
Revisión URS”. La solicitud no puede ser modificada.
Despliega las observaciones registradas durante el flujo de
aprobación de transferencia.
Cierra la ficha de la transferencia.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Ficha Solicitud de Transferencia Nóminas y Gastos

La ficha se divide en 7 secciones:


I. Datos del Proyecto
II. Nóminas en Ejecución
III. Rendiciones de Transferencias Anteriores (disponible a contar de la segunda
solicitud)
IV. Gastos
V. Documentación a Presentar
VI. Observaciones
VII. Área Botones Acción

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Datos del Proyecto: Despliega automáticamente los antecedentes del proyecto.

Nominas en Ejecución: Despliega listado de nóminas de trabajadores en ejecución.

Para cada nómina, despliega el mes de contratación, estado y monto asociado. Para
acceder a la ficha de la nómina se dele presionar la opción “Ver”.

Rendición de Transferencia Anterior: Despliega gastos de la última rendición.

Para cada rendición de gasto se muestra la información asociada a la misma y se puede


acceder a su ficha con la opción: Ver.

Esta sección del formulario, se encuentra disponible a contar de la 2da solicitud de


transferencia en adelante.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Gastos: En esta sección se muestra el listado de gastos presentados en la transferencia.

Documentación a Presentar: En esta sección se muestra la documentación obligatoria


solicitada para gestionar la transferencia.

Ingresar número y fecha del Oficio del Alcalde y adjuntar el archivo del Oficio escaneado.

Observaciones: Ingresar observaciones y comentarios.

Botones de Acción: Botones de acción asociados a la ficha de la transferencia.

Presenta las siguientes opciones:


Graba datos de la solicitud y la deja en estado “Transferencia
en Creación”. La solicitud puede ser modificada por el
municipio.
Graba los datos de la solicitud y la deja en estado “Enviada a
Revisión URS”. La solicitud no puede ser modificada.
Despliega las observaciones registradas durante el flujo de
aprobación de transferencia.
Cierra la ficha de la transferencia.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

4.4 Solicitud de última o única transferencia


Mención especial tiene la última transferencia, situación que debe especificar el municipio
cuando inicia la solicitud. Por cuanto este tipo de solicitud conlleva la obligatoriedad de
incorporar los antecedentes habituales de una solicitud normal, más los antecedentes que
permiten apreciar el término de la ejecución de las obras del proyecto. Lo anterior se
controla en la pantalla asociada a una última transferencia, a través del despliegue de
requerimiento de información y documentos necesarios para el caso. Un tema no menor a
considerar en la selección de este tipo de solicitudes, corresponde al hecho de que se
entiende que una vez realizada la transferencia asociada a esta solicitud, no existirán
nuevas solicitudes de transferencia, y por tanto el sistema solo posibilitará realizar el
cierre del proyecto.

Similar situación se presenta en la solicitud de una Única transferencia, por cuanto en


este caso, se requieren los antecedentes propios de una primera transferencia, más los
correspondientes a una última transferencia. Al igual que el caso anterior, en la pantalla
asociada a una única transferencia, se plantea el requerimiento de información y
documentos necesarios para el caso.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

4.5 Ficha Rendición de Transferencias (Licitación y Contrato)


Esta ficha permite realizar la rendición de una solicitud de transferencia seleccionada y
que se encuentra en estado Girada

Datos del Proyecto

Detalle de Pagos

Área Botones de Acción

Datos del Proyecto: Despliega automáticamente los antecedentes del proyecto.

Datos de Pagos: Ingreso y mantenimiento de los pagos realizados para el proyecto.

Despliega listado de los pagos realizados identificando: Número de Decreto, fecha de


pago, monto pagado, contratista, estado del pago y si tiene adjunta toda su
documentación.

Para el ingreso de un nuevo Gasto, se debe seleccionar la opción [Ingresar Gasto]. Se


mostrará una ventana con la ficha del pago a ingresar:

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Se debe ingresar la siguiente información:

Contrato Seleccionar contrato para el cual se va a ingresar el pago.


Tipo Documento Tipo de documento (factura/boleta)
N° y Monto Docto Número y Monto en pesos del Documento a pagar
Monto Pagado Monto pagado según decreto (en pesos)
N° Dec.Pago Número del Decreto de Pago
Fecha de Pago Fecha de emisión del decreto de pago
Observaciones Texto asociado a observaciones a realizar al pago
Documentación
Se deben anexar los documentos obligatorios a presentar para
Obligatoria a
cada pago realizado.
Presentar

Además, en el detalle de los pagos se presentan las siguientes opciones:


Visualiza el detalle de cada pago

Visualiza las observaciones realizadas en caso que existan.

Editar la información referente al pago.

Elimina el pago, siempre que esté en estado ‘En Creación’ u ‘Observado URS’.

Área Botones de Acción: Opciones de acción asociados a la ficha de rendición.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Presenta las siguientes opciones:


Envía una rendición parcial para su revisión. Los gastos ingresados hasta
el momento, se bloquearán.
Envía la rendición total del gasto para su revisión a través de una nueva
solicitud de Transferencia. Los gastos ingresados se bloquearán.
Gestiona la última transferencia asociada al proyecto, la que además
gestionara el cierre del mismo.

Envía la rendición total para su revisión a través de la solicitud de cierre.

4.6 Ficha Rendición de Transferencias (Administración Directa)


Ficha que permite realizar la rendición de una solicitud de transferencia seleccionada
bajo administración directa y que se encuentra en estado Girada

Datos del Proyecto

Detalle de Gastos

Área Botones de Acción

Datos del Proyecto: Despliega automáticamente los antecedentes del proyecto.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Datos de Gastos: Ingreso y mantenimiento de los gastos realizados para el proyecto.

Despliega listado de los gastos realizados, donde se identifica: Número de Decreto, fecha
de pago, monto pagado, nómina u otro gasto, estado del pago y si tiene adjunta toda su
documentación.
Para el ingreso de un nuevo Pago, se debe seleccionar la opción [Ingresar Gasto]. Se
despliega una ventana con la ficha del pago a ingresar, la cual variara dependiendo si esta
se encuentra asociada a una nómina de trabajadores u otro gasto:
A.- Gastos con Nómina de Trabajadores

Información a ingresar:

Tipo de Gasto Indicar si el gasto ingresado está asociado a una nómina.


Mes Mes al cual pertenece la nómina seleccionada.
N° y Monto Docto Número y el Monto en pesos del Documento a pagar
Monto Pagado Monto pagado según decreto (en pesos)

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

N° Decreto de
Número del Decreto de Pago
Pago
Fecha de Pago Fecha de emisión del decreto de pago
Observaciones Texto asociado a observaciones a realizar al pago
Documentación
Anexar documentos obligatorios a para cada pago
Obligatoria a
realizado.
Presentar

B.- Otros Gastos

Información a ingresar:

Indicar que el gasto ingresado está asociado a otros gastos de la


Tipo de Gasto
ejecución del proyecto.
Descripción Texto que describe el gasto ingresado
N° y Monto Docto Número y el Monto en pesos del Documento a pagar
Monto Pagado Monto pagado según decreto (en pesos $)
Decreto de Pago Número del Decreto de Pago
Fecha de Pago Fecha de emisión del decreto de pago
Observaciones Texto asociado a observaciones a realizar al pago
Documentación
Obligatoria a Anexar documentos obligatorios para cada pago realizado.
Presentar

Para ambos gastos en el detalle de pago se presentan las siguientes opciones:


[Ver] Visualiza el detalle de cada pago
[Editar] Edita la información referente al pago.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

[Eliminar] Eliminar el gasto que esté en estado ‘En Creación’ u ‘Observado URS’.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Área Botones de Acción: Despliega botones de acción asociados a la ficha de rendición


de la transferencia.

Presenta las siguientes opciones:


Envía la rendición del gasto para revisión a través de una nueva
solicitud de Transferencia.
Solicita la última transferencia asociada al proyecto,
permitiendo con ello gestionar el cierre del mismo.
Envía una rendición para revisión a través de la solicitud de
cierre.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

5 Solicitud Cierre de Proyectos


Este módulo tiene como objetivo la creación, gestión y seguimiento de las solicitudes de
cierre de proyectos. La secuencia del proceso es la siguiente.
1. El Encargado Municipal realiza una solicitud de cierre para un proyecto, ingresando
todos los antecedentes solicitados en pantalla y enviándolo a la Unidad Regional
SUBDERE.
2. Si la solicitud de cierre de proyecto es observada, el municipio debe corregir las
observaciones y volver a solicitar el cierre del proyecto.
3. Una solicitud esta correcta, cuando el Proyecto asuma el estado ‘Cerrado’ o
‘Terminado’.

5.1 Interfaz Encargados Municipales


El Encargado Municipal podrá realizar la solicitud de cierre de proyecto de dos formas
I. A través del módulo de solicitudes de cierre de proyectos, o
II. A través de la opción ‘Solicitar Cierre del Proyecto’ en la rendición de gastos de
una solicitud de transferencia

5.2 Solicitud de Cierre de Proyectos - Modulo


A través de este módulo el encargado municipal puede generar las solicitudes de cierre
para proyectos en ejecución. El módulo es el siguiente:

Área de Filtros: Permite filtrar el conjunto de solicitudes existentes, a mostrar en el área


de registros.

Donde

Año Proyecto Permite seleccionar el año de creación del proyecto.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Programa Permite seleccionar el programa del proyecto.

Tipo de Acción Permite seleccionar el tipo de Acción del proyecto.

Región Permite seleccionar la región del proyecto. (no seleccionable)

Comuna Permite seleccionar la comuna del proyecto. (no seleccionable)

Estado Solicitud Permite seleccionar un estado de un proyecto.

Área de Registros: Despliega el listado de solicitudes de cierre que han sido seleccionadas
a partir de los filtros aplicados. En ella se indica la fecha de ingreso de la solicitud, el
estado, ID del Proyecto a la que pertenece, el nombre del proyecto y su comuna.

Área Botones de Acción: Opciones para el mantenimiento y la consulta de las fichas.

Presenta las siguientes opciones:


Inicia el proceso de cierre de un proyecto, que tenga estado
Aprobado o posterior. Esta opción despliega la siguiente ventana:

De todos los proyectos que están en estado ‘Aprobado’ o ‘En


Ejecución’, se debe seleccionar un proyecto y presionar la opción
‘Crear Solicitud’, ante lo cual aparecerá la ficha de solicitud de
cierre y al presionar ‘Grabar’ se creará el registro en el área de
registro.
Editar una solicitud seleccionada, que se encuentre en estado ‘En
Creación’ u ‘Observada URS’.
Elimina una solicitud seleccionada, que se encuentre en estado ‘En
Creación’ u ‘Observada URS’.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Visualiza cualquier solicitud seleccionada. No se puede modificar sus


antecedentes.
Exporta a una planilla Excel todas las solicitudes de cierre contenidas
en el área de registros.

5.3 Solicitud de Cierre de Proyectos – Interfaz Rendición de


Transferencias
El encargado municipal tiene la opción de generar la solicitud de cierre para un proyecto
en ejecución al momento de rendir una transferencia.

Cuando todas las rendiciones en estado ‘En Creación’ cuentan con toda su documentación,
el sistema habilitará la opción ‘Solicitar Cierre de Proyecto’. Si selecciona esta opción, el
sistema automáticamente generará la solicitud y la dejará en estado ‘Solicitud en
Creación’, para que pueda ser completada.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

5.4 Ficha Solicitud de Cierre de Proyectos (PMB / FRC)


Esta ficha permite registrar la información solicitada para un cierre de proyecto en
ejecución o editar los campos asociados a una solicitud existente.

Datos del proyecto

Contratos en ejecución

Rendición última transferencia

Documentación obligatoria

Reintegro

Botones de acción

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Datos de Proyecto: Despliega antecedentes del proyecto.

Contratos en Ejecución: Despliega listado de contratos en ejecución, asociados al


proyecto al momento de crear la solicitud de la última transferencia.

Para cada contrato, se muestra la información de identificación y programación del gasto.


Además, se puede acceder a la ficha del contrato con la opción: [Antecedentes]

Rendición de Transferencia Anterior: Se despliegan antecedentes de gastos y rendiciones


de la última transferencia.

Para cada rendición de gasto se muestra la información asociada a la misma y se puede


acceder a su ficha con la opción [Ver]

Documentación Obligatoria: Ingresar la documentación obligatoria.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Reintegro: Esta sección aparece sólo en el caso de que el proyecto tenga transferencias
giradas y en el ítem de rendiciones no se rinde el total del aporte SUBDERE.

Se debe indicar si se realizó el reintegro de los recursos no rendidos: si reintegra, debe


indicar el monto, adjuntar una copia digital del documentos (aparecerá el ítem en la
sección de Documentación obligatoria) y justificar por no haber utilizado el total girado;
en caso contrario solo deberá justificar porqué no reintegra el monto por rendir.
Importante: En caso de existir una modificación de contrato no registrada en el sistema,
sera obligacion del municipio incorporar esos antecedentes, permitiendo con ello, ademas
del correcto registro de todos los antecedentes del proyecto, disminuir las diferencias que
condicionan el reintegro.

Botones de Acción: En esta sección se muestran los botones de acción asociados a la ficha
de la transferencia.

Presenta las siguientes opciones:


Graba datos de la solicitud y la deja en estado “Solicitud en
Creación”.

Graba datos de la solicitud y la envía para su revisión. Queda en


estado “Solicitud en Revisión URS”.

Permite cerrar la pantalla sin realizar cambios en ella.

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

ANEXO – Perfil Municipal y Estados


A continuación se describe para el perfil Municipal, los estados involucrados en cada
etapa del flujo para cada proyecto, transferencia y cierre ingresado en el sistema:

Presentación de Proyectos/Suplementos
Perfil Estado Descripción
Crea un nuevo proyecto/suplemento PMB/FRC/PMU y lo
En Creación mantiene en su cartera de proyectos hasta completar
todos los antecedentes requeridos para presentarlo.
Observado URS Proyecto con observaciones.
Observado GORE Proyecto con observaciones.
Funcionario Observado Programa Proyecto con observaciones.
Municipal Proyecto en poder del municipio, para corregir las
En Corrección
observaciones y presentarlo nuevamente.
Revisa un proyecto/suplemento FRC revisado por el
Revisado URS
funcionario URS
Observado Programa Proyecto con observaciones.
Observado GORE Proyecto con observaciones.

Contratos / Nóminas de Trabajadores


Perfil Estado Descripción
Crea un nuevo contrato y lo mantiene en este estado hasta
En Creación completar todos los antecedentes requeridos, y
posteriormente dejarlo en ejecución.
Funcionario Observado URS Contrato o Nomina con observaciones.
Municipal Observado FC Contrato o Nomina con observaciones.
Contrato o nomina en poder del municipio, quien debe
En Corrección corregir las observaciones hechas al contrato o nómina y
dejarlo en ejecución nuevamente.

Solicitudes de Transferencia y Rendición


Perfil Estado Descripción
Transferencia En Solicitud creada y en poder del municipio, para
Creación completarla y presentarla.
Transferencia
Solicitud de transferencia con observaciones.
Observada URS
Transferencia
Solicitud de transferencia con observaciones.
Observada FC
Funcionario Transferencia En Solicitud en poder del municipio, quien debe corregir las
Municipal Corrección observaciones hechas a la solicitud.
Transferencia apta para registrar antecedentes de
rendición de los recursos girados por SUBDERE. En caso de
Transferencia Girada
Transferencia del tipo Anticipo, debe también ingresar los
gastos correspondientes.
Registra gastos para rendir recursos recibidos. Permanece
Rendición en Creación
en este estado hasta que genere una nueva transferencia,

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Manual de Usuarios Municipales, sistema SUBDERE En Línea – Versión 1.3

Perfil Estado Descripción


la solicitud de cierre del proyecto o presente una
rendición parcial.
Transferencia con VB
Transferencia con aprobación contable del programa.
Programa
Transferencia en
Transferencia en proceso de giro de los recursos.
Proceso de Giro

Gastos
Perfil Estado Descripción
Gasto creado y en poder del municipio, para completarlo y
En Creación
Funcionario presentarlo con la solicitud de transferencias.
Municipal Observado URS Gasto con observaciones.
Observado FC Gasto con observaciones.

Solicitud de Cierre de Proyecto


Perfil Estado Descripción
Solicitud creada y en poder del municipio, para
Solicitud En Creación
completarla y enviarla a la URS.
Funcionario Solicitud Observada URS Solicitud con observaciones.
Municipal Solicitud Observada FC Solicitud con observaciones.
Solicitud en poder del municipio, quien debe corregir las
Solicitud en Corrección
observaciones hechas a la solicitud.

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