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SIGC-SUA
2017 DE JAÉN
MANUAL DE PROCESOS
ANEXO Nº 6
CÓDIGO: PC 04
FECHA: 27/07/2017
REVISIÓN: 08
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DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS.
Control de documentación.
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PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIÓN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1.- RESPONSABLE DEL PROCESO
2.- EQUIPO DEL PROCESO
3.- MISIÓN
4.- ALCANCE
5.- REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA INTERRELACIÓN DE PROCESOS
6.- DESCRIPCIÓN BÁSICA DE LA INTERRELACIÓN DE PROCESOS
7.- ESTRUCTURA DE PARTICIPACIÓN DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN EL
PROCESO
8.- LEGISLACIÓN Y NORMATIVA
9.- REGISTROS
10.- CLIENTES DEL PROCESO
11.- FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS
12.- INDICADORES DEL PROCESO
12.1.- CUADRO DE INDICADORES DEL PROCESO
12.2.- FICHAS DE INDICADORES DEL PROCESO
13.- ANEXO I. LEGISLACIÓN Y NORMATIVA DEL PROCESO
14.- ANEXO II. FORMATOS DEL PROCESO
15.- ANEXO III. INSTRUCCIONES TÉCNICAS DEL PROCESO
16.- ANEXO IV. PROCEDIMIENTOS TELEMATIZADOS DEL PROCESO
17.- ANEXO V. FICHEROS Y OTROS ELEMENTOS PARA LA GESTIÓN DE LA PROTECCIÓN DE DATOS DE
CARÁCTER PERSONAL DEL PROCESO
18.- ANEXO VI. ATRIBUTOS DE CALIDAD. NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE
INTERES. REQUISITOS DE CALIDAD
19.- ANEXO VII. ANÁLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
20.- ANEXO VIII. ANÁLISIS DE GESTIÓN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
Coordinación:
Miembros:
Jefe del Servicio de Obras, Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de las Instalaciones (Unidad Técnica).
Jefa del Servicio de Informática.
Responsable de coordinación de la calidad de la Unidad Funcional de Técnicos de Laboratorio de Apoyo
a Departamentos, Institutos y Centros de Investigación.
Directora Técnica del Centro de Instrumentación Científico-Técnica.
Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales.
3.- MISIÓN
Realizar los procesos técnicos, de gestión y administrativos necesarios para el mantenimiento de las
infraestructuras, instalaciones y equipamientos de la Universidad, así como la gestión de los residuos
peligrosos generados.
Dichos procesos integran la gestión y ejecución programada para el mantenimiento preventivo establecido
por disposiciones normativas, por recomendaciones de la documentación técnica asociada o planificada y
por la Universidad, así como la gestión y ejecución de mantenimiento correctivo demando o detectado y la
identificación de residuos peligrosos y la gestión de su retirada.
La gestión de estos procesos se realiza de acuerdo con la legalidad y las directrices adoptadas por los
órganos de gobierno de la Universidad, y asegurando la correcta conservación funcional y la máxima
disponibilidad en las condiciones óptimas de accesibilidad y usabilidad de las infraestructuras, instalaciones e
equipamientos de la Universidad de Jaén, así como el control y eliminación de los impactos
medioambientales derivados de los residuos peligrosos que se generan con la actividad universitaria.
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4.- ALCANCE
Salida: Ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo y retirada de los residuos peligrosos para su
almacenamiento controlado.
PC O4. 1 PC O4. 2
PC O4. 11 PC O4. 12
GESTIÓN DEL
GESTIÓN DEL
MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO /
CORRECTIVO
NORMATIVO
EJECUCIÓN DEL
MANTENIMIENTO
PC O4. 13
El proceso describe la secuencia de las actividades técnicas y de gestión necesarias para el mantenimiento de
las infraestructuras, instalaciones y equipamientos de la Universidad: PC.04.1 Gestión del Mantenimiento, y
la retirada de residuos peligrosos: PC.04.2 Gestión de los Residuos Peligrosos.
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El diseño del proceso de Gestión del Mantenimiento (PC.04.1) se desarrolla e implanta de forma general
para todas las estructuras organizativas con responsabilidad funcional en infraestructuras, instalaciones o
equipamientos. Constituye una secuencia de actividades cuya finalidad básica es ejecutar las acciones de
mantenimiento para propiciar en cada ámbito, que los edificios, dependencias, instalaciones y bienes de
equipamiento conserven su funcionalidad.
El tercer proceso, Ejecución del Mantenimiento (PC.04.13), tiene como finalidad básica determinar los
recursos técnicos y humanos que permita la subsanación de la incidencia y proceder a la ejecución del
mantenimiento, por lo que se interrelaciona con el proceso Gestión de Adquisiciones y del Inventario (PC
02.) en cuanto que facilita los procesos de adquisición de recursos externos que puedan requerirse.
Además, supone la ejecución de los trabajos de resolución de incidencias (mantenimiento) en primer nivel
de asistencia en plataformas de administración electrónica: solicit@, tramit@, portafirm@s, trew@,
administración de solicit@, @aries y certificados electrónicos clase 2A.
Si la incidencia tiene un componente altamente técnico, el SIAG deriva la incidencia a un segundo nivel de
asistencia al Servicio de Informática para su resolución.
Se integra, además, el proceso de Gestión de los Residuos Peligrosos (PC.04.2), por su vinculación e impacto
medioambiental. Tiene como finalidad básica gestionar la identificación y retirada controlada de estos
residuos, prestando un servicio técnico a las distintas estructuras organizativas de la Universidad.
El proceso de Gestión del Mantenimiento y sus desagregaciones interrelaciona con los procesos de Recursos
de Gestión Documental (PC 12.) y Retroalimentación de los grupos de interés (PE 02), además de constituir
actividades de gestión de recursos de infraestructura, equipamientos y medioambientales necesarios para el
resto de los procesos claves del sistema integrado.
En la siguiente tabla se indican los Servicios y Unidades administrativas que participan en el proceso y sus
distintas desagregaciones, de acuerdo con la vigente estructura y asignación de funciones. Participan
estructuras organizativas específicas con sistemas propios de distribución interna de responsabilidades y
sobre las que recaen la denominada “responsabilidad básica”, por su especialización funcional, y por
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agrupaciones que se establecen en razón de una participación necesaria en el proceso y que responden a un
carácter horizontal de la estructura organizativa actual.
Responsabilidad básica:
Servicio de Obras, Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de las Instalaciones, (Unidad UT
Técnica)
Servicio de Informática SINF
Centro de Instrumentación Científico-Técnica CICT
Unidad Funcional de Técnicos de Laboratorio de Apoyo a Departamentos, Institutos y
UTLA
Centros de Investigación
Servicio de Información y Asuntos Generales SIAG
Prevención de Riesgos Laborales PRL
Corresponsabilidad:
Servicios y Unidades Administrativas SUA
Unidades gestoras de actividades con producción de residuos peligrosos UGAPR
Nota: El Servicio o Unidad con responsabilidad básica directa para cada proceso y subprocesos se indican mediante celda sombreada
en azul.
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9.- REGISTROS
Los registros generados con el proceso integrado de Gestión del Mantenimiento son los indicados en la
siguiente tabla.
PC 04.11 Gestión del mantenimiento preventivo / normativo.
Código Registro Responsable
R.[PC 04.11]-01 Programas de mantenimiento preventivo. UT/SINF/UTLA/CICT
R.[PC 04.11]-02 Registro de comunicaciones de mantenimiento preventivo UT/SINF/UTLA
Registro de comunicación de la planificación del
R.[PC 04.11]-03 UT/UTLA
mantenimiento preventivo.
Registro de actividades programadas de mantenimiento
R.[PC 04.11]-04 CICT
preventivo.
PC 04.12 Gestión del mantenimiento correctivo.
R.[PC 04.12]-05 Base de datos propia según Unidad. UT/SINF /CICT
R.[PC 04.12]-06 Registro de comunicaciones de mantenimiento correctivo UT/SINF/UTLA
PC 04.13 Ejecución del mantenimiento.
Registro de actividades programadas de mantenimiento
R.[PC 04.13]-07 CICT
preventivo.
UT/SINF/UTLA/
R.[PC 04.13]-08 Registro de partes/actuaciones de mantenimiento
CICT/SIAG
R.[PC 04.13]-09 Registro de comunicaciones con los interesados, en su caso UT/SINF/UTLA/CICT
PC 04.2 Gestión de los residuos peligrosos.
Registro de solicitudes de unidades gestoras de actividades
R.[PC 04.2]-10 PRL
con producción de residuos peligrosos.
Registro de comunicaciones con el gestor externo de residuos
R.[PC 04.2]-11 PRL
peligrosos.
R.[PC 04.2]-12 Registro de partes de incidencias. PRL
R.[PC 04.2]-13 Declaración anual de residuos peligrosos. PRL
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Clientes internos:
Órganos de Gobierno y Gestión de la Universidad.
Estructuras de la Universidad: Facultades y Escuelas, y Departamentos, Centros e Institutos, estructuras
para la investigación.
Servicios y Unidades administrativas.
Miembros de la comunidad universitaria.
Órganos y estructuras de representación.
Empresas concesionarias para la prestación de servicios.
Clientes externos:
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Programas de
mantenimiento
Elaboración de la
preventivo
programación preventiva
R.[PC 04.11].01
Ejecución de la
programación preventiva
SI
UT / SINF / UTLA / CICT
NO
La
programación
interfiere en la Registro de
actividad comunicaciones de
universitaria Comunicación mantenimiento
a los afectados preventivo
R.[PC 04.11].02
Comunicación de la
planificación del
mantenimiento preventivo
R.[PC 04.11].03
PC 06 Gestión de Comunicación/puesta a
recursos de disposición interna de los
información y programas de
conocimiento mantenimiento preventivo
Registro de actividades
programadas de
mantenimiento preventivo
R.[PC 04.11]-04
PC
04.13
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NO
Solicitud válida,
completa y viable
Registro de
comunicaciones de
Devolución, cierre de mantenimiento correctivo
SI
solicitud y comunicación R.[PC 04.12]-06
Se admite
NO
SI
Precisa
Criterios
UT / SINF / UTLA/ CICT/ SIAG
autorización
NO
SI
Autorización
por el
responsable
NO
SI
SI
Requiere
desarrollo de
proyecto
PC Estudio y propuesta
NO 04.13 del proyecto
SI PC 08 Gestión de la
Necesario
prestación de servicios
Análisis de los trabajos desarrollar un
de apoyo científico/
de mantenimiento/ proyecto
técnico
Análisis y clasificación de
los trabajos de incidencias
NO
PC
04.13
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PC
04.11
Determinación de los Medios y recursos
medios a utilizar disponibles propios
PC
04.12
PC 02 Gestión de
Recabar los medios Adquisición de medios
las adquisiciones y
propios disponibles externos no disponibles
del inventario
UT / SINF / UTLA / CICT/ SIAG
SI
Es necesario PC 02 Gestión de
comunicación a las adquisiciones y
Inventario del inventario
NO Registro de actividades de
mantenimiento preventivo
Ejecución de los trabajos R.[PC 04.13].07
de mantenimiento/
Resolución de incidencia
Registro de partes/
actuaciones de
mantenimiento
R.[PC 04.13].08
PC
04.12
Mantenimiento
Analisis de si procede
ejecutado
desarrollo de proyecto
correctamente
NO PC
08.1
SI
Necesariao
comunicar
SI NO
Registro de comunicaciones
En su caso, comunicación con los interesados
de los resultados R.[PC 04.13].09
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Procedimiento
Residuo peligroso identificado
UGAPR
Demanda de gestión
A de los residuos Solicitud de etiqueta y envase
peligrosos generados
Registro de solicitudes
Formulario de de unidades gestoras
solicitud de de actividades con
etiquetas y Recepción de solicitudes de
envases y etiquetas producción de
envases residuos peligrosos
PRL
Asignación de contenedor y
etiqueta
UGAPR
Demanda de retirada
Solicitud de retirada de
de los residuos
residuos peligrosos
peligrosos generados
Registro de
PC 02 Gestión de las Solicitud de autorización de comunicaciones con el
adquisiciones y del retirada al gestor externo de gestor externo de
inventario residuos peligrosos residuos peligrosos
SI
Registro de partes
Incidencia de incidencias
NO Recogida de los
Retirada por el gestor
residuos peligrosos
externo de residuos Corrección A
y depósito en
peligrosos
contenedor
Declaración anual
Tramitación de documentos de residuos
administrativos asociados peligrosos
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Los indicadores del proceso están constituidos por los indicadores específicos que se relacionan en el
apartado siguiente y por los indicadores que se integran en el proceso estratégico de Retroalimentación de
los Grupos de Interés (PE02).
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a) Código del indicador: Codificación mediante la expresión I. seguida del código del proceso o
subproceso a que pertenece entre corchetes y el número del registro que se corresponderá con un
número secuencial ordinal iniciado en “01”.
b) Formulación: La forma de cálculo detallada del modo en el que se calcula el indicador.
c) Valor límite: Expresión del valor mínimo del indicador o umbral del nivel de intervención sobre el
control del proceso. Expresa un valor de control, esto es, un valor que se utiliza en las mediciones
para permitir analizar en qué grado se está gestionando el proceso para conseguir el Valor Objetivo.
Por lo tanto su finalidad es poder disponer de datos para actuar en el ciclo de gestión/medición y
asegurar la consecución de valor objetivo.
d) Valor objetivo: Expresión del objetivo del resultado del indicador, esto es, expresa el resultado
planificado, previamente establecido, que se ha de obtener con la gestión del proceso.
e) Periodicidad indicador: Temporalidad de la medición del indicador o periodo temporal que abarca el
valor de la medición.
f) Periodicidad medición: Fecha del cálculo de la medición del indicador.
g) Responsable medición: El jefe de la Unidad con responsabilidad básica en el proceso.
h) Responsable seguimiento: El propietario del proceso.
i) Observaciones: Se utiliza para aclarar algún aspecto relacionado con el indicador.
j) Código de versión: Identificación de la secuencia numeral de la versión del indicador (01,02….).
k) Responsable de elaboración: Equipo de Proceso.
l) Responsable de revisión: Coordinación Técnica (Servicio de Planificación y Evaluación).
m) Responsable de Aprobación: Gerencia.
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I.[ PC 04.11]-01 Porcentaje del grado de cumplimiento de las actividades programadas en mantenimiento
preventivo. Segmentado por Unidades.
FORMULACIÓN: (CMP/TMP)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
Recursos >=85% >=90%
Internos
UT Periodicidad medición: Continua
Recursos >=95% 100%
externos
SINF >=95% 100% Periodicidad medición: Semestral
UTLA >=85% >=90% Periodicidad medición: Continua
CICT >=88% >=93% Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de las Responsable seguimiento:
medición: Instalaciones (Unidad Técnica-UT-). Gerencia
Jefa del Servicio de Informática (SINF)
Responsable de coordinación de la calidad de la UTLA.
Directora Técnica del Centro de Instrumentación
Científico-Técnica (CICT).
Observaciones:
CMP: Número de actividades programadas en mantenimiento preventivo cumplidas.
TMP: Total actividades programadas en mantenimiento preventivo.
CICT: Revisión del seguimiento por el técnico responsable.
UTLA: Segmentado por Unidades de Gestión. Sobre el cumplimiento de la planificación efectiva de los
mantenimientos preventivos de los equipamientos de laboratorio.
UT: Se han desagregado los valores límite y objetivo según el tipo de recurso, interno o externo que realiza el
mantenimiento preventivo.
CONTROL Código de versión: 04
2011
Medición desde:
2014 (UT)
Ficha nº 1 - I [PC 04.11]-01. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.11]-02 Porcentaje del grado de cumplimiento de las actividades programadas en mantenimiento
normativo, según tipo de recurso.
FORMULACIÓN: [(CMNE+CMNI)/TMN]*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede 100% Periodicidad medición: Continua
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Responsable seguimiento:
medición: Vigilancia de las Instalaciones (Unidad Gerencia
Técnica-UT-).
Observaciones y definición de las variables:
CMNE: Número de actividades realizadas en mantenimiento normativo con recursos externos.
CMNI: Número de actividades realizadas en mantenimiento normativo con recursos internos.
TMN: Total actividades programadas en mantenimiento normativo.
CONTROL Código de versión: 04
Medición desde: 2010
Ficha nº2 - I [PC 04.11]-02. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.11]-03 Porcentaje que representa el número de avisos a los afectados por las actuaciones programadas,
cursados con una antelación mínima de 7 días a la fecha de su ejecución
FORMULACIÓN: (CA/TCA)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
>=95% 100% Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia Responsable Gerencia
medición: de las Instalaciones (Unidad Técnica-UT-). seguimiento:
Observaciones:
CA: Número de comunicaciones de actuaciones programadas realizadas con antelación mayor o igual a 7 días desde
la fecha programada para los trabajos de mantenimiento.
TCA: Número de comunicaciones de actuaciones programadas.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2012
Ficha nº3 - I [PC 04.11]-03. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.11]-05 Porcentaje de equipos que forman parte del Catálogo de mantenimiento preventivo.
FORMULACIÓN: (Equipos del Catálogo con mantenimiento preventivo implantado/Total equipos registrados en el
Catálogo)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
>=75% >=80% Periodicidad medición: Semestral
Responsable Responsable de coordinación de la calidad de la Responsable seguimiento:
medición: UTLA. Gerencia
Observaciones: Este indicador mide de la totalidad de equipos que se incorporan al Catálogo de equipos, qué
porcentaje incluye tareas de Mantenimiento Preventivo Programadas. Segmentado por Unidades de Gestión.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2012
Ficha nº 5 - I [PC 04.11]-05. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.11]-06 Porcentaje de horas de disponibilidad anual del servicio de web corporativo.
FORMULACIÓN: (Número de horas de disponibilidad anual del servicio web corporativo / Número de horas
totales del año)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
>=92% >=96% Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefa del Servicio de Informática Responsable seguimiento:
medición: Gerencia
Observaciones: Calculado por Easyvista en base a las indisponibilidades de www10.ujaen.es de más de 15 minutos
registradas. Se considera indisponibilidad si el servicio deja de estar operativo para la totalidad de los usuarios del
mismo. Incluidas las paradas planificadas.
CONTROL Código de versión: 03
Medición desde: 2012
Ficha nº 6 - I [PC 04.11]-06. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.11]-07 Porcentaje de horas de disponibilidad anual del servicio de correo-e de la UJA.
FORMULACIÓN: (Número de horas de disponibilidad anual del servicio / Número de horas totales del año)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
>=92% >=96% Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefa del Servicio de Informática Responsable seguimiento:
medición: Gerencia
Observaciones: Calculado por Easyvista en base a las indisponibilidades del servicio de más de 15 minutos
registradas. Se considera indisponibilidad si el servicio deja de estar operativo para la totalidad de los usuarios del
mismo. Incluidas las paradas planificadas.
CONTROL Código de versión: 02
Medición desde: 2014
Ficha nº 7 - I [PC 04.11]-07. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.11]-09 Porcentaje de horas de disponibilidad anual del servicio de Google APPS Education
FORMULACIÓN: (Número de horas de disponibilidad anual del servicio / Número de horas totales del año)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
>=92% >=96% Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefa del Servicio de Informática Responsable seguimiento:
medición: Gerencia
Observaciones: Calculado por Easyvista en base a las indisponibilidades del servicio de más de 15 minutos
registradas. Se considera indisponibilidad si el servicio deja de estar operativo para la totalidad de los usuarios del
mismo. Incluidas las paradas planificadas.
CONTROL Código de versión: 02
Medición desde: 2014
Ficha nº 9 - I [PC 04.11]-09. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
Revisiones realizadas: número total de revisiones reglamentarias realizadas en el ejercicio según la planificación
anual de mantenimiento normativo.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2017
Ficha nº27 - I [PC 04.11]-27. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.12]-10 Porcentaje de partes de trabajo de mantenimiento correctivo tramitados respecto del número
total de solicitudes recibidas.
FORMULACIÓN: (PTS/TSS)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de las Responsable seguimiento:
medición: Instalaciones (Unidad Técnica-UT-). Gerencia
Observaciones:
PT= Número total de partes de trabajo de mantenimiento correctivo tramitados.
TS= Total de solicitudes recibidas de mantenimiento correctivo. Este dato se obtiene con la suma de las siguientes
variables:
PT (Partes tramitados)
SR (Solicitudes Rechazadas), que clasificamos en 5 categorías:
(1) Rechazadas por estar fuera de competencia: se solicitan servicios no prestados por la UT.
(2) Rechazadas porque su ejecución no es posible por motivos económicos, de oportunidad, etc.
(3) Rechazadas porque no han sido autorizadas,
(4) con información esencial no aportada por el solicitante
(5) otras causas.
SA (Solicitudes Anuladas), por:
(1) Renuncia del solicitante.
(2) Error material (duplicidades, pruebas, etc.)
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2013
Ficha nº 10 - I [PC 04.12]-10. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.13]-11 Porcentaje de ejecuciones de mantenimiento correctivo que han demandado recursos externos.
Segmentado por Unidades.
FORMULACIÓN: (EMC/TEM)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Anual
Responsable Directora Técnica del Centro de Responsable seguimiento:
medición: Instrumentación Científico-Técnica (CICT). Gerencia
Observaciones:
EMC: Número de ejecuciones de mantenimiento correctivo que han demandado recursos externos.
TEM: Total ejecuciones mantenimiento correctivo.
CICT: EMC Y TEM se refiere a actuaciones sobre incidencias o mantenimientos correctivos.
CONTROL Código de versión: 03
Medición desde: 2010
Ficha nº 11- I. [PC 04.13]-11. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.13]-12 Porcentaje que representa el número total de actuaciones de mantenimiento preventivo (partes
de trabajo realizados, incluyendo normativo) sobre el total de partes de trabajo de
mantenimiento correctivo.
FORMULACIÓN: (PTMP/PTMC)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Anual
Responsable Responsable de coordinación de la calidad de la Responsable seguimiento:
medición: UTLA. Gerencia
Observaciones:
PTMP= Número de partes de trabajo realizados en mantenimiento preventivo.
PTMC= Número total de partes de trabajos realizados en mantenimiento correctivo.
Nota: el indicador se desagregará, cuando la información esté disponible en una segunda fase, relacionando los
programas de mantenimiento preventivo con las especialidades de mantenimiento correctivo correspondientes, de
manera que permita una adecuada evaluación de los resultados obtenidos. Este indicador cobra verdadero sentido
cuando su serie histórica nos permita analizar la incidencia que los programas de mantenimiento preventivo ejercen
sobre el número de acciones correctivas correspondientes.
I.[ PC 04.13 ]-13 Importe anual por PC del mantenimiento correctivo en microinformática reportado por los
servicios técnicos externos.
FORMULACIÓN: (GMC/TOM)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
<=5 <=3 Periodicidad medición: Semestral
Responsable Jefa del Servicio de Informática Responsable seguimiento:
medición: Gerencia
Observaciones: El valor del 2º Semestre es el acumulado del Año.
GMC: Gastos anuales en servicios técnicos externos en concepto de averías hardware (mantenimiento correctivo) de
microinformática.
TOM: Total de ordenadores en mantenimiento.
CONTROL Código de versión: 03
Medición desde: 2011
Ficha nº 13 - I. [PC 04.13]-13. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.13]-14 Porcentaje de actuaciones de mantenimiento correctivo resueltas en los siguientes plazos: 2, 5,
10 y 20 días hábiles.
FORMULACIÓN: (MCR2/MC)*100 ; (MCR5/MC)*100 ; (MCR10/MC)*100 ; (MCR20/MC)*100 ;
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
2 días >=30% >=40% Periodicidad medición: Semestral
5 días >=40% >=50%
10 días >=60% >=70%
20 días >=70% >=80%
Responsable Directora Técnica del Centro de Instrumentación Responsable seguimiento:
medición: Científico-Técnica Gerencia
Observaciones:
MCRx= Número de incidencias y mantenimientos correctivos resueltos en x días hábiles.
MC= Número total de incidencias y mantenimientos correctivos a atender en el semestre objeto de la medición.
Serán objeto de análisis las actuaciones que no se hayan resuelto en 10 días hábiles.
CONTROL Código de versión: 05
Medición desde: 2010
Ficha nº 14 – I. [PC 04.13]-14. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.13]-15 Porcentaje de partes de trabajo de mantenimiento correctivo finalizados desde su tramitación,
en los siguientes plazos: 2, 5, 10 y 20 días hábiles.
FORMULACIÓN: (PTF2/PT)*100 ; (PTF5/PT)*100 ; (PTF10/PT)*100 ; (PTF20/PT)*100 ;
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad Anual
indicador:
2 días >=40% >=45% Periodicidad Trimestral
5 días >=55% >=65% medición:
10 días >=70% >=80%
20 días >=85% >=90%
Responsable Responsable de coordinación de la calidad de la Responsable seguimiento:
medición: UTLA. Gerencia
Observaciones:
PTF2= Número de partes de trabajo finalizados en el plazo de 2 días hábiles desde su tramitación, que debe estar
comprendida en el trimestre objeto de la medición.
PTF5= Número de partes de trabajo finalizados en el plazo de 5 días hábiles desde su tramitación, que debe estar
comprendida en el trimestre objeto de la medición.
PTF10= Número de partes de trabajo finalizados en el plazo de 10 días hábiles desde su tramitación, que debe estar
comprendida en el trimestre objeto de la medición.
PTF20= Número de partes de trabajo finalizados en el plazo de 20 días hábiles desde su tramitación, que debe estar
comprendida en el trimestre objeto de la medición.
PT= Número total de partes de trabajos en mantenimiento correctivo tramitados con fecha comprendida en el
trimestre objeto de la medición.
La información extraída del análisis de los trabajos que no se han concluido en el plazo de 20 días hábiles debe ser
fuente para diseñar acciones de mejora relacionadas con el proceso de mantenimiento correctivo.
No se establece valores límite y objetivo hasta conocer los resultados de las primeras mediciones.
Segmentado por Unidades de Gestión.
CONTROL Código de versión: 03
Medición desde: 2012
Ficha nº 15– I. [PC 04.13]-15. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.13]-16 Porcentaje de solicitudes de mantenimiento correctivo finalizados desde su tramitación en los
siguientes plazos: 0 días, 0-2 días, 0-5 días hábiles.
FORMULACIÓN: (PTF0/PT)*100 ;( PTF2/PT)*100; (PTF5/PT)*100;
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
0 días >=60%, >=70%, Periodicidad medición: Semestral
0-2 días >=75%, >=85%,
0-5 días >=85%, >=92%,
Responsable Jefa del Servicio de Informática Responsable seguimiento: Gerencia
medición:
Observaciones:
PTF0= Número de asistencias técnicas finalizadas en el mismo día de su tramitación,
PTF2= Número de asistencias técnicas finalizadas en el plazo de 2 días hábiles desde su tramitación.
PTF5= Número de asistencias técnicas finalizadas en el plazo de 5 días hábiles desde su tramitación.
PT= Número total de asistencias técnicas tramitada.
CONTROL Código de versión: 04
Medición desde: 2010
Ficha nº 16 – I. [PC 04.13]-16. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.13]-21 Porcentaje de incidencias en plataformas de e-admón derivadas al Servicio de Informática desde
el SIAG.
FORMULACIÓN: (N.º solicitudes derivadas a SI/N.º solicitudes totales) * 100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Continua
Responsable Jefe del Servicio de Información y Responsable seguimiento:
medición: Asuntos Generales. Gerencia
Observaciones:
- Mide el % de incidencias que han sido derivadas al SI desde el SIAG, siguiendo un criterio técnico-
informático en plataformas: solicit@, tramit@, portafirm@s, @aries y certificados electrónicos clase 2A.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2015
Ficha nº21 - I [PC 04.13]-21. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
Nota: el indicador propuesto pretende determinar el límite técnico de eficacia de los trabajos preventivos, al
aproximamos al equilibrio óptimo entre preventivo-correctivo.
CONTROL Código de versión:02
Medición desde: 2015
Ficha nº 22 - I. [PC 04.13]-22. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.13]-23 Porcentaje de trabajos de mantenimiento que han demandado recursos externos.
FORMULACIÓN: (PME/TPM)*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad Anual
indicador:
Periodicidad Anual
No procede No procede
medición:
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de Responsable seguimiento:
medición: las Instalaciones (Unidad Técnica-UT-). Gerencia
Observaciones y definición de las variables:
PME= Número de partes de mantenimiento que han demandado recursos externos.
TPM= Número de partes de trabajo de mantenimiento realizados en el ejercicio.
Nota: esta nueva versión del indicador extiende la medición a todo el mantenimiento (preventivo, normativo y
correctivo), y se obtiene por la suma de las mediciones parciales de la participación externa en cada uno de los
distintos tipos de mantenimiento.
CONTROL Código de versión: 04
Medición desde: 2010
Ficha nº 23 - I. [PC 04.13]-23. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.13]-24 Porcentaje de recursos instrumentales RI1 que han demandado 3 o más actuaciones semestrales
de mantenimiento correctivo
FORMULACIÓN:
I.[ PC 04.13]-25 Porcentaje de recursos instrumentales RI1 en los que se han atendido incidencias o
mantenimientos correctivos
FORMULACIÓN:
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Los datos de costes son efectivos realizados, se obtienen de las Cuentas Anuales de la Universidad de Jaén.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2017
Ficha nº 28- I [PC 04.13]-28. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.13]-29 Coste del mantenimiento anual por metro cuadrado de superficie construida.
FORMULACIÓN: Coste del mantenimiento anual/Metros cuadrados construidos*100
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Anual
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia Responsable Gerencia
medición: de las Instalaciones (Unidad Técnica-UT-). seguimiento:
Observaciones y definición de las variables:
Coste del mantenimiento anual: importe en euros del coste efectivo del mantenimiento realizado en el ejercicio
(incluyendo: Costes internos y externos, aprovisionamientos de fungibles, repuestos y suministros).
Superficie construida: metros cuadrados totales de superficie construida medida al finalizar el año.
Los datos de costes son efectivos realizados, se obtienen de las Cuentas Anuales de la Universidad de Jaén. La
superficie construida es facilitada por el Servicio de Obras.
Los datos de costes son efectivos realizados, se obtienen de las Cuentas Anuales de la Universidad de Jaén.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2017
Ficha nº 30 - I [PC 04.13]-30. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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Los datos de costes son efectivos realizados, se obtienen de las Cuentas Anuales de la Universidad de Jaén.
I.[ PC 04.13]-32 Relación porcentual entre el coste en mantenimiento y el valor de los activos mantenidos.
FORMULACIÓN: Coste anual del mantenimiento/Valor de los activos*100.
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Anual
Responsable Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia Responsable Gerencia
medición: de las Instalaciones (Unidad Técnica-UT-). seguimiento:
Observaciones y definición de las variables:
Coste anual del mantenimiento: importe en euros del coste efectivo del mantenimiento realizado en el ejercicio
(incluyendo: Costes internos y externos, aprovisionamientos de fungibles, repuestos y suministros)
Valor de los activos: importe en euros del valor global bruto de los activos mantenidos por la Unidad Técnica.
Los datos de costes son efectivos realizados, se obtienen de las Cuentas Anuales de la Universidad de Jaén.
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2017
Ficha nº 32 - I [PC 04.13]-32. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
I.[ PC 04.2]-33 Cantidad de residuos peligrosos gestionados, segmentados por tipo de residuo.
FORMULACIÓN: ∑ Residuos peligrosos gestionados, segmentados por tipo de residuo.
Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual
No procede No procede Periodicidad medición: Semestral
Responsable Técnicos de Prevención de Riesgos Responsable seguimiento: Gerencia
medición: Laborales
Observaciones:
CONTROL Código de versión: 01
Medición desde: 2010
Ficha nº 33 - I. [PC 04.2]-33. Ficha de indicadores- Proceso PC 04.
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I.[ PC 04.2]-34 Porcentaje de cumplimientos de las solicitudes de retirada de residuos peligrosos realizadas en el
plazo de 2 meses.
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Documentación del proceso clave PC04
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Registro de legislación.
Tabla [Leg-PC 04]. Listado de legislación Externa e Interna específica del Proceso
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HISTORIAL DE MODIFICACIONES.
MODIFICACIONES NORMATIVAS
VERSIÓN FECHA DE VIGENCIA MODIFICACIÓN
DEROGACIÓN NUEVA INCORPORACIÓN
NORMATIVA
1 01/02/2011
2 20/03/2012 X X X
3 08/04/2013 X X X
4 17/02/2015 X
5 15/09/2015 X X X
6 12/07/2016 X X
7 27/07/2017 X
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Registro de formatos
Institutos y Centros de
Investigación
PC 04.13 Ejecución del
F.[PC 04.13]-01 Parte de Trabajo Unidad Técnica
mantenimiento
Registro de actividades PC 04.13 Ejecución del Centro de Instrumentación
F.[PC 04.13]-02
programadas de preventivo mantenimiento Científico-Técnica
Aplicación informática seguimiento
PC 04.13 Ejecución del Centro de Instrumentación
F.[PC 04.13]-03 actuaciones mantenimiento
mantenimiento Científico-Técnica
correctivo
Unidad Funcional de
Comunicación de la ejecución de Técnicos de Laboratorio de
PC 04.13 Ejecución del
F.[PC 04.13]-04 Mantenimiento Preventivo y Apoyo a Departamentos,
mantenimiento
Correctivo con los Interesados Institutos y Centros de
Investigación
Solicitud interna retirada de PC 04.2 Gestión de los residuos Servicio de prevención de
F.[PC 04.2]-01
residuos peligrosos riesgos laborales
Solicitud de retirada de residuos al PC 04.2 Gestión de los residuos Servicio de prevención de
F.[PC 04.2]-02
gestor externo peligrosos riesgos laborales
Declaración anual residuos PC 04.2 Gestión de los residuos Servicio de prevención de
F.[PC 04.2]-03
peligrosos peligrosos riesgos laborales
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mantenimiento
PC 04.13 Ejecución del
IT.[PC 04.13]-10 Sala de Congeladores Unidad Técnica
mantenimiento
Sistemas de Alimentación PC 04.13 Ejecución del
IT.[PC 04.13]-11 Unidad Técnica
Ininterrumpida (SAI) mantenimiento
PC 04.13 Ejecución del
IT.[PC 04.13]-12 Grupos Electrógenos Unidad Técnica
mantenimiento
Procedimiento ante
PC 04.13 Ejecución del
IT.[PC 04.13]-13 interrupciones de servicios TIC Servicio de Informática
mantenimiento
críticos
Ejecución de los trabajos de
PC 04.13 Ejecución del Servicio de Información y
IT.[PC 04.13]-14 mantenimiento/Resolución de
mantenimiento Asuntos Generales
incidencia
Procedimiento de gestión de PC 04.2 Gestión de los residuos Servicio de Prevención de
IT.[PC 04.2]-01
residuos peligrosos peligrosos Riesgos Laborales
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Nombre del
Unidad
procedimiento Proceso SIGC-SUA Servicio SIGC-SUA Recursos de gestión
Responsable
telematizado
Solicitudes de
servicios de apoyo Unidad
técnico, incidencias Funcional de
en aulas de prácticas, Técnicos de
PC04-S3: Determinación de los
solicitudes de reserva Laboratorio de
PC 04. Gestión del recursos técnicos y humanos que
de espacios de Apoyo a Universidad Virtual
Mantenimiento permita subsanar las incidencias
laboratorios, consulta Departamentos,
y ejecución del mantenimiento.
inventario y Institutos y
programa de Centros de
mantenimiento Investigación
preventivo
Solicitud de
PC04-S3: Determinación de los
actuaciones de
PC 04. Gestión del recursos técnicos y humanos que
mantenimiento, Unidad Técnica Universidad Virtual
Mantenimiento permita subsanar las incidencias
instalaciones y
y ejecución del mantenimiento.
traslados
PC04-S3: Determinación de los
Solicitudes de Plataforma de
PC 04. Gestión del recursos técnicos y humanos que Servicio de
incidencias y gestión de servicios
Mantenimiento permita subsanar las incidencias Informática
consultas TI (Easy vista)
y ejecución del mantenimiento.
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Seguimiento y En la evaluación, seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestión del
revisión: proceso). Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema
o de los procesos.
Grupo de
Necesidades y Expectativas (atributos
interés/Clientes- Fuentes de Información Requisito de Calidad
de calidad)
Usuario
1. Órganos de PEUJA Necesidad: de dar cumplimiento a la 1. Requisitos legales que
Gobierno, y Normativa reguladora normativa reguladora correspondiente, aplican, desde los
Gestión de la de la prestación del así como de reducir las reparaciones diferentes ámbitos
Universidad. servicio. correctivas mediante una rutina de institucionales, al
2. Servicios y Indicadores de inspecciones periódicas y la renovación mantenimiento de las
Unidades proceso. de los elementos dañados. infraestructuras,
Administrativas Seguimiento del Conservar y gestionar las instalaciones y
3. Miembros de la servicio. infraestructuras de los Campus equipamientos.
comunidad Quejas/ Sugerencias/ atendiendo a criterios de 2. Informar, con anticipación
universitaria. felicitaciones. de 7 días, de todas aquellas
sostenibilidad, seguridad y
4. Proveedores actuaciones programadas
prevención de riesgos
externos para el que puedan interferir en la
mantenimiento
laborales 1 actividad de la comunidad
de Acierto y precisión, ausencia de universitaria.
infraestructuras, errores. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). 3. Incluir criterios de
instalaciones y Cumplimiento de las sostenibilidad en la gestión
equipamientos características del servicio del mantenimiento.
de la prestado. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
Universidad. Aspectos metodológicos para
5. Entidades prestar el servicio con exactitud y
externas con sin errores o incidencias. (2, 4, 5).
responsabilidade Cualificación/conocimientos de las
s de control de personas de la Unidad para
infraestructuras, prestar el servicio. (2, 4, 5).
Experiencia profesional de las
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Grupo de
Fuentes de Necesidades y Expectativas (atributos de
interés/Clientes- Requisito de Calidad
Información calidad)
Usuario
1. Servicios y Normativa Necesidad: de mantener la funcionalidad Optimizar la
Unidades reguladora de los edificios, dependencias, disponibilidad de las
Administrativas de la instalaciones y bienes de equipamiento. instalaciones y equipos.
2. Miembros de la prestación Acierto y precisión, ausencia de Minimizar la interferencia
3. Comunidad del servicio. errores. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). del mantenimiento en la
universitaria. Indicadores Cumplimiento de las características actividad universitaria,
4. Proveedores de proceso. del servicio prestado. (1, 2, 3, 4, 5, 6, asegurando las
externos para el Seguimiento 7, 8, 9) comunicaciones a los
mantenimiento del servicio. Aspectos metodológicos para prestar usuarios afectados.
de Quejas/ el servicio con exactitud y sin errores
infraestructuras, Sugerencias/ o incidencias. (2, 4, 5).
instalaciones y felicitaciones. Cualificación/conocimientos de las
equipamientos de personas de la Unidad para prestar el
la Universidad. servicio. (2, 4, 5).
5. Entidades Experiencia profesional de las
externas con personas de la Unidad. (2, 4).
responsabilidades Comunicación a los clientes-usuarios
de control de cuando se prestará el servicio. (2, 3, 4,
infraestructuras, 9)
instalaciones, Receptividad ante los problemas o
equipamientos y situación personal del cliente-usuario.
gestión (2, 4)
medioambiental. Facilidad para contactar o acceder a
6. Entidades y la persona de referencia para la
organizaciones prestación de un servicio. (2, 4)
públicas y Adecuación de los horarios de
privadas usuarios atención o prestación del servicio a
de las necesidades que platean los
infraestructuras, clientes-usuarios. (2, 3, 4).
instalaciones y Adecuación del servicio prestado a las
equipamientos de necesidades y expectativas
la Universidad. específicas comunicadas por los
7. Otros usuarios clientes/usuarios. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,
externos y 9).
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Seguimiento y En la evaluación, seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestión
revisión: del proceso). Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del
sistema o de los procesos.
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el servicio. (1, 2, 3, 4, 5)
Cualificación/conocimientos de las
personas de la Unidad para prestar
el servicio. (1, 2, 3, 4, 5)
Experiencia profesional de las
personas de la Unidad. (1, 2, 3, 4, 5)
Comunicación a los clientes-usuarios
cuando se prestará el servicio. (1, 2,
3, 4, 5)
Prestación de un servicio rápido. (1,
2, 3, 4, 5)
Adecuación de los horarios de
atención o prestación del servicio a
las necesidades que platean los
clientes-usuarios. (2, 3).
Adecuación del servicio prestado a
las necesidades y expectativas
específicas comunicadas por los
clientes/usuarios. (1, 2, 3, 4, 5)
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Servicio prestado: PC 04-S1 Determinación de actuaciones programadas para minimizar las incidencias que
afecten a la disponibilidad y usabilidad de los recursos (edificios, dependencias, instalaciones y
bienes de equipamiento).
Fecha: Fecha:
Marzo 2018
Grupo de
Necesidades y Expectativas (atributos de
interés/Clientes- Fuentes de Información Requisitos de calidad
calidad)
Usuario
Grupo de
Necesidades y Expectativas (atributos Requisitos de
interés/Clientes- Fuentes de Información
de calidad) calidad
Usuario
Servicio prestado: PC04-S3. Determinación de los recursos técnicos y humanos que permita subsanar las incidencias
y ejecución del mantenimiento.
Fecha: marzo2018
Grupo de
Necesidades y Expectativas (atributos
interés/Clientes- Fuentes de Información Requisitos de Calidad
de calidad)
Usuario
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Seguimiento y En la evaluación, seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestión del
revisión: proceso)
Grupo de
Fuentes de Necesidades y Expectativas (atributos de
interés/Clientes- Requisito de Calidad
Información calidad)
Usuario
1. Órganos de • Directrices de la Fiabilidad
gobierno de la Dirección • Acierto y precisión, ausencia de 1. Análisis e informes en tiempo y
Universidad. • Encuestas de errores. contenidos según normativa ISO.
2. Servicios y satisfacción • Prestación del servicio de forma 2. Disponibilidad de los servicios
Unidades generales y post- correcta. según los compromisos establecidos.
administrativas. servicio • Metodología de trabajo para ofrecer 3. Cumplimiento de los tiempos de
3. Miembros de • Quejas/ el servicio. respuesta en los servicios
la comunidad sugerencias/ Tangibilidad: demandados según los compromisos
universitaria. felicitaciones • Climatización, limpieza, dimensión y establecidos.
4. Proveedores • Seguimiento del mantenimiento de los espacios.
externos para el proceso • Adecuación de la tecnología de
mantenimiento • Indicadores del soporte para la realización del servicio.
de servicios TIC. proceso Capacidad de respuesta:
5. Otros • Reuniones y • Adecuación del tiempo de espera para
usuarios Grupos Focales ser atendido/a.
externos y • Adecuación del tiempo empleado
visitantes para la resolución de la demanda del
ocasionales. usuario.
Seguridad:
• Idoneidad de la información aportada
por el personal de la Unidad.
• El comportamiento del personal de la
Unidad transmite confianza a sus
clientes/usuarios.
• Amabilidad en el trato al usuario.
Empatía:
• Receptividad ante los problemas o
situación personal del usuario.
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Participación:
• Fomento en la participación del
servicio
• Adecuación de los medios para la
participación
Seguimiento y Proceso de Revisión y Mejora. Informe Final Agrupado de Retroalimentación de los Grupos de
revisión: Interés.
Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema o de los
procesos.
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3. Empresas Seguimiento del Buena antelación en los 3.1. Gestión que reduzca los
proveedoras de servicio. pedidos. tiempos de respuesta.
servicios de 3.2. Cordialidad en las relaciones.
mantenimiento o de
elementos de
mantenimiento.
Seguimiento y Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema o de los
revisión: procesos.
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FORTALEZAS DEBILIDADES
F1.- Estado de madurez de la gestión por D1.- Los criterios de sostenibilidad planteados en la
procesos del sistema de gestión del línea estratégica RS23 (Conservar y gestionar las
mantenimiento preventivo y correctivo. infraestructuras de los Campus atendiendo a criterios
F2.- Mayor concienciación de la comunidad de sostenibilidad, seguridad y prevención de riesgos
universitaria en sostenibilidad laborales) no se encuentra contemplada en el SIGC-
medioambiental. SUA.
F3.- Alianzas con proveedores de servicios D2.- Falta de adaptación de los recursos humanos,
FACTORES de mantenimiento preventivo, normativo y materiales, financieros para afrontar cambios normativos
INTERNOS correctivo. e imprevistos sobrevenidos.
F4.- Aplicativos para la gestión del D3.- No disponer de una gestión del mantenimiento del
mantenimiento preventivo y correctivo. equipamiento de investigación en Departamentos.
D4.- Insuficiente control y seguimiento de trabajos de
empresas externas.
D5.- Escasa concienciación de los usuarios en el uso
adecuado de infraestructuras, instalaciones y
equipamientos.
D6.- No disponer de un Plan de renovación tecnológica.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
01.- Concienciación general de la sociedad A1.- Exclusividad de proveedores en el mantenimiento
en sostenibilidad medioambiental y PRL de software y equipamiento científico.
(Prevención de Riesgos Laborales). A2.- Cambios normativos.
FACTORES 02.- La introducción de criterios de A3.- Obsolescencia programada por innovación
sostenibilidad en la nueva LCSP (Ley de tecnológica.
EXTERNOS
Contratos de los Servicios Públicos). A4.- Excesiva dependencia de financiación externa para
03.- Implantación de un nuevo aplicativo adquisición y renovación de equipamiento para I+D+i.
de Gestión del Mantenimiento (GMAO). A5.- Influencia del cambio climático en el mantenimiento
04.- Convocatorias de financiación de de infraestructuras.
equipamiento de I+D+i.
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Seguimiento y Proceso de Revisión y Mejora. Informe Final Agrupado de Retroalimentación de los Grupos de
revisión: Interés.
Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema o de los
procesos.
FORTALEZAS DEBILIDADES
1.- Madurez de la gestión por procesos en la 1.- Dificultad de adaptación de recursos
gestión y ejecución del mantenimiento preventivo humanos, materiales y financieros para afrontar
y correctivo. ciertas situaciones.
2.- Capacidad técnica para mantener y operar en 2.- Insuficiente control y seguimiento de
FACTORES los recursos CICT. trabajos de mantenimiento preventivo de
INTERNOS 3.- Diseño propio de los programas de empresas externas.
mantenimiento preventivo de los recursos 3.- No disponer de alianzas con proveedores de
científicos. mantenimiento preventivo y correctivo.
4.- Aplicativos para la gestión del mantenimiento 4.- No disponer de un plan de renovación
preventivo y correctivo tecnológica de los recursos.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1.- Servicios de Asistencia Técnica (SAT) externos 1.- Exclusividad de proveedores para el
con asistencia telefónica gratuita. mantenimiento del equipamiento científico.
FACTORES 2.- Convocatorias de financiación para renovación 2.- Obsolescencia programada por innovación
de equipamiento. tecnológica.
EXTERNOS
3.- Elevado coste y tiempo de respuesta de los
SAT externos.
4.- Insuficiente comprensión de nuestros
usuario de los beneficios
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Seguimiento y En la evaluación, seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestión del
revisión: proceso)
FORTALEZAS* DEBILIDADES
F1.- Estado de madurez de la gestión por D1.- Falta de recursos humanos para afrontar cambios
procesos del sistema de gestión del normativos, demandas e imprevistos sobrevenidos.
mantenimiento preventivo y correctivo.
D2.- Insatisfacción del personal del Servicio en
F2.- Aplicativos para la gestión del determinados apartados de la encuesta de clima
mantenimiento. laboral.
FACTORES
F3.- Alta disponibilidad de los servicios D3.- No disponer de un Plan de renovación tecnológica
INTERNOS*
críticos. plurianual.
F4.- Catálogo de servicios TIC alineado con D4.- Demoras en la revisión de documentación de los
CRUE. servicios TIC.
F5.- Alta satisfacción de los usuarios en la D5.- Ausencia de procedimiento para la gestión de
gestión de incidencias. cambios en los servicios.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
FACTORES
O1.- Alianzas con proveedores de servicios A1.- Dependencia de proveedores.
EXTERNOS* de mantenimiento preventivo, normativo
y correctivo. A2.- Impacto en TI de los cambios normativos.
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FORTALEZAS* DEBILIDADES
1. Eficacia del personal técnico en la resolución o 1. Adecuada actitud de respuesta técnica ante
gestión del Mantenimiento Preventivo y el incremento de exigencia de los clientes.
Correctivo. 2. Indeterminación de los servicios que se
2. Diversidad de especialidades profesionales. prestan.
3. Alta cualificación del personal técnico. 3. Problemas de competencia y coordinación
4. Capacidad de autoformación ante el amplio entre técnicos del mismo departamento
catálogo de equipos y actualización de los 4. Tiempo excesivo de respuesta sobre lo
mismos. acordado.
5. Prestación de Servicios clave en la 5. Falta de autonomía suficiente para realizar
FACTORES organización. nuestro trabajo.
6. Existencia de una planificación del 6. Escasa capacidad de toma de decisiones en
INTERNOS*
mantenimiento preventivo que puede ser materias clave, dificultando la consecución de
consultada por nuestros clientes y/o usuarios. objetivos.
7. Adecuada actitud de respuesta ante el 7. Posibles problemas derivados de la
incremento de exigencia de los clientes. planificación debido a los planes establecidos
8. Gestión informatizada de los partes de y su posible solapamiento con otras
trabajo. (PETRUS). actividades que puedan surgir.
9. Página Web intuitiva. 8. No está normalizada toda la gestión con
10. Plataforma del Programa de Mantenimiento respecto al mantenimiento.
asentada. 9. Inadecuada comunicación con los clientes.
11. Avanzado sistema de Gestión y actualización 10. Insuficiente e inadecuado espacio en
de Recursos. relación con las necesidades profesionales.
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OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Incremento de empresas que prestan todo 1. El procedimiento extenso hace que las
tipo de servicios complementarios. necesidades externas para el mantenimiento
2. Crecimiento a través de una mayor oferta de se retrasen.
Servicios. 2. Incremento de las necesidades de
3. Aprovechamiento de relaciones entre financiación para cumplir la normativa de
técnicos de distintos servicios, tanto desde un aplicación.
Plano profesional como personal. 3. Exigen mayor nivel de eficacia en los
4. Innovaciones tecnológicas. tiempos de respuesta de acuerdo con los
5. Optimización de los recursos. objetivos planificados que implican menor
FACTORES
6. Financiación consolidad (Presupuestos MC) tiempo y menor coste.
EXTERNOS*
4. Bajas sin sustitución.
5. Conflictos de competencia y escasa
coordinación entre unidades y servicios
6. Solicitud de servicios por parte de otros
Servicios y/o Unidades que no son nuestros
clientes.
7. Escasos efectivos de personal en relación
con la carga de trabajo.
8. Ausencia de incentivos profesionales.
Seguimiento y Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema o de los
revisión: procesos.
DEBILIDADES FORTALEZAS
1.- No exclusividad y dedicación compartida 1. Nueva herramienta informática en el
por parte del personal técnico responsable Campus Virtual para la Gestión de Residuos
FACTORES
del proceso con otras tareas dentro del Peligrosos
INTERNOS
Servicio de Prevención, lo que impide una 2. Madurez del procedimiento del Gestión
mayor dedicación y atención del proceso. de Residuos, especialmente para el
2. Desconocimiento del procedimiento por personal técnico y productor de plantilla.
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RESULTADO
RIESGOS/OPORTUNIDADES ACCIONES
PROCESO
Efecto potencial: No conformidad al SIGC-SUA
asociado a requisitos de calidad
Optimizar la 4.- Riesgo: Interrupción del suministro eléctrico. 1. Acción: Programa para
disponibilidad de Detectado: Análisis de causa-efecto. garantizar el suministro
las instalaciones y Efecto potencial: Daños en elementos críticos de eléctrico complementario en
equipos. las instalaciones de la UJA. los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Seguimiento y Proceso de Revisión y Mejora. Informe Final Agrupado de Retroalimentación de los Grupos de
revisión: Interés.
Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema o de los
procesos.
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Seguimiento y En la evaluación, seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestión del
revisión: proceso)
Inclusión en el POA Dificultad de ejecución del mantenimiento Proponer incluir en el POA objetivos de
objetivos de renovación preventivo y correctivo en equipos obsoletos renovación tecnológica
tecnológica
Detectado: DAFO (D3, A3)
Mejora en resultado de la Desmotivación del personal en la ejecución de las Solicitar a Gerencia, Junta de Personal y
encuesta de clima laboral tareas Comité de Empresa definición de los
puestos de trabajo
Detectado: DAFO (D2)
Instar a la Gerencia y al Servicio de
Prevención de Riesgos Laborales a
finalizar el informe de la Evaluación de
Riesgos Psicosociales del SINF que inició
en noviembre del 2016
Disminución del número Impacto desfavorable por una gestión del cambio en Definir procedimiento de gestión del
de incidencias los servicios cambio
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Inclusión en el POA Dificultad de ejecución del mantenimiento Proponer incluir en el POA objetivos de
objetivos de renovación preventivo y correctivo en equipos obsoletos renovación tecnológica
tecnológica
Detectado: DAFO (D3, A3)
Mejora en resultado de la Desmotivación del personal en la ejecución de las Solicitar a Gerencia, Junta de Personal y
encuesta de clima laboral tareas Comité de Empresa definición de los
puestos de trabajo
Detectado: DAFO (D2)
Instar a la Gerencia y al Servicio de
Prevención de Riesgos Laborales a
finalizar el informe de la Evaluación de
Riesgos Psicosociales del SINF que inició
en noviembre del 2016
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Disminución del número Impacto desfavorable por una gestión del cambio en Definir procedimiento de gestión del
de incidencias los servicios cambio
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EVALUACIÓN DE RIESGOS
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VALORACIÓN VALORACIÓN
RIESGO EFECTO/ PROBABILIDAD Nivel Riego [valoración]
IMPACTO [EI] [P]
2. Deficiencia y ausencia de
interoperabilidad en los sistemas de
información y /o comunicación. 3 2 3*2=6 C-Aceptar Riesgo con Controles.
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RELACIÓN DE ACCIONES
RIESGOS/OPORTUNIDADES ACCIONES
1.-Riesgo: Incremento de riesgos psicosociales y
personales, derivados del aumento de carga de trabajo
por inclusión de nuevos clientes (TFG´s/TFM´s)…
2.-Riesgo: Dificultad de la formación por la falta de
homogeneidad del personal técnico y el
Acción 1,2 y 3: Elaborar un informe que se enviará a los
desconocimiento de un segundo idioma que delimitan
responsables correspondientes.
el correcto funcionamiento de nuestro servicio.
4.-Riesgo: Incumplimiento de los Atributos de Calidad Acción 4: Seguimiento de la planificación establecida por el
definidos para la Gestión de Espacios, Gestión del Grupo de Seguimiento de Indicadores consistente en
Mantenimiento y la Gestión de la prestación de revisiones periódicas de los resultados y sus posteriores
Servicios de Apoyo Científico/ Técnico. valoraciones, soluciones o respuestas a las posibles
incidencias derivadas o presentadas por dicho grupo de
trabajo, desde el grupo de indicadores, procesos y
análisis(GIPA).
1.-Oportunidad: Disponibilidad de plataforma de
gestión de trabajo PETRUS
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Seguimiento y En la evaluación, seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestión del
revisión: proceso). Revisión anual o por situación excepcional por cambio estratégicos, del sistema o de
los procesos.
de los residuos unidades productoras en el plazo fijado ( 2 1.- Reforzar los mecanismos de
peligrosos meses en el Campus Las Lagunillas y 6 meses en comunicación e información en
el Campus Científico Tecnológico Linares) materia de gestión de residuos
Detectado: DAFO (D1, D2) peligrosos al personal productor de
Efecto potencial: la Universidad de Jaén
Inadecuación del plazo para la prestación del 2.- Reforzar el seguimiento de las
servicio a las expectativas específicas incidencias detectadas durante las
comunicadas por los clientes/usuarios. distintas recogidas de residuos
peligrosos
3.- Control de las retiradas
excepcionales para valorar la
adecuación del plazo establecido a
las expectativas de los
clientes/usuarios.
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