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Construindo uma rotina de trabalho

com um negócio
Uma das perguntas que eu mais recebo aqui no blog é sobre como lidar
com um dia a dia de trabalho quando você não tem uma rotina. Seja você
um(a) empresário(a) ou não, o que eu quero te dizer é que, se o seu
trabalho não tem uma rotina, você pode criar uma, de modo que a rotina
facilite o seu dia a dia. Aliás, é para isso que serve uma rotina: não se
trata de ter horários certos e regrados, mas sim de fazer as coisas em
uma determinada frequência.

Quando eu percebi que, sendo empresária, “ter uma rotina” dependia


apenas de eu mesma criar essa rotina, tudo mudou para mim, pois assim
eu pude estruturar o meu dia a dia de modo que ele atendesse as minhas
necessidades (e as necessidades da minha empresa).

Veja então como fazer:

1. Conheça as suas responsabilidades

Faça uma lista com as suas principais responsabilidades no trabalho


hoje. O que são as atividades que só você pode fazer? O que são as
atividades que, com o tempo, você poderá delegar para pessoas que
contratar? Quais são as atividades que, dentro do seu negócio, não
podem deixar de ser feitas?

Identificando tais responsabilidades, você pode também determinar


com que frequência elas devam acontecer. Algumas precisarão ser feitas
todos os dias, enquanto outras poderão ser feitas semanalmente e assim
por diante.

Somente listando suas responsabilidades você conseguirá ter uma ideia


do tempo que precisa alocar ao longo de uma semana para executá-las.
Isso já pode ir “auto-desenhando” uma rotina, de modo que, uma vez
que você entenda que precisa de duas horas por semana para cuidar das
notas fiscais, isso precisa ser feito em algum momento (que pode se
refletir em sua agenda).

2. Organize a semana por contextos

Eu já comentei em outro post com mais detalhes sobre como fazer isso.

A ideia é que você conheça as principais frentes do seu trabalho e as


distribua ao longo da semana, promovendo um foco diferente para cada
dia. Hoje, por exemplo, meu foco está assim:

Segunda:
Relacionamentos (é quando agendo reuniões ou cuido de assuntos
relacionados a outras pessoas)

Terça:
Educação (é quando cuido dos meus cursos, gravo as aulas, desenvolvo
materiais)

Quarta:
Deep work (quando trato de revisões e leituras que demandam
concentração)

Quinta:
Administrativo (vou ao banco, compro suprimentos, resolvo questões
administrativas de modo geral)

Sexta:
Conteúdo (dedico tempo a tudo o que envolve a produção de conteúdo
para o meu trabalho)

Não significa que eu só vou produzir conteúdo na sexta ou fazer reuniões


na segunda, mas é uma maneira que me ajuda a ter um foco apropriado
em cada um dos dias da semana e, sempre que eu precisar me planejar
para fazer determinado tipo de atividades, essa orientação me ajuda.

3. Equilibre os três períodos do dia

Temos a manhã, a tarde e a noite, e quem tem uma empresa sabe que o
risco de trabalhar os três períodos é enorme.

Minha dica aqui então é que você bloqueie (com agendamentos e


planejamentos) apenas dois períodos do seu dia e deixe um deles livre
para que você possa atender demandas do próprio dia ou tenha
espontaneidade na hora de escolher como alocar o seu tempo. Isso te
ajudará a não ficar sobrecarregada(o) e também ter pequenos respiros
ao longo da semana para descansar.

Ainda se tratando de trabalho, eu entendi que, de acordo com a


nautureza do MEU trabalho, ter 50% do meu dia agendado ou planejado
é o máximo que consigo abrigar de agendamentos / planejamentos sem
me sobrecarregar. Na prática, funciona assim: se eu tiver reuniões a
manhã inteira, deixarei a tarde livre para trabalhar em outras atividades.

Isso tem a ver com um conceito do GTD chamado “as três naturezas do
trabalho”, que eu já abordei aqui no blog há algum tempo.

Essas são então as três dicas que eu dou para você construir uma rotina
de trabalho mesmo que você acredite que não tenha uma. Faça o teste e
me conta como foi.

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