Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Administración de Empresas

Núcleo- Maturín

SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA

Profesora: Bachilleres:

Denys Zambrano

German Gil

Vanessa Luna

Giuliano Stefano

Maturín, Noviembre del 2018.

 INTRODUCCIÓN
Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las
bases para el proceso de toma de decisiones.

Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener información
útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas
adecuadas. Aquí radica la importancia que los sistemas de información tienen para los
administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo. Cualquier

sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta, en el
momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la
ejecución eficaz de la tarea.

El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al

uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica
solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su
estructura. Se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta

para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un
objetivo específico.
 1. SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de

acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe
comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede
efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y
se conozcan bien.

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes

interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida)
datos e información y para proveer un mecanismo de realimentación en pro del
cumplimiento de un objetivo.

Según Murcki (1998) define al sistema de información administrativo como el sistema

que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a
partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra,
organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,
proporcionándoles los medios para generar la información.

Para autores como Bosehino (1987), los sistemas de información administrativo se

consideran como los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de
operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer
control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos

A su vez Gastelum, Mayde define al SIA como un conjunto organizado de personas,

procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar información
rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Por medio de las definiciones a continuación, consideramos que un sistema de

información administrativo es la combinación de equipos de comunicación y otros
dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa
totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la
información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el
requerimiento

Importancia de sistema de información administrativos para las empresas,

trabajadores y la sociedad.

Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el

manejo de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una
computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos
pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo, una distribuidora pequeña que no
tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo
importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir
información.

Sin embargo, es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información

basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de
errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en
el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos,
reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de
buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso
de enfocarse en el uso estratégico de los mismos.

En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de los
sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las
empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas.

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una

economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la
distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas
empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en
empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están
expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando
instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos,
reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios
globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El
manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet,
Intranets y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que
constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.

Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas

principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte
de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas
naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan
en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir,
personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración
en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información.

Cuando muchas personas se preguntan porque estudiar sobre sistemas de

información, es lo mismo que preguntar porque alguien estudia contabilidad, finanzas,
gestión de operaciones, markentig, administración de recursos humanos o cualquier
otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas
empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de
los sistemas de información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio
en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los
profesionales en el área de administración de empresas deberían

o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información para entender cualquier
otra área funcional en la empresa, por otro lado, es importante tener una comprensión
básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en
la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras
organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de
información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las
organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacia la era de información sin
saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su
incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en internet se está
convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial en el
entorno global de hoy en día. Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas
de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI
representa: un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el éxito empresarial como las finanzas, administración de operaciones, marketing
y la administración de recursos humanos.

2. EXPLIQUE EN QUÉ CONSISTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS)

O SOPORTE GERENCIAL (SIG) A LA TOMA DE DECISIONES Y MENCIONE LAS
CARACTERÍSTICAS QUE LO IDENTIFICA

El Sistema de Información Gerencial (MIS) es uno de los cinco subsistemas principales

del Sistema de Información basado en Computadoras. Su propósito es satisfacer las
necesidades de información generales de todos los gerentes de la compañía o de
alguna subunidad. Las subunidades pueden basarse en áreas funcionales o en niveles
gerenciales.

El MIS proporciona información a los usuarios en forma de informes y salidas de

simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y las salidas de los
modelos se pueden preparar en forma tabular o gráfica.

El MIS refleja el deseo de los gerentes de poner la computadora a disposición de todos

los que resuelven los problemas de la compañía. Una vez que el MIS está instalado y
funcionando según lo planeado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto
dentro como fuera de la organización a identificar y entender los problemas.

ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SIG.

1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan
elementos de los datos, etc.

2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados

3.-Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de
Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros
Externos.

Características

La información debe ser relevante para la toma de decisiones estratégicas que la

compañía se encuentre revisando en ese momento. Debido a que las compañías
suelen revisar varias oportunidades de negocio al mismo tiempo, evitar que la
información carezca de relación con la decisión es esencial.

Los MIS deben ser acertados y evitar incluir estimados o gastos probables. Basar
decisiones en estimados puede llevar a excesos de gastos o bajas ganancias de futuras
operaciones.

Muchas decisiones de gerencia son basadas en información de un cierto periodo de

tiempo, tal como los informes anuales o trimestrales. La información obtenida fuera
del marco de tiempo en que es realmente necesaria puede distorsionar la información
y llevar a una decisión poco informada.

Las etapas tempranas de la recopilación de la información deberían ser exhaustivas

incluyendo todos los tipos de información con los que cuenta la empresa. La gerencia
delimita el proceso de toma de decisiones, la información es refinada hasta incluir sólo
las piezas más relevantes.

Los MIS deben dar lo que se espera por la inversión, ahorrar tiempo y ser un sistema
de recopilación de la información eficiente. La mayoría de estos sistemas se
desarrollan internamente, creando costos que no pueden ser transferidos a los
clientes.

3. LOS SIA DEBEN SUMINISTRAR 4 CLASES DE INFORMES PRINCIPALES, EXPLIQUE

EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS

1. Informes sobre el desempeño e incidentes:

Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son
periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y
planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los
planes y presupuestos.

2. Informe sobre el avance:

Estos informes suelen ser una característica mensual delos proyectos y programas a
largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se
describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes
y la evaluación del avance
3. Informes orientados al futuro:

planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la

investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes
los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos
económicos, tecnológicos y de venta.

4. Informes pedidos de la investigación:

Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede
identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser
proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la
estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.

4. CUALES SON LAS PRINCIPALES SEÑALES O SÍNTOMAS DE UN SIA

INAPROPIADO

Estás limitado/a a realizar la gestión desde un solo lugar

Si quieres estar al día y ser competitivo/a en un mundo que tiende a la total

digitalización, necesitas poder realizar la gestión de tu empresa desde cualquier lugar y
desde cualquier dispositivo. Si no dispones de un programa de gestión en la nube,
tienes actualmente una limitación que te recomiendo solventar cuanto antes.

La flexibilidad y comodidad que te da la Nube no la vas a encontrar en las soluciones

en local. Te permite organizar tu tiempo y tus recursos de manera más eficiente y
tener una mayor capacidad de decisión en cualquier momento y lugar. La Nube
también mantiene tus datos mucho más seguros y protegidos ante ataques
informáticos o problemas técnicos, lo cual está a la orden del día.

Por otro lado, un software de gestión en la Nube normalmente tendrá también una
versión simplificada para móviles que haga todavía más fácil introducir información en
cualquier momento. Tenemos que ser realistas y entender que, a día de hoy, no
podemos pedirle a una versión móvil de un software de gestión las mismas
características y funcionalidades que su versión de escritorio. En nuestro caso, hemos
desarrollado una aplicación móvil que incluye las funcionalidades básicas que cualquier
empresa querría poder llevar a cabo desde su teléfono móvil. El objetivo de este tipo
de soluciones para la gestión es evitarnos delegar tareas a un momento concreto del
mes o del día, puesto que, aparte de convertirse en algo tedioso, podría inducir a
errores y a un mal aprovechamiento del tiempo.

A tu sistema de gestión le faltan importantes funcionalidades

Puede que, con el paso del tiempo, funcionalidades que en un principio no

consideraste esenciales, o que incluso te parecieron un lujo, se hayan convertido en
una necesidad, y además bastante importante. Esto es algo que no deberías de
tomarte a la ligera, piensa que, si tus competidores sí están utilizando esas
funcionalidades que a ti te limitan, cuentan con una importante ventaja competitiva
sobre ti.

Si ya utilizas un software de gestión, comprueba si existe una versión más avanzada

que incluya lo que necesitas. Si no, busca un programa de gestión que sí lo haga, y
piensa también qué otro tipo de funcionalidades podría incluir que te den a ti la
ventaja competitiva sobre tus competidores. No te conformes con ponerte al mismo
nivel.

No tienes contratado el soporte técnico ni las actualizaciones

Tienes muchas opciones a escoger dentro del mercado del software de gestión, y vas a
encontrar distintas formas de trabajar. Algunos te cobran un importe en un único pago
que no incluye ningún tipo de soporte, o que incluye soporte por tiempo limitado.
También es posible que no tengas derecho a las actualizaciones que se vayan haciendo
de ese programa.

Otros proveedores directamente no ofrecen la posibilidad de contratar su software sin

soporte técnico. Y es que es una forma insostenible de trabajar.

Si ahora mismo estás utilizando un software de gestión desactualizado y sin soporte

técnico, puede que sientas la tentación de quedarte así hasta que ya no quede otro
remedio que hacer el cambio. Y créeme, ese punto va a llegar tarde o temprano.

Las actualizaciones y el soporte no sólo solucionan errores que van surgiendo en el

programa, sino que, además, te ayudan a estar adaptado/a a los cambios legales y
sociales, lo cual es fundamental. Un sistema obsoleto va a repercutir en una gestión
ineficiente sí o sí.

Tu programa no se integra con otros sistemas

Es habitual que las empresas necesiten trabajar con diferentes sistemas a la hora de
gestionar su negocio. Por ejemplo, puedes estar utilizando un programa de gestión y
un programa de contabilidad, o un CRM. Lo ideal es que estos programas puedan
“trabajar” en armonía y que te permitan transferir información de manera automática
y cómoda entre ellos.

Las ventajas a nivel de productividad son enormes, puesto que una correcta
integración te libera de tareas manuales y reduce el número de ineficiencias.

Otra opción es que busques soluciones informáticas que integren varias necesidades,
como por ejemplo un programa de gestión que incorpore funcionalidades de CRM
(Customer Relationship Management o “Administración de la relación con los
clientes”, si lo traducimos literalmente). Al no tener que estar cambiando
continuamente de programa para realizar diferentes gestiones, aprovecharás mejor tu
tiempo.

No te resulta fácil sacar datos y estadísticas

Además de facilitarte la tarea de introducir datos, emitir facturas, presupuestos,

controlar el almacén… Tu software de gestión debería ayudarte a tomar mejores
decisiones en base a datos y estadísticas en tiempo real: ventas por artículo, por
cliente, beneficios según la época del año… Es la diferencia entre tomar decisiones a
ciegas y tener un plan con una base sólida.

De nuevo, esta puede ser la diferencia entre tú y tu competencia: que ellos saben
perfectamente lo que hacer en cada momento del año porque saben perfectamente
cuáles son sus estadísticas y sus datos. Puedes hacerte varias simples preguntas:

¿Conoces el stock actual de tu almacén y el stock a cualquier fecha pasada?

¿Podrías saber, en un minuto, qué artículos y/o servicios son más rentables para tu
empresa?

¿Podrías saber, en un minuto, qué clientes te compraron más el año pasado y qué
porcentaje de tu facturación representan?

¿Podrías realizar una previsión de tesorería (cobros y pagos pendientes) de los

próximos meses en menos de cinco minutos?

¿Podrías sacar un listado de clientes a los que les has presupuestado algo, pero no te
han comprado y mandarles un mail en menos de cinco minutos?

5. PRESENTE Y EXPLIQUE EL MODELO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVA

PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el

desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es
decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién
lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y
dónde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectúan alguna clase de
planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la
distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no
planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2
enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:
 a. Enfoque Pasivo:

El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las

necesidades resultantes.

b. Enfoque Proactivo:

Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una
planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los
recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se
elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1. Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que será
elaborado.

2. Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los

futuros SIA.

3. Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4. Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5. Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación

del SIA.

6. Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7. Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan

revisión con mayor urgencia.

8. Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes

beneficios.

9. Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11. Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que
se requieren
 CONCLUSIÓN
Como primer punto, debemos comprender lo que es un computador o un equipo
computacional, y medir sus posibilidades. Los hay desde muy pequeños, de hogar,
personales, donde se puede llevar fácilmente una pequeña administración personal,
hasta grandes equipos, donde las empresas grandes pueden llevar procesos
simultáneos de finanzas, ventas, compras, etc., e integrar estos sistemas para una
posterior explotación de la información desde niveles operacionales hasta la alta
dirección. Un administrador actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos,
metodologías y estrategias para la administración de proyectos basándose en las
nuevas tecnologías de la información. Bajo el concepto de información
multidimensional y su relación con el proceso de manejo y administración, debe
desarrollar habilidades de los requerimientos de información necesarios por la
organización para apoyar la toma de decisiones; capaz de crear el modelo de
información que soporte el análisis de la información y se familiarice con diferentes
productos que permitan la creación y explotación de modelos de información,
analizando su aplicación a una organización en el entorno en que se encuentre. En una
organización, al proponer soluciones a un problema, generalmente no hay una mejor
opción o es difícil apuntar a una razón específica que haya causado un problema. Se
deben presentar los diferentes puntos de vista, ideas o posibles soluciones y se analiza
cómo es que lo que se conoce dela disciplina de Administración de Sistemas de
Información puede resultar de utilidad para resolver o prevenir este tipo de problemas
en el futuro. El administrador, o staff de administración, es considerado como factor
clave para el éxito y evolución de la organización, y debe estar en constante
aprendizaje. Un nuevo enfoque de la tecnología de información, es utilizarla para
apoyar la formación y diseminación de conocimiento dentro de la organización y
estudiar el impacto de la aplicación en un contexto organizacional y entender cómo la
tecnología adecuadamente seleccionada y utilizada puede apoyar el aprendizaje. Las
áreas relacionadas con estas teorías de aprendizaje: organización aprehendiente,
distribución de información/conocimiento, trabajo en equipo o colaborativo,
desarrollo personal y organizacional y técnicas de aprendizaje en el trabajo