Professional Documents
Culture Documents
Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años '60,
cuando artículos en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al
concepto de "hoja de cálculo electrónica". La primera hoja de cálculo fue creada
por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc.
Hoy por hoy existen muchos programas que ofrecen esta variedad de servicios. La
más común y popular en el mundo es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que
se emplea en pequeñas y grandes oficinas y hasta para llevar las finanzas
familiares. También puede recurrirse a Calc, de OpenOffice.org, Gnumeric de
Gnome Office, Numbers de Apple y varias otras de acuerdo con el sistema
operativo que se use.
Celdas
Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia
ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del
alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más
cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el producto y
el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además funciones
predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo
igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese
dato como una operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de
datos.
La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor
que hay en la celda b1 por el de la celda c3.
Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las celdas a1,
a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la
celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Como se verá a continuación, esta forma de realizar cálculos (complejos o no), no
es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor implicaría corregir el
número erróneo, y además la fórmula en sí misma.
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para
el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el
signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
Operadores aritméticos se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:
+ - * / % ^ Operador tipo texto se emplea para concatenar celdas que contengan
texto. Ejemplo: & Operadores relacionales se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> Operadores de referencia indican que el
valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel
pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para
indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una
coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma
se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como
prioridad de los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden
de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que
otras.
Las operaciones entre paréntesis siguen una jerarquía básica: son siempre
ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de
los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay
expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen
operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparación
Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que
(<=) Mayor o igual que (>=)
Funciones Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos
utilizando valores específicos en un orden particular. Todas las funciones tienen
que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de
error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden
ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 3) Los argumentos
deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función
equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Referencias relativas
Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitar escribirla
muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está en la celda
seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la
fórmula, y acercamos el ratón a ese punto hasta que el puntero se transforma en
una cruz finita y negra, puede apretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la
fórmula al resto de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el
número de la fila de la celda inicial se va incrementando en uno, y la letra de la
columna queda fija. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era
c2, el autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7, (suponiendo que la
última sea c7). Si lo mismo se hace, por ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al
revés. El número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra de la columna.
O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado
celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2).
Referencias absolutas
Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que
se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un
precio que debe multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras celdas;
o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe multiplicar a varios importes
que están en otro rango de celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por
ejemplo, para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar la fórmula de
multiplicación para todas las celdas. ¿Por qué?, porque como el número de la fila
aumenta (es relativa), ya la celda del precio no multiplicaría a todos los números.
Entonces, cuando se tiene que multiplicar un número en una celda por varios
números que están en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que
contiene el precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos
maneras de hacer esto. La primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas
de dirección) delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4.
Supongamos que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos
multiplicar por una primera cantidad de artículos que está en la celda c5. Cuando
escribamos esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que
tiene el precio por artículo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir
entre el signo "=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4, la fórmula
quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está inmovilizada y al autollenar, no
se modificará ni la letra "b" de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto,
todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán multiplicados por lo que hay en b1.
La otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $ delante de la b y el
mismo signo delante del número 1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior,
la fórmula se podrá autollenar al resto de las celdas.
Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo
(inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente sobre la base de la primera
columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se
quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar
todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el
cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo
de columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el
ordenamiento sea ascendente o descendente.
CALC:
Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa
es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables.
GNUMERIC:
Gnumeric es una hoja de cálculo libre que forma parte del entorno de escritorio
GNOME. Su intención es convertirse en una alternativa a otras hojas de cálculo
como Microsoft Excel. Gnumeric es capaz de importar y exportar datos en distintos
formatos, lo que lo hace compatible con otros programas como Excel, Applix,
Quattro Pro, PlanPerfect, Sylk, DIF, Oleo, SC, StarOffice, OpenOffice.org, y Lotus
1-2-3. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip. También importa y exporta
varios formatos de texto, como tablas HTML o texto separado por comas.
Gnumeric se distribuye según las condiciones de la Licencia Pública General de
GNU. Ha sido portado a MS Windows (Versiones 2000 y superiores). Para
noviembre de 2010 la versión disponible para windows es: 1.10.12. El programa
Gnumeric en compañía de Abiword y otros programas es a veces llamado Gnome
Office y se presenta como una alternativa ligera a suites de oficina como
OpenOffice.org o KOffice.
KSPREAD:
NUMBERS:
Numbers es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. como
parte del set de productividad iWork (que también incluye Keynote y Pages).
Numbers 1.0 fue anunciado el 7 de agosto de 2007 y funciona solo en Mac OS X
v10.4 "Tiger" y Mac OS X v10.5 "Leopard". Numbers 2.0 fue anunciado el 6 de
enero de 2009 con las nuevas características MathType y EndNote. El principal
competidor de Numbers es Microsoft Excel. Como una demostración de
introducción, Steve Jobs lanzó una interface más fácil de usar, accesible para
legos y que ofrece un mejor control sobre la apariencia y la presentación de tablas
de datos.
LOTUS 1-2-3:
Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite
de oficina Microsoft Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y
contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
Historia
Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia
(las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación
inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido
modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior
recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un
comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y
permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados
en combinación de correspondencia.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje
de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para
automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario
para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación
que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado
(IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede
producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatización de simples tareas. VBA permite la creación de formularios y
controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del
lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores
añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de
programación básicas orientadas a objetos.
Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que
tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo
más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se
posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y
comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año
1985.
De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato
alfanumérico en cada celda.
=A1+A2
Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en
Excel.
Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de
nuestros cálculos, Excel tiene sus propias funciones las cuales son procedimientos
que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las
funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos
numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y entregarnos el resultado
correcto.
Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el
menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de
funciones de Excel.
Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar
formato a nuestros datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de
Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún
estilo de celda.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares
ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar
herramientas avanzadas para analizar dicha información.
Gráficos en Excel
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares
alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos. El
hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e
interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación
generan sus propios reportes en Excel.
Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea
de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de
inmediato verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde
podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.
Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te
dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de
utilizar Excel. Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo
online y verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.
Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a
utilizar esta fabulosa herramienta. Si eres un usuario nuevo de Excel, te invito a
consultar el tutorial de Excel 2010 que te ayudará a iniciarte en el uso de la hoja
de cálculo más utilizada en el mundo.
Partes de la pantalla de Excel
ELEMENTOS:
BARRA DE TITULO:
¿PARA QUE SIRVE?
BARRA DE MENUS
BARRA DE FORMATO
BARRA DE FORMULAS
¿PARA QUE SIRVE?
CUADRO DE NOMBRES
CELDA ACTIVA
BARRA DE ESTADO
ETIQUETAS DE HOJAS
PANEL DE TAREAS
10 funciones de Excel definiciones
1.-Función Texto:
=TEXTO(valor,formato)
Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.
2.-Función Caracter:
=CARACTER(número)
Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del
conjunto de caracteres establecido en su PC.
3.-Función Promedio:
=PROMEDIO(número1,número2...)
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales
pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengas
números.
4.-Función Suma:
=SUMA(numero1,numero2...)
Suma todos los números en un rango de celdas.
5.-Función Si
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condición y devuelve una valor si se evalúa
como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO
6.-Función Hipervinculo
=HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo,nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el
dusco duro, en un servidor de red o en Internet.
7.-Función Contar
=CONTAR(valor1,valor2...)
Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.
8.-Función Max:
=MAX(número1,número2...)
Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores
lógicos y el texto.
9.-Función Seno:
=SENO(número)
Devuelve el seno de un ángulo determinado.
10.-Función Ahora:
=AHORA( )
Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.
11.-Función Año:
=AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año, un entero en el rango 1900-9999
12.-Función Dia:
=DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes (un numero de 1 a 31)
13.-Función Entero:
=ENTERO(número)
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
14.-Función Grados:
=GRADOS(ángulo)
Convierte radianes en grados.
15.-Función Producto:
=PRODUCTO(número1,número2...)
Multiplica todos los números especificados como argumentos.
16.-Función Encontrar:
=ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_texto,núm_inicial)
Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra
cadena de texto. BUSCAR diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
17.-Función Largo:
=LARGO(texto)
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
18.-Función Moneda:
=MONEDA(Número,núm_de_decimales)
Conviertete un número de texto usando formato de moneda
19.-Función Valor:
=VALOR(texto)
Convierte un argumento de texto que representa un número en un
número.
20.-Función Contar:
=CONTAR(valor1,valor2,...)
Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.
Conclusión
www.kipedia.com.org
www.microsoftexcel.com
www.monografia.com
www.funciones-excel.com