Manual de Excel

Elaborado: Mikrosoft Cybernec
Estructura Principal de contenido de EXCEL

Básico-Intermedio .
Técnicas IntroducciónFormateo Gráficos

De De
Selección Datos
Inventario Formulación Técnicas Base de Datos

De  Funciones De Y
 Personalizadas Macros
Recursos Impresión
Este esquema representa la estructura principal del contenido de Curso básico

intermedio de Excel, este constituye una síntesis de técnicas recopiladas en
múltiples asesorías a los usuarios de esta herramienta, el mismo por razones de
continuidad se divide en unidades nivelatorias y unidades básicas intermedias, las
primeras son para aquellos usuarios expertos en hoja de calculo que deseen
repasar conceptos mas primitivos ya sea porque tienen tiempo sin trabajar con
Excel o simplemente porque nunca hayan tenido oportunidad de disfrutar de un
curso de Excel sistemático y los segundos están estructurados para sacar el
máximo provecho de la aplicación, profundizando en conceptos tan versátiles
como Tablas Dinámicas, tan técnicos como Macros o tan estéticos como cambios
del fondo de una hoja para presentaciones de Menús. Aunque en los Brief
Nivelatorios se expresen conceptos básicos.
Ing. Edwin Montero

Facilitador en área Informática
Formación Profesional
 Ingeniero de sistemas egresado en 1994 del Instituto Politécnico de las Fuerzas
Armadas Nacionales (I.U.P.F.A.N), ahora conocido como U.N.E.F.A,
Ha realizado cursos y talleres de capacitación tales como
Professional Digital Video Editing, EE.UU, Florida, Miami. En Colidata Entertainment,
Corp., Octubre 25, 2002.
Advanced Excel Power Programming with VBA, EE.UU, Florida, Miami. En Colidata
Entertainment, Corp., Octube 25, 2002.
Diseño de programas de formación basados en competencias, Fundametal, Abril 2002.
Formación de facilitadotes F.I.E a través del INCE.
Experiencia en Facilitación de Procesos de Aprendizaje

 A Desarrollado competencias como facilitador desde 1995.
 Entidades didácticas donde presta sus servicios como facilitador: Fundametal,
Ignis,CA
Asesor en Computación
 Asesorías: Aplicación Y Resolución De Problemas De Investigación De Operaciones
Asociados A Situaciones De Producción en aleaciones de Aluminio.
 Asesorías: IV Nivel De Incentivo Al Conocimiento Mención Computación.
 Asesorías: Desarrollo del Sistema de Sondeo de Mercado, Elaborado para el
departamento de ventas VisualBasic
Instructor de Computación
Instructor: Windows, Word, Excel, PowerPoint, Project, Access, Diseño Web., asi como otras
plataformas.
Consultor-Líder de informático para Outsourcing

Consultor Informático para las actividades de outsourcing de Fundametal a las empresas
Danaven y Grupo Sivensa.
Desarrollo de sistemas (VisualBasic para Excel xP)

 Desarrollo del Sistema de Nomina.
 Desarrollo de Sistema de Asientos contables.
 Desarrollo de Sistema de Presupuesto.
 Desarrollo de Sistema de evaluación de instructores (Coordinación de Post-Grado de
Lapsi, Dependencia de la Universidad Simón Rodríguez.)
 Sistema de Logística para SS Dana.
 Sistema de Evaluación de Perfil Gerencial para Corporación Dana.
 Sistema de Gestión de Indicadores.

 Sistemas estadísticos.
Desarrollo de sistemas (VisualBasic para Access XP)

 Desarrollo de Sistema de Reportes para información de participantes Lapsi.
 Desarrollo de Sistema de Gestión de Compra.
Programas diseñados (Cursos)

 Excel Básico
 Excel Avanzado
 HiperExcel
 HiperExcel Avanzado.
 Project Integrado
 Presentaciones Efectivas con PowerPoint
 Presentaciones Efectivas con PowerPoint Avanzado.
 Toma de Decisiones Gerenciales con Excel
 Excel Para finanzas.
 Decálogo para el desarrollo de Soluciones Inteligentes en Excel.
 Office for Dummies.
 Desarrollo en conjunto con EuromoneyTraining de New York del Programa Toma de

Decisiones Gerenciales con Excel orientado únicamente a Administración y Finanzas.
Empresas donde ha prestados sus servicios como facilitador:
Estos adiestramientos han sido recibidos por los integrantes de empresas como: Empresas: Ford Motors
de Venezuela, Smurfit Cartones de Venezuela, Owen Illinois, TuboAuto, Hayes Whell, Kraft, Conaven,
Opco (Guayana), Orinoco Iron (Guayana), General Motors, Corporación Remmore, Cavim, Unilever,
entre otras.
Publicaciones
Toma de Decisiones Gerenciales y Estratégicas con Excel, Feb de 2003,
http://www.geocities.com/edwinmontero2002.html.
HiperExcel, Marzo de 2004, http://www.geocities.com/edwinmontero2002.html
Decálogo para el desarrollo de soluciones Inteligentes en Excel, Enero de 2005,

http://www.geocities.com/edwinmontero2002.html
Contenido
Estructura Principal de contenido de Excel Básico intermedio._____________________2

Acerca del Autor___________________________________________________________4
Contenido_____________________________________________________________5
Unidad 1. (Brief Nivelatorio)_________________________________________________8
Introducción. Elementos de Excel_____________________________________________8
Unidad 2. (Brief Nivelatorio) Empezando a trabajar con Excel.____________________14
Unidad 3. (Brief Nivelatorio)________________________________________________18
Operaciones con archivos___________________________________________________18
Unidad 4. Selección de celdas_______________________________________________25
Unidad 5. Inventario de Recursos de Excel____________________________________28
Unidad 6. Introducción de Datos_____________________________________________31
Unidad 7 . Formulación___________________________________________________35
Referencia a la misma celda o rango en varias hojas mediante una referencia 3D._____39
¿Qué ocurre con una referencia 3D al mover, insertar o eliminar hojas de cálculo?____40
Funciones Lógicas________________________________________________________40
SI______________________________________________________________________40
Unidad 8. Formato de celdas________________________________________________44
Crear un formato de número personalizado____________________________________58
Unidad 9. Borrado de celdas________________________________________________60
Cambiar, agregar o quitar formatos condicionales_______________________________62
Unidad 10. Formato de filas_________________________________________________63
Unidad 11. Formato de columnas____________________________________________66
Unidad 12. Formato de hojas________________________________________________70
Unidad 13. Insertar filas, columnas, celdas y hojas______________________________72
Unidad 14. Eliminar filas, columnas, celdas y hojas_____________________________76
Unidad 16. Mover celdas___________________________________________________78
Unidad 17. Copiar celdas___________________________________________________81
Unidad 18. Corrección de la ortografía________________________________________88
Unidad 19. Gráficos_______________________________________________________94
Unidad 20. Impresión_____________________________________________________106
Hipervínculos en Excel____________________________________________________118
Crear un hipervínculo a un nuevo archivo____________________________________118
Crear un hipervínculo a un archivo existente__________________________________119
Crear un hipervínculo a una página Web_____________________________________120
Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro____________________121
Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro____________________122
Control de Formulario____________________________________________________124
Propiedades de control de las barras de desplazamiento y de los controles numéricos de
la barra de herramientas Formularios_______________________________________124
Propiedades de control de las barras de desplazamiento______________________124
Propiedades de control de los controles numéricos.____________________125
Tipos de botones, casillas de verificación y otros controles de la barra de herramientas
Formularios____________________________________________________________125
Formula de Búsqueda y Referencia__________________________________________128
Macros: automatización de tareas de uso frecuente_____________________________133
Importar datos___________________________________________________________140
Importar datos______________________________________________________140
Crear un vínculo mediante el intercambio dinámico de datos (DDE)_______________142
Vinculación OLE________________________________________________________143
Designar entradas de celda válidas__________________________________________144
Manejo de Base de Datos__________________________________________________147
Ordenar filas en función del contenido de dos o más columnas.___________________147
Crear un esquema________________________________________________________150
Auditorias______________________________________________________________153
Filtro__________________________________________________________________154
Ejemplos de Filtros Avanzados______________________________________________158
Insertar subtotales en una lista_____________________________________________160
Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos_________________165
Convertidores de formatos de archivo suministrados con Excel___________________167
Sistema de información: como sacar partido a los datos_________________________173
Tabla Dinámica__________________________________________________________173
Crear un informe de tabla dinámica_________________________________________178
Ejercicio Pensamiento Crítico______________________________________________192
Consolidados____________________________________________________________192
Buscar Objetivo: Buscar un resultado específico de una celda ajustando el valor de otra
celda___________________________________________________________________192
Edwin’s Power Tools______________________________________________________193
Archivo de Ejemplos______________________________________________________194
Unidad 1. (Brief Nivelatorio)

Introducción. Elementos de Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite

realizar operaciones con números organizados en una
cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de
Excel 2000, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar
entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde
están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si
en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando
conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear
hojas de cálculo en el siguiente tema.
Arrancar Excel
2000
Vamos a ver las dos formas básicas de arrancar Excel
2000.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la

esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y
haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar
el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador; buscar
Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se arrancará el
programa.
2) Desde el icono de Excel 2000 del escritorio.
Para cerrar Excel 2000, puedes utilizar cualquiera de las

siguientes operaciones:
1) Hacer clic en el botón cerrar
2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
La pantalla
inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a
ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres
de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del
curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Barras
La barra de título contiene el nombre del documento sobre el

que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de
la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de menús contiene las operaciones de Excel,

agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por
ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones
se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más
habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de
las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz,
del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres
tipos básicos de elementos:
a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata

al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del
nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la
combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por
ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas.
b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre
un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos
una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la
derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una
ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que
tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se
distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos.
Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden

activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del
nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el
menú Insertar.
La barra de herramientas estándar contiene iconos para

ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más
habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.
La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre

formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado

momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo,
si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el
comando Cortar aparecen con el color más claro.
La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda

activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas nos permite movernos por las

distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo

largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el
ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio,

iconos para arrancar algunos programas, como Internet
Explorer, etc. y también un botón por cada documento de
Excel 2000 que tengamos abierto, de forma que podemos
pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos.
Esta barra no pertenece a Excel 2000, sino a Windows como
su propio nombre indica.
Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer
clic en el interrogante de la barra de menús. Veremos este
menú en el que podemos:
a) Ir a la ayuda, nos mostrará un pantalla en la que
podremos ver la ayuda a través de un Índice, buscando por
palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que
nos permite hacer preguntas en lenguaje natural.
b) Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que
nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que
necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una
hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.
c) Utilizar ¿Qué es esto? El cursor se convierte en una
flecha con una interrogación y al colocarlo sobre un elemento
de la pantalla nos da una explicación sobre la función de ese
elemento.

Empezando a trabajar con Excel.
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos
de datos disponibles en Excel 2000, así como manejar las
distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de
trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Movimiento
rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la
ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que
las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse
por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas
para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la
FIN FLECHA ARRIBA
columna activa
Última celda de la FIN FLECHA ABAJO
columna activa
Primera celda de la fila FIN FLECHA
activa IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila
FIN FLECHA DERECHA
activa
Otra forma rápida de

moverse por la hoja
cuando se sabe con
seguridad a la celda
donde se desea ir, es con
el comando Ir a... que se
encuentra en el menú
Edición.
1 Selecciona el menú
Edición.
2 Abrir el menú para
visualizar las opciones
ocultas con el botón.
Recuerda que una vez
elegida esta opción, a
partir de ahora estará
disponible en el menú.
3 Haz clic sobre la
opción Ir a...
También hubieras
podido pulsar la tecla F5.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha:
4 Escribe en el
recuadro Referencia, la
dirección de la celda a la
que quieres desplazarte.
5 Haz clic en Aceptar.
En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón,

moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar
la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido
en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de
cálculo. Por defecto aparecen 5 hojas de cálculo aunque el
número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para
movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 5 hojas de

cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos
situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es
decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar
con dicha hoja.
También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de
la izquierda:
Para ir a la Hoja1.
Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.

Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
Para ir a la última hoja
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para

realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo,
como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como
abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder
manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel 2000.
Guardar un libro
de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder
recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar
cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo
en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un

nombre :
1 Selecciona el menú Archivo
2 Elige la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo :
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el

recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar
conforme con él pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es
crear un nuevo fichero con la modificación, seguir todos los pasos.
3 En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha
para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la unidad seleccionada.
4 Haz doble clic sobre la carpeta donde guardas el archivo.
5 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres
ponerle a tu archivo.
6 Haz clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo

nombre que tenía antes de la modificación. Para ello :
1 Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de
Herramientas.
Se guardará con el mismo nombre que tenía.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar
como... que nos permitirá darle nombre.
Cerrar un libro de
trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo,
convendrá salir de él para no estar utilizando memoria
inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el
nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

1 Selecciona el menú Archivo.
2 Elige la opción Cerrar. Si esta opción no se encuentra,
recuerda el botón para ampliar el menú.
En caso de
detectar un archivo al
cual se le ha
realizado una
modificación no
almacenada, Excel
nos avisará de ello
mostrándonos el
siguiente cuadro de
diálogo:
3 Haz clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar la última modificación.
Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre,
aparecerá el recuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un
nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú,

cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.
Abrir un libro de
trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la
operación se denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el menú:

1 Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
3 Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la
unidad elegida.
4 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a
recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en,
y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha
carpeta.
5 Haz clic sobre el archivo deseado.
6 Haz clic sobre el botón Abrir.
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en

utilizar una lista de documento abiertos anteriormente.

Al final de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los
cuatro últimos documentos abiertos.
2 Haz clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el último que se abrió.
Empezar un nuevo
libro de trabajo
Cuando entramos en Excel 2000 automáticamente se inicia un libro
de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro
nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los

siguientes pasos:
2 Elige la opción Nuevo...
O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de
herramientas.
En caso de haber utilizado el menú, aparecerá el siguiente cuadro
de diálogo:
4 Haz clic sobre el botón Aceptar.

Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.
Unidad 4. Selección de celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de

celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como
diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el
más adecuado según la operación a realizar.
Selección de celdas
Difícilmente existe otro concepto en Excel que posea tantos
epítetos con las técnicas de selección estas técnicas son las
que seguramente usted conoce como sombrear, marcar,
bañar, negrear y hasta bichar. Pero estos epítetos son
inexactos y con mucha frecuencia representan otras
operaciones muy definidas en Excel (a excepción de bichar
que es un sustantivo-adjetivo-verbo de aplicación genérica e
indeterminada en muchas situaciones pintorescas y
folklóricas).
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un
rango de celdas con Excel 2000, tendremos que seleccionar
aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la
operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos
de selección más utilizados.
Te recomendamos arrancar Excel 2000 ahora para ir

probando todo lo que te explicamos.
Selección de una celda
1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Selección de un rango de celdas
1 Pulsar el botón del ratón en la primera celda a

seleccionar.
2 Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra

hasta la última celda a seleccionar.
3 Escribir el nombre del rango (Por ejemplo A2:B7) en el
cuadro de nombre adjunta a la barra de formulas de Excel.
Selección de una columna
1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna

a seleccionar.
2 Hacer clic sobre éste.
Selección de una fila
1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a

seleccionar.
Selección de una hoja entera
1 Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado

entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1.

Si realizamos una operación de hojas como eliminarlas o

insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con este
método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
Añadir a una
selección
Si queremos añadir celdas a una selección ya realizada, o
realizar una selección de celdas no contiguas:
1 Realizar la nueva selección pulsando la tecla CTRL.
Ampliar o reducir
una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada
siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los
siguientes pasos:
1 Pulsar la tecla MAYUS.
2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde

queremos que termine la selección.
Unidad 5. Inventario de Recursos de

Excel
Cuantas veces se habrá usted preguntado cuales son los limites

de una hoja de Excel debido que esta es enorme la conclusión
mas lógica a la que han arribado algunos temerarios es que es
infinita, otros han tejido teorías tan sofisticadas como la de un
lugar geométrico esférico auto-contenido. Pero lo cierto es que la
hoja de Excel es una estructura plana que depende mucho de la
memoria Ram de su computador y los limites de sus
componentes los vemos expresados en esta tabla resumen:
Especificaciones de hojas y libros

Característica Límite máximo
Libros abiertos En función de la memoria
disponible y los recursos del
sistema
Tamaño de hoja 65.536 filas por 256 columnas
Ancho de columna 255 caracteres
Alto de fila 409 puntos
Longitud del contenido de una 32.767 caracteres. Sólo se
celda (texto) muestran 1.024 en una celda;
los 32.767 caracteres se
muestran en la barra de
fórmula.
Hojas en un libro En función de la memoria
disponible (el número
predeterminado es 3)
Colores en un libro 56
Estilos de celda en un libro 4.000
Vistas con un nombre asignado En función de la memoria

en un libro disponible
Formatos de número En función de la memoria
personalizados disponible
Nombres en un libro En función de la memoria
disponible
Ventanas en un libro Únicamente en función de los
recursos del sistema
Paneles en una ventana 4
Hojas vinculadas En función de la memoria
disponible
Escenarios En función de la memoria
disponible, un informe de
resumen sólo muestra los
primeros 251 escenarios
Celdas cambiantes en un 32
escenario
Celdas ajustables en Solver 200
Funciones personalizadas En función de la memoria
disponible
Escala de zoom del 10 % al 400 %
Informes En función de la memoria
disponible
Criterios de ordenación 3 combinados en una única
operación; ilimitado en
operaciones de ordenación
secuenciales
Niveles de deshacer 16
Campos en un formulario 32
Barras de herramientas En función de la memoria
personalizadas en un libro disponible
Botones de las barras de En función de la memoria

herramientas personalizadas disponible
Ahora ya sabe que cuando trabaja en una hoja de Excel esta

trabajando en algunas de las 16.777.216 (únicamente de esa
hoja) y yo personalmente he visto libros con mas de 700 hojas. En
otras palabras y resumiendo: Los limites de su Excel para los
trabajos que normalmente usted tenga que realizar serán para
todo efecto ilimitado.
Unidad 6. Introducción de Datos
Realmente la introducción de datos de Excel nos es mas compleja

que la introducción de datos en Word por ejemplo.
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir

textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir
serán los siguientes :
1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los

datos.
2 Teclear los datos.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de

los tres métodos que te explicamos a continuación:
ENTER: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además
la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en
la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha
pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda
contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de
fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en
la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que
pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de
Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los
datos y la celda seguirá vacía.
Introducir un mismo dato en varias celdas:

Para introducir un mismo valor en varias celdas:
Se selecciona el rango de celda que se necesita contengas

los valores a introducir.
Se teclea el dato o formula que se necesite.
Se presiona CTRL+ENTER simultáneamente.
La información aparecerá en todas las celdas que se
coleccionaron. Esta técnica es excelente para introducir datos en
celdas que poseen un formato complejo predeterminado, puesto que
respeta el formato de cada celda limitándose a introducir la
información deseada.
Modificar
datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo
tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la
introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se

comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla
Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición.
No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea

modificar, seguiremos los siguientes pasos:
1 Seleccionar la celda adecuada.
2 Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte
del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparece el punto de inserción o
cursor al final de la misma.
3 Modificar la información.
4 Pulsar ENTER o hacer clic sobre el Cuadro de
Aceptación.
Si después de haber modificado la información se cambia

de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre la Caja de Cancelación de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la
información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro

distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que
podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se
introduce directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por :
valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis
de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En
una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula
se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
Unidad 7 . Formulación
Formulas Personalizadas:
En la unidad anterior se ilustraron los distintos tipos de datos y
la manera de introducirlos las formulas personalizadas son
todas aquellas que usted introduce sin que ya existan en Excel,
esto es por ejemplo =(A2*B5)/C7 es personalizada dado que es
una estructura propia que se adapta a un concepto particular de
trabajo.
En este aspecto le recordare que puede introducir el operador
matemático “+” en vez de igual (=) para iniciar la introducción
de la formula personalizada.
Si necesita conocer el resultado parcial de una formula

seleccione las referencias de las celdas juntos con sus
operadores en la barra de formula y luego presione la tecla F9.
Funciones
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya
definidas por Excel 2000 para agilizar la creación de hojas de
cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones , herramienta muy útil cuando no
conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de
éstas.
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2000
que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado
que aparecerá directamente en la celda introducida.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argument
oN)
Siguen las siguientes reglas:
1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe
empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número
o texto), fórmulas o funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así
la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6
+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la
función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y

pueden tener funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de

operación o cálculo que realizan. Así hay funciones
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de

búsqueda y referencia y de información.
Insertar
función
Una función como cualquier dato se puede escribir
directamente en la celda, pero Excel 2000 dispone de una
ayuda o asistente para utilizarlas, y así nos resultará más fácil
trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
1 Situarse en la
celda donde
queremos
introducir la
función.
2 Seleccionar
el menú Insertar.
3 Elegir la
opción Función...
O bien, hacer
clic sobre el botón
de la barra de herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
4 En el recuadro Categoría de la función tendremos que
elegir a qué categoría pertenece nuestra función.
Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas.
5 En el recuadro Nombre de la función hay que elegir la
función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la

parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una
breve descripción de ésta. El botón nos proporcionará más
información.
6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el

cuadro de la derecha. En nuestro caso se eligió la función
SUMA.
7 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer
argumento que generalmente será una celda o rango de
celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botón para
que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la
hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas
deseadas como primer argumento y pulsar la tecla ENTER
para volver al cuadro de diálogo.
8 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el
segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro
recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
9 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos,
hacer clic sobre el botón Aceptar.
En la barra de herramientas existe el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más
rápida.
Referencia a la misma celda o rango en

varias hojas mediante una referencia
3D.
El libro deberá contener más de una hoja de cálculo. Para obtener

más instrucciones de cómo utilizar las referencias 3D, haga clic
en .
1. Haga clic en la celda en la que desee introducir la función.

2. Escriba un signo igual (=), escriba el nombre de la función y,
a continuación, escriba un paréntesis de apertura.
3. Haga clic en la ficha de la primera hoja de cálculo a la que
va a hacerse referencia.
4. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la ficha
de la última hoja de cálculo a la que va a hacerse referencia.
5. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse
referencia.
6. Complete la fórmula.
¿Qué ocurre con una referencia 3D al mover,

insertar o eliminar hojas de cálculo?
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se
mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están
incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la
fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a
A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2
y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft
Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la
A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la
Hoja6, Excel eliminará los valores del cálculo.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a
una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace
referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.
Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra
ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que
integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo
ajustará para que integre el nuevo rango de hojas que exista
entre ellas.
Funciones Lógicas
SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y
otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede
evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100
es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100,
la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la
expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar

cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento
es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0
(cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor
lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero
puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la
cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el
texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es
FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor
lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está
en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma
seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
 Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas
más elaboradas. Vea el último de los ejemplos citados a
continuación.
 Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso
se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la
ejecución de las instrucciones.
 Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz,
cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la
instrucción SI.
 Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que

pueden utilizarse para analizar los datos basados en una
condición. Por ejemplo, para contar el número de
apariciones de una cadena de texto o un número dentro de
un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo
CONTAR.SI. Para calcular una suma basada en una cadena
de texto o un número dentro de un rango, utilice la función
de hoja de cálculo SUMAR.SI.
Ejemplos
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula
para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula
de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará
"Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará
"Presupuesto excedido".
SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")
En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100,
prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del
rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se
devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido
de la celda que contenga la función SI.
SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")
Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los
gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen
los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $;
500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados"
para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $.
Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que
compruebe si se ha excedido el presupuesto:
SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a
"Presupuesto excedido"
SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar"
Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia
con el nombre Promedio.
Si Promedio es La función devuelve

Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F
Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:

IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B",
IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F"))))
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa
también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI.
De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento
valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el
primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es
VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento
prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y
así sucesivamente.
Unidad 8. Formato de celdas

Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel
2000 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una
hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma
de visualizar números en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de
una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y
color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de
cálculo, seguir los siguientes pasos :
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

modificar el aspecto.
2 Seleccionar el menú Formato.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaña Fuente.
5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista

previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la
celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones

del recuadro.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es

decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante
de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True
Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla
que la impresora, y que además es una fuente escalable
(podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca
en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No

todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente.
Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se
elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien
teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno,
haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una
lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero
haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un
color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos:
Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar
uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven
todas los opciones de fuente que Excel 2000 tiene por
defecto.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos

botones que nos permiten modificar algunas de las opciones
vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente
o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para
cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para
elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el
tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro
desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente
en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita.

Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita
dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en
este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para

poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la

fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro
caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro
color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a
fin de que los datos queden alineados u orientados de una
forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de
cálculo, seguir los siguientes pasos:
1
Seleccionar el
rango de
celdas al cual
queremos
modificar la
alineación.
2
Seleccionar el
menú
Formato.
3 Elegir la
opción
Celdas...
4 Hacer clic
sobre la
pestaña
Alineación.
Aparecerá el
cuadro de
diálogo de la
derecha.
5 Elegir las
opciones
deseadas del
recuadro.
6 Una vez
elegidas todas
las opciones
deseadas,
hacer clic sobre
el botón
Aceptar.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de

las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto
de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2000 por defecto, alinea
las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato
introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a
la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente
del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la
celda comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de
la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas
seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente
del tipo de dato.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación
sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura
de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************
hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas
seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la
izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de
una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de

las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto
de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si
la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño
inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá
elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas
seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas tanto por la parte superior como por la
inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido

de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por
defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º
en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido
de las agujas de un reloj. Excel 2000 ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la
altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en

una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta
opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar

exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de
la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de
la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el
tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas
seleccionadas se unirán en una sola.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos

botones que nos permitirán modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal
de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de
las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las
celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para

que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los
datos.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de
las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de

cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos :
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

modificar el aspecto.
2 Seleccionar el menú Formato.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde

un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones

del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas
seleccionadas.
CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor
de las celdas seleccionadas.
INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las
celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos
sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo
del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero
haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un
color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que

nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal

como viene representado en éste. En caso de querer otro
tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el
recuadro del menú.
Tramas
Excel nos permite también sombrear las celdas de una
hoja de cálculo para remarcarla de las demás. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
1
Seleccionar el
rango de
celdas al cual
queremos
modificar el
aspecto.
2
Seleccionar el
menú Formato.
3 Elegir la
opción
Celdas...
4 Hacer clic
sobre la
pestaña
Tramas.
Aparecerá el
cuadro de
diálogo de la
derecha.
5 Elegir las
opciones
deseadas del
recuadro.
6 Una vez
elegidos todos
los aspectos
deseados,
hacer clic sobre
el botón
Aceptar.
Al elegir
cualquier
opción,
aparecerá en el
recuadro
Muestra un
modelo de
cómo quedará
nuestra
selección en la
celda.
A
continuación
pasamos a
explicarte las
distintas
opciones del
recuadro.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo

determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará
con elegir Sin Color.
Trama: Se elegirá de la lista un estilo de trama, así
como el color de la trama.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que

nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda

del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En
caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la
celda, para ello tendrás que utilizar el menú.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los
números en la celda . Para ello, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el
rango de celdas al
cual queremos
modificar el aspecto
de los números.
2 Seleccionar el
menú Formato.
3 Elegir la opción
Celdas...
4 Hacer clic sobre
la pestaña Número.
Aparecerá el
cuadro de diálogo de
la derecha:
5 Elegir las
opciones deseadas
del recuadro.
6 Una vez elegidos
todos los aspectos
deseados, hacer clic
sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier
opción, aparecerá en
el recuadro Muestra
un modelo de cómo
quedará nuestra
selección en la celda.
A continuación
pasamos a explicarte
las distintas opciones
del recuadro.
Categoría: Se elegirá de la lista una categoría

dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:
GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor
introducido.
NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan
los números en formatos enteros, con decimales y con
punto de miles.
MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en

vez del separador de miles nos permite visualizar el número
con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre
lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.

PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes.
Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15,28%.
FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número
introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al
2/1/1900, y así sucesivamente.
Crear un formato de número personalizado

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. En el menú Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la
ficha Número.
3. En la lista Categoría, haga clic en una categoría y, a
continuación, haga clic en un formato integrado que se
asemeje al que se desee.
4. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.
5. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de
número para crear el formato que desee.
Cuando se modifica un formato, éste no se quita.
Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de

formato. Las secciones, separadas por caracteres de punto
y coma, definen los formatos de los números positivos,
números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si
especifica sólo dos secciones, la primera se utiliza para los
números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los
números negativos. Si especifica sólo una sección, todos los
números utilizan ese formato. Si omite una sección, incluya
el punto y la coma de esa sección.
Utilice códigos de formato que describan cómo desea

mostrar un número, una fecha u hora, una moneda,
porcentaje o notación científica y un texto o espacio.
Unidad 9. Borrado de celdas

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de
una celda como puede ser el formato o el contenido de éstas
y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda
y a continuación decidas borrarla. Para ello:
1 Selecciona la celda o rango de celdas a borrar.
2 Elige el menú Edición.
3 Haz clic sobre el botón para ampliar el menú.
4 Escoge la opción Borrar.
Aparecerá otro submenú.
5 Selecciona una de las opciones disponibles entre:
Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas,
los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato
excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente
valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opción Todo. Si
ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo
acabamos de escribir.
Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas
que pasan a asumir el formato Estándar, pero retiene su
contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato
nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de
diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema 6.
valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opción Formato.
Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos

borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
Contenido: Elimina el contenido de las celdas

seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato.
valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opción Contenido.
Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato
anterior, es decir, 23.000 Pts.
Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al
rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus
contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio
de los comentarios no es objeto de este curso.
Otra forma para eliminar el contenido de una celda:

1 Selecciona la celda a borrar.
2 Pulsa la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la
celda.
Cambiar, agregar o quitar formatos

condicionales
1. Seleccione una celda que tenga los formatos que desee
cambiar o quitar.
2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
3. Cambie el operador, los valores, la fórmula o los formatos de
cada condición.
Para cambiar los formatos, haga clic en Formato para la

condición que desee modificar. Para volver a seleccionar
formatos en la ficha actual del cuadro de diálogo Formato
de celdas, haga clic en Borrar.
Para agregar una nueva condición, haga clic en Agregar.
Para quitar una o más condiciones, haga clic Eliminar y, a

continuación, active la casilla de verificación de las
condiciones que desee eliminar.
Sugerencia Para quitar todos los formatos condicionales así

como todos los demás formatos de celda de las celdas
seleccionadas, elija Borrar en el menú Edición y, a continuación,
haga clic en Formatos.
Unidad 10. Formato de filas
Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2000 para

modificar la altura de las filas de una hoja de cálculo y
obtener así un aspecto más presentable.
Alto de fila
Excel 2000 ajusta automáticamente la altura de una fila
dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa
fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es
Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos
Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la
altura de toda la fila es automáticamente 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos
utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello,

1 Selecciona las filas a las que quieres

modificar la altura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizará la
operación a la fila en la que nos
encontramos.
2 Selecciona el menú Formato.
3 Elige la opción Fila.
Se abrirá otro submenú.
4 Elige la opción Alto...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la
derecha.
5 Escribe la altura deseada.
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:
1 Sitúa el puntero del ratón en la línea situada debajo del

número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la
fila.
El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos
puntas.
2 Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la
nueva posición.
Observa como conforme nos movemos aparece la altura de
la fila.
3 Suelta el botón del ratón.
Auto ajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos
redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la
fila, utilizando dos métodos distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1 Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
3 Elige la opción Auto ajustar.
Este segundo método es mucho más rápido.

1 Sitúate sobre la línea divisoria por debajo de la fila que
deseas modificar, en la cabecera de la fila.
Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón,
el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
2 Haz doble clic.
Unidad 11. Formato de columnas

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2000
para modificar la anchura de las columnas de una hoja de
cálculo y obtener así un aspecto más presentable.
Ancho de columna
En Excel 2000 la anchura por defecto de una columna es
de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura
estándar de una columna no es suficiente para visualizar el
contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna,
podemos utilizar dos métodos:

1 Selecciona las columnas a las que

quieres modificar la anchura. En caso de
no seleccionar ninguna, se realizará la
operación a la columna en la que nos
encontramos.
3 Elige la opción Columna.
Se abrirá otro submenú.
4 Elige la opción Ancho...
Aparecerá el cuadro de diálogo de la
derecha.
5 Escribe la anchura deseada.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:
1 Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha

del nombre de la columna que desees modificar, en la
cabecera de la columna.
El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos
puntas.
2 Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la
nueva posición.
Observa como conforme nos movemos aparece la anchura
de la columna.
Auto ajustar a la
selección
Podemos modificar la anchura de una columna para
acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos
métodos distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1 Selecciona las columnas a las que desees modificar la
anchura.
3 Elige la opción Auto ajustar a la selección.
El segundo método es mucho más rápido.

1 Sitúate sobre la línea divisoria a la derecha de la columna
que deseas modificar, en la cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el
ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos
puntas.
2 Haz doble clic.
Ancho estándar de
columna
Excel 2000 nos permite modificar la anchura estándar
para todas las columnas de la hoja que tienen asignada
dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes
pasos:

2 Elige la opción Columna.
3 Haz clic sobre el botón para
ampliar el menú.
4 Elige la opción Ancho
estándar...
Aparecerá el cuadro de diálogo de
la derecha.
5 Escribe la anchura estándar
deseada.
Todas las columnas pasan a tener
la anchura estándar, excepto
aquellas que tuvieran asigna una

anchura particular.
Unidad 12. Formato de hojas
Vamos a ver algunos métodos para cambiar el nombre

de las hojas de cálculo y poder así identificarlas mejor.
Cambiar nombre de
la hoja.
Como ya sabes, en Excel 2000 creamos libros de trabajo
formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se
referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias
hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de
hoja para identificarla de forma más rápida, así si
utilizamos cada hoja para manejar los ingresos y gastos de
cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la
segunda Febrero,...
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31
caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro
de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos
utilizar dos métodos:

1 Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el
nombre.
3 Elige la opción Hoja
Se abrirá otro menú.

4 Selecciona la opción Cambiar nombre.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se
seleccionará.
5 Escribe el nuevo nombre de la hoja.
6 Pulsa ENTER.
El segundo método es mucho más directo y rápido:

1 Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.
2 Escribe el nuevo nombre de la hoja.
3 Pulsa ENTER.
Unidad 13. Insertar filas, columnas,

celdas y hojas
Vamos a ver las diferentes formas de insertar filas,

columnas, celdas y hojas para ampliar una hoja de cálculo o
un libro de trabajo y utilizarlas de la forma más adecuada
dependiendo de la operación a realizar.
Insertar filas en una

hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de
cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en
medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1 Selecciona la fila sobre la que quieres añadir otra, ya que
las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.
2 Selecciona el menú Insertar.
3 Elige la opción Filas.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel 2000

toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el
primer paso, tantas filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el
número de filas varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo que
pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas
añadidas. Si intentas añadir filas y no te lo permite seguro que

las últimas filas contienen algún dato.
Insertar columnas
en una hoja
Excel 2000 también nos permite añadir columnas, al igual
que filas.
Para añadir una columna, seguir los siguientes pasos:

1 Selecciona la columna delante de la cual quieres añadir
otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de
la seleccionada.
3 Elige la opción Columnas.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel

2000 toma la columna donde estamos situados como columna
seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar
tantas columnas, en el primer paso, como columnas a
añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que

el número de columnas varíe, seguirán habiendo 256
columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas
como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y no te
lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún
dato.
Insertar celdas en
una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni
columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas
dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, seguir

los siguientes pasos:
1 Selecciona las celdas sobre las
que quieres añadirlas.
3 Sitúate sobre el botón para
ampliar el menú.
4 Elige la opción Celdas...
Esta opción no aparecerá si no
tienes celdas seleccionadas.
Aparece el cuadro de diálogo de la
derecha.
5 Elige la opción deseada
dependiendo de si las celdas
seleccionadas queremos que se
desplacen hacia la derecha o hacia

abajo de la selección.
Fíjate como desde aquí también te
permite añadir filas o columnas
enteras.
6 Haz clic sobre Aceptar.
Al añadir celdas a nuestra hoja de
cálculo, el número de celdas no varía
ya que se eliminan las del final de la
hoja.
Insertar hojas en un
libro de trabajo
Si necesitas trabajar con más de cinco hojas en un libro de
trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede
variar de 1 a 255.
Para añadir una hoja, seguir los siguientes pasos:

1 Sitúate en la hoja sobre la que quieres añadir la otra, ya
que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la
seleccionada.
3 Elige la opción Hoja de cálculo.
Unidad 14. Eliminar filas, columnas,

celdas y hojas
Vamos a ver las técnicas de eliminación de filas,

columnas, celdas y hojas disponibles en Excel 2000 para
adaptar el modelo de una hoja de cálculo o de un libro de
trabajo al modelo deseado.
Eliminar filas y
columnas de una
hoja
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
1 Selecciona las filas a eliminar o selecciona las columnas a
eliminar.
2 Selecciona el menú Edición.
3 Elige la opción Eliminar.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no

varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 65536
filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de
la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
Eliminar celdas de
una hoja
Para eliminar varias celdas,

1 Selecciona las celdas a
eliminar.
3 Elige la opción Eliminar...
Aparecerá el cuadro de diálogo
de la derecha.
4 Elige la opción deseada
dependiendo de cómo queremos
que se realice la eliminación de
celdas. Desplazando las celdas
hacia la izquierda o hacia la
derecha.
Observa como desde aquí
también te permite eliminar filas o
columnas enteras.
5 Haz clic sobre Aceptar.
Eliminar hojas de
un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:
1 Sitúate en la hoja a eliminar.
3 Sitúate sobre el botón para que se amplíe el menú.
4 Elige la opción Eliminar hoja.
Unidad 16. Mover celdas

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora
de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo
para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
Mover celdas utilizando

el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de
celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar. La operación
de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles
de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes
pasos:
1 Selecciona las celdas a mover.
3 Elige la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate
primero sobre el botón para ampliar el menú.
O bien, haz clic sobre el botón Cortar de la barra de

herramientas.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las
celdas cortadas indicándonos la información situada en el
portapapeles.
4 Selecciona las celdas donde quieres que se sitúen las
celdas cortadas.
6 Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de
herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no

vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.
En el paso 4 no tienes porqué seleccionar el rango completo
sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única
celda, Excel 2000 extiende el área de pegado para ajustarlo al
tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada
será la esquina superior izquierda del área pegada.
Mover celdas
utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de
la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los
siguientes pasos:
1 Selecciona las celdas a mover.
2 Sitúate sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca
apuntando hacia la izquierda, tal como observarás en el dibujo
de la derecha.
3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,
arrástralo hasta donde quieres mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde
se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.
4 Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde
quieres dejar el rango.

Unidad 17. Copiar celdas

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora
de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para
utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
Copiar celdas utilizando

el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de
celdas a otra posición . Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación
de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles
de Windows y Pegar copia la información del portapapeles
donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, seguir los
siguientes pasos:
1 Selecciona las celdas a copiar.
3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate
O bien, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de

herramientas.
celdas copiadas indicándote la información situada en el
portapapeles.
4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.
6 Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate

O bien, haz clic sobre el botón Pegar de la barra de
herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no

vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.
En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango
completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona
una única celda, Excel 2000 extiende el área de pegado para
ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área
pegada.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada,
pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de
marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar.
Copiar celdas
utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de
la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los
siguientes pasos:
2 Sitúate sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca
apuntando hacia la izquierda.
3 Pulsa la tecla CTRL.

Observa como ahora en el puntero del ratón se añadirá el
signo +.
4 Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres copiar
el rango.
5 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres
copiar el rango.
6 Suelta la tecla CTRL.
Copiar en celdas
adyacentes
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre
que ésta última sea adyacente a la inicial, seguir los siguientes
pasos:
2 Sitúate sobre la esquina inferior derecha de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en cruz negra.
arrástralo hasta donde quieres copiar el rango.
4 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres

copiar el rango.
Cuando copiamos fórmulas con referencias a otras

celdas Excel 2000, como por ejemplo =A2+3,la fórmula
variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula,
esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS. A
veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la
hora de trabajar y por ello Excel 2000 dispone de otros tipos
de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula
tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de
la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda
en otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $
delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que
queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Pegado
Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor
de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula
pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la
proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:

3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate
O bien, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de

herramientas.
celdas copiadas indicándonos la información situada en el
portapapeles.
4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.
6 Elige la opción Pegado especial...
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
En el recuadro
Pegar, activar una de
las opciones:
Todo: Para copiar
tanto la fórmula como
el formato de la
celda.
Fórmulas: Para
copiar únicamente la
fórmula de la celda
pero no el formato de
ésta.
Valores: Para
copiar el resultado de
una celda pero no la
fórmula, como
tampoco el formato.
Comentarios:
Para copiar
comentarios
asignados a las
celdas (no estudiado
en este curso).
Validación: Para
pegar las reglas de
validación de las
celdas copiadas (no
estudiado en este
curso).
Todo excepto
bordes: Para copiar
las fórmulas así
como todos los
formatos excepto
bordes.
Ancho de
columnas: Para
copiar la anchura de
la columna.
En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a

partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda
donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 tenemos el
valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción
Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.
La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que
Excel 2000 ignore cualquier celda en blanco del rango de
copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas
en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas
correspondientes al área de pegado y quedarán vacías

independientemente del valor inicial, pero si activamos esta
casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se
verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original.
La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido
de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir,
los datos de filas aparecen en columnas y los datos de
columnas en filas.

Unidad 18. Corrección de la ortografía

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel 2000
para que el programa nos corrija automáticamente ciertos
errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en
una hoja de cálculo, así como manejar la corrección
ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores
lo que las hace más presentables.
Autocorrección
Esta herramienta nos ayuda a corregir errores habituales
de escritura . Para visualizar y poder modificar algunas de las
opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los
siguientes pasos:
1 Selecciona el menú
Herramientas.
2 Sitúate sobre el botón
para ampliar el menú.
3 Elige la opción
Autocorrección...
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha.
4 Si activas la casilla
Corregir dos mayúsculas
seguidas, no permitirá
que a la hora de escribir
una palabra las dos
primeras estén en
mayúscula y el resto en
minúscula. Este es un
error frecuente a la hora
de escribir, por lo que
interesa que esta opción
esté activada.
Poner en mayúscula la
primera letra de una
oración , Excel 2000
comprueba a la hora de
escribir una frase, si la
primera letra está en
mayúscula, en caso de
que no lo esté
automáticamente la
cambiará. Si escribimos la
frase toda con mayúscula,
no se cambiará. Esta
opción también interesa
que esté activada.
Poner en mayúscula los
nombres de días, en caso
de encontrar una palabra
que corresponda a un día
de la semana, Excel 2000
pondrá automáticamente
la primera letra en
mayúscula. Esta opción no
siempre interesa que esté
activada.
7 Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq

mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está
en minúscula y el resto en mayúscula, Excel 2000 entiende

que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y
automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta
opción interesa que esté activada.
8 La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la
lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo,
donde se encuentran muchos de los elementos comunes a
sustituir.
Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con
escribir en el recuadro Reemplazar el error frecuente que
deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con
escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón
Agregar.
Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo
y hacer clic sobre el botón Eliminar.
Verificación de la
ortografía
Si quedan errores a pesar de la autocorrección, tendremos
que utilizar la verificación de errores ortográficos manual.
Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá
detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo.
Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerará como
posible palabra errónea .

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los
siguientes pasos :
1 Sitúate en la
primera celda de la
hoja de cálculo.
2 Selecciona el
menú Herramientas.
3 Elige la opción
Ortografía...
O bien haz clic
sobre el botón
Ortografía de la
barra de herramientas.
En caso de
encontrar algún
posible error
ortográfico, aparecerá
el cuadro de diálogo
de la derecha.
Observa como en la
parte superior aparece
un mensaje que nos
advierte de la palabra
que no ha encontrado
en su diccionario, y por
lo tanto puede ser
errónea.
En el recuadro
Sugerencias tenemos
una lista con posibles
soluciones a nuestra
corrección, y en el
recuadro Cambiar por,
aparecerá la primera
palabra de la lista
anterior.
4 Si la casilla Sugerir siempre se encuentra activada,

siempre nos aparecerá la lista de sugerencias.
5 Si la casilla Omitir mayúsculas se encuentra activada, no
se realizará la revisión ortográfica a la palabras escritas en
mayúsculas. Esto puede servir por ejemplo para los nombres
propios.
6 Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de
los siguientes botones:
OMITIR para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la
palabra en la hoja de cálculo.
AGREGAR para añadir la palabra al diccionario que
aparece en el recuadro Agregar palabras a.
Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra

en la lista de Sugerencias, la seleccionaremos para que ésta
se sitúe en el recuadro Cambiar por y utilizaremos cualquiera
de los siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que se
encuentra en el recuadro Cambiar por.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la
palabra errónea por la que se encuentra en el recuadro
Cambiar por.
AUTOCORRECCION para que además de realizar la
corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de
autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

7 Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel 2000
seguirá con la corrección hasta el final, en cuyo caso nos
avisará de ello con el siguiente mensaje:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Unidad 19. Gráficos

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más
sencilla la interpretación de los datos.
Crear un
gráfico
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de
una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
A la hora de crear un gráfico, Excel 2000 dispone de un
asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que
nos resulte más fácil.
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los
siguientes:
1 Selecciona los datos a representar en el gráfico.

3 Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece,
sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.
O bien haz clic sobre el botón Gráfico de la barra de

herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO
DE GRÁFICO.
4 Elige un tipo de gráfico.

Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o
pestaña Tipos personalizados.
5 Una vez elegido el tipo

de gráfico, en el recuadro
de la derecha, elige un
subtipo.
Si no tienes muy claro la
diferencia entre subtipos,
en la parte inferior del
recuadro aparece una
breve descripción de éste.
6 Si pulsas sobre el
botón Presionar para ver
muestra y lo mantienes
pulsado, aparece en lugar
de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los
datos seleccionados en el paso 1.
7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios
botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic
sobre el botón deseado:
CANCELAR para no realizar el gráfico.
ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en
el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no
tiene sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si
estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.
FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico
con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de
elegir el botón
SIGUIENTE,
aparecerá el
segundo paso
del asistente:
DATOS DE
ORIGEN.
Este pasos es
el más
importante de
todos ya que en
él definiremos
qué datos
queremos que
aparezcan en el
gráfico. Dispone
de dos fichas o
pestañas:
8 En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango
seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó
correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso
contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se
convertirá en una barra más pequeña tal como:
Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón

para volver con el asistente para gráficos.
9 Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de
cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de
datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte
superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro

gráfico.
10 Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo
paso del asistente para gráficos.
11 En el
recuadro Serie
aparecerá cada
serie de datos
representada en
nuestro gráfico,
nombradas
como Serie1,
Serie2,...,
Para cambiar
el nombre de
cada serie,
seleccionarla y
en el recuadro
Nombre,
escribir
directamente el
nombre, o si
éste está en
alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la
celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro
Nombre, tal como explicamos en el paso 8.
12 En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde
se encuentran los datos a representar para esta serie de
datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso
8.
13 Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del
botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde
tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la
forma explicada en los pasos 11 y 12.

14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos,
tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.
15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para
darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este
recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir,
1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la
hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o
bien escribiendo directamente los valores en el recuadro,
separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción
varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.
16 Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el
gráfico.
Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos:

OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para
especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de
gráfico.
17 En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título
del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte
superior de éste.
18 Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le
queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).
19 Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le
queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).
20 Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones
del gráfico.
21
Activa
el Eje
de
categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje

X.
22 Junto con el eje de categorías podremos especificar la
escala utilizada para ver los rótulos.
Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los
rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo
aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras
opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos
rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel 2000

tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.
23 Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir
con las opciones del gráfico.
Las
líneas
de
división son líneas horizontales o verticales que ayudan a

clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las
escalas de los ejes.
Las líneas de división principales parten de unas
subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación
principales. Las líneas de división secundarias parten de
subdivisiones menores denominadas marcas de graduación
secundarias.
24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del
eje de categorías (X).
25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del
eje de valores (Y).
26 Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las
opciones del gráfico.
Generalmente, Excel 2000 presenta una leyenda en la parte

derecha del gráfico para identificar cada una de las series de
datos representadas en el gráfico.
27 Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar
leyenda.
28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos
dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones:
Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.
Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.
29 Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir
con las opciones del gráfico.
El
asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de

rótulos a los marcadores de datos.
30 Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca
junto con los datos en el gráfico.
31 En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno,
nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo
para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie
representada.
32 Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar
las opciones del gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel

2000 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto
con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores
representados en el gráfico.
33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos
incluirla junto con el gráfico.
34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos
permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de
leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie
de datos en la tabla.
35 Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el
asistente para gráficos.
Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico:

UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si

deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo,
o como otra hoja independiente.
36 Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si
deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro
de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás
especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.
O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que
nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de
cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.
37 Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.
Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja

de cálculo, Excel 2000 crea el gráfico en una posición y con un
tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a
continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.
Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y
con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada
borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no
lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con
hacer clic sobre él.
Modificar la posición y el tamaño

de un gráfico
Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja
de cálculo:
1 Selecciona el gráfico.
2 Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que
apunta hacia la izquierda.

arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico.
Para cambiar el tamaño de un gráfico:

1 Selecciona el gráfico.
2 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los
indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se
deseara cambiar de tamaño una ventana).
El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos
puntas.
arrástralo hasta la posición deseada.
Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la
proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla
CTRL o MAYUS.
Unidad 20. Impresión
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la

impresión de datos, como puede ser la configuración de las
páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento
antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de
imprimir los datos.
Vista
preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite
visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver
los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de
página, el formato completo de la hoja.
Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos:

2 Elegir la opción Vista preliminar... Si esta opción no
aparece situarse primero sobre el botón para ampliar el menú.
O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar de la

barra de herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra

hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la
ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de
un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la
página a visualizar utilizando los botones:
para ir a la página anterior. También podríamos pulsar
la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la página siguiente. También podríamos
pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán
desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el

puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que
podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y
hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos
encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a
visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic
sobre el botón .
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la

impresión, hacer clic sobre el botón , para que aparezca
el cuadro de diálogo de Impresión explicados a continuación.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de
aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca
el cuadro de Configurar página explicado a continuación.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón

para cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán
unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel
2000 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.
Configurar
página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2000 nos
permite modificar factores que afectan a la presentación
de las páginas impresas, como la orientación, encabezados
y pies de página, tamaño del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores,
seguir los siguientes pasos :

2 Elige la opción Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo inferior. Dicho cuadro consta
de 4 fichas o pestañas.
La primera de las fichas se denomina Página.
3 Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal.

(En la impresora se colocará el papel siempre de la misma
forma).
4 En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si
deseamos que la salida a impresora venga determinado por
un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automáticamente la hoja en un número de páginas específico
(una página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una
sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de 3
botones:
Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en
el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista
preliminar, este botón no aparecerá.
Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones específicas de la impresora
seleccionada para imprimir.
5 Haz clic
sobre la ficha
Márgenes.
6 En esta ficha
podrás modificar
los márgenes
superior, inferior,
derecho e
izquierdo de las
hojas a imprimir.
Por defecto éstos
están a 0.
7 Si la hoja
tiene
encabezado o
pie de página,
también nos
permite indicar a
cuántos
centímetros del
borde del papel
queremos que se
sitúe.
8 Si deseas
que tu salida
tenga centradas
las hojas tanto
vertical como
horizontalmente,
Excel 2000 nos
lo realizará
automáticamente
activando las
casillas
Horizontalmente
y/o
Verticalmente.
9 Haz clic
sobre la ficha
Encabezado y
pie de página.
Hay dos
recuadros, que
en nuestro caso
están vacíos, ya
que no hay
ningún
encabezado ni
ningún pie de
página asignado
a nuestra hoja de
cálculo.
También nos
lo indica en los
recuadros con
(Ninguno).
Pulsando la
flecha de la
derecha
aparecerán
posibles
encabezados o
pies de página a
utilizar.
10 Si deseas
modificar el
encabezado, haz
clic sobre el
botón
Personalizar
encabezado...
11 Si deseas
modificar el pie
de página, hacer
clic sobre el
botón
Personalizar pie
de página...
Para conocer
cómo
personalizar los
encabezados o
pies de página
.
12 Haz clic
sobre la ficha
Hoja.
13 En el
recuadro
Imprimir podrás
activar cualquiera
de las siguientes
opciones:
LÍNEAS DE
DIVISIÓN para
imprimir las
líneas que
delimitan cada
celda de la hoja.
BLANCO Y
NEGRO por si
tenemos
asignados
colores en
nuestra hoja y
vamos a utilizar
una impresora en
blanco y negro.
CALIDAD DE
BORRADOR
para realizar una
impresión rápida
pero menos
bonita de nuestra
hoja. Sólo tendrá
sentido si la
impresora
dispone de esta
herramienta.
TÍTULOS DE
FILAS Y
COLUMNAS
para imprimir los
encabezados de
filas (los números
de filas de la
izquierda) y
columnas (las
letras de los
nombres de las
columnas
superiores) de la
hoja.
Imprimir
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, sería

aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:
1
Selecciona el
menú
Archivo.
2 Elegir la
opción
Imprimir... Si
esta opción no
se encuentra
en el menú,
situarse
primero sobre
el botón para
ampliar el
menú.
O bien,
hacer clic
sobre el botón
Imprimir de
la barra de
herramientas.
Aparecerá
el cuadro de
diálogo de la
derecha, sólo
en caso de
acceder
mediante el
menú, no con
el botón de la
barra de
herramientas.
3 En el
recuadro
Impresora,
aparecerá el
nombre de la
impresora con
la que se
supone que
se va a
imprimir.
En caso de
desear
cambiarla,
hacer clic
sobre la flecha
derecha del
nombre para
elegir otra
impresora de
la lista
desplegable
que se abrirá.
4 En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir

Todo el libro, o sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra
hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos
seleccionados de la hoja.
5 En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que
indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un
rango, especificándolo a continuación.
6 En Copias, indicar el número de copias a realizar.
Hipervínculos en Excel
Pueden crearse hipervínculos en libros, utilizando texto o gráficos,

que vinculan a gráficos, libros, páginas Web u otros archivos.
Vincular a un archivo o una página Web

 Crear un hipervínculo a un nuevo archivo
 Crear un hipervínculo a un archivo existente
 Crear un vínculo a una página Web
Vincular a una ubicación específica

 Crear un hipervínculo a una ubicación específica en un libro
 Crear un hipervínculo a una ubicación específica en una
página Web u otro archivo de Office
Crear un hipervínculo a un nuevo archivo

1. Haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que
desee que represente al hipervínculo y, a continuación, haga
clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el cuadro
Nombre del nuevo documento.
4. Para especificar una ubicación que no sea la ubicación
mostrada en Ruta de acceso completa, haga clic en
Cambiar y, a continuación, seleccione la ubicación deseada.
Haga clic en Aceptar.
5. En Cuándo modificar, haga clic en una opción para

especificar si desea abrir el nuevo archivo ahora o más
adelante para modificarlo.
6. Para asignar una sugerencia que se mostrará al situar el
puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y, a
continuación, escriba el texto que desee en el cuadro
Sugerencia. Haga clic en Aceptar.
Notas
 Si no especifica ninguna sugerencia, la ruta de acceso del

nuevo archivo se convertirá en la sugerencia.
 Si desea cambiar el texto que representa al hipervínculo en
el libro original, escriba el nuevo texto en el cuadro Texto.
 De forma predeterminada, la ruta de acceso al nuevo
archivo de destino está asociada a la ubicación del libro
activo. Puede especificar otra ruta de acceso definiendo la
dirección base del hipervínculo.
 No se puede crear un hipervínculo desde un control creado
utilizando la barra de herramientas Formularios o desde un
botón o gráfico que tenga una macro asignada al mismo.
Crear un hipervínculo a un archivo existente

1. Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el
texto o gráfico que desea utilizar para representar el
hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en
el menú contextual.
2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web
existente.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar un archivo de una lista de archivos

utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y
en el archivo con el que desea crear el vínculo.
4. Para seleccionar el archivo de una lista de archivos

existentes, haga clic en el botón Archivo bajo Buscar y
busque y haga doble clic en el archivo con el que desea
crear el vínculo.
5. Para hacer que una sugerencia se muestre al situar el
puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y
escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga
clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo a una página Web

1. Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el
texto o gráfico que desea utilizar para representar el
hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en
el menú contextual.
2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web
existente.
Para seleccionar la página Web de una lista de páginas Web

examinadas recientemente, haga clic en Páginas
consultadas y en la página Web con la que desea crear el
vínculo.
Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y

buscando la página, haga clic en el botón Página Web en
Buscar, abra la página Web a la que desee vincular y
vuelva a Excel sin cerrar el explorador.
4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el

puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y
escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga
clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo a una ubicación específica de

un libro
Para vincular a una ubicación en el libro actual u otro libro, se
puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una
referencia de celda.
1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de

destino en el libro de destino.
2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario en el
texto o gráfico que desee que represente al hipervínculo y, a
continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú
contextual.
Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en

Lugar de este documento en Vincular a.
Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en

Archivo o página Web existente en Vincular a.
4. Si elige Archivo o página Web existente en el paso 3,

busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a
continuación, haga clic en el botón Marcador en Buscar.
En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la

que desee vincular y, a continuación, escriba la referencia de
celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga
clic en Aceptar.
En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre

que represente a la celda o las celdas a las que desee
vincular. Haga clic en Aceptar.

puntero del Mouse (ratón) sobre el hipervínculo, haga clic en
Sugerencia y, a continuación, escriba el texto que desee en
el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo a una ubicación específica de

un libro
Para vincular a una ubicación en el libro actual u otro libro, se
puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una
referencia de celda.
1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de

destino en el libro de destino.
2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario en el
texto o gráfico que desee que represente al hipervínculo y, a
continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú
contextual.
Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en

Lugar de este documento en Vincular a.
Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en

Archivo o página Web existente en Vincular a.
4. Si elige Archivo o página Web existente en el paso 3,

busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a
continuación, haga clic en el botón Marcador en Buscar.
En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la

que desee vincular y, a continuación, escriba la referencia de
celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga
clic en Aceptar.
En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre

que represente a la celda o las celdas a las que desee
vincular. Haga clic en Aceptar.

puntero del Mouse (ratón) sobre el hipervínculo, haga clic en
Sugerencia y, a continuación, escriba el texto que desee en
el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.
Control de Formulario
Barra de Desplazamiento
Propiedades de control de las barras de desplazamiento

y de los controles numéricos de la barra de
herramientas Formularios
Propiedades de control de las barras de

desplazamiento
Propiedad Descripción
Valor actual Representa la posición relativa de éste
dentro de la barra de desplazamiento.
Valor mínimo Representa la posición más próxima a la
parte superior de una barra de
desplazamiento vertical o al extremo
izquierdo de una barra de desplazamiento
horizontal.
Valor máximo Representa la posición más lejana a la parte
superior de una barra de desplazamiento
vertical o al extremo derecho de una barra
de desplazamiento horizontal.
Incremento El tamaño del espacio que se desplazará el
cuadro de desplazamiento cuando se haga
clic en la flecha situada en cualquier
extremo de la barra de desplazamiento.
Cambio de página El tamaño del espacio que se desplazará el
cuadro de desplazamiento cuando se haga
clic entre el cuadro de desplazamiento y
una de las flechas de desplazamiento.
Vincular con la celda Devuelve el valor actual del cuadro de

desplazamiento. Este número puede
utilizarse en una fórmula para devolver un
resultado basándose en la posición del
cuadro de desplazamiento.
Propiedades de control de los controles numéricos.
Las propiedades de control de un botón de número son las

mismas que las de una barra de desplazamiento, excepto que los
botones de número no tienen la propiedad de Cambio de página.
Tipos de botones, casillas de verificación y otros

controles de la barra de herramientas Formularios
Los botones, las casillas de verificación y otros controles
disponibles en la barra de herramientas Formularios
proporcionan opciones cuando se utiliza un formulario. Por
ejemplo, si se crea un formulario personal, pueden agregarse dos
botones de opción para especificar si un empleado trabaja a
tiempo parcial o a tiempo completo. Como solamente puede
seleccionarse un botón de opción a la vez, el empleado podrá
trabajar a tiempo parcial o a tiempo completo, pero nunca ambas
opciones a la vez.
La mayoría de los controles tienen propiedades que pueden

modificarse; sin embargo, solamente pueden cambiarse las
propiedades de formato de los botones de comando y los
controles de rótulo.
Tipo de control Descripción

Texto agregado a una hoja de cálculo o

Rótulo formulario para proporcionar información
acerca de un control, de una hoja de cálculo o
de un formulario.
Un borde y un rótulo que agrupa los controles
Cuadro de relacionados, como los botones de opción o
grupo las casillas de verificación.
Un botón que ejecuta una macro cuando se
Botón hace clic en él.
Un botón que activa o desactiva una opción.
Casilla de Puede seleccionarse más de una casilla de
verificación verificación a la vez en una hoja o en un
grupo.
Un botón que selecciona un grupo de
Botón de opción opciones contenido en un cuadro de grupo.
Solamente puede seleccionarse un botón de
opción en un grupo. Los botones de opción se
utilizan cuando se permite una de varias
posibilidades.
Un cuadro que contiene una lista de
Cuadro de lista elementos.
Un cuadro con una lista desplegable. El

Cuadro elemento que se seleccione en el cuadro de
combinado lista aparecerá en el cuadro de texto.
Un control que sirve para desplazarse a través
Barra de de un rango de valores cuando se hace clic en
desplazamiento las flechas de desplazamiento o cuando se
arrastra el cuadro de desplazamiento. Puede
desplazarse por una página de valores
haciendo clic entre el cuadro de
desplazamiento y una flecha de
desplazamiento.
Un botón que tiene una flecha arriba y otra
Control de abajo que puede adjuntarse a una celda. Para
número aumentar un valor, haga clic en la flecha

arriba; para disminuir un valor, haga clic en la
flecha abajo.
Nota Los controles de cuadro de edición, de combinación lista-

edición y de combinación lista desplegable-edición no están
disponibles en los libros de Microsoft Excel 2000. Estos controles
se proporcionan para que pueda trabajarse con las hojas de
diálogo de Excel versión 5.0.
Formula de Búsqueda y Referencia
BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una

matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna
especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH
cuando los valores de comparación se encuentren en una
columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_
columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna
de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o
una cadena de texto.
Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se
buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre
de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
 Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de

la primera columna del argumento matriz_de_comparación
deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ;
A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV
podría devolver un valor incorrecto.
 Para colocar los valores en orden ascendente, elija el
comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción
Ascendente.
 Los valores de la primera columna de
matriz_de_comparación pueden ser texto, números o
valores lógicos.
 El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de

matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor
coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
función devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es
igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor
de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el
número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV
devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función
BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor
especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se
omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente
menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV
devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve
el valor de error #N/A.
Observaciones
 Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado
es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor
o igual a valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera
columna de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el
valor de error #N/A.
 Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado
es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplos
En la hoja de cálculo anterior, donde el rango A4:C12 se

denomina Rango:
BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946
BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17
BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100
BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200
BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a
que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A
BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71.
ELEGIR
Vea también
Utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de

argumentos de valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 29
valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si
valor1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los
días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento
núm_índice .
Sintaxis
ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
Núm_índice especifica el argumento de valor que se selecciona. El

argumento núm_índice debe ser un número entre 1 y 29, o bien una
fórmula o referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 29.
 Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y

así sucesivamente.
 Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista,
ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!
 Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.
Valor1, valor2,... son de 1 a 29 argumentos de valores entre los cuales

ELEGIR selecciona un valor o una acción que se ejecuta basándose en el
argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números,
referencias a celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.
Observaciones
 Si núm_índice es una matriz, cada valor se evaluará cuando se ejecute ELEGIR.

 Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así como
valores individuales.
Por ejemplo, la fórmula:
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
evalúa:
=SUMA(B1:B10)
que después devuelve un valor basado en los valores del rango

B1:B10.
La función ELEGIR se evalúa primero, devolviendo la referencia

B1:B10. La función SUMA se evalúa a continuación utilizando
B1:B10, que es el resultado de la función ELEGIR, como su
argumento.
Macros: automatización de tareas de uso

frecuente
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede

automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una
serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo
de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena
información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie
de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita
los comandos.
Grabar una macro para realizar una tarea en un solo
paso Antes de grabar o escribir una macro, planee los pasos y
los comandos que desea que ejecute la macro. Si se comete
algún error mientras se graba la macro, también se graban las
correcciones que se realicen. Cuando se graban macros, Visual
Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un
libro.
Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas, puede grabar una macro para dar formato a esas celdas y
que se ajuste el texto. Seleccione una celda en la que desee que
se ajuste el texto y empiece a grabar. Haga clic en el comando
Celdas del menú Formato, en la ficha Alineación, active la
casilla de verificación Ajustar texto, haga clic en Aceptar y,

finalmente, haga clic en Detener grabación . Grabar una
macro.
Ejecutar fácilmente una macro Para ejecutar una macro, elíjala
en la lista del cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se
ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o
presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a
un botón de la barra de herramientas, a una tecla de método
abreviado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo. Asignar
macros.
Ver y modificar macros Tras grabar una macro, se puede ver el
código de macro con el Editor de Visual Basic para corregir
errores o modificar lo que hace la macro. El Editor de Visual Basic
es un programa diseñado para que los usuarios principiantes
puedan escribir y editar fácilmente código de macro, y
proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cómo
se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para
introducir cambios sencillos en las macros.
Si ha seguido los pasos anteriores para grabar la macro de ajuste

de texto, el resultado podría asemejarse a éste:
El Editor de Visual Basic muestra el código de macros grabadas

en la ventana del módulo.
Esta macro puede simplificarse eliminando todas las líneas con

sangría entre "With Selection" y "End With" excepto ".WrapText =
True".
Administrar las macros El Editor de Visual Basic permite

modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre
diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que
almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. Por
ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene que aplicar
el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para
aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación, copiar
las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.
Cómo copiar una macro.
Seguridad de macros Microsoft Excel 2000 incluye

protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por
macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede
certificar esas macros con una firma digital de modo que los
demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente
fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede
comprobar su origen antes de habilitarlas.
Grabar una macro

1.
Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a

continuación, haga clic en Grabar.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para

la macro.
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una

letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o
caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un
nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado

como separador de palabras.
3. Para ejecutar la macro presionando un método abreviado,

escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado.
Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o
CTRL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra
es cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado
que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter
especial como @ o #. La tecla de método abreviado
suplantará a cualquier tecla de método abreviado
predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el
libro que contiene la macro.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación
en que desea almacenar la macro.
Si desea que la macro esté disponible siempre que se utilice

Excel, almacene la macro en el libro de macros personales
en la carpeta de inicio de Excel.
Para incluir una descripción de la macro, escriba la

descripción en el cuadro Descripción.
5. Haga clic en Aceptar.
Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una

macro, ésta seleccionará las mismas celdas
independientemente de la celda que se haya seleccionado
en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de
celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas
independientemente de la posición que tenga la celda activa
cuando se ejecute la macro, configure el grabador de
macros para que grabe referencias relativas de celda. En la
barra de herramientas Detener grabación, haga clic en
Referencias relativas . Excel continuará grabando
macros con referencias relativas hasta que termine la sesión
con Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias

relativas .
6. Ejecute las acciones que desee grabar.

7. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic
en Referencias relativas .
Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda

determinada, ejecute una acción y seleccione otra celda relativa a
la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden mezclarse
referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro
utilizando referencias, compruebe que está activada la opción
Referencias relativas . Para grabar una macro utilizando
referencias absolutas, compruebe que la opción Referencias
relativas no está habilitada.
Ejecutar una macro en Microsoft Excel
Para interrumpir una macro antes de que finalice las acciones,

presione ESC.
1. Abra el libro que contiene la macro.

2. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a
continuación, haga clic en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la
macro que desea ejecutar.
4. Haga clic en Ejecutar.
Ejecutar una macro desde un botón o un control

gráfico
Puede asignar una macro a un botón, a un objeto de dibujo o a un

control gráfico en la hoja de cálculo. Si hace clic en el botón u
objeto de dibujo o se cambia el control, por ejemplo, haciendo clic
en una casilla de verificación o un elemento de una lista, la macro
se ejecutará de forma automática. Para obtener más información
sobre cómo crear un botón o un control gráfico, Para obtener más
información sobre cómo crear objetos gráficos,
También puede ejecutar una macro de un control ActiveX. Más
información acerca de cómo crear un control ActiveX.
1. Haga clic en el botón o el control gráfico para que aparezcan

los controladores de selección.
2. Haga clic en el controlador de selección del botón o del
control gráfico y, a continuación, haga clic en Asignar
Macro en el menú contextual.
3. Para asignar una macro ya existente al botón o al control
gráfico seleccionado, escriba el nombre de la macro en el
cuadro Nombre de la macro y luego haga clic en Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarle el botón u objeto

gráfico, haga clic en Grabar.
Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga

clic en Nueva. Para modificar una macro existente, haga clic
en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de la
macro y, a continuación, haga clic en Modificar. Ver y
modificar macros.
Nota Si asigna una macro a un botón o a otro objeto que ya esté

en uso como, por ejemplo, un hipervínculo, se eliminará la
información del hipervínculo. A partir de entonces, al hacer clic en
el botón o en el objeto, se ejecutará la macro.
Eliminar una macro

1. Abra el libro que contiene la macro que desea eliminar.
2. Elija Macro en el menú Herramientas y, a continuación,
haga clic en Macros.
3. En la lista Macros en, seleccione Este libro.
4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre
de la macro que desee eliminar.
5. Haga clic en Eliminar.
Nota Para quitar todas las macros del libro, elimine las macros
que aparecen en el cuadro de diálogo y, a continuación, guarde el
libro.
Importar datos
Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que
desea analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los
informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos
de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con
información nueva.
Importar datos
Importar datos de bases de datos y archivos
Para importar datos a Excel desde la mayoría de las fuentes de datos,

puede elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic
en Importar datos y, a continuación, elegir los datos que desea
importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de
datos.
El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en

Nuevo origen en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de
origen de datos, permite importar datos desde las conexiones de
datos externas no disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar
archivos de origen de datos. Estas fuentes pueden incluir los
orígenes de datos OLE DB (incluidos los cubos OLAP y los servidores
Exchange) y los orígenes de datos suministrados por un administrador
del sistema. No es posible filtrar ni unir datos en el Asistente para la
conexión de datos.
El método de conexión predeterminado al importar datos con el

Asistente para la conexión de datos es a través de proveedores de OLE
DB. Los archivos .odc (conexión de datos de Office) resultantes
pueden abrirse para su visualización en Internet Explorer y modificarse
en Excel, el Bloc de notas y otras aplicaciones de Microsoft Office si el
archivo no señala un origen de datos OLAP.
Nota Para traer datos externos a Microsoft Excel, es necesario tener

acceso a los datos. Si el origen de datos externos al que desea tener
acceso no está en el equipo local, puede ser necesario ponerse en
contacto con el administrador de la base de datos para obtener la
contraseña, el permiso de usuario u otra información sobre la
conexión.
Importar datos con Microsoft Query
En la mayoría de los casos, puede importar datos utilizando el

comando Importar datos, tal como se describe en el apartado
anterior. Utilice Query u otro programa sólo si necesita realizar tareas
de consulta especializadas como las siguientes:
 Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.

 Crear una consulta de parámetros.
 Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
 Unir varias tablas.
Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fácilmente accesible

desde dentro de Excel, para realizar estas tareas de consulta
especializadas.
Puede utilizar Query para configurar orígenes de datos ODBC y

recuperar datos. En Query, puede utilizar el Asistente para consultas
para crear una consulta simple, o puede emplear criterios más
avanzados en Query para crear una consulta más compleja. Puede
obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el
Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
También es posible utilizar el intercambio dinámico de datos (DDE) con

Query. Para obtener más información sobre DDE, consulte la Ayuda de
Query.
Para importar datos con Query, primero es necesario:

 Instalar Query Query, incluido el Asistente para consultas, es

una función opcional para Excel. En general, el sistema le
indicará que instale Query al elegir Obtener datos externos en
el menú Datos y hacer clic en Nueva consulta de base de
datos.
 Instalar controladores ODBC Se requiere un controlador
ODBC para recuperar datos en las bases de datos relacionales,
archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se instala
Query, se instala automáticamente un conjunto de controladores
ODBC. Si se utiliza un controlador no instalado con Query, se
deberá instalar el controlador por separado.
 Instalar controladores de origen de datos Se requiere un

controlador de origen de datos para recuperar datos de origen
OLAP. Query admite la conexión con bases de datos creadas
utilizando los servicios OLAP de Microsoft SQL Server; cuando
se instala Query, se instala automáticamente el soporte para este
tipo de bases de datos OLAP. Para conectarse con otras bases
de datos OLAP, es preciso instalar un controlador de origen de
datos y software de cliente.
Crear un vínculo mediante el intercambio dinámico de datos

(DDE)
El programa que contiene los datos que se desea vincular deberá

permitir el intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio
dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos
entre programas basados en Microsoft Windows.). Para determinar si
el programa permite el intercambio dinámico de datos o para conocer
el nombre del DDE y la información sobre este tema del programa,
póngase en contacto con el proveedor del programa. Para obtener
más información sobre el DDE, consulte la guía Kit de recursos de
Microsoft Office XP.
Microsoft Office XP Resource Kit es la guía definitiva de instalación,

configuración y servicio de soporte de Microsoft Office para su
organización. Diseñada para administradores de sistemas, consultores
y usuarios avanzados, esta guía ofrece una cobertura completa si está
utilizando Microsoft Office en Microsoft Windows 98, Windows 2000 o
Macintosh.
Puede adquirir Microsoft Office XP Resource Kit en cualquier lugar en

el que se vendan libros especializados para PC o directamente de
Microsoft Press, o en línea en el sitio Web de Microsoft Office
Resource Kit.
Si desea buscar el lugar más cercano para adquirir productos de

Microsoft Press, visite el sitio Web de Microsoft Press o póngase en
contacto con el distribuidor local de Microsoft.
Nota Los hipervínculos de este tema abren una página Web. Puede
volver a la Ayuda en cualquier momento.
1. Seleccione la celda desde la cual desea establecer el vínculo.

2. Escriba una fórmula con la siguiente sintaxis: nombre de
aplicación; nombre de documento o tema y rango de celdas,
valor, campo o datos a los que se hace referencia.f
En el siguiente ejemplo se muestran los componentes de una

fórmula de referencia remota y los caracteres de separación
necesarios.
Un símbolo (|) separa el nombre del programa del nombre del

documento o del tema. Un signo de exclamación (!) separa el
nombre del documento o del tema del rango de celdas, del valor,
del campo o de los datos a los que hace referencia.
3. Presione ENTRAR.
Nota Si el nombre de la aplicación, el documento, el tema o el

elemento de datos contienen espacios o caracteres como dos puntos
(:) o un signo menos ( - ) que tengan un uso especial en la fórmula, o
bien si el nombre se parece a una referencia de celda, escríbalo entre
comillas simples.
Vinculación OLE
OLE (vínculo e incrustación de objetos: tecnología de integración de

programas que se puede utilizar para compartir información entre
programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera
que puede compartir información a través de objetos vinculados e

incrustados.). ) es compatible con numerosos programas y permite que
el contenido creado en un programa esté disponible en otro. Por
ejemplo, es posible insertar un documento de Microsoft Word en
Microsoft Excel. Para ver los tipos de contenidos que puede insertar,
haga clic en Objeto en el menú Insertar. En el cuadro Tipo de objeto,
solamente aparecerán los programas que estén instalados en el
equipo y que admitan objetos.
• Las principales diferencias entre los objetos vinculados y los

objetos incrustados son la ubicación donde se almacenan los
datos y cómo se actualiza el objeto una vez colocado en el
archivo de destino.
• Los objetos incrustados se almacenan en el libro donde se
insertan y no se actualizan. Los objetos vinculados siguen siendo
archivos independientes y deben actualizarse.
Designar entradas de celda válidas

1. Seleccione las celdas que desee validar.
2. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha
Configuración.
3. Especifique el tipo de validación que desee:
Permitir valores de una lista
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

2. Haga clic en el cuadro Fuente Y a continuación haga lo
siguiente:
 Para definir la lista localmente, escriba los valores
separados por comas.
 Para utilizar un rango de celdas con un nombre
definido, escriba el signo igual (=) seguido del
nombre del rango.
 Para utilizar referencias de celda, seleccione las
celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR.
3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación
Celda con lista desplegable.
Permitir números dentro de los límites
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o

Decimal.
5. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que
desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e
inferior, haga clic en entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee

permitir.
Permitir números dentro de los límites
7. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o

Decimal.
8. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que
desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e
inferior, haga clic en entre.
9. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee

permitir.
Permitir fechas y horas dentro de un período concreto
10. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.

11. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción
que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas
posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que.
12. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica

que desee permitir.
Permitir texto de una longitud específica
13. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del

texto.
que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo
de caracteres, haga clic en menor o igual que.
15. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que

desee permitir.
Calcular qué se permite según el contenido de otra celda
16. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos

deseado.
que desee.
18. En el cuadro o los cuadros situados debajo del

cuadro Datos, haga clic en la celda que desee utilizar para
especificar qué se permite. Por ejemplo, si desea permitir
entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará
el presupuesto, haga clic en Decimal para Permitir, haga
clic en menor o igual que para Datos y, en el cuadro
Máximo, haga clic en la celda que contenga la cantidad
presupuestada.
Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite
19. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.

20. En el cuadro Fórmula, introduzca una fórmula que
calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas
válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo, si
desea permitir el valor de la celda de la cuenta de la
comida campestre sólo si no se ha presupuestado nada
para la cuenta discrecional (celda D6) y si el presupuesto
total (D20) también es menor que los 40.000 dólares
asignados, podría escribir la fórmula personalizada
=Y(D6=0,D20<40000).
4. Especifique si la celda se puede dejar en blanco:
o Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla

de verificación Omitir blancos.
o Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos),
desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas

con un nombre definido y existe una celda en blanco en el rango,
la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos
permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo
puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
mediante fórmulas de validación: si una celda está en blanco, la
configuración de la casilla de verificación Omitir blancos
permite escribir cualquier valor en la celda validada.
2. Para mostrar un mensaje de introducción opcional cuando se

haga clic en la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada,
asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar
mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del
mensaje.
Manejo de Base de Datos

Microsoft Excel posee diversas utilidades para el manejo de base
de datos estas son:
Ordenar filas en función del contenido de

dos o más columnas.
Para obtener resultados óptimos, la lista que se ordene deberá
tener rótulos de columna.
1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las
columnas que desee ordenar.
Si es necesario ordenar más de tres columnas, ordene en

primer lugar las columnas de menor importancia. Por
ejemplo, si la lista contiene información acerca de los
empleados y es necesario organizarla por Departamento,
Apellido y Nombre, ordene la lista dos veces. En primer
lugar, haga clic en Nombre en el cuadro Ordenar por y
ordene la lista. A continuación, haga clic en Departamento
en el cuadro Ordenar por, elija Título en el primer cuadro
Luego por, elija Apellido en el segundo cuadro Luego por
y ordene la lista.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a

continuación, haga clic en Aceptar.
Si es necesario, repita los pasos del 2 al 4, empleando las

siguientes columnas más importantes.
Notas
 Si la columna que se especifique en el cuadro Ordenar por
tiene elementos duplicados, puede continuarse ordenando
los valores especificando otra columna en el primer cuadro
Luego por. Si hay elementos duplicados en la segunda
columna, puede especificarse una tercera columna para
ordenar en el segundo cuadro Luego por.
 Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de
cálculo, Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más
alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle
permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
Orden predeterminado
Microsoft Excel utiliza órdenes específicos para organizar los

datos según su valor, no según su formato.
Si se utiliza el orden ascendente, Excel utilizará el siguiente orden
(en orden descendente, Microsoft Excel invertirá el orden, excepto
las celdas en blanco, que siempre se colocarán en último lugar).
Números Los números se ordenan desde el número negativo
menor al número positivo mayor.
Orden alfanumérico Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo
ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por
ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la
celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de
la celda que contenga la entrada "A11".
El texto y el texto que incluye números, se ordenará del siguiente
modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { |

}~+<=>ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXY
Z
Los apóstrofos (') y guiones (-) se ignoran, con una excepción: si
dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el texto con
el guión se ordenará en último lugar.
Valores lógicos En valores lógicos, FALSO se coloca antes que
VERDADERO.
Valores de error Todos los valores de error son iguales.
Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se
colocan en último lugar.
Utilizar un criterio de ordenación personalizado en

un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico
1. Haga clic en el campo que desee ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
4. Haga clic en una opción del cuadro Primer criterio de
ordenación.
Notas
 No se conserva el orden personalizado al actualizar

Cuando se actualice el informe de tabla dinámica no se
retendrá el orden personalizado. Para restaurar el orden
personalizado, ordene el campo otra vez.
 Orden personalizado integrado Cuando ordene una tabla
dinámica que contenga elementos que, normalmente se
ordenen cronológicamente (como ene, feb, mar, etc.) en vez
de alfanuméricamente, Microsoft Excel los ordenará de
forma automática utilizando un orden personalizado
integrado. Si ordena o mueve elementos de otra forma,
utilice el procedimiento que figura arriba para volver a
aplicar.
Crear un esquema
Este esquema permite mostrar y ocultar las filas de detalle de las
ventas mensuales.
1. Si las filas de resumen están por encima de las filas de detalle o

las columnas de resumen están a la izquierda de las columnas
de detalle, cambie la configuración de dirección.
¿Cómo?
1. En el menú Datos, elija Agrupar y esquema y, a

continuación, haga clic en Configuración.
2. Desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo
del detalle, la casilla de verificación Columnas resumen a
la derecha del detalle o ambas.
2. Si desea establecer estilos (estilo: combinación de
características de formato, como fuente, tamaño de fuente y
sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando
aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo
se aplican al mismo tiempo.) de esquema que se aplicarán
automáticamente al crear el esquema, utilice la opción Estilos
automáticos.
¿Cómo?

2. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.
Nota Si no desea aplicar estilos automáticos antes de

comenzar, puede aplicarlos una vez que haya creado el
esquema.
3. Decida si desea aplicar un esquema a la hoja de cálculo de

manera automática o manual.
o Puede aplicar un esquema manualmente a cualquier hoja

de cálculo.
o Puede aplicar un esquema automáticamente a las hojas de

cálculo si tienen fórmulas de resumen que hacen
referencia a las celdas de los datos de detalle (datos de
detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja
de cálculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los
datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser
adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de
resumen.). Las columnas que contengan fórmulas de
resumen deben estar situadas a la derecha o a la izquierda
de los datos de detalle, o las filas que contengan fórmulas
de resumen deben estar situadas por encima o por debajo
de los datos de detalle.
Si no está seguro de si la hoja de cálculo cumple estos

requisitos, intente aplicar el esquema automáticamente y si
los resultados no son los que espera, deshaga la operación
y aplique el esquema manualmente.
Aplicar un esquema a los datos automáticamente
1. Seleccione el rango de celdas para las que desea trazar el

esquema.
Para trazar el esquema de la hoja de cálculo completa,

haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
2. En el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga

clic en Autoesquema.
Aplicar un esquema a los datos manualmente
3. Seleccione las filas o columnas que contienen datos de

detalle.
Normalmente, las filas o las columnas con detalles están

ubicadas junto a la fila o columna que contiene la fórmula
de resumen o un título. Por ejemplo, si la fila 6 contiene los
totales de las filas 3 a 5, seleccione las filas 3 a 5. Si la fila
8 contiene un título que describe las filas 9 a 12, seleccione

las filas 9 a 12.
4. En el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga

clic en Agrupar.
Los símbolos del esquema (símbolos de esquema:

símbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja
de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los
datos detallados haciendo clic en el signo más, en el signo
menos y en los números 1-2-3-4 indicando el nivel de
esquema.) aparecen en la pantalla al lado del grupo.
5. Siga seleccionando y agrupando filas o columnas de

detalle hasta que haya creado todos los niveles que desee
en el esquema.
4. Si no seleccionó estilos automáticos, puede aplicar estilos ahora.
¿Cómo?
6. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de

esquema.
8. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.
9. Haga clic en Aplicar estilos.
Auditorias
Filtro
Sólo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la
vez.
1. Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.

2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en
Autofiltro.
3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor
específico, haga clic en la flecha de la columna que contiene
los datos que desea presentar.
4. Haga clic en el valor.
5. Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra
columna, repita los pasos 3 y 4 en ésta.
Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o

para aplicar operadores de comparación distintos a Es igual
a, haga clic en la flecha de la columna y después en
Personalizar. Para obtener más información acerca de la
presentación de filas mediante la comparación de valores,
haga clic en .
Notas
 Cuando aplica un filtro en una columna, los únicos filtros

disponibles en las demás columnas son los valores visibles
de la lista filtrada.
 Puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna
utilizando Autofiltro. Para aplicar filtros más complejos o
copiar filas filtradas a otra ubicación, puede usar filtros
avanzados. Opciones de autofiltro
Para Haga clic en

Presentar todas las filas Todas
Presentar todas las filas situadas Las 10 más
entre los límites superior e

inferior que especifique, ya sea
por elemento o porcentaje; por
ejemplo, los importes hasta el
10% de las ventas
Aplicar dos valores de criterio de Personalizar
la columna actual o utilizar
operadores de comparación
distintos de Y (el operador
predeterminado)
Presentar sólo las filas que Vacías
contienen una celda vacía en la
columna
Presentar sólo las filas que No vacías
contienen un valor en la columna
Nota Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si

la columna que desea filtrar contiene una celda vacía.
Quitar filtros de una lista

 Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la
flecha situada junto a la columna y después en Todos.
 Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista,
seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar
todo.
 Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro
en el menú Datos y haga clic en Autofiltro.
Filtrar una lista usando criterios avanzados.

La hoja de cálculo debe disponer al menos de tres filas vacías

sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios. La
lista debe incluir rótulos de columna.
1. Seleccione los rótulos de columna de la lista

correspondientes a las columnas que contienen los valores
que desea filtrar y haga clic en Copiar .
2. Seleccione la primera fila vacía del rango de criterios y haga
clic en Pegar .
En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, introduzca los

criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una
fila vacía entre los valores de criterios y la lista.
Para consultar ejemplos de criterios, haga clic en .
3. Haga clic en una celda de la lista.

4. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro
avanzado.
5. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los
criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.
Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a

otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro
lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la
esquina superior izquierda del área donde desea pegar las
filas.
6. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia,

incluidos los rótulos de criterios.
Para borrar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro

avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga
clic en Contraer cuadro de diálogo .
Sugerencias
 Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la

referencia del rango aparecerá automáticamente en el
cuadro Rango de criterios. También se puede definir el
nombre Base de datos para el rango de datos que deben
ser filtrados y definir el nombre Extraer para el área donde
desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán
automáticamente en los cuadros Rango de lista y Copiar a,
respectivamente.
 Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden
especificar las columnas que deben incluirse en la copia.
Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del área donde va a
pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia
a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De
este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas
cuyos rótulos se hayan copiado.
Ejemplos de Filtros Avanzados

Insertar subtotales en una lista

1. Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee
calcular. Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas
por cada vendedor de una lista de vendedores, el importe de
las ventas y el número de unidades vendidas, ordene la lista
por la columna Vendedor.
3. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna
que contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular.
Deberá ser la misma columna por la que se haya ordenado
la lista en el paso 1.
5. En el cuadro Usar función, seleccione la función que desee
emplear para calcular los subtotales. Para obtener más
información acerca de las funciones resumen, haga clic en
.
6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de
verificación correspondientes a las columnas que contengan
los valores cuyos subtotales desee extraer.
Notas
 También se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos

más pequeños dentro de grupos de subtotales.
 Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los
datos originales.
Consolidados
1. Consolidar por posición o categoría

1. Configure los datos que va a consolidar.
¿Cómo?
 Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada

columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares
y no tiene filas o columnas en blanco.
 Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga
ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la
consolidación.
 Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango
tiene el mismo diseño.
Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de

que los rótulos de las columnas o filas que desea
combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de
mayúsculas y minúsculas.
 Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija

Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un
nombre para el rango.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan
los datos consolidados.
3. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que
utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
5. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango
que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación,
haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
6. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que
cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de
si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la
consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos
de origen.
7. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo
Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de
los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos
consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos
manualmente.
Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de

verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están
localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila
superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no
coincidan con los de las otras áreas de origen producirán

filas o columnas independientes en la consolidación.
SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente

es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando
Subtotales del menú Datos. Una vez creada la lista de
subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula
SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(núm_función;ref1,ref2,...)
Núm_función es un número de 1 a 11 que indica qué función debe ser
utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista.
Núm_función Función
1 PROMEDIO
2 CONTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCTO
7 DESVEST
8 DESVESTP
9 SUMA
10 VAR
11 VARP
Ref1, Ref2 es el rango o referencia para el cual desea calcular

los subtotales.
Observaciones
 Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales

anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto
para no repetir los cálculos.
 La función SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas.

Esto es importante cuando sólo desea obtener el subtotal de
los datos visibles que resulta de una lista filtrada.
 Si alguna de las referencias es una referencia 3D,
SUBTOTALES devolverá el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo
SUBTOTALES (9;C3:C5) generará un subtotal de las celdas
C3:C5 utilizando la función SUMA.
Crear subtotales "anidados" o de múltiples niveles.
Para "anidar", o insertar, subtotales de grupos más pequeños

dentro de los grupos de subtotales existentes, primero deberá
ordenar la lista.
1. Ordene la lista por las dos o más columnas cuyos subtotales
desee calcular. Por ejemplo, para resumir las unidades
vendidas por región y por vendedor dentro de cada región,
primero ordene la lista por la columna Región y, a
continuación, por la columna Vendedor. Cuando Microsoft
Excel inserta subtotales, el valor del subtotal de Vendedor
quedará anidado dentro del valor del subtotal de Región.
2. Inserte subtotales automáticos para la primera columna
cuyos subtotales desee calcular. Esta columna deberá ser la
misma que haya especificado en el cuadro Ordenar por
cuando se ordenó la lista (en el ejemplo del paso 1, la
columna Región sería la primera columna).
3. Después de mostrar los subtotales automáticos de la
primera columna, repita el proceso con la siguiente.
5. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
6. En el cuadro Para cada cambio en, seleccione la siguiente
columna cuyos subtotales desee calcular.
7. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales y, a continuación, haga clic en Aceptar.
8. Repita los pasos 4 al 7 por cada columna cuyos subtotales

desee calcular.
Agregar un registro a una lista utilizando

un formulario de datos
1. Haga clic en la celda de la lista a la que desee agregar
registros.
2. En el menú Datos, haga clic en Formulario.
3. Haga clic en Nuevo.
4. Escriba la información para el nuevo registro.
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo

anterior, presione MAYÚS + TAB.
5. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar

el registro.
Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para

agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos.
Notas
 Los campos que contienen fórmulas presentan los

resultados de la fórmula como un rótulo. El rótulo no puede
modificarse en el formulario de datos.
 Si agrega un registro que contenga una fórmula, ésta no se
calculará hasta que presione ENTRAR; también puede
hacer clic en Cerrar para agregar el registro.
 Mientras se agrega un registro, pueden deshacerse los
cambios haciendo clic en Restaurar antes de presionar
ENTRAR o haciendo clic en Cerrar para agregar el registro.
 Microsoft Excel agregará el registro cuando vaya a otro
registro o cierre el formulario de datos.
Convertidores de formatos de archivo

suministrados con Excel
Puede convertir un archivo de Microsoft Excel a otro formato
guardándolo con el comando Guardar como (menú Archivo) de Excel.
Los formatos de archivo disponibles en el cuadro de diálogo Guardar
como varían, dependiendo del tipo de hoja (una hoja de cálculo, de
gráfico o de otro tipo) que esté activa. En la mayoría de los formatos de
archivo, Excel convierte únicamente la hoja activa. Para convertir otras
hojas, cambie a cada una de ellas y guárdelas por separado.
Puede convertir un archivo de otro programa a Microsoft Excel

abriéndolo en Excel con el comando Abrir (menú Archivo).
Si no ve el formato de archivo que desea en el cuadro de diálogo Abrir o

Guardar como, puede instalar el convertidor. Para obtener más
información sobre la instalación de complementos y convertidores, visite
el Sitio Web de Microsoft Office.
Nota El hipervínculo de este tema lleva al Web. Puede volver a la Ayuda

en cualquier momento.
Formatos de Microsoft Excel
Si va a compartir el libro con otros usuarios que tienen otras versiones

de Excel y no le importa tener un tamaño de archivo más grande, el
formato de archivo de Excel más versátil es el formato de libro de
Microsoft Excel 97-2002 & 5.0/95. Este formato guarda dos versiones de
un libro (una con el formato de archivo de Microsoft Excel 97-2002 y una
con el formato de archivo de Microsoft Excel 5.0/95) en el mismo archivo
.xls. Los usuarios de Excel 2002 pueden continuar trabajando con un
libro guardado con este formato y utilizar todas las características o el
formato exclusivo de esta versión. Los usuarios de Microsoft Excel
versión 5.0 o Microsoft Excel 95 pueden abrir y utilizar el libro sin tener
que convertir el archivo.
Se recomienda que los usuarios con versiones anteriores utilicen el libro

en modo de sólo lectura. Si el libro se guarda en una versión anterior de
Microsoft Excel, se perderán las características y el formato exclusivos
de la versión actual.
Formatos en los que puede guardarse todo el libro Extensión del nombre de
archivo (sólo en Windows)

Libro de Microsoft Excel (Microsoft Excel 2002) .xls
Plantilla (Microsoft Excel 2002) .xlt
Área de trabajo (Microsoft Excel 2002) .xlw
Libro de Microsoft Excel 97-2002 & 5.0/95 .xls
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 .xls
Libro de Microsoft Excel versión 4.0 (sólo guarda hojas de .xlw
cálculo, de gráfico y de macros)
HTML .htm
Archivo Web .mht
Hoja de cálculo XML .xml
Formatos en los que sólo se guarda la hoja activa Extensión del nombre de
archivo (sólo en Windows)
Formatos de Microsoft Excel versión 4.0 (incluidas macros .xls, .xlc, .xlm
de Microsoft Excel o macros internacionales)
Formatos de Microsoft Excel versión 3.0 .xls, .xlc, .xlm
Formatos de Microsoft Excel versión 2.x .xls, .xlc, .xlm
Formatos de Lotus 1-2-3
Si se abre un archivo .wk1 o .wk3 en Excel, Excel aplicará el formato al

archivo .fmt, .fm3 asociado o a todos los archivos. Si guarda un archivo
Lotus 1-2-3 en formato Excel, Excel guardará los datos de la hoja y el
formato en un único archivo de libro.
Los formatos WK1 (1-2-3) (*.wk1) y WK3 (1-2-3) (*.wk3) guardan

únicamente un formato de hoja de cálculo limitado. Para guardar un libro
de Excel en formato Lotus 1-2-3 y retener bordes, sombreado de celdas,
fuentes y otro formato, seleccione un formato de archivo Lotus 1-2-3 que
almacene el formato en un archivo independiente .fmt, .fm3 o en todos
los archivos.
Formato de archivo de Lotus 1- Versión Notas

2-3
WK4 (*.wk4) 4.0 Guarda todo el libro
WK3 (*.wk3) 3.x y Lotus 1-2- Guarda únicamente hojas de cálculo y
WK3, FM3 (*.wk3) 3/W de gráfico.
WK1 (*.wk1) 2.x Guarda únicamente la hoja activa
WK1 (FMT) (*.wk1)

WK1 (ALL) (*.wk1)
WKS (FMT) (*.wks) 1.0 y 1.0A Guarda únicamente la hoja activa
.pic (cuando se incluye en un 3.x y Lotus 1-2- Excel abre este formato pero no puede
archivo .all) 3/W guardarlo.
Formatos de texto
Puede abrir y guardar archivos en los formatos de archivo que se

muestran a continuación. Si se guarda un libro en formato de texto, se
perderá todo el formato.
Formato Notas
Texto con formato Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda únicamente la
(delimitado por hoja activa.
espacios) (*.prn)
Texto (delimitado por Si se guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas
tabulaciones) (*.txt) o por espacios para utilizarlo en otro sistema operativo, seleccione el
(Windows) convertidor correspondiente para garantizar que las tabulaciones, los
Texto (Macintosh) saltos de página y otros caracteres se interpretan correctamente.
Texto (OS/2 o MS- Guarda únicamente la hoja activa.
DOS)
CSV (delimitado por

comas) (*.csv)
(Windows)
CSV (Macintosh)
CSV (OS/2 o MS-
DOS)
DIF (formato para Guarda únicamente la hoja activa
intercambio de datos)
(*.dif)
SYLK (formato de Guarda únicamente la hoja activa
vínculo simbólico)
(*.slk)
Otras hojas de cálculo y bases de datos
Formato Programa Notas

DBF 2, DBASE II, III y IV Abre y guarda únicamente la hoja de cálculo
DBF 3, activa
DBF 4
(*.dbf)
WQ1 Quattro Pro para MS-DOS Abre y guarda únicamente la hoja de cálculo
(*.wq1) activa
.wb1 Quattro Pro versión 5,0 para Sólo abre, solamente está disponible con el
Windows convertidor cargado
.wb3 Quattro Pro versión 7.0 para Sólo abre, solamente está disponible con el
Windows convertidor cargado.
.wks Microsoft Works versión 2.0 Abre únicamente hojas de cálculo de
para Windows y Microsoft Microsoft Works versión 2.0 para Windows o
Works para MS-DOS Microsoft Works para MS-DOS
Formatos de Portapapeles
Puede pegar datos desde el Portapapeles de Microsoft Office en Excel

usando los comandos Pegar o Pegado especial del menú Edición si
los datos del Portapapeles de Office están en uno de los siguientes
formatos:
Formato Identificadores de tipo de Portapapeles

Imagen Imagen (metarchivo de Windows mejorado, EMF)
Nota Si se copia una imagen metarchivo de Windows (WMF)

desde otro programa, Microsoft Excel pegará el elemento como
una imagen de formato de metarchivo mejorado (EMF).
Mapa de bits Mapa de bits (BMP)
Formato de archivo de Formatos de archivo binario para Microsoft Excel versiones 3.0,
Microsoft Excel 4.0, 5.0/95, Microsoft Excel 97-2000 y el libro de Microsoft Excel
(BIFF, BIFF3, BIFF4, BIFF5 y BIFF8)
Formato de vínculo SYLK
simbólico
Formato de Lotus 1-2-3 .wk1
versión 2.x
Formato para .dif
intercambio de datos
Formato de texto Texto
(delimitado por
tabulaciones)
Formato de valores .csv

separados por comas
Formato de texto Formato de texto enriquecido (RTF)
(solamente en Microsoft
Excel)
Objeto incrustado Los objetos de Microsoft Excel, los objetos de programas
registrados adecuadamente que permiten OLE 2.0 (OwnerLink),
Picture u otro formato de presentación
Objeto vinculado OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture, o bien otro formato
Objeto de dibujo de Formato de objeto de Office o Imagen (archivo de Windows
Office mejorado, EMF)
Texto Presentar texto, Texto OEM
HTML .htm
Nota Al copiar texto de otro programa, Microsoft Excel pega el

texto con el formato HTML, independientemente del formato del
texto original.
Sistema de información: como sacar

partido a los datos
Tabla Dinámica
E
n la vida actual hay una gran cantidad de datos, de lo que
es difícil obtener una información útil, es necesario
establecer las diferencias entre datos e información: Los
datos representan un conjunto de hechos descriptivos de una
forma bruta, mientras que información representa a los datos en
un nivel mas alto en un formato que puede ser comprendido por el
usuario con mayor facilidad, y por tanto le resulte útil para tomar
decisiones.
Datos e información
Un objeto del mundo real se describe simplemente como una

cosa, y que un objeto tiene asociado un conjunto de propiedades
descriptivas. En este contexto, la información bruta puede
describirse como la representación de todas las propiedades de
todo los objetos. Por ejemplo, echemos un vistazo al entorno en
donde puede estar leyendo este manual: una oficina, un
dormitorio, la sala de espera de un aeropuerto o quizás en el aula.
En ese entorno encontrará una gran cantidad de objetos como
muebles, teléfonos, lámpara, ventana, ordenadores, el libro que
esta leyendo, la ropa que viste, su reloj de pulsera, etc. Cada uno
de estos objetos puede descomponerse en otro objeto; por
ejemplo, un teléfono esta formado por una base, un auricular y un
cable. A su vez cada uno de estos objetos puede descomponerse
en otro conjunto de objetos; por ejemplo la base del teléfono
consta entre otros de una cáscara de plástico, las teclas para
marcar y un conector a la línea telefónica. Por tanto vemos que
para todos los objetos que nos rodean, podemos establecer un

numero infinito de propiedades. El hecho de establecer todas las
propiedades nos conduce a la categoría de datos brutos. La
mayor parte de esta información bruta tiene poco o ningún valor;
por ejemplo, ¿a cuanta gente le interesaría conocer la altura de su
silla? Sin embargo, algunas propiedades de algunos objetos en
su entorno actual podría tener un valor para ciertas personas bajo
ciertas circunstancias. Supongamos, por ejemplo, que su entorno
actual es la sala de espera de un aeropuerto, y que una lámpara
le permite leer este libro el objeto lámpara esta compuesto por
varios objetos, entre lo que se encuentran una bombilla, y esta
bombilla también se compone de varios objetos, entre los estaría
el objeto filamento. Supongamos que el objeto filamento tiene una
propiedad que se llama EstaRoto que puede tomar dos valores
verdaderos o falsos. Si EstaRoto es falso, el filamento no esta
roto y la lámpara de funcionar correctamente. Si EstaRoto es
verdadero el filamento esta roto, y por tanto la lámpara no
funcionará. Los gerentes del aeropuerto desean agradar en todo
lo posible a los viajeros; obviamente, si los viajeros ni disponen de
luz, esto pudiese cáusales molestias mientras esperan su avión.
Así pues, los gerentes valorarán el dato ofrecido por la propiedad
EstaRoto del objeto filamento; cuando EstoRoto es verdadero, los
gerentes mandarán a cambiar la bombilla. Como este dato puede
estar disponible y tiene un cierto valor, se clasifica como
información.
Información frente a datos en bruto
En la discusión anterior, se ha considerado que una propiedad de

un objeto es información y no simplemente datos brutos. ¿Qué es,
exactamente, lo que define a una propiedad para que sea
información en vez de ser datos brutos como respuesta a esta
pregunta diría que se utilizan tres criterios para clasificar una
propiedad como información:
 La propiedad tiene que ser percibida: Normalmente

muchas propiedades no pueden percibirse (por ejemplo, la
estructura atómica de los elementos que componen la silla
donde esta sentado. Si no se puede percibir una propiedad,
no se debe utilizar. Por tanto, para que una propiedad sea
clasificada como información, tiene que ser percibida.
 La propiedad debe tener un valor: A algunas de las
propiedades que se pueden percibir no tienen valores,
mientras que otras si los tienen (como ya hemos visto, los
gerentes del aeropuerto asignan un valor a la propiedad
EstaRoto.) Obviamente para que una propiedad se
considere como información, debe tener un valor.
 Se debe comunicar la propiedad a aquellos que la
evalúan: A menudo ocurre que las personas que perciben la
propiedad no son las mismas que las que la evalúan. Por
tanto, para que una propiedad sea útil, debe comunicarse a
aquellos que la evalúan (los gerentes del aeropuerto no
pueden mandar que se cambie la bombilla hasta que no se
les haga saber que la propiedad EstaRoto del objeto
filamento es verdadero.)
Dificultades para convertir datos en información
Lo mismo en los negocios que en los asuntos personales, a

menudo las decisiones solas se toman en función de la
información disponible (datos percibidos y comunicados a
aquellos que pueden utilizarlos.) Aunque existe una gran cantidad
de datos brutos adicionales que son relevantes para la situación,
se deben convertir de alguna forma a información útil, que pueda
tener un impacto positivo a la hora de tomar una decisión. De
hecho, se tomarían mejores decisiones si hubiese disponible más
información relevante. Utilicemos como ejemplo una situación que
a la mayoría de nosotros nos ha pasado alguna vez: ir buscando
algo en particular a un supermercado y ver que no había
existencias. Es posible que no se haya dado cuenta fácilmente de
que en el supermercado no quedaba de lo que buscaba, por lo

que ha perdido el tiempo. Supongamos ahora que en las
ocasiones en las que le ha ocurrido esto hubiese encontrado un
empleado que le hubiese avisado que lo busca no se encuentra
en el supermercado. En esta situación existe la información bruta
(la propiedad FueraDeStock del objeto seria verdadero), se
percibe (el empleado de stock del supermercado sabía que el
objeto no se encontraba en el supermercado.) Como este dato en
bruto nunca se ha convertido en información útil, nunca se nos ha
comunicado, no lo hemos pedido utilizar a la hora de tomar una
decisión. No existe la comunicación del dato porque en el
supermercado no hay ningún sistema que convierta los datos
brutos y facilite la comunicación. Si hubiera tenido una lista
ordenada de los productos en existencia, hubiera podido acceder
a la información del inventario del supermercado, y no habría
perdido el tiempo, porque de antemano hubiese conocido si el
producto se encontraba allí o no. Por tanto a la hora de tomar una
decisión, hubiera ganado ese tiempo.
Utilicemos ahora un ejemplo en el mundo de los negocios.

Supongamos que es el presidente de una empresa de la capital
que fabrica envases plásticos para la exportación de frutas, y los
vende para toda Venezuela. El estudio de las ventas anuales
informa que varias delegaciones regionales en los pasados años
no han vendido un solo envase en México. También se entera de
que su empresa gasta entre $500.00 y $1000.000 por año en
publicidad con varios distribuidores de envases de la localidad, a
pesar de que no vende ni un solo envase. Supongamos también
que su mayor rival esta en México, y que allí fabrica los envases
plásticos. Sin embargo, sin que usted lo sepa, es que su mayor
competidor, a lo largo de los años, ha tenido como clientes fijos a
los habitantes de México esforzándose en mantener la compañía
a base de rebajar mucho los precios.
De nuevo volvemos a la situación de que existe el dato bruto ( la
propiedad EstaRebajado del objeto EnvasePlasticoCompetitivo es
Verdadero) y percibida por alguien (los habitantes de México.) Sin
embargo como estos datos nunca se han convertido en
información útil, nunca se lo han podido comunicar, por lo que

nunca ha causado un impacto en las decisiones relativas a los
presupuestos para México. Si un sistema le proporciona
información sobre precios competitivos, puede eliminar los
presupuestos para México (Ahorrándose ese dinero), u ofreciendo
descuentos especiales en sus productos en esa localidad para
competir con los precios de su rival (pudiendo vender envases en
México.)
En muchas situaciones, nos vemos en el apuro de tomar
decisiones importantes sobre datos que pueden causar un
impacto positivo, Esta situación ocurre cuando los datos no se
han convertido en información relevante. El fracaso en esta
transformación se debe principalmente a la ausencia de un
mecanismo que facilite los datos, que en esencia se traduce en la
ausencia de un sistema de información.
Análisis de Datos brutos para proporcionar

información con Excel
Ahora que aprecia las diferencias entre datos brutos e información

analizaremos una base de datos (Base de Datos. XLS en el CD.)
para obtener información de tendencias, contribuciones
porcentuales entre otras sobre estos datos.
Crear un informe de tabla dinámica

¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla
dinámica?
Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales
relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir
y desea realizar comparaciones distintas con cada número. Puesto que
los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la
presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes
resúmenes, como recuentos o promedios.
¿Cómo se organizan los datos?

En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos
de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume
varias filas de información. Un campo de datos, como Suma de ventas,
proporciona los valores que van a resumirse.
¿Cómo se crea un informe de tabla dinámica?

Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas
y gráficos dinámicos. En el asistente, seleccione los datos de origen que
desee en la lista de hojas de cálculo o la base de datos externa. A
continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el
informe y una lista de los campos disponibles. A medida que va
arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las áreas de
colocación, Microsoft Excel resume y calcula el informe
automáticamente.
Si utiliza una conexión de datos de Office para recuperar datos externos

para el informe, puede devolver los datos directamente a un informe de
tabla dinámica sin ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
Las conexiones de datos de Office son el método recomendado para
recuperar datos externos para los informes si no tiene que combinar
datos de más de una tabla de la base de datos externa ni filtrar los datos
para seleccionar registros específicos antes de crear el informe, y para
recuperar datos de las bases de datos OLAP.
Después de crear un informe de tabla dinámica, puede personalizarlo

para destacar la información que desee, cambiando el diseño o formato
o mostrando datos más detallados.
1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica.

o Si el informe se basa en una consulta Web, una consulta de
parámetros, una plantilla de informe, un archivo de conexión de
datos de Office o un archivo de consulta, recupere los datos al libro y,
a continuación, haga clic en una celda en la lista de Microsoft Excel
que contenga los datos recuperados.
Si los datos recuperados provienen de una base de datos OLAP o la

conexión de datos de Office devuelve los datos como un informe de
tabla dinámica en blanco, continúe con el paso 6 más abajo.
o Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel,

haga clic en una celda de la lista o de la base de datos.
2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las
instrucciones y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe
desea crear?
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.
5. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación, decida si
desea diseñar el informe en pantalla o en el asistente.
Normalmente puede diseñar el informe en pantalla; es el método

recomendado. Utilice el asistente para diseñar el informe si cree que la
recuperación de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si tiene
que establecer campos de página para recuperar los datos página a página.
Si no está seguro, intente diseñar el informe en pantalla. Si es
necesario, puede volver al asistente.
Diseñar el informe en pantalla
1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los campos con
datos que desea mostrar en filas hasta el área de colocación con el rótulo: Coloque campos
de fila aquí.
Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los

contornos de las áreas de colocación de la tabla dinámica y
asegúrese de que Mostrar lista de campos está

presionado.
Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los
campos con niveles, haga clic en el junto al campo.
2. Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al área
de colocación con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.
3. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al
área con el rótulo: Coloque datos aquí.
Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el o
el .
Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el

orden que desea: Haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el menú contextual y
utilice los comandos del menú Ordenar para mover el campo.
4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área con
el rótulo: Coloque campos de página aquí.
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra.
Para quitar un campo, arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.
Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic en

una celda situada fuera del informe de tabla dinámica.
Nota Si los datos tardan en parecer cuando diseña el informe, haga clic en
Mostrar siempre elementos en la barra de herramientas Tabla

dinámica para desactivar la presentación inicial de datos. Si la
recuperación sigue siendo lenta o aparecen mensajes de error, haga clic en
Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y diseñe el
informe en el asistente.
Diseñar el informe en el asistente
Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y gráficos

dinámicos en el menú Datos para volver a él.
6. En el paso 3 del asistente, haga clic en Diseño.

7. Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastre los
campos que desee a las áreas de FILA y de COLUMNA del
diagrama.
8. Arrastre los campos que contienen los datos que desee resumir al
área DATOS.
9. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al

área PÁGINA.
Si desea que Excel recupere los datos página a página para poder
trabajar con grandes cantidades de datos de origen, haga doble clic
en el campo de página, haga clic en Avanzadas y en Consultar
origen de datos externo al seleccionar cada elemento y, a
continuación, haga clic dos veces en Aceptar. (Esta opción no está
disponible para algunos tipos de datos de origen, incluidas las bases
de datos OLAP y las conexiones de datos de Office.)
10. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Algunos
campos sólo pueden utilizarse en áreas concretas; si coloca un campo en un área
en la que no se puede utilizar, el campo no aparecerá en ella.
11. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.
12. Cuando esté satisfecho con el diseño, haga clic en Aceptar y,
luego, haga clic en Finalizar.
Crear su propia fórmula en un informe de tabla

dinámica o de gráfico dinámico
Con los datos de origen de bases de datos OLAP, no se pueden crear fórmulas.
1. Determine si desea un campo calculado o un elemento calculado dentro de

un campo.
Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la

fórmula. Emplee un elemento calculado si desea que la fórmula utilice datos
de uno o más elementos específicos dentro de un campo.
2. Siga uno de estos procedimientos. Para obtener resultados óptimos en un

informe de gráfico dinámico, trabaje en el informe de tabla dinámica
asociado, donde podrá ver los valores de datos individuales que calcula la fórmula.
Agregar un campo calculado
1. Haga clic en el informe.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o
en Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en
Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo.
4. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo.
Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic

en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga
clic en Insertar campo. Por ejemplo, para calcular una
comisión del 15% para cada valor del campo Ventas, podría
escribir = Ventas * 15%.
5. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
Agregar un elemento calculado al campo
6. Si los elementos del campo están agrupados, haga clic con el botón
secundario en cada grupo, elija Agrupar y esquema en el menú contextual
y, a continuación, en haga clic en Desagrupar.
7. Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado.
en Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en
Elemento calculado.
9. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado.
10. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento.
Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga

clic en el elemento en la lista Elementos y, a continuación,
en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo
campo que el elemento calculado).
11. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

12. Si ha desagrupado elementos en el paso 1, vuelva a agruparlos si lo desea.
3. Para los elementos calculados, puede introducir diferentes fórmulas, celda por
celda.
¿Cómo?
Por ejemplo, si el elemento calculado Fresas tiene la fórmula

=Naranjas * 0,25 a lo largo de todos los meses, puede cambiar la
fórmula por =Naranjas *0,5 para junio, julio y agosto.
1. Haga clic en la celda donde desee cambiar la fórmula.
Para cambiar la fórmula en varias celdas, mantenga

presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas.
2. En la barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.

4. Si tiene varios elementos calculados o fórmulas, ajuste el orden de cálculo.
¿Cómo?

en Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Orden
de resolución.
3. Haga clic en una fórmula y, posteriormente, haga clic en Subir o en Bajar.
4. Continúe hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que desee que se
calculen.
Nota Al agregar una fórmula a un informe de gráfico dinámico o a su

informe de tabla dinámica asociado, puede que se pierda parte del
formato.
Sugerencia
Es posible mostrar una lista de todas las fórmulas del informe. Haga clic
en el informe, en Tabla dinámica o Gráfico dinámico en la barra de
herramientas Tabla dinámica, elija Fórmulas y, a continuación, haga
clic en Crear lista de fórmulas.
Cambiar el nombre de un campo o de un elemento

en un informe de gráfico dinámico
Cambiar el nombre de un campo
1. Haga doble clic en el botón de campo correspondiente al campo cuyo nombre desea
cambiar.
2. En el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica, escriba un nombre nuevo en
el cuadro Nombre.
Cambiar el nombre de un elemento
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica asociado correspondiente al informe de

gráfico dinámico.
2. Haga clic en el elemento cuyo nombre desea cambiar.
3. Escriba un nuevo nombre y presione ENTRAR.
Ordenar un informe de tabla dinámica o gráfico

dinámico
Para ordenar los elementos en orden ascendente, Microsoft Excel utiliza
el siguiente orden: números, texto, valores lógicos, valores de error
como #¡REF! y #¡VALOR! y celdas en blanco. El orden descendente es el
inverso salvo las celdas en blanco, que siempre se ordenan al final.
1. Haga clic en el campo con los elementos que desee ordenar.
Para un informe de gráfico dinámico, haga clic en el campo en el

informe de tabla dinámica asociado. Para ordenar los elementos
en un campo de serie, haga clic en el campo de columna
correspondiente. Para ordenar los elementos en un campo de
categoría, haga clic en el campo de fila correspondiente.
Ordenar los elementos en orden ascendente o descendente
1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica

y, a continuación, en Ordenar y las 10 mejores.
2. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Ascendente o Descendente.
3. En la lista Usar el campo, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar los elementos por sus rótulos, haga clic en el

mismo campo que desee ordenar.
Para ordenar los elementos según sus valores en el área de

datos, haga clic en el campo de datos que proporciona los
valores según los cuales desee ordenar.
Nota Al actualizar el informe o cambiar su diseño, Excel vuelve a

ordenar el campo en el orden especificado.
Ordenar los elementos según un determinado valor de datos
4. Haga clic en la celda en el área de datos que contenga el valor según el cual
desee ordenar. Por ejemplo, si desea ordenar unos productos según el valor
de ventas de un mes determinado, haga clic en el valor de ese mes en el área
de datos.
6. Seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Será necesario volver a ordenar si actualiza el informe.
Ordenar los elementos según un orden personalizado
El orden personalizado no se conservará si actualiza el informe.

8. Haga clic en Opciones.
9. Haga clic en una opción del cuadro Primer criterio de ordenación.
Si no ve la opción que desea, puede crear un orden

personalizado haciendo clic en Opciones en el menú
Herramientas y utilizando la ficha Listas personalizadas.
Nota Para organizar los elementos manualmente con un orden

personalizado, puede seleccionarlos y arrastrarlos.
Detener la ordenación o volver a aplicar el orden original de

los elementos
10. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica

y, a continuación, en Ordenar y las 10 mejores.
11. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Manual para detener la
ordenación automática o en Orden del origen de datos para restablecer el
orden original de los elementos.
Nota Después de ordenar un informe de gráfico dinámico o el informe

de tabla dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato
del gráfico.
Sugerencia
En un campo organizado en niveles, puede ordenar todos los elementos

de un nivel inferior juntos. Para ello, oculte los niveles superiores antes
de ordenar. Para ello, oculte los niveles superiores antes de ordenar. Para
ocultar un nivel superior, haga clic en él con el botón secundario y haga
clic en Ocultar niveles en el menú contextual.
Dar formato a un informe de tabla dinámica

Siga uno o varios de estos procedimientos:
Aplicar un formato con o sin sangría

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Formato del informe
.
Para aplicar un formato con sangría, haga clic en una de las

opciones Informe 1 a Informe 10. Estas opciones aplican el
formato y mueven los campos de columna incluidos en el informe
al área de fila.
Para aplicar un formato sin sangrías (de tabla de referencias

cruzadas), haga clic en una de las opciones Tabla 1 a Tabla 10 o
en Tabla dinámica clásica, el formato predeterminado para los
informes nuevos. Las opciones Tabla 1 a Tabla 10 también
desplazan el primer campo de fila de la izquierda hasta el área de
columna.
Nota Para restaurar el formato anterior del informe, haga clic en
Deshacer inmediatamente después de aplicar un formato nuevo.
Mostrar subtotales encima o debajo de los elementos

correspondientes
1. Haga doble clic en el campo de fila exterior donde desee cambiar la posición de los
subtotales.
2. Si los subtotales no están activados, haga clic en Automático o en Personalizado.
3. Haga clic en Diseño y, a continuación, en Mostrar elementos en formulario
esquemático.
4. Para mostrar los subtotales encima de los elementos con subtotales, active la casilla
de verificación Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.
Para mostrar los subtotales debajo de los elementos, desactive la

casilla de verificación.
Mostrar u ocultar las filas en blanco después de los elementos de

campo de fila
1. Haga doble clic en el campo de fila exterior donde desee agregar o quitar filas en
blanco entre los elementos.
2. Haga clic en Diseño.
3. Para agregar o quitar las filas en blanco, active o desactive la casilla de verificación
Insertar línea en blanco después de cada elemento.
Nota Puede aplicar formatos de carácter y celda a las filas en blanco,

pero no introducir datos en ellas.
Utilizar celdas combinadas o normales como elementos de fila y

columna exteriores

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a
continuación, haga clic en Opciones de tabla.
3. Para utilizar celdas combinadas como elementos de fila y columna exteriores, active
la casilla de verificación Combinar rótulos.
Para utilizar celdas normales, desactive la casilla de verificación.
Cambiar el formato numérico del área de datos
1. Haga clic en una celda en el área de datos.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de
campo .
3. Haga clic en Número.
4. En la lista Categoría, haga clic en la categoría de formato que desee.
5. Seleccione las opciones de formato que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar dos veces.
6. Si el informe contiene más de un campo de datos, repita estos pasos para cada uno.
Cambiar cómo se muestran los errores y las celdas vacías

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a
continuación, haga clic en Opciones de tabla.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:
Cambiar el modo en que se muestra el error Active la casilla

de verificación Para valores erróneos, mostrar en Opciones
de formato. En el cuadro, introduzca el valor que desee mostrar
en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas en
blanco, elimine los caracteres del cuadro.
Cambiar el modo en que se muestran las celdas

vacías Active la casilla de verificación Para celdas vacías,
mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee mostrar en las

celdas vacías. Para mostrar las celdas en blanco, elimine los
caracteres del cuadro. Para mostrar los ceros, desactive la casilla
de verificación.
Cambiar otras opciones de formato de los caracteres y las celdas
1. Asegúrese de que el formato se va a mantener si actualiza el informe o cambia su

diseño: haga clic en el informe y en Tabla dinámica en la barra de herramientas
Tabla dinámica, haga clic en Opciones de tabla y, a continuación, active la casilla
de verificación Mantener formato.
2. Seleccione la parte del informe de tabla dinámica a la que desee dar formato.
Si desea aplicar un formato a todas estas zonas, de forma que los

cambios de formato también se apliquen a las zonas no visibles en
pantalla, haga clic en el elemento (Todos) en las listas
desplegables de los campos de página y, a continuación,
asegúrese de que el puntero del mouse (ratón) cambia a o

antes de hacer clic en la parte seleccionada.
3. Para aplicar los cambios de formato que desee, utilice los botones de la barra de
herramientas Formato y los comandos del menú Formato.
Nota El formato condicional y los bordes de celda no se conservan al actualizar o cambiar

el formato.
Restaurar el formato predeterminado de un informe
1. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica.

2. Haga clic en Opciones de tabla.
3. Active la casilla de verificación Autoformato de tabla y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Formato del informe en la barra de herramientas Tabla

dinámica.
5. Haga clic en el formato Tabla dinámica clásica.
Quitar todo el formato de un informe
1. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla

dinámica.
2. Haga clic en Opciones de tabla.
3. Desactive la casilla de verificación Autoformato de tabla y haga

clic en Aceptar.
4. Haga clic en Formato del informe en la barra de

herramientas Tabla dinámica.
5. Haga clic en el formato Ninguno.
Nota Al cambiar el formato de un informe de tabla dinámica, es posible

que se pierda parte del formato de los informes de gráfico dinámico
basados en él.
Cambiar el modo de resumir datos de tabla

dinámica o gráfico dinámico
1. En un informe de tabla dinámica , haga clic en el campo de datos o en una celda en
el área de datos.
Para un informe de gráfico dinámico, trabaje en el informe de tabla

dinámica asociado.
2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de
campos .
3. En el cuadro Resumir por, haga clic en la función de resumen que desee utilizar.
Para algunos tipos de datos de origen y para los campos

calculados y campos con elementos calculados, no es posible
cambiar la función de resumen.
4. Si desea utilizar un cálculo personalizado, haga clic en Opciones y en el cálculo que

desee en la lista Mostrar datos como y, a continuación, seleccione un Campo base
y un Elemento base, si dichas opciones están disponibles para el cálculo elegido,
para proporcionar los datos para el cálculo. El campo base no debe ser el mismo
elegido en el paso 1.
Nota Setting Show data as to Normal turns off custom

calculation.
5. Si el informe contiene varios campos de datos, repita estos pasos para cada campo
que desee cambiar.
6. Si los datos de origen permiten cambiar la función de resumen, puede utilizar más
de un método de resumen para el mismo campo. Arrastre el campo desde la ventana
Lista de campos de tabla dinámica hasta el área de datos por segunda vez y repita
los pasos anteriores para una segunda instancia del campo.
Nota Al cambiar el método de resumen en un informe de gráfico

dinámico o en el informe de tabla dinámica asociado, es posible que se
pierda parte del formato del gráfico.
Ejercicio Pensamiento Crítico

Consolidados
Este ejercicio representa una excelente oportunidad para poner

en practica alguna de las técnicas que se le han expuesto hasta
el momento y otras nuevas.
El objetivo es introducirlo a situaciones de análisis estructurado al
que eventualmente podría someterse en su trabajo cotidiano.
Abra el libro de trabajo de Excel que se sitúa en el CD con el
nombre de “Pensamiento Critico.XLS”.
Buscar Objetivo: Buscar un resultado

específico de una celda ajustando el
valor de otra celda
1.
En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.
2. En el cuadro Definir celda, introduzca la referencia de la celda que contenga la

fórmula que desee resolver.
3. En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.

4. En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que
contenga el valor que desee ajustar. A esta celda debe hacer referencia la fórmula en
la celda especificada del cuadro Definir celda
Edwin’s Power Tools

Edwin’s Power Tools constituye un complemento de Excel que
repotencia la utilidad que este presenta originalmente,
mejorándolo de manera significativa, en nuestro caso este
complemento es un Demo es decir algunas de las opciones no
están instalada, si desea adquirirlo búsquelo en
Http:://www.download.com.
Para activar el que está en el CD:
 Proporciona doble clic a la carpeta Edwin’s Power Tools.

 Localice el archivo ept_2000.xla.
 Presiones clic sobre el botón OK. Del cuadro de dialogo
emergente.
Aparecerá la barra de herramientas de Edwin’s Power Tools,

experimente cada una de las opciones que le sean permitidas.
Archivo de Ejemplos
Pantalla de ejemplos de funciones y procedimientos con el

siguiente contenido:
Repetición de tareas'!A1
Archivo de ejemplos de Microsoft Excel
Contenido
Funciones de hoja de cálculo Matrices

Ejemplos de fórmulas para realizar las tareas más Ejemplo de código de macros para mostrar la manera de
frecuentes de una hoja de cálculo. transferir el contenido de una matriz a una hoja de cálculo.
Formato condicional Ejemplos de API

Explicación sobre la manera de modificar el formato Cómo utilizar llamadas API (Interfaz de programación de
aplicado a una celda (fuente, color, etc.) dependiendo aplicaciones) desde el entorno de programación de Microsoft
de su valor. Excel.
Validación de datos Programar con eventos

Se muestra cómo establecer restricciones a los valores Ejemplos que muestran cómo algunos eventos pueden hacer
que se pueden introducir en una celda. que se inicie la ejecución de codigo de macros.
Rótulos de gráficos Automatización

Una macro que permite insertar rótulos Ejemplos de código de macro para mostrar cómo se pueden
automáticamente en un gráfico XY (Dispersión). automatizar tareas de Microsoft Excel y otras aplicaciones de
Microsoft Office.
Repetición de tareas Objetos de datos ActiveX (ADO)

Ejemplos de código de bucles y una explicación sobre Ejemplos que muestran cómo realizar algunas de las tareas
la manera de modificar el código grabado para repetir más frecuentes de bases de datos.
tareas en un rango de celdas o en un rango
seleccionado.
Microsoft proporciona ejemplos de procedimientos de Visual Basic for Applications (Visual Basic para Aplicaciones) sólo con propósito
ilustrativo, sin ningún tipo de garantía, explícita o implícita, incluidas entre otras las garantías implícitas de comercialización o de uso
para un fin en particular. Los procedimientos de Visual Basic en este libro de ejercicios se entregan tal cual aparecen ("as is");
Microsoft no garantiza que se puedan utilizar en todo tipo de situaciones. A pesar de que los ingenieros del Servicio Técnico de
Microsoft podrían ayudar a explicar el funcionamiento de una macro en particular, no modificarán los ejemplos para agregar nuevas
funciones, ni tampoco crearán macros como respuesta a necesidades específicas. Si usted tiene una experiencia limitada en
programación, póngase en contacto con algún Microsoft Solution Provider.

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Elaborado: Mikrosoft Cybernec

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Estructura Principal de contenido de EXCEL

Técnicas IntroducciónFormateo Gráficos

Inventario Formulación Técnicas Base de Datos

Este esquema representa la estructura principal del contenido de Curso básico

Ing. Edwin Montero

Experiencia en Facilitación de Procesos de Aprendizaje

Consultor-Líder de informático para Outsourcing

Desarrollo de sistemas (VisualBasic para Excel xP)

 Sistema de Gestión de Indicadores.

Desarrollo de sistemas (VisualBasic para Access XP)

Programas diseñados (Cursos)

 Desarrollo en conjunto con EuromoneyTraining de New York del Programa Toma de

Empresas donde ha prestados sus servicios como facilitador:

HiperExcel, Marzo de 2004, http://www.geocities.com/edwinmontero2002.html

Decálogo para el desarrollo de soluciones Inteligentes en Excel, Enero de 2005,

Estructura Principal de contenido de Excel Básico intermedio._____________________2

Unidad 1. (Brief Nivelatorio)

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la

2) Desde el icono de Excel 2000 del escritorio.

Para cerrar Excel 2000, puedes utilizar cualquiera de las

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el

La barra de menús contiene las operaciones de Excel,

del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden

La barra de herramientas estándar contiene iconos para

La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado

La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda

La barra de etiquetas nos permite movernos por las

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo

La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio,

Unidad 2. (Brief Nivelatorio)

Otra forma rápida de

5 Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón,

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 5 hojas de

Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para

Unidad 3. (Brief Nivelatorio)

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo

1 Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

3 Haz clic sobre el botón:

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú,

Una de ellas consiste en utilizar el menú:

O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en

utilizar una lista de documento abiertos anteriormente.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los

4 Haz clic sobre el botón Aceptar.

Unidad 4. Selección de celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de

Te recomendamos arrancar Excel 2000 ahora para ir

Selección de una celda

1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Selección de un rango de celdas