You are on page 1of 10

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA


(STUDI KASUS PADA STIKOM DINAMIKA BANGSA)

Mulyadi, S.Kom, M.S.I


Dosen Tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi
Jl. Jendral Sudirman, The Hok – Jambi 36138
Yadi_ktl@yahoo.co.id

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi dan fungsi guna membangun Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi. Tahapan penelitian
diawali dengan melakukan studi literatur guna mempelajari dan memahami teori dan konsep yang relevan
dengan permasalahan yang diteliti, dilanjutkan dengan mengumpulkan data melalui observasi, wawancara dan
dokumentasi. Selanjutnya dilakukan analisis untuk mengetahui kebutuhan sistem berdasarkan data-data yang
telah didapatkan, memodelkannya dengan menggunakan permodelan berorientasi objek. Penelitian ini
menghasilkan rancangan sistem yang dapat dijadikan sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia di STIKOM Dinamika Bangsa.
Kata-Kunci : SDM, Sistem Informasi Manajemen SDM, SIMSDM, Analisis dan Perancangan Sistem,
Pendekatan Berorientasi Objek.

1. Pendahuluan akan informasi dan fungsi-fungsi dalam manajemen


1.1 Latar Belakang Penelitian sumber daya manusia organisasi
Manajemen sumber daya manusia STIKOM Dinamika Bangsa Jambi
didefinisikan sebagai pendekatan strategis dan merupakan sebuah perguruan tinggi bidang ilmu
koheren untuk pengelolaan aset organisasi yang komputer yang telah berdiri sejak tahun 2002.
paling berharga yaitu orang-orang yang bekerja baik STIKOM Dinamika Bangsa memiliki visi “Menjadi
secara individual dan kolektif memberikan Perguruan Tinggi terkemuka baik Regional maupun
kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi Nasional dalam pengembangan ilmu pengetahuan
(Armstrong, 2006 ; 3). Agar kegiatan operasional komputer berlandaskan nilai-nilai Pancasila”. Untuk
organisasi berjalan dengan baik, bukan hanya mencapai visi tersebut, sumber daya manusia yang
sumber daya manusia terampil yang dibutuhkan, memadai saja tidak cukup, manajemen sumber daya
namun juga pengelolaan yang baik terhadap sumber manusia yang baik juga dibutuhkan dalam
daya manusia yang dimiliki organisasi dengan menjalankan perguruan tinggi.
membangun suatu Sistem Informasi. Berdasarkan penelitian sebelumnya (Eriya,
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya 2010 ; 2) dipaparkan bahwa pada STIKOM
Manusia (SIMSDM) merupakan sebuah sistem yang Dinamika Bangsa Jambi, manajemen sumber daya
berusaha untuk menggabungkan aktivitas yang manusia belum dilakukan secara optimal dan belum
berhubungan dengan manajemen sumber daya didukung oleh pemanfaatan sistem
manusia dan teknologi informasi. Pemanfaatan informasi/teknologi informasi yang memadai, hal ini
sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam dapat dilihat dari sistem pengorganisasian data
manajemen sumber daya manusia akan karyawan yang belum baik serta belum tersedianya
menghasilkan informasi yang dibutuhkan pihak informasi karyawan yang memadai yang dibutuhkan
organisasi dalam pengambilan keputusan. manajemen. Penelitian tersebut menghasilkan
Perencanaan sebuah sistem informasi permodelan kebutuhan sistem informasi secara
merupakan kegiatan mendefinisikan kebutuhan umum, sehingga perlu dijabarkan lebih rinci lagi.
organisasi atau 'permintaan' akan informasi dan Penelitian ini melanjutkan penelitian
sistem untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. sebelumnya dan mengusulkan sebuah rancangan
Agar sistem informasi yang dikembangkan sesuai yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan
dengan kebutuhan maka dibutuhkan perencanaan SIMSDM di STIKOM Dinamika Bangsa.
sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 1


1.2 Rumusan Masalah Human Resources Information System (HRIS)
Berdasarkan latar belakang diatas dapat provides information to managers throughout the
dirumuskan bahwa masalah dalam penelitian ini firm concerning the firm’s human resources”
adalah bagaimana menganalisa dan merancang Untuk menyediakan informasi yang baik
kebutuhan fungsi dan informasi SIMSDM di perlu dukungan teknologi 2omputer yang
STIKOM Dinamika Bangsa Jambi dengan mengintegrasikan berbagai komponen dalam proses
pendekatan berorientasi objek pengolahan data dan administrasi sumber daya
manusia. Hal ini sejalan dengan pendapat dari
1.3 Tujuan Penelitian Kettley and Reilly, “a computerized human resource
information system consists of ‘a fully integrated,
Penelitian ini bertujuan untuk :
organization-wide network of HR-related data,
1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan
information, services, databases, tools and
fungsi dalam manajemen sumber daya
transactions’. Such a system can be described as ‘e-
manusia pada STIKOM Dinamika Bangsa
HR’, meaning ‘the application of conventional, web
Jambi.
and voice technologies to improve HR
2. Merancang SIMSDM pada STIKOM
administration, transactions and process
Dinamika Bangsa Jambi.
performance” (Armstrong, 2006 ; 889 )
2. Tinjauan Pustaka
3. Metode Riset
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Dalam melaksanakan penelitian ini penulis
Manajemen sumber daya manusia merupakan melaksanakan tahapan kegiatan penelitian sebagai
kegiatan pengelolaan karyawan sebagai 2ompu berikut :
organisasi yang paling berharga dengan tujuan 1. Studi literatur dan pengumpulan data
menciptakan dan mempertahankan tenaga kerja Studi literatur penulis lakukan untuk Pada
terampil dan berkomitmen yang mampu tahap ini penulis mempelajari dan memahami
memberikan kontribusi guna pencapaian tujuan teori-teori dan konsep-konsep yang relevan
organisasi. Hal ini dapat dilihat dari berbagai dengan masalah yang diteliti dan menjadi
defenisi tentang manajemen sumber daya manusia dasar teori pada penelitian ini, selanjutnya
berikut ini. melakukan kegiatan pengumpulan data yang
Senyucel (2009 ; 16) mendefinisikan, “HRM bersumber dari dokumen dan arsip, observasi
is a combination of people-oriented management dan wawancara dengan pihak-pihak yang
practices that views employees as assets, not costs; terlibat dalam penelitian.
and its main aim is to create and maintain a skilful 2. Melakukan analisis kebutuhan sistem.
and committed workforce to gain competitive Pada tahap ini penulis melakukan analisis
advantage.” terhadap manajemen sumber daya manusia
Armstrong (2006 : 3) menyatakan bahwa yang sedang berjalan. Analisis ini bertujuan
“Human resource management is defined as a untuk mengkaji permasalahan yang terjadi
strategic and coherent approach to the management dan kebutuhan terhadap sistem informasi
of an organization’s most valued assets – the people dalam mendukung proses tersebut. Analisis
working there who individually and collectively ini dilakukan berdasarkan data-data yang
contribute to the achievement of its objectives.” telah dikumpulkan sebelumnya.
Berdasarkan deskripsi diatas dapat dijabarkan 3. Membuat pemodelan kebutuhan Sistem
bahwa teknik yang dilakukan dalam manajemen Informasi dengan menggambarkan fungsi-
sumber daya manusia berawal dari melakukan fungsi yang menghasilkan informasi yang
analisis pekerjaan, merencanakan kebutuhan tenaga dibutuhkan dalam pengelolaan sumber daya
kerja dan merekrut calon karyawan, memilih calon manusia menggunakan model-model
karyawan, mengarahkan dan melatih karyawan- pendekatan berorientasi objek, yang dimulai
karyawan baru, mengatur upah dan gaji, dari desain sistem menggunakan use case
memberikan insentif dan keuntungan, menilai diagram, class diagram, activity diagram dan
prestasi, berkomunikasi, melatih dan package diagram.
mengembangkan para manajer serta membangun
Komitmen karyawan. 4. Analisis dan Desain SIMSDM
4.1 Analisis Manajemen SDM
2.2 Sistem Informasi Manajemen Sumber Kegiatan manajemen SDM di STIKOM
Daya Manusia Dinamika Bangsa saat ini dikelompokkan dalam
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia subsistem sebagai berikut :
didefinisikan sebagai 2omput yang menyediakan
informasi bagi manajer secara menyeluruh tentang 4.1.1Sistem Perencanaan dan Rekruitmen
sumber daya manusia organisasi, sebagaimana yang Untuk memenuhi kebutuhan SDM di
diungkapkan McLeod dan Schell (2007 ; 190), “The STIKOM Dinamika Bangsa, aktivitas dimulai dari

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 2


penentuan kebutuhan SDM melalui rapat pimpinan kelemahan yang ditemui antara lain pihak
yang kemudian ditindak lanjuti dengan proses manajemen sering mengalami kesulitan dalam
rekrutmen melalui media cetak dan elektronik. menentukan jenis pelatihan dan jadwal yang sesuai
Selanjutnya SDM yang memenuhi kriteria akan dengan ketersediaan waktu. Kurangnya perencanaan
menjalani tahapan seleksi. menyebabkan pengembangan karyawan tidak
Dari kegiatan tersebut, beberapa kelemahan berjalan secara kontinyu, padahal karyawan dituntut
yang ditemukan antara lain proses pendataan belum untuk terus dapat mengembangkan pengetahuan dan
dilaksanakan dengan baik sehingga institusi tidak kemampuannya.
memiliki pangkalan data yang lengkap untuk
kebutuhan dalam kegiatan pengelolaan SDM lebih 4.1.6 Sistem Pelaporan Manajemen
lanjut. Dalam penyediaan kebutuhan informasi bagi
pihak manajemen, laporan disusun kembali setiap
4.1.2 Sistem Administrasi SDM kali dibutuhkan. Sejauh ini laporan disusun
Proses administrasi SDM dimulai dari berdasarkan dokumen fisik dan file spreedsheet yang
pengelolaan data induk SDM, Cuti, Promosi, Rotasi, dimiliki, belum terintegrasi dalam suatu basis data.
Mutasi dan Pemberhentian dilakukan di unit Biro Hal ini menyebabkan proses pembuatan laporan
Administrasi Umum (BAU) dan PUKET II. Setiap tidak bisa secara instan, butuh waktu untuk
pengambilan keputusan dilaksanakan secara adhock merekapitulasi data yang dibutuhkan, disamping itu
melalui rapat pimpinan. tingkat kesalahan informasi yang dihasilkan juga
Dari kegiatan tersebut, beberapa kelemahan cukup tinggi.
yang sering ditemui antara lain manajemen arsip
terkait pendataan SDM belum dikelola dengan baik 4.2 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi
dan proses pengambilan keputusan terkendala Berdasarkan analisis manajemen SDM
dengan belum tersedianya informasi yang lengkap diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa fungsi
sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. utama dalam Manajemen SDM STIKOM Dinamika
Bangsa yang dikelompokkan ke dalam beberapa
4.1.3 Sistem Presensi subsistem sebagai berikut :
Sistem Presensi meliputi proses administrasi a. Subsistem Perencanaan SDM, memiliki
yang terkait dengan kehadiran karyawan dikelola fungsi yang digunakan untuk perencanaan
oleh BAU dan Puket II, perekaman data dilakukan kebutuhan SDM yang diajukan oleh kepala
menggunakan mesin absensi sidik jari (finger print), unit satuan kerja sesuai dengan kebutuhan
data absensi disimpan dalam program absensi (Hit di unit-unit tersebut.
Time Attendance). b. Subsistem Rekrutment SDM, terdiri dari
Dari kegiatan tersebut, beberapa kendala fungsi publikasi kebutuhan SDM, Online
yang ditemui dalam sistem presensi ini adalah Rekrutmen, Seleksi dan penerimaan SDM
Informasi yang dihasilkan dari program absensi c. Subsistem Manajemen SDM, terdiri dari
memiliki keterbatasan, sehingga harus diolah fungsi administrasi SDM, Presensi,
sedemikian rupa oleh BAU pada setiap akhir bulan, Evaluasi serta Pengembangan SDM.
informasi ketidakhadiran karyawan seringkali harus d. Subsistem Pelaporan Manajemen,
diverifikasi ulang kepada karyawan yang merupakan fungsi yang digunakan untuk
bersangkutan untuk melengkapi laporan. menyiapkan laporan yang dibutuhkan oleh
tingkatan manajemen.
4.1.4 Sistem Evaluasi SDM e. Subsistem Manajemen Pengguna, memiliki
Kegiatan evaluasi terkait dengan pemberian fungsi yang digunakan untuk mengelola
reward dan punishment kepada karyawan dikelola di pengguna sistem informasi sesuai dengan
PUKET II, sedangkan evaluasi kinerja dosen diatur otoritas yang diberikan pada tiap-tiap
oleh PUKET I (bidang akademik). pengguna.
Berdasarkan kondisi diatas, kesulitan yang
ditemukan dengan proses evaluasi seperti ini adalah 4.2.1 Rancangan Sistem Informasi Manajemen
Penilaian dilakukan hanya satu arah, hanya antara SDM
atasan dengan bawahan, sementara untuk Berdasarkan hasil analisis maka dapat
pengukuran kinerja perlu dilakukan penilaian dimodelkan SIMSDM yang digambarkan
menyeluruh, tidak hanya penilaian atasan terhadap menggunakan Use Case Diagram, Class Diagram
bawahan, melainkan juga penilaian karyawan dan Package Diagram.
terhadap atasan dan rekan kerja. 4.2.2 Use Case Diagram SIMSDM
Rancangan Sistem Informasi ini digambarkan
4.1.5 Sistem Pengembangan SDM berdasarkan kebutuhan fungsional system yang
Pengembangan SDM dilakukan berdasarkan dikelompokkan menurut subsistem dalam SIMSDM
kebutuhan bisnis institusi. Perencanaannya sebagai berikut :
dilakukan melalui rapat pimpinan.Beberapa

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 3


Gambar 4.1. Subsistem Perencanaan SDM

Gambar 4.2. Subsistem Rekrutmen SDM

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 4


Gambar 4.3. Fungsi Administrasi SDM dalam Subsistem Manajemen SDM

Gambar 4.4. Fungsi Presensi dalam Subsistem Manajemen SDM

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 5


Gambar 4.5. Fungsi Evaluasi Kinerja SDM dalam Subsistem Manajemen SDM

Gambar 4.6. Fungsi Pengembangan SDM dalam subsistem Manajemen SDM

Gambar 4.7. Fungsi Pemberhentian SDM dalam subsistem Manajemen SDM

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 6


Gambar 4.8. Subsistem Pelaporan Manajemen

Gambar 4.9. Subsistem Manajemen Pengguna

4.2.3 Class Diagram SIMSDM


Class merupakan bagian utama dari Class Diagram yang berfungsi menyimpan dan mengelola informasi
di dalam sistem. Class Diagram merupakan model statis yang menunjukkan Class-Class dan hubungan
diantaranya. Class-Class dalam Sistem Informasi Manajemen SDM ini ditunjukkan dalam gambar berikut ini :

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 7


Gambar 4.10 Class Diagram SIMSDM

4.2.4 Package Diagram


Package diagram merupakan diagram yang digunakan pada sistem berskala besar untuk
menggambarkan saling ketergantungan diantara komponen-komponen utama pada sistem. Setiap komponen
utama memiliki diagram use case yang dikelompokkan kedalam suatu Package dengan tujuan agar suatu use
case diagram lebih mudah dipahami. Package diagram ini digambarkan berdasarkan subsistem dalam Sistem
Informasi Manajemen yang dideskripsikan dalam tabel berikut ini :

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 8


Gambar 4.11. Package Diagram SIMSDM

yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan


5. Penutup SDM perlu ditetapkan terlebih dahulu.
5.1 Kesimpulan 3. Pengembangan lebih lanjut dari penelitian ini
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat dilakukan dengan membangun sebuah
maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : sistem informasi manajemen SDM secara
1. SIMSDM merupakan gabungan dari aktivitas utuh menggunakan rancangan yang
pengelolaan SDM dengan pemanfaatan dihasilkan dalam penelitian ini.
teknologi informasi yang menghasilkan 4. Rancangan output yang dihasilkan dalam
informasi guna pencapaian tujuan organisasi. Sistem Informasi ini dapat digunakan sebagai
2. Berdasarkan analisis terhadap manajemen dasar dalam proses penggajian/kompensasi.
SDM di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi, Agar sistem dapat digunakan secara
kegiatannya belum dilakukan secara optimal menyeluruh, maka perlu analisis dan
dan belum sepenuhnya didukung rancangan sistem lebih lanjut yang
pemanfaatan sistem informasi/teknologi melibatkan proses penggajian/kompensasi.
informasi yang memadai. 5. Untuk kesuksesan implementasi, maka
3. Pengembangan sistem dilakukan dengan pembangunan sistem ini membutuhkan
pendekatan berorientasi objek yang komitmen dan dukungan dari semua pihak
dimodelkan menggunakan diagram dalam manajemen organisasi dan membutuhkan
UML 2.0 antara lain Use Case Diagram, keterlibatan pihak-pihak tertentu yang terkait
Class Diagram, dan Package Diagram. dengan SIMSDM ini.
4. SIMSDM yang dikembangkan memiliki 5
subsistem antara lain subsistem perencanaan
SDM, rekrutmen SDM, manajemen SDM, Daftar Pustaka
Pelaporan Manajemen dan Manajemen
Pengguna Armstrong, Michael. 2006. A Handbook of
Human Resource Management
5.2 Saran Practice. 10th Edition. London and
Saran-saran yang dapat penulis ungkapkan Philadelphia : Kogan Page
adalah sebagai berikut :
1. Rancangan SIMSDM yang dihasilkan dapat ----------------------------------., Strategic human
dijadikan sebagai dasar pengembangan resource management : a guide to
Sistem Informasi Manajemen SDM STIKOM action. 10th Edition. London and
Dinamika Bangsa untuk mendukung Philadelphia : Kogan Page
pengelolaan SDM yang baik.
2. Sistem yang dibangun berawal dari Darudiato, Suparto. 2007. Analisis dan
identifikasi proses bisnis dalam manajemen Perancangan Sistem Informasi
SDM organisasi, sehingga prosedur baku Sumber Daya Manusia PT. Maju

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 9


Bersama (Studi Kasus : Rekrutmen, Pelatihan,
dan Penilaian Kinerja Karyawan). Pinnington, Ashly H ; Macklin, Rob ; &
Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Campbell, Tom. 2007. Human
Teknologi Informasi (SNATI). Resource Management : Ethics and
Yogyakarta. Employment. New York : Oxford
University Press.
Dennis, Alan ; Wixom, Barbara Halley ;
Tegarden, David. 2005. System Pressman, Roger S. 2001. Software Engineering
Analysis and Design with UML : A Practitioner’s Approach. Fifth
Version 2.0 : An Object-Oriented Edition. New York. McGraw-Hill.
Approach. United States : John Wiley
& Sons, Inc. Senyucel, Zorlu. 2009. Managing The Human
Resource in 21st Century. Ventus
Dessler, Gary. 2005. Human Resource Publishing
Management. Tenth Edition, Prentice
Hall. Silberschatz; Korth ; Sudarshan. 2001.
Database System Concepts. Fourth
Eriya, 2010, Perencanaan Sistem Informasi Edition. McGraw-Hill.
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus STIKOM Dinamika Turban, Efraim ; Rainer, R. Kelly Jr ; & Potter,
Bangsa). Penelitian Dosen Tetap Richard E. 2007. Introduction to
STIKOM Dinamika Bangsa. Jambi Information System : Supporting and
Transforming Business. United States
Mcleod, Raymond Jr ; & Schell, George P. : John Wiley & Sons, Inc.
2007. Management Information
System. Tenth edition. United States : Visual Paradigm International, Ltd. 2011. VP-
Prentice Hall. UML Quick Start.

Munawar. 2005. Pemodelan Visual dengan Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for
UML. Cetakan Pertama. Yogyakarta : Information Systems. London : John
Graha Ilmu Willey & Sons.

Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013 10