PROJETO DE IMPLANTAÇÃO

DO PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)

NA UFBA

COMITÊ EXECUTOR PEN UFBA | G T P E N - L @ L I S T A S . U F B A . B R

Apresentação do UFBASIM
MAIO DE 2018
ABR/16
AN A C AR IN A M. AL M E ID A | C AR IN A @ U F B A .B R
OBJETIVO

Institucionalizar de forma planejada e

controlada a tramitação eletrônica de
processos e documentos em toda UFBA
até outubro de 2018.
Fonte: www.e-gestaopublica.com.br
 OS BENEFÍCIOS DO DECRETO DO PEN

Fonte: www.e-gestaopublica.com.br
 OS BENEFÍCIOS DO DECRETO DO PEN

Fonte: www.e-gestaopublica.com.br
ESCOPO PEN UFBA

• Estabelecer a nova classificação para processos e documentos - CONARQ

• Adaptar os procedimentos operacionais*
• Adaptar e implantar módulo de protocolo do SIPAC*
• Especificar e prover infraestrutura de hardware
• Capacitar área usuária na legislação, sistema, PO e gestão documental*
• Comunicação institucional
• Auxiliar as unidades/órgãos da UFBA na gestão de documentos
• Definir ilhas de digitalização de documentos*
ESTRUTURA DE RECURSOS HUMANOS

Reitoria, PROPLAN, PROAD,

Comitê PRODEP, STI, SUPAD, SUPAC
Diretivo e SIBI.

Comitê
Executor

GT GT GT Gestão
GT PO GT TI
Comunicação Capacitação Documental

Revisar POs, definir Adaptar SIPAC, Planejar/executar Prover Normatizar tipos de

modelos de definir/prover comunicação infraestrutura para documentos e
Documentos. infraestrutura de institucional. capacitar processos, auxiliar
hardware. comunidade UFBA. unidades na gestão
documental.
TIPOS DE PROCESSO

• Administrativa (PROAD e PROPLAN)

2018

• Recursos Humanos
2019
• Acadêmica
TIPOS DE PROCESSO – Administrativa (PROAD e PROPLAN)

• Compra por Registro de Preço: Material de Uso Comum

• Compra por Registro de Preço: Material de Uso Específico
• Compra por Dispensa de Licitação
• Compra por Inexigibilidade de Licitação
• Manifestação de Intenção de Registro de Preços (IRP)
• Compra por Adesão à Ata
• Pagamento a Fornecedor ou Prestador de Serviço
• Contratos Contínuos e Não-Contínuos
• Contratos de Receita / Autorização de Renovação
• Convênio de Estágio
PROAD / Compras
PROAD / CGA
PROAD / CCCONV
 TIPOS DE PROCESSO – Administrativa (PROAD e PROPLAN)

• Compra por Registro de Preço: Material de Uso Comum

• Compra por Registro de Preço: Material de Uso Específico
• Compra por Dispensa de Licitação
• Compra por Inexigibilidade de Licitação
• Manifestação de Intenção de Registro de Preços (IRP)
• Compra por Adesão à Ata
• Pagamento a Fornecedor ou Prestador de Serviço
• Contratos Contínuos e Não-Contínuos
• Contratos de Receita / Autorização de Renovação PROAD / Compras
• Convênio de Estágio PROAD / CGA
PROAD / CCCONV
* Os processos escritos em negrito têm a participação da Procuradoria Jurídica.
 CRONOGRAMA MACRO
Jan/17 Jan/18 Jan/19
FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

ESCOLHA DO
SISTEMA

IMPLANTAÇÃO DO PEN
PLANEJAMENTO
CLASSIFICAÇÃO -
PROCESSO E DOCUMENTO

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

TI - MÓDULO DE PROTOCOLO SIPAC

PILOTO(s)

TI - INFRAESTRUTURA

ILHAS DE DIGITALIZAÇÃO

COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

CAPACITAÇÃO

IMPLANTAÇÃO
APOIO DA PROCURADORIA JURÍDICA FEDERAL JUNTO A UFBA

1. Participação nos Pilotos (slide 10)

• Julho e Agosto/18
2. Esclarecimento de dúvidas sobre aspectos legais para tramitação
plena de processos eletrônicos.
DÚVIDAS

1. Vocês detectam algum impedimento legal para a tramitação

eletrônica de processo na UFBA?
2. Existe alguma dificuldade na utilização do sistema de Protocolo (ex.:
infraestrutura de rede, digitalização, etc)?
3. Terceirizado UFBA pode estar responsável (assinar) por um
despacho?
4. Terceirizado UFBA pode assinar a conferência de documentos que
serão anexados aos processos?
5. Vocês recebem processos externos à UFBA? Quais órgãos? Utilizam
quais sistemas? Procedimento de acesso?
6. Recomendações da PROJUR para o UFBA PEN.
 PROJETO DE IMPLANTAÇÃO
DO PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)
NA UFBA

COMITÊ EXECUTOR PEN UFBA | G T P E N - L @ L I S T A S . U F B A . B R

Apresentação do UFBASIM
MAIO DE 2018
ABR/16
AN A C AR IN A M. AL M E ID A | C AR IN A @ U F B A .B R
ESCOPO

• Desenhar/Redesenhar Procedimentos Operacionais (PO)

• Área fim (acadêmica)
LEVANTAMENTO
• Área meio (adm)
• Área meio (RH)

APROVAÇÃO DESENHO/
REDESENHO

SIMULAÇÃO
 ESCOPO

• Permitir a criação de documentos nato-digitais

ESCOPO

• Capacitação
• Treinamentos (presenciais e EAD)
• Legislação
• Procedimentos Operacionais
• Módulo de protocolo do SIPAC
• Gestão documental
• Construção de manuais e cartilhas
• Público alvo
• Funcionários
• Docentes
• Estimativa de 300 pessoas (15 turmas)
ESCOPO

• Ilhas de Digitalização (proposta inicial)

• Levantamento da necessidade (localização e quantificação)

• Aquisição de equipamentos

• Qualificação dos espaços

• Instalação e testes

• Gestão documental