Microsoft Excel 2019 Informática

Aplicada a los
Negocios
Carrera: Administración de Empresas

Integrantes del TEMA 06:

 Ponce Huamán, Kevin

 Chero Castillo, Juan
 Allende Quispe, Salomón

Prof. Russel Ruiz Jara

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO
IDAT
 DEDICATORIA

A nuestros padres que nos apoyan económicamente y también a

todos nuestros compañeros y en especial al tutor por la enseñanza y
consejos para nuestra mejora continua
 INTRODUCCIÓN

La informática aplicada en los negocios, es de gran importancia y utilidad ya que

nosotros como futuros administradores técnicos debemos tener conocimiento
sobre la gran gama de temas informáticos que las empresas aplican de acuerdo
a sus requerimientos. La informática se define como la ciencia encargada del
estudio y desarrollo de máquinas para tratar y transmitir información de métodos
para procesarla. Por tanto nosotros como estudiantes universitarios debemos
aprender a como se utiliza este tipo de información sobre la informática
automática. También se puede apreciar información sobre los sistemas y
tecnologías de la información en el sistema informático. El cual se puede definir
como un conjunto de cosas relacionadas entre lo que vamos a contribuir sobre
u determinado objetivo. Un sistema informático está formado por todos los
recursos necesarios para dar una respuesta a un tratamiento automático de la
información de la informática. El contenido de estos temas nos ayudara a estar
actualizados en cuanto a las diferentes informaciones sobre la informática y sus
diferentes ramas.
Se plantea el siguiente caso:

La Empresa de Transporte y Turismo Piscis Perú SAC, está pasando por un problema fuerte ya
que tiene un problema en sus hojas de cálculo y no saben cómo solucionar ese problema o hallar
el error en ello en algunos de sus cálculos mal hechos. ¿Cómo podemos solucionar este
problema? ¿Qué herramienta podríamos usar?

Bueno para este problema llegamos a encontrar la solución y lo más conveniente sería usar la
Auditoria de Formulas, ya que con esta función podríamos detectar el problema en la hoja de
cálculo y llegar a solucionarlo.

AUDITORIA DE FORMULAS
Ayuda a detectar problemas en las fórmulas de su hoja de cálculo, como también proporciona
una barra de herramienta Auditoria que le ayuda a encontrar errores en sus hojas de cálculo,
agregar comentarios a celdas y rastrear problemas en las fórmulas de su hoja de cálculo.

Hoja de Calculo Tipos de Auditoria de Formulas

Rastrear Precedentes
Rastrear Dependientes
Quitar Flechas
Mostrar Formulas
Comprobación de Errores
Evaluar Formula
Ventana de Inspección
Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda
seleccionada
Muestran Flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda
seleccionada
Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear
procedentes y pendientes
Muestra la fórmula utilizada en cada celda en vez del valor
resultante
Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que
tengan este error
Evalúa la fórmula de manera individual o parte por parte para
depurar el proceso
Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que
las muestra en una celda antigua
Auditoria de Formulas: rastrear procedente y dependientes
En este ejemplo mostraremos el rastreo de celdas procedentes y dependientes
en un libro de Excel de dos hojas de cálculo.
Precedentes son celdas que afectan el valor de la celda inspeccionada.
Dependientes son las celdas afectadas por la celda seleccionada. Veamos esto
con un ejemplo:

En la hoja contestaremos una tabla de precios de transporte en función del

peso del artículo.

En la hoja artículos tenemos la lista de los artículos con sus pesos

En la celda F2 tenemos de la hoja “Costes” una lista desplegable con
Validación de Datos, basada en la lista de artículos de la hoja “Artículos”.

En la celda F3 ponemos la formula =BUSCARV(F2;tabla_articulos_pesos;2;0)

que nos da el peso del artículo que aparece en la celda F2. Como matriz de
búsqueda hemos utilizado un nombre de rango creado previamente que hace
referencia a las columnas nombre y peso de la lista de artículos.
En la celda F4 introducimos la formula =BUSCARV(F3;tabla_pesos_coste;2;1)
para determinar el coste del transporte de acuerdo al peso del artículo.
Seleccionamos A7 (o cualquier celda en el rango A2:A8) y accionamos la
opción Rastrear dependientes.

Excel traza una flecha que indica que la celda F4 es afectada por el valor de la
celda A7.
Ahora seleccionamos la celda F4 y pulsamos Rastrear Procedentes.

Vemos que F3 es procedente de F4 y también todo el rango A2:B8 que además

de la flecha aparece enmarcado con un borde de color azul.

¿Qué pasa cuando las celdas procedentes están en otra hoja? Ese es el caso
de la formula en la celda F3 que es afectada por los valores de la tabla artículos
en la hoja Artículos.

En ese caso Excel señala que se trata de una referencia remota poniendo una
flecha y en su extremo el símbolo de una tabla.

Para ver las referencias a las celdas procedentes tenemos que apuntar con el
ratón a la flecha y hacerle un doble clic.

Esto abrirá el cuadro de dialogo “Ir A”, donde podemos ver la lista de las celdas
de la hoja “Articulo” que afectan a la formula.
Podemos elegir una de las celdas de la lista y pulsar aceptar para ir al rango en
cuestión.
Si deseamos quitar las flechas de rastreo, tanto procedentes como
dependientes pulsaremos el botón “Quitar flechas”.
Auditoria de Formulas: Quitar Flechas
Como vemos en las siguientes imágenes, podemos notar a simple vista que
todo el cuadro está repleto de flechas procedentes y dependientes.

Lo que haremos para quitarlas es solo darle un clic a la barra de “Quitar flecha”
y notaremos en la siguiente imagen que todas las flechas tanto procedentes y
dependientes ya desaparecieron.

Auditoria de Formulas: Mostrar Formulas

Muestra la formula en cada celda, en lugar del valor resultante, a continuación les mostramos
una imagen donde podemos observar detalladamente que ya se aplicó “Mostrar formulas”, en
toda la tabla de Reparaciones la Tuerca.
Auditoria de Formulas: Comprobación de Errores
Tenemos una hoja donde se calcula el importe del costo material comprado por
Reparaciones la Tuerca.

Para realizar la factura se han utilizado solo el importe de las unidades del precio
unitario.

Como se puede observar el valor del importe del litro de aceite, el subtotal, el
IGV y total de la factura, presentan errores de cálculo de tipo #VALOR.

Utilizaremos el botón “Comprobación de errores”, para que Excel nos indique

donde se localiza el error y así actuar en consecuencia (en este caso resulta muy
evidente donde está el fallo)

Se abrirá el cuadro de dialogo indicándonos que se ha localizado un error en la

formula introducida en la celda E12, indicándonos que uno de los valores
utilizados para el cálculo no es correcto. Si pulsáramos el botón “Siguiente”, nos
mostraría el siguiente error localizado en la celda E13.
Pulsaremos sobre el botón “Modificar en la barra de fórmulas” para realizar la
corrección de las referencias de la celda E12, que es la causante de este error

Después de realizar la corrección, pulsaremos el botón “Reanudar” para que

Excel vuelva a hacer una comprobación de los posibles errores de cálculo que
aun queden en la hoja.

Podemos observar como al corregir el error de la celda E12 el siguiente error de

la celda E13 también se ha corregido ya que es una celda dependiente del valor
de la celda E12.

Auditoria de Formulas: Evaluar Formula

Tomando la hoja del ejemplo anterior, vamos a evaluar la formula intriducida en
la celda E12.

Seleccionamos la celda E12 y pulsamos el botón “Evaluar formula”. Se abre el

cuadro de dialogo mostrándonos la formula escrita en la celda y dejando
subrayada la primera referencia de la formula.
Si pulsamos el botón “Evaluar”, se sustituirá la referencia por su valor. En
nuestro caso el valor de la celda E11.

Si por el contrario, si hubiéramos pulsado el botón “Paso a paso para entrar” nos
mostraría, que formula está escrita en la celda E11. Si la celda que esta
subrayada no proviene de ninguna fórmula, simplemente nos mostraría el valor
de la celda.

Auditoria de Formulas: Ventana de Inspección

Los valores se muestran en una ventana separada donde tu puedes arrastrarlo
en la parte inferior o posterior de la hoja de Excel y podemos ver que se mantiene
visible independientemente del área que se muestre del libro.
Se plantea el siguiente caso:
EMPRESA CALZAMUNDO S.A.C.
Presenta: venta de calzados
PROBLEMA (VENTA POR SISTEMA OMNI)
Nuestra empresa presenta una falta de control de ventas de los colaboradores,
que realizan ventas en el nuevo sistema OMNI, para esto podemos desarrollar
una solución práctica y sencilla.

Convertir tablas en rangos (viceversa)

¿PARA QUÉ SIRVE UN RANGO EN EXCEL?

Está representado a un conjunto de celdas, desde una sola hasta la totalidad de
las celdas de una hoja Excel. Es decir si trabajas con celdas trabajas
con rangos y viceversa.
Los rangos son utilizados para todo lo que hace dentro de una hoja Excel.

¿CÓMO SE USA UN RANGO?

La forma sencilla de usar un rango, es seleccionándolo con el mouse en cada
situación en la que necesitas referir a un conjunto de celdas.

GESTIONAR UNA LISTA DE DATOS.

Con estas herramientas podremos realizar los siguientes procesos.
 cambiar formato de una tabla
 ordenar filtrar datos
 campos calculados
 generar los subtotales
 ordenar y filtrar datos de una tabla
¿QUE ES UNA TABLA?

Una lista de datos organizada de registro de datos con un encabezado del

campo.

Una lista de datos

Ejemplo. viene hacer una tabla.

COMO CONVERTIR RANGO EN TABLAS:

1) Activar con un clic en cualquier celda de una la tabla. El cursor indicar en

cuealquier rangode lista.
EN LA ILUSTRACIÓN DE EXCEL QUE NOS
PERMITE CONVERTIR UN RANGO EN UNA
TABLA
 2) Clicen la ficha Insertar / Tabla (Ctrl+t) / y finalmente Aceptar.

LAS APLICACIONES DE TABLA

Podemos realizar cambios de manera fácil el diseño o color de una tabla.
Activar con un clic en cualquier celda de una tabla.
 1) LAS BONDADES QUE NOS PERMITE UNA TABLA.
La aplicación y resaltar las filas alternas de una tabla.

Resaltar las
filas alternas
de una tabla

2) FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE UNA TABLA

Activar con un clic en el botón de filtros en cualquier campo de la tabla.

Que cada tabla creada tiene estos filtros para ordenar.

Es una herramienta y es muy funcional que nos permite configurar una celda de
la hoja de cálculo para que solo se permita ingresar los valores que se requieran,
ya sea números enteros o números decimales.
Ahora se realiza de diferentes pasos:

Se realiza el nombre y un cuadro de diferentes caracteres o escrituras como

nombres, apellidos, etc. Para realizar el nombre se selecciona en el cuadro de
herramientas la zona de “combinar y centrar” y luego se pone en la barra de
herramientas la sección “inicio” y selecciona la zona “bordes”
Se realiza la serie de nombres en la tabla y luego colocar las diversas palabras según
el título, por ejemplo, nombres: Sofía, etc. Según la validación de datos

Se realizara la tabla de validación de datos según sea palabra o número por ejemplo,
nombres: juan, monto: 3000, seguidamente se pondrá la sección observación y
cuidado para tener como un medio de advertencia o un tope a la palabra o número
que llegue.
Ahora se colocara la advertencia en cuadro después de realizar la validación de datos
y te pondrá un tope que tú mismo pusiste como advertencia y observación.

Este formato nos permitirá en las empresas manejar cualquier tipo de balance
de la empresa o también diferentes áreas lo pueden usar para validar sus datos
en orden numérico o poner un tope q tenga la empresa como tope de dinero o
tope de vacantes para la empresa.