EJEMPLO MANUAL DE FUNCIONES

1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA

2. LISTADO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA

NÚMERO DE PERSONAS NOMBRE DE LOS DOCUMENTO DE

DENOMINACIÓN DEL CARGO FUNCIONARIOS IDENTIFICACION DE LOS
EN EL CARGO FUNCIONARIOS

Gerente 1 Periquito Perez C.C. 12345678

Jefe de producción 1 Productivo Lopez C.C. 1345669

Jefe de Mercadeo y Ventas 1 Carlos Ventas C.C. 12345678

Jefe administrativo y financiero 1 Orlando Frias C.C. 1345669

Operario 5 Yoaki T. Rabajo C.C. 12345678

A. Traba. Jar C.C. 9876543

Auxiliar Administrativo y Contable 1 Sumito Resto C.C. 1345669

Servicios Generales 1 Zoila Garcia C.C. 12345678

11
TOTAL

3. DESCRIPCION DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

CARGO: GERENTE

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros
fijados por la casa matriz. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional,
junto con los demás departamentos planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto
de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la empresa.

Requisitos de Educación Profesional en administración de Empresas o Gestión de Mercados.

Requisitos de Experiencia: Mínima de 2 años, en el manejo de Empresa.

Perfil: Habilidad y Experiencia en el manejo de Talento Humano con un promedio entre 24 y

40 años de edad, Hombre o Mujer, excelente relaciones interpersonales.
Sueldo: Fijo de $700.000 más comisión por ventas.

FUNCIONES

-Dirigir y representar a la Empresa, se encarga de planear, supervisar, coordinar, controlar y evaluar los procesos productivos de la
Empresa.

-Representar a la Empresa legalmente.

-Planear y desarrollar metas a corto, Mediano y largo plazo.

-Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes de diferentes Empresas, proveedores y subalternos, para mantener el
buen funcionamiento de la empresa.

-Controlar la administración de Mercadeo.

-Autorizar y ordenar los respectivos pagos.

-Elaborar propuestas de ventas.

-apoyar el cierre de negocios que presenten los vendedores.

-Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la empresa.

-Cumplir y hacer cumplir las normas internas de la Empresa.

.Delegar funciones a sus subalternos.

-Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada y confidencial de la Empresa.

-Guardar y proteger la reserva comercial de la Empresa.

-Desarrollar estrategias de Mercadeo en conjunto con el departamento de Mercadeo y Ventas.

-Y demás relacionados con el cargo.

Jefe Inmediato Junta Directiva

Número de personas en el Cargo: 1

A continuación algunos ejemplos de otros cargos para que se guien.

CARGO: JEFE DE DEPARTAMENTO FINANCIERO

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Departamento administrativo y financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de
la optimización del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de la
administración financiera de la empresa.

Requisitos de Educación: CONTADOR PUBLICO CON TARJETA PROFESIONAL

Requisitos de Experiencia: MINIMO 2 AÑOS DE EXPERIENCIA, HOMBRE O MUJER ENTRE 24

Y 40 AÑOS

Perfil: CONTADOR PUBLICO

Sueldo: $ 1.200.000

FUNCIONES

 Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

 Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que
afectan al lado izquierdo del balance general (activos).

 Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas
alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisión incluyen fondos
 internos vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y
financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.

 Buscar la forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere
la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos.

 Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general y del estado de resultados con
el objetivo de obtener información valiosa de la posición financiera de la empresa.

 Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa
pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

 El departamento financiero interactúa con las otras dependencias funcionales para que la
organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones
financieras deberán ser consideradas.

 El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es
en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con
autorización previa del Gerente General.

 Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y
créditos, en apoyo con el área productiva. Encargado de los aspectos financieros de todas las
compras que se realizan en la empresa.

 Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.

 Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nómina,
préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

 Manejo del archivo administrativo y contable.

 Aprobación de la facturación que se realiza por ventas de bodega.

 Supervisión de la facturación de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en los contratos
firmados con el cliente.

 Administrar y autorizar préstamos para empleados.

 Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos, transacciones en

dólares, etc.)
 Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General.

 El departa Administrativo Financiero deberá llevar a cabo cualquier otra actividad determinada por el
Gerente General.

Jefe Inmediato: GERENTE GENERAL

Número de personas en el cargo: 1

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Asistir y apoyar al jefe inmediato del departamento administrativa y financiero de la empresa en el control y
contabilización de las diferentes operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto.

Requisitos de Educación TECNICO O TECNOLOGO EN CONTABILIDAD O ADMINISTRACION DE

EMPRESAS

Requisitos de Experiencia: MÍNIMA DE 2 AÑOS.

Perfil: Habilidad en el manejo de Talento Humano, contable edad entre 23 a 40 años,
Hombre o Mujer, excelente relaciones interpersonales.

Sueldo: Fijo de $650.000

FUNCIONES

 Manejo de clientes
 Manejo contable
 Coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la contabilidad.

A PROVEEDORES:
 Recepción de facturas y comprobantes de retención.
 Mantener el archivo de proveedores.
 Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago con autorización del jefe del
departamento administrativo y financiero.
A BANCOS :
 Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia Financiera.
 Conciliaciones bancarias.
 Manejo del libro de bancos.
 Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.
A CLIENTES:
 Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.
 Archivo de facturas secuenciales del cliente.
 Manejo de facturas y comprobantes de retención.
ACTIVIDADES NÓMINA:
 Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los ingresos, descuentos, bonos de
alimentación y seguros de asistencia médica, retenciones de impuestos de los empleados.
 Elaboración de memos de permisos.
 Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de trabajo.
 Todo esto es en la parte operativa no de autorización Actividades viajes
 Manejo de facturas y viáticos.
 Elaboración de memos de viáticos.
 Control de los respaldos.
ACTIVIDADES CONTABILIDAD:
 Coordinación de la entrega de información al jefe Inmediato en las cuales el auxiliar contable debe entregar
carpetas de proveedores, clientes, comprobantes de retención, egresos de caja, registro de nómina, notas de
crédito, libro de bancos y conciliaciones.
 Actualización continúa de los archivos.
 Se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas por el jefe inmediato cuando se debe realizar una compra.

JEFE INMEDIATO: CONTADOR

Número de personas en el Cargo: 1

SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Requisitos de Educación BACHILLER, ATENCION AL CLIENTE, PROTOCOLO MESA Y BAR

Requisitos de Experiencia: Mínima de 1 años.

Perfil: Habilidad en el manejo de Talento Humano con un promedio entre 20 y 30 años de

edad, sexo femenino, excelente relaciones interpersonales.
Sueldo: UN SALARIO MINIMO CON AUXILIO DE TRANSPORTE ($689.455 + $ 77.700)

FUNCIONES

 Proporcionar el servicio de cafetería a empleados y visitantes.

 Labores de mensajería local.
 Limpieza de oficinas.
 Abrir las oficinas y hacer la limpieza de las mismas.
 Preparar el café y las demás bebidas.
 Realizar la limpieza de las oficinas alternas y la cocina que se encuentra en la bodega.

 Realizar la limpieza de la bodega de envío pasando un día.

 Apoyo en la limpieza de la bodega de inventario 2 veces por semana.
Otras actividades
 Brindar apoyo en bodega cuando se realiza la preparación de materiales que se van a exportar.
 Brindar apoyo a bodega en la recepción de productos que provienen de una importación.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

JEFE INMEDIATO: GERENTE

Número de personas en el Cargo: 1

4. COMITÉ TECNICO
DESCRIPCION:
El comité técnico está conformado por cada dependencia de esta empresa, donde se reúnen para discutir
asuntos respecto a las tomas de decisiones.

FUNCIONES:

 Desarrollar, coordinar y mantener vigentes los productos y herramientas de

información acordados en el Comité.
 Proponer, evaluar, coordinar y realizar control de calidad de los productos que entregan.
 Brindar accesoria en línea staff a la gerencia.