1

Mata Kuliah : Desa Siaga

Kajian Materi : Pengelolaan Obat
Dosen : Wenny Indah Purnama Eka Sari, M. Keb

CAPAIAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti perkuliahan Mahasiswa mampu menjelaskan pengelolaan

Obat Sederhana.

PENDAHULUAN

Salah satu tugas tambahan Bidan dalam pelayanan berkualitas adalah

Mengelola danmemberikan obat-obatan sederhana sesuai dengan kewenangannya.
Sistem Pengelolaan Obatmerupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
seleksi dan perumusan kebutuhan,pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan
penggunaan obat

URAIAN MATERI

PENGELOLAAN OBAT
A. Definisi Pengelolaan Obat
Pengelolaan merupakan suatu proses yang dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu yang dilakukan secara efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat
terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan
sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem.
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek
perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan penggunaan obat yang dikelola secara
optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan
alat kesehatan, dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia seperti tenaga,
dana, sarana dan perangkat lunak (metoda dan tata laksana) dalam upaya mencapai
tujuan yang ditetapkan diberbagai tingkat unit kerja.
 2

B. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat

1. Perencanaan
Tujuan perencanaan adalah adalah untuk mendapatkan :
a) Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati
kebutuhan
b) Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
c) Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan
kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan obat setiap periode dilaksanakan oleh Pengelola Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan. Data mutasi obat yang dihasilkan merupakan salah satu
faktor utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat tahunan. Oleh
karena itu data ini sangat penting untuk perencanaan kebutuhan obat-obatan.
Ketepatan dan kebenaran data di suatu sarana kesehatan akan berpengaruh
terhadap ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan secara keseluruhan di Kab/Kota.
Dalam proses perencanaan kebutuhan obat pertahun suatu sarana kesehatan diminta
menyediakan data pemakaian obat dengan mengunakan LPLPO. Selanjutnya Instalasi
Farmasi Kabupaten/Kota yang akan melakukan kompilasi dan analisa terhadap
kebutuhan obat diwilayah kerjanya.
2. Permintaan Obat
Tujuan permintaan obat adalah :
Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai
dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya.
Sumber penyediaan obat di pelayanan kesehatan adalah berasal dari Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di pelayanan
kesehatan adalah obat Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh
Menteri Kesehatan dengan merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional. Selain
itu sesuai dengan kesepakatan global maupun Keputusan Menteri Kesehatan No
: 085 tahun 1989 tentang Kewajiban menuliskan Resep/ dan atau menggunkan Obat
Generik di Pelayanan Kesehatan milik Pemerintah. Adapun beberapa dasar
pertimbangan dari Kepmenkes tersebut adalah :
a. Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan di seluruh dunia
bagi pelayan kesehatan publik.
b. Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar pengobatan.
 3

c. Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik bagi masyarakat.

d. Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan publik.
e. Meningkatkan efektifitas dan efisensi alokasi dana obat di pelayanan
kesehatan publik.
Berdasarkan UU No : 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan PP No : 72
tahun 1999 tentang Pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, yang
diiperkenankan untuk melakukan penyediaan obat adalah tenaga Apoteker. Untuk
itu Puskesmas tidak diperkenankan melakukan pengadaan obat secara sendiri-
sendiri.
Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing pelayanan
kesehatan diajukan oleh Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan dari sub
unit ke
kepala puskesmas dilakukan secara periodik menggunakan LPLPO Sub
unit. Berdasarkan pertimbangan efisiensi dan ketepatan waktu penyerahan obat
kepada Puskesmas, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat menyusun
petunjuk lebih lanjut mengenai alur permintaan dan penyerahan obat secara
langsung dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota ke Puskesmas.
3. Penerimaan Obat
Tujuan : Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan
permintaan yang diajukan oleh Puskesmas. Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam
menerima obat-obatan yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada
unit pengelola di bawahnya. Setiap penyerahan obat oleh Instalasi Farmasi
Kabupaten/ Kota, kepada pelayanan kesehatan dilaksanakan setelah mendapat
persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau pejabat yang diberi
wewenang untuk itu.
Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat bertanggung
jawab atas ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat
berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. Misalnya dalam sebuah daerah
pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat kepada Puskesmas Pembantu dan
sub unit kesehatan lainnya merupakan tanggung jawab Kepala Puskesmas induk.
Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat
yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat, bentuk obat
sesuai dengan isi dokumen (LPLPO) dan ditanda tangani oleh petugas
 4

penerima/diketahui Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima

dapat mengajukan keberatan.
Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib wajib menuliskan jenis yang
kurang (rusak, jumlah kurang dan lain - lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat
dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.
4. Pengelolaan Obat
Pengelola obat dalam manajemen persedian obat di pelayanan kesehatan adalah
Kepala pelayanan kesehatan itu sendiri, Petugas Gudang Obat dan Petugas Obat di
subunit pelayanan adalah:
a. Kepala pelayanan kesehatan
Kepala pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan, mengajukan obat untuk pengadaan
persediaan kepada Kepala Dinas/Kepala GFK, menyampaikan laporan bulanan
pemakaian obat, melaporkan semua obat yang hilang, rusak maupun kadaluarsa
kepada Kepala Dinas Kesehatan/Kepala GFK.
b. Petugas Gudang Obat
Petugas gudang obat bertanggung jawab dalam menerima obat dari GFK,
menyimpan dan mengatur ruang gudang obat serta mengendalikan persediaan
obat, mendistribusikan obat untuk unit pelayanan obat, mengawasi mutu obat,
melakukan pencatatan danpelaporan. Petugas gudang obat membantu Kepala
pelayanan kesehatan dalam hal menjaga keamanan obat, penyusunan persediaan,
distribusi dan pengawasan persediaan obat.
c. Petugas Obat di Sub Unit Pelayanan
Petugas obat pada sub unit pelayan bertanggung jawab dalam menerima,
menyimpan dan memelihara obat dari gudang obat pelayanan kesehatan, menerima
resep dokter, meracik/menyiapkan obat, mengemas obat, menyerahkan obat dan
memberikan informasi penggunaan obat, membuat catatan dan laporan pemakaian
obat untuk petugas gudang obat serta mengamati mutu obat secara umum.
C. Tugas dan Tanggung jawab Petugas Pengelolaan Obat
1. Kepala pelayanan kesehatan
a. Tugas :
 Membina petugas pengelola obat
 Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.
 5

 Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak/ kadaluwarsa

dan atau obat yang tidak dibutuhkan kepada Kepala Dinkes Kabupaten/Kota
setempat.
 Melaporkan obat hilang kepada Kepala Dinkes Kabupaten/Kota.
 Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota setempat
b. Tanggung Jawab :
 Pengelolaan dan pencatatan pelaporan obat dan perbekalan kesehatan di
Puskesmas.

2. Petugas Gudang Obat di Puskesmas mempunyai tugas

Melaksanakan :
a) Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
b) Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan
c) Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan
d) Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub unit pelayanan
e) Pengendalian penggunaan persediaan
f) Pencatatan dan pelaporan
g) Menjaga mutu dan keamanan obat dan perbekalan kesehatan
h) Penyusunan persediaan obat dan perbekalan kesehatan
i) Permintaan obat dan perbekalan kesehatan ke Dinas Kesehatan Kab/Kota
j) Penyusunan laporan ke Dinkes Kabupaten/Kota.

3. Petugas Kamar Obat Puskesmas mempunyai tugas :

a) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang
dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk buku
catatan mutasi obat.
b) Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan perbekalan kesehatan.
c) Menyerahkan kembali obat rusak/daluwarsa kepada petugas gudang obat
d) Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien
e) Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat kepada pasien.

4. Petugas Kamar Suntik mempunyai tugas :

 6

a) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang
dikeluarkan maupun yang diterimanya.
b) Membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat dan perbekalan
kesehatan
c) Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada petugas gudang obat.

5. Petugas Lapangan Puskesmas Keliling mempunyai tugas :

a) Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan obat yang
diperlukan kepada Kepala Puskesmas.
b) Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan.
c) Setelah selesai dengan kegiatan lapangannya, segera mengembalikan sisa obat
kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat.

6. Petugas Lapangan Posyandu mempunyai tugas :

a) Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan obat yang
diperlukan kepada Kepala Puskesmas.
b) Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan.
c) Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa obat kepada
Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat.

7. Petugas Obat Puskesmas Pembantu mempunyai tugas :

a) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan maupun yang
diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Kartu Stok/buku
a) Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat
kepada Kepala Puskesmas
b) Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas melalui
petugas gudang obat.

8. Bidan Desa
a) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan maupun yang
diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Kartu Stok/buku
 7

b) Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat
kepada Kepala Puskesmas
c) Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas melalui
petugas gudang obat.

D. Pencatatan dan Pelaporan

1. Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah :
a) Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan
b) Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
c) Sumber data untuk pembuatan laporan.
Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-
obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas
dan atau unit pelayanan lainnya. Puskesmas bertanggung jawab atas
terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat
waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.
2. Sarana pencatatan dan pelaporan :
Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas
adalah LPLPO dan kartu stok. LPLPO yang dibuat oleh petugas Puskesmas harus
tepat data, tepat isi dan dikirim tepat waktu serta disimpan dan diarsipkan dengan
baik. LPLPO juga dimanfaatkan untuk analisis penggunaan, perencanaan
kebutuhan obat, pengendalian persediaan dan pembuatan laporan pengelolaan
obat.

1. Di gudang obat Puskesmas :

a) Kartu stok obat
b) LPLPO
2. Di kamar obat Puskesmas :
a) Catatan penggunaan obat
b) LPLPO
3. Di Puskesmas pembantu :
a) Catatan penggunaan obat
 8

b) LPLPO Sub unit

4. Di kamar suntik :
a) LPLPO Sub unit
b) Catatan harian penggunaan obat suntik
5. Di pelayanan kesehatan/pengobatan :
a) Catatan obat-obat yang diberikan kepada pasien pada kartu berobat/status

6. Di tempat pelayanan P3K dan tempat rawat inap :

a) Catatan harian penggunaan obat
b) LPLPO Sub unit
7. Di kamar suntik :
a) Laporan pemakaian obat dan sisa stok
8. Di Puskesmas keliling :
b) Laporan pemakaian obat dan sisa stok
9. Di Posyandu / Polindes / Bidan desa :
c) Laporan pemakaian obat dan sisa stok
3.Penyelenggaraan pencatatan :
1. Di gudang Puskesmas :
a) Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang dicatat di
dalam Kartu Stok
b) Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat
berdasarkan :
a. Kartu Stok Obat
b. Catatan harian penggunaan obat
2. Di kamar obat :
a) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien dicatat pada
buku catatan pemakaian obat harian
b) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat
berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok.
3. Di kamar suntik :
Setiap hari obat yang akan digunakan dimintakan ke kamar obat.
Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi
sumber data untuk permintaan tambahan obat.
 9

4. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan serta di

ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan diselenggarkan seperti pada
kamar obat.

4.Alur pelaporan

Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan
Puskesmas Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :

a) Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi

Farmasi Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah
ditanda tangani disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya
disimpan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.
b) Satu rangkap untuk arsip Puskesmas .
5. Periode Pelaporan
Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan. Untuk
Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim setiap
awal bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi
setiap triwulan.