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MANUAL DE USUARIO
“PROGRAMA PARA LA CREACIÓN Y REGISTRO DE HORARIOS
Y PERFILES DE DOCENTES DEL CBTa #147”
Alumno:
Sergio Paulino Hernández Carlos
Número de control:
13550380
Carrera:
INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Nombre de la empresa:
CBTa #147
Asesor Interno:
Lic. Jesús José Contreras Martínez
Asesor externo:
Lic. René A.D. Hernández Partida
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PREFACIO
Este documento está basado en el estándar IEEE 1064-2001 (Standar for software
user documentation).
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ÍNDICE
Tabla de contenido
1. Introducción.......................................................................................................................... 5
2. Requerimientos técnicos....................................................................................................... 6
2.1. Requerimientos mínimos de hardware.................................................................................. 6
2.2. Requerimientos mínimos de software................................................................................... 6
3. Instalación………………............................................................................................................. 7
3.1. Paso 1: Servidor...................................................................................................................... 7
3.2. Paso 2: Backup………………………………………………………………………………………………………………….. 8
3.3. Paso 3: Ejecución……………………………………………………………………………………………………………. 10
4. Modulos……………................................................................................................................. 11
4.1. Login……………………………….................................................................................................... 11
4.2. Elección de semestre........................................................................................................... 15
4.3. Menú principal……………………………………………………………………………………………………………….. 17
4.3.1. Opción “Crear usuarios”…………………………………………………………………………………………… 18
4.3.2. Opción “Modificar usuarios”…………………………………………………………………………………….. 20
4.3.3. Opción “Cambiar contraseña”………………………………………………………………………………….. 21
4.3.4. Opción “Ciclo escolar”………………………………………………………………………………………………. 24
4.3.5. Opción “Modificar ciclo”…………………………………………………………………………………………… 25
4.3.6. Opción “Maestros”…………………………………………………………………………………………………… 26
4.3.7. Opción “Aulas”…………………………………………………………………………………………………………. 28
4.3.8. Opción “Grupos”………………………………………………………………………………………………………. 28
4.3.9. Opción “Materias”……………………………………………………………………………………………………. 29
4.3.10. Opción “Diseño”……………………………………………………………………………………………..……….. 30
4.3.11. Opción “Log”………………………………………………………………………………………………..………….. 32
4.4. Menú horarios maestros…………………………………………………………………………………………………. 35
4.4.1. Menú horarios configuración……………………………………………………………………………………. 35
4.4.2. Menú horarios maestros configuración…………………………………………………………………….. 36
4.4.3. Menú horario maestros impresión……………………………………………………………………………. 37
4.5. Menú horario aulas…………………………………………………………………………………………………………. 38
4.5.1. Menú aulas configuración……………………………………………………………………………………..…. 38
4.5.2. Menú horario aulas configuración…………….…………………………………………………………….… 39
4.5.3. Menú horario aulas impresión………………………………………………………………………………….. 39
4.6. Menú horarios grupos………….…………………………………………………………………………………………. 40
4.6.1. Menú aulas configuración………………………………………………………………………………………… 41
4.6.2. Menú horario grupos configuración………………………………………………………………………….. 41
4.6.3. Menú horario grupos impresión………………………………………………………………………….……. 42
5. Glosario.……………………………………………………………………………………………............................... 44
6. Referencias………………………………………………………………………………………………………..….......... 45
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I
INTRODUCCIÓN
En los últimos años se ha visto un gran auge de nuevas tecnologías en los ámbitos
académicos y científicos, avances que permiten obtener resultados de forma más rápida y
eficiente, ahorrando tiempo y agilizando las tareas del usuario. Muchos de esos avances
han permitido incluso desarrollar a la par otras tareas de una forma más sencilla, logrando
así el máximo uso y rendimiento de las herramientas disponibles. Desde tareas sumamente
complejas como la detección de tipos de sangre en pacientes, hasta tareas más simples
como la elaboración de horarios para docentes, estudiantes y aulas de una institución de
nivel medio superior.
El manual de usuario que se va a presentar a continuación tiene como finalidad
ayudar en el funcionamiento del sistema para el Centro de Bachillerato Tecnológico
agropecuario número 147 (CBTa #147), y cuya aplicación desarrollada lleva por nombre
“Programa para la creación y registro de horarios y perfiles de docentes del CBTa #147”. Así
también, se tiene como finalidad brindar ayuda al usuario y/o terceros autorizados por la
institución para corregir cualquier funcionamiento inesperado por el programa.
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II
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Nota: En la parte de software, es importante acarar que el sistema almacena sus datos
en una base de datos en SQL Server Management Studio que, al momento de instalarse,
requerirá de una serie de actualizaciones para evitar la incompatibilidad con el SO que se
utilice en el equipo del usuario. La conexión a internet es obligatoria para usar el sistema ya
que constantemente se envían correos electrónicos con detalles de cambios en el sistema
realizado por los usuarios.
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III
INSTALACIÓN
Lo siguiente será instalar el backup de la base de datos para que el programa pueda
está enlazado con el mismo.
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3.2 PASO 2: Backup
Luego de haber iniciado sesión, se deberá ir a la lista de opciones de la parte
izquierda a Database > Restore Database como se muestra en la siguiente imagen:
Se abrirá una nueva ventana en la cual se deberá elegir la opción “Device” y dar clic
en el botón de la derecha “…”.
Luego de esto, se abrirá una ventana emergente para seleccionar el archivo .bak y
se dará clic en el botón “Add”.
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A continuación, se abrirá un cuadro de búsqueda y se deberá seleccionar el archivo
CBTA_HORARIOS.bak de la carpeta.
Una vez que se ha finalizado este proceso, podremos ver que la base de datos ya
aparece dentro del SQL Server.
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En caso de que no pueda ver la base de datos, por favor seleccione el icono
“Refresh” que aparece más arriba o pulse la tecla F5 para actualizar y podrá ver la base de
datos.
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IV
MODULOS
4.1 Login.
Esta ventana será la primera que mostrará el sistema:
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Si el nombre de usuario existe, entonces el sistema dejará escribir la contraseña (la
cual no se mostrará a la vista sino en símbolos ya conocidos):
Una de las bondades del sistema es que limita el intento de inicios de sesión. Una
vez que se ha llegado al límite, el login se bloquea.
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Se activa este apartado de ayuda:
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4.2 Elección de semestre.
El usuario accederá ahora a una pantalla donde podrá ver su nombre y tipo de
usuario en la parte superior derecha, además de una lista con los ciclos escolares
disponibles:
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En la opción “Acerca de…” de la pestaña “Ayuda” se mostrará la información de
contacto del programador para cualquier necesidad a futuro.
El usuario deberá elegir un ciclo escolar que, por default, el sistema siempre elegirá
la primera opción. Si el usuario posiciona el mouse en la lista, aparecerá un texto de
ayuda con instrucciones específicas, tal y como se muestra en la siguiente captura:
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4.3 Menú principal.
La tercera ventana que será mostrada será el “Menú principal”, que es la ventana
principal donde se elegirán todas las opciones y, además, permitirá configurar gran parte
del sistema si se es SuperAdmin:
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4.3.1 Opción “Crear usuarios”. Muestra la ventana principal para que el usuario pueda crear
otros usuarios con sus respectivos campos. Esta opción solo se mostrará para un
SuperAdmin:
Todos los campos contienen sus propios requerimiento, mismos que tendrán que
cumplirse para poder agregar un nuevo usuario a la base de datos:
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Si el usuario nuevo no existe en la base de datos, el sistema automáticamente
agregará el nuevo usuario y esté aparecerá en la lista de usuarios existentes.
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4.3.2 Opción “Modificar usuarios”. Si el usuario da clic en esta opción se abrirá una
ventana que mostrará una lista de los usuarios existentes y los botones de modificar y
borrar. El usuario no podrá modificarse a sí mismo.
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4.3.3 Opción “Cambiar contraseña”. Esta ventana muestra campos para cambiar la
contraseña del usuario que está siendo utilizado en la sesión. Los campos tienen sus
propios requerimientos.
El sistema también restringe el tipo de contraseña ya que esta no puede ser igual a
la anterior y tampoco pueden no coincidir los dos últimos campos de la nueva contraseña.
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Y, por último, si la contraseña es modificada exitosamente, el sistema enviará un
correo electrónico de alerta para el SuperAdmin, notificando del cambio de contraseña en
el usuario que lo hizo. El SuperAdmin siempre podrá ver las contraseñas de todos.
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Si volvemos al “Menú principal”, iremos a la opción “Ciclo escolar” que desplegará
dos opciones respecto a la creación y modificación de los ciclos escolares son la columna
vertebral de este sistema ya que en ellos se registrarán los horarios. Esta opción solo está
disponible para usuarios de tipo SuperAdmin.
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4.3.4 Opción “Crear ciclo escolar”. Esta opción mostrará 3 campos: la fecha inicial, fecha
final y el status del ciclo escolar. Existen 3 tipos de status (Próximo, Desarrollándose y
finalizado, este último no se muestra como opción en esta ventana), si el sistema detecta
que se está tratando de crear un ciclo escolar en desarrollo estando ya otro en este status,
automáticamente lo colocará como “Próximo” ya que no pueden existir 2 status de este
tipo.
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También existe la limitación de que el inicio del ciclo debe ser antes que el fin del
ciclo, ya que de otra forma no tendría sentido y se pueden crear problemas de redacción e
interpretación:
4.3.5 Opción “Modificar ciclo”. Esta opción, al igual que “Modificar usuarios”, muestra una
lista con los ciclos escolares existentes y, al seleccionar uno, nos muestra diferentes
opciones como lo son “Eliminar”, “Modificar”, “Comenzar”, “Próximo” y “Finalizar”:
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Las especificaciones son exactamente las mismas, con excepción de que en las
opciones “Comenzar”, “Próximo” y “Finalizar” el sistema primero verifica si el ciclo
seleccionado no se encuentra ya en el estado al que se intenta convertir. Y de nuevo, no
podrá haber dos ciclos escolares en desarrollo.
Todas y cada una de estas opciones solo están disponibles para los usuarios de tipo
“SuperAdmin” y no podrán ser accedidos desde un usuario de tipo normal.
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Si elegimos el botón “Inactivar”, el sistema nos abrirá una ventana emergente que
nos dejará elegir cual es la razón por la que el maestro se estará inactivando. Como
aclaración, es importante mencionar que al “Reactivar” e “Inactivar”, el maestro no
desaparecerá de la lista ya que, aunque no estará disponible al momento de crear un
horario escolar, es un maestro que no está eliminado sino en un status del que puede ser
modificado sin problema alguno. Al momento de dar clic en “Eliminar”, ahí el maestro si
desaparece de la lista.
Una carta fuerte de este módulo, es que se nos permite elegir el título que tiene el
maestro (ofreciéndonos una amplia variedad de títulos), pero en caso de no encontrar el
que buscamos, podemos dar clic en la opción “Otros…” y el sistema nos habilitará un
campo de texto para escribir nuestro propio título:
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Y por último, al igual que los otros módulos, al hacer una creación de perfil de
maestro o modificación, el sistema enviara correos electrónicos de alerta al SuperAdmin
con toda la información pertinente:
4.3.8 Opción “Grupos”. Este módulo es idéntico al anterior y contiene las mismas
especificaciones. Los botones “Reactivar” e “Inactivar” no eliminan al grupo de la lista pero
si modifican la disponibilidad para crear horarios en el grupo modificado.
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En la opción “Crear nueva carrera” del apartado de “Crear grupo”, se da la
posibilidad de registrar una nueva carrera en el caso de no disponer de la deseada en la
lista de opciones. Este campo tiene su propio formato y límite de caracteres:
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4.3.10 Opción “Diseño”. Este módulo es diferente y corresponde al diseño de los reportes
PDF y horarios PDF en lo que a firmas, logotipos e información importante se refiere. Los
campos son los siguientes:
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En las opciones de los campos de imágenes, el sistema delimitará la resolución de
las fotografías de cada campo mostrando un mensaje como el siguiente:
Por último, con cualquier tipo de cambio hecho en este módulo, el sistema enviara
un correo electrónico de alerta al SuperAdmin donde mencionará el/los cambios
realizados:
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Por último, regresando al “Menú Principal”, el usuario SuperAdmin podrá
seleccionar la última opción de la configuración llamada “Ver log” que mostrará todos los
cambios del sistema:
4.3.11 Opción “Log”. Esta ventana permitirá al usuario ver todos los cambios del sistema
realizados por los administradores, así como la posibilidad de agregar filtros por temas e
imprimir reportes PDF con la información requerida.
Las opciones finales será generar un reporte PDF como se mencionó arriba, o en su
defecto, eliminar toda la información para evitar acumular todos los cambios. Todos estos
cambios son los que se envían como alertas de correo electrónico al SuperAdmin.
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El reporte PDF del Log es de un diseño simple que consta del logotipo institucional
(el cual puede ser modificado en el módulo “Diseño”) además de la fecha y horario de la
generación del PDF y el respectivo filtro agregado al reporte:
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En la misma ventana “Menú principal” se podrá visualizar en la parte de arriba el
ciclo escolar elegido en la ventana anterior y así también su respectivo “Status” (los cuales
ya fueron mencionados más atrás). El status “Finalizado” no permitirá a ningún tipo de
usuario crear horarios (únicamente visualizarlos), el ciclo “Próximo” permite comenzar a
trabajar en un futuro ciclo escolar y por último, el ciclo “En desarrollo” permite trabajar en
el ciclo actual que está siendo vigente:
Para finalizar, la ventana “Menú principal” tiene como principales opciones las
siguientes:
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4.4 Menú Horarios Maestros: Si el usuario elige la opción “Horarios maestros” en el
“Menú principal”, el sistema mostrará la ventana siguiente donde el usuario elegirá al
maestro correspondiente:
4.4.1 Menú Horarios configuración: Una vez que el usuario ha elegido al maestro, el
sistema mostrará la ventana de configuración donde el usuario podrá ver todos los
horarios de la semana en dos colores: el rojo (horarios libres) y azules (horarios
ocupados). Así también, podrá ver el botón para generar el PDF en la parte inferior
derecha:
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4.4.2 Menú horarios Maestros configuración: Si el usuario da clic en alguno de los
horarios, el sistema mostrara esta ventana donde podremos modificar los valores de
“Materia”, “Grupo” y “Aula” para la creación del horario o, si así fuera, vaciar el horario
dando clic en el botón “Hora libre”:
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4.4.3 Menú horario Maestros impresión: En el caso de que el usuario de clic en el botón
para imprimir, el sistema mostrará un cuadro de dialogo para elegir el nombre y la ruta de
guardado del archivo PDF a generar para posteriormente abrir automáticamente el
horario del maestro, tal y como se muestra en la imagen de la página siguiente:
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4.5 Menú Horarios Aulas: Si el usuario elige la opción “Horarios Aulas” en el “Menú
principal”, el sistema mostrará la ventana siguiente donde el usuario elegirá el aula
correspondiente:
4.5.1 Menú Aulas configuración: Una vez que el usuario ha elegido el aula, el sistema
mostrará la ventana de configuración donde el usuario podrá ver todos los horarios de la
semana en dos colores: el rojo (horarios libres) y azules (horarios ocupados). Así también,
podrá ver el botón para generar el PDF en la parte inferior derecha:
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4.5.2 Menú horario Aulas configuración: Si el usuario da clic en alguno de los horarios, el
sistema mostrara esta ventana donde podremos ver los valores de “Materia”, “Grupo” y
“Docente”. Si el horario se encontraba libre, los campos dirán “Libre”:
4.5.3 Menú horario Aulas impresión: En el caso de que el usuario de clic en el botón para
imprimir, el sistema mostrará un cuadro de dialogo para elegir el nombre y la ruta de
guardado del archivo PDF a generar para posteriormente abrir automáticamente el
horario del aula, tal y como se muestra en la imagen de la página siguiente:
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4.6 Menú Horarios Grupos: Si el usuario elige la opción “Horarios Grupos” en el “Menú
principal”, el sistema mostrará la ventana siguiente donde el usuario elegirá el aula
correspondiente:
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4.6.1 Menú Aulas configuración: Una vez que el usuario ha elegido el aula, el sistema
mostrará la ventana de configuración donde el usuario podrá ver todos los horarios de la
semana en dos colores: el rojo (horarios libres) y azules (horarios ocupados). Así también,
podrá ver el botón para generar el PDF en la parte inferior derecha:
4.6.2 Menú horario Grupos configuración: Si el usuario da clic en alguno de los horarios,
el sistema mostrara esta ventana donde podremos ver los valores de “Materia”,
“Docente” y “Aula”. Si el horario se encontraba libre, los campos dirán “Libre”:
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4.6.3 Menú horario Grupos impresión: En el caso de que el usuario de clic en el botón
para imprimir, el sistema mostrará un cuadro de dialogo para elegir el nombre y la ruta de
guardado del archivo PDF a generar para posteriormente abrir automáticamente el
horario del grupo, tal y como se muestra en la imagen de la página siguiente:
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Nota importante: En caso de eliminar un maestro, ciclo, aula, grupo o materia, y
después tratar de crear alguno de ellos con nombres identicos, el sistema no lo permitirá.
Si esto ocurre, por favor contacte al encargado del sistema.
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V
GLOSARIO
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VI
REFERENCIAS
Sparx Systemas, (2015), “Diagrama de casos de uso UML 2”. Obtenido de:
http://www.sparxsystems.com.ar/resources/tutorial/uml2_usecasediagram.html
Moquillaza, S., Vega, H., Guerra. L (2010), “2.1. Programación en N capas” Pág. 58 obtenido
de: http://yaqui.mxl.uabc.mx/~molguin/as/IngReq.html
Ingeniería del Software. Un enfoque práctico. 5ta. Edición Pressman, Roger McGraw-Hill,
2002 ISBN 84-481-3214-9
Curso de Ingeniería del Software I, Universidad Rey Juan Carlos. Obtenido de:
http://kybele.escet.urjc.es/asignatura.asp?Nombre1=ISI
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