Gestión y control de la empresa

Una función básica del plan de empresa es la necesidad de demostrar a los financieros que
la empresa estará adecuadamente controlada cuado empiece a establecer relaciones
comerciales. Hay que elaborar informes periódicos que sean útiles tanto para la dirección
de la compañía como para terceros: auditores, bancos, inspectores fiscales, etc. A veces, las
pequeñas empresas consideran que la contabilidad y los informes son únicamente una
formalidad y una pérdida de tiempos y que sólo son un servilismo a costumbres
establecidas. Esta interpretación es totalmente errónea. Estos controles de gestión se
utilizan para dirigir la empresa de la misma forma que los mandos de un coche se utilizan
para conducirlo por la carretera.

Los directivos de la nueva actividad determinan cuáles son los indicadores clave para
conseguir el éxito en todos los aspectos importantes. Se debe desarrollar un sistema
periódico de recogida de datos de interés, de análisis y extracción de conclusiones de forma
sencilla que ofrezcan una visión de conjunto de la situación de la empresa en cualquier
momento. Es decir, en empresas nacientes, dado que los riesgos de actividad son más
elevados, los mecanismos de control deben ser tan o más sofisticados que los de una
empresa mediana. Los procedimientos ideados deben tener suficiente extensión para
proporcionar una información útil, pero también deben ser sencillos porque los resultados
puedan ofrecerse "oportunamente" y permitan correcciones de la situación en caso
necesario. No hace falta decir que la utilidad de un análisis detallado es nula si no se puede
disponer de el antes de que el problema sea grave.

Los tres ámbitos que deben controlarse son:

En el ámbito del control financiero, debe decidirse si la actividad tiene suficiente entidad
como para justificar un contable en la plantilla. Esa sería la solución ideal para una empresa
que pretenda conseguir un crecimiento apreciable en un plazo corto. Sin embargo, los
recursos suelen ser insuficientes en la fase inicial y la alternativa es contratar una empresa
que supla la función contable durante un período (que sea, eso sí, capaz de procesar los
datos con agilidad y hacer el informe que se le encargue en la periodicidad necesaria).

También se puede contar con la distribución de tareas de control en diferentes personas del
equipo: vendedores que recogen y procesan datos de ventas (registros por tipo de producto,
por clientes, por representantes comerciales, por cada visita y por llamada telefónica). Hay
que elaborar archivos o fichas de clientes que recojan las ventas realizadas, visitas de
ventas, llamadas y los puntos de debate con los clientes, además de otros registros que se
consideren pertinentes según el tipo de actividad.

También hay que registrar los datos de producción para analizar los costes, eficacia,
velocidad y calidad de la producción (horas-hombre en empresas de servicios), tiempo
necesario para producir los distintos componentes, porcentajes de derroches, tasa de
producción de cada máquina, costes de material, consumo de energía, etc. Todos ellos se
recogen y analizan mejor en el departamento de producción, pero también deben estar a
disposición de otros miembros de la empresa (contable, jefe comercial...) para que puedan
analizarse en el conjunto de costes totales de la empresa y se puedan tomar decisiones
desde los diferentes departamentos.

 Finanzas
 Ventas
 Producción

Lista de control
 ¿Qué sistema de contabilidad se ha escogido?
 ¿Qué tipo de control de la información se obtiene y con qué frecuencia?
 ¿Quién se encarga de la contabilidad?
 ¿Quiénes son los auditores?
 ¿Qué controles de actividad se consideran importantes (producción, personal,
calidad, medio ambiente)?