Necesidad de auditoria externa en las universidades publicas Experiencia de la Sindicatura de Cuentas de Castilla-La Mancha Agustin Daniel Garcia Toboso Técnico de AuxStoria de ka Sindcatura de Cuentos de CostitoLa Mancha En el Il Encuentro de Auditores Internos e Interventores de la Universidad ol pasado mes de junio, al que fulmos invitados los responsables del area de Universidades de los distintos Ocex, as{ como expertos en la gestién y control interno de las Universidades espafiolas, tuvimos ocasion de escuchar y manifestar distintas opiniones y experiencias relacionadas con la fiscalizaci6n interna y externa de las universidades espafiolas. Como era de esperar, los problemas de quien como y con qué frecuencia se fiscaliza a las Universidades estuvo presente en todo el encuentro. ‘omenceras dicienco que en ( lamayoria de los estatutos de las universidades espanolas no se hace referencia a la auditoria externa y s6lo en algunos casos se oxige la audtoria externa de forma obligatoria, mientras que en otros se ccontempla la posibiidad de su real zacion de forma voluntaria, No se puede entender que la ausitoria anual de las universida- dos no sea obligatoria en Espafa, dado el importante volumen de fondos publicos que mueve, cuan- do oualauier sociedad andnima de mediana dimension tiene que someterse anualmente a una audi- toria de cuentas A esto hay que afiadir que, por to que respecta a los Ocex en general, (ONEXISHENUMENODNGAGION sdaieaunaneadediscabablancions il Precisamente en los V Encuen- trop Técnicos de los Organos de Control Extemo, colebrados en oc- tubte de 1996, una de las conctu siones del grupo de trabajo sobre‘al control externo de la actividad ‘econémico-financiera de las univer sidades publicas, fue: "Se conside- ra necesaria la realizacion de fisca~ lizaciones singulares anuales de todas y cada una de las universida- des. En su defecto, ef control de su actividad _econémico-financiera puede realizarse a través de revi siones Iimitadlas sobre las cuentas rendidas. Las fiscalizaciones singu- Jares deberlan tener et alcance de una auditoria integral. Sin embargo, se considera que actuatmente fa ‘mayor parte de las Universidades no cuentan con un sisterna de inci- caciores de gestion susceptibles de andlisis en términos de eficacia, ef ciencia y economia." Partiendo del reconocimiento de la necesaria realizacion de una auditofa anual en las Universida- es, cabe plantearse quien debe- Tia efectuaria, tema sobre el que se me ocurren dos soluciones a) Que fuera realizada de forma fecurrente por el Tribunal de Cuentas (Universidades no transteridas a sus CC AA. y Universidedes que estando transferidas no cuenten con 6rgano de control externo) y los OCEX (resto de Universidades Publicas). Para que esto se pueda realizar anualmente de forma obligatoria, seria precisa la modificacién de las leyes reguladoras de estas institucio- nes. b) Que mediante modificacion de la LORU, 0 mediante el desa: rrollo legistativo de esta por las CCA, se fiara la obligatorie- dad de auditoria anual, encar- gada a una empresa privada como instrumento auxiliar para el control interno y Ia fiscaliza- cién extera, Estas aucitorias se deberian hacer con unos cri- tefios de coordinacion y una normativa técnica astablecida por los érganos de contro! exlemo, de acuerdo con las caracteristicas propias de la Universidad. Ademas, los OCEX, a la vista de los informes de auditoria, podrian profundi- zar en |a fiscalizacion de deter- minadas éreas, con la fiscaliza- clon dal cumplimianto de las disposiciones legales y regia- mentarias a que esta sometida la Universidad con la fiscaliza clon de sistemas y procedi- mientos 9 con fa fiscalizacion operativa sobre determinados programas, Experiencia de la Sindicatura de Castilla-La Mancha en a fiscalizacién de Ia Universidad La Sindicatura de Cuentas, desde su constitucion por Ley 5/1993 de 27 de diciembre, ha fis- calizado las subvenciones recibi- das de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha por la Universidad (UCLM), corespon- icios 1994 y dientes a los ee 1996. LOS OBJETIVOS a cubrir en dichas fiscalizaciones fueron: 1.- Rendiciin de cuentas de las subvenciones recibidas por la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) 2.- Cumplimiento de los requisitos oxigidos para acceder a las subvenciones 3. Aplicacién dada a los fondos recibidos, de acuerdo con la finalidad establecida 4 Constatacién de la adecuada contabilizacion de los ingresos, 5- Estudio y valoracién del control interno. Se oxpone seguidamente un RESUMEN DE LOS RESULTA- DOS obtenicos en referencia a ‘cada objetivo enumerado: 1%) Rendicién de cuentas de las subvenciones recibidas por la UCL. El primer objetivo era que la Universidad nos ringlera cuentas Seguin el art. 65 del Regiamento de Organizacion y Funcionamiento de la Sincicatura, existe obligatonie- dad de remision de las cuentas y documentos justificatives de las subvenciones recibidas por la Universidad de la CC.AA. y CC.LL Gentro de los dos meses siguientes a la finalizacion del ejercicio La Universidad rindié las cuen- tas anteriores, tras varios requeri- mientos, con retrasos de 7 y 8 meses, no conteniéndase en las rendiciones la totalidad de eubven- clones pretendidas. 2°) Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el ‘acceso a las subvenciones. Con caracter general la Universidad reunia los requisitos coxigidos para el acceso a las sub- venciones salvo en algunos casos, por los motives siguientes * Falta de solicitud * Falta de memoria descriptiva de la actividad que se pre- tendia realizar. * No ser posible beneficiario en los términos de las 6rdenes ‘de convocatorias (asociacion de mujeres, organizacion de consumidores y usuarios, 0 perseguir un objetivo no con- templado en las bases) Recuérdese que obtener una subvencién sin reunir las con-iciones requeridas para ella 8S un motivo de reintegro. 38) Aplicacién dada a los fondos de acuerdo a la finalidad est blecida y anélisis de la justifi- cacién presentada. Los justiicantes exigidos en las convocatorias y convenios fueron ppresentades, en su mayorla, aun- {ue con incumplimiento de los pla- 08 establecidos. Ademas, en oca- siones, tras haber recibido las sub- venciones no se rinden las corres- pondientes memorias descriptivas de las actuaciones realizacias, gas- tos ocasionados y objetivos conse- guidos. Se observan algunas aplicacio nes de fondos a finalidades cistin- tas de las subvencionadas 0 con- venidas. Igualmente algunos fon: dos no han sido aplicados a tinal dad alguna. En estos casos la Sindicatura indica que procederia 41 eintegro de fos fondos no utliza- dos 0 empleados en finalidades ajenas al objeto de la subvencién, siendo jo habitual que las Consejerias trariten los correspon- dientes expedientes de reintegro En ocesiones ee ha detectado que el coste de la actividad sub- vencionada era inferior al montante de ingresos recibidos para la reali- zacion de la actividad. Dado que. tanto en el Decreto 2/1991 de Regimen General de Concesién de Subvenciones, como en la Ley 6/1997, de Hacienda de Castilla-La Mancha se establece que “E importe de las subvenciones regu- Jadas en la presente Ley/Deoreto en ningun caso podré ser de tal cuantia que aisladamente 0 en coneurrencia con subvenciones de oltas administraciones publicas, 0 de otros entes publicos o privados, pacionales 0 intemacionales, supe- te el coste de la actividad a desa- roliar por el beneficiario’, “en ef supuesto anterior proceder ef reintegro de! exceso obtenido sobre e| cosie de /a actividad desarrollada”. En estos casos la Sindicatura indica en su informe gue pracederia el reintegro En referencia al reintegio de subvenciones y ayudas publicas, segun lo dispuesto en la Ley 6/97, de Hacienda de Castillata Mancha, junto a la cantidad a rein tegrar debe exigirse el interés de demora desde el momento del pago de la subvencién, Igualmente es importante sefalar que en la Ley de Hacienda de Castila-La Mancha se recogen como inirac- clones administrativas en materia de subvenciones y ayudas publi- cas, las siguientes conductas, cuando en elias intervenga dolo, culpa o simple negligencia ) La obtenci6n de una subven- @10n 0 ayuda falseando las con- diciones requeridas para su concesién u acultando las que la hubiesen impedido o limita do. b) Lano aplicacién de las cantida. des recibidas a los fines para los que la subvencidn fue con: cedida, siempre que no se haya procedido a su devolu: ion sin previo requerimiento. ©) El incumplimiento por razones imputables al beneficiano, de las obligaciones asumidas ‘como consecuencia de la con- cesion de la subvencién, d) La falta de justificacién del ‘empleo dado a los fondos reci- bidos, Las infracciones anteriores se sancionarén mediante multa del medio al triplo de la cantidad inde- bidamente obtenida, aplicada o no lustiicada Dichas sanciones se graduaran atendiendo en cada caso concreto a a) La buena 0 mala fe de los suje- tos, ) La comisién reiterada de infrac- clones en materia de subvan- ‘jones 0 ayudas. ©) La resistencia, negativa u obs- truccién a la actuacién investi- gadora 0 de control de la Aaministracion. 4) Constatacion de la adecuada contabilizacién de los ingre- ‘sos. Se pretende verificar que la Universidad ha contabilizado el ingteso, imputandolo al presupues: to del ano correspondiente y den: tro del concepto que proceda Sorprendentemente se detec tan algunos ingresos no contabili- zados, asi como gastos correspan- dientes a la utlizaci6n de la sub- vyencion sin contabilizar Esta cuos tion se desarrolla en conexién al apartado siguiente 5) Estudio y valoracién del con- trol interno (en referencia a las subvenciones recibidas). Bien es sabido que un sistema de contro! interno debe cubrir los siguientes objetivos: * Salvaguerdar los activos 0 recursos de la entidad. ‘© Otorgar flabllidad 4 los regis- tos contables, © Garantizar el buen funciona- miento de la organizacion, Estos objetivos al terreno de las subvenciones recibidas por la Universidad, se tradu- cen en: AUDITORY