GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE 001

 Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122121 V2

 Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS OPERATIVAS PARA LA

GESTION ADMINISTRATIVA.

 Fase del Proyecto: ANALISIS

 Actividad de Proyecto: Clasificar las áreas de gestión de una empresa.

Competencia: Producir documentos que se originen de la función administrativa siguiendo

la norma técnica y la legislación vigente.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y
Dependencias asociadas a la unidad administrativa dentro de la organización y su
entorno.

Duración de la Guía: 80 horas

2. PRESENTACION

Apreciado aprendiz a través de esta guía de aprendizaje queremos darle la bienvenida a la

exploración de conocimientos y saberes en el programa de Asistencia Administrativa; aquí
iniciamos una aventura más en cada una de sus vidas que alimentará de conocimientos (el saber) y
experiencias (saber hacer) su perfil profesional y personal, es decir, el propio ser. En esta carrera
técnica encontrará la satisfacción de aprender durante el transcurso de dos años diferentes
contenidos que alimentarán su conocimiento y que le ayudarán a ubicarse en un entorno laboral
con el objetivo de aumentar su productividad y efectividad dentro de una organización.

Asistencia Administrativa es un programa que le facilitará desempeñarse, como su nombre lo

indica, en un asistente administrativo, auxiliar de información, atención en servicio al cliente,
asistente personal y planeación administrativa. Así mismo durante su formación profesional usted
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desarrollará competencias y habilidades de atención y servicio al cliente, procesando

información, contabilizando las operaciones de la empresa, produciendo documentos,
organizando eventos y documentos de una empresa.

Por ello iniciaremos conociendo los inicios de la administración en el mundo y los diferentes
enfoques que permitieron el avance y la conformación de las empresas u organizaciones en
diferentes campos industriales y comerciales.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Analizar la estructura organizativa de acuerdo a las políticas de la organización.

3.1 Actividades de Reflexión inicial:

ACTIVIDAD REFLEXIÓN No 1 – Análisis de dos videos

Usted como miembro de una familia cuenta con el apoyo de unos padres y hermanos,
igualmente cuenta con abuelos maternos y paternos donde tienen otros parientes, analice
dentro de esa enorme familia ¿cómo ha sido el manejo de la unidad familiar, ¿quién da
las ordenes?, ¿quién trae el dinero a casa?, ¿cómo se toman las decisiones?, ¿ quiénes
toman las decisiones y quiénes las acatan?
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Después de reflexionar y socializar usted puede concluir que la familia es una organización, en ella
se refleja un orden, unos compromisos, unas líneas de autoridad, una historia familiar que afecta,
bien o mal, el desarrollo diario de las actividades familiares.

Lo invito a observar el video “La Administración a través de la historia”

https://youtu.be/0NpbpbdcW5Y ; https://youtu.be/xFQNbhyor_s ; identificando factores
importantes en el surgimiento y avance de la generación de empresa de acuerdo a cada uno de los
contextos en que se desarrolla.

Después de reflexionar sobre el proceso de administración y conocer puntos claves en su

generación, en grupos GAES organizarán una interpretación de un momento u experiencia en
donde se utilice la administración como ejercicio clave para la solución de conflictos o situaciones.
Ejemplo: la administración en la familia, en una empresa, en una comunidad, a nivel personal,
entre otros.

NOTA: Este material lo encontrara el Instructor; en la carpeta “Material de Apoyo –

Videos”

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje.

Después de conocer cuáles son los pasos esenciales para generar la administración en la vida
propia y por supuesto en los entornos laborales u organizaciones es importante que usted,
querido aprendiz, que se está formando como asistente administrativo conozca el entorno
empresarial, los cargos, las funciones y niveles jerárquicos dentro de las organizaciones y
empresas a las cuales se verá enfrentado en su desarrollo profesional. Por esto es importante que
en esta parte del aprendizaje usted conozca de:

¿Cuáles políticas de la organización afectan el desempeño como asistente administrativo dentro

de una estructura organizacional?

Resolver una pregunta esencial, es abarcar una serie de contenidos conceptuales,

procedimentales y actitudinales de manera global, compleja que no necesariamente puede dar
como respuesta a un SI y a un NO, entonces se le invita a revisar las preguntas secundarias, hacia
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donde se dirige el propósito de esta guía de aprendizaje, a pensar sobre las respuestas que surjan
de su participación en las actividades propuestas en su proceso de aprendizaje.

- ¿Por qué son importantes los manuales de funciones, procesos y procedimientos en un

puesto de trabajo?

- ¿Por qué se debe conocer la estructura orgánica-funcional de una empresa?

- ¿Cuál es la relevancia de conocer la matriz DOFA de una empresa?

- ¿Cuáles son los recursos que se hacen necesarios para el desarrollo de las actividades
propias de los manuales de funciones, procesos y procedimientos?

- ¿Cómo establecer las prioridades en la ejecución de las actividades resultantes de los

manuales de funciones, procesos y procedimientos?

- ¿Cuál es la importancia de conocer las políticas, normas y lineamientos de la

Organización?

- ¿Cómo se identifica la diferencia entre actos administrativos y académicos?

De acuerdo al desarrollo de las actividades de aprendizaje propuestas en esta guía y haciendo uso
de los apuntes e investigaciones propias, usted comprenderá las respuestas a estas preguntas que
son parte del contenido que se va a desarrollar a los largo del proceso de aprendizaje, por lo cual
al finalizar esta actividad de aprendizaje deberá entregar en una hoja las respuestas a las
preguntas anteriormente planteadas, con sus propias palabras.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Una vez entendido el objeto de conocimiento con la ayuda del glosario que se incluye al
finalizar esta guía de aprendizaje explique y amplié con sus palabras los términos más
importantes que utilizaremos en la comprensión del vocabulario para el desarrollo de
esta competencia. Teniendo claro el significado de cada uno de los términos, de manera
individual, crearán un crucigrama en donde se involucren 10 palabras relacionadas con
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nuestro objeto de conocimiento. A l finalizar se intercambiarán los trabajos con el fin de

intercambiar conocimientos.

CONCEPTOS QUÉ ES

¿Qué es un proceso
administrativo?

¿Qué significa el
término Empresa?

¿Qué es planeación?

¿Qué es organización?

¿Qué es misión?

¿Qué es una visión?

¿Qué es un
organigrama?

¿Qué es un plan
estratégico?

¿Qué significa la sigla

DOFA?

¿Qué es un manual de
funciones?
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¿Qué es un manual de
procedimientos?

Los aprendices estudian el video: Historia de las escuelas de la administración

http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU y elaboran un cuadro sinóptico sobre las teorías
administrativas, posteriormente el instructor profundiza sobre el concepto de administración, sus
características y la relación con la empresa.

Seguido a esto, el instructor presenta el concepto de empresa y profundiza sobre: tipos, clases,
recursos y valores facilitando así que el aprendiz en su proceso de aprendizaje se le facilite la
exploración y consulta de la página web www.camaradirecta.com.co elaborando una rejilla de
conceptos sobre los tipos de empresas cumpliendo así con el desarrollo de la actividad 1.

Posteriormente, los aprendices observan de forma detallada el video ejemplo sobre estructura
orgánico funcional de una empresa: http://www.youtube.com/watch?v=g0O7YicLtQw tomando
nota de los conceptos explicados para que posteriormente realice de forma ordenada una sopa de
letras con mínimo 12 términos con cada uno de los significados.

Una vez entendido el proceso de la estructura funcional de una empresa y para brindar
continuidad al proceso de aprendizaje el instructor comparte los conceptos que pertenecen al
proceso administrativo, quien a su vez proyectará el video denominado: “Proceso administrativo
en bichos” http://www.youtube.com/watch?v=kzLM4N3g1tw. Allí los aprendices participan de
forma activa en la carrera de observación organizada por el equipo ejecutor teniendo como
objetivo la exploración de conocimientos a través del juego lúdico y experimental.

En este momento de su aprendizaje el instructor mediante una exposición compartirá a los

aprendices el concepto de planeación estratégica y los siguientes componentes: misión, visión,
objetivos, políticas, metas, estructura externa, matriz DOFA, manual de funciones, procesos y
procedimientos; por su parte los aprendices elaboran la actividad 2.
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Para finalizar ahondaremos un poco más sobre los componentes que integran el proceso de
planear estratégicamente y la importancia que tiene en la administración efectiva de una
organización u empresa, para ello los aprendices realizarán la lectura detallada del material
suministrado por el instructor de donde tomarán las bases para dar respuesta a las preguntas
propuestas en el cuestionario anexo en la actividad 3

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Actividad 1. Por medio de la página cámara directa que encontrará en el buscador google, usted
navegará aplicando en el link CAE (matricula mercantil) el cual lo (a) enviará a
www.sintramites.com/sintramites/. En este momento usted debe navegar en dicha página
ubicando los conceptos tales como homonimia, tipos de empresa, usos de suelo, antecedentes
marcarios y códigos de actividad económica (CIIU) entre otros, ubicándolos posteriormente en la
rejilla de conceptos solicitada.

Actividad 2: “Definiendo mi empresa” Aquí apreciado aprendiz en grupos GAES debe conformar
una empresa y definir, misión, visión, 3 objetivos, 3 políticas, elaborar el organigrama ubicando
los departamentos, identificar de la estructura externa 4 proveedores, 3 competidores, tecnología
disponible para la operación de la empresa, diseñar un logo para la empresa y elaborar el manual
de funciones y procedimientos . De la misma manera, personalmente, ubique su puesto de trabajo
dentro del organigrama y establezca cuáles son las relaciones que se deben llevar con las demás
dependencias de la empresa.

Actividad 3: Una vez finalice la lectura del material sobre planeación estratégica debe responder
de manera personal las preguntas de selección múltiple planteadas en el cuestionario que el
instructor entregará a cada uno de los aprendices.

ACTIVIDAD SISTEMA GENERAL DE BIBLIOTECAS SENA: Investigue en el Sistema de

Biblioteca virtual del SENA, el tema “ Presencia de la expansión internacional en la misión
y visión de las principales empresas privadas y estatales de América Latina ” y realice un
ensayo sobre este documento.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

En este Cuarto momento de su aprendizaje vamos a recoger las evidencias de

aprendizaje que se evaluarán para valorar el alcance de los resultados de aprendizaje.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Producto:  Ejecuta  Técnica de Evaluación:

Carpeta con presentación
de la empresa con misión,
visión, objetivos, políticas
junto al organigrama,
manual de funciones,
manual de procesos y
procedimientos.
Evidencia de
conocimiento: Responde a
preguntas sobre:
Planeación estratégica.
procedimientos y
Valoración de Producto:
funciones acorde con
lo establecido en los
manuales y el
Instrumento de Evaluación:
direccionamiento
estratégico de la
Lista de Verificación.
organización.
 Identifica la posición
de su puesto de
trabajo, de acuerdo
con la estructura
TÉCNICA: Formulación de
orgánica de la
preguntas. Cuestionario.
organización.
Instrumento de Evaluación:
Cuestionario de preguntas
•Aplica el proceso de
planeación estratégica,
orientado a la unidad
administrativa, en las
estrategias fa/do para el
desarrollo de los programas
de mejoramiento.
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•Establece las prioridades de

ejecución de actividades y los
recursos de acuerdo con las
políticas de la organización.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

A continuación encontrara un glosario de términos que deberá investigar y comprender:

 Administración: Es todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización,
dirección y control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros,
tecnológicos, materiales, de información) y para la realización de las actividades de trabajo.

 Empresa: Es una unidad económico – social integrada por elementos humanos, materiales y
técnicos que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de
bienes y servicios.

 Administración de empresas: Es una ciencia social que se dedica al estudio de la organización de las
empresas, analizando la forma en que gestionan sus recursos, procesos y los resultados de sus
actividades.

 Asistente administrativo: El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar

variedad de tareas administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de
correspondencia, manejo de agenda, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y
proveer información vía telefónica entre otras.

 FODA: Técnica de valoración de potencialidades y riesgos organizacionales y personales, respecto a

la toma de decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.
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 Proceso administrativo: son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para
aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.

 Planeación: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos,

programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo
que va a hacerse

 ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según

división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.

 Organización: La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos,
creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías;

 Dirección: Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la
motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones
personales jerárquicas y toma de decisiones.

 Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

 Manual de funciones: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas

que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de
guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales de los trabajadores de una empresa.

 Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben

seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 http://www.promonegocios.net/administracion/que-es-administracion.html

 http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/procesoadmin.htm

 http://definicion.de/administracion/

 http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk La administración a través de la historia

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 http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU - Historias de las Escuelas de la

Administración.flv

Biblioteca SENA:

“Presencia de la expansión internacional en la misión y visión de las principales empresas privadas

y estatales de América Latina”, AUTOR: López Morales

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Dra. Betty Ángela Instructor CSET Bucaramanga,

13 de Diciembre
Sarmiento Torres –
de 2016
Magister en Educación

Eidy Rubiela Ardila

Rueda – Economista

Heli Ramírez Vesga -

Administrador de
Empresas

Jorge Eliecer Flórez

Gómez – Administrador
de Empresas

Mario Heli Gómez Márquez

– Contador Publico
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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es) Laura Liliana Perea Instructor CSET Bucaramanga, Actualización

Pineda, Kelly 30 de
Johana Pinzon Noviembre de
Gomez, Mercedes
2017
Basto, Jorge Florez