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VERSIÓN:00
CONTROL INTERNO FECHA: Oct/14
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MANUAL
DE CONTROL INTERNO
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN .................................................................................................... 4
PRESENTACIÓN
Dada la importancia que el Sistema de Control Interno representa para el logro de los
objetivos y metas institucionales y buscando el fortalecimiento de esta herramienta
gerencial para así garantizar la protección de los recursos de la Entidad y fomentar la
eficacia y la eficiencia de las operaciones, se presenta el Manual para el Ejercicio del
Control Interno en la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo
del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
Teniendo en cuenta que el control interno se debe concebir de forma que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, los funcionarios de la Oficina
de Control Interno y, en general, las personas involucradas en la ejecución y aplicación de
los métodos de Control Interno y en el ejercicio del mismo, encontrarán en este Manual
una herramienta metodológica sencilla, básica, práctica y útil para el desarrollo de sus
actividades.
1.1 Objetivo
1.2 Alcance
Este manual sigue la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI y lo articula
con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009, es decir, incorpora al SCI de
manera coherente los procesos y documentos aplicables del SGC.
La Implementación del MECI no es del alcance de este documento, ya que hace parte de
un trabajo que se realiza por los diferentes equipos (directivo, operativo y evaluador) que
posee la entidad.
1.3 Responsabilidades
ACTIVIDAD RESPONSABLE
• Acompañar y asesorar.
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Edgar Bulla Ángela Lezama
Jefe Control Interno Representante Dirección
Comité Calidad - MECI COPIA CONTROLADA
Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14
MANUAL CÓDIGO: CI-MA-001
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CONTROL INTERNO FECHA:
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ACTIVIDAD RESPONSABLE
• Realizar evaluaciones.
• Fomentar la cultura del autocontrol. • Oficina de Control Interno
• Coordinar la identificación de los
riesgos.
• Relación con los entes externos.
• Facilitar el mejoramiento de los
procesos organizacionales por
medio de la evaluación
independiente.
• Informar al Gerente acerca del
desempeño del Sistema de Control
Interno.
2 MARCO LEGAL
• Constitución Política
Artículo 209: Se refiere a la función administrativa y el servicio de ésta hacia los intereses
generales. Establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un
control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Este artículo fue
reglamentado por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2014.
Artículo 268: Tiene que ver con las atribuciones de los órganos de Control Fiscal a
quienes corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de
las entidades y organismos del Estado. Este artículo se reglamentó en la Ley 42 de 1993.
Artículo 269: Corresponde a las obligaciones que tienen las entidades de diseñar y aplicar
métodos y procedimientos de control interno de acuerdo con las características propias de
cada Entidad Pública.
Artículo 354: Se refiere a la competencia del Contador General para establecer las
normas de Control Interno Contable.
• Leyes
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en
las entidades y organismos del Estado.
Ley 42 de 1993: Como se anotó anteriormente, esta Ley reglamenta el Control Fiscal y
establece, en el artículo 18, que la evaluación del Control Interno es el análisis de los
sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la
calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y
eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional. En el Capítulo Sexto de esta ley se crea el Sistema
Nacional de Control Interno.
Ley 475 de 1998: Por la cual se crea la Oficina Coordinadora de Control Interno del
Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A.
E.S.P. OFICIAL..
• Decretos Reglamentarios
Decreto 280 de 1996: Crea el Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno
en las entidades del orden Nacional y Territorial.
Decreto 2145 de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno.
Decreto 2539 de diciembre de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145
de 1999 en cuanto a la funcionalidad del Consejo Asesor
Decreto 1599 de 2014: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano -MECI.
Resolución No. 035 del 12 de marzo de 2009. Por la cual se crea el Comité Coordinador
del Sistema de Control Interno de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado
y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
Decreto 943 de 2014: Actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano -MECI.
3 MARCO TEORICO
El ejercicio del control interno consulta los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,
economía, celeridad imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales;
adicionalmente se concibe de tal manera que su desempeño sea intrínseco a todos los
procesos y al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y
en particular, de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.
2. Definir las políticas de relación de la entidad con sus diferentes grupos de interés,
facilitando redes conversacionales que le permitan el Iogro de sus propósitos de
forma transparente, participativa y concertada.
10. Llevar a cabo por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de
la entidad, una evaluación permanente a los resultados permitiendo acciones
oportunas de corrección y mejoramiento.
El concepto anterior remite al análisis del significado de termino "sistema" entendido como
un conjunto de elementos ordenados para cumplir con un propósito o fin determinado.
Dicho conjunto debe cumplir las siguientes condiciones.
• El desempeño de coda uno de los elementos que conforman el sistema afecta la
totalidad del conjunto.
• El desempeño de los elementos así como sus efectos sobre la totalidad del
sistema son independientes.
• Ninguno de los efectos causados por el desempeño de alguno de los elementos
tiene efectos independientes.
Por lo tanto, cuando uno de los elementos se transforma o se elimina, cambia la totalidad
del sistema y, por lo tanto, se pierde su esencia. Es así como un punto focal de esa
definición es la relación de dependencia entre los diferentes elementos del sistema y entre
este y el ambiente que los rodeo.
El Sistema de Control Interno por lo tanto proporciona una estructura para controlar la
planeación, la gestión y la evaluación; su propósito es orientar a la entidad hacia el
cumplimiento de los fines esenciales del estado. Dicha estructura garantiza el
cumplimiento de los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante su inserción al diseño de cada
uno de los procesos, las actividades, las tareas, las actuaciones y las funciones
necesarios para la operación de la entidad.
Esquema de la Organización
Planes y Programas
Toda organización debe tener claridad en su visión, misión, objetivos, metas y programas,
de lo contrario, no tendrá un enfoque de los fines del Estado. La Planeación es el
elemento estructural dentro del Sistema de Control Interno y es la función administrativa
más importante. Se concibe como una herramienta gerencial y estratégica que orienta las
acciones de la entidad para el logro de sus objetivos. Los planes de la entidad deben
documentarse de manera participativa y ponerse en conocimiento de todos para facilitar
su ejecución y control.
Métodos y Procedimientos
Este elemento al establecer las actividades que deben ejecutarse para lograr un
resultado determinado, deja ver la participación de las diferentes áreas de la entidad
dentro del ejercicio del control interno, por lo anterior, es importante tener en cuenta que
las normas de control interno deben estar presentes en todos los procedimientos.
Principios
Normas
Son todas las disposiciones de carácter interno que adopta la entidad, con el fin de
orientar el proceder cotidiano de la organización y que encierran las guías de acción de la
alta dirección.
Igualdad: Es reconocerle a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos
derechos. Se concreta al orientar la toma de decisiones hacia la prevalencia del interés
general.
El Sistema de Control Interno para las entidades del Estado se soporta en los artículos
209 y 269 de la constitución Política de Colombia.
El artículo 209 establece que la administración publica en todos sus órdenes, tendrá un
Control Interno para ayudar a las autoridades administrativas a coordinar las actuaciones
necesarias para servir a los intereses generales y cumplir con los fines esenciales del
Estado.
Ambos artículos permiten orientar el Sistema de Control Interno para Ias entidades del
Estado en los siguientes fundamentos:
Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las
organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal
manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento
de los Módulos en su integridad.
A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la
rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las
necesidades de los usuarios.
El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, esta conformado por la primera
autoridad de la entidad y su primer nivel directivo.
y por el Órgano de Control Fiscal competente, así como establecer los planes integrantes
de mejoramiento del Control Interno, realizando seguimiento al cumplimiento de los
mismos.
4.1 Alcance
Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno deberán utilizarse las
normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño,
los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el
uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, el rol que deben desempeñar las
Oficinas de Control Interno, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en cinco
tópicos a saber: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y
seguimiento, fomento a la cultura del control, y relación con entes externos.
La Oficina de Control Interno debe tener en cuenta los siguientes aspectos generales y
fundamentales para el desarrollo de estas funciones esenciales:
Una vez definidos los aspectos estratégicos, la Oficina de Control Interno debe contar con
un Plan de Acción Anual que se constituye en la Carta de Navegación de su actividad.
Para tal fin, se requiere determinar los objetivos, metas y actividades que se pretenden
llevar a cabo durante el periodo, conteniendo como mínimo la descripción de las políticas,
objetivos de control, áreas y/o procesos objeto de control, tipo de actuación, tiempo,
recursos requeridos y responsables asignados, así como los indicadores de evaluación y
seguimiento.
De este Plan de Acción hará parte el Programa Anual de Auditoría. Los beneficios que
proporciona el Plan radican en:
Es indudable que el contenido del plan debe guardar relación directa con el quehacer
organizacional y con las funciones básicas de la Oficina, pues esta deberá ser parte de la
planeación institucional. Asimismo, dicho Plan articulado será la base para la formulación
de los acuerdos de gestión de los jefes de oficina de Control Interno que deban
suscribirlos, dando cumplimiento a la Ley 909 de 2004.
Ejecución. Es prioritario que las Oficinas de Control Interno lleven a cabo su función de
manera objetiva, amplia y diligente, para lo cual deben contar con las herramientas
necesarias que conduzcan a una efectiva labor. Es así como deben estar a su alcance,
entre otros aspectos, el uso de tecnología informática y telemática, de tal manera que se
agregue valor a la gestión administrativa al facilitar, a través de sus observaciones y
recomendaciones, el mejoramiento continúo de los procesos y demás acciones
administrativas.
Elaboración de los Informes. Como se observa, las oportunidades con que cuentan las
Oficinas de Control Interno para dar a conocer su labor son múltiples. Sin embargo, según
su contenido los informes se pueden clasificar en:
1. Informe Final Según Actividad Desarrollada. Cada acción emprendida por la Oficina de
Control Interno debe generar un informe que permita dar a conocer los resultados,
especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría.
Es de resaltar que los informes de los servidores de Control Interno tendrán valor
probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las
autoridades pertinentes así lo soliciten. El cuadro presentado a continuación reseña los
informes que debe presentar la Oficina de Control Interno:
No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
Ley 87 de noviembre 29 de 1993,
Decreto 1826 de agosto 3 de 1994
(reglamentario de la Ley 87), Decreto
2145 de noviembre 4 de 1999,
Decreto 2539 de 2000 (modifica
parcialmente el Decreto 2145 de Representante
1999), Circular No.010 de Julio 2006 Legal.
Informe Ejecutivo
de la Contraloría General de la ANUAL Consejo Asesor
Anual, sobre el avance
Nación, Circulares No. 01 de A más tardar el 28 del Gobierno
del Sistema de Control
1 noviembre 27 de 2001 y Circular No. de febrero de cada Nacional
Interno de cada
05 de diciembre 22 de 2006 del vigencia. en materia
vigencia
Consejo Asesor del Gobierno de Control
Nacional en Materia de Control Interno Interno.
de las entidades del orden Nacional y
Territorial, Decreto 1599 de mayo 20
de 2014 y Decreto 2621 del 03 de
Agosto 2006 y Circular 03 del 22
de Agosto del 2006.
No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
de Hacienda y Crédito Público,
Decreto 1738 de agosto 21 de
1998 del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público , Decreto 2209 de
octubre 29 de 1998 del Ministerio
de Hacienda y Crédito Público que
modifica el Decreto 1737 en los
artículos 3, 4, 6, C98,11, 12, 15, 17 y
21 y modifica el Decreto 1738 en el
artículo 4.
Informe de
Seguimiento VEINTE (20) DÍAS
al Gasto de CALENDARIO
Jefe de Control
Funcionamiento SIGUIENTES A LA
Circular No. 02 de Marzo 29 de Interno de la
en el Marco TERMINACIÓN DEL
2004 del Alto Consejero Presidencial y entidad cabeza
del Fortalecimiento TRIMESTRE.
el Departamento Administrativo de la de Sector.
3 de la Lucha contra la
Función Pública y Circular DAPRE de Alto Consejero
Corrupción. TRIMESTRAL
agosto 14 de 2006. Presidencia de
(Austeridad Último día hábil del
la República.
en el gasto para mes siguiente al
la Presidencia de la Período reportado.
República )
No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
Contraloría General de República. Resolución Orgánica No. dentro de los 15 días
la República 5580 de mayo 18 de 2004 de la hábiles siguientes a la
Contraloría General de la República. fecha de corte. Contralor
General de la
CADA (3) MESES República.
Con corte a octubre
30, enero 30, abril 30
y julio 30 de cada
año.
Dirección
Seguimiento a la
de Defensa
Valoración
Ley 819 de julio 9 de 2003 y A criterio del jefe de Judicial de
de los nuevos
Directiva Presidencial No. 01 de la Oficina de Control la Nación del
11 Pasivos Contingentes
marzo 30 de 2004. Interno. Ministerio de
y la Actividad Litigiosa
Justicia y del
del Estado
Derecho.
INFORMACIÓN
Ley 790 de 2002, Circular Instructiva
PERIÓDICA
No. 507 de julio 15 de 2003 del
CINCO (5) PRIMEROS
Departamento Administrativo de la
Seguimiento a la DÍAS HÁBILES DE
Función Pública y el Departamento
Supresión CADA BIMESTRE Director del
Nacional de Planeación, Directiva
de Empleos a partir de julio de Departamento
Presidencial No. 013 de noviembre
Vacantes de las 2003. Administrativo
12 28 de 2003 de la Presidencia de la
Entidades de la Función
República y Circular No. 05 de
y Organismos SEGUIMIENTO Pública.
diciembre 10 de 2003 del Consejo
de la Rama Ejecutiva DIEZ (10) PRIMEROS
Asesor del Gobierno Nacional en
DÍAS HÁBILES DE
Materia de Control Interno de las
CADA BIMESTRE,
entidades del orden Nacional y
a partir de julio de
Territorial.
2003.
Seguimiento a la Circular No. 1000-010 de noviembre 5 CINCO (5) PRIMEROS Sistema Único
13 Consolidación de 2003 del Departamento DÍAS DE CADA MES de Información
de información Administrativo de la Función Pública y de Personal
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Edgar Bulla Ángela Lezama
Jefe Control Interno Representante Dirección
Comité Calidad - MECI COPIA CONTROLADA
Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14
MANUAL CÓDIGO: CI-MA-001
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No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
en el marco del Decreto 1145 de abril 14 de 2004 del “SUIP”.
Programa de Departamento Administrativo de la
Renovación Función Pública.
de la Administración
Pública
Seguimiento al
Decreto 2789 de agosto 31 de
Sistema A criterio del Jefe de Director o
2004 del Ministerio de Hacienda
Integrado de la Oficina de Control Representante
14 y Crédito Público, Circular Externa
Información Interno. Legal.
No. 013 de septiembre 6 de 2014
Financiera,
del Coordinador SIIF Nación.
SIIF Nación
INFORME INTERMEDIO.
A JUNIO
30 DE CADA AÑO.
Seguimiento Cuenta
Consolidada por
entidad. Resolución Orgánica No. 5544 de Contraloría
INFORME FINAL A
Intermedio, Final diciembre 17 de 2003 de la General de
15 DICIEMBRE 31 DE
y al culminar la labor Contraloría General de la República. la República.
CADA AÑO. Informe al
por tiempo superior a
culminar la gestión en
un mes.
lapso superior a un mes.
Fechas: 30 de Julio , y
febrero 28 del año
siguiente.
No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
Unidad
Directiva Presidencial No. 02 de
ANUAL Administrativa
Seguimiento Derechos de 2002, Circular No. 1000 de
15 de Marzo de Especial Dirección
20 de Autor Software junio de 2004 y Circular No. 07
2006. Nacional de Derecho
de diciembre 28 de 2014.
de Autor.
Subdirección
MENSUAL de Fiscalización
Seguimiento a Informe Decreto 537 de febrero 24 de Dentro de los Tributaria
sobre convenios de 2004 del Ministerio de Hacienda y primeros cinco (5) de la Dirección
21
Cooperación Crédito Público. días de cada mes. de Impuestos
y Aduanas
Nacionales
“DIAN”.
Ley 872 de diciembre 30 de 2003,
Seguimiento y y Decreto 4110 de diciembre 09
Evaluación de 2004, por el cual se adopta A criterio del Jefe de
Representante
a la Implementación la Norma Técnica de Gestión la Oficina de Control
22 Legal de la
del Sistema de de Calidad NTCGP 1000-2004 y Interno.
Entidad
Gestión de Calidad Circular 06 de junio 27 de 2014
del DAFP.
No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
adoptado
Seguimiento a la
verificación
de las acciones
Circular No. 05 de Septiembre 27
de prevención o
de 2014 del Consejo Asesor del
mejoramiento
Gobierno Nacional en Materia de A criterio del jefe de Representante
respecto de
Control Interno y Circular No. 01 la Oficina de Control Legal de la
28 la Defensa y
de abril 21 de 2006 del Consejo Interno. Entidad.
Protección
Asesor del Gobierno Nacional en
de los Derechos
Materia de Control Interno.
Humanos por parte
de los Servidores
Públicos
Seguimiento al
Circular No. 1000-001-2007 del 10
proceso
de Enero de 2007 del Director del
Concertación y A criterio del jefe de
Departamento Administrativo de la Representante
Evaluación la Oficina de Control
29 Función Pública. Artículo 50 de la Legal de la
de los Acuerdos Interno.
Ley 909 de 2004 y 53,102,103,106 Entidad.
de Gestión.
del Decreto 1227 de 2014
El Jefe de Control Interno elaborará, junto con los funcionarios que van cumplir las
labores, un Plan de Acción Anual, el cual contendrá la programación precisa y clara de las
actividades a cumplir, incluyendo el cronograma a desarrollar.
Sistema de Planeación
Bajo esta línea algunos de los aspectos a evaluar son: El desempeño de la oficina
responsable de la planeación de la entidad en lo referente a los procesos de fijación y
seguimiento de la misión, estrategias, objetivos y metas institucionales; revisar si se
comprobó el logro de las metas y verificar la integración de los procesos de planeación y
programación presupuestal para constatar si los planes operativos anuales (reflejados en
el presupuesto) guardan consistencia con los objetivos y metas institucionales de mediano
y largo plazo.
Contratación Administrativa
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Edgar Bulla Ángela Lezama
Jefe Control Interno Representante Dirección
Comité Calidad - MECI COPIA CONTROLADA
Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14
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Según el concepto establecido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia
de Control Interno “Debemos entender que el Estatuto Contractual (Ley 80 de 1993, art.
65), al asignar a las Oficinas de Control Interno el control previo administrativo, se está
refiriendo al análisis de los procedimientos de la entidad, cuya función es precisamente
verificar y evaluar la gestión organizacional, sin establecer etapas que exijan ‘visto bueno’
para adelantar la gestión Administrativa”
...A las Oficinas de Control Interno en relación con la contratación, solo les compete el
diseño de un sistema adecuado de verificación que les permita conocer al detalle el
desarrollo eficiente del proceso”
Estados Financieros
Se relaciona con las funciones de control interno contable establecidas en la Resolución
No. 196 de 2001 de la Contaduría General de la Nación a la Oficina de Control Interno.
La mencionada Resolución establece que “El Informe Anual de Evaluación del Control
Interno Contable, deberá ser enviado por el Representante Legal de la entidad como
anexo a la información financiera, económica y social en los términos de la Resolución
373 de la Contaduría General de la Nación, a más tardar el 15 de febrero del año
siguiente al período evaluado y, hará parte del Informe Anual de Evaluación del Sistema
de Control Interno a presentarse al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno, en los términos del Decreto 2145 de 1999.”
Sistemas de Información
Bajo este aspecto es importante evaluar si los sistemas de información son adecuados,
objetivos, operativos, sistemáticos y seguros para facilitar la gestión y la toma de
decisiones, así como verificar si la información básica sirve para evaluar resultados
históricos, detectar variaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. Es
igualmente necesario analizar la oportunidad y confiabilidad de los registros en dichos
sistemas.
Otras
La Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento y evaluación seleccionada de otros
aspectos, tales como el sistema de quejas y reclamos, la función disciplinaria, la gestión
ambiental, la austeridad en el gasto, el sistema de gestión de calidad, entre otros, con el
fin de establecer los correctivos necesarios para el cumplimiento eficiente y eficaz de los
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Edgar Bulla Ángela Lezama
Jefe Control Interno Representante Dirección
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Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14
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mismos.
4.4 Rol de las oficinas de Control Interno frente al Sistema de Gestión de Calidad
NTCGP 1000:2009
El Sistema de Gestión de la Calidad apunta a adoptar una visión estratégica que permita
dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad
de los productos, consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y
obligatorias, proveer información confiable, promover la transparencia, la participación y
control político y ciudadano, garantizar el fácil acceso a la información relativa a
resultados del sistema, emprender acciones preventivas y correctivas, tener vocación por
la mejora continua, buscar relaciones óptimas entre calidad y costo, satisfacer a los
ciudadanos, simplificar procesos y crear un sistema laboral orientado hacia la
productividad, entre otros beneficios.
De otra parte, el Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, establece en su artículo 3º
que cada entidad debe diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de
eficacia, eficiencia y efectividad.
Así mismo, el parágrafo del Artículo 3º de la Ley 872 de 2003, establece que el Sistema
de Gestión de la Calidad es complementario al Sistema de Control Interno y podrá
integrarse en cada uno de sus componentes.
En ese orden de ideas, la Oficina de Control Interno debe planificar y desarrollar procesos
de auditoría, los cuales serán parte integral del Programa Anual de Auditorías aprobado
formalmente por el Comité de Coordinación de Control Interno, para la vigencia
correspondiente, con el objeto de:
El primer ciclo debe aplicarse a todos los procesos de la organización bajo el ciclo
PHVA, una vez se haya implementado el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la
NTCGP 1000:2009 y lo deberá controlar el Jefe de la Oficina de Control Interno; de
este ciclo surgen planes de mejoramiento, ya sean institucionales, de procesos o
individuales;
Así las cosas, ante el reto que ofrece la implementación de un Sistema de Gestión de la
Calidad en la entidad, la Oficina de Control Interno tiene una participación que se enmarca
en tres dimensiones:
ROLES DE LA OFICINA DE
ROLES SISTEMA DE NUMERAL DE LA
CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO NTCGP 1000:2009
FRENTE AL SGC
En relación con los requisitos
generales para implementar el
Sistema de Gestión de la Calidad, la
Oficina de Control Interno debe
controlar que se identifiquen y diseñen
con la participación de todos los
servidores, los puntos de control sobre
los riesgos de mayor probabilidad de
ocurrencia.
ROLES DE LA OFICINA DE
ROLES SISTEMA DE NUMERAL DE LA
CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO NTCGP 1000:2009
FRENTE AL SGC
Procesos y de la Oficina de Control
Interno
En su función de asesoría y
acompañamiento, el Jefe de la Oficina
de Control interno, a través del equipo
de auditores de calidad, deberá
evaluar el cumplimiento de los DEBES
que se constituyen en los requisitos
que una entidad debe cumplir para
lograr la implementación del SGC.
ROLES DE LA OFICINA DE
ROLES SISTEMA DE NUMERAL DE LA
CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO NTCGP 1000:2009
FRENTE AL SGC
Numeral 6.4 el liderazgo, que buscan satisfacer las
Numeral 5.5.2, necesidades del cliente a través de
literal c una conciencia hacia la calidad y esto
se convierte en actividades de
autocontrol; la Oficina de Control
Interno debe controlar y verificar el
cumplimiento de estos principios.
Con el objeto de efectuar una adecuada y eficiente evaluación para el ejercicio del control
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Edgar Bulla Ángela Lezama
Jefe Control Interno Representante Dirección
Comité Calidad - MECI COPIA CONTROLADA
Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14
MANUAL CÓDIGO: CI-MA-001
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interno, se requiere que los funcionarios evaluadores, bien sea los responsables de
procesos o los de la Oficina de Control Interno, analicen y comprendan previamente los
procesos de la entidad, teniendo en cuenta las exigencias de las normas aplicables, para
lo cual pueden utilizar algunas de las técnicas relacionadas a continuación:
4.5.1 Cuestionarios
Se deben adoptar cuestionarios de forma estándar con preguntas orientadas por áreas,
los cuales sin embargo pueden ser ampliados o adicionados en aspectos concretos al
momento de la realización de la entrevista, según las circunstancias de la dependencia o
proceso analizado.
Técnica que permite examinar una pequeña muestra de un universo dado. Para su
desarrollo se deben cumplir las fases de la muestra estadística y aplicar sus
correspondientes conceptos.
Verificar el cumplimiento de las funciones que lleva a cabo la entidad, a través del
examen en cada una de las dependencias.
Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de
proponer los correctivos que sean necesarios.
Comprenden todos los registros llevados por el evaluador sobre los procedimientos
seguidos, las pruebas realizadas, las informaciones obtenidas y las conclusiones
alcanzadas relativas a su evaluación, pero que no hacen parte integral de los informes.
Estos papeles sustentan las conclusiones del evaluador en cada área de su trabajo.
Además, constituyen un medio de enlace entre los registros del área evaluada y los
informes proporcionados por el evaluador. Sirven, en caso necesario, como prueba de lo
realizado. Ver Anexo 1.
Esta técnica permite medir, evaluar y controlar los resultados de las diferentes
operaciones, así como establecer, entre otros, comportamientos, tendencias y relaciones
entre lo programado y lo ejecutado.
Son elementos y métodos utilizados por el funcionario para obtener la evidencia necesaria
que fundamente sus observaciones, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Su
aplicación se basa en el criterio o juicio del evaluador, según las circunstancias.
Las técnicas y postulados básicos de las normas de auditoria a tener en cuenta para el
desarrollo de la evaluación son:
La auditoria interna de calidad tiene como propósito determinar la eficacia del Sistema de
Gestión de Calidad para cumplir con los objetivos propuestos para un período de tiempo
específico, la conformidad o no-conformidad de éste sistema con las disposiciones
establecidas en el Manual de Calidad y la Norma NTCGP 1000 / 2009 y para proporcionar
elementos de juicio que permitan introducir programas de mejoramiento de calidad. Para
el desarrollo de las auditorias de calidad en la Empresa Departamental de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., se debe consultar el
procedimiento Auditorías Internas.
5 DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN
Uno de los aspectos relevantes del Sistema de Control Interno, lo constituye la labor
evaluadora, que se puede definir como un proceso permanente, mediante el cual a partir
de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca
del desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto del
estudio.
Una de las técnicas de evaluación más utilizada es la Auditoria, cuyas fases para
desarrollarla son: Planeación, Ejecución o examen, Informe y Seguimiento.
Cronogramas: Determinación del tiempo que se empleara en cada fase y actividad para
efectuar la evaluación.
En esta fase se realiza el trabajo de campo. Se aplican las pruebas que permitan
evidenciar y sustentar las observaciones y hallazgos de auditoria que fundamentan el
juicio del evaluador.
A fin de adelantar esta fase, se debe considerar varios aspectos que permiten determinar
con la mayor confiabilidad los hallazgos de auditoria.
Acogiendo las sugerencias del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno y a fin de estandarizar la forma de presentar los informes y su
metodología se adopta el siguiente contenido para los informes:
6. CONTROL DE CAMBIOS