RESUMEN 2 UNIDAD 2 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL EFECTIVO

2.1 Administración Financiera de la Tesorería.

Definición.
Es la parte de la administración financiera del capital de trabajo que tiene por objeto de maximizar su patrimonio y reducir el
riesgo de una crisis de liquidez, mediante el manejo óptimo de efectivo en caja, bancos y valores negociables en bolsa para
el pago normal de pasivos y desembolsos imprevistos.
Objetivos de la Tesorería.
Son:
 Maximizar el patrimonio de la empresa.
 Reducir el riesgo de una crisis de liquidez-
 Manejo eficiente del efectivo.
 Pago normal de pasivos.
 Pago de desembolsos imprevistos.
Importancia de la Tesorería:
El manejo eficiente de la tesorería repercutirá en el éxito de las empresas, pues anticipará las necesidades de financiamiento
de la organización.

Principales Tareas.
La función principal de tesorería consiste en planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo y
establecer estrategias para contribuir a lograr la óptima productividad en el manejo de los recursos financieros de la
organización.
Responsabilidades de la Tesorería:
Referentes a la inversión (elaboración de presupuestos de capital, administración de pensiones), al financiamiento
(relaciones bancarias comerciales y bancarias de inversión, relaciones de inversionistas, desembolso de dividendos) y a la
administración de activos (administración de efectivo y de crédito)
Programación y control de Ingresos.
La programación de los ingresos por actividad propia del negocio, (cobranza a clientes), siendo las entradas presupuestadas
en flujo de fondos conforme a la política de crédito otorgada a los clientes con quienes realizamos las operaciones de
comercialización, así como por las ventas de contado que se consideran realizar en un periodo determinado.
Programación y control de Egresos.
La programación de los egresos, son los pagos presupuestados por gastos de la operación propia del negocio que tiene
realizar la empresa como: pago a proveedores, acreedores, nomina, gastos de viaje, comisiones a vendedores, impuestos,
participación en las utilidades de los trabajadores, dividendos, etc.
Administrar una tesorería que cuenta con recursos y tiene muchas alternativas de inversión no es cosa fácil. Esto se
complica cuando opera en un medio inflacionario. La empresa tiene que medir sus necesidades generalmente a través del
Flujo de efectivo. Con el sistema bancario se deben establecer procedimientos operativos ágiles en que se pueda hacer
transferencias entre cuentas, depósitos de clientes, inversiones, etc., todo con el fin de obtener de inmediato saldos
disponibles y conseguir el mejor rendimiento.
El Control del Efectivo:
El control se divide en dos partes:
1. Fondos fijos que representan dinero en efectivo para anticipos, compras y gastos menores que se requieren en la
operación dinámica de la empresa. Antes de agotarse el fondo se reembolsa a través de cheques.
2. Cuentas de cheques con firmas mancomunadas para disponer de los recursos que la empresa tiene en los bancos.
Los ingresos deben depositarse intactos tal y como fueron recibidos y los cheques deben expedirse en forma nominativa y
de preferencia “No negociables” para acreditarse en cuenta de cheques.
El Control de los Activos financieros.
Los activos financieros se divide en:
 Instrumentos financieros de deuda que generan intereses de dos formas. Se compran a valor nominal y generan
intereses con el transcurso del tiempo o se compran con tasa de descuento y alcanzan su valor nominal a su
vencimiento.
 Instrumentos financieros de capital cuyo precio en el mercado aumenta o disminuye obteniendo utilidades o pérdidas.
También se reciben dividendos.
 Instrumentos financieros combinados, son contratos que incluyen un instrumento financiero de deuda junto con un
instrumento de capital.

Administración del Efectivo

Definición.
La administración del Efectivo ha tomado gran importancia creciente, en tanto que el nivel relativamente alto de las tasas de
interese sobre las inversiones a corto plazo han aumentado el costo de oportunidad de mantener saldos de efectivos.
Objetivos de la Administración del Efectivo.
 Aprovechar los descuentos por pronto pago a proveedores, reduciendo con ello el costo de oportunidad que
representa la no aceptación del descuento.
 Utilizar las ventajas de una estructura de financiamiento con participación de fuentes prestadas, que no obliguen a
realizar pagos de contado por la adquisición de recursos.
 Incrementar la velocidad de rotación económica de los activos involucrados en las operaciones corrientes.
 Estimular el cobro de las cuentas por cobrar en el mejor plazo posible sin dejar de ofrecer condiciones de pago que
contribuyan a incrementar el nivel de ventas.
Problemas Importantes en la Tesorería:
 Insolvencia:
El no contar con la suficiente disponibilidad para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de la empresa.
 Falta de Capital:
El no mantener un saldo de tesorería que permita a la empresa sostener decisiones empresariales del corto
mediano y largo plazo.
Causas de las Dificultades de la Tesorería:
 Estructuración deficiente del pasivo de la empresa, sin tomar en cuenta o no haber previsto, los cambios en la
estructura económica global.
 Utilización de créditos de vencimiento de corto plazo para financiar inversiones de recuperación lenta.
 Insuficiencia de capital que impide una gestión financiera correcta.
 Endeudando neto permanentemente elevado motivo por el que la empresa opera siempre utilizando su crédito al
máximo.
 Carecer de políticas y procedimientos financieros (créditos, cobranzas, otros),
 Acumulación de los saldos por cobrar a clientes algunos con recuperación dudosa, olvidando que el ciclo productivo
finaliza con el cobro de las cantidades vendidas.
 La acumulación de stocks de materias primas o productos terminados, bien por un defecto de gestión, al haber
comprado por encima de las necesidades o por tratar de especular ante un aumento de precios.
 Alteración de los precios de venta o de las condiciones de cobro o de pago, sin el conocimiento del responsable
financiero en cuya área va a recaer en definitiva las consecuencias de estas decisiones.
 Acordar plazos de pago menores a los plazos de cobro, sin haber consultado con el área financiera, la viabilidad de
los mismos o simplemente por carecer de políticas de pago a proveedores, que las especifiquen.
2.2 Técnicas de Planeación para el Manejo de la Tesorería.
 Asignar al personal de tesorería acorde a un perfil de puesto bien definido.
 Afianzar al personal de tesorería.
 Elaborar una manual de organización, políticas y procedimientos para la operación adecuada del área de tesorería.
  Adecuar el área de tesorería para que esta opere de manera adecuada y eficiente, es decir:
a) Delimitar el espacio adecuado y estratégico.
b) Instalar Cajas de Seguridad.
c) Instalar Gabinetes con llave.
d) Instalar Archiveros.
e) Instalar Sistemas de Circuito Cerrado.
f) Asegurar efectivo y valores.
 Instalar Equipos de Cómputo conectados con el o los bancos en donde se manejen cuentas bancarias para:
a) Monitorear las cuentas bancarias.
b) Obtener Estados de Cuenta Bancarios de manera oportuna.
c) Realizar transferencias electrónicas de fondos, como pueden ser pagos a proveedores nacionales y extranjeros,
así como pago de la nómina e impuestos y servicios.
 Contar con un software para la elaboración de conciliaciones bancarias.
 Definir adecuadamente las áreas en donde debe haber fondos fijos o variables de caja para otorgamiento de cambio
a clientes o compras mínimas, con apego a disposiciones fiscales vigentes, considerando:
a) Que todas aquellas compras a partir de $ 2000.00, deben efectuarse mediante Cheque nominativo.
b) Debe establecerse una política para efectuar compras de bienes y servicios, cuyos importes deben ser inferiores a
$ 2000.00.
 Rembolsar los fondos fijos o variables de caja de manera controlada y oportuna o a intervalos razonables.
 Realizar arqueos de caja sorpresivos a intervalos razonables.
 Que el área de Tesorería sea sometida a Auditorías Internas o Externas periódicas.
 Determinar el efectivo mínimo de operación. Es necesario trabajar con presupuestos para prever el mínimo de
efectivo para la operación. Es necesario trabajar con presupuestos para prever el mínimo de efectivo para la
operación de la empresa, contemplando:
a) Pago de la Nómina de Sueldos y Salarios.
b) Pago de las cuentas por pagar más inmediatas, como impuestos por pagar (locales o federales) y pagos a
proveedores.
c) Pago de Financiamientos Bancarios a fin de evitar pago de intereses innecesarios.
d) Ayudar a promover la eficiencia operacional, ya que al no tener el efectivo necesario, puede verse afectada esta.
2.3 Elaboración de Flujos de Efectivo Operativos (caja).
Introducción:
Para ejercer control en el nivel de inversión debe formularse en forma permanente un Flujo de Efectivo.
Las empresas que tienen capacidad de maniobra obtienen altos rendimientos y representan la flexibilidad que tiene la
empresa para obtener o mantener excesos de efectivo para poder hacer transacciones financieras con inventarios,
inversiones, pagos de pronto pago o pago anticipado, etc., a precios de oportunidad.
Concepto de Flujo de Efectivo.
Estado financiero que se utiliza para administrar en forma detallada los ingresos y salidas del efectivo, se prepara en general
mensualmente, con proyecciones trimestrales, cuatrimestrales, semestrales o anuales, pero también se puede formular
semanalmente dependiendo de las necesidades particulares de cada entidad.
El estado tiene información detallada sobre los conceptos más importantes de los ingresos en efectivo y las salidas de
efectivo y mediante su comparación se obtiene el exceso o insuficiencia del efectivo en la operación.
Elementos que integran el Flujo de Efectivo:
 Actividades operativas.
 Actividades de inversión.
  Actividades financieras.
Actividades Operativas:
Son los efectos de transacciones que afectan el estado de resultados por ejemplo: las ventas están involucradas a los
cobros de los clientes; y los gastos por salarios y las compras están íntimamente relacionados a los pagos en efectivo a los
empleados y proveedores respectivamente.
Actividades de Inversión: Involucran el proporcionar y cobrar efectivo como dueño de los valores y el adquirir plantas,
inmuebles, equipo y otros activos productivos a largo plazo
Actividades Financieras: Involucran la obtención de recursos vía emisión de valores y el pago a los acreedores, por
ejemplo: cuando se hace una emisión de acciones para obtener efectivo de un inversionista, el emisor lo considera como
una actividad financiera y el inversionista como una actividad de inversión.

Objetivos del Flujo de Efectivo:

 Diagnosticar cual será el comportamiento del flujo de efectivo a través del periodo de que se trate.
 Detectar en que periodos habrá exceso o insuficiencia de efectivo y a cuanto ascenderán estos.
 Determinar si las políticas de cobro y de pago son las óptimas efectuando para ello una revisión para liberar
recursos que se canalizarán para financiar la insuficiencia detectada.
 Determinar si es óptimo el monto de recursos invertidos en efectivo a fin de detectar si existe sobre o sub inversión.
 Fijar políticas de dividendos en la empresa 6. Determinar si los proyectos de inversión son rentables.
Mecánica de Elaboración:
Consiste en realizar una investigación cuidadosa de las diferentes transacciones que provocaran entradas de efectivo, así
como de aquellas que producirán salidas.
Periodos de Elaboración:
Este estado financiero necesariamente deberá elaborarse en todo tipo de empresas. Con su aplicación se logra prever las
necesidades de efectivo, las inversiones que se efectuaran, los compromisos financieros en que se incurrirá, así como el
grado de liquidez y lo adecuado de la estructura financiera de la entidad.
El Flujo de efectivo, se prepara en general mensualmente, con proyecciones trimestrales, cuatrimestrales, semestrales o
anuales.
Los conceptos que se Manejan para su Elaboración:
 Saldo inicial: Es igual al saldo final del periodo anterior, que a su vez resulta de la diferencia entre el total disponible
menos el total de salidas. Para el primer periodo no hay antecedentes, por lo que se tomará el efectivo disponible.
 Entradas: se divide en:
Entradas Normales: Ingresos por ventas al contado, Ingresos por cobro a clientes.
Entradas Excepcionales: Ingresos por venta de desperdicios, Otros ingresos.
 Total de Entradas: Será la suma de los conceptos enunciados anteriormente, sin considerar el saldo inicial.
  Total Disponible: Es la suma de saldo inicial más total de entradas.

 Salidas:

Salidas Normales: Nomina, Gastos de operación, Compras de contado, Proveedores, Seguros, Comisiones sobre
ventas, Honorarios Profesionales, Arrendamientos, Contingencias Laborales, Impuestos y PTU, Etc.
Dentro de los gastos generales, no deberán considerarse las depreciaciones y amortizaciones, ya que no son
salidas reales.
Salidas Excepcionales: Otros gastos, Etc.
 Total de salidas: Es la suma de los conceptos enmarcados dentro de este rubro.
 Exceso o Insuficiencia de Efectivo: Es la diferencia entre los renglones total disponible y total salidas.
 Saldo Final Planeado: Se deberán estudiarse las necesidades de financiamiento para cada periodo, en caso de
que hay insuficiencia de efectivo.
Así mismo deberá de estudiarse las necesidades de inversión, en caso de que haya exceso de efectivo.
2.4 Determinación del Efectivo Mínimo de Operación, Procedimientos de Cobranza.

Determinación del Efectivo Mínimo de Operación:

Dado que la empresa debe aprovechar las oportunidades que surjan para invertir o pagar sus deudas a fin de
mantener un saldo efectivo, la meta deber ser entonces operar de manera que se requiera un mínimo de dinero
en efectivo.
Debe planearse la cantidad de dinero que permita a la empresa cumplir con los pagos programados de sus
cuentas en el momento de su vencimiento, así como proporcionar un margen de seguridad para realizar pagos
no previstos o bien pagos programados cuando se disponga de las entradas de efectivo esperadas.
Dicho efectivo por supuesto, debe mantenerse en forma de depósito a la vista (saldo en cuenta de cheques) o en
algún tipo de valor negociable que produzca intereses.
Existen diversas técnicas cuantitativas al igual que reglas empíricas para determinar los saldos óptimos de caja.
El presupuesto de caja presenta un método para planear los requerimientos de efectivo si bien no trata
explícitamente el problema de saldo adecuando de caja. Desde luego el nivel óptimo depende tanto de la entrada
esperada o no, así como de los desembolsos de efectivo.
El saldo apropiado se establece con frecuencia en un nivel suficiente para cumplir con los requerimientos
esperados o inesperados o para cubrir las necesidades establecidas por los acreedores, cualquiera que sea lo
mayor.
Para conocer el saldo óptimo de efectivo que se requiere se puede determinar mediante el cálculo del efectivo
mínimo de operaciones o ciclo de caja mínimo para operaciones. Este modelo brinda el nivel mínimo de
efectivo que necesitan las empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:
Procedimientos de Cobranza.
Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una
serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza
es la maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.
Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes pasos preliminares
para establecer un procedimiento adecuado de cobranza:
Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la
insistencia y finalmente la acción drástica.

El Recordatorio
Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el
deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago.

Exigir Respuestas
Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente objeto del siguiente paso; al
cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas
de cobranza y llamadas telefónicas más insistentes, no sólo se recordará al deudor que está en mora, sino
también se le solicitará una respuesta del por qué, de su tardanza en el pago de su deuda.

Insistir en el Pago
Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o persecución. Este procedimiento
busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares según sea que el deudor
no responda a los esfuerzos de cobranza. En este paso puede insistirse mediante:
- Teléfono.
- Cartas Notariales.
- Vistitas del Jefe de Cobranzas.

Adoptar Medidas Decisivas

En el caso de fracasar en los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o drástica. Es recomendable
hacer un último análisis de la situación del cliente antes de tomar decisiones drásticas como:
 Deudores que están dispuestos a pagar, pero que se encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo,
en este caso es recomendable prestarles asistencia, permitiéndoles pagos parciales y prórrogas incluida
una reprogramación de su deuda si el caso lo amerita.
 Deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten a hacerlo. En este caso la
empresa puede tomar la decisión de pasar la deuda a un abogado especialista, un gestor de cobranza o
al asesor legal si la empresa lo tuviera. Las acciones inmediatas serán sobre la cobranza judicial o
extrajudicial.
 Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos, quizás convengan ejecutar el
cobro mediante embargo preventivo o entrega de los bienes según cláusulas establecidas.