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La hoja de verificación en calidad: Qué es y

cómo se hace
2 agosto, 2016

La hoja de verificación, también llamada hoja de chequeo, planilla de

inspección y hoja de control, es un formato generalmente impreso utilizado
para recolectar datos por medio de la observación de una situación o proceso
específico. Es una de las siete herramientas de calidad y hoy en Ingenio
Empresa vamos a ver qué es y cómo se elabora para la gestión del negocio.
¿Qué vas a encontrar? [Ocultar contenido]
 1 Qué es una hoja de verificación
 2 Para qué sirve una hoja de verificación
 3 Tipos de hoja de verificación
 4 Cómo hacer una hoja de verificación
 5 Ejemplo de hoja de verificación
 6 Plantilla en excel hoja de verificación

Qué es una hoja de verificación

Una hoja de verificación o de chequeo es una herramienta impresa a modo
de formato, utilizada para recoger y compilar de forma estructurada datos
asociados a un proceso o situación particular definida. Los datos reunidos
representan una entrada para el uso de otras herramientas de control de
calidad como el diagrama de Pareto o dispersión. En este sentido, la hoja de
verificación es una herramienta genérica utilizada para multitud de propósitos
que van más allá de la calidad.

Te podría interesar: Qué es y cómo se realiza un análisis FODA en 9 pasos

Para qué sirve una hoja de verificación

¿Cuál es la función de una hoja de verificación? Un personaje icono en el
campo de la calidad se hizo antes la misma pregunta. La función de una hoja
de verificación varía de acuerdo al tipo de hoja. Esto es lo que dice Kaoru
Ishikawa:
 Para cuantificar los defectos por producto
 Para cuantificar defectos por localización
  Para cuantificar defectos por causa (maquina o trabajador)
 Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (lista de
verificación)
Así pues, la hoja de chequeo es una puerta de entrada para otras herramientas
de control de calidad. Sin datos, no habrá solución, de ahí su importancia.

Tipos de hoja de verificación

No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin
embargo si podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en
tres:

 Hoja para registro de datos

 Hoja de lista de chequeo
 Hoja de localización
Algunos ejemplos son:

Hoja de chequeo con escala de medición: Con ella evaluamos la forma de

distribución de probabilidad para construir después una distribución de
frecuencia. En este tipo de hoja clasificamos la medición según una serie de
categorías o parámetros, además nos permite trazar límites de especificación.

SeHoja de chequeo con escala de medición. Fuente: Wikipedia. Autor: Daniel Penfield.
Hoja de chequeo de frecuencia: Con esta hoja definimos las categorías y
recogemos los datos anotando el número de veces que se presentan.

Hoja de chequeo con clasificación: También llamada hoja de verificación por

tipo de defecto. En esta hoja, definimos una serie de categorías a ser ubicadas
en la primer columna y en la primer fila, de tal manera que los datos reunidos
sean clasificados de acuerdo al cruce de columna y fila.

Hoja de chequeo de localización: En ella se presenta uno o más esquemas

del objeto de medición, en el cual señalamos la ubicación del defecto.
Lista de chequeo: Los aspectos a comprobar se enumeran y en-listan de tal
forma que al detectarse un evento asociado a uno de los aspectos, se pueda
marcar según corresponda.
 Ejemplo de
lista de verificación

Cómo hacer una hoja de verificación

No hay una forma definida para hacer una hoja de verificación. Esta va a
depender de la situación a analizar, por lo cual cada quien es responsable de
diseñar su propia hoja. Sin embargo, sí que hay unos lineamientos a tener en
cuenta para lograr nuestra hoja de verificación, veamos cuáles son.

Paso 1: Establecemos el contexto sobre el cual vamos a medir los datos.

Básicamente lo que hacemos aquí es planear, y una de las mejores
herramientas para apoyarnos es el 5w+2h.
 Qué
 Por qué
 Cuándo
 Dónde
 Quién
 Cómo
 Cuánto.
Paso 2: Creamos el formato de la hoja, el cual estará diseñado de acuerdo al
5w+2h del paso anterior.

Paso 3: Recolectar los datos. Es importante que los datos se recolecten como
se definió en el cómo, cuándo y dónde del paso 1. Así aseguramos la
pertinencia de los datos recolectados.

Ejemplo de hoja de verificación

“Su compu aquí” es un negocio que presta servicio técnico a computadores. El
dueño ha decidido caracterizar el tipo de errores que se presentan, su
frecuencia y el número de errores que puede solucionar un técnico por periodo
de tiempo. Veamos cómo lo hizo.

Paso 1:

 Qué: Clasificar los defectos de tienen los clientes en su computador y la

eficacia en la solución por parte del personal.
 Por qué: Prestar un mejor servicio de acuerdo al tipo de defecto y capacitar al
personal nuevo en los defectos más frecuentes.
 Cuándo: Los datos se tomarán por tres semanas.
 Dónde: Los datos se tomarán en el salón de reparaciones.
  Quién: Los datos serán tomados por el ingeniero de producto y se evaluarán
tres técnicos.
 Cómo: Los datos serán tomados a través de hojas de chequeo, según la
siguiente clasificación:
 Una cruz: Defectos en la board
 Un circulo: Defectos en el monitor
 Un triángulo: Defectos de ventilación
 Una equis: Defectos por software o de virus
 Cuánto: Se tomarán los datos de 50 clientes o hasta que se cumpla el tiempo
estipulado.
Paso 2:

Fíjate en lo definido en el paso 1. Requerimos clasificar datos según la

semana, la parte del computador y el número de servicios prestados por
cada técnico. Podemos adaptar varios tipos de hojas de verificación. ¿Qué te
parece esta?

Ejemplo de formato de hoja de verificación

Paso 3: Y así luce el formato diligenciado. Con esto podemos determinar el

número de servicios según la clasificación definida, cuántos servicios realizó
cada técnico y la semana en que lo hicieron.
Ejemplo resuelto hoja de chequeo

Con estos datos ya podemos tomar decisiones respectivas o adelantar otros

estudios con otras herramientas de análisis y priorización de problemas. Por
ejemplo,…

 ¿Por qué el técnico 2 no tiene el mismo rendimiento que el técnico 1 y el 3?

 ¿Cuánto tiempo toma realizar las reparaciones de cada tipo?
 ¿Qué puedo hacer para hacer más rápido las reparaciones de monitor?
Plantilla en excel hoja de verificación
No hay una plantilla en excel que sirva para cualquier trabajo con hojas de
verificación, pues su diseño dependerá de la situación a observar. Sin
embargo, siempre es útil tener referencias como punto de partida para elaborar
una hoja propia. Te mostramos tres estilos de hojas de verificación muy
similares a los que hemos colocado en el post, descárgalos haciendo click
abajo.

Para descargarla, ingresa a la zona de recursos y herramientas. Encontrarás

otros modelos en excel que seguro te serviran.

Derechos de imagen
La imagen destacada de este post es: Designed by Freepik
 Navegación de entradas
Cómo hacer un histograma de Frecuencias PASO a PASO + ejemplo práctico
Cómo hacer un gráfico de control: Ejemplo resuelto en calidad

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2 comentarios en “La hoja de verificación en calidad: Qué es y

cómo se hace”

1.
Oscar
26 junio, 2018 a las 5:40 pm | Responder

Estimados Ingenio & Empresa.

Muchas gracias por la información tan importante que brindan en su website.

Me ha servido mucho.

Gracias.

2.
Yossin
3 julio, 2018 a las 2:06 am | Responder

Muy buena informacion, gracias!

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Hoja de verificación o de chequeo

por Gehisy | Abr 24, 2017 | Calidad | 0 Comentarios
 Continuamos desglosando las 7 herramientas básicas de calidad. Hoy le toca el turno a la
hoja de verificación o de chequeo.

¿Qué encontrarás en el post? [Ocultar]

 Hoja de verificación o de chequeo
 Ventajas de las hojas de verificación
 Utilización
 Pasos para elaborar una hoja de verificación
 Tipos de hojas de verificación o de chequeo
 ¿Qué hacer con toda la información?

Hoja de verificación o de chequeo

Una Hoja de Verificación (también llamada “de Control” o “de Chequeo”) es un impreso
con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un
método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de
determinados sucesos. Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su
uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.
Es un formato construido especialmente para recabar datos de una manera adecuada y
sistemática, de tal manera que su registro sea fácil para analizar la manera en que los
principales factores que intervienen, influyen en una situación o problema específico.
Ventajas de las hojas de verificación

 Proporciona datos fáciles de comprender.

 Los datos son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado
a cualquier área de la organización.
 Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.
Utilización
En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema,
como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar
alguna hipótesis.
También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas,
como por ejemplo los Gráficos de Control, diagramas de Pareto e Histogramas.
Kaoru Ishikawa identificó cinco usos para las hojas de control en el control de calidad.
Estas pueden utilizarse para:
 Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.
 Cuantificar defectos por tipo.
 Cuantificar defectos por ubicación.
 Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
 Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios
pasos (como una lista de verificación o checklist).
La hoja de verificación debe ser visualmente fácil y debe permitir observar la información
de manera sencilla para hacer un primer análisis que permita apreciar la magnitud y
localización de los problemas principales.
Cada área de la empresa podría diseñar sus formatos de registro de tal forma que ayude a
entender mejor la regularidad estadística de los problemas que tienen. Algunos de los
fallos más comunes pueden ser:
 Accidentes de trabajo.
 Fallos en equipos y mantenimientos.
 Fallos en trámites administrativos.
 Quejas y atención a clientes.
 Razones de incumplimiento de plazos de entrega.
 Absentismo.
 Inspección y supervisión de operaciones.
Pasos para elaborar una hoja de verificación

1. Determinar claramente el proceso sujeto a observación.

Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del
proceso, además deben tener claras las partes del proceso a observar para no perderse
por las ramas.
Es necesario también evaluar los objetivos y propósitos que se persiguen. A partir de ello,
se define el tipo de datos o información que se requiere.
2.Definir el período de tiempo durante el cual serán recolectados
los datos.
Esto puede variar de horas a semanas. Además deben ser períodos realistas y que de
verdad aporten información.
3.Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar.
Asegúrate de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente
espacio para registrar los datos. Esta herramienta busca quitar problemas y que tengamos
un formato claro y fácil de usar. Así que no hacen falta florituras ni colorines, mientras más
básico, mejor.
Cada hoja de verificación debe llevar la información completa sobre el origen de la
información: Fecha, turno, maquina, personal, proceso, quién toma los datos, etc.
Constantemente se debe buscar mejorar los formatos de registro de información para que
no pierdan su utilidad.
Para este diseño, existen muchísimas herramientas ofimáticas: Excel, Word, Libre
Office, Google Sheets, etc.
4.Obtener los datos de una manera consistente y honesta.
Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El encargado o
encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo, a veces hay procesos que son
un poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar. Imagina si esta persona pone las
 “rayitas” en donde buenamente le parece porque tiene que ir a tomar un café. Esto ni es
serio ni nos va a dar buenos resultados.
Tipos de hojas de verificación o de chequeo

Existe un número ilimitado de formatos para una Hoja, puesto que el usuario puede
desarrollarlas basado en los datos requeridos para resolver un problema o actuar sobre un
área de mejora y puede ser creativo e inventar su propia Hoja si las existentes no se
adecuan a sus necesidades. No obstante existen ciertos usos comunes que se pueden
resumir en los siguientes 3:
1. Hoja para registro de datos.
2. Hoja de localización.
3. Hoja de lista de chequeo.

Hoja de chequeo con escala de medición:

Sirve para evaluar la forma de distribución de probabilidad para construir después una
distribución de frecuencia. En este tipo de hoja se clasifica la medición según una serie de
categorías o parámetros. Además, permite trazar límites de especificación.

* Fuente de la imagen: Wikipedia. Autor: Daniel

Penfield.

Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la que ocurre

un defecto:
Cuando un proceso ha sido identificado como un candidato para la mejora, es importante
saber qué tipos de defectos ocurren en sus salidas y sus frecuencias relativas. Esta
información sirve de guía para investigar y eliminar las fuentes de defectos, empezando
por las más frecuentes.
Por ejemplo:
La fábrica de muñecas “Muñecas para todos, S.L”, ha identificado que los defectos más
comunes en el momento de la fabricación de un tipo de muñecas son:
 Pintura movida en los ojos.
 Cabello mal cosido.
 Brazos mal encajados.
 Otros.
Con el objetivo de recabar información para un plan de mejora, la empresa realiza una
hoja de verificación en la cual tiene el objetivo de medir la frecuencia de cada problema
detectado, para así esforzarse en resolver estos problemas. El período de medición
determinado es de una semana.
 Puedes descargar el formato excel de este ejemplo aquí:

DESCARGAR

Hoja de chequeo para determinar la localización de un defecto:

Cuando las salidas del proceso son objetos para los cuales se pueden observar defectos
en lugares variables (por ejemplo burbujas en productos laminados o huecos en piezas
fundidas), se puede usar un diagrama de concentración de defectos.
Este tipo de hoja de control consta de lo siguiente: un diagrama a escala del objeto desde
cada uno de sus lados, opcionalmente dividido en secciones de igual tamaño.
Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el evaluador rellena el
encabezado de la hoja de verificación y observa activamente el proceso. Cada vez que el
proceso genera una salida, él o ella evalúa la salida de los defectos y marca la sección de
cada vista donde se encuentra cada uno. Si no se detecta ningún defecto para una salida
de proceso, no se realiza ninguna marca de verificación.
Cuando el período de observación haya terminado, el evaluador debe reexaminar cada
hoja de verificación y formar un compuesto de las ubicaciones de defecto. El uso de su
conocimiento del proceso junto con las ubicaciones debe revelar la fuente o fuentes de
variación que producen los defectos.
En esta presentación puedes ver tanto este ejemplo como otros muchos de hojas de
verificación o chequeo:

Lista de chequeo o checklist:

Mientras que las hojas de verificación vistas anteriormente son todas para capturar y
categorizar las observaciones, la lista de verificación está diseñada como una ayuda para
la corrección de fallos cuando se realizan procedimientos de pasos múltiples,
particularmente durante la comprobación y el acabado de las salidas del proceso.
Este tipo de hoja de control consta de lo siguiente:
 Un contorno (opcionalmente numerado) de las subtareas a realizar.
 Cajas o espacios en los que se pueden introducir marcas de verificación para indicar
cuándo se ha completado la subtarea.
Las anotaciones se deben hacer en el orden en que las subtareas se completan
realmente.
Esta lista ya la habíamos visto en otros post, por ejemplo en el de auditorías ISO
9001:2015. Es una de las más usadas tanto en calidad como en nuestra vida diaria.
En este enlace tienes un ejemplo de checklist con un descargable en formato Word.
¿Qué hacer con toda la información?

Es conveniente que sea presentada de una manera gráfica para facilitar la toma de
decisiones, es por esto que estas hojas, como te comentaba antes, sólo son el punto de
partida para el uso de otras herramientas como diagramas y gráficos.
Y hasta aquí el post de hoy. Cuéntame en los comentarios si has usado las hojas de

chequeo y de qué tipo

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