Manual Uenc

MANUAL
GENERAL DE 2018
PROCEDIMIENTOS
1 Manual de Procedimientos UENC. Email: ie.23d03.08h01164@hotmail.com

CRÉDITOS
AUTORES
Unidad Educativa
Equipo Gestor
“Nueva Concordia” Lic. Mónica Ochoa Tinizaray, MSc.
Lic. Martha Estacio Vera.
Rector
Lic. Marcia Valles Urrutia, MSc.
Lic. Jorge Noboa López, MSc.
Ing. Karina Moreno Alarcón.
Lic. Juan Sarmiento Saavedra, MSc.
Vicerrectora
Lic. Yesenia Merchán Cevallos.
Lic. Anabella Cevallos Uvee, MSc.
Comisión Académica Coordinación

Lic. Juan Sarmiento Saavedra, MSc. Lic. Anabella Cevallos Uvee, MSc.
Consejo Ejecutivo Dirección

Lic. Jorge Noboa López, MSc. Lic. Jorge Noboa López, MSc.
Lic. Anabella Cevallos Uvee, MSc.
Lic. Marcia Valles Urrutia, MSc.
Ing. Wilther Zambrano Zambrano.
Lic. Martha Estacio Vera.
Unidad Educativa “Nueva Concordia”
Calle H y Calle 7 Sector 1 Nueva Concordia.
Tlef. 022726477 - Correo: ie.23d03.08h01164@hotmail.com
La Concordia – Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador

PRESENTACION
Los Manuales de Procedimientos dentro de la Unidad Educativa Nueva Concordia es

una función de los directivos, docentes, administrativos y demás miembros de la
comunidad educativa con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a
mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de
su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero
sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo,
cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario.
Los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de
Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen
desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.
1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de
dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores
puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar
omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia
administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral
del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.
El Manual de Procedimientos elaborado por la Unidad Educativa Nueva Concordia,
permite a cada uno de los funcionarios de la institución conocer claramente qué debe
hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y
requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.

FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
El Manual General de Procedimientos se encuentra estructurado de la

siguiente manera:
1. Nombre del Departamento o Unidad Administrativa.
Cada departamento constará con su nombre y se ubicará en el manual

sin seguir un rango jerárquico, pero sí de importancia relativa.
2. Nombre del procedimiento a detallar.
Son todas aquellas tareas que se realizan para cumplir con la función
del departamento.
3. Número del procedimiento por Departamento
Es un número que sirve para contabilizar los procedimientos que realiza

cada
Unidad Administrativa o
Departamento.
4. Descripción del procedimiento.
Es la descripción detallada paso a paso para realizar cada actividad. Dicha

descripción es simple y breve, se fijan responsables, y textualmente se
manejan posibles formularios.
5. Notas
Son colocadas en la parte final del procedimiento, sumando más

información relevante al mismo.

OBJETIVO GENERAL:
El presente manual nos servirá como un instrumento de apoyo que defina y

establezca la estructura orgánica y funcional, así como el control y responsabilidad
mediante el uso de canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa adecuada en la Unidad Educativa Nueva Concordia.
ALCANCE DEL MANUAL:
El presente manual está diseñado para ser aplicado en la Unidad Educativa

Nueva Concordia dedicada a Educar a los niños, niñas y adolescentes, basados
en principios morales y espirituales, propios de seres humanos que desean
superarse en la vida.
Transmitir conocimientos científicos, técnicos y culturales, promoviendo la
investigación en todas las áreas del saber, formando entes creativos, críticos y
reflexivos, formados para transformar a otros.
Contribuir con las empresas afines a nuestras especialidades, ofertando a la
comunidad profesionales técnicos en Producciones Agropecuarias; y, Contabilidad
y Administración, aptos para desenvolverse en el ámbito laboral y social.
El compromiso de la Institución es ajustar sus procesos a las necesidades y

recursos disponibles, así como, de realizar cada una de las tareas con eficiencia
y dedicación para brindar y satisfacer al cliente interno y externo (administrativos,
estudiantes, docentes y padres y madres de familia) con eficacia, eficiencia y
efectividad con el propósito de mejorar la calidad de la educación Técnica de la
zona y del país..

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE
PROCEDIMIENTOS
Con la actualización del Manual de procedimientos se logran establecer las bases

para la implementación de algunas de las actividades que encierra la gestión de
talento humano, tales como: selección, inducción, promoción, capacitación y
evaluación del personal. Por otro lado, gracias al Manual de Procedimientos, se
podrá conseguir una mayor eficiencia de los recursos humanos, ya que se facilita
la estandarización de los procesos y la preservación del conocimiento adquirido
por nuestra institución. Es recomendable revisar de forma periódica y con base en
las necesidades del plantel, con el fin de mantener actualizado cada uno de los
perfiles que lo integran y se logre un máximo aprovechamiento del capital humano.
Además, sería de gran provecho que el Manual de Procedimientos se utilice como
un instrumento para los procesos de capacitación e inducción.
Con el fin de mantener el presente Manual actualizado a continuación se

presentan una serie de recomendaciones:
 Se deberá revisar mínimo una vez cada año, con el fin de determinar si los
cambios ocurridos durante este período han afectado la forma de llevar a
cabo el procedimiento.
 Cuando se presente algún cambio interno o en materia legal que amerite
la transformación del procedimiento en cuanto a sus políticas, normas,
personas que intervienen o en la forma en que se lleva a cabo, se debe
proceder a corregir de inmediato el Manual.
 El responsable de revisar y de actualizar el manual cada año será el
Consejo Ejecutivo o en su defecto la persona que designen para esta labor.
 Cada Directivo o miembro del Consejo Ejecutivo deberá informar o

dar a conocer cualquier cambio que noten en la forma que se realizan las
tareas, con el fin de corregirlo en el Manual de Procedimientos.

20
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

UNIDAD EDUCATIVA "NUEVA CONCORDIA"
LA CONCORDIA - SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
RESPONSABLE GENERAL: RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL.
NUMERO DEL PROCEDIMIENTO: 1
ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. Comunica a los departamentos, comisiones y

Rectorado áreas las políticas institucionales y les entrega los
formatos de planificación.
2. Recibe y verifica que el Plan de Actividades cumple

Rectorado con los lineamientos y establece las observaciones
necesarias.
3. Recibe el Plan con las correcciones realizadas, coloca

una certificación de recepción y entrega el
Rectorado
documento para archivo del departamento, comisión
o área.
4. Unifica las actividades planificadas, las consolida y

Rectorado prepara el Plan General de Actividades de la Unidad
Educativa.
Rectorado 5. Fin del procedimiento


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE EVENTOS (PROGRAMAS)
1. Recibe por parte de las comisiones o áreas la

Rectorado agenda de eventos a realizarse durante el año lectivo, y
comprueba que se encuentre prevista dentro de la
planificación operativa presentada y aprobada.
2. Establece una reunión con por lo menos quince días
Rectorado previos a la realización de la actividad, para conocer la
agenda específica (programación) sobre la actividad a
realizarse.
Rectorado 3. Verifica que el evento se encuentre en el cronograma

de actividades. [Si la actividad está fuera del cronograma
y es de gran importancia establecen fechas]
Rectorado
4. Establece las observaciones correspondientes si así
merece la situación.
Rectorado 5. Aprueba y da la autorización para que se

desarrolle la actividad programada (desde la
preparación hasta la evaluación de la misma.
Rectorado
6. Fin del procedimiento.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE HORARIOS DE CLASE.
Rectorado 1. Conforma una comisión de docentes.
2. Se reúne con la comisión para brindar los

lineamientos para elaborar el horario de clases. [Da
Rectorado
prioridad a las materias que especifica el Ministerio de
Educación]
Rectorado/Comisión de 3. Revisan la malla curricular que establece el

Horarios MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
4. Evalúan las asignaturas para ubicar de acuerdo a su
Rectorado/Comisión de
prioridad y dificultad para dar mayor facilidad al
Horarios
estudiante.
5. Cuadra horas en base a criterios técnico -
Comisión de Horarios
pedagógicos.
6. Revisa y envía al Rectorado para que realice las

Comisión de Horarios
observaciones necesarias.
Rectorado 7. Aprueba los horarios de clases.
8. Entrega copias a Inspección, Docentes Tutores,

Rectorado
DECE, Secretaría General.
Rectorado 9. Fin del Procedimiento.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE DISTRIBUTIVO DE TRABAJO.
Rectorado 1. Conforma una comisión con directivos.
2. Se reúne con la comisión para brindar los

Rectorado lineamientos de la elaboración del distributivo de
trabajo.
3. Revisan los perfiles de los empleados, el manual de

Comisión de Distributivo funciones y la malla curricular que establece el
MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
4. Evalúa los perfiles de los empleados, características

del puesto y malla curricular; así como, la formación y
Comisión de Distributivo capacidades de los empleados con relación a las
actividades que realizará cada uno en el área directiva,
docente, administrativa o de apoyo.
5. Cuadra horas de trabajo (en base a una carga de

Comisión de Distributivo mínimo 35 horas pedagógicas para docentes y 40 horas
reloj para los demás) en base a criterios técnicos.
6. Aprueba los distributivos de trabajo, los legaliza con

Comisión de Distributivo su firma y entrega individualmente a cada uno de los
trabajadores su respectivo distributivo.
Rectorado 7. Fin del Procedimiento.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
1. Brinda los lineamientos a las áreas y comisiones

Rectorado
para que elaboren sus planes de trabajo.
2. Entrega los formatos de POA a las áreas y

Rectorado comisiones junto con el cronograma que realiza el
MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
3. Recibe los cronogramas de actividades elaborados

Rectorado en cada una de las comisiones, departamentos y áreas,
cuyos planes han sido previamente aprobados.
4. Condensa las actividades, elabora el cronograma

institucional y dispone su comunicación a través de los
Rectorado
diferentes medios disponibles (carteleras, circulares,
página web…)
5. Entrega una copia de las actividades mensuales a los
Rectorado padres de familia y representantes legales a través del
portal de la institución.
Rectorado 6. Fin del procedimiento.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
1. Elabora el Plan de Desarrollo Profesional para

todos los integrantes de la institución, definiendo
Rectorado
políticas, objetivos y estrategias, según el área y nivel
de cada uno.
2. Realiza el análisis de las necesidades de capacitación

por unidades organizativas a través de observación (en
Rectorado lo pedagógico se delega a Vicerrectorado)
cuestionarios, análisis de cargos, reuniones
interdepartamentales, autoevaluación institucional.
3. Con las conclusiones divide las necesidades

Rectorado
detectadas en: específicas, integrales y estratégicas.
4. Elabora el listado de temáticas para capacitación y
Rectorado perfeccionamiento profesional, así como el cronograma
de implementación del mismo.
5. Gestiona la realización de las actividades de
Rectorado capacitación y aprueba los montos de gasto por cada
temática.
6. Comunica a los miembros de la comunidad educativa
Rectorado el cronograma de capacitación y lo coloca dentro del
cronograma institucional.


PROCLAMACIÓN DE ABANDERADOS (AS)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS
1. Convoca a una reunión del Consejo Ejecutivo en la

Rectorado primera semana al iniciar las actividades escolares,
para nombrar a los veedores del proceso.
2. Convoca a los representantes de padres de

Rectorado familia, comunidad y estudiantes, nombrados como
veedores del proceso por parte del Consejo Ejecutivo.
3. A través de la secretaría de la institución,

presenta el resumen del desempeño académico de
Rectorado los estudiantes de tercer año de Bachillerato General
Unificado, desde octavo grado EGB hasta segundo
curso de BGU.
4. Elabora a través de la secretaría de la institución, el

acta de nombramiento del cuadro de abanderados,
Rectorado portaestandartes y escoltas, de conformidad con el
estudio efectuado por Consejo Ejecutivo y avalizado
por la comisión de veedores.
5. Comunica por medio de secretaría y a través de un

oficio, a los padres, madres o representantes legales de
Rectorado
los (as) estudiantes la designación alcanzada por su
hijo/a o representado.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELECCIÓN DEL CONSEJO ESTUDIANTIL
1. Convoca a reunión del Consejo Ejecutivo en la Primera

Rectorado
semana de junio.
2. A través de secretaría, da lectura al marco legal (Reglamento
y Ley Orgánica Intercultural de Educación) y participa de la
Rectorado
reunión de Consejo Ejecutivo para nombramiento de Tribunal
Electoral.
3. Preside el Tribunal Electoral designado por Consejo Ejecutivo,
Rectorado
cuyos miembros son asesorados y apoyados por el DECE.
4. Con el apoyo de todo el Tribunal Electoral, elabora el
Cronograma de Actividades que establece las fechas para la
Rectorado
votación, campañas, y demás actividades para elección del
Consejo Estudiantil, así como el reglamento correspondiente.
5. Con el reglamento aprobado por parte del Consejo Ejecutivo,
emite a través de secretaría un comunicado a todos los
Rectorado estudiantes de Segundo y Tercero de BGU para que conformen
las listas para los consejos estudiantiles con los requisitos
solicitados.
6. En reunión con el Tribunal Electoral, aprueba la postulación
de los estudiantes al Consejo Estudiantil, previa revisión y
cumplimiento de los requisitos solicitados por Tribunal Electoral
Rectorado
de conformidad con el reglamento de elecciones, Código de
Convivencia, Reglamento General a la LOEI y disposiciones
ministeriales sobre la materia.
7. En reunión con el Tribunal Electoral, aprueba los planes de
campaña y de trabajo presentados por los postulantes al Consejo
Rectorado
Estudiantil, quienes recibieron asesoramiento de un docente
designado por el mismo Tribunal.
8. Lleva a cabo las elecciones y resto de actividades según el
Tribunal Electoral
cronograma.
Junta Electoral 9. Contabiliza los votos de manera pública.
Tribunal Electoral 10. Proclama la lista ganadora
Tribunal Electoral 11. Realiza la posesión del nuevo Consejo Estudiantil.
Tribunal Electoral 12. Fin del procedimiento.


APROBACIÓN DE USO DE ÁREAS DEPORTIVAS Y
RECREACIONALES
1. Recibe una solicitud escrita de Docentes,

Docentes de Extracurriculares y/o Consejo Estudiantil
Rectorado
para la utilización de las Áreas Deportivas y
Recreacionales.
2. Revisa la solicitud, el cronograma de actividades y el

Rectorado
horario de clases.
3. Compara la fecha de utilización de los espacios
Rectorado que se solicitaron y determina si hay o no
disponibilidad de los mismos.
4. Autoriza la utilización en la fecha solicitada (en caso

Rectorado de existir disponibilidad del espacio) o pide el
cambio de fechas, remitiendo las posibilidades.
5. Remite al jefe del personal de apoyo una copia

Rectorado
de la autorización para su conocimiento y archivo.
6. Supervisa el desarrollo de la programación y

Rectorado solicita un informe con la correspondiente evaluación
de la actividad
Rectorado 7. Recibe el informe y lo archiva


REUNIONES DE LA JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y
DOCENTES
1. Elabora a través de secretaría la convocatoria a

Junta General de Directivos y Docentes con al menos 48
Rectorado
horas de anticipación, por decisión propia o a petición
de las dos terceras partes de sus miembros.
2. A través de la Secretaría General de la institución,

lee el orden del día en el cual se pueden tratar los
siguientes puntos:
· Conocimiento de Planes, programas y proyectos
Institucionales.
· Conocimiento del informe anual de labores presentado
Rectorado
por el Rector y los miembros formularán
recomendaciones que estimare conveniente.
· Elección o ratificación de los vocales del Consejo
Ejecutivo.
· Atender y solucionar problemas varios que se
encontraren pendientes en la Institución.
3. Dirige el debate y resolución efectuada por la Junta

Rectorado
General, sobre los puntos del orden del día.
4. A través de la Secretaría General, llena el libro de

actas en el que hace constar las recomendaciones
Rectorado
propuestas y decisiones que se hayan tomado y que se
tendrán que ejecutar inmediatamente.

RESPONSABLE GENERAL: SECRETARIA GENERAL

INGRESO DE CALIFICACIONES Y ASISTENCIAS AL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SISTEMA
Secretaría 1. Crea en el sistema la Malla Curricular

2. Crea la base de datos de los docentes en el
Secretaría
sistema y les asigna materias y cursos
3. De conformidad con el cronograma de ingreso de

Secretaría
calificaciones, notifica a los docentes.
4. Terminado el plazo para el ingreso de calificaciones

tanto del rendimiento académico como
Secretaría
comportamental, verifica que el docente lo haya
hecho de forma directa al sistema.
Secretaría 5. Fin del procedimiento.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TÍTULOS Y ACTAS DE GRADO
Secretaría 1. Registra la nómina de graduados y datos exigibles

2. Registra los promedios de graduación, equivalentes
a los porcentajes que establece la LOEI,
Secretaría
correspondiente a básica, bachillerato, participación
estudiantil y examen ser bachiller.
3. Elabora los documentos correspondientes (nóminas,
Secretaría cuadros, etc.) para legalizarlos en el Ministerio de
Educación.
4. Registra en el sistema de titulación los promedios
Secretaría
de grado de los estudiantes.
5. Acude a la Dirección Distrital correspondiente a
presentar las promociones y cuadros de calificaciones
Secretaría
(Quimestral, final, etc.), de los estudiantes próximos a
graduarse según agenda.
6. La Dirección Distrital de Educación da la
Secretaría
documentación y emite los títulos y actas de grado.
7. Asiste en el proceso de refrendación y legalización
Secretaría
de títulos y actas de grado.
8. Entrega las actas y títulos refrendados por el
Secretaría
Ministerio de Educación a sus titulares.
9. Lleva un registro de entrega y conserva un archivo
Secretaría
de las copias institucionales.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO MAESTRO
1. Habilitado el sistema por el Ministerio de

Secretaría
Educación, ingresa al mismo con usuario y clave.
2. Registra en el sistema los datos de los integrantes de

Secretaría la comunidad educativa, incluyendo la infraestructura y
los datos necesarios de la Institución.
3. Elimina los integrantes (Personal Docente,

Secretaría Administrativo, de Servicios o Estudiantes) que ya no
pertenezcan a la Institución.
4. Una vez finalizado el ingreso de datos, registra los
Secretaría documentos impresos en la Dirección Distrital de
Educación.
5. Archiva los documentos con la firma y sello del
Secretaría Distrito de Educación, realizado en dos ocasiones, al
inicio y finalización del año escolar.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN OFICIAL.
1. Recibe la documentación (oficios,

comunicaciones, internas, cargas horarias, etc.) por los
Secretaría
distintos departamentos, organismos y comisiones
institucionales.
2. Archiva estos documentos durante el año lectivo,
Secretaría cuando este se termina, se cierra un ciclo y se abre otro
el siguiente año lectivo.
3. Archiva los documentos que sirven para constancia

Secretaría
de lo realizado en el año lectivo.
Secretaría 4. Fin del proceso.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO ESTUDIANTIL
1. Cuando un estudiante ingresa a la institución debe

Secretaría
entregar los documentos de toda su vida estudiantil.
2. Una vez recibido los documentos del estudiante,

Secretaría
archiva en la carpeta correspondiente.
3. Archiva los documentos, durante el año lectivo,

Secretaría
hasta culminar el ciclo.
4. Completa el archivo con un registro de la entrega de

Secretaría
carpetas personales de estudiantes retirados.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LEGALIZACIÓN DE PROMOCIONES.
1. Una vez registradas las calificaciones finales de

Secretaría todas las asignaturas, procede a solicitar a los tutores
los cuadros y promociones
2. Previa cita, acude a legalizar la documentación en la
Secretaría
Dirección Distrital de Educación.
Secretaría 3. Organiza el archivo institucional DDE
4. Archiva los cuadros de calificaciones quimestrales,

Secretaría finales y las promociones, revisadas y legalizadas
por la Dirección Distrital de Educación.
5. Guarda los documentos en las divisiones del archivo
Secretaría
correspondientes. (por estudiante)
6. Lleva un registro de la entrega de promociones a los
Secretaría
estudiantes retirados.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LEGALIZACIÓN DEL CONSEJO EJECUTIVO.
1. Elabora y archiva el acta de Junta General

de Directivos y Docentes en la que se nombran los
Secretaría
vocales del Consejo Ejecutivo de conformidad con el RG
LOEI.
2. Solicita a los miembros de la junta los respectivos

Secretaría documentos para legalizar su rol en el Consejo
Ejecutivo.
3. Elabora un oficio a la Dirección Distrital respectiva,

Secretaría
donde solicita la legalización del Consejo Ejecutivo
4. Presenta los documentos necesarios para la

Secretaría aprobación del Consejo Ejecutivo, que serán retirados
en un plazo determinado.
5. Recibe y archiva la documentación en la cual la

Secretaría Dirección Distrital de Educación, ratifica y aprueba la
conformación del Consejo Ejecutivo.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA ESTUDIANTES NUEVOS
1. Publica el cronograma de matrículas para

conocimiento de todos los miembros de la
Secretaría
comunidad educativa.(página web, carteleras,
circulares enviadas a los representantes)
2. Recepta el expediente personal del estudiante,
comprobando la existencia de la carta compromiso
Secretaría firmada (en rectorado se realiza una entrevista
previa con los representantes de los estudiantes)
por el padre de familia/representante legal.
3. Registro de datos personales de los
Secretaría estudiantes, padres, madres y representantes
legales.
4. Registro de la matrícula del (la) estudiante en el
Secretaría
curso correspondiente.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA ESTUDIANTES ANTIGUOS
1. Publica el cronograma de matrículas para

Secretaría conocimiento de todos los miembros de la comunidad
educativa.(página web, carteleras)
2. Recepta los requisitos para la matrícula
previamente solicitados, y comprueba la existencia de
Secretaría
la carta compromiso firmada (en casos especiales) por
el padre de familia/representante legal.
3. Actualización de datos personales de los
Secretaría
estudiantes, padres, madres y representantes legales.
4. Registra la matrícula del (la) estudiante en el curso

Secretaría
correspondiente.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMUNICADOS A PADRES DE FAMILIA
1. Recibe la información de rectorado y otros

Secretaría departamentos sobre el requerimiento que se le
solicita a los Padres de Familia.
2. Realiza el comunicado por escrito y envía un

Secretaría
borrador a Rectorado.
Secretaría 3. Corrige el comunicado (en caso de ser necesario).
4. Envía el comunicado a inspección (se sacan las

Secretaría fotocopias necesarias) para que sean entregados a los
estudiantes y a su vez ellos a los Padres de Familia.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE ESTUDIANTES
1. Crea en el sistema de calificaciones, los niveles,

Secretaría
grados, cursos y paralelos.
2. Verifica la matrícula y datos personales del (la)

Secretaría
estudiante.
Secretaría 3. Registra el curso y paralelo asignado.
4. Archiva la Ficha Personal del Estudiante de manera

Secretaría
individual.
Secretaría 5. Emite el listado de estudiantes por cursos.
6. Envía las listas a Rectorado y hace las correcciones

Secretaría
en caso de que lo requiera.
7. Entrega las listas a la copiadora para distribuir a

Secretaría
todos los Docentes
Secretaría
8. Fin del procedimiento


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELECCIÓN DE ABANDERADOS
1. Reúne todas las promociones legalizadas de cada

Secretaría estudiante que se encuentre cursando el tercer año de
bachillerato.
2. Elabora un cuadro que registra todas las
Secretaría calificaciones obtenidas por el estudiante, durante su
vida estudiantil hasta el segundo año de bachillerato.
3. Previa designación y autorización rectoral, convoca a
Secretaría los miembros que conforman la comisión delegada
para la elección del Cuadro de Honor.
4. Participa en la reunión de la comisión para la
Secretaría
elección del Cuadro de Honor.
5. Presenta el cuadro de calificaciones con los cálculos

Secretaría
de los promedios obtenidos por las estudiantes.
6. Presenta los expedientes personales de cada
Secretaría
estudiante para la verificación de calificaciones.
7. Elabora el acta de la reunión de la comisión para la
Secretaría
elección del Cuadro de Honor.
8. Notifica a la máxima autoridad institucional la
Secretaría
aprobación.
9. Previa autorización elabora las notificaciones

Secretaría
a las estudiantes.
Secretaría 10. Fin del procedimiento


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: JUNTAS DE CURSO
Secretaría 1. Verifica el registro de todas las calificaciones.
2. Registra la asistencia de los docentes a la Junta de

Secretaría
Curso.
Secretaría 3. Elabora las actas de la Junta de Curso.
4. Archiva los informes presentados por tutores,

Secretaría
docentes y departamentos.
Secretaría 5. Publica los cuadros de calificaciones.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: JUNTA DE CONSEJO EJECUTIVO
Secretaría 1. Convoca a las reuniones.
Secretaría 2. Elabora las actas de las reuniones y las archiva.
Secretaría 3. Emite las notificaciones.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTROS Y DOCUMENTOS
1. Imprime reportes de calificaciones y entrega a los

Secretaría
tutores.
2. Imprime certificados de asistencia, matrícula,

Secretaría
records académicos.
Secretaría 3. Registra la correspondencia interna y externa.
Secretaría 4. Archiva toda la documentación.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO ESTUDIANTIL
1. Realiza las notificaciones para la inscripción en el

Secretaría
seguro.
2. Elabora el listado de estudiantes que contratan el

Secretaría
seguro.
Secretaría 3. Coordina e informa sobre los beneficios del seguro.
4. Realiza un reporte de los accidentes y entrega un

Secretaría
formulario de reclamo.

RESPONSABLE GENERAL: UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO

NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
CONTROL A LAS ACTIVIDADES DE LOS DOCENTES
NUMERO DEL
PROCEDIMIENTO:
1
ÁREA O PERSONA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Coordina con rectorado las actividades docentes en

virtud de los horarios de entrada y salida, horarios de
Inspección General
clase, actividades académicas fuera de clase y el
cronograma de actividades.
2. Ejecuta visitas inadvertidas a los cursos que crea

Inspección General
pertinente, y llena el control por medio del leccionario.
Inspección General 3. Llena un registro de ausencias del docente.
4. Elabora diariamente un informe con las

novedades presentadas en el periodo, que es remitido
Inspección General
al Rectorado, para que se aplique (de ser el caso) el
Reglamento Interno de Trabajo.
5. Remite al docente la sanción correspondiente

Inspección General
(en caso de existir) para su firma.
6. Recibe la constancia del conocimiento de la sanción

Inspección General
por parte del docente.
7. Envía copias a rectorado para su conocimiento y

Inspección General
elaboración de estadística.
Inspección General 8. Fin del procedimiento

RESPONSABLE GENERAL:
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO
NOMBRE DEL CONTROL Y REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS
PROCEDIMIENTO: ESTUDIANTES.
NUMERO DEL
PROCEDIMIENTO:
2
ÁREA O PERSONA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Entrega a cada grado y curso de toda la Unidad
Educativa, la hoja de control de actividades diarias
Inspección General
para el registro de la asistencia de los estudiantes
a la jornada escolar).
2. Revisa que en las hojas de control, el docente haya
Inspección General registrado la asistencia de los estudiantes a su hora
clase.
3. Elabora un informe resumen de las hojas de
control de actividades diarias y visitas de los padres
Inspección General
de familia/representantes legales, para su revisión y
desarrollo de la estadística.
4. Convoca a los padres para que se acerquen a un
Inspección General diálogo en la institución y justifiquen las
inasistencias dentro del término legal.
Inspección General 5. Legaliza la documentación con su firma
6. Remiten la estadística al DECE para que realice el

Inspección General seguimiento y tome las acciones respectivas en cada
caso.
Inspección General 7. Fin del procedimiento.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DOCENTE

1. Establece el calendario de evaluación docente en
Inspección General coordinación con vicerrectorado y la remite al
rectorado para su aprobación.
2. Entrega el calendario de evaluación a cada docente y
Inspección General
socializa el modelo de evaluación institucional.
3. Recibe el informe de vicerrectorado sobre los
Inspección General resultados de la observación de clase y revisión de
planificaciones (parcial y clase).
4. Aplica una encuesta a los estudiantes sobre las
Inspección General actividades académicas desarrolladas por el docente
dentro de clase.
5. Aplica una encuesta a los padres de familia y
Inspección General representantes legales, para determinar los niveles de
satisfacción con la labor del docente dentro del aula.
6. Controla la asistencia del docente a la institución, su
hora clase y sus actividades adicionales, además observa
Inspección General
el comportamiento del docente en las actividades fuera
del aula.
7. Condensa la información recibida de vicerrectorado
con los resultados de las encuestas a padres de
Inspección General familia/representantes legales, estudiantes y el
resumen de cumplimiento de las actividades docentes
dentro del periodo evaluado.
8. Prepara un informe de todas las observaciones
realizadas y remite al rectorado para la aplicación de
Inspección General
reconocimientos no remunerados o acciones correctivas
según el caso.
Inspección General 9. Fin del procedimiento


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PERMISOS A LOS DOCENTES.
1. Solicita al docente/trabajador en general que

llene el formulario de permisos, especificando el
Inspección General tiempo que necesitará ausentarse y la fecha para la
ejecución del mismo (en caso de permiso médico
adjuntar los documentos respectivos).
2. Sumilla el permiso (en caso de no existir ningún

Inspección General inconveniente) y remite a rectorado (si el permiso es
solicitado por más de dos horas)
3. Recibe la aprobación del permiso por parte de
rectorado y comunica a recepción para la salida del
Inspección General
docente u otro trabajador, a través del formato de
salida.
4. Autoriza la salida del docente (en caso de

Inspección General permisos de ausencia temporal el mismo día) y controla
el regreso del mismo a la hora acordada.
5. Controla la cantidad de permisos otorgados y

establece un cronograma de recuperación de los días u
Inspección General horas permitidos, en coordinación con el jefe inmediato
del trabajador (no será necesario en caso de atención
médica).


JUSTIFICACIONES POR INASISTENCIAS DE LOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DOCENTES.
1. Entrega el formulario de justificación de inasistencia

Inspección General para que lo llene el trabajador y adjunte los documentos
necesarios al mismo.
Inspección General 2. Revisa la documentación y justifica la inasistencia.
3. Conjuntamente con el docente/trabajador en

general, firma un compromiso de recuperación de los
Inspección General días de inasistencia (No será necesario en caso de
enfermedad de hasta tres días o atención médica de
emergencia)
4. Controla la cantidad de inasistencias justificadas y

establece un cronograma de recuperación de los días u
Inspección General
horas perdidos, en coordinación con el jefe inmediato
del trabajador.


JUSTIFICACIÓN DE ATRASO O INASISTENCIA DE LOS/LAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTUDIANTES
1. Recibe del padre de familia/representante

legal, la comunicación de las razones de la inasistencia
Inspección General o atraso de su hijo/representado, mediante la agenda
escolar, vía telefónica o presencialmente (debe adjuntar
documentos en caso de ser necesario).
2. Acepta las razones del padre de

familia/representante legal (únicamente en casos de
Inspección General
enfermedad, calamidad doméstica, fuerza mayor o caso
fortuito).
3. Remite a través del estudiante la respectiva

justificación al docente, para que permita su ingreso o
Inspección General presentación de evaluaciones (tareas, trabajo individual,
trabajo grupal, lecciones, pruebas) dentro de las 72
horas posteriores a su reincorporación a la institución.
Inspección General 4. Registra la justificación en su archivo.
Inspección General 5. Fin del Procedimiento


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PERMISO DE SALIDA PARA LOS ESTUDIANTES
1. Recibe del padre de familia/representante legal, la

solicitud de salida anticipada de su hijo/representado
Inspección General por medio de la agenda, llamada telefónica o
presencialmente (adjuntará documentación en caso de
ser necesario).
2. Recibe del departamento médico una orden de

Inspección General descanso para el estudiante en caso de necesidad
médica, registrando el tiempo de reposo.
3. Llama al padre de familia/representante legal, para

Inspección General que se acerque a la institución y retire a su
hijo/representado (en caso de necesidad médica).
4. Registra en la hoja del estudiante el permiso (historia

Inspección General estudiantil) y emite una autorización de salida de
la institución.
5. Semanalmente recibe de la oficina de información, el

Inspección General registro de salida anticipada del (la) estudiante mediante
permiso autorizado por inspección.
6. Remite el informe a Rectorado y DECE, para su
Inspección General
conocimiento y seguimiento respectivamente.


CONTROL DE LA DISCIPLINA DENTRO Y FUERA DE LA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSTITUCIÓN
1. En reunión con el personal docente, realiza

cronograma de control de espacios (en horas de
Inspección General
recreo estudiantil) y delegación de responsabilidades
(en salidas planificadas)
2. Recibe informes de los docentes sobre las novedades
disciplinarias dentro de las horas clase, en los espacios
Inspección General recreativos de la institución (según cronograma) o en
lugares fuera de la misma, donde se haya autorizado la
asistencia de los estudiantes (según delegación).
3. Recibe por parte de los responsables de transporte,

las novedades suscitadas dentro de las unidades, tanto
Inspección General
del día anterior (viaje a casa) como del día actual (viaje a
la institución).
4. Comunica al padre de familia el cometimiento de una

Inspección General falta disciplinaria y el inicio del proceso correspondiente
para imponer una Acción Educativa Disciplinaria.
5. Remite la resolución con la Acción Educativa

Inspección General Disciplinaria tomada por Rectorado al DECE para su
seguimiento.
Inspección General 6. Fin del Procedimiento


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE INDUCCIÓN AL PERSONAL
1. Elaboran el Programa de Inducción al personal, así

Inspección General
como el cronograma para su aplicación.
2. Recibe la aprobación del programa por parte del

Inspección General Consejo Ejecutivo, para su vigencia y obligatoria
aplicación.
3. Ejecuta en primera instancia el cronograma

establecido para el Programa de Inducción al personal,
Inspección General
tomando en cuenta la disposición de Formatos, Procesos
y Normas institucionales.
4. Entrega al personal en el que se ha ejecutado la

Inspección General inducción, una hoja de evaluación sobre la pertinencia y
oportunidad del programa de inducción.
5. Resume los resultados de la evaluación al

Inspección General
programa y propone las reformas necesarias al mismo.
Inspección General 6. Fin del Procedimiento.

RESPONSABLE GENERAL: CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSTRUCCION DEL PEI
CONSEJO EJECUTIVO
1. Obtiene por medio de la secretaría de la institución, la
información actualizada sobre la construcción del PEI (emitida por
el Ministerio de Educación).
CONSEJO EJECUTIVO 2. Revisa las disposiciones emitidas por el Ministerio de

Educación en lo referente al PEI y analizan la información obtenida
para empezar con el desarrollo del documento.
CONSEJO EJECUTIVO 3. De conformidad con los lineamientos de la Autoridad
Educativa Nacional forma comisiones tomando en cuenta perfiles
técnicos y pedagógicos, con un máximo de cinco integrantes por
comisión.
CONSEJO EJECUTIVO
4. Emite una comunicación dirigida a los integrantes de las
comisiones con la designación de un coordinador por cada
una, así como con las responsabilidades que tendrían en la
elaboración del PEI.
CONSEJO EJECUTIVO 5. En reunión con los coordinadores de las comisiones se elabora

el cronograma de trabajo de cada una (máximo 1 mes).
CONSEJO EJECUTIVO 6. Realiza el monitoreo de la construcción del PEI, por medio de
informes de avance presentados por cada una de las comisiones.
CONSEJO EJECUTIVO
7. Con la recepción de los informes de cada comisión se analizan
los avances y las dificultades en la elaboración del PEI, para
establecer nuevos caminos o estrategias de ser necesario.
CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEI
CONSEJO EJECUTIVO
1. Realiza el seguimiento de la implementación del PEI de
conformidad con el capítulo de evaluación y monitoreo del
mismo.
CONSEJO EJECUTIVO 2. Solicita información de la implementación del PEI a la

administración (gestión administrativa) a Vicerrectorado (gestión
pedagógica) e Inspección General (gestión comportamental).
CONSEJO EJECUTIVO
3. Analiza la información y establece estrategias de
mejoramiento (de ser el caso)
CONSEJO EJECUTIVO
4. Presenta un informe anual de avance a los promotores
institucionales.
CONSEJO EJECUTIVO 5. Socializa los resultados del proceso de monitoreo a los

miembros de la comunidad educativa.
CONSEJO EJECUTIVO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO DE CONVIVENCIA
CONSEJO EJECUTIVO
1. Recibe de la secretaría de la institución, las disposiciones
ministeriales correspondientes al Código de Convivencia
Institucional (página web Ministerio de Educación)
CONSEJO EJECUTIVO 2. Analiza la información brindada por secretaría y por la

Comisión de Promoción de la Convivencia Armónica (si han
pasado dos años de implementación del código) para proceder a
la construcción o reforma del Código de Convivencia Institucional.
CONSEJO EJECUTIVO
3. Analiza los instrumentos de elaboración dados por el
Ministerio de Educación (aplicables también a la reforma)
CONSEJO EJECUTIVO
4. Se forman las comisiones para la elaboración o reforma del
Código de conformidad con las disposiciones ministeriales para
el efecto.
CONSEJO EJECUTIVO 5. Envía una carta (memorándum) a cada coordinador indicando

sus responsabilidades junto con el cronograma de actividades.
CONSEJO EJECUTIVO 6. Monitorea el trabajo de las comisiones mediante la recepción
de informes de avance.
CONSEJO EJECUTIVO
7. Recibe de las comisiones la información completa una vez
finalizado el tiempo determinado en el cronograma (Se entregan
copias en digital a todos los miembros de Consejo Ejecutivo)
CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NOMBRAR COMISIONES
CONSEJO EJECUTIVO
1. Se reúne en el mes de julio para nombrar Comisiones, previa
convocatoria de rectorado.
CONSEJO EJECUTIVO 2. En aplicación del art. 53 del Reglamento de la LOEI, revisa el

Código de Convivencia y las necesidades institucionales para el
nombramiento de comisiones.
CONSEJO EJECUTIVO
3. Analiza los perfiles de los docentes y demás empleados de la
institución para integrarlos en las comisiones.
CONSEJO EJECUTIVO 4. A mediados de agosto comunica a los integrantes de
las comisiones su nombramiento y las funciones que deben
realizar en adelante
CONSEJO EJECUTIVO

RESPONSABLE GENERAL: VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIONES
VICERRECTORADO 1. Se reúne con la Comisión Técnico Pedagógica y

establece los
lineamientos institucionales de planificación, con base
en la normativa ministerial referente al tema.
VICERRECTORADO 2. Indica los lineamientos a los docentes a través de los
Jefes de Área y Coordinadora de Educación Básica, sobre
planificación meso y micro curricular basado en lo que
solicita el Ministerio de Educación y el Proyecto
Educativo Institucional.
VICERRECTORADO 3. Establece la fecha de entrega de las planificaciones
por parte de los docentes para un máximo de tres días
antes del inicio del parcial respectivo.
VICERRECTORADO 4. Recibe la Planificación elaborada por el docente,
dentro del plazo determinado.
VICERRECTORADO 5. En un plazo de 2 días entrega la planificación al
docente, con las observaciones correspondientes (de ser
el caso).
VICERRECTORADO
6. Indica sobre los diferentes aspectos académicos que
se desarrollan durante el año escolar, tales como:
actividades académicas, sociales, religiosas y culturales.
VICERRECTORADO
7. Determina el porcentaje de cumplimiento en el
formato de planificación y solicita se vuelva a elaborar a
los docentes con un promedio inferior al 60%.
VICERRECTORADO 8. En caso de solicitar correcciones, recibe y aprueba
la planificación, entregándola al docente para su archivo.
VICERRECTORADO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIONES
VICERRECTORADO 1. Convoca a los coordinadores de área y de ciclo

escolar (básica elemental y media) para reunión en Junta
Académica.
VICERRECTORADO
2. Discute en presencia de la Vicerrectora, las causas de
la problemática académica de los estudiantes
presentada en cada área y registra la reunión por escrito
en un acta.
VICERRECTORADO 3. Establece estrategias de solución a la problemática
académica y propone sugerencias de mejoramiento a los
docentes.
VICERRECTORADO 4. Socializan las estrategias dentro de la reunión de
área y ciclo, que fueron consensuadas en la Junta
Académica.
VICERRECTORADO 5. Mantienen reuniones de seguimiento con los
docentes del área o ciclo durante el periodo de duración
del parcial.
VICERRECTORADO
6. Presenta un informe de logros (basado en el
acompañamiento docente) a la Junta Académica al
finalizar cada parcial.
VICERRECTORADO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVICION DEL TRABAJO DOCENTE
VICERRECTORADO 1. Elabora con la participación de la Comisión

técnico Pedagógica un calendario de supervisión del
trabajo Docente, a través del control de: asistencia a
reuniones de áreas académicas o juntas de curso,
observación de clase, y solicitud de informes.
VICERRECTORADO
2. Comunica de manera escrita a todos los profesores, el
calendario de supervisión al trabajo docente.
VICERRECTORADO 3. En reunión con Directores de Área, delega la
supervisión a los mismos, en la básica superior y el
bachillerato.
VICERRECTORADO 4. Una vez en el sitio de la supervisión (clase, área,
junta de curso) llenará una matriz de observación que
será firmada por todos los presentes.
VICERRECTORADO 5. Elabora el informe de supervisión y lo
remite al
Vicerrectorado (en caso de ser delegado).
VICERRECTORADO 6. Convoca al docente a un diálogo para desarrollar
asesoría en los puntos débiles encontrados a través de la
observación, detectar las causas y establecer
sugerencias de solución.
VICERRECTORADO
7. Firma de un acuerdo entre el Docente y la
Vicerrectora para el mejoramiento profesional.
VICERRECTORADO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REFUERZO ACADEMICO
VICERRECTORADO
1. Recibe el Programa de Refuerzo Escolar por parte del
DECE.
VICERRECTORADO
2. De manera coordinada con el DECE planifica la
socialización del programa.
VICERRECTORADO 3. Recibe del docente el cronograma de refuerzos y
tutorías con el listado de los estudiantes beneficiarios,
así como la planificación correspondiente.
VICERRECTORADO 4. Acepta el cronograma y revisa la planificación de
conformidad con el procedimiento de asesoría
pedagógica (planificación meso y microcurricular)
VICERRECTORADO 5. Recibe del docente un informe de logros académicos
alcanzados por el estudiante (una vez terminado el
cronograma de refuerzo y tutorías) y lo remite al DECE.
VICERRECTORADO
6. Recibe del DECE la estadística del Programa de
Refuerzo
Escolar.
VICERRECTORADO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSTRUMENTOS DE EVALUACION
VICERRECTORADO 1. Revisa conjuntamente con la planificación

didáctica, los instrumentos de evaluación formativa y
sumativa, que de conformidad con el Docente se
apliquen durante el desarrollo del año escolar.
VICERRECTORADO 2. Los instrumentos y criterios de evaluación son
analizados de
forma independiente a la planificación, para lo cual
se elabora una matriz como base del diseño del
instrumento de evaluación.
VICERRECTORADO 3. Convoca al docente a una reunión y se solicita las
modificaciones correspondientes (en caso de existir
observaciones a los instrumentos de evaluación).
VICERRECTORADO 4. Una vez aprobado el instrumento de evaluación (con
o sin
observaciones) se procede al archivo y la entrega de
una copia al Docente para su aplicación.
VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROMEDIOS PARCIALES
VICERRECTORADO
1. Revisa en el sistema los promedios parciales
de los estudiantes.
VICERRECTORADO 2. Solicita al docente un informe de rendimiento general

(promedios de parcial) de los estudiantes que se
encuentran con menos de 7 en su materia.
VICERRECTORADO 3. Recibe del docente un Plan de Refuerzo Académico
para solucionar el problema del estudiante.
VICERRECTORADO 4. Aprueba el Plan de Refuerzo Académico propuesto
por el docente.
VICERRECTORADO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICACION DE ACTIVIDADES
JEFE DE AREA 1. Convoca a reunión de área para tratar como único

punto la planificación de las actividades (casas abiertas,
concursos, participaciones, etc.).
AREA ACADEMICA 2. Analiza los objetivos educativos del área y los
estándares de aprendizaje, para preparar la temática de
las actividades escolares.
AREA ACADEMICA 3. Presenta la planificación de las actividades
escolares (objetivos, metas, cronograma y presupuesto)
al Vicerrectorado.
VICERRECTORADO 4. Analiza la planificación, presenta recomendaciones
(en caso necesario), la aprueba y coloca dentro del
cronograma institucional las actividades planificadas.
AREA ACADEMICA 5. Recibe la autorización y ejecuta la actividad el
día programado en el cronograma.
JEFE DE AREA
6. Realiza la evaluación de las actividades escolares y
entrega los resultados en el Vicerrectorado.
VICERRECTORADO
7. Recoge las evaluaciones de todas las actividades y
prepara la estadística final.
VICERRECTORADO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICACION DE ACTIVIDADES
JEFE DE AREA 1. Socializa al personal docente, las disposiciones

institucionales
sobre planificación, así como la matriz
institucional de planificación de bloque o clase.
AREA ACADEMICA
2. Recibe del docente la matriz de planificación
llena, de conformidad con el instructivo entregado.
AREA ACADEMICA 3. Revisa la planificación y hace las recomendaciones
pertinentes (en caso necesario).
VICERRECTORADO 4. Elabora la estadística de cumplimiento de los
indicadores de planificación docente.
AREA ACADEMICA
5. Aprueba la Planificación de los Docentes y la archiva.
JEFE DE AREA
6. Supervisa el cumplimiento de la planificación.
VICERRECTORADO
7. Asesora a los docentes en asuntos relacionados
con el cumplimiento de la planificación.
VICERRECTORADO

RESPONSABLE GENERAL: DOCENTE TUTOR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIONES
DOCENTE TUTOR 1. Revisa el cronograma institucional para

determinar el periodo de pruebas de bloque, así como
los horarios de clase de su grado o curso.
DOCENTE TUTOR
2. Pide a los profesores, entreguen un calendario de
pruebas para el grado o curso, elaborado conjuntamente
con los estudiantes.
DOCENTE TUTOR 3. Elaboran el calendario de pruebas de forma

coordinada con un máximo de tres pruebas por día,
utilizando el formato de horarios.
DOCENTE TUTOR
4. Recibe los horarios y de conformidad con la carga
horaria, evalúa la dificultad de cada materia para que
exista una dosificación adecuada (materia de menor
dificultad junto a otra con mayor dificultad).
DOCENTE TUTOR
5. Remite a la Vicerrectora el horario de pruebas de
bloque para su revisión y aprobación final
DOCENTE TUTOR
6. Aprueba y conserva el horario de exámenes original.
DOCENTE TUTOR 7. Distribuye una copia a Inspección General, en cada

aula y una
al Padre de familia mediante la agenda escolar.
DOCENTE TUTOR

RESPONSABLE GENERAL: JUNTA DE CURSO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RENDIMIENTO ACADEMICO
1. Recibe por medio del docente tutor el cuadro

general de rendimiento académico del curso,
JUNTA DE CURSO proporcionado por secretaría.
2. Se instala con la dirección del docente tutor,
secretaria, Psicólogo(a) institucional y docentes del
JUNTA DE CURSO curso.
3. Conoce el informe académico y comportamental del
JUNTA DE CURSO curso, elaborado por el docente tutor.
4. Analiza los documentos y elabora las
recomendaciones y estrategias en coordinación con
JUNTA DE CURSO todos los Docentes.
5. A través del docente tutor, agrupa en un solo
documento los informes de cada asignatura y presenta a
JUNTA DE CURSO vicerrectorado un resumen del curso.
6. Archiva el Acta de la junta y entrega una

copia del rendimiento académico y comportamental
para la carpeta de cada Docente.
JUNTA DE CURSO
7. Remite el informe al DECE, para que realice el
seguimiento a los estudiantes con alguna falencia
(académica o comportamental).
JUNTA DE CURSO
8. Entrega a Secretaría el cuadro de rendimiento
JUNTA DE CURSO académico del curso.
JUNTA DE CURSO


1. Recibe por medio de los docentes tutores, el

cronograma de juntas de curso elaborado por
vicerrectorado (el cronograma se lo realiza para que la
JUNTA DE CURSO junta se instale un mes antes de la fecha de exámenes).
2. Conoce por medio de secretaría la planificación e
instrumento de evaluación del examen quimestral
presentado por cada docente en cada una de las
JUNTA DE CURSO asignaturas.
3. Analiza el instrumento de evaluación y estudia el
peso de cada pregunta, cada docente expone la forma
como realizó la construcción del instrumento de
JUNTA DE CURSO evaluación.
4. En caso de ser necesario, emite
recomendaciones y estrategias para la mejora del
JUNTA DE CURSO instrumento de evaluación.
5. De no existir recomendaciones, o éstas no ser de
fondo sino de forma, por secretaría de la junta se
certifica el instrumento de evaluación y se remite a
JUNTA DE CURSO Vicerrectorado para que se autorice su reproducción.
6. Por medio de secretaría, realiza el acta de la junta y

solicita a todos los presentes firmarla.
JUNTA DE CURSO
JUNTA DE CURSO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NOTAS FINALES
1. Revisa las notas finales de cada asignatura y la

estadística del curso por materia.
JUNTA DE CURSO
2. Conoce la nómina de los estudiantes aprobados y
pone atención en aquellos con notas inferiores a 7,
además revisa la planificación de clase para los 15 días
JUNTA DE CURSO de nivelación académica.
3. Abaliza las calificaciones y resuelve la publicación de
las notas por parte de secretaría, remite copia del acta
JUNTA DE CURSO de reuniones al DECE para seguimiento.
4. Se reúne para conocer los resultados de los exámenes
supletorios y promover al siguiente curso/grado a los
JUNTA DE CURSO aprobados.

JUNTA DE CURSO

RESPONSABLE GENERAL: DOCENTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LINEAMIENTOS
DOCENTE
1. Brinda lineamientos de cómo deben llevar los
estudiantes los cuadernos.
DOCENTE
2. Lleva un registro de revisión de cuadernos (en caso
de pedir al estudiante lleve apuntes) que es obligatorio
en la básica preparatoria, elemental y media.
DOCENTE 3. Al final de cada bloque, entrega en

vicerrectorado el registro de revisión de cuadernos,
para la verificación del cumplimiento de los parámetros
establecidos y comunicados con anterioridad.
DOCENTE
4. Firma un compromiso de cumplimiento con
vicerrectorado, en el caso de existir alguna novedad.
DOCENTE

RESPONSABLE GENERAL: DECE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DISCIPLINA
1. Recibe por parte de inspección (en

casos de comportamiento) o rectorado (en caso
disciplinario) el expediente estudiantil para la realización
de seguimiento. Luego de aplicarse la acción
DECE disciplinaria.
2. Se reúne con el padre de familia/representante legal
y el (la) estudiante para establecer estrategias de
mejoramiento (comportamental o disciplinario) y
DECE realizar el seguimiento necesario.
3. Acepta los compromisos, sugerencias y firma el

DECE acta de acuerdos.
4. Elabora un informe de seguimiento y lo remite a

Inspección o Rectorado (de conformidad con la falta sea
comportamental o disciplinaria).
DECE
5. Recibe del docente un informe de avance de

la programación y del alcance de logros por parte de
los estudiantes.
DECE
6. Realiza el seguimiento de los casos especiales
reportados por los docentes y elabora la estadística de
casos.
DECE
DECE


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACION ESTUDIANTIL
1. Publica en la página Web de la institución el listado

de documentos que debe presentar el padre de familia
DECE para el registro acumulativo del estudiante.
2. Abre una ficha por estudiante, la misma que es

actualizada cada año lectivo.
DECE
3. Archiva las carpetas y genera la estadística respectiva
del seguimiento de casos académicos remitidos por
docentes, estudiantes con NEE y estudiantes con
DECE problemas comportamentales y disciplinarios.
4. Realiza el seguimiento de casos con los estudiantes,
llena la Ficha de Seguimiento y anexa a la carpeta:
evaluaciones externas, reuniones con Padres de Familia,
cartas o comunicaciones especiales.
DECE
5. Realiza la actualización de datos del estudiante

(incluyendo una foto), la incorpora en la carpeta
individual y la archiva.
DECE
DECE


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACION ESTUDIANTIL
1. Recibe del docente un reporte sobre algún problema

con los estudiantes (llena el formato de reporte de
DECE casos).
2. Realiza una convocatoria a los padres de

familia/representantes legales, para mantener una
conversación con el estudiante que determinará la
dificultad y planteará posibles soluciones.
DECE
3. Aplica un Test Proyectivo, trabaja con el estudiante a
DECE través de estrategias dependiendo del problema.
4. Trabaja en conjunto con el Docente Tutor para que

apoye el proceso.
DECE
5. Evalúa el progreso del estudiante (de forma
semanal).
DECE
DECE


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES
1. Recibe la información de los

padres de familia/representantes legales o de los
DECE docentes, sobre las Necesidades Educativas Especiales
2. Realiza una evaluación para obtener un

diagnóstico presuntivo de una Necesidad Educativa
Especial.
DECE
3. Informa a los docentes el procedimiento a seguir con
las Necesidades Educativas Especiales a ser consideradas
DECE en cada asignatura.
4. Da a conocer al Padre de Familia la Adaptación
Curricular Individual (ACI).
DECE
5. Firma el Acta de entrevista con los Padres de Familia
y se solicita información adicional (evaluaciones
DECE psicopedagógicas).
6. Informa los casos de Necesidades Educativas
Especiales con
DECE ACI a las autoridades competentes
7. Realiza el seguimiento de conformidad con el Plan
Institucional de Adaptaciones Curriculares para
DECE estudiantes con NEE.
DECE


1. Realiza el análisis de los cuadros de rendimiento

académico
DECE por grados/cursos y asignaturas.
2. Identifica las asignaturas con bajo rendimiento

(calificaciones inferiores a 7 puntos).
DECE
3. Entrevista a los estudiantes con la finalidad de
identificar los factores que inciden en el bajo
DECE rendimiento.
4. En reunión con el padre de familia/representante
legal, socializa los factores identificados y que inciden en
DECE el bajo rendimiento de los estudiantes.
5. Informa factores identificados y solicita P.R.

DECE
6. Recepta la planificación de mejoramiento
académico desarrollada por el docente.
DECE
7. Realiza el monitoreo de las actividades de
mejoramiento académico.
DECE
8. Elabora un informe de resultados, sobre el
monitoreo y los avances de mejoramiento de los
DECE estudiantes dentro del programa.
DECE


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE EMBARAZO
1. Realiza un acercamiento y diálogo con la/los

estudiante/s implicada/os.
DECE
2. Convoca una reunión con Padres de

Familia/Representantes legales de la/los estudiantes
dándoles recomendaciones sobre esta situación.
DECE
3. Remite el caso al Departamento Médico para su
DECE acompañamiento.
4. Con el apoyo del padre de familia, realiza el

seguimiento durante el periodo de embarazo.
DECE
5. Informa a los docentes que están en relación directa
con la estudiante.
DECE
6. Realiza el seguimiento al desarrollo académico
de la estudiante a través del Programa de Apoyo
Pedagógico realizado por el docente (evaluación
formativa y sumativa), durante el periodo de
DECE alumbramiento.
7. Coordina con vicerrectorado el monitoreo del
cronograma de actividades académicas presentado por
DECE el docente.
8. Elabora un informe de resultados, de conformidad con
el monitoreo y seguimiento realizado.
DECE
DECE


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTOS DE PREVENCION
1. Al inicio del año lectivo elabora el registro

acumulativo.
DECE
2. Elabora los proyectos de prevención desde el inicio
del año lectivo, apuntalando los siguientes aspectos:
 Promoción de la vida sexual y reproductiva (talleres,
charlas, foros).
 Prevención del consumo de tabaco, alcohol y
otras drogas.
 Bullying (campañas, carteles, talleres, foros)
 Escuela para padres con apoyo del departamento de
DECE  Pastoral
3. Ejecuta cada uno de los proyectos planificados y
presenta informes periódicos de avance y evaluación al
DECE final de cada proyecto.
4. Realiza el seguimiento a los estudiantes para el
proceso de promoción del Buen Vivir.
DECE
DECE

RESPONSABLE GENERAL: GESTION DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION DE RIESGOS
1. Prepara el Plan Institucional de Gestión de Riesgos

(cada año).
GESTION DE RIESGOS
2. Establece métodos que subsanen las falencias dentro
GESTION DE RIESGOS y fuera de la institución.
3. Recibe el Plan de Gestión de Riesgo, establece las
observaciones necesarias, aprueba y envía al Distrito
GESTION DE RIESGOS Educativo para su aprobación.
4. Aprueba el Plan de Gestión de Riesgo y lo
GESTION DE RIESGOS remite a la institución.
5. Archiva en digital y documento.

GESTION DE RIESGOS
6. Ejecuta las actividades del Plan de Gestión de Riesgo.
GESTION DE RIESGOS
GESTION DE RIESGOS

RESPONSABLE GENERAL: CONSEJO ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INFORME DE ACTIVIDADES
1. Se reúne días antes de la finalización del año lectivo

para preparar informe de actividades a ser
CONSEJO ESTUDIANTIL presentado al Consejo Ejecutivo.
2. Las resoluciones de esa reunión, son consideradas

para el orden del día de la reunión del Consejo Ejecutivo.
CONSEJO ESTUDIANTIL
3. Da lectura durante su participación en la
CONSEJO ESTUDIANTIL reunión de Consejo Ejecutivo de las resoluciones.
4. Su participación es tomada en cuenta en el libro de

Actas del Consejo Ejecutivo.
CONSEJO ESTUDIANTIL
CONSEJO ESTUDIANTIL 5. Fin del procedimiento.

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Es un número que sirve para contabilizar los procedimientos que realiza

4. Descripción del procedimiento.

Es la descripción detallada paso a paso para realizar cada actividad. Dicha

Son colocadas en la parte final del procedimiento, sumando más

4 Manual de Procedimientos UENC. Email: ie.23d03.08h01164@hotmail.com

El presente manual nos servirá como un instrumento de apoyo que defina y

ALCANCE DEL MANUAL:

El presente manual está diseñado para ser aplicado en la Unidad Educativa

El compromiso de la Institución es ajustar sus procesos a las necesidades y

6 Manual de Procedimientos UENC. Email: ie.23d03.08h01164@hotmail.com

Con la actualización del Manual de procedimientos se logran establecer las bases

Con el fin de mantener el presente Manual actualizado a continuación se

 Cada Directivo o miembro del Consejo Ejecutivo deberá informar o

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RESPONSABLE GENERAL: RECTORADO

ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Comunica a los departamentos, comisiones y

2. Recibe y verifica que el Plan de Actividades cumple

3. Recibe el Plan con las correcciones realizadas, coloca

4. Unifica las actividades planificadas, las consolida y

Rectorado 5. Fin del procedimiento

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RESPONSABLE GENERAL: RECTORADO

ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Recibe por parte de las comisiones o áreas la

Rectorado 3. Verifica que el evento se encuentre en el cronograma

Rectorado 5. Aprueba y da la autorización para que se

6. Fin del procedimiento.

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RESPONSABLE GENERAL: RECTORADO

ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Rectorado 1. Conforma una comisión de docentes.

2. Se reúne con la comisión para brindar los

Rectorado/Comisión de 3. Revisan la malla curricular que establece el

6. Revisa y envía al Rectorado para que realice las

Rectorado 7. Aprueba los horarios de clases.

8. Entrega copias a Inspección, Docentes Tutores,

Rectorado 9. Fin del Procedimiento.

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RESPONSABLE GENERAL: RECTORADO

ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Rectorado 1. Conforma una comisión con directivos.

2. Se reúne con la comisión para brindar los

3. Revisan los perfiles de los empleados, el manual de

4. Evalúa los perfiles de los empleados, características

5. Cuadra horas de trabajo (en base a una carga de