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Guia Sympla para

Gestão inteligente dos dados e personalização

Produtores de Eventos que Vendem ingressos online

Gestão inteligente
dos dados e
personalização
Se relacione com os participantes do seu
evento e trace estratégias eficientes
Gestão inteligente dos dados e personalização 2

SUMÁRIO
- Introdução Pág. 1

- O que é a gestão inteligente? Pág. 2

- Personalização do formulário Pág. 3

- Acompanhamento de métricas Pág. 9

em tempo real

- Formação da base de dados e Pág. 11

rotas para o futuro

- Conclusão Pág. 13
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INTRODUÇÃO
A venda de ingressos é uma das etapas mais
importantes na produção de um evento. E
não é mais novidade para ninguém que a
venda online em uma plataforma self-ser-
vice é hoje a maneira mais eficiente para
realizar este processo. Ela disponibiliza diversas
ferramentas para o gerenciamento das vendas
e dos participantes e ainda é mais segura.

O importante, assim, não é mais simplesmente colocar os

ingressos à venda sem se preocupar com outras ações, mas sim
promover uma gestão inteligente e completa dos participantes e
das vendas! Mas, o que é exatamente a gestão inteligente e o que
ela traz de benefícios?

Veja neste E-book!

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O que é a
gestão
inteligente?
A gestão inteligente dos dados significa utilizar as ferramentas disponíveis
para o gerenciamento total dos compradores do evento e das vendas como
verdadeiras aliadas de ações estratégicas reais e inteligentes.

Este gerenciamento, que inclui o acompanhamento de métricas preciosas

em tempo real pelo produtor e a personalização do formulário de compra/
inscrição, promove a formação de uma poderosa base de controle que dá
ao produtor a oportunidade de conhecer de verdade quem é o seu público e
criar estratégias de marketing para aplicar durante as vendas e analisar para
futuros eventos.

Quer saber como desfrutar das ferramentas e fazer uma gestão inteligente
completa dos seus eventos? Confira:
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Personalização do formulário

Na hora da inscrição para o evento, é normal para o

público preencher os dados com as suas informações,
como nome, sobrenome, endereço de e-mail. Mas
em portais convencionais de venda de ingressos
estes dados são os únicos pedidos e nem mesmo são
valorizados, muitas vezes sendo até descartados.

A gestão inteligente modifica esta realidade. Ela mostra ao produtor que ele pode
e deve ver neste conteúdo como sendo a resposta de quem é de verdade os
seus compradores, mapeando assim, o perfil geral do seu público. E isto é uma
preciosidade nos dias de hoje!

E como ele faz isto? Primeiramente utilizando uma plataforma que permita a
personalização do formulário de compra! Ou seja, além dos dados normais de
segurança, você poderá incluir outras perguntas que pretende fazer para as
pessoas que comprarem ingressos ou se inscreverem no seu evento. Ou seja: a
decisão sobre quais informações são relevantes está nas suas mãos!

Na Sympla, além dos campos customizáveis, o produtor também pode optar por
incluir campos pré-definidos, cada um com seu formato e validação próprios.
Tudo automático! Basta escolher os campos que deseja e ordená-los de acordo
com a sua necessidade.
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Endereço Texto

Telefone Parágrafo

Data / Hora Lista

CPF / CNPJ Múltipla escolha

RG Vários valores

Termo de responsabilidade

Na Sympla, além dos

campos customizáveis, o
produtor também pode
optar por incluir campos
pré-definidos.
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Ingresso N 1: 1 lote
Nome * Sobrenome *

E-mail *

RG: *

Tamanho da camisa
F

Termo de responsabilidade *

(Exemplo) Declaro que estou ciente:

1. tópico 1
2. tópico 2

A gestão inteligente mos-

tra ao produtor que ele
pode e deve ver os for-
mulários como sendo a
resposta de quem é de
verdade os seus compra-
dores, mapeando assim o
seu público.
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Mas você sabe quais as reais vantagens de transformar um mero formulário

em uma base de informações preciosas para você? Veja:

1. Criação de um mailing valioso

Com as informações extraídas direto do participante, não tem como seu

mailing não dar certo! Coletar e-mail na hora da inscrição ou compra de
ingresso pelo seu convidado, por exemplo, é a fórmula para alimentar e
atualizar toda a sua lista!

N Ingreso Participante Tipo Comprado por

Ana Cláudia Silva Bilheteria PDV Bilheteria Samba da

Z6X9-LP-F73X Quadra
Feminino
André Souza Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-AY8C
Masculino
Carolina Faria Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-CT9F
Feminino
Joana Faria Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-FCK8
Feminino
João Silva Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-ANPM
Masculino
José Santos Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-CXXK
Masculino
Lucas Santos Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-FH9N
Masculino
Maria Santos Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-ASEW
Feminino

Z6X9-LP-D4M4 Mariana dos Santos Bilheteria PDV Bilheteria Samba da

Participante Tipo Comprado por N pedido Data de compra Status
Feminino Quadra
Ana Cláudia Silva Bilheteria PDV Bilheteria Samba da FMK823 31/05/2014 22:47 Confirmado
Femenino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da FMK823 31/05/2014 22:47 Confirmado
André Souza
Masculino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Carolina Faria FMK823 31/05/2014 22:47 Confirmado
Femenino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da Confirmado
Joana Faria
Quadra
FMK823 31/05/2014 22:47
Femenino
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da Confirmado
João Silva FMK823 31/05/2014 22:47
Masculino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da 31/05/2014 22:47 Confirmado
José Santos FMK823
Masculino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
Lucas Santos FMK823 31/05/2014 22:47 Confirmado
Masculino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da
FMK823 31/05/2014 22:47 Confirmado
Maria Santos Femenino Quadra
Bilheteria PDV Bilheteria Samba da FMK823 31/05/2014 22:47 Confirmado
Mariana dos Santos Femenino Quadra
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2. Eliminação do risco de cambistas

Se seu evento é uma grande atração, como um show, e você acrescentar em

seu formulário o preenchimento obrigatório do CPF de cada participante, você
tira a chance dos cambistas agirem durante seu evento. O organizador pode
definir se um CPF ou CNPJ seja utilizado mais de uma vez. Caso não permita,
cada ingresso será único por pessoa física ou jurídica.

3. Envie kits ou brindes aos participantes

Dependendo do evento, se for um seminário ou congresso, por exemplo, vale

estreitar o relacionamento com os participantes enviando algum agrado em
seu endereço. Mas se você não coleta essas informações antes do evento, a
probabilidade de você conseguí-las depois diminui. Coletando o endereço das
pessoas no formulário de compra/inscrição, você pode agradar seu convidado
e estreitar relações, o que afinal, faz total diferença!

4. Controle mais seguro na hora da entrada

Coletando informações como CPF ou RG, você poderá controlar a entrada dos
participantes sem o perigo de fraude ou falsificação dos ingressos.
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5. Termo de aceitação para o comprador

Marcação pelo comprador de um checkbox no Termo de Aceitação. Esta

vantagem é primordial para o organizador, que terá a certeza de que os
compradores estarão cientes do regulamento de seu evento e que não haverá
espaço para desculpas, como por exemplo: ”ah, não recebi esta informação
em lugar nenhum.” Segurança para você, e uma comunicação assertiva para
ambas as partes!

6. Vários meios de comunicação com o participante no pós-evento

Se você decide coletar também o telefone dos participantes, por exemplo,

você pode manter contato com cada um deles em casos especiais, caso acon-
teça algum imprevisto. Ter as informações atualizadas do seu público torna
esse contato pós evento com cada um muito mais fácil!
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Acompanhamento de
métricas em tempo real

As métricas são essenciais para produtores de

eventos profissionais. Elas permitem uma visão geral
do que está acontecendo e permitem que o produtor
acompanhe se as estratégias utilizadas na divulgação
estão sendo efetivas e tome ações especiais sempre
que achar necessário.

Quando falamos de métricas em plataformas eficientes, estamos

falando não apenas do número total de ingressos vendidos, mas do número
em tempo real de visitas à página de venda do seu evento, além dos números
de compras efetivadas, pendentes e não pagas. Estes valores são essenciais,
pois permitem que o produtor tenha uma visão da eficiência das suas ações de
publicidade e marketing e, por serem em tempo real, permitem que tome ações
de emergência se necessário.

Um exemplo são os casos em que o produtor percebe que a demanda para o

evento está alta. Em plataformas normais, é necessário pedir autorização para
acrescentar um novo lote. Em plataformas self-service como a Sympla, este
trabalho só depende do produtor e da sua vontade. Ele poderá incluir
novos lotes de ingressos/inscrições quando perceber que a demanda está
alta ou sempre que quiser, além de diversas outras ações que dependerão da
estratégia utilizada em cada caso.
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Estatísticas

Confirmados: 1115 Pagamento pendente:

800
Estatísticas

600 Confirmados: 1115 Pagamento pendente: 0

800

400
600

400

200

200

Página do evento

Visitas às páginas: 33
Ir á página do evento

Endereço da página do evento:

Nome do evento
Segunda, 01 de Setembro de 2014, 13h
Sobre o evento Ingressos
https://www.sympla.com.br/evento-
Divulgue Paticipantes Vendas

ana
Status do evento Informação do evento

Días para o evento: 61 Nome: Evento Ana

Editar evento
Status: Publicado Despublicar Começa: Segunda, 01 de Setembro de 2014, 13h

Termina: Quarta, 31 de Dezembro de 2014, 16h

Onde: Sindicato de comerciários de SP, São Paulo, SP

Página do evento

Visitas às páginas: 33
Ir á página do evento Personalizar o e-mail de confirmação da compra / inscrição

Quero incluir uma mensagem personalizada no e-mail de confirmação que o participante

Endereço da página do evento: receberá ao efetivar sua compra

https://www.sympla.com.br/evento-
ana
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Formação da base de dados

e rotas para o futuro

A partir do preenchimento por cada comprador do formulário personaliza-

do, a sua base de dados vai sendo preenchida e você terá em mãos o nome
de cada comprador, seus dados (com segurança) e as características dos
pedidos, além claro, das respostas que eles deram no formulário que você
criou!

Isso significa que você terá mapeado exatamente quem é o seu público e
terá formado um mailing precioso. Com toda a base de dados formada
mais as métricas geradas, você poderá fazer uma revisão total no final do
evento e traçar estratégias para novos eventos. Poderá ainda utilizar de outras
ferramentas para se aproximar ainda mais do seu público até mesmo em
futuros eventos.

Como? Simples! Imagine que você tenha um evento e sabe que o público é o
mesmo de um evento anterior que vendeu pela plataforma online. Nada mais
justo do que poder convidar aquelas pessoas em especial via email. Se eles
foram em um evento anterior, provavelmente eles são um público potencial
para o próximo. E imagina fazer isto tudo pela própria plataforma? É possível,
é muito mais rápido e aumenta ainda mais a conversão de venda!
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CONCLUSÃO
Além de ter as ferramentas certas com uma
boa plataforma de venda de ingressos, nada
é melhor do que utilizá-las para gerenciar
participantes e vendas tanto no pré evento,
quanto durante e no pós evento.

Aposte na personalização e chegue mais perto

do seu público, tenha um controle em tempo real
de tudo o que está acontecendo e trace estratégias de
ação certeiras!
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