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TEMA 6 DOCUMENTOS NOTARIALES

1. INTRODUCCIÓN

Para empezar, debemos entender que constituyen documentos notariales, de forma


geneé rica, los distintos instrumentos que extiende o autoriza el notario, en ejercicio
de sus funciones, por mandato expreso de una norma legal o a solicitud de parte
interesada, dichos instrumentos deben revestir las formalidades de ley y estar
circunscritos al aé mbito de competencia del notario que lo extiende.

Los “documentos notariales” engloban, de acuerdo a lo establecido por el artíéculo


40 de la Ley 483, las sub categoríéas de documentos protocolares y extra –
protocolares que estudiaremos maé s adelante.

2. DEFINICIÓN

Como una primera aproximacioé n podemos senñ alar constituyen documentos


notariales todos aquellos que son autorizados por el Notario de Fe Pué blica,
elaborando, redactando, interviniendo y autorizando con su firma, rué brica,
otorgando fe pué blica y caraé cter de legalidad y verdad a los actos, los hechos o
circunstancias que presencia.

En nuestra legislacioé n, en el artíéculo 39 de la Ley 483, se establece una definicioé n


delos documentos notariales, senñ alando que:

ARTÍCULO 39. (DOCUMENTOS NOTARIALES).

I. Son documentos notariales aquellos que la notaria o el notario elabora, redacta,


interviene o autoriza, confiriendo fe a los actos, los hechos y las circunstancias que
presencia. Serán otorgados con arreglo a lo dispuesto en la presente Ley.

II. Constituye parte del documento notarial el recibir, interpretar, redactar y dar
forma legal a las voluntades de los interesados.

De la norma citada podemos establecer que el documento notarial es el documento


autorizado, con las solemnidades legales, por notario competente, a requerimiento
de parte e incluido en su protocolo y que contiene, revela o exterioriza un hecho,
acto o negocio juríédico, para su prueba eficacia o constitucioé n.
El documento notarial no soé lo consiste en presenciar el acto y redactarlo en
formularios notariales con las formalidades legales establecidas, sino, constituye
tambieé n parte del documento notarial el recibir, interpretar, redactar y dar forma
legal a la voluntad de los interesados que sean manifestadas ante el notario. El
notario autorizaraé los documentos originales y las copias de eé stos con su firma,
rué brica y sellos oficiales de la notaríéa a su cargo.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES

ARTÍCULO 40. (CLASES DE DOCUMENTOS NOTARIALES). Los documentos notariales


se clasifican en protocolares y extra-protocolares. Tendrán carácter de documentos
públicos con independencia del medio en que se extiendan, sea papel o soporte
electrónico.

Segué n se incorporen o no al protocolo notarial, los Instrumentos Notariales,


pueden ser Instrumentos Protocolares o extraprotocolares y tendraé n caraé cter de
documentos pué blicos con independencia del medio en que se extiendan, sea papel
o soporte electroé nico.

3.1. Documentos Protocolares.-

Los documentos protocolares, tienen por objeto la formalizacioé n de negocios


juríédicos y actos de disposicioé n de derecho y son autorizados por el notario; su
autenticidad comprende autoríéa, firmas, fecha y contenido. Por esta razoé n, son
conservados por el Notario y clasificados por orden cronoloé gico en el Protocolo
Notarial.

“ARTÍCULO 44. (DOCUMENTOS PROTOCOLARES). Los documentos protocolares son


las escrituras originales o matrices de los actos, hechos y negocios jurídicos,
compilados y archivados en un protocolo.”

El protocolo viene del latíén protocolum, que significa “Lo que se pega en primer
teé rmino”, el vocablo viene del Coé digo Justiniano.

El protocolo es el conjunto de matrices o Registros ordenadamente dispuestos en


Tomos, encuadernados y empastados para su conservacioé n y archivo en la Notaríéa,
ademaé s lleva firmas e impresiones originales, documentos de respaldo para la
autorizacioé n del Testimonio; ademaé s de la conservacioé n de firmas originales, los
libros protocolares deben tener un Acta de Apertura y cierre, y deben contener un
íéndice de su contenido. Son documentos protocolares los establecidos en el
artíéculo 45 de la Ley 483

ARTÍCULO 45. (PROTOCOLO NOTARIAL).

I. El protocolo notarial es la compilación ordenada cronológicamente de las matrices,


a partir de los cuales la notaria o el notario extiende los instrumentos públicos
protocolares de acuerdo a la presente Ley y su reglamentación.

II. Forman el protocolo notarial los registros de:

a. Escrituras públicas;

b. Testamentos;

c. Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza necesiten de


protocolización;

d. Protestos de letras de cambio;

e. Poderes generales, especiales o colectivos;

f. Certificaciones de firmas y rúbricas;

g. Otros establecidos por Ley.

El “protocolo”, propiamente dicho, es la coleccioé n anual de las matrices autorizadas


por un notario. Se presentan en volué menes encuadernados y foliados y contiene
dos íéndices, uno cronoloé gico, relativo a los documentos y otro alfabeé tico, relativo a
las personas que intervienen en los documentos y las que los otorgan.

El protocolo notarial es de propiedad del Estado Plurinacional de Bolivia y el


notario de fe pué blica es su custodio.

De acuerdo al artíéculo 45, conforman parte del protocolo notarial:

- Escrituras Públicas.- Es el documento notarial en el que se recogen la


creacioé n, modificacioé n o extincioé n de derecho u obligaciones. Las Escrituras
Pué blicas son documentos susceptibles de inscribirse en los registros de las
instituciones pué blicas como por ejemplo en la oficina de Derechos Reales,
sin embargo no todas las escrituras pué blicas van necesariamente dirigidas a
ser inscritas en un registro pué blico puesto que muchas de estas escrituras
recogen negocios juríédicos que no necesitan inscribirse.
- Testamentos.- El Testamento es, de una manera geneé rica, el acto juríédico,
individual, libre y revocable por el que el causante regula su sucesioé n
instituyendo uno maé s herederos. Los testamentos pueden ser abiertos
cuando el testador manifiesta expresamente su voluntad en presencia de un
notario; asíé mismo pueden ser cerrados cuando el testados describe en
sobre cerrado su ué ltima voluntad, sobre que es librado al notario sin
revelarle su contenido.
- Actas Protocolares.- Son documentos escritos en los que se hace constar la
relacioé n de lo acontecido durante la celebracioé n de una acto y las decisiones
tomadas. Ahora bien las actas notariales, son documentos pué blicos
autorizados por el notario que documenta y da fe de un hecho o
circunstancia que por su naturaleza no es materia de contrato; las actas
cuya ué nica finalidad.
- Protestos de Letras de Cambio.- Son documentos notariales en los que se
hace constar la negativa de aceptar o pagar una letra de cambio, pagareé o
cheque.
- Los Poderes generales, especiales y colectivos.-

a) Documentos Extraprotocolares:
Son aquellos instrumentos que por mandato legal, no cuentan con una matriz en el
Archivo Notarial, no constituyen negocios juríédicos; pueden ser actas y demaé s
certificaciones, los cuales estaé n referidos a actos, hechos o circunstancias que el
notario presencia o le constan en razoé n de su funcioé n, en meé rito a lo que el Notario
da fe de la realizacioé n de dicho acto hecho o circunstancia, de la identidad de las
personas u objetos o de la suscripcioé n de documentos; estos documentos no
constituyen relacioé n juríédica. De acuerdo a lo dispuesto por el artíéculo 79 inc. I del
Decreto Supremo 2189, los documentos extraprotocolares, son instrumentos en los
que el notario de fe pué blica, a solicitud del interesado hace una relacioé n donde
consta su fe sobre uno o varios hechos presenciados, para luego autorizarlos con su
firma y sello. Con respecto a los documentos extraprotocolares, la normativa
aplicable senñ ala:
(D.S. 2189) “ARTÍCULO 79.- (DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES).
I. Los documentos extraprotocolares son instrumentos en los que la notaria
o el notario de fe pública, a solicitud del interesado, hace una relación
donde consta su fe sobre uno o varios hechos presenciados o que le conste,
para luego ser autorizados con su firma, rúbrica y sello. Estos documentos
no forman parte del protocolo notarial pero deben ser registrados y
archivados por la notaria o el notario de fe pública, según su clase y
siguiendo las disposiciones para los registros protocolares.
II. Cuando las actas se asienten en forma manuscrita, se utilizará el
formulario notarial, la letra que se utilice deberá ser legible y de regular
tamaño, de manera que pueda leerse sin dificultad.”

Sin embargo de la definicioé n aportada por el Decreto Supremo Reglamentario


2189; la ley 483 hace mencioé n de los diferentes documentos notariales extra-
protocolares en su artíéculo 67 que senñ ala:

“ARTÍCULO 67. (DOCUMENTOS NOTARIALES EXTRA-PROTOCOLARES).

I. Los documentos notariales extra-protocolares son:

a. Las actas notariales;

b. Las certificaciones;

c. Intervenciones en sorteos y concursos;

d. Otros determinados por Ley.

I. Sus características y procedimientos estarán regulados por reglamento.

Estos documentos no forman parte del protocolo notarial, pero deben ser
archivados segué n su clase. Cuando las actas se asienten de forma manuscrita, se
utilizaraé el formulario notarial.
Los documentos que conforman el registro extraprotocolar son:
- Las actas notariales, que al contrario de los documentos protocolares,
contendraé n la intervencioé n del notario para dar fe de actos, hechos o
circunstancias, identidad de las personas u objetos, fecha del documento,
etc.
- Las Certificaciones, que pueden ser de reproduccioé n de documentos
obtenidos por cualquier medio idoé neo o que pueden ser de otros
documentos notariales. Las certificaciones pueden estar tambieé n referidas a
la entrega de cartas notariales.
- Intervención en sorteos y concursos, Son actas especiales que deberaé n
ajustarse a los requerimientos especíéficos de la normativa aplicable y a los
reglamentos de la Autoridad de Supervisioé n del Juego (AJ).
- Otros Determinados por ley, No todas las actuaciones notariales
extraprotocolares pueden estar descritas en la norma, como son por
ejemplo la apertura, cierre y/o legalizacioé n de libros contables y las
declaraciones de vivencia, entre otras.

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