MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

(ADMINISTRASI PERKANTORAN PERKANTORAN

MODERN)

Penulis :
Wiharyani, SP., M.Si

BPSDM, Kementerian Hukum dan HAM – Republik Indonesia

(2014)
 DAFTAR ISI

SAMBUTAN .................................................................................................... iii

KATA PENGANTAR ....................................................................................... v
DAFTAR ISI .................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang ........................................................................... 1
B. Deskripsi Singkat ........................................................................ 2
C. Hasil Belajar ............................................................................... 2
D. Indikator Hasil Belajar ................................................................. 2
E. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan................................... 2

BAB II KONSEP DASAR KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN 4

A. Pengertian dan komponen komunikasi ....................................... 4
B. Komunikasi dalam administrasi perkantoran .............................. 7
C. Pentingnya komunikasi dalam perkantoran ................................ 11
D. Latihan ....................................................................................... 13
E. Rangkuman ............................................................................... 13

BAB III TEKNIK KOMUNIKASI INTERPERSONAL ....................................... 14

A. Pengertian komunikasi interpersonal .......................................... 14
B. Masalah hubungan interpersonal ............................................... 14
C. Prinsip Kerjasama ...................................................................... 17
D. Latihan ....................................................................................... 21
E. Rangkuman ................................................................................ 22

BAB IV TEKNOLOGI KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN ........ 23

A. Pengertian teknologi komunikasi ............................................... 23
B. Macam-macam teknologi komunikasi administrasi perkantoran . 25
C. Fungsi teknologi komunikasi ...................................................... 28
D. Latihan ...................................................................................... 29
E. Rangkuman ............................................................................... 29

i
BAB V MENERAPKAN PRINSIP KERJASAMA DALAM ADMINISTRASI
PERKANTORAN .............................................................................. 31
A. Kerjasama pemerintah berbasis teknologi informasi dan
komunikasi ................................................................................. 31
B. Menerapkan komunikasi dan bekerjasama dalam TIM ............... 36
C. Latihan ....................................................................................... 47
D. Rangkuman ............................................................................... 47

BAB VI PENUTUP ......................................................................................... 49

A. Simpulan ................................................................................... 49
B. Tindak Lanjut .............................................................................. 49

DAFTAR PUSTAKA .............................................

DAFTAR DOKUMEN

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Komunikasi dan Kerjasama merupakan sebuah aktivitas dalam
administrasi perkantoran. Hal ini dapat dilihat dalam beberapa macam
definisi administrasi, salah satunya menurut The Liang Gie, administrasi
diartikan sebagai sebuah rangkaian akivitas yang dilakukan oleh
sekelompok orang pada sebuah kerjasama guna mendapatkan sebuah
tujuan. Definisi tersebut dapat ditarik menjadi beberapa ciri kesamaannya.
Ciri pertama, administrasi merupakan sebuah aktivitas yang dalam
prosesnya membutuhkan keterlibatan dua orang atau lebih. Kedua,
kerjasama merupakan hal yang mutlak harus ada dalam proses
administrasi. Ciri yang ketiga berisi mengenai sebuah kegiatan atau usaha
yang mampu menyediaan informasi dan mempermudah mendapatkan
sebuah informasi yang diperlukan (Soewarno, 1988)
Dari semua pengetahuan dan ketrampilan yang kita miliki,
pengetahuan dan ketrampilan yang menyangkut komunikasi termasuk di
antara yang paling penting dan berguna, karena dapat menyampaikan
segala keinginannya, baik fisik dari diri sendiri maupun lingkungannya.
Komunikasi dalam sebuah organisasi khususnya administrasi
perkantoran dapat mewujudkan jalinan kemitraan yang harmonis antara
atasan dengan bawahan memegang peranan yang strategis, sebab
pencapaian tujuan organisasi membutuhkan suatu kerjasama yang saling
mendukung dan mempengaruhi. Hal tersebut bisa terwujud melalui
komunikasi.
Pentingnya komunikasi dalam administrasi perkantoran, merupakan
unsur yang pertama dari segenap organisasi. Dilain sisi dapat dikatakan
bahwa komunikasi merupakan urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi,
dengan komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi, perintah atau
instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara

1
 cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan
organisasi akan terwujud dengan benar dan tepat.

B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat ini membahas konsep dasar komunikasi, teknik komunikasi
interpersonal, teknologi komunikasi, dan prinsip-prinsip kerjasama yang
efektif dalam administrasi perkantoran.

C. Hasil Belajar
Mata diklat ini bertujuan membekali peserta dengan kemampuan
komunikasi dan kerjasama secara efektif sehingga dapat menunjang
pelaksanaaan administrasi perkantoran dengan baik.

D. Indikator Keberhasilan
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat :
1. Menjelaskan konsep dasar komunikasi dalam administrasi perkantoran
2. Menjelaskan teknik komunikasi interpersonal
3. Menjelaskan teknologi komunikasi dalam administrasi perkantoran
4. Menjelaskan prinsip kerjasama dalam administrasi perkantoran berbasis
teknologi informasi

E. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan yang disajikan

dalam modul ini terdiri dari :
1. Konsep dasar Komunikasi dalam Administrasi perkantoran
a. Pengertian komunikasi dalam manajemen
b. Komunikasi dalam administrasi perkantoran
c. Pentingnya komunikasi dalam kantor
2. Teknik Komunikasi Interpersonal
a. Pengertian komunikasi interpersonal
b. Masalah hubungan interpersonal
c. Prinsip kerjasama
3. Teknologi Komunikasi Administrasi perkantoran

2
 a. Pengertian teknologi komunikasi Administrasi perkantoran
b. Macam-macam teknologi komunikasi dalam Administrasi
perkantoran
c. Fungsi teknologi komunikasi dalam Administrasi perkantoran
4. Menerapkan Prinsip Kerjasama dalam Administrasi Pekantoran
a. Kerjasama Pemerintah dalam Administrasi perkantoran berbasis IT
b. Menerapkan komunikasi dan Bekerja Bersama dalam tim

3
 BAB II
KONSEP DASAR KOMUNIKASI DALAM
ADMINSTRASI PERKANTORAN PERKANTORAN
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan mampu
memahami dan menjelaskan pengertian, fungsi dan proses
komunikasi dalam perkantoran.

A. Pengertian dan Komponen Komunikasi dalam Manajemen

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa inggris “communication”) secara
etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa latin communicare
dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Kata communis memiliki
makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’, yaitu suatu usaha yang memiliki
tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya
tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi. secara efektif dengan stakeholder yang lain. Komunikasi
didefinisikan oleh oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima
pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai
dengan pesan tersebut. Adapaun robbin (2003) mendefinisikan sebagai
proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
Sebelum memahami pengertian komunikasi dalam administrasi
perkantoran, perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi.
Menurut Komaruddin (2001), Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran,
informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar
penerimanya memahami pesan yang diterimanya. Dari definisi komunikasi
tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian
pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman
sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Untuk
administrasi perkantoran, informasi , peraturan atau instruksi dalam bekerja,
biasanya dilakukan oleh atasan kepaa bawahan mengenai pekerjaan yang

4
harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerjasama yang baik dalam
pencapaian tujuan kantor. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek
atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan
atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti, memahami informasi yang
disampaikan baik secara langsung tanpa maupun secara tidak langsung
dengan menggunakan media.

Komponen Komunikasi dalam Manajemen

Dalam Manajemen, terdiri atas beberapa komponen komunikasi diantaranya
adalah:
1. Lingkungan Komunikasi
Lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki 3 (tiga) dimensi,
diantaranya sebagai berikut.
a. Fisik adalah ruang dimana komunikasi berlangsung nyata atau berwujud
b. Sosial-psikologis, misalnya tata hubungan status di antara pihak yang
terlibat, peran yang dijalankan orang, dan aturan budaya masyarakat
dimana orang-orang berkomunikasi. Lingkungan atau konteks mencakup
rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius
atau senda gurau.
c. Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, ataupun
sejarah di mana komunikasi berlangsung.
Ketiga dimensi lingkungan ini saling berinteraksi, masing-masing
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain.
2. Sumber-Penerima
Istilah sumber (komunikator)-penerima (komunikan) sebagai satu kesatuan
yang tidak terpisahkan untuk enegaskan bahwa setiap orang yang terlibat
dalam komunikasi adalah sumber (pembicara) sekaligus penerima
(pendengar yang berinisiatif untuk berkomunikasi). Anda mengirimkan pesan
ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh. Anda
menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan
sebagainya. Ketika anda berbicara dengan orang lain, anda memandangnya
untuk mendapatkan tanggapan (untuk mendpatkan dukungan, pengertian,
simpati, persetujuan, dan sebagainya).

5
3. Encoding-Decoding
Dalam ilmu komunikasi kita menamai tindakan menghasilkan pesan
(misalnya, berbicara atau menulis) sebagai enkoding (encoding ketika anda
menyerap isyarat-isyarat non verbal, anda menjalankan fungsi penerima atau
penyandian, atau proses menguras pikiran). Dengan menuangkan gagasan-
gagasan ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas. Maka
gagasan-gagasan tersebut diartikan ke dalam kode tertentu (lambang)
4. Kompetensi komunikasi
Kompetensi komunikasi mengacu pada kemampuan seseorang untuk
berkomunikasi secara efektif. Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti
pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi
kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi. Pengetahuan tentang
tata-cara perilaku non verbal (misalnya kepatutan sentuhan, suara yang
keras, kedekatan fisik) merupakan bagian dari kompetensi.
5. Pesan
Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk, yaitu mengirimkandan
menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi tertentu (seperangkat
lambang bermakna) dari panca indra. Walaupun menganggap pesan selalu
dalam bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini bukanlah satu-satunya jenis
pesan. Hal lainnya dapat berkomunikasi secara nonverbal (tanpa kata atau
isyarat, gerak dan mimik)
6. Saluran
Saluran komunikasi adalah seluruh media yang dilalui pesan dari komunikator
kepada komunikan.
7. Umpan balik
Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balikke sumbernya.
Disampaikan umpan balik dapat berasal dari anda sensiri tersampaikan atau
dari orang lain. Umpan balik ini dapat datang dalam berbagai bentuk, seperti
kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala, tepukan di
bahu atau tamparan di pipi, semuanya adalah bentuk umpan balik.

6
 8. Gangguan
Ganggusn (noise) adalah gangguan tak terancang/situasional dalam
komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan ini dapat berupa gangguan
fisik (ada orang lain berbicara), psikologis (pemikiran yang sudah ada
dikepala kita), atau semantik (salah mengartikan makna)
9. Pola Aliran Informasi Komunikasi Organisasi
Dalam kaitannya denganpenyebaran informasi, jaringan kounikasi merupakan
saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan atau informasi antara
sejumlah orang, baik di antara dua orang atau lebih (maupun antara
keseluruhan orang dalam organisasi (Suranto 2005)

B. Komunikasi dalam Administrasi perkantoran

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa komunikasi akan berjalan efektif
jika dilakukukan sesuai dengan prinsip-prinsip komunikasi. Komunikasi dalam
administrasi perkantoran pun sama halnya bahwa komunikator perlu memiliki
prinsip-prinsip komunikasi sehingga tujuan dari komunikator dapat berjalan
secara efektif. Komunikasi dalam perkantoran memberikan kemudahan
kepada perseorangan dalam bertukar peranan sebagai sumber dan penerima.
Selanjutnya, akan dijelaskan mengenai komunikasi kantor. Komunikasi
memiliki peranan yang penting dalam kantor. Administrasi perkantoran
hampir setiap saat melakukan aktivitas komunikasi. Komunikasi yang
berlangsung dalam kantor biasanya berupa komunikasi intern dan komunikasi
ekstern. Selain itu, komunikasi dalam kantor juga dapat berbentuk komunikasi
vertikal, horizontal, dan diagonal yang dimaksud yaitu adanya komunikasi
yang dilakukan di lingkungan kantor. Semua personil kantor melakukan
komunikasi baik formal, informal maupun non formal. Selain adanya komando
yang diberikan oleh atasan, komunikasi juga berfungsi sebagai alat untuk
berkoordinasi, bekerja sama, adanya pemberian informasi dan masih banyak
lagi.
Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan
tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi
yang efektif. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat

7
faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Scot M. Cultip dan Allen H.
Center (dalam I.G. Wursanto, 1987), mengemukakan faktor-faktor yang
menyebabkan komunikasi efektif. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh
faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication, yaitu sebagai
berikut:
1. Credibility (kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling
mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak
akan berhasil atau menghambat komunikasi.
2. Context (perhubungan pertalian)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi
lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau
keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga
komunikasi tidak berhasil.
3. Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah
pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh
pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi
atau respons kepada pihak komunikator.
4. Clarity (kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi
berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah
yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
5. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi)
Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang
disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
6. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita)
Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan
pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang
kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
7. Channels of distribution (saluran pengiriman berita)

8
 Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi
yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran
komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui radio, televisi dan
telepon.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa terdapat banyak bentuk dan
model dari komunikasi yang dapat dilakukan di kantor. Komunikasi memiliki
peranan penting terhadap administrasi perkantoran. Tanpa adanya
komunikasi, aktivitas kantor tidak akan berjalan. Komunikasi dalam
administrasi perkantoran akan berjalan dengan efektif jika mampu
melaksanakan komunikasi dengan prinsip-prinsip komunikasi dan
memperhatikan penyebab terjadinya komunikais efektif yang telah dijelaskan
diatas.
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan.
Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat
digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1. Bagan Proses Komunikasi Menurut Berlo (1960)

1. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya;

2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan,
ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang
semuanya tergantung pada ide audiens, pembawaan diri maupun mood
pengiriman’

9
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal atau
nonverbal, bicara atau tertulis) dan media (telepon, surat, memo, e-mail,
laporan, atau face to face yang tergantung pada pesan, lokasi audiens,
kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
4. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus
mendapatkan pesan. Jika kita mengirimkan surat, penerima harus
menerima suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainya.
5. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang
disampaikan dan menyimpannya dipikirannya. Jika mereka telah
memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sma
sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim
mengevaluasi efektivitas dari pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika
mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
Ciri-ciri pesan yang Efeketif :
 Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana
mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan,
memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain;
 Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa
yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi
harus jelas, meyakinkan
Dalam komunikasi perkantoran, terdapat 2 jenis komunikasi yakni:
a. Komunikasi tertulis
Komunikasi perkantoran pada umumnya bersifat resmi. Pesan dapat
dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis
dengan tangan, diketik dengan mesin ketik manual atau elektronik, dicetak
dalam bentuk print-out, atau menggunakan email. Penulisan dokumen
dengan tangan hamper tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu.
Saat ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu

10
 berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi
bisnis tertulis.
b. Komunikasi lisan
Sebagaimana telah diuraikan bahwa banyak orang pada umumnya
menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan.
Dalam komunikasi lisam, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa
alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara
langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan
ceramah, menonton televisi, atau mendengarkan radio.

C. Pentingnya Komunikasi dalam Kantor

Seorang pimpinan kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan

semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara
diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni
menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam
kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan
menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting
guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi ara peawai kantor.
Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75%
sampai 90% dari waktu kerja kita, kita pergunakan untuk berkomunikasi, 5%
dipergunakan untuk menulis, 10% dipergunakan untuk membaca, 35%
dipergunakan untuk berbicara, dan 50% dipergunakan untuk mendengarkan
Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang
berkepentingan. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis-menulis, membaca,
berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi
atau keterangan yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan
kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah
suatu penyampaian informasi atau keterangan-keterangan yang mengandung
arti dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.
Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor.
Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut.
1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

11
 a. Para bawahan dengan atasan/pimpinan
b. Bawahan dengan bawahan
c. Atasan dengan atasan
d. Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan
2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai
3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai
4. Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat
mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan
berlangsung pengendalian operasional yang efisien.
5. Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,
peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh
pimpinan
6. Dengan komunikasi, semua informasi, keterangan-keterangan yang
dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat diperoleh.
7. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai
8. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling
menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
9. Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.
10. Semuanya itu akhirnya akan meningkatkan semangat korps atau esprit de
corps di kalangan para pegawai
11. Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang
diperlukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Fungsi ini antara lain dapat
dipenuhi dengan cara latihan secara periodik, buku-buku pedoman,
coaching setip hari, perintah-perintah
12. Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan persepsi-
persepsi/penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari suatu
tanggung jawab
13. Komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara
berpikir kreatif
14. Komunikasi adalah pekerjaan kantor, baik formal maupun informal, tidak
saja hanya merupakan benteng terhadap desas-desus intern, tetapi juga

12
 merupakan pemisah yang melindungi anggota berita-berita yang
behubungan dengan pekerjaan yang datangnya dari luar.
15. Komunikasi penting bagi suatu organisasi perusahaan sebab merupakan
salah satu alat yang utama bagi anggota organisasi untuk bekerja sama
16. Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan
kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai.
Kenyataaan, tanpa proses komunikasi yang terus-menerus keputusan tidak
dapat dibuat pada instansi pertama
17. Komunikasi memberikan pengertian sebagian dari suatu bagian tujuan.
Arus informasi dari pejabat-pejabat bawahan, penting dalam
memungkinkan pemimpin tertinggi untuk mengetahui apakah kemunikasi
telah dilaksanakan

D. Soal Latihan :
1. Komunikasi mempunyai beberapa pengertian, jelaskan salah satu
pengertian komunikasi!
2. Sebutkan komponen komunikasi dalam manajemen perkantoran.
3. Sebutkan faktor-faktor yang enyebabkan komunikasi efektif dalam
administrasi perkantoran.

E. Rangkuman :
Komunikasi merupakan faktor yang strategis dalam menunjang pencapaian
tujuan suatu organisasi. Salah satunya adalah komunikasi adminstrasi
perkantoran yang merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator
kepada komunikan melalui media tertentu dengan menggunakan bahasa
tertentu, yang terjadi pada suatu kantor.
Komunikasi administrasi perkantoran terdiri atas komunikasi vertikal,
komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. Komunikasi dapat dilakukan
dengan lebih efektif dan efisien melalui pembagian macam-macam media
komunkasi yang merupakan suatu cara untuk mempelajari media komunikasi
administrasi perkantoran dalam perencanaan penggunaannya. Agar setiap
komunikasi berlangsung efektif, maka dalam komunikasi harus
memperhatikan faktor-faktor determinan efektifitas komunikasi.

13
 BAB III
TEKNIK KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan mampu

memahami teknik komunikasi interpersonal dalam administrasi
perkantoran.

A. Pengertian Komunikasi Interpersonal

Salah satu aktifitas yang menonjol dalam kehidupan sehari-hari khusunya

dalam perkantoran adalah komunikasi interpersonal. Bentuknya bermacam-
macam, misalnya sekedar bertegur sapa, bertukar pikiran, diskusi, koordinasi
lobi, negosiasi, onseling, wawancara, debat dan sebagainya. Oleh karena
komunikasi interpersonal merupakan aktivitas yang dominan, maka sudah
saatnya kita memahami lebih cermat prinsip dan teori yang terkait, sehingga
kita memiliki kecakapan komunikasi yang lebih baik dalam suasana hubungan
interpersonal yang kondusif dan harmonis dalam perkantoran
Istilah komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi, sering kita
mendengar atau membaca istilah tersebut. Pemahaman masyarakat luas
mengenai komunikasi, justru lebih mengesankan kepada pengertian
komunikasi interpersonal.
Menurut Mulyana (2000), komunikasi interpersonal diartikan sebagai
komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap
pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal
ataupun non verbal.
Komunikasi interpersonal merupakan suatu proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain atau pihak lain. Berdasarkan pemahaman ini
komunikasi dikaitkan dengan pertukaran informasi yang bermakna dan harus
membawa hasil di antara orang-orang yang berkmunikasi. Komunikasi
interpersonal bertujuan agar informasi atau pesan dapat tersampaikan dan
hubungan di antara orang yang berkomunikasi dapat terjalin. Oleh arena itu

14
 setiap orang apapun tujuan mereka, dituntut memiliki ketrampilan komunikasi
interpersonal agar mereka dapat berbagi informasi dan menjalin kerjasama
untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Komunikasi interpersonal telah melingkupi aspek kehidupan yang luas
jangkauannya. Bersamaan dengan itu seorang staf dan pimpinannya dalam
administrasi perkantoran dapat engolah semua informasi untuk kemudian
tampil bicara secara aktif dengan siapa saja ia berkomunikasi secara
interpersonal. Komunikasi interpersonal merupakan kekuatan utama dalam
membentuk engertian dan pemahaman di antara orang-orang. Komunikasi
interpersonal membina percakapan, koordinasi dan kerjasama orang-orang
agar produktif, dinamis dan inovatif sekaligus menghubugkan tujuan-tujuan
organisasi dengan tingkat partisipasi anggota dan dinamika kemajuan
masyarakat.

B. Masalah Hubungan Interpersonal

Dalam komunikasi interpersonal, masalah kesamaan dan ketidaksamaan
seringkali menjadi sorotan. Tidak semua hubungan dalam komunikasi
interpersonal harus diarahkan agar menjadi akrab dan keputusan rasional
dapat dibuat. Perspektif dalam masalah hubungan interpersonal, dapat dilihat
sebagai berikut :
1. Hubungan muncul bukan karena keinginan terjalinnya hubungan tetapi
lebih disebabkan oleh sesuatu yang tumbuh dalam pekerjaan atau kegiatan
yang dilakukan bersama. Sehingga bentuk suatu hubungan seringkali tidak
sebagai sesuatu yang dibutuhkan untuk kebaikan hubungan.
2. Tuntutan keadaan seringkali mengatur dugaan dan persepsi, membentuk
harapan mengenai suatu hubungan dan membentuk cara
pengungkapannya.
3. Banyak hubungan yang berlangsung lama dibatasi oleh suatu konteks
khusus atau rentang konteks dan tidak mengakibatkan peningkatan
keakraban.

15
4. Meskipun derajat kepuasan yang diperoleh dari hubungan dan cara
hubungan itu berkembang akan didasarkan atas penilaian implisit tentang
orang lain, penilaian berubah mengikuti konteks dan sifat hubungan itu.
Hubungan interpersonal berlangsung dalam beberapa tahapan, mulai tahap
interaksi awal sampai tahap pemutusan (dissolution). Pertemanan sesorang
yang akrab tidak begitu saja terjadi setelah adanya pertemuan, untuk
menumbuhkan keakraban dilakukan secara bertahap. Terdapat lima tahapan
yang dapat menjadi dasar dalam menjalin hubungan. Kelima tahapan itu
adalah kontak, keterlibatan, keakraban, perusakan dan pemutusan.
Perlu kita pahami bahwa komunikasi interpersonal melibatkan pesan verbal
dan non verbal serta kombinasi dari keduanya. Biasanya perilaku keduanya
saling memperkuat atau slaing mendukung, meskipun tidak jarang terjadi
adanya suatu pesan yang kontradiktif , oleh karena itu ada beberapa
pernyataan yang perlu diperhatikan, dikemukakan oleh Devito (1992)
mengenai komunikasi interpersonal, yaitu :
a. Komunikasi interpersonal melibatkan proses penyesuaian. Pihak-pihak
yang terlibat dalam komunikasi interpersonal sesuangguhnya
menggunakan sistem isyarat/simbol yang menuntut penyesuaian.
b. Komunikasi interpersonal memiliki dimensi isi dan hubungan. Setiap
komunikasi interpersonal selalu merujuk pada apa yang
dikomunikasikan dan bagaimana hubungan di antara pihak-pihak yang
berkomunikasi.
c. Komunikasi interpersonal mendorong terjadinya kesamaan atau
perbedaan pola-pola perilaku dan hubungan di antara pihak-pihak yang
berkomunikasi menjadi dasr untuk menggambarkan kesamaan atau
perbedaan tersebut.
d. Komunikasi interpersonal merupakan serangkaian peristiwa yang
kontinyu tetapi juga terdapat segmentasi interaksi atau jeda-jeda
komunikasi sebagai sebab atau stimulus dan lainnya.

16
C. Prinsip Kerjasama dan Komunikasi Interpersonal
Dalam perkembangan hubungan kerjasama yang makin efektif dan meluas,
konteks komunikasi interpersonal seseorang menjadi mikrokosmos bagi
semua kelompok yang lebih besar. Konteks komunikasi interpersonal,
khususnya dalam bentuk diad (dua orang) selalu melibatkan tingkat intra
personal. Tingkatan dan konteks komunikasi ini mewakili satuan terkecil
interaksi manusia sebelum beranjak ke dalam tingkatan dan jangkauan
komunikasi kelompok, komunikasi organisasi, komunikasi publik, komunikasi
massa dan komunikasi antar budaya. Komunikasi interpersonal dapat
mencakup semua jenis hubungan manusia mulai dari hubungan yang paling
singkat, sederhana dan biasa, yang biasanya sering diwarnai oleh kesan
pertama, hingga hubungan yangp aling mendalam dan relatif permanen. Peran
seorang staf, administrator maupun manajer dalam administrasi perkantoran
akan bertumpu pada kemampuan komunikasi interpersonal sebelum konteks
dan jangkauan kerjasamanya dibangun secara luas dan bermanfaat.
Organisasi sebagai sistem kerja sama tentu mengandung bagian-
bagian dan hubungan-hubungan. Hubungan diantara bagian-bagian itu harus
diatur dengan sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pertama-tama hendaknya ditetapkan macam-macam hubungan-hubungan
kerja yang perlu diadakan. Segenap hubungan itu harus dipolakan menjadi
saluran yang jelas, pasti, dan diketahui. Dengan adanya saluran hubungan
yang disusun sebaik-baiknya oleh pihak pimpinan dan di pahami oleh semua
anggota, maka suatu kerjasama dapat berjalan dan koordinasi berlangsung
secara memuaskan. Saluran hubungan merupakan urat nadi suatu organisasi.
Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide
dari satu pihak kepada pihak lain telah lazim disebut tatahubungan atau
administrative communication.
Tata hubungan atau relasi dapat dibagi menjadi beberapa definisi
mengenai tatahubungan, yaitu:
1. Menurut Charles E. Redfield

17
Tata hubungan dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk
komunikasi sosial atau antar-manusia dimana terdapat lima unsur yaitu, (1)
seorang pemberi informasi (seorang pembicara, pengirim, penyiar), (2) yang
menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan), (3) informasi (perintah,
laporan, saran) pada, (4) penerima informasi (pihak yang dikirimi, penjawab,
atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana
tampak dalam (5) tanggapannya (jawaban, reaksi).
2. Menurut William G. Scott dalam bukunya Human Relations in Management
Tatahubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan
penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan
tindakan-tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Jadi tatahubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang
menyampaiakan informasi dari seseorang kepada orang lain dalam rangka
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada prinsipnya, organisasi adalah lembaga yang dibentuk melalui
proses komunikasi. Hal ini disebabkan, setiap organisasi mempunyai tujuan.
Untuk mencapainya diperlukan koordinasi, kerjasama, saling koreksi, saling
melengkapi di antara berbagai unit kerja maupun diantara para anggota dari
berbagai seksi atau divisi. Aktivitas komunikasi di dalamnya, dapat dibedakan
menjadi:
1. Komunikasi formal dan non-formal
Komunikasi formal ialah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan
saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Saluran
formal disini tidak lain adalah saluran birokrasi yang telah tersusun secara
hierarakis sesuai dengan struktur organisasi di kantor tersebut. Pada
umumnya komunikasi formal memiliki ciri-ciri:
a. Arus komunikasi ke bawah lebih banyak daripada arus komunikasi ke atas.
b. Tujuan dilaksanakannya komunikasi terkait dengan kepentingan dinas atau
kepentingan manajemen.
c. Cara penyampaian pesan dalam komunikasi formal lebih banyak tertulis
daripada lisan.

18
 d. Lebih sering disampaikan dalam pertemuan atau rapat resmi daripada
disampaikan secara interpersonal.
e. Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi formal senantiasa terkait
dengan jabatan dalam organisasi tersebut.
Komunikasi non-formal ialah proses penyampaian dan penerimaan pesan
yang berlangsung secara tidak resmi dan tidak terikat saluaran-saluran
birokrasi formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Sehingga
penanganannya juga dilakukan secara tidak resmi. Tidak terikat secara kaku
dengan pertimbangan protokoler dan birokrasi. Pada umumnya komunikasi
non-formal mempunyai cirri-ciri sebagai berikut:
a. Komunikasi non-formal biasanya muncul karena saluran formal yang
tersedia terhambat atau tidak apat dimanfaatkan dengan baik.
b. Digunakan untuk mengisis kebutuhan komunikasi yang tidak tersampaikan
oleh komunikasi formal
c. Lebih banyak berupa komunikasi lisan
d. Penyebaran pesan sulit untuk dikendalikan
e. Sengaja dipilih untuk menentang kekakuan sistem birokrasi di organisasi
perkantoran
f. Dapat dipergunakan oleh staf untuk menyampaikan usul dari bawah yang
tidak tersalur melalui saluran formal.
2. Tata Hubungan Ke Dalam

Sebagian besar kegiatan dari kantor dalam suatu organisasi terdiri dari
mengadakan hubungan-hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan
pihak luar. Tata hubungan kantor ke dalam, dapat dibedakan dalam dua macam
yaitu:

1. Hubungan Tegak (vertikal) : ialah proses menyampaikan suatu warta dari

pihak pimpinan pada pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari pihak
bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas)
2. Hubungan datar (horizontal) : ialah hubungan diantara para pejabat atau
satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Pada pokonya, hubungan vertikal ke bawah berwujud perintah dan petunjuk.

Perintah-perintah tersebut dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.

19
Perintah yang diberikan secara lisan akan membuat pimpinan dan
bawahannya lebih saling mengenal. Namun perintah lisan tidak selalu tepat
digunakan. Pada umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan apabila:

1. Apabila yang diperintahkan tersebut merupakan tugas sederhana

2. Bawahan yang diperintah tersebut pernah menjalankannya
3. Perintah tersebut akan selesai dalam waktu yang singkat
4. Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar
5. Pejabat yang memberi perintah berada di dekat bawahannya dan sewaktu-
waktu dapat memeriksa pelaksanaan perintah tersebut
6. Dalam keadaan darurat sehingga tidak ada waktu untuk membuat perintah
tertulis.

Untuk tugas yang sulit atau yang membutuhkan ketelitian besar lebih tepat
menggunakan perintah tertulis. Pada umumnya, hal-hal yang berikut
mengharuskan suatu perintah tertulis:

1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian

yang lain
2. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci
3. Bawahan yang diberi perintah tersebut harus mengerjakannya di tempat
lain
4. Pegawai yang bersagkutan telah berulang kali gagal melaksanakan
perintah yang diberikan secara lisan
5. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai-pegawai yang bertugas pada
kesempatan berikutnya
6. Perintah tersebut harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan
melalui berbagai tingkat jenjang organisasi
7. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggungjawab atas apa yang
diperintahkan
8. Kekeliruan yang mungkin terjadi mempunyai akibat besar

Selain memberikan perintah, pimpinan harus dapat mengusahakan agar

para pegawainya bekerjasama sebaik-baiknnya. Demikian pula untuk
memecahkan masalah organisasi yangn telah atau mungkin akan timbul,

20
 pimpinan harus membuat keputusan-keputusan atau mempunyai suatu sikap
tertentu. Tanggungjawab ini biasanya dilakukan dengan memberikan petunjuk-
petunjuk kepada para bawahan, baik secara lisan maupun tertulis. Hubungan
vertikal ke atas sebagian besar terwujud dalam bentuk laporan-laporan.
Laporan-laporan tersebut dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun
tertulis. Ada enam asas untuk membuat laporan tertulis yang baik, yaitu:

1. Kejelasan (clarity). Setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu

ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah baik.
2. Ketetapan (consistency). Suatu laporan yang baik harus tetap
memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak
menyimpang pada persoalan yang lain. Juga istilah-istilah dan pengertian-
pengertian yang telah dipakai tidak berubah-ubah sepanjang laporan
tersebut.
3. Kelengkapan (adequacy). Sesuatu laporan yang baik harus lengkap dalam
semua segi yang perlu di sampaikan, tidak ada bagian-bagian penting yang
terlewatkan.
4. Ketetapan waktu (timelines), Laporan yang baik hendaknya disampaiakn
pada waktunya. Juga data dan penafsiran yang disajikan haruslah sesuai
dengan keadaan saat ini.
5. Kemungkinan penyelarasan (adaptability), Laporan yang baik mengakui
kemungkinan timbunya pandangan-pandangan yang berlainan terhadap
permasalahan yang dilaporkan tersebut dengan menyajikan data-data yang
diperlukan.
6. Minat (interest), Laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-
perketaan yang tak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan
mempertahankan perhatian dari pembacanya.

D. Soal Latihan
1. Jelaskan pengertian komunikasi interpersonal yang anda ketahui!
2. Sebutkan 3 masalah dalam hubungan interpersonal!

21
 3. Aktivitas komunikasi dalam proses koordinasi, kerjasama diantara berbagai
unit kerja dapa dibedakan menjadi beberapa aktivitas, sebutkan dan
jelaskan aktivitas tersebut!

E. Rangkuman
Komunikasi merupakan interpersonal atau komunikasi antarpribadi,
merupakan suatu proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain/pihak lain. Menurut pemahaman tersebut komunikasi dikaitkan dengan
pertukaran informasi yang bermakna dan harus membawa hasil di antara
orang-orang yang berkomunikasi.
Komunikasi interpersonal telah melingkupi aspek kehidupan yang luas dan
dapat meluas jangkauannya. Dalam perkembangan hubungan kerjasama yang
makin efektif dan meluas, konteks komunikasi interpersonal seseorang
menjadi mikrokosmos bagi semua kelompok yang lebih besar.
Seorang staf peranannya sebagai administrator dalam perkantoran akan
bertumpu pada kemampuan komunikasi interpersonal sebelum konteks dan
jangkauan kerjasamanya dibangun secara luas dan bermanfaat

22
 BAB IV
TEKNOLOGI KOMUNIKASI
ADMINISTRASI PERKANTORAN

Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan mampu

menjelaskan teknologi komunikasi dalam administrasi
perkantoran.

Informasi dan komunikasi pada perkantoran modern biasanya berbasis

information technology (IT) dimana penggunaan internet dikalangan pemerintah
sudah mencapai perluasan daerah terkecil. Manfaat dari teknologi informasi yang
berbasis internet diantaranya adalah dapat saling bertukar informasi walaupun
dalam jarak jangkauan yang sangat jauh; dapat mengetahui perkembangan terkini
yang berhubungan erat dengan masalah-masalah substansi organisasi;
mengambil langsung informasi yang kita butuhkan; dapat melakukan
teleconference (komunikasi langsung jarak jauh) antara pengguna.

A. Pengertian Teknologi Komunikasi dan Informasi

Dalam administrasi perkantoran yang berbasis teknologi informasi, terdapat

empat peran yang terkait erat yaitu terdiri dari Teknologi, manajemen,
informasi dan telekomunikasi yang dapat diselenggarakan dengan baik untuk
mempercepat dan mempermudah pekerjaan kantor dalam konteks manajemen
modern. Maka, dengan mengaplikasikan teknologi informasi dan
telekomunikasi dengan mengakses intranet dan internet maka pekerjaan
kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat.

Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dewasa ini luar biasa

pesat. Berkat kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, hubungan
antarnegara, antar organisasi, dan antarindividu, terasa seperti tidak berjarak.
Pada masa ini, semua orang dapat berkomunikasi dimana saja, kapan saja
baik yang berada di seluruh penjuru dunia dalam waktu yang relatif singkat dan

23
biaya yang semakin murah. Sebagai contoh saat ini kepemilikan telepon
genggam dan komputer semakin meluas dan peranannya semakin penting.
Perkantoran modern saat ini semakin mendekati situasi dimana penggunaan
kertas makin berkurang dan kemungkinan besar korespondensi kantor tidak
lagi menggunakan kertas.

Teknologi komunikasi dalam perkantoran adalah proses mengirim atau

menerima suatu gagasan dari seseorang kepada orang lain yang saling
berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan
karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka-

ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan
jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang
sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh
melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telekomunikasi yang
sudah cukup tua contohnya adalah telepon dan telegram. Dengan hadirnya
teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi
seperti halnya kita lakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat
dikirimkan dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan
teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke
dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

Sedangkan pengertian teknologi informasi adalah suatu teknologi yang

digunakan untuk mengelola data, termasuk memproses, mendapatkan,
menyusun dan menyimpan, dan memanipulasi data dalam berbagai cara.
Teknologi ini menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang
relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis dan pemerintahan, sekaligus sebagai saah satu informasi yang strtegis
dalam pengambilan keputusan. E-government merupakan salah satu teknologi

24
 informasi yang digunakan oleh pemerintah, dengan menggunakan internet dan
intranet, yang memiliki kemampuan menjembatani keperluan penduduk,
kalangan pebisnis, dan kegiatan kepemerintahan lainnya. Pada intinya
penggunaan teknologi informasi e-government dapat meningkatkan hubungan
antar pemerintah dengan pihak-pihak lain dalam bentuk hubungan yang baru
seperti G to C (government to citizen), G to B (government to Business), dan G
to G (government to government). Dengan kemajuan teknologi informasi, maka
teknologi komunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Teknologi tidak hanya
mengubah cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

B. Macam-Macam Teknologi Komunikasi Administrasi

perkantoran
Dengan berkembangnya teknologi informasi, secara tidak langsung akan
menunjang perkembangaan teknologi komunikasi dimana proses komunikasi
dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Perkembangan paling mutakhir dari
telekomunikasi salah satunya adalah teleconference yaitu melaksanakan
konferensi dengan sistem jarak jauh. Selain itu macam teknologi komunikasi
yang digunakan dalam administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi
yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui
kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh
mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat
dibaca.
2. Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya
dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik
saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang
digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui
sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara
otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi
internasional di antara zone waktu yang berbeda.

25
3. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi
tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau
gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat
dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya
sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan
pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon.
Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-
sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya
yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile.
Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi
melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri,
sehingga pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor
pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat
faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya
kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.
4. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.
5. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi
dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui
sistem elektromagnetik lainnya.
6. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV
(yang sudah dimodifikasi). Ada dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam
video teks yaitu teleteks dan viewdata:
a. Teleteks yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang
menggabungkan penggunaan komputer yang menyediakan data,
gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi). Teleteks
biasanya digunakan untuk meminta data/informasi dari pusat data.
Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks yang gunanya
untuk minta data ke pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi.
Apabila seseorang membutuhkan data, ia harus minta kepada pusat
data dengan cara menekan tombol teleteks. Ada dua macam tombol,
yaitu untuk minta teks saja atau minta teks beserta gambarnya
(grafiknya). Biasanya yang jadi pusat data adalah perusahaan

26
 pemancar TV yang bersangkutan. Atas permintaan tersebut, pusat data
mengirimkan data/informasi dimaksud melalui gelombang aerial ke
pesawat TV orang yang meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh
pesawat TV dan diperagakan pada layar TV. Perlu diketahui bahwa
sinyal teleteks hanya satu arah, jadi orang yang meminta data hanya
bisa menerima, ia tidak bisa mengirim ke pusat data.
b. View data adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat
teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data.
Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui saluran
telepon bukan melalui gelombang aerial dan menggunakan kata-kata
sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai
membutuhkan data, maka dengan menggunakan kata-kata sandi ia
minta kepada pusat data. Atas dasar permintaan itu, pusat data
mengirim data dimaksud kepada pemakai melalui saluran telepon.
Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV pemakai. Karena
menggunakan saluran telepon, maka sinyalnya adalah dua arah,
dengan demikian Si Pemakai selain dapat meminta data, tapi juga dapat
mengirim data ke pusat data.
7. Teleconference kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan
konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan
paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis
dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan
diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada. Dengan
demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan
yang sama.

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada

telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi
informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang
lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian
dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual,

27
 maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar computer.

C. Fungsi Teknologi Komunikasi dalam Administrasi perkantoran

Dalam pelaksanaan administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi,

saat ini didukung dengan penggunaan internet yang secara tidak langsung
akan memudahkan proses komunikasi melalui teknologi informasi. Manfaat
dari teknologi Informasi tersebut adalah :

1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan sangat mudah dan cepat
2. Masalah-masalah substansi organisasi dan perkembangannya dapat
diketahui dengan cepat
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil.
4. Mengurangi penggunaan kertas
5. Dapat melakukan komunikasi jarak jauh antar sesama anggota.
Manfaat teknologi informasi diatas, bisa ditemukan pada pekerjaan kantor tata
naskah dinas yang saat ini sudah bersifat elektronik, yaitu menjadi tata naskah
dinas elektronik (TNDE).
Sedangkan, Fungsi teknologi komunikasi perkantoran dibutuhkan dalam
administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi, yaitu untuk mencatat
segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga
untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang
lebih berguna berbentuk laporan. Menurut boove dan Thill (2002), manfaat
teknologi dalam komunikasi adalah :
a. Meningkatkan aliran komunikasi
Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih
banyak.
b. Mempermudah komunikasi
Individu dan organisasi akan semakin mudah melakukan komunikasi
akibat adanya teknologi. Teknologi mampu mempersempit bahkan
menghilangkan perbedaan jarak dan waktu.
c. Mengubah struktur komunikasi

28
 Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi
komunikasi., berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu
dilakukan di satu lokasi dalam suatu pertemuan formal. Komunikasi bisa
terjadi antara orang yang sedang berada di kantor dengan orang lain yang
sedang berada di lapangan, di perjalanan atau di rumah.
d. Menurunkan biaya komunikasi
Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi.
Mudahnya pembuatan dan pendistribusian akan mengakibatkan
menurunnya biaya komunikasi.
Setelah mengetahui fungsi teknologi komunikasi perkantoran maka sudah
bisa diartikan bagitu pentingnya teknologi komunikasi perkantoran. Jika sebuah
perkantoran tidak dilengkapi dengan teknologi komunikasi yang canggih justru
akan menghambat proses kerja pemimpin dan juga karyawan. Selain itu,
produktifitas perusahaan sulit meningkat, pekerjaan banyak yang terhambat
karena minimnya sarana prasarana. Komunikasi jadi tidak mudah karena
terhalang jarak dan waktu.

D. Soal Latihan
1. Jelaskan pengertian teknologi komunikasi dalam administrasi perkantoran!
2. Sebutkan macam-macam teknologi komunikasi dalam administrasi
perkantoran berbasis teknologi informasi!
3. Manfaat apa saja yang didapatkan dari teknologi komunikasi, sebutkan!

E. Rangkuman
Teknologi komunikasi dan informasi pada saat ini sangat dibutuhkan untuk
mengatur adminstrasi dalam perkantoran, khususnya kantor pemerintahan
yang berfungsi melayani masyarakat, yang secara langsung dapat
meningkatkan pelayanan publik dengan cepat, murah dan berkualitas.
Teknologi komunikasi yaitu telekomunikasi merupakan salah satu komponen
utama dari teknologi informasi.

29
 Teknologi komunikasi dalam administrasi perkantoran adalah proses
mengirim atau menerima suatu gagasan dari seseorang kepada orang lain
yang saling berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan
pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Fungsi
teknologi komunikasi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran
modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi
yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk
mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih
berguna berbentuk laporan.

30
 BAB V
MENERAPKAN PRINSIP KERJASAMA DALAM
ADMINISTRASI PERKANTORAN

Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan mampu

menjelaskan kerjasama pemerintah dalam administrasi
perkantoran berbasis teknolgi informasi.

A. Kerjasama Pemerintah Berbasis Teknologi Informasi dan

Komunikasi
Setiap instansi pemerintah, perusahaan swasta atau lembaga sosial tentu
mengadakan hubungan-hubungan dengan pihak lain. Bagi instansi-instansi
pemerintah atau lembaga-lembaga sosial, hubungan-hubungannya dilakukan
dengan para pemakai jasanya dan rakyat pada umumnya. Segenap cara dan
kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan
sebaik-baiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut sebagai hubungan
masyarakat (public relation). Di dalam lingkungan pemerintah dalam segala
aktivitasnya secara tidak langsumg mengharuskan untuk menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi yang begitu cepat.
Pada umumnya kantor pemerintahan baik pemerintahan daerah maupun
kementerian saat ini sudah sebagian besar menggunakan sistem administrasi
perkantoran berbasis teknologi informasi. semakin modern suatu kantor, maka
sifat dan cakupan kegiatannya pun semakin rumit, secara tidak langsung maka
semakin banyak informasi yang dapat diakses. Sehingga semakin luas
jaringan yang dapat dibangun dan semakin tinggi peluang kerjasama dan
koordinasi yang dapat dilakukan dengan organisasi lain, dengan pemerintahan
luar negeri, dengan NGO (non governmental organization) yang sering disebut
lembaga swadaya masyarakat dan dengan warga masyarakat. Kantor yang
dapat membangun keunggulan bersaing antara organisasi dengan organisasi
lainnya, kantor yang mampu mengadopsi perubahan dan mengatasi tantangan
global yang dihadapinya, serta semakin diakui keberadaannya.

31
Hubungan atau kerjasama yang bisa dilakukan oleh pemerintahan
berdasarkan kemajuan teknologi informasi e-government, dapat dibagi menjadi
beberapa tipe hubungan, diantaranya adalah :

1. Hubungan Pemerintah dengan Masyarakat (Government to citizen)

Pengertian hubungan masyarakat yang sebenarnya dari sebuah kamus

terkenal merumuskannya sebagai: “segenap aktivitas yang dilakukan oleh
suatu industri, perserikatan, perusahaan, perhimpunan jabatan, pemerintah
atau organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang
sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya,
dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekeliling dan
memperkenalkan dirinya kepada masyarakat.
Menurut William A. Nielander dan Raymond W. Miller, hubungan
masyarakat dalam dunia perusahaan adalah suatu seni praktis yang isinya
mengenai segenap aktivitas dan haluan-haluan bekerja yang senantiasa
berusaha menetapkan, membimbing, mempengaruhi, dan mengartikan
tindakan-tindakan suatu organisasi, sehingga sikapnya sedapat mungkin
sesuai dengan kepentingan dan kesejahteraan umum. Tujuannya ialah
menciptakan dukungan dan penghargaan diri pada orang-orang atau
golongan-golongan yang dilayani organisasi itu atau yang secara tak langsung
berhubungan dengan usaha-usahanya.
Jadi hubungan masyarakat yang baik tidaklah berarti bahwa sebuah
organisasi harus mempropagandakan diri dan usaha-usahanya serta bersikap
manis dalam hubungan-hubungannya dengan publik. Suatu organisasi dalam
melaksanakan aktivitas harus memperhatikan lingkungan masyarakat dan
kebutuhan publik. Untuk dapat mengetahui pendapat umum dan
memperkenalkan diri sendiri agar dimengerti oleh public, suatu organisasi
harus mengadakan hubungan keluar. Perantara yang terpenting adalah para
pegawai organisasi yang bersangkutan. Suatu sikap yang harus dimilikipara
pegawai adalah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasinya.
Mereka harus memahami seluk-beluk organisasinnya, terutama tujuan, haluan-
haluan, dan pekerjaan-pekerjaan organisasinya. Dengan adanya pegawai
yang memiliki sikap mental demikian, sebuah organisasi sudah mempunyai

32
landasan yang sempurna untuk menyelenggarakan hubungan-hubungan
keluar yang baik.
Segenap kegiatan untuk menciptakan dukungan dan penghargaan dari
masyarakat hendaknya berlandaskan pada pedoman-pedoman dan dengan
melaksanakan usaha-usaha public relations yang dapat diringkas sebagai
berikut;
a. Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok
yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan. Jadi bukannya
aktivitas untuk menutupi suatu keburukan atau mengelabui masyarakat
agar memberikan penghargaan terhadap suatu yang tidak sewajarnya
mendapat penghargaan.
b. Suatu organisasi yang hendak berurusan dengan public hendaknya
mempelajari kepentingan dan hasrat berbagai golongan.
c. Rencanakanlah berbagai huubungan dengan sebaik-baiknya guna
mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu.
d. Hubungan masyarakat hendaknya diselenggarakan secara terus-
menerus dan jangan dianggap sebagai semacam usaha pertolongan
pertama yang hanya dilakkukan pada permulaan suatu usaha.
e. Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan keadaan-keadaan
dalam organisasi yang bersangkutan yang patut mendapoat
penghargaan masyarakat.
f. Segenap tatacara untuk publik berhubungan dengan organisasi yang
bersangkutan hendaknya disederhanakan dan dipermudah sehingga
terjamin tatahubungan yang lancer.
g. Keluhan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap suatu organisasi
hendaknya diperhatikan sepenuhnya, yaitu dipelajari sebabnya,
diusahakan tindakan perbaikan untuk memuaskan pengeluh, dan
dicegah kemungkinan terulangnya hal yang mengakibatkan keluhan
tersebut.
h. Saran-saran dari pihak masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaan
suatu organisasi hendaknya diterima dengan sifat terbuka, bahkan
sebaiknya organisasi itu melakukan usaha-usaha untuk menganjurkan

33
 atau mendorong datangnnya saran-saran semacam itu secara kontinyu
dari pihak masyarakat.
i. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakiti hati public hendaknya
dihindari. Menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya
akan merugikan organisasi yang bersangkutan. Kadang-kadang rasa
simpati atau penghargaan yang telah diciptakan dengan susah payah
an waktu yang lama dapat dihapuskan oleh kekhilafan kecil dari
organisasi yang bersangkutan. Untuk memulihkan kembali simpati dan
penghargaan masyarakat itu bukanlah usaha yang mudah dan cepat.
Pemerintah dalam menjalin hubungan interaksi dengan masyarakat yang
mengacu pada penerapan teknologi informasi e-government.tujuan utamanya
dibangun e-government bertipe G to C adalah untuk mendekatkan pemerintah
dengan rakyatnya melalui kanal-kanal akses yang beragam agar masyarakat
dapat dengan mudah menjangkau pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai
kebutuhan pelayanan sehari-hari. Sebagai contoh kantor imigrasi bekerja sama
dengan bandara udara internasional Soekarno-Hatta membangun jaringan
teknologi informasi layanan autogate di Tempat pemeriksaan imigrasi bandara
Soekarno Hatta sehingga memudahkan layanan pemeriksaan keimigrasian
melalui pintu perlintasan otomatis bagi setiap WNI (Warga Negara Indonesia)
yang akan masuk dan keluar wilayah indonesia dimana untuk membuka pintu
tersebut terlebih dahulu diperlukan prosedur pemindaian paspor dan sidik jari
yang tersedia pada peralatan autogate. Sehingga tidak perlu harus meluangkan
waktu lebih awal dan antri di bandara udara.
Pada saat ini humas pemerintah dituntut berperan menciptakan hubungan
yang baik antara instansi pemerintah, media, dan publik. Diperlukan
pengelolaan dan penyediaan informasi publik yang tersaji secara akurat dan
cepat, sesuai dengan amanat undang-undang tentang keterbukaan informasi
publik, serta alih budaya organisasi postif ke dalam birokrasi untuk pelayanan
informasi yang berkualitas. Pengelolaan, penyediaan,dan pelayanan informasi,
serta budaya organisasi positif tersebut dapat optimal apabila komunikasi
organisasi dalam instansi pemerintah telah berjalan dengan baik sehingga
mampu menciptakan kondisi sebagai berikut :

34
 a. Citra yang baik dan bereputasi (good image)
b. Itikad baik (goodwill)
c. Saling memahami (mutual understanding)
d. Saling percaya (mutual confidence)
e. Saling menghargai (mutual appreciation)
f. Saling bertoleransi (mutual tolerance)
2. Hubungan Pemerintah dengan Pemerintah (Government to Government)

Pada era globalisasi saat ini, terlihat jelas adanya kebutuhan bagi negara-
negara untuk saling berkomunikasi secara lebih intens dari hari ke hari.
Kebutuhan untuk berinteraksi dan bekerjasama antar satu pemerintah dengan
pemerintah setiap harinya tidak hanya berkisar pada hal-hal yang berbau
diplomasi semata, namun lebih jauh lagi untuk memperlancar kerjasama antar
negara dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi
perdagangan, proses-proses politik, mekanisme hubungan sosial dan budaya,
dan lain sebagainya.

Bentuk kerjasama pemerintah antar negara, berdasarkan jumlah negara

yang mengadakan dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

a. kerjasama Bilateral. Kerjasama biateral adalah kerjasama antara satu

negara dengan negara tertentu. Kerjasama tersebut hanya melibatkan dua
negara.
b. Kerjasama multilateral adalah kerjasama yang dilakukan oleh banyak
negara. Kerjasama multilateral dibedakan menjadi kerjasama regional dan
kerjasama internasional.
1) Kerjasama regional adalah kerjasama antara beberapa negara
dalam satu kawasan. Contoh : ASEAN
2) Kerjasama Internasinal adalah kerjasama antara negara-negara di
dunia dan tidak terbatas dalam satu kawasan. Contoh : International
Monetary Fund (IMF), International Labour Organization (ILO),
UNICEF dan sebagainya.

35
 Contoh penerapan kerjasama berbasis e government tipe G to G antara lain :
pengembangan suatu sistem basis data intelejen yang berfungsi untuk
menditeksi mereka yang tidak boleh masuk atau keluar dari wilayah negara
(cegah dan tangkal); sistem informasi di bidang hak cipta kekayaan intelektual
untuk pengecekan dan pendaftaran terhadap karya-karya tertentu yang ingin
memperoleh hak paten internasioanl dan sebagainya

3. Hubungan Pemerintah dengan Bisnis (Government to Business)

Salah satu tugas utama dari sebuah pemerintahan adalah membentuk sebuah
lingkungan bisnis yang kondusif agar roda perekonomian sebuah negara dapat
berjalan sebagaimana mestinya. Diperlukannya relasi yang baik antara
pemerintah dengan kalangan bisnis tidak saja bertujuan untuk memperlancar
para praktisi bisnis dalam menjalankan roda perusahaannya, namun lebih jauh
lagi banyak hal yang dapat menguntungkan pemerintah jika terjadi relasi
interaksi dan kerjasama yang baik dan efektif dengan industri swasta.
Contoh dari aplikasi kerjasama ini adalah : proses tender proyek-proyek
pemerintahan yang melibatkan sejumlah pihak swasta dapat dilakukan melalui
website, sehingga menghemat biaya transportasi dan komunikasi, mulai dari
proses pengambilan dan pembelian formulr tender, pengambilan formulir
informasi TOR (term of Reference), sampai dengan mekanisme pelaksanaan
tender itu sendiri berakhir dengan pengumuman pemenang tender. Proses
pengadaan dan pembelian barang kebutuhan sehari-hari lembaga
pemerintahan (misalnya untuk administrasi) dapat dilakukan secara efisien jika
konsep semacam e-procurement diterapkan, menghubungkan kerjasama
antara kantor-kantor pemerintah dengan para suplier-nya.

B. Menerapkan Komunikasi dan Bekerja Bersama dalam Tim

Komunikasi mencakup proses penyampaian dan atau penerimaan informasi
serta pemberian respon/tanggapan atas informasi tersebut. Dengan demikian,
komunikasi mengandung makna aliran dua arah (penyampaian dan respon).
Degan penerapan komunikasi yang efektif dalam kerjasama tim maka tujuan
dari tim tersebut akan tercapai dengan baik. Bekerja dalam satu tim adalah

36
melakukan suatu pekerjaan dalam satu kelompok untuk mencapai tujuan
bersama. Sebelum kerjasama tim dapat terwujud maka efektifitas komunikasi
dalam tim harus diterapkan terlebih dahulu.
Efektifitas komunikasi internal merupakan salah satu penentu
keberhasilan penerapan kerjasama organisasi. Komunikasi internal mencakup
komunikasi diantara berbagai tingkat dan fungsi organisasi yang terkait. Hasil
audit, pemantauan dan pengukuran kinerja, dan kaji ulang manajemen
sebaiknya dikomunikasikan kepada personil-personil organisasi yang
bertanggungjawab terhadap kinerja manajemen perkantoran. Dengan cara
demikian, kepedulian dan motivasi karyawan dapat dipelihara dan ditingkatkan.
Komunikasi internal dapat dilakukan secara langsung (lisan) maupun tidak
langsung (tulisan dalam surat, e-mail, papan pengumuman, bulletin).
Komunikasi internal sebaiknya dilaksanakan dengan berbagai metode untuk
menjamin sampai dan dipahaminya informasi tersebut kepada seluruh
karyawan.
Komunikasi eksternal mencakup komunikasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan di luar organisasi. Untuk itu organisasi sebaiknya
mendefinisikan dengan tegas siapa saja pihak-pihak berkepentingan yang
harus memperoleh tanggapan dari organisasi. Komunikasi eksternal mencakup
dialog, menerima, mendokumentasikan, dan memberikan respon/tanggapan
kepada pihak esternal yang berkepentingan tentang kinerja dan dampak
lingkungan organisasi.
Komunikasi yang efektif akan membantu organisasi untuk:
1. Memotivasi pekerjaan;
2. Mencapai hasil sesuai rencana
3. Menjelaskan kebijakan manajemen organisasi, dan hubungan
keduanya;
4. Memastikan pemahaman peran dan tanggungjawab;
5. Memaparkan komitmen manajemen
6. Memantau dan mengevaluasi kinerja; dan
7. Mengidentifikasi potensi peningkatan sistem.

37
Komunikasi internal yang efektif membutuhkan mekanisme untuk mengalirkan
arus informasi dari “atas-bawah, bawah-atas, dan horizontal”. Mengingat
karyawan berada pada garis terdepan, mereka dapat menjadi sumber
informasi, ide, dan isu yang terbaik.
Merancang Program Komunikasi untuk meciptakan kerjasama yang efektif,
dibutuhkan beberapa langkah sebagi berikut:
 Langkah pertama yang penting dalam merancang program komunikasi
adalah menetapkan siapa sasaran penerima. Buat daftar penerima
informasi internal dan eksternal.
 Setelah mengidentifikasi sasaran penerima, tetapkan apa kebutuhan
organisasi untuk berkomunikasi dengan mereka, misal: apakah mereka
memerlukan informasi tentang produk, kegiatan operasi atau proses
manajemen? Apa yang menjadi perhatian mereka?
 Selanjutnya, tetapkan bagaimana cara berkomunikasi dengan mereka.
Metode komunikasi yang sesuai berbeda antara satu sasaran penerima
dengan yang lainnya. Mulai dengan menggunakan metode yang telah
ada di organisasi untuk berkomunikasi, baik internal maupun eksternal,
sebagai berikut:
Tabel 1. Metode komunikasi internal dan eksternal
Metode Internal Metode Eksternal

 surat kabar  disuksi kelompok pemerhati

 Intranet  web site atau e-mail
 pertemuan staf  konferensi press
 pertemuan karyawan  laporan tahunan
 papan pengumuman  Iklan
 Pelatihan  diskusi informal

Pihak Internal Pihak Eksternal

• karyawan • organisasi masyarakat
• pemegang saham • kelompok pemerhati (LSM)
• pelanggan • perusahaan besar
• pemasok • media

38
 • investor • masyarakat umum
• partner dagang

Pihak berkepentingan mencakup pihak-pihak yang memiliki kepentingan

terhadap kinerja lingkungan organisasi. Kelompok ini memegang peran
penting dalam membantu organisasi dalam menjalankan administrasi
perkantoran. Karyawan merupakan kelompok utama yang berkepentingan
dalam organisasi dan menjadi pendukung utama dalam pengembangan
manajemen organisasi. Selain itu, menjalin kerjasama dengan asosiasi
industri, asosiasi profesi, dan masyarakat sekitar dapat sangat membantu
dalam mengembangkan administrasi dan pelayanan publik dari organisasi.

Proses berikutnya adalah menjalin komunikasi dengan pihak

berkepentingan. Organisasi dapat memandang hal ini sebagai suatu
kesempatan menjalin pemahaman bersama terhadap kelompok-kelompok
yang berkepentingan. Tentunya terdapat beragam jenis pihak yang memiliki
kepentingan berbeda-beda. Namun awalilah berkomunikasi dengan pihak
internal dan selanjutnya kepada pihak eksternal.
Komunikasi yang efektif akan menfasilitasi lancarnya penerapan
manajemen organisasi. Berikut adalah beberapa langkah berkomunikasi
dengan efektif dalam kerjasama tim:
1. Memulai proses seawal mungkin. Tunjukkan kepada personil
organisasi, apa yang sedang dikerjakan. Diperlukan kerjasama dari
beberapa personil dalam organisasi untuk mengumpulkan informasi
dan mengembangkan manajemen organisasi. Pada organisasi besar
dan kecil, komunikasi seawal mungkin akan memberikan
penerimaan yang baik untuk keberhasilan sistem.
2. Tetapkan tujuan komunikasi. Tetapkan apa yang ingin dicapai
dalam komunikasi. Menetapkan tujuan akan membantu untuk
menyampaikan pesan yang tepat tanpa orang merasa menerima
informasi berlebihan dan kehilangan terlalu banyak waktu. Sangat
membantu untuk membuat prosedur komunikasi organisasi.

39
 Prosedur komunikasi harus memiliki kerangka umum apa saja
informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak eksternal, dan
bagaimana organisasi akan mendokumentasikan dan bagaimana
organisasi menanggapi komunikasi dari pihak eksternal. Prosedur
harus pula mencakup siapa melapor apa, kepada siapa, dan kapan.
3. Komunikasi periodik dan integrasi komunikasi. Untuk
membangun dukungan terhadap manajemen organisasi, coba
berkomunikasi secara periodik. Beberapa orang beranggapan
bahwa komunikasi secara periodik dapat menyelesaikan persoalan
tanpa menggunakan sumberdaya. Sebagai contoh: penggunaan
papan pengumuman, pesan e-mail, atau artikel pada bulletin
organisasi. Jangan lupa untuk mempertimbangkan komunikasi
langsung melalui percakapan mulut ke mulut, khususnya pada
organisasi yang kecil. Berbicara langsung dengan personil secara
peridoik merupakan mekanisme terbaik. Gunakan jalur-jalur
komunikasi yang ada untuk memperoleh dan menyampaikan pesan
organisasi. Pertimbangkan pula untuk menggunakan metode
komunikasi yang berbeda-beda saat menginformasikan tentang
organissi kepada pihak-pihak berkepentingan.
4. Menelusuri komunikasi dari pihak berkepentingan kepada
organisasi. Prosedur untuk mendokumentasikan dan menanggapi
komunikasi dari pihak berkepentingan harus tersedia dan seseorang
ditunjuk untuk bertanggungjawab untuk hal tersebut. Organisasi
dapat memilih untuk memenuhi permintaan informasi dan merekam
keputusan tersebut. Pada umumnya, suatu organisasi akan
melakukan yang terbaik untuk menanggapi komunikasi dengan niat
baik dari pihak berkepentingan tentang isu-isu, komentar, dan
permintaan informasi. Namun demikian, organisasi dapat tidak perlu
menanggapi seluruh permintaan tersebut, khususnya permintaan
informasi yang dilandasi oleh niat buruk atau jika informasi yang
diminta adalah informasi yang sensitif.

40
Jenis-Jenis Pertemuan dalam Bekerja Bersama dengan Tim
Dalam melaksanakan bekerja bersama dengan tim yang efektif, tidak akan
terlepas dari sebuah pertemuan. Jenis-jenis pertemuan dalam meningkatkan
kerjasama dengan tim dalam perkantoran dibagi dalam beberapa jenis, yaitu:
1. Pertemuan informal
Pertemuan informal ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi. Sebagai
contoh pertemuan keluarga, arisan (kadang-kadang pertemuan keluarga
dan arisan sering dijadikan lahan bisnis), pertemuan bisnis yang
dilakukan tanpa sengaja/ tidak terencana.
2. Pertemuan formal
Pertemuan formal ialah pertemuan yang bersifat resmi yang
direncanakan terlebih dahulu dengan mengikuti prosedur pertemuan.
Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.
a. Diskusi
Diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu
masalah.
Beberapa macam diskusi, yaitu:
1) Diskusi kelompok
Diskusi kelompok biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah
peserta. Kelompok dapat terjadi atas kesamaan profesi, status,
usia, jenis kelamin, atau latar belakang sosial budaya. Misalnya,
diskusi kelompok yang diselenggarakan disekolah atau di kelas,
dalam rapat.
2) Diskusi pleno
Diskusi pleno merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh
segenap kelompok-kelompok yang ada.
3) Diskusi panel
diskusi panel adalah 'bentuk diskusi yang didahului dengan
penyampaian uraian atau pembahasan masalah oleh beberapa
ahli dihadapan khalayak, pendengar (siaran radio), atau penonton
( televisi).

41
b. Debat
Debat adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai
suatu pokok masalah, masing-masing peserta saling memberikan
alasan untuk mempertahankan pendapatnya.
c. Kongres
Kongres ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi)
untuk berpikir bersama dan mengambil keputusan mengenai suatu
masalah. Kongres sering juga disebut muktamar atau rapat besar.
d. Simposium
Simposium ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat
mengenai suatu masalah dengan sudut pandang tertentu atau
sederajat pidato-pidato dari beberapa pakar.
e. Seminar
Seminar merupakan pertemuan atau persidangan untuk membahas
suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli dan
sebagainya).
f. Konferensi
Konferensi adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan
tujuan berpikir bersama sehingga mencapai suatu keputusan
bersama.
g. Lokakarya
Lokakarya adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu
masalah sesuai bidang keahliannya.
h. Rapat
Rapat sebagai salah satu bentuk proses berpikir bersama,
menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan masalah
yang menyangkut kepentingan bersama.
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa
unsur, di antaranya:
1. tujuan rapat
2. masalah yang dirapatkan pemimpin rapat
3. peserta rapat

42
4. media rapat
5. notulis atau sekretaris
6. Masalah yang dirapatkan
7. Pemimpin rapat
Tipe-tipe pemimpin rapat:
a. Tipe otoriter
Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang
mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa,
paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan
hanya ditentukan dirinya.
b. Tipe demokratis
Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat
adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta
untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau
saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok,
pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan
peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada
para peserta kelompok.
c. Tipe laissez faire
Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat
memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk
mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam
menyelesaikan masalah.
Tipe Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
1) Tipe pemersatu
penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar,
tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.
2) Tipe perantara

43
 Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung
antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan
maupun kelompok.
3) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta
rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif
dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat
pendiam (jarang berbicara).
4) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat
mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan
bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain
karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani
sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok
sendiri maupun di luar kelompok.
5) Tipe inisiatif
Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi
serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut
memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.
6) Tipe pemberi informasi
Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi
informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai
pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah
bergaul, dan dapat dipercaya.
7) Tipe penyerang
Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang
terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan
sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan
dan perpecahan.
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul

44
 3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima basil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
1. Media rapat
Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam
suatu rapat balk rapat dengan peserta yang sedikit maupun
peserta rapat yang berjumlah banyak. Beberapa contoh media
rapat, antara lain:
a. ruangan, meja, dan kursi;
b. lampu penerangan;
c. papan tulis/white board;
d. flip chart;
e. sound system;
f. ballpoint;
g. buku;
h. kertas;
i. pensil;
j. OHP (over head projector);
k. komputer;
l. dan lain-lain
2. Notulis atau sekretaris
Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis
atau sekretaris
Beberapa jenis rapat, yaitu:
a. Rapat akbar yaitu rapat raksasa.
b. Rapat anggota yaitu sidang diadakan untuk anggota perserikatan,
partai, dan sebagainya.
c. Rapat kerja mempunyai arti:
1) sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan
bidang pekerjaan yang dihadapi.
2) pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan
dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

45
 d. Rapat kilat mempunyai arti:
1) sidang yang berlangsung dengan mendadak
2) sidang yang berlangsung dalam waktu singkat
e. Rapat lengkap adalah rapat yang dihadiri oleh segenap
anggota,seksi, dan pengurus; rapat pleno.
f. Rapat paripurna adalah rapat lengkap anggota dan pimpinan dan
merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan
tugas.
g. Rapat paripurna luar biasa ialah rapat paripurna yang diadakan
dalam masa reses. Reses adalah masa perhentian sidang
(parlemen); masa istirahat dari kegiatan bersidang.
h. Rapat pleno adalah rapat lengkap.
i. Rapat raksasa ialah rapat besar untuk umum, biasanya diadakan
di lapangan terbuka yang luas; rapat samudera.
j. Rapat samudera adalah rapat raksasa.
k. Rapat terbuka ialah rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang;
rapat umum.
l. Rapat umum ialah rapat untuk semua orang; rapat terbuka.
3. Pertemuan individu
Pertemuan individu ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara
perorangan, tidak mewakili :rganisasi atau perusahaan.
4. Pertemuan rutin
Pertemuan rutin ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang
teratur dan tidak ber-::bah-ubah.
5. Pertemuan kepanitiaan
Pertemuan kepanitiaan adalah pertemuan yang lakukan oleh kelompok
orang yang ditunjuk atau pilih untuk mempertimbangkan atau mengurus
hal-hal yang ditugaskan kepadanya.

setelah mengetahui efektifitas komunikasi dalam tim, maka beberapa

prisip bekerja sama dalam satu tim juga perlu diperhatiakan, diantaranya
adalah :

46
 a. Saling menghargai antar sesama anggota tim, memungkinkan
anggota tim mengeluarkan semua kemampuannya.
b. Mempunyai komitmen dan kepentingan yang sama, komitmen yang
berdasarkan kepentingan bersama, sehingga jelas bagi seluruh
anggota bahwa pekerjaan dilakukan sesuai komitmen yang telah
disepakati.
c. Mengembangkan peraturan yang jemas dan transparan
d. Mampu mengendalikan diri dan menjaga keseimbangan antara
emosi dan pikiran
e. Saling mendukung antara anggota tim yang akan membuat tim
menjadi lebih bersemangat dalam bekerja
f. Bersikap terbuka dan saling percaya
g. Selalu berkoordinasi sebelum memutuskan

C. Soal Latihan
1. Hubungan dan kerjasama yang bisa diakukan oleh pemerintah mengavu
pada kemajuan teknologi informasi, terdapat beberapatipe hubungan.
Sebutkan!
2. Prinsip kerjasama yang perlu diterpkan dalam bekerja bersama tim adalah?

D. Rangkuman
Semakin modern suatu kantor, maka sifat dan cakupan kegiatannya pun semakin
rumit, secara tidak langsung maka semakin banyak informasi yang dapat diakses.
Sehingga semakin luas jaringan yang dapat dibangun dan semakin tinggi peluang
kerjasama dan koordinasi yang dapat dilakukan dengan organisasi lain, dengan
pemerintahan luar negeri, dengan lembaga swadaya masyarakat (LSM) dan
dengan warga masyarakat. Kantor yang dapat embangun keunggulan bersaing
antara organisasi dengan organisasi lainnya, kantor yang mampu mengadopsi
perubahan dan mengatasi tantangan global yang dihadapinya, serta semakin
diakui keberadaannya.

47
 Bentuk kerjasama pemerintah antar negara, berdasarkan jumlah negara
yang mengadakan dibedakan menjadi dua macam, yaitu : kerjasama Bilateral dan
multilateral. Kerjasama biateral adalah kerjasama antara satu negara dengan
negara tertentu. Kerjasama multilateral adaah kerjasama yang dilakukan oleh
banyak negara.

48
 BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu
proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi adalah
proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos,
dengan telepon, teleks, pelayanan pesuruh, atau sarana-sarana lain. Istilah
komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai meliputi
hanya hal-hal yang demikian jelas seperti surat-surat dan hubungan-hubungan
telepon kepada dan dari orang-orang di luar perusahaan.
Pada zaman globalisasi seperti sekarang ini, pastinya begitu banyak
tantangan dalam dunia kerja perkembangan teknologi salah satunya dari
antangan komunikasi globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai serta
organisasi yang berbasis tim.
Sebagian besar komunikasi administrasi perkantoran diterima atau dimulai
oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer
perkantoran mempunyai tanggung jawab untuk memelihara suatu pelayanan
komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.

B. Tindak Lanjut
Berbekal hasil belajar pada modul Komunikasi dan Kerjasama, peserta
diharapkan mampu menerapkan seoptimal mungkin komuniasi dan prinsip
kerjasama dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran berbasis
teknologi informasi, guna peningkatan kinerja di instansinya.

49
 DAFTAR PUSTAKA
Badri M. Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Surabaya : Erlangga
Badan penelitian dan pengembangan sumberdaya manusia, 2012, Pemanfaatan
TIK dalam kegiatan Pengelolaan informasi Publik, Modul Pelatihan
Budaya Dokumentasi kementerian komunikasi dan informatika-RI.
Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi Offset
Handayanigrat, Soewarno. 1988. Pengatur Ilmu Adminstrasi Manajemen.
Jakarta: CV Masassung
Hubeis, Musa, et all. 2012. Komunikasi Profesional. Bogor: PT Penerbit IPB
Press
Jiwanto, Gunawan. 1985 Komunikasi Dalam Organisasi. Yogyakarta: kanisius
Mills, dkk 1991. Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Binarupa Aksara
Prasetyo, Dono, 2011, Menerapkan Standar Layanan Informasi Publik pada
Pemerintah Daerah, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan
Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011.
Purwanto, Djoko. 2003.Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gelora Aksara Prata
Sastradipoera, K. 2001. Asas-asas Administrasi perkantoran. Bandung: Kappa
Sigma.
Siswandi.2011.Aplikasi Manajemen Perusahaan.Jakarta: Mitra Wacana Media
Soesanto, S. 2001. Administrasi Kantor Manajemen dan Aplikasi. Jakarta:
Djambatan
Soetrisno, dan Brisma, 2009, Manajemen perkantoran Modern, Modul diklat
Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara-
Republik Indonesia.
Suranto, AW., 2011, Komunikasi Interpersonal, Jakarta: Graha ilmu

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit

Liberty dan Yayasan studi ilmu dan teknologi.

Wursanto, I.G., 1987, Etika Komunikasi Kantor, Yogyakarta; Kanisius

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negra dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia, 2011, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No.28 tahun 2011
tentang Pedoman umum pengelolaan komunikasi organisasi di
lingkungan instansi pemerintah.

50