MANUAL DE ADMINISTRACIÓN

MÓDULO POA
Sistema Poa Presupuesto
Contenido
OBJETIVOS .................................................................................................................. 2

DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO.............................................................. 2

2.1. INGRESO AL SISTEMA ............................................................................................ 2

2.2. INICIO DE SESIÓN ................................................................................................... 3 1

2.3. MENÚS DE NAVEGACIÓN Y OPCIONES PRINCIPALES ..................................... 4

GESTION DE LA ADMINITRACION DEL MODULO POA .......................................... 5

3.1. Gestión de la Estructura del POA ............................................................................. 7

3.2. Adicionar una Nueva Estructura: .............................................................................. 8

3.3. Gestión de los Usuarios del POA .............................................................................. 9

3.4. Gestión de la Formulación del POA ........................................................................ 10

3.4.1. Acción Mediano Plazo ......................................................................................... 11

3.4.2. Acción Corto Plazo .............................................................................................. 14

3.4.3. Operación............................................................................................................. 16

3.4.4. Actividades ........................................................................................................... 17

3.5. Validación de Formulación ...................................................................................... 17

3.5.1. Información de la Validación ............................................................................... 18

3.6. Gestión de las Modificaciones del Poa ................................................................... 21

3.6.1. Creación ............................................................................................................... 22

3.6.2. Revisión ............................................................................................................... 23

3.6.3. Validación ............................................................................................................. 24

3.7. Gestión del Seguimiento ......................................................................................... 26

3.7.1. Estructura Seguimiento ....................................................................................... 26

3.7.2. Registro de alcances realizados.......................................................................... 27

3.7.3. Evaluación............................................................................................................ 30
 OBJETIVOS

El presente manual de administración tiene como objetivo establecer los

pasos específicos para la administración del Sistema Poa Presupuesto,
implementado en el Ministerio de Justicia y Transparencia Institucional. Cada
2
opción será explicada de una forma práctica y con ilustraciones para su mejor
comprensión.

DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO

2.1. INGRESO AL SISTEMA
Para acceder al Sistema Poa Presupuesto se debe contar con los
siguientes requisitos:

 Una conexión de red dentro de la institución.

 Un navegador Web actualizados de preferencia Google Chrome o

Mozilla Firefox.

 Un usuario registrado en el Sistema de Información Global de

Ministerio de Justicia y Transparencia Institucional

 Permisos de registrador de poa para el usuario logueado

Posteriormente se debe abrir el navegador web y en la barra de navegación

debe ingresar la siguiente dirección Web:

Enlace: pp.justicia.gob.bo
Una vez escrita correctamente la dirección web ingresamos al mismo y
aparecerá la siguiente pantalla de inicio de sesión.

2.2. INICIO DE SESIÓN

Como una medida de seguridad solo pueden ingresar al sistema funcionarios
autorizados por la institución que ya cuenten con un nombre de usuario y la
contraseña correspondiente.

3
Cuadro de inicio de sesión: en este cuadro se debe rellenar los siguientes
datos de inicio de sesión:

1 Escribir en nombre de usuario que se le fue asignado.

2 Escribir la contraseña que corresponda
3 Luego de rellenar los datos para iniciar la sesión haga clic en el botón
“Ingresar”.
4
Observaciones:

En caso de que los datos de usuario o contraseña sean erróneos el sistema

responderá mostrándole una alerta acerca del error.

2.3. MENÚS DE NAVEGACIÓN Y OPCIONES

PRINCIPALES
Luego de haber iniciado sesión correctamente le aparecerá la siguiente pantalla
principal de inicio con todas las funcionalidades del sistema:

1
1 1 MENÚ LATERAL DE NAVEGACION

El menú lateral ayudara a direccionar e ingresar fácilmente a las

diferentes secciones del módulo.

5
2 PANEL DE NAVEGACION PRINCIPAL 5

El panel principal de navegación nos muestra el acceso directo a los

diferentes módulos dentro el sistema

3 BARRA DE OPCIONES DE USUARIO

En la parte superior derecha se visualiza el nombre del usuario logueado.

Se hacemos clic en esta opción se nos desplazara las siguientes opciones:

 Perfil: En esta opción nos direccionara a nuestro perfil de usuario.
 Cerrar sesión: Esta opción es una de las más importantes, ya que le
permitirá salir del sistema de forma correcta.

GESTION DE LA ADMINITRACION DEL MODULO POA

Para gestionar la administración del módulo poa debe tener el rol (ROLE POA
ADMINISTRAR) y los permisos correspondientes además de que solo podrá
ver el panel de poa presupuesto si y solo si cuenta con los mencionados
permisos, a continuación, se mostrará el panel principal del módulo POA
 1. Después de ingresar
al sistema solo podrá
ver este panel si
cuenta con los 6
permisos necesarios

Luego de ingresar al panel POA-PRESUPUESTO nos mostrara la

siguiente pantalla:

Panel Principal POA

3.1. Gestión de la Estructura del POA

Para acceder a las funciones de gestión de estructura del POA

debemos seguir el siguiente paso una vez ingresando al SUB MODULO
FORMULACION mencionado anteriormente:

7
1. Hacer clic en
Estructura

Esta opción nos mostrara la siguiente pantalla:

Crear una nueva

Estructura
Opc. De modificación

Lista de la Estructura del

POA
La estructura del poa Refleja los diferentes niveles que habran durante
una gestion, por ejemplo la estructura del la formulacion del poa 2018
es :
1. Accion a Mediano Plazo 16-20 : nivel 0, se registra cada 5 años
2. POA 2018: nivel 1, se debe registrar cada año
3. Accio Corto Plazo: nivel 2, se debe registrar cada año, la
8
denominacion puede ser modificada rapidamente sin afectar al
modulo
4. Operación : nivel 3, se debe registrar cada año, la denominacion
puede ser modificada rapidamente sin afectar al modulo
5. Actividades : nivel 4, se debe registrar cada año, la
denominacion puede ser modificada rapidamente sin afectar al
modulo

3.2. Adicionar una Nueva Estructura:

Para poder realizar la creación de una nueva Estructura ir al botón “Registrar

Nueva Estructura” el cual nos mostrara la siguiente vista o formulario

7
 1.- Nombre de la estructura: Denominación de la estructura o nivel dentro
del poa.
 2.- Abreviatura Sigla: sigla de la estructura poa (A.C.P, Ope, …)
 3.- Nivel Estructura: Nivel de la estructura a crear.
 4.- Fecha Inicio: Fecha inicio de la estructura
 5.- Fecha Fin: Fecha Fin de la estructura 9
 6.- Estructura Padre: campo de selección para elegir debajo de quien
estará la nueva estructura dentro el modulo
 7.- Guardar y Registrar: una vez realizado los anteriores pasos para
guardar el registro debe presionar este botón.

3.3. Gestión de los Usuarios del POA

Para tener un mejor control de los usuarios el administrador de poa podrá
ver los usuarios del módulo y los permisos que cuenta el mismo no podrá
editar ni borrar
 3.4. Gestión de la Formulación del POA
Para acceder a las funciones de gestión de Formulación del POA
debemos realizar el registro de la estructura del POA señalado en el
punto 2.7.1 del manual, luego debemos ingresar en:

10
1

1 MENÚ PINCIPAL DE NAVEGACION

1

El menú principal muestra la estructura actual de POA además de

mostrar la cantidad de registros de cada nivel.

5
2 SECCION DE VISTA RAPIDA

En esta sección se mostrará los registros nuevos creados para que

sean revisados y/o aprobados de manera más rápida sin ingresar a
cada nivel
 3.4.1. Acción Mediano Plazo

Al ingresar al panel Acción a Mediano Plazo explicado en el punto 2.7.3.

de este manual mostrara la siguiente información

3 11
2

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

1.4
1.4

Breve explicación de cada sección de esta vista.

Tabla de Acciones a Mediano Plazo registrados, se puede
1
observar:

1.1. Código de Acción a Mediano Plazo

1.2. La Denominación de la Acción a Mediano Plazo.
1.3. La unidad Organizacional que creo el registro.
1.4. La ponderación %
1.5. El estado si esta revisado y/o aprobado.
1.6. Las Acciones de Editar, Revisar y/o Aprobar.

2 Nuevo Acc. Med. Plazo, al ingresar y pulsar este botón nos

abrirá un formulario para realizar el registro siguiente.
 1

2 12

 1.- Código. Acc. Med. Plazo: campo autogenerado correlativo de la

cantidad de registros dentro este nivel.
 2.- Denominación Acción a Mediano Plazo: en este campo se deberá
realizar el registro de la denominación del nuevo Acc. Med. Plazo.
 3.- Unidad Organizacional: campo de selección en donde se asignará la
unidad organizacional a la nueva Acc. Med. Plazo.
 4.- Guardar y Registrar: una vez realizado los anteriores pasos para
guardar el registro debe presionar este botón.

3 Ponderación: una vez registrados todas las acciones a mediano

plazo se podrá registrar las ponderaciones al presionar el botón nos
saldrá la siguiente vista
 13
1
2

3
4

 1.- Denominación: Campo en donde se listan las Acc. Med. Plazo creado.
 2.- Ponderación: campo en donde se debe registrar la ponderación en (%)
del listado presentado en la parte izquierda.
 3.- Total Ponderación: se generará automáticamente controlando que la
suma de las ponderaciones de la lista no sobrepase el 100% en el caso de
que por error la suma sobrepase el 100% saldrá la siguiente alerta
avisando que debe revisar las ponderaciones.
  4.- Guardar y Registrar: una vez realizado los anteriores pasos para
guardar el registro debe presionar este botón.

3.4.2. Acción Corto Plazo

Al ingresar al panel Acción a Corto Plazo explicado en el punto 2.7.3.

14
de este manual mostrara la siguiente información

1.1
1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
1.4
1.4

Breve explicación de cada sección de esta vista.

Tabla de Acciones a Mediano Plazo registrados, se puede
1
observar:

1.1. Código de Acción a Mediano Plazo y código Acción Corto

Plazo
1.2. La Denominación de la Acción a Corto Plazo.
1.3. La unidad Organizacional que creo el registro.
1.4. La ponderación %
1.5. El estado si esta revisado y/o aprobado.
1.6. Las Acciones de Editar, Ver Indicador, Revisar y/o Aprobar.

2 Ponderación: una vez registrados todas las acciones a corto

plazo se podrá registrar las ponderaciones al presionar el botón nos
saldrá la siguiente vista.
 15
2
1

 1.- Denominación: Campo en donde se listan las Acc. Corto. Plazo

creado.
 2.- Ponderación: campo en donde se debe registrar la ponderación en (%)
del listado presentado en la parte izquierda.
 3.- Total Ponderación: se generará automáticamente controlando que la
suma de las ponderaciones de la lista no sobrepase el 100% en el caso de
que por error la suma sobrepase el 100% saldrá la siguiente alerta
avisando que debe revisar las ponderaciones.
  4.- Guardar y Registrar: una vez realizado los anteriores pasos para
guardar el registro debe presionar este botón.

3.4.3. Operación
16
Al ingresar al panel Operación explicado en el punto 2.7.3. de este
manual mostrara la siguiente información

1.1
1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
1.4 1.4

Breve explicación de cada sección de esta vista.

Tabla de Acciones a Mediano Plazo registrados, se puede
1
observar:

1.1. Código de Acción a Corto Plazo y código Operación

1.2. La Denominación de la Operación.
1.3. La unidad Organizacional que creo el registro.
1.4. La ponderación %
1.5. El estado si esta revisado y/o aprobado.
1.6. Las Acciones de Editar, Revisar y/o Aprobar.
 3.4.4. Actividades

Al ingresar al panel Acción a Corto Plazo explicado en el punto 2.7.2.

de este manual mostrara la siguiente información

17

1.1
1.2 1.3 1.4
1.5 1.6
1.4
1.4

Breve explicación de cada sección de esta vista.

Tabla de Actividades, se puede observar:
1

1.1. Código de Operación y código de Actividad

1.2. La Denominación de la Actividad.
1.3. La unidad Organizacional que creo el registro.
1.4. La ponderación %
1.5. El estado si esta revisado y/o aprobado.
1.6. Las Acciones de Editar, Ver Indicador, Revisar y/o
Aprobar.

3.5. Validación de Formulación

Una vez que las unidades organizacionales revisen las formulaciones se
notificara que se deben validas los objetivos registrados, la lista aparece en el
segundo panel del sub módulo Formulación (Elaboración).
 18

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Breve explicación de cada sección de esta vista.

1.1. Nombre de la unidad organizacional

1.2. Fecha del envió de la formulación
1.3. Estado de la formulación.
1.4. Estructura Poa
1.5. Acciones (ver información).

3.5.1. Información de la Validación

Al ingresar a la acción ver información señalada en el punto de arriba 2.7.4 se

despliega la siguiente información.
 1
3

19

1.1

1.2

Breve explicación de cada sección de esta vista.

Información general:
1

 Nombre de la unidad organizacional

 Acción a corto plaza
 Denominación de la ACP
 Fecha de creación y estados de la formulación
Tabla de datos
2
1.1. Código de la operación.
1.2. Información de la Actividad e indicadores.
 Reportes tres tipos de generación de PDF contemplando los tres
3
es estados de la formulación.

En esta vista se debe realizar la acción de validar de la siguiente secuencia

de pasos:
1. Validar todas las actividades
20

2. Enviar la validación
Una vez validado se debe enviar la validación

Al hacer presionar el botón enviar validación saldrá la siguiente alerta

En el caso de que no se obtengan observaciones simplemente presionar si,
enviar en caso contrario se debe ingresar el comentario y luego enviar, esta
acción notificara al área que su formulación tiene una observación, esto se
reenviara por el área y se deberá seguir el paso 1 entrando en un ciclo hasta
que no tenga observaciones, cuando se envía con observación el mensaje
saldrá en la información.
21

3.6. Gestión de las Modificaciones del Poa

Dentro de este sub-modulo cabe recalcar que las áreas o unidades
organizacionales son las únicas q pueden crear modificaciones al POA, las
unidades que crearon las acciones a corto plazo son los revisores de las
modificaciones y la Dirección general de planificación es quien valida la
modificación
Veamos el flujo
 3.6.1. Creación
Una vez ingresando al sub módulo de modificación las unidades verán la
siguiente pantalla principal

22

Breve explicación de cada sección de esta vista.

Nuevo:
1

Solo se puede crear modificaciones, mientras no haya una

pendiente por revisar/validar

2 Tabla con información

 Estructura
 Fecha de envió
 Estado
 Acciones ver modificación
Ingresando a ver modificación se puede añadir actividades/indicadores, editar
e inhabilitar actividades/indicadores
 23

Se verán los estados en cada registro (INICIAL, ACTIVO/INACTIVO, MODIFICACDO,

NUEVO), como recordatorio si se añade un registro se debe ponderar
nuevamente al conjunto una vez terminado la modificación solo se debe enviar
para la revisión al igual que en la formulación
NOTA: en caso de la necesidad de crear una nueva operación solo
pueden ser realizados por usuarios de los viceministerios

3.6.2. Revisión

Una vez enviado la creación el usuario con permisos recibirá una notificación

Haciendo clic en el mensaje nos redirigía a la pantalla mostrada arriba en la

cual se debe proceder a la revisión
Y viendo todas las actividades nuevas y las modificadas para luego si todo
esta correcto o si hubiera una observación se envié las mismas este proceso
es el mismo explicado en el proceso de formulación
 1 24

3.6.3. Validación

Finalmente, una vez revisado la modificación los usuarios de planificación

igual recibirán la siguiente modificación indicando que la revisión de la
modificación fue exitosa

Haciendo clic en la notificación se puede observar la información en la

siguiente pantalla
 25

Al igual que en el proceso de formulación se debe validar la información, pero en

este caso no es registro por registro si no directamente al final de la página nos
mostrara un botón el cual al presionar nos abrirá una ventana para que registremos
si hay una observación o no en el caso de no contar con la observación como último
paso no pedirá algún documento que valide la modificación

2 3
 26
En caso de que todo este correcto la reformulación o modificación del POA
debe estar Activo y mostrar la información de arriba

3.7. Gestión del Seguimiento

Este sub modulo ayudara en el proceso de seguimiento crear solicitar y
evaluar la información de ejecución física del POA inicial mente veremos cómo
va el flujo y se explicara los alcances y funcionalidades de cada paso

3.7.1. Estructura Seguimiento

Ingresando al sub módulo de seguimiento obtenemos la siguiente pantalla
principal

Dos paneles en el primero solo se ven la estructura de seguimiento y en el

segundo los seguimientos disponibles creados
Para crear un seguimiento debemos ingresar al primer panel y presionar en
crear seguimiento esto nos solicitara la siguiente información

27
2

 1.- Texto seguimiento: nombre distintivo del seguimiento.

 2.- Estructura padre: elegir la POA para el seguimiento a crear.
 3.- Estructura Analizar: dentro la estructura padre se debe elegir la
estructura con nivel más bajo en Gral. Actividades.
 4.- Fechas: rango de fechas para el seguimiento puede ser mensual –
trimestral o semestral según requerimiento.
 5.- Guardar: una vez realizado los anteriores pasos para guardar el
registro debe presionar este botón.

3.7.2. Registro de alcances realizados

Una vez creado el seguimiento como siguiente paso es habitar un límite de
tiempo al área para para que puedan registrar el seguimiento al igual que en
la carga de formulación pasado ese límite ya no se puede cargar más hasta
que se le vuelva a reasignar otra fecha.
Ingresar a estructura poa en sub modulo formulación, poa y subestructura a
modificar una vez dentro buscamos el área en el panel derecho
Y seleccionamos en el icono editar
 28

Simplemente editar 3 campos de la última fila

 Seleccionar el seguimiento a cargar
 El tiempo de inicio y fin para cargar y enviar el seguimiento
 Finalmente guardar y automáticamente la unidad recibirá una
notificación y el tiempo restante
Ingresando a la notificación el área puede ver la siguiente pantalla en donde se
debe realizar las siguientes acciones

29

Aparte de la información de actividades e indicadores se pueden ver 6 columnas

1. Meta anual del indicador
2. Ponderación de la meta debe sumar 100% por actividad
3. Cantidad programada esto es acumulativo hasta la fecha final del
seguimiento creado
4. Cantidad alcanzada es igual acumulativo
5. % eficacia se calcula automáticamente por cada registro q se realiza
6. Acciones la única opción es registrar ejecución la cual no muestra y solicita
la siguiente información
 30

Nos muestra solamente información dentro las fechas que se plantearon en la

ceración del seguimiento en este caso se muestra trimestralmente los únicos
campos en donde se pueden registrar datos son en cantidad alcanzada hay
observaciones, una vez guardada esta información y si todavía no fue enviada
o el tiempo para la carga esta vigente se puede editar.
Al igual que en los dos procesos de elaboración/Formulación y modificación
se envía el seguimiento y pasa por un proceso de revisión y validación.

3.7.3. Evaluación

Una vez revisado el seguimiento por parte de los viceministerios llegara una
notificación a la DGP
Ingresando a la notificación podemos ver la siguiente pantalla en donde

31
1
2

Se debe hacer clic en validar y notificar si hubiera observaciones en caso

contrario validar y el área será notificada con el siguiente mensaje

Ahora una vez recibida la información de todas las reas de un viceministerio

podemos ver la ejecución en cuadros ingresando con un usuario
administrador poa
 1

32
3

3 paneles con la siguiente información

 Panel de selección un área dentro estructura acción corto plazo
 Panel de información que aparece cuando seleccionamos el botón buscar
 Panel de revisión aquí tenemos los seguimientos revisados y validados si
queremos volver a verlos

Seleccionando u área podemos ver en el segundo panel

Cuadro de ejecución física por actividades, operaciones y acciones a corto

plazo además de un gráfico, el mismo puede ser impreso o simplemente
descargar el grafico columna de evaluación con la siguiente regla
 E.S. Ejecución Satisfactoria

E.R.
Ejecución Regular
Ejecución Satisfactoria
E.B.
Ejecución Baja
Sin Programación
S.P.

El reporte impreso cuenta con gráficos

33