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Gestão Eficaz do Tempo

Carga horária: 1 hora

Palestrante: Ernesto Artur Berg
Pós-graduado pela FVG de Brasília, graduado em Administração e Sociologia.
Consultor de empresas, palestrante, articulista, autor de vários livros,
especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do
tempo, criatividade na tomada de decisão, administração de conflitos.
Editor do site www.quebrandobarreiras.com.br voltado para a área de
administração e negócios.

Conteudista: Denise Tozzi da S. Chemin

Especialista em Gestão Estratégica de Pessoas pela FAE, graduada em

Administração de Empresas pela UTP-PR. Atua no treinamento e
desenvolvimento de equipes no O Boticário S/A.

Canal: AD

Apresentação

Olá! Seja bem vindo ao curso Gestão Eficaz do Tempo. Nesta aula
vamos perceber o que é necessário para o bom uso do tempo, ou seja, a
Gestão do Tempo. Vamos analisar alguns fatores que contribuem para
melhorar a qualidade de vida.

Objetivos do curso
• Identificar onde e como o tempo é utilizado;
• Verificar quando o tempo está sendo desperdiçado;
• Identificar os fatores que contribuem para a melhor gestão do tempo;
• Conhecer novos hábitos que o ajudarão nas tarefas do dia a dia.

Mapa do Curso
I INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 4
1. Viver o presente................................................................................................. 5
2. Novos hábitos .................................................................................................... 7
3. Metas.................................................................................................................... 8
4. Planejamento...................................................................................................... 8
5. Pressa .................................................................................................................. 9
6. Seu local de trabalho ...................................................................................... 10
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7. Identifique o que consome seu tempo........................................................ 11

8. Fatores internos e externos .......................................................................... 12
9. Indecisão ........................................................................................................... 13
10. Dizer “não”.................................................................................................... 14
II CONCLUSÃO .................................................................................................... 16
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I INTRODUÇÃO

Certamente, em algum momento da vida, alguém desejou ter mais horas

a seu dispor, seja porque estava aproveitamento um momento feliz e quisesse
prolongá-lo ou porque estava com tanto trabalho que sozinho, somente com 24
horas, não seria capaz de terminá-lo.
O fato é que a forma como utilizamos nosso tempo poderá contribuir
para que o trabalho seja feito e que o lazer esteja garantido, ambos de forma
equilibrada. Isso é fácil?! Talvez sim, talvez não!

Na teleaula, você poderá observar como trabalhar

com o tempo a seu favor e, também, o que interfere no bom
uso que poderia fazer do seu tempo. A possibilidade de
realizar tudo de que você precisa ou tudo o que deseja, sem
grandes sacrifícios, depende da forma como você utiliza seu
tempo. Sacrificar não é simplesmente perder aquele
programa preferido, mas perder o tempo com as pessoas
lhe são caras.

Nesta apostila, vamos verificar alguns fatores que ajudarão na gestão do

tempo. Entretanto, tenha em mente que hábitos de uma vida inteira não são
alterados em uma semana. Leva algum tempo, mas acredite, se houver
empenho, dedicação e entusiasmo, será possível sim! Você tem um tempo
para esta leitura?
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1. Viver o presente

“Quando eu era pequena, meu pai me levaria para pescar com

ele. Só nós dois. Mas ele teve problemas no escritório. Não me levou. Não deu
tempo. Minha mãe ia me ensinar a pintar como só ela sabia. Mas os afazeres
domésticos eram muitos. Não me ensinou. Não deu tempo. Meus avós viriam
nos visitar para ver minha expressão no momento em que eu ganhasse minha
primeira bicicleta. Mas eles tinham compromissos com seu jardim. Não vieram.
Não deu tempo. Agora vou me casar, gostaria de dizer aos meus pais quanto
eu os amo, como eles foram importantes para mim, mas meu noivo está
tocando a buzina do carro lá fora para a gente ir contratar o fotógrafo. Não vai
dar tempo”.
Citação de Ermma Bombeck, escritora norte-americana,
Administração do Tempo, Marcílio Dias.

Você já passou por alguma situação parecida?

Diariamente, é possível encontrar pessoas

lamentando o tempo perdido e, realmente, este não volta
mais. No entanto, o pesar pelo passado, pelo que já
passou, também está inviabilizando o momento
presente.
O momento presente é uma dádiva, por isso, chama-se presente!
Deixar o pensamento voltado para remorsos ou ainda para
preocupações futuras e não fazer nada no momento presente é como deixar o
motor de um carro funcionando dentro da garagem: acabará com o
combustível, danificará o veículo, prejudicará o motor sem que o carro tenha
sequer saído do lugar.
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O tempo trabalhará sempre a seu favor, desde que você faça a sua
parte!
Portanto, aqui vai uma dica: Organização! Se não houver organização
torna-se difícil identificar os fatores que comprometem o uso do tempo e, pior,
no final haverá aquela sensação de que o dia passou e você não sabe o que
fez, o que produziu. Então, por que tanto cansaço?
Caminhando ao lado da organização está a disciplina. Sem esta, torna-
se praticamente impossível lidar com a grande quantidade de atividades que
nos exige dedicação e resultados positivos. A falta de disciplina torna-se
perigosa quando sugere alto otimismo quanto à própria capacidade de
execução, com comentários do tipo: “Na última hora eu sempre consigo
produzir muito mais do que em três semanas que costumo ter”. Ou ainda; “Se
eu não fizer, ninguém será capaz de fazer”.
Sem disciplina, a pontualidade torna-se uma ideia vaga, geradora de
desculpas. Sem ela, não há controle dos próprios horários e abre-se espaço
para decisões precipitadas e sentimentos de insegurança.
Se você observar, tudo que funciona no Universo tem disciplina, os
astros, as águas, os relógios... Imagine como seria o trânsito sem qualquer
ordem ou disciplina...
O tempo nos é dado e aquilo que fazemos com ele depende de nós! De
seu bom ou mau uso, teremos bons ou maus resultados!

Administrar bem o tempo não significa trabalhar mais.

Significa reservar tempo para fazer aquilo que você quer!
Significa satisfazer suas necessidades vitais.
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2. Novos hábitos

Esta aula já indicou alguns caminhos para a administração do tempo. É

hora de fazer uma reflexão sobre o que você leu e sobre o seu dia a dia.
Vamos lá?

O que é, para você,

administrar bem o Tempo?

Administrar bem o tempo não significa trabalhar

arduamente, significa trabalhar de forma direcionada para os
objetivos que deseja atingir. É tomada de consciência, ou seja, é,
em primeiro momento, a administração de nós mesmos. Como
isso ocorre? Observando-nos, avaliando-nos, revendo nossos
hábitos e rotinas diárias, descobrindo o que pode o que deve ser
mudado e melhorado. O hábito nasce da repetição, e sem
motivação, não há bons hábitos.

Por falar em hábitos, os hábitos são respostas automatizadas a

situações repetitivas. Às vezes, eles perduram, apesar de não mais serem
necessários. Convidamos você a participar de um desafio que reflete suas
atitudes!
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3. Metas

Você sabe quais são suas metas?

Meta é onde você quer chegar! Não tenha dúvidas,

haverá obstáculos que você terá que superar para atingi-
las. No entanto, o prazer de atingir uma meta é altamente
compensador! Se é verdade que qualquer porto serve para
o navio que não sabe para onde vai, também é verdade
que todas as portas se abrem para aquele que sabe para
onde se dirige. Em nossas vidas, temos que ter, no
mínimo, uma meta, um ponto na vida onde se quer chegar.

4. Planejamento

Segundo Ackiff (1978), planejamento é algo

que fazemos antes de agir, isto é, tomada antecipada
de decisão. É um processo de decidir o que fazer e
como fazê-lo, antes da ação em si.

Já o planejamento estratégico, na visão de Stoner (1985; 70) “é o

processo de planejamento formalizado e de longo alcance, empregado para se
definir e atingir os objetivos organizacionais”.
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Sempre associamos planejamento somente aos projetos

que são executados nas organizações, no entanto, não planejar a
vida pessoal, também pode comprometer sua vida profissional.
Em tempos de crise, qual o planejamento para sua vida pessoal e
profissional? Você tem um plano B?
Você busca alternativas para gerir melhor seu tempo como um todo ou
apenas para ter condições de assumir mais tarefas? É importante ter em mente
que você é um ser único e é impossível obter equilíbrio priorizando somente
um aspecto de sua vida.

5. Pressa

Via de regra, somos guiados pela pressa e pela velocidade. Como evitá-
la? Como diminuir o ritmo e manter a mesma entrega?
Fazer tudo com pressa não é a solução para gerir o
tempo de forma eficaz. Pensar, planejar e agir no momento
certo fará com que você diminua a pressa. Não postergar o
que deve ser feito permite que você o faça no tempo
adequado.
O estado permanente de pressa gera queda de tônus
vital e da produtividade pessoal.
E o quando o cansaço começa a impossibilitar que você pense de outra
forma? Se você não consegue encontrar uma solução, talvez seja o momento
de tomar um café, fazer uma caminhada ou procurar outra forma de relaxar e
sair um pouco do problema.
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Se for possível, mantenha sempre uma caneta e bloco para anotação,

pode ser que a solução venha antes do que você imagina. Para não esquece-
la, anote-a rapidamente.

6. Seu Local de Trabalho

Se você puder escolher, opte por aquele que contribua para que você
possa desenvolver seu trabalho com qualidade. Alguns fatores possibilitam que
você tenha conforto e concentre sua atenção no que precisa ser desenvolvido,
observe se é um local tranqüilo, bem arejado, com iluminação adequada, sem
itens que possam distraí-lo.
Agora, vamos analisar as condições do seu
local de trabalho:
• Os recursos que você utiliza diariamente estão a seu
alcance?
• Você possui todos os equipamentos de que precisa
para o desenvolvimento de suas atividades?

Seu local de trabalho deve ser tão organizado quando for possível para
que você não perca tempo procurando por algo que deveria ser de fácil acesso.
Tenha em mente que mesa cheia de papéis não
passa a imagem de que você é ocupado e sim de que
não consegue manter a organização, certamente
pesará contra e não a seu favor.
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7. Identifique o que Consome seu Tempo

Para proteger seu tempo de fatores externos você pode utilizar quatro
princípios, vejamos quais são:

1. Princípio do objetivo: Aonde você quer chegar usando seu

tempo com todos esses cuidados? Reflita e tenha a
resposta sempre em mente.

2. Princípio da concentração: Não se afaste do que

esta fazendo enquanto não terminar.

3. Princípio da proteção: Proteja seu tempo. Não

permita que alguém o tire de você.

4. Princípio do controle: Não permita que o tempo

consumido para determinada atividade se
estenda além do limite estabelecido por você,
prejudicando assim, outro compromisso.

Normalmente nós permitimos interrupções desnecessárias na execução

de uma atividade ou projeto. Esteja ainda mais atento para manter a disciplina
necessária.
Os desperdiçadores de tempo mais comuns você já conheceu na
teleaula, trata-se de telefone, e-mails, colegas, entre outros. Para cada um
deles, mantenha os princípios abordados acima.
Vamos ao próximo fator importante para a Gestão do Tempo? Prossiga
sua leitura.
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8. Fatores Internos e Externos

Podemos ainda encontrar esses fatores sob os termos: fatores

endógenos e exógenos. Endógenos são aqueles cujas causas nos são
internas, por exemplo, a procrastinação, a postergação, a insegurança, o
medo, entre outros.
Já os fatores exógenos são aqueles que estão fora, como vimos, são
pessoas, telefones, e-mails, reuniões, entre outros.
Há vários fatores que nos fazem protelar algum trabalho: indiferença,
preguiça, esquecimento, excesso de trabalho. O que nem sempre fica evidente
é o causador de tudo isso – o medo. Sentimos medo de fracassar, do
constrangimento, da rejeição. Alguns em maior outros em menor intensidade,
mas esta emoção, muitas vezes, acaba por sabotar nosso dia a dia e
acabamos por concluir apenas que não sabemos administrar o tempo que
temos de uma maneira eficiente.
Quando for estabelecer seus objetivos, também analise
seus medos. Pergunte-se: “Ele é verdadeiro ou exagerado?”
“Existe alguma coisa que eu possa fazer para aumentar minhas
chances de sucesso?” Os medos que sentimentos diante de uma
situação nova ou de um assunto que não temos domínio e que
causam desconforto ou protelação frequente diminuem quando o encaramos e
examinamos todas as possibilidades de forma realista e sincera.
Desenvolva o hábito de se perguntar: “O que de pior pode acontecer?"
Diante da sua própria resposta, minimize os riscos preparando-se ainda mais.
Vamos analisar a figura abaixo. E aí, você já esteve em uma situação
parecida, em que sentiu muito medo e depois percebeu que não estava
acontecendo o que você imaginava?
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Tente imaginar-se fazendo o que vem adiando, de

forma segura. Imagine-se obtendo o resultado que
espera.

Por exemplo: Se conduzir uma reunião é difícil,

visualize-se conduzindo a reunião e recebendo um
feedback positivo sobre sua atuação. Tente “sentir” a
satisfação, aquela que você sente quando consegue
um bom resultado no que faz.

9. Indecisão

Algumas vezes chega quase a ser dolorido tomar uma decisão, em

outras já há um nível maior de conforto. No entanto, cabe lembrar que todos os
dias você toma decisões, mais simples, mais rápidas, mas o que fazer quando
lhe é exigido tomar grandes decisões? Estas são menos frequentes e a
possibilidade de postergá-las é sempre tentadora.
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Mais uma vez é importante que você tenha clareza dos

objetivos daquela situação, sempre existe a possibilidade do
erro, mas também há grandes chances de sucesso. Uma vez
que tenha feito uma escolha pela alternativa que lhe parecia
melhor, reafirme-a para você com confiança e siga em frente.
Ficar consumindo-se diante de todas as possibilidades custará
seu precioso tempo.

O que fazer quando a decisão envolver aspectos em que o risco a se

correr é muito grande, como uma mudança de emprego? O que você faz?
Lembre-se da fase do planejamento! Em vez de perder noites de sono
sem saber o que fazer, você pode pegar papel e caneta e listar tudo, todos os
aspectos que você tem a favor e contra a mudança. Colha todo tipo de
informação que puder e, aí sim, bem fundamentado você poderá tomar uma
decisão segura, de forma confiante!
Protelar esta busca por informações só fará você perder
tempo e este pode ser decisivo para que você tome a decisão
dentro de um prazo que talvez seja estipulado por outra pessoa.
Sem informações, você não estará confortável para tomar uma
decisão e diminuirá a chance de uma escolha acertada.

10. Dizer Não

Como administrar seu tempo dizendo “sim” para toda nova solicitação?
É evidente que em algumas situações não é possível (ou recomendável)
recusar o pedido do seu gerente, do seu diretor ou da sua mãe. Nestas
situações, é fundamental você demonstrar a outra pessoa que aquela
solicitação irá prejudicar o desenvolvimento de outra atividade também
importante e que está em desenvolvimento. Argumente os motivos que o levam
a considerar que talvez você não seja a pessoa mais recomendada para fazê-
la ou negocie um prazo para que você a realize, sem prejudicar seu
planejamento atual. Entretanto, faça isso de forma cordata, mostre que o seu
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objetivo é prezar pela qualidade e de modo algum que esteja desmotivado para
atender esta demanda.

Dizer “não” talvez seja a forma mais eficaz para

que você economize seu tempo. É fundamental fazê-lo
com tato e diplomacia. As pessoas têm uma tendência
de aceitar, mesmo contra a vontade, todas as novas
solicitações por não conseguirem dizer não, com receio
de ofender os outros e acabam por comprometer o seu tempo e suas
prioridades. Mais uma vez cabe lembrar: tenha seus objetivos pessoais e
profissionais bem claros e estabelecidos, pois quando surgir uma nova
solicitação será mais fácil recusar e informar o motivo pelo qual não terá
condições de atendê-la.

11. Delegar e Acompanhar

Embora as pessoas não admitam, muitas gostam de mostrar aos outros

que estão ocupadas o tempo todo. Em algumas situações, desejam mostrar
que nada funcionaria se não estivessem ali para tomar as rédeas de todas as
situações. Isso é muito perigoso, pois torna a pessoa refém de uma situação
que ela mesma gerou. É preciso delegar para se ter mais tempo com outras
atividades. Delegar é acreditar nas competências da outra pessoa.

Delegar é confiar no outro, em sua capacidade de

execução e de tomar decisões.
Se você pede a alguém para fazer uma apresentação
que você não poderá fazer devido a outros
compromissos, esta dando a essa pessoa a chance de
fazer do jeito dela. No entanto, a formatação seguirá o
modelo de quem está executando, embora o conteúdo
seja o que você necessita.
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É importante lembrar que a pessoa que recebeu a tarefa precisa se

sentir confiante para decidir e mostrar o que sabe. Desse modo, você terá
tempo para dedicar-se aos outros compromissos.

Quando delegar algo, é importante fazer um

acompanhamento. Se você solicita a uma pessoa
para fazer um relatório que você apresentará a sua
diretoria em 15 dias e somente na véspera da reunião você pede para vê-lo, a
chance de ter problemas é grande.
Fazer um acompanhamento não é controlar a execução do que foi
solicitado, é dar assistência quando a pessoa necessitar e deixar o trabalho de
acordo com suas necessidades. Assim, explique o objetivo, a importância do
trabalho e a veracidade das informações. Estabeleça datas para que vocês
conversem sobre como está o desenvolvimento da tarefa, pontos sensíveis e o
que necessita de esclarecimentos. Utilize sua agenda de forma sistemática
para não se esquecer do acompanhamento.

II CONCLUSÃO

Saber onde e como você utiliza seu tempo é pré-requisito para você
decidir como gostaria de utilizá-lo no futuro. Isso exigirá de você uma visão do
que é importante e não somente urgente, e um planejamento para que possa
atingir seu objetivo.
Na teleaula você pode conhecer formas de avaliar e utilizar seu tempo,
alie-as aos seus objetivos de vida e estará caminhando para uma
administração eficaz do seu tempo.
Cuidar do seu tempo de forma eficiente é uma questão de hábito. Exigirá
esforço e dedicação diária, mas você perceberá como é recompensador ter
tempo para as atividades de que gosta, sem que precise abrir mão do que é
necessário ser feito. Para você saber mais sobre gestão do tempo e continuar
com seu aprimoramento, consulte as indicações a seguir:
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ALLEN, David. Produtividade Pessoal – a arte da produtividade sem stress,

Editora Campus
DIAS, Marcílio.Administração do Tempo – todos os segredos, Editora Juruá
BLISS, Edwin C. Como conseguir que as coisas sejam feitas – o ABC da
administração do tempo, Editora Record.
COVEY, Stephen R. O 8° hábito da eficácia à grandeza, Editora Campus.
BERHOEFT, Renato. Administração do tempo - um recurso para melhorar a
qualidade de vida pessoal e profissional, Editora Nobel.
SEIWERT, Lothar J. Tempo é dinheiro, Editora Pioneira.
JUNQUEIRA, Luiz A.C. Administração do tempo – um programa de
autodesenvolvimento, Cop Editora.

Encerramos aqui o nosso curso e esperamos ter contribuído para sua

formação pessoal e profissional. Desejamos que você tenha aproveitado ao
máximo.
Até o próximo encontro!