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Introdução 03
Conclusão 23
Sobre a Mainô 25
INTRODUÇÃO
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Introdução
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Introdução
gestão do estoque pode fazer com que o setor de compras, por exemplo, faça aquisições equivocadas, o
que pode prejudicar, por sua vez, o setor de vendas, no que diz respeito à disponibilidade de mercadorias.
Nesses casos, o setor financeiro também precisaria lidar com prejuízos financeiros relativos à compra
errada de produtos e à perda de vendas por falta de disponibilidade.
Nesse sentido, a gestão de estoque representa uma área importante e que deve ser gerida
da forma mais eficiente possível, especialmente no que diz respeito aos atacadistas e
importadores, uma vez que essa rotina representa a essência do negócio de empresas
desse setor.
Pensando nisso, decidimos criar este ebook: um guia prático de gestão de estoque, com algumas dicas
que podem melhorar ainda mais o gerenciamento de sua empresa. Quer aprender um pouco mais a
respeito desse assunto? Então confira a seguir!
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O QUE É NECESSÁRIO PARA A
CLASSIFICAÇÃO E PADRONIZAÇÃO
DOS PRODUTOS
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O que é necessário para a classificação e
padronização dos produtos
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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos
com itens de diversas categorias, como celulares, tablets, smartphones etc. Dentro de cada categoria,
existem tipos diferentes de produtos. Para que o controle desses produtos seja feito da melhor maneira
possível, o ideal é que seu cadastro seja padronizado, principalmente, no que diz respeito à nomenclatura
que será usada. Cada produto deve possuir apenas um código e um nome — e, na hora de realizar
o cadastro de novos itens, é importante fazer uma verificação, para analisar se esse item já possui um
cadastro no sistema.
Feito isso, é hora de alocar esses itens em cada espaço dentro do estoque. O ideal é que os itens
sejam armazenados, de acordo com as categorias, por tipo e por giro, e frequência de saída. Assim, os
smartphones devem estar localizados em uma área específica para isso, sendo separados por marcas,
por exemplo — sendo que cada modelo, de cada marca, possui uma locação específica para isso. Os
produtos que possuem maior giro devem ficar armazenados nas locações mais acessíveis e perto da
área de expedição, por exemplo.
A padronização no cadastro dos produtos é importante tanto para verificar a existência de um cadastro
previamente, para evitar que o mesmo item seja cadastrado mais de uma vez, quanto para evitar furos
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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos
COMPRA E VENDA
Como dissemos no início deste material, a gestão de estoque pode influenciar diretamente nas rotinas
dos setores de compra e comercial. Infelizmente, ainda podemos encontrar empresas em que cada área
atua isoladamente e sem integração — cada uma em busca de seus objetivos.
No que diz respeito à melhoria de resultados e à área de gestão de estoque, a melhor maneira de fazer
uma gestão mais eficiente e aprimorar os números da empresa como um todo é fazendo com que a
comunicação entre essas áreas seja fluida e constante. Dessa forma, quando as áreas de compras,
comercial e gestão de estoque atuam em conjunto, é possível estabelecer previsões de demanda mais
assertivas, programar a compra apenas dos produtos que se fazem necessários e na frequência correta,
evitando deixar o estoque abarrotado ou perder vendas por falta de itens. Além de evitar a compra de
produtos obsoletos ou com baixa saída no estoque, entre outros.
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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos
Essa integração contribui para que as três áreas otimizem suas rotinas, potencializem seus resultados e
apresentem benefícios para a empresa como um todo, uma vez que as perdas e faltas de produtos serão
minimizadas ou até mesmo eliminadas.
ROTINA E CONTROLE
Depois que a padronização, o cadastro e a alocação dos itens no estoque são realizados, é a hora de
planejar a rotina do setor.
Para isso, é importante que a integração entre as áreas seja parte da rotina da empresa.
Além disso, vale dizer que, um dos principais pontos no que diz respeito ao controle de estoque, é o
inventário dos materiais. O inventário é a contagem e conferência do estoque, que é feito pela comparação
entre o estoque físico com o estoque contábil — aquele disponível nos registros. Essa tarefa ajuda a
identificar perdas, por validade, defeito ou obsolescência, além de extravios, avarias, e a encontrar quais
são as possíveis causas dessas ocorrências, criando um plano de ação para que elas não voltem a ocorrer.
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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos
Apesar da importância de se realizar um inventário geral de tempos em tempos, o ideal é que as empresas
realizem, também, os inventários cíclicos — em que cada divisão do estoque é inventariada separadamente.
Como esses inventários ocorrem com maior frequência, a identificação das causas de não conformidades
acaba se tornando mais fácil e as ações realizadas são mais efetivas.
Alguns indicadores importantes para a área de estoque, que podem ser controlados, são: índices de
perdas — e por quais motivos — índices de produtividade, nível de serviço de atendimento de pedidos,
giro de estoque dos produtos, ponto de ressuprimento, entre outros. A rotina e o controle de estoque
são importantes para ajudar a manter a organização, seguir o planejamento, aprimorar os resultados e
alcançar as metas propostas pela gestão.
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O QUE NÃO FAZER?
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O que não fazer?
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O que não fazer?
Alguns produtos sofrem a sazonalidade, ou seja, vendem mais em determinadas épocas do ano do que
em outras. Por isso, além de se programar para comprar quantidades maiores desses itens, com um pouco
de antecedência, é preciso planejar seu armazenamento dentro do estoque e monitorar a operação tanto
de entrega dos fornecedores quanto do giro desses itens no estoque, e de expedição desses materiais.
A falta de controles — principalmente de indicadores — impede que o gestor da área tenha uma visão
melhor de suas operações. Afinal, certos riscos e oportunidades só podem ser identificados quando
existe esse acompanhamento. No entanto, assim como a falta, o excesso de controles também pode
prejudicar a tomada de decisões. Isso porque, com tantos indicadores disponíveis, é difícil saber qual
deles priorizar. Portanto, o ideal é que apenas os controles que estejam alinhados com a estratégia da
empresa sejam mantidos. Outros indicadores podem ser geridos pelos líderes de equipe, mas não de
forma a afetar o planejamento dos gerentes, por exemplo.
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O que não fazer?
Como dissemos, é fundamental que as áreas alinhem suas estratégias e trabalhem em sintonia. Quando
elas trabalham isoladamente, com objetivos diferentes, podem acontecer conflitos de objetivos,
equívocos no entendimento e no atendimento das necessidades, entre outros problemas, que interferem
nos resultados de forma negativa.
Infelizmente, ainda podemos nos deparar com gestores e empreendedores que acreditam que podem
gerenciar uma área como essa apenas com a ajuda de planilhas e anotações manuais.
Esses recursos podem até ser úteis em alguns casos, como na hora de criar os indicadores de
desempenho, por exemplo, mas, no que diz respeito à gestão da área, os controles manuais aumentam
o risco de erros, de extravio de informações, de retrabalho, além de diminuírem a confiabilidade e a
segurança das informações.
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DICAS PARA O SUCESSO
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Dicas para o sucesso
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Dicas para o sucesso
Produtos perecíveis - ou que se tornam obsoletos mais rapidamente - devem ser constantemente
monitorados e sua reposição deve ser feita de forma que os primeiros a chegar sempre serão os primeiros
a sair: técnica do PEPS. Isso ajuda a evitar perdas por falta do controle de validade de itens. Quanto aos
produtos de alto valor, o ideal é que sejam armazenados em uma área separada do restante do estoque
e com a entrada limitada de funcionários.
Estoques baixos demais podem fazer com que sua empresa deixe de fornecer itens para o varejo.
Níveis altos de estoque representam riscos de perdas e obsolescência, além de elevar os custos de
armazenamento dos produtos. O ideal é fazer a reposição levando em consideração o giro do produto, o
tempo que o fornecedor demora para entregar e, dependendo da visão do gestor, manter uma margem
de segurança para caso haja um aumento repentino nas vendas.
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ESCOLHENDO A
FERRAMENTA IDEAL
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Escolhendo a ferramenta ideal
FUNCIONALIDADES
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Escolhendo a ferramenta ideal
precisa. Essa análise é importante, já que muitas vezes a empresa pode adquirir um produto mais
caro, pagando por aplicações que não serão utilizadas. É preciso considerar que existem outras com
um custo mais baixo, capazes de atender suas necessidades.
RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO
Como a oferta de ferramentas de gestão é variada, é preciso avaliar o que está sendo oferecido, com
relação ao que será pago. É, praticamente, a mesma questão do tópico anterior: é preciso analisar se o
investimento compensa a aquisição.
SUPORTE
É preciso avaliar se — e como! — a empresa oferece suporte para o sistema. É importante saber se
no preço estão inclusos os treinamentos necessários para que a equipe que utilizará a ferramenta e,
principalmente, saber qual é a disponibilidade da equipe de suporte para ajudar a sanar possíveis
problemas que possam surgir com a ferramenta.
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Escolhendo a ferramenta ideal
TEMPO DE IMPLEMENTAÇÃO
Algumas empresas possuem um tempo de implementação diferente das demais. Por isso, é preciso
avaliar qual é a urgência de sua empresa por esses serviços e em quanto tempo a empresa fornecedora
do software poderá disponibilizar a ferramenta para utilização.
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CONCLUSÃO
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Conclusão
Como podemos ver, a gestão de estoque é uma área muito importante dentro de uma empresa,
especialmente, quando o ramo de atividade do negócio é o atacado. Essa gestão envolve planejamento,
controle, integração com outras áreas e, ainda, pode causar impactos em outros resultados. Sendo assim,
é bem mais importante do que muitas pessoas imaginam.
Portanto, se preocupar com uma gestão eficiente é fundamental para que a empresa possa melhorar
seus resultados, aumentar o faturamento, reduzir custos, aumentar a satisfação dos clientes e obter uma
vantagem competitiva com relação à concorrência.
Já parou para pensar em como está sendo feita a gestão de estoque em sua empresa? Não? Então
analise seus processos e veja o que pode ser melhorado agora mesmo! E conte com a Mainô Sistemas
para esclarecer suas dúvidas!
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A Mainô é uma startup responsável pela criação de produtos de
sistemas de gestão. Esses sistemas são softwares em nuvem, pensados
exclusivamente para empresas no ramo de comércio. Esses softwares
fazem a gestão completa do estoque, emissão de NF-e e boletos,
gestão financeira e, muito mais.
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