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Introducción a la

implantación del
EDI

Septiembre 2003
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN. MISIÓN DE AECOC Y EDI.......................................................................3


2. ¿QUÉ ES EL EDI?................................................................................................................. 3
3. ELEMENTOS NECESARIOS PARA HACER EDI..................................................................4
4. SOLUCIONES TECNOLOGICAS ANTE UN PROYECTO EDI..............................................5
FICHEROS PROPIETARIOS......................................................................................5
EL ESTÁNDAR EDI-EANCOM...............................................................................5
EDI-EANCOM A TRAVÉS DE UNA RED VALOR DE AÑADIDO (EDI RVA)......6
EDI-EANCOM A TRAVÉS DE INTERNET (EDI INT)......................................6
APLICACIONES WEB-EDI..........................................................................7
EL ESTÁNDAR EAN·UCC PARA EDI/XML..............................................................7
XML A TRAVÉS DE INTERNET (XML INT)...................................................8
APLICACIONES WEB-XML.........................................................................9
5. EL SERVICIO AECOM......................................................................................................... 10
6. SOFTWARE DE ESTACIÓN DE USUARIO.........................................................................13
7. INTEGRACIÓN ¿CÓMO INTEGRAR EL SOFTWARE EDI EN LA EMPRESA?.................15
8. BASES DEL ESTÁNDAR EAN·UCC....................................................................................17
INTRODUCCIÓN A LA CODIFICACIÓN......................................................................17
PUNTOS OPERACIONALES Y ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA..................................19
GUÍAS DE IMPLANTACIÓN....................................................................................20
9. ALINEAMIENTO DE FICHERO DE MAESTROS.................................................................20
10. CÓMO ORGANIZAR LA IMPLANTACIÓN DEL EDI............................................................21
INFORMACIÓN.....................................................................................................22
ORGANIZACIÓN...................................................................................................23
EVALUACIÓN DEL IMPACTO EN LA EMPRESA..........................................................23
PRUEBA PILOTO.................................................................................................24
AMPLIACIÓN DE INTERLOCUTORES.......................................................................24
NUEVOS PROYECTOS.........................................................................................24
¿CÓMO FRACASAR EN UN PROYECTO EDI? DECÁLOGO........................................25
11. RESPUESTA A LAS PREGUNTAS MÁS USUALES...........................................................25
12. SERVICIOS DE AECOC. ¿QUÉ PODEMOS HACER POR USTED?..................................31
ANEXO 1. GUIAS DE IMPLANTACION DE AECOC.................................................................33
ANEXO 2. LISTA DE MENSAJES EAN·UCC............................................................................40
AECOC Guía introducción EDI

1. INTRODUCCIÓN. Misión de AECOC y EDI

La MISIÓN DE AECOC es contribuir a hacer más eficientes las relaciones entre las
empresas de Producción y Distribución aportando mayor valor al consumidor a través
de la identificación de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena de
suministro.

El Intercambio de documentos comerciales, el EDI, es una herramienta imprescindible


para sus relaciones comerciales y para la alcanzar la eficiencia en sus intercambios de
información.

Nuestro objetivo, es asesorar, formar, difundir y desarrollar las herramientas


necesarias para hacer más eficientes las relaciones diarias entre las empresas.

2. ¿QUÉ ES EL EDI?

EDI, o Electronic Data Interchange “Intercambio Electrónico de Datos”, es el


intercambio de documentos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos
de quienes participan en una relación comercial.

EDI también quiere decir:


 Transacción comercial sin papeles
 Es el camino más corto entre los sistemas informáticos de quienes participan
en una transacción comercial.
 El EDI no es correo electrónico de formato libre, ya que los datos que contienen
están estructurados y basados en un estándar internacional

Algunos beneficios del EDI son:

OPERATIVOS
 Disminución de errores
 Disminución coste administrativo de tratamiento de la información.
 Disminución del coste de archivo
 Aumento de la información (visibilidad de la demanda, situación de stocks, avisos
de entregas,...).
 Mayor rapidez (acortar ciclo de pedido, sincronización, evitar extravíos de
documentación,...).

ESTRATÉGICOS
 Aumenta la colaboración y relación clientes/proveedores
 Acortamiento cadena suministro
 No dedicar recursos a tareas que no aportan valor, en cualquiera de los ámbitos de
la empresa (administración, comercial, logística,...).
 Reducción del capital circulante:
Stocks
Cuentas a cobrar
Costes procesos de información.

CONCLUSION
EDI es una poderosa herramienta que permite alcanzar beneficios de alto nivel dentro
de la empresa.

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BENEFICIOS DEL EDI.


- Reducción de costes de producción en un 3%
- Reducción de roturas de stock en un 75%.
- Menores plazos de entrega.
- Reducción de errores en las entregas
- Reducción de errores en las facturas.
- Reducción de costes administrativos en el tratamiento de los
documentos comerciales

La implantación del EDI en una organización no se debe considerar como el fin último
de un proyecto, si no como una herramienta que va a permitir conseguir mejorar
diferentes procesos en una organización.

3. ELEMENTOS NECESARIOS PARA HACER EDI

Los elementos necesarios dependen de la solución tecnologica escogida. Pero los


elementos generales básicos para poder intercambiar documentos en formato
electrónico son los siguientes:

RED

Sistema Equipo de Servidores


Red de
Informático Conexión al de
Comunicaciones
Empresa Servicio EDI enrutamiento

 Sistema informático de la empresa: es el aplicativo de gestión que utilizan cada


una de las empresas que desean intercambiar documentos en formato electróncio.

 Equipo de Conexión al Servicio EDI: también conocido como Software de estación


de usuario, es el que se encarga de traducir los formatos que utiliza el Sistema
informático de la empresa al formato de datos estándar que vamos a utilizar para
intercambiar documentos con los interlocutores comerciales. Además, se encarga
también de gestionar las comunicaciones a través del canal de comunicaciones que
nostros determinemos para nuestros interlocutores. En el marco de AECOC, este
estándar será en EDI-EANCOM o el EAN·UCC XML.

 Servidores de enrutamiento: Como su mismo nombre indica, es el canal de


comunicaciones que vamos a utilizar para mandar y recibir los documentos de
nuestros interlocutores comerciales. Los canales utilizados en el presente para el
enrutamiento de los documentos son las Redes de Valor Añadido y los Servidores
de correo electrónico y de páginas WEB utilizando tecnología Internet. Cada uno
de estos sistemas tienes sus ventajas y sus inconvenientes, estos pros y contras
serán detalladas a lo largo del documento.

 Red de comunicaciones: Red que utilizamos para enlazar el Software de estación


de usuario con los buzones que tenemos en los Servidores de enrutamiento.

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Existen diferentes soluciones tecnológicas ante un proyecto EDI, en función del tipo de
formato de fichero que necesitemos utilizar (EDI-EANCOM o EDI-XML) y de la red de
comunicaciones y del servicio de enrutamiento que utilizemos (Red de Valor Añadido o
Internet). Dichas soluciones tecnológicas se detallan en el siguiente apartado.

4. SOLUCIONES TECNOLOGICAS ANTE UN PROYECTO EDI

Existen diferentes soluciones técnicas para afrontar un proyecto EDI:

1. Ficheros propietarios
2. Estándar EDI-EANCOM
- EDI a través de una Red de Valor Añadido (EDI RVA)
- EDI a través de Internet (EDI INT)
- Aplicaciones WEB-EDI
3. Estándar EAN·UCC para EDI/XML
- XML a través de Internet (XML INT)
- Aplicaciones WEB-XML

Ficheros propietarios

A partir de los años 60, algunas compañías empezaron a practicar un equivalente a


EDI, con base en Sistemas de Gestión que soportaban ficheros con formatos
propietarios. Sin embargo, los costes de las traducciones entre los formatos propios
crecieron con el número de empresas, y se vio la necesidad de desarrollar mensajes
estándares.

Puntos Fuertes
 Primer paso hacia la automatización de procesos

Puntos Débiles
 Crecen los costes conforme va aumentado el número de interlocutores y los
desarrollos
 No hay soluciones estándares en el mercado que lo soporten, lo que obliga
a hacer desarrollos propietarios
 Nadie puede garantizar la interoperabilidad de los softwares utilizados

El Estándar EDI-EANCOM

Con el propósito de desarrollar un estándar completamente internacional, la ISO


(Organización de Estandarización Internacional), propuso la aprobación de un
estándar a fin de investigar la viabilidad de combinar estándares europeos y
americanos que se estaban desarrollando.

En 1986 nació UN/EDIFACT (Intercambio Electrónico de Documentos para la


Administración, Comercio y Transporte) bajo el auspicio de las Naciones Unidas, y aún
hoy en día sigue bajo la tutela de este organismo internacional.

EAN Internacional es un activo participante en la estandarización de mensajes en


EDIFACT. Al estar EAN dentro del grupo que se encargaría de estandarizar los
mensajes, crea el proyecto EANCOM, que buscaba proveer pleno apoyo al desarrollo
de las normas EDIFACT y definir subconjuntos de dichos estándares EAN, decide
tomar los mensajes desarrollados por el EDIFACT y los adecua a cada realidad.
AECOC, como miembro de EAN Internacional, utiliza el estándar definido por EAN
Internacional y lo adapta a las necesidades de intercambio de información de sus

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asociados, de este manera conseguimos aportar valor a las empresas que deben
implantar el estándar y facilitamos el incremento del número de interlocutores.
Cuando una empresa utiliza el estándar EDI-EANCOM® tiene acceso a intercambiar
información con más 2800 empresas en España y 50.000 en todo el mundo.

EDI-EANCOM a través de una Red Valor de Añadido (EDI RVA)

Las funcionalidades básicas del Redes de Valor Añadido consisten en recibir los
mensajes que remite el emisor para depositarlos en el buzón del destinatario, donde
quedan almacenados a la espera que el receptor se conecte para su recuperación.

La Red de Valor Añadido asegura la integridad de los mensajes y los deposita en los
buzones electrónicos de sus destinatarios. Éstos, cuando se conectan al servicio,
envían y/o recogen los mensajes pendientes.

Una funcionalidad destacable es la de control y trazabilidad de los documentos, esta


funcionalidad facilita el conocimiento en todo momento del estado de los mensajes:
enviados, recibidos, rechazados y depositado pendiente de recuperación.

Puntos Fuertes
 Capacidad de llegar a cualquier empresa en cualquier parte del mundo, bien
sea directamente o a través de las interconexiones existentes entre diferentes
Redes de Valor Añadido.
 Fiabilidad de servicio y tiempo entrega
 Automatizado
 Valido para grandes volúmenes
 Válido para factura electrónicacon validez legal
 Existencia de terceros: trazabilidad

Puntos débiles
 Coste del tráfico, aunque existen muchas opciones y precios

EDI-EANCOM a través de Internet (EDI INT)

En los últimos tiempos se viene hablando mucho sobre las posibilidades de Internet
como sistema de comunicación. Esta red de comunicación lejos de ser una amenaza
para el EDI supone una oportunidad al ampliar las posibilidades.

El utilizar el correo electrónico en Internet para intercambiar mensajes EDI-EANCOM®


permite abaratar los costes de comunicación frente a los sistemas tradicionales
utilizados hasta el momento de centros servidores ya que las tarifas de estos últimos
están basadas en volumen de datos (Euros/Kb) mientras que en Internet es tarifa
plana.

Al ser Internet un canal abierto y por lo tanto inseguro, su utilización para EDI requiere
la firma electrónica de los documentos para garantizar de forma segura el ciclo
completo de una transmisión EDI: integridad de los datos, identificación del emisor y
no repudio en origen y destino, es decir, que ni el emisor puede negar el envío
realizado, ni el destinatario la recepción de una determinada transacción comercial.

Este mecanismo se ha puesto en marcha para transmisiones vía Internet, por


considerar la red de redes un medio por naturaleza inseguro. No obstante, una vez
que las estaciones EDI han añadido las funcionalidades especificas de seguridad, los

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mensajes “blindados” pueden circular por cualquier red de transmisión, Internet o Red
de Valor Añadido.

Precisamente y debido a que los tiempos, cada día más críticos en transmisiones EDI,
dependen directamente de la calidad de la conexión a Internet que se dispone e
incluso de la disponibilidad de la red misma, la estación EDI deberá poder seleccionar
que mensajes y para que interlocutores se elegirá la red Internet como medio de
transmisión y para cuales se utilizará una Red de Valor Añadido.

Puntos Fuertes
 Costes independientes del volumen de datos
 Automatizado
 Valido para grandes volúmenes
 Válido para factura electrónica con validez legal

Puntos débiles
 Ausencia de existencia de terceros: se pierde parte de la trazabilidad
 No adecuado para transacciones críticas en tiempo de transmisión
 No hay acceso al colectivo de Usuarios de Redes de Valor Añadido.

Aplicaciones WEB-EDI

Las aplicaciones WEB-EDI son un servicio al que se accede a través de Internet y que
convierten los documentos cumplimentados a través de sencillos formularios en
pantalla en mensajes EANCOM® que son dirigidos al destinatario.

Asimismo, convierte los mensajes EANCOM® remitidos en formularios que pueden ser
visualizados por pantalla e impresos de una forma comprensible para cualquier
persona.

Por su naturaleza basada en formularios, las aplicaciones WEB-EDI son adecuadas a


empresas con muy poco volumen de documentos a enviar o recibir, por lo que no es
aconsejable para empresas que tengan, o prevean tener en corto plazo, un
determinado volumen de mensajes.

Puntos Fuertes
 Sin inversión inicial en Software de Estación de Usuario
 Sencillo
 Económico

Puntos Débiles
 Utilización manual
 No adecuado para grandes volúmenes
 Normalmente cubre los documentos más habituales
 Riesgo de Aplicaciones WEB-EDI propietarias con lo cual una empresa puede
llegar a conectarse a tantas aplicaciones WEB-EDI como interlocutores tenga

El estándar EAN·UCC para EDI/XML

El XML es un nuevo lenguaje que nació en el año 1998 y que se puede utilizar para
intercambiar documentos en formato electrónico. Este lenguaje está basado en
etiquetas que permiten la realización de transacciones comerciales entre
interlocutores. El conjunto de etiquetas definirá todos los contenidos necesarios para
poder incluir en los documentos todos los datos necesarios para poder hacer la
transacción documental entre todas las partes.

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La definición de los ficheros XML se realiza a través de los Schemas o DTD, ficheros
que proporcionan la gramática para una clase de documentos XML.

Para evitar este problema, la comunidad EAN y UCC conjuntamente ya han empezado
a definir el conjunto de etiquetas que se utilizarán en el Intercambio Electrónico de
Documentos entre empresas utilizando tecnología XML y AECOC está participando
activamente en este proceso de estandarización, canalizando las necesidades de las
empresas que operan es este país.

De momento, el desarrollo de los documentos Catálogo de Productos, Orden de


Compra, Aviso de Expedición y la Factura ya ha finalizado y están disponibles para
que las empresas de todo el mundo los utilicen.

Sin embargo, ni todos los mensajes definidos por EAN·UCC ni todas las necesidades
de datos para el intercambio de información de las empresas españolas están
contempladas, por lo que el Comité de Sistemas EDI (comité que toma las decisiones
referentes al mundo EDI) decidió que era necesario desarrollar unas Guías de
Implantación Nacionales, para las empresas que desearan empezar a trabajar con
esta nueva tecnología. Los mensajes disponibles en las Guías de AECOC para XML
serán: Catálogo de productos, Pedido, Respuesta al Pedido, Albarán de Entrega,
Factura, Relación de Facturas, Respuesta a la relación de Facturas y Comunicación
de pago.

XML a través de Internet (XML INT)

La gran ventaja que XML ofrece sobre el EDI-EANCOM es su extensibilidad a


entornos “persona-aplicación” para visualizar los documentos, ya que el fichero puede
ser leído directamente en formato XML o fácilmente transformado a un fichero HTML
para visualizarlo desde el Navegador.

Sin embargo, el problema se presenta a la hora de generar los documentos, en este


caso será necesario disponer de un Software especializado para poder mandar
documentos a los interlocutores comerciales.

La implantación requiere igualmente disponer de una herramienta de conversión y de


un trabajo integración con las aplicaciones que dispone la empresa, para sacar el
máximo provecho a la inversión realizada. Actualmente los Software XML que
permiten automatizar procesos son más caros que los Software EDI-EANCOM.
La convivencia de las infraestructuras actuales del EDI con las infraestructuras XML
está garantizada. El XML debe tender puentes con el EDI para alcanzar colectivos
más amplios y conseguir llegar a todas las empresas.

Puntos Fuertes
 Costes independientes del volumen de datos
 Automatizado. Valido para grandes volúmenes
 Extensibilidad a entornos persona-aplicación
 Válido para factura electrónica con validez legal

Puntos débiles
 Ficheros más extensos
 Ausencia de existencia de terceros: se pierde parte de la trazabilidad
 No adecuado para transacciones críticas en tiempo de transmisión
 Oferta de productos y servicios homologados es limitada

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 El proceso de estandarización no está estabilizado

Las promesas del XML:

 Captación de pequeñas y medianas empresas. Contribuirá a la expansión


definitiva del EDI entre este tipo de empresas.
 Los costes pueden disminuir cuando las aplicaciones de gestión estén preparadas
para trabajar directamente con XML.

Aplicaciones WEB-XML

Las aplicaciones WEB-XML son un servicio al que se accede a través de Internet y


que convierten los documentos cumplimentados a través de sencillos formularios en
pantalla en mensajes estándares XML que son dirigidos al destinatario.

Asimismo, convierte los mensajes XML remitidos en formularios que pueden ser
visualizados por pantalla e impresos de una forma comprensible para cualquier
persona.

Por su naturaleza basada en formularios, las aplicaciones WEB-XML son adecuadas a


empresas con muy poco volumen de documentos a enviar o recibir, por lo que no es
aconsejado para empresas que tengan, o prevean tener en corto plazo, un
determinado volumen de mensajes.

Puntos Fuertes
 Sin inversión inicial en Software XML
 Sencillo
 Económico

Puntos Débiles
 Utilización manual
 No adecuado a partir de cierto volumen
 Riesgo de Aplicaciones WEB-XML propietarias con lo cual una empresa puede
llegar a conectarse a tantas aplicaciones WEB-XML como interlocutores tenga

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5. El Servicio AECOM.

El Servicio AECOM fue creado por AECOC como marca de calidad en el entorno del
intercambio de mensajes comerciales. Forman parte del servicio AECOM los
proveedores de Software de Estación de usuario EDI y las Redes de Valor Añadido.
Aquellas que han pasado los procesos de homologación realizados por AECOC han
recibido el sello de calidad AECOC OK en sus productos.

Gracias al Servicio AECOM, una empresa puede intercambiar de forma simple y


económica cualquier mensaje comercial con cualquiera de sus interlocutores,
gestionando un único enlace de comunicaciones y con las máximas garantías de
fiabilidad y confidencialidad.

La adhesión al Servicio AECOM, asegura a las empresas un único canal de


comunicación con el sector/es que desarrollan su actividad.

En la actualidad el Servicio AECOM está presente en los siguientes sectores:

 Gran consumo: Alimentación y no Alimentación


(textil, electrodomésticos, deporte, discos, libros,
etc.).

 Sanitario

 Ferretería y Bricolaje

 Operadores Logísticos y Transportistas

 Material Eléctrico

Los mensajes EDI son independientes de la red de comunicaciones y pueden ser


intercambiados utilizando múltiples sistemas. No obstante, con el objetivo de eliminar
obstáculos y simplificar los aspectos tecnológicos, con este objetivo AECOC creó el
Servicio AECOM.

Si bien el Servicio AECOM nace con una clara orientación para el intercambio de
documentos basados en Sintaxis EDIFACT, muchos de los conceptos detallados en
este punto son de aplicación en el caso de intercambiar documentos en Sintaxis XML.

El Servicio AECOM ofrece a sus usuarios los elementos necesarios para el


Intercambio Electrónico de Documentos EDI son:

 Centro Servidor
 Software de Estación de Usuario

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 Red de Comunicaciones

Esquema del Servicio AECOM

RVA1 RVA2
Clientes
Fabricantes Servicio
AECOM
RVA3 Otras
Proveedo res de
Soluciones Técn icas

Estos elementos no son prestados directamente por AECOC, si no por empresas de


servicios especializadas y AECOC actúa como coordinador y certificador del conjunto
del sistema, siendo asimismo el medio de transmisión entre las necesidades de los
usuarios y las empresas de servicios.

La misión de AECOC consiste en asegurar la calidad de los elementos integrantes del


Servicio AECOM y por ello AECOC los homologa y certifica conforme a los requisitos
pedidos, asegurando que la información fluye entre interlocutores comerciales de
forma completamente fiable, segura y sin errores.

El EDI supone ya hoy en día un elemento crítico para una empresa, ya que en el se
basan el día a día de los procesos de pedido, facturas,... exigiendo sistemas de
comunicación altamente fiables. AECOC realiza una continua labor de control y
seguimiento de la calidad de funcionamiento del Servicio AECOM.

Algunos de los servicios que se ofrecen son:


 Certificación de guías de empresa
 Certificación de Centros Servidores y sus interconexiones
 Certificación de Software de Estación de usuario, tanto en formato EDI-
EANCOM como en el formato EDI-XML.
 Etc.

Dicho control de calidad se extiende también a los Servicios de Valor Añadido. En el


modelo actual del Servicio AECOM, todos los servicios de Valor Añadido están
interconectados entre ellos, de manera que un usuario que está dado de alta en una
Red puede intercambiar mensajes con cualquier interlocutor que también esté dado de
alta en un Servicio de Valor añadido del Servicio AECOM. AECOC certifica que la
interconexión entre Redes está habilitada y que la información fluye sin ningún
problema entre las diferentes redes, realizando un seguimiento estricto del proceso de
interconexión.

De esta manera, la estructura del servicio AECOM evoluciona hacia un marco más
abierto en el que cualquier empresa que ofrezca Servicios de Valor Añadido EDI en el
sector podrá ser parte integrante del nuevo modelo tras superar con éxito un proceso
de homologación y certificación, basado en los siguientes parámetros de calidad:

 Seguridad y confidencialidad de los mensajes que se transmiten por el servicio.


 Conexión y acceso al Centro Servidor desde cualquier punto de la geografía
española.

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 Accesibilidad las 24 horas del día y los 7 días de la semana.


 Posibilidad de conexión desde cualquier plataforma hardware (PC, AS400,...)
 Conectividad inmediata
 Servicio “Help Desk” de ayuda y asesoramiento al usuario.
 Interconexión con los diferentes Centros Servidores EDI nacionales e
Internacionales.

Puede encontrar el listado de Servicios de Valor Añadido, en el documento de AECOC


“Directorio de RVAs Homologadas por AECOC”.

Centro Servidor.

Las funcionalidades básicas del Centro Servidor consisten en recibir los mensajes que
remite el emisor para depositarlos en el buzón del destinatario, donde quedan
almacenados a la espera que el receptor se conecte para su recuperación.

El Centro Servidor asegura la integridad de los mensajes, y los deposita en los


buzones electrónicos de sus destinatarios. Estos, cuando se conectan al servicio,
envían y/o recogen los mensajes pendientes.

CARACTERÍSTICAS DEL CENTRO SERVIDOR

 Una sola conexión sirve para enviar documentos a todos los destinatarios y
recibir los de todos los remitentes
 Alta disponibilidad.
 Confidencialidad absoluta
 Integridad de los datos
 Fiabilidad en tiempos de entrega.
 Mantiene y facilita control de documentos.
 Control del perfil autorizado “Receptor-Emisor-Mensaje”

Una funcionalidad destacable es la de control y trazabilidad de los documentos, esta


funcionalidad facilita el conocimiento en todo momento del estado de los mensajes:
enviados, recibidos, rechazados y depositado pendiente de recuperación.

Software de Estación de Usuario.

La función del Software de Estación de Usuario es actuar como puente para el


Intercambio Electrónico de Documentos entre el Sistema Informático Interno de la
empresa y los interlocutores de la misma. Para ello realiza:

 Enlace con el sistema informático interno.


 Comunicación con el centro servidor
 Traducción de mensajes al formato EDI-EANCOM® y/o EDI-XML y viceversa.

Este puente automático entre la informática de su empresa y el exterior es lo que se


conoce como integración y es la forma que permite obtener los máximos beneficios del
EDI.

Para asegurar la compatibilidad entre los diferentes proveedores de Software de


Estación de Usuario y su correcto funcionamiento en el marco del Servicio AECOM,
AECOC realiza una certificación de los diferentes softwares del mercado, otorgándoles
el sello “AECOC OK”.

Esta certificación se centra en dos aspectos:

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 Cumplimiento del estándar EDI (EANCOM o XML)


 Correcta conectividad al centro servidor
 Interoperabilidad con las demás soluciones homologadas en el caso de
transmisiones electrónicas a través de Internet.

Es importante que usted utilice únicamente softwares certificados ya que se


evitarán incidencias en el funcionamiento.

Red de comunicaciones.

La conexión con el Servicio AECOM puede realizarse desde cualquier lugar y con
independencia del volumen de datos a transmitir, ya que este cuenta con distintos
accesos.

Según la velocidad que se requiera, desde 9,6 Kbps a 128 Kbps, según se acceda por
Red Telefónica, Iberpac, RDSI, Red uno, Red IP, etc. Se escogerá una solución u otra.
Actualmente, la gran mayoría de usuarios les basta con un acceso por red telefónica
con llamada local.

6. SOFTWARE DE ESTACIÓN DE USUARIO.

La función básica de los softwares EDI o estaciones de usuario EDI consiste en la


traducción de los mensajes entrantes desde un mensaje estándar tal como EDI-
EANCOM® o EDI-XML a un formato interno de archivo de una compañía, y el proceso
inverso para mensajes que salen de la misma.

Sin embargo, además de la función de convertidor o traductor, los paquetes de EDI


contienen también otras funcionalidades adicionales que se detallan a continuación.

Funciones básicas del software EDI

Las funcionalidades básicas de un software EDI pueden ser clasificadas en ocho


categorías diferentes que se resumen en el gráfico presentado a continuación.
Aplicación de interface

Comunicaciones externas e

Gestión de Reporte y Mantenimiento.

Seguridad.
internas

Traducción: EDI-EANCOM o EDI-XML

Funcionalidad de entrada de datos.

Módulo de Factura Telemática.

Módulo de Internet.

Traducción

La función primaria del software EDI es convertir los archivos de la Compañía "A",
estructurados de acuerdo a formatos internos, a mensajes estándares EDI y viceversa.

Integración en la Aplicación

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Integrar los datos de un mensaje entrante con una aplicación de gestión (pedidos,
facturas,...) es una de las tareas más importantes, por lo que debe prestarse atención
y que más tiempo requieren. Hasta que la integración no se completa y automatiza,
EDI no habrá sido total y exitosamente implementado y sus beneficios no se
materializarán al completo.

Comunicaciones - Externas e Internas

El software EDI debe incluir un módulo de comunicaciones que provea una interfaces
con la red o redes empleadas para enviar mensajes.

Para comunicaciones externas, la red enrutará automáticamente los intercambios por


medio del canal apropiado de la red al buzón del receptor y recuperará también para
cada usuario los mensajes que esperan en su propio buzón.

La mayoría de Software EDI permite conectarse a varias redes de valor añadido EDI,
aunque la existencia actual de interconexiones no lo hace imprescindible. Algunos
Software EDI incluyen conexión al Correo electrónico a través de Internet, tanto en
formato EANCOM como en formato XML.

Si el software EDI opera desde el ordenador central donde residen las aplicaciones
que procesan mensajes, entonces las comunicaciones internas no serán requeridas.
Sin embargo si el Software EDI se instala sobre un ordenador dedicado (p. ej. un
ordenador personal) o si las aplicaciones pertinentes son distribuidas en varios
departamentos dentro de una misma organización, entonces la canalización de los
mensajes entrantes y salientes a la aplicación apropiada y viceversa, deberán
controlarse.

Normalmente los Software de Estación de Usuario tienen la funcionalidad de poder


planificar las comunicaciones, de esta manera se puede automatizar tanto la recogida
como la entrega de documentos.

Datos - Funciones de Entrada y Salida Manual de Datos

Algunos Estaciones de Usuario ofrecen también módulos de entrada manual de datos,


presentados antes como una solución intermedia antes de tener una aplicación EDI
totalmente automatizada. Los datos de entrada serán comúnmente manejados por una
pantalla, cuyo formato debe tener la posibilidad de ser definido por el usuario.

Seguridad

Funciones y sistemas de seguridad deben ser también incluidos en el paquete de


software. El grado de seguridad requerido (y el coste) variará dependiendo de la
naturaleza de la aplicación de cada negocio. La Seguridad puede ir desde el control
básico de acceso por medio de una simple identificación de palabra clave (password),
a la autenticación de las partes involucradas en la transacción comercial, encriptación
de datos, firmas digitalizadas, etc.

Seleccionar Software EDI

La elección de Software EDI ante todo dependerá del sistema operativo del equipo en
el que se instale (p. ej. AS / 400, IBM MVS, UNIX, MS DOS, WINDOWS, etc.) y de la
Red de Valor Añadido deseada.

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El Software EDI puede instalarse en el mismo ordenador donde residen las


aplicaciones comerciales o bien en un equipo dedicado. En este último caso es el más
habitual y consiste en instalar el software EDI en un PC y enlazarlo con el ordenador
central.

A continuación se detallan algunos aspectos que desde AECOC creemos que son
útiles para poder seleccionar el Software de Estación de Usuario.

 Es un Software Homologado por AECOC


 En qué plataformas trabaja y con que redes de valor añadido.
 Cuánto cuesta añadir un nuevo mensaje o una nueva versión.
 Cuántos usuarios tiene su estación de usuario en mi entorno o sector.
 Qué incluye el contrato de mantenimiento
 Cuánto tarda en traducir un número determinado de bytes o mensajes por
segundo.
 Cuál es la disponibilidad del servicio técnico.
 Qué servicios vendrán en el momento de la instalación del software EDI.
 Existe una línea Help-Desk.
 ...

Desde AECOC se recomienda que se dirijan a varios posibles proveedores y que


comparen las diferentes ofertas comerciales que ofrecen las diferentes compañías.

Está a su disposición un documento donde puede encontrar una relación de todas las
empresas proveedoras del Software de Estación de Usuario. En el documento
“Directorio de Software Certificados por AECOC” podrá encontrar los datos
comerciales, técnicos y las funcionalidades destacadas de cada una de las soluciones
homologadas.

Además, dispone de la “Guía para escoger un Software EDI” donde podrá conocer
contestando a unas simples preguntas cuál es la tipología de Software que mejor se
adapta a sus necesidades y el nombre de las empresas con las que debe contactar.

7. INTEGRACIÓN ¿Cómo integrar el software EDI en la empresa?

El software EDI no es capaz de manejar directamente los datos contenidos dentro de


su aplicación de gestión. Con independencia del tamaño de la empresa, usted
necesita automatizar el intercambio de documentos EDI y sus procesos internos.

Hay generalmente dos enfoques diferentes para realizar la integración de aplicaciones.

 Archivo interno o plano


 Data mapping.

Esqu ema genérico de Integración

Fichero
Sistema Integración
Informático o
Interno Mapeador
Software Estación Usuario

Archivo interno o plano

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El primero de los enfoques y probablemente el más común, es "llevar" los datos de la


aplicación interna a un programa intermedio, a veces conocido como programa de
interface a medida, el cual preparará un archivo interno o uno plano para que
pueda ser procesado por el traductor de la estación de usuario EDI. Las definiciones
de estos archivos de enlace son particulares de cada software EDI aunque son muy
similares entre ellos.

Ya se ha mencionado que cuanto más flexible sea el formato del archivo de una
aplicación interna, habrá una menor necesidad de modificar las aplicaciones
existentes.

Data Mapping

Una de las posibilidades más novedosas para la integración de aplicaciones con EDI
es el "data mapping". "Data mapping" es adecuado para convertir datos enviados en
forma de un mensaje EDI al formato de la base de datos de su aplicación.

Integración con
Fichero plano
Fichero Fichero
Ficheroestraido del plano de EDI
Sistema Informático interfase con
interno E.U.

MAPEO

Aunque las guías de implantación de mensajes EDI, como EANCOM han mitigado el
problema de "data mapping" especificando el tipo de datos que pueden enviarse y
donde en el mensaje se deben enviar, los interlocutores que comercian entre sí
todavía tienen que saber y concertar los datos que el cliente va a enviar y los datos
que el proveedor necesitará recibir. Este tipo de convenios se formaliza comúnmente
en los conocidos "acuerdos de intercambio". Muchas veces los datos contenidos en la
base de datos de un cliente no contendrán los datos requeridos por la base de datos
de un proveedor. Por ello, los interlocutores comerciales tendrán que estar dispuestos
a cambiar algunas definiciones de sus basesSoftware de datos Estación Usuario
para satisfacer sus
requerimientos de negocios.

Visualización pantalla Data Mapping.

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AECOC Guía introducción EDI

Este tipo de herramientas, Data Mapping, las facilita o las misma empresas
proveedoras del software de estación de usuarios u otro tipo de empresas que
comercializan soluciones informáticas.

VENTAJAS INCONVENIENTES
 Económico  Baja flexibilidad.
FICHERO DE ENLACE
 Requiere programación.
 Flexible  Adquisición de otro
DATA MAPPING  Visual y sencillo programa
 Multifuncional

Independientemente de la solución de integración seleccionada el desarrollo se puede


realizar dentro de la misma empresa o subcontratarlo a un tercero.

8. BASES DEL ESTÁNDAR EAN·UCC

En la comunicación EDI, es esencial identificar de una forma no ambigua los productos


y servicios, así como los interlocutores asociados a la transacción. Codificar la
información intercambiada en EDI es esencial para el proceso automático de la
información.

En los mensajes, cada producto definido se identifica de forma única con un código
EAN·UCC estándar (GTIN – Global Trade Identification Number), y cada interlocutor
se identifica con un único Punto Operacional estándar EAN·UCC (GLN – Global
Location Number).

El uso de los estándares EAN·UCC en EDI ofrece los siguientes beneficios:


 Son únicos y reconocidos en el mundo entero.
 Los mensajes incluidos en el estándar EAN·UCC son simples y precisos.
 AECOC, como representante exclusivo de EAN Internacional en España,
proporciona a sus asociados información, formación y asesoría en la correcta
implantación.

Productos y empresas se identifican con la misma tipología de códigos, con


independencia del interlocutor con el que se vaya a comunicar en EDI. Se evita así dar
de alta en los sistemas informáticos múltiples codificaciones impuestas por
proveedores o clientes.

Introducción a la codificación.

El sistema de codificación EAN·UCC es el más utilizado en todo el mundo, adoptado


por más de 95 países en los cinco continentes. De su correcto funcionamiento derivan
diversos beneficios, como:
 Un único lenguaje común para todos los interlocutores.
 Captura de datos rápida y eficaz.
 Posibilidad de automatización del almacén y su gestión.
 Mejor control sobre la distribución y el almacenaje
 Trazabilidad del producto.
 Prevención de errores en la manipulación manual de productos.

CÓDIGO EAN·UCC PARA UNIDADES DE CONSUMO U.C.

El código básico de identificación de productos, el código EAN 13, se compone de 13


dígitos y consta de tres bloques

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 17


AECOC Guía introducción EDI

 Prefijo 84: código asignado por EAN Internacional a AECOC. Código de


Empresa: asignado por AECOC a cada una de sus empresas asociadas.
Este código tendrá entre 5 a 8 dígitos en función de las necesidades de
cada empresa. El prefijo más el código de empresa formarán el código raíz
de empresa.
 Código de producto: serie de dígitos, que en función del número de
dígitos asignado por AECOC a la empresa, será entre 2 y 5 dígitos.
 Dígito de control: a través de un algoritmo matemático se calcula su
valor, existe un programa en el Servicio AECOC Online para su calculo.

A través de este código se identifican los productos de una forma común para todos
los interlocutores. Existen diferentes técnicas para simbolizar el código EAN·UCC 13,
sin embargo el más conocido es la simbología en barras.

SÍMBO LO EAN - 13 CÓDIG O EAN∙ UCC-13


CÓDIGO DE EMPRESA

PRE FIJO

P1 P2 C1 C2 C 3 C4 C5 C6 C 7 C8 I1 I2 C
P1 P2 C1 C2 C 3 C4 C5 C6 C 7 I1 I2 I3 C
P1 P2 C1 C2 C 3 C4 C5 C6 I1 I2 I3 I4 C
P1 P2 C1 C2 C 3 C4 C5 I1 I2 I3 I4 I5 C
ASIGNADO
P OR... E AN + AECOC
+ E MP RESA = ALGORITMO
DE CÁLCULO
E JE MP LO : 84 12345 00001 0

Simbolización y codificación de artículos.

El código EAN·UCC-13 se caracteriza por ser: numérico, jerarquizado, no significativo


y traducible a símbolo legible.

CÓDIGO EAN·UCC PARA UNIDADES DE EXPEDICIÓN. U.E.

V.L. “Variable Logística”


Un dígito que acompaña al código EAN·UCC de los productos asignado por el creador
del producto a cada unidad de expedición del producto.

En la siguiente figura pueden ver un ejemplo de asignación de Variable Logística a las


diferentes formas de envío para la misma Unidad de Consumo.

U.C. V.L.= 1 V.L.= 2 V.L.= 3 V.L.= 4

Ejemplo de asignación de Variable Logística.

La V.L. de un dígito puede tomar valores de 1 a 8 dependiendo del grado de


agrupamiento de la unidad de expedición. Este dígito se sitúa a la izquierda del código
EAN·UCC de la unidad de consumo, indica el nivel de agrupamiento de ésta en la
unidad de expedición.

La forma de codificar es a través de la utilización de la codificación a través del código


EAN·UCC-14.

EAN·UCC-14. Unidades de expedición.

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AECOC Guía introducción EDI

Código de 14 cifras, donde la primera es la Variable Logística las 12 siguientes el


código EAN y por último el dígito de control.

SÍMBO LO ITF CÓDIG O EAN∙ UCC - 14


(CÓDIGO DE UNIDAD EXPEDICIÓN)

CÓDIGO DE EMPRESA

V.L. PRE FIJO

P P1 P2 C 1 C2 C3 C4 C 5 C6 C7 C8 I1 I2 C
P P1 P2 C 1 C2 C3 C4 C 5 C6 C7 I1 I2 I3 C
P P1 P2 C 1 C2 C3 C4 C 5 C6 I1 I2 I3 I4 C
P P1 P2 C 1 C2 C3 C4 C 5 I1 I2 I3 I4 I5 C
1 84 12345 0 00 0 1 7

Simbología e Identificación de la unidad de expedición.

Si desea ampliar sus conocimientos sobre codificación, AECOC pone a su disposición


“La Guía del Usuario EL CÓDIGO DE BARRAS EAN” donde encontrará toda la
información sobre la codificación EAN.

Puntos Operacionales y Estructura Administrativa.

Un Punto Operacional (GLN) es un código numérico que identifica a las partes de la


empresa que intervienen en uno o varios actos de la transacción comercial.

Se pueden identificar:
 Entidades legales: compañías enteras, subsidiarias, oficinas regionales,
empresas del grupo,...
 Entidades funcionales: departamentos comerciales, contables,...
 Entidades físicas: muelle, punto de entrega,...

Base de
TRADUCCIÓN.
Punto Operacional datos
AECOC
Rda. General Mitre, 10
8456789000007 08017 Barce.lona
Tlf. 93.252.39.00
Fax 93.280.21.35
Dpto . EDI

El uso de códigos de punto operacional hace que la comunicación sea mucho más
eficiente y automática, ya que por ejemplo en un pedido basta con indicar el código
para el punto de entrega de la mercancía, en vez de la descripción postal completa.

La estructura del código es de 13 dígitos y está basada en la estructura del código


EAN·UCC-13. Por ejemplo, para empresa que su código de empresa sea el 12345, un
posible P.O. sería:

8412345000010

84 - Prefijo EAN correspondiente a AECOC


12345 - Código de empresa asignado por AECOC
00001 - Dígitos de asignación libre por parte de la empresa
0 - Dígito de control, calculado a partir de los anteriores.
El algoritmo de cálculo podemos encontrarlo en el Manual de
Codificación, suministrados por AECOC o en Servicio del

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 19


AECOC Guía introducción EDI

AECOC Online donde hay una página con un programa para


calcular el dígito de control.

Los Puntos Operacionales son un concepto clave en el EDI, ya que identifican de


forma única, sin ambigüedades y eficientemente las diferentes partes que intervienen
en la comunicación EDI. Los Puntos Operacionales van a permitir direccionar los
mensajes EDI hacia el buzón, estación de trabajo o aplicación deseados.

En la comunicación EDI existen tres tipos de Puntos Operacionales:


 P.O. Buzón: Identifica el buzón en el Centro Servidor.
 P.O. Fiscal o EDI: Identifica a la empresa origen o destino de los intercambios
de información, y es el relevante a efectos fiscales de factura telemática.
 P.O. Lógicos: Identifica a las partes de la empresa.

Usualmente el P.O. Buzón y el Fiscal suelen ser el mismo, ya que se utiliza un solo
buzón por empresa, pero es posible compartir un buzón entre varias empresas con
diferentes NIF. Es por esta razón que surge la necesidad de diferenciar el receptor del
mensaje con el lugar donde se deposita.

Los Puntos Operacionales son independientes de la Red de Valor añadido y del


Software de Estación de Usuario, por lo que los interlocutores comerciales no se ven
afectados si se cambia de proveedor tecnológico.

Tanto los Puntos Operacionales como los códigos EAN·UCC están reconocidos por la
Agencia Tributaria en Factura Telemática.

Guías de Implantación.

El estándar EDI adoptado por AECOC es el EANCOM desarrollado en el seno EAN


Internacional.

Al ser EANCOM internacional y multisectorial, se convierte en un instrumento algo


complejo cuando se trata de aplicarlo a su escenario concreto. Para facilitar su
aplicación, AECOC ha desarrollado las Guías de Implantación adaptadas a las
necesidades de cada sector.

Las Guías de Implantación EDI-EANCOM y EDI-XML están desarrolladas, mantenidas


y distribuidas exclusivamente por AECOC, y el ámbito de aplicación es sectorial y
nacional.

Las Guías de Implantación son una guía de ayuda para el uso de un mensaje EDI en
un sector determinado. Han sido desarrolladas por grupos de trabajo dirigidos desde
AECOC y compuestos por las empresas más significativas de cada sector.

9. ALINEAMIENTO DE FICHERO DE MAESTROS

Errores en la especificación de pedidos, retrasos y errores en los envíos... todavía son


muchos los problemas que se producen por falta de coordinación y ambigüedades en
el intercambio de información de artículos que los diferentes agentes de la cadena de
suministro están comprando, sirviendo o facturando y que provocan un aumento de los
costes finales.

Hasta ahora el solventar estas ineficiencias sigue siendo un proceso muy costoso que
debe realizarse de forma manual comunicando cualquier modificación de las
características descriptivas o logísticas de un producto a todos y cada uno de los
interlocutores implicados.

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AECOC Guía introducción EDI

Por estas razones surge la necesidad de concienciar sobre la importancia de alinear


los ficheros maestros de proveedores y clientes. De esta forma, ambas partes se
aseguran que la información intercambiada en los diferentes procesos administrativos
y logísticos de una transacción comercial (generación de pedidos, facturación, gestión
de inventarios, envío y recepción de mercancías...) sea la misma para todos.

El mecanismo para conseguir esta comunicación fiable y actualizada entre las partes
es la utilización de mensajes PRICAT (Ficha de Producto) con formato estándar
EANCOM y que permitan la integración de los datos automáticamente en los sistemas
internos de los interlocutores.

En un primer escenario de intercambio uno a uno del mensaje PRICAT, el proveedor


puede enviar la información de sus artículos a cada uno de sus clientes pero cuando el
escenario se amplía a una dimensión de relaciones “m” a “n” interlocutores, la
utilización de una Base de Datos centralizada que albergue todos los maestros de
productos en un único servidor común se convierte en un factor clave para lograr una
comunicación eficiente entre los interlocutores comerciales.

El proceso para almacenar e intercambiar la información es muy sencillo:


 el proveedor (o publicador) introduce una sola vez la información sobre sus
productos
 el cliente (o suscriptor) recibe automáticamente los datos actualizados de
aquellos productos a los que esté suscrito.

Si necesita más información sobre la alineación de ficheros maestros y el


funcionamiento de AECOC Data, le recomendamos que lea la Guías de AECOC para
“Alineamiento de Ficheros Maestros” y el documento “AECOC Data Manual de
Usuario”.

10. CÓMO ORGANIZAR LA IMPLANTACIÓN DEL EDI.

El EDI es una herramienta que permite a las empresas ser más eficientes en sus
operaciones comerciales. Esta herramienta de mejora se ha de englobar dentro de un
proyecto más ambicioso y debe tener dentro de la empresa un objetivo más amplio
que no sólo la simple implantación del Software de Estación de Usuario por parte del
departamento de informática.

En este capítulo se expone una metodología de implantación con el ánimo de servir de


guía para la introducción del EDI en su empresa. En ningún caso pretende ser la
única, ni la mejor.

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AECOC Guía introducción EDI

Las fases del proyecto son:


 Análisis del proceso de cambio
 Reingeniería: Organización y evaluación del impacto
 Implantación coordinada y multidepartamental
 Marcarse objetivos de mejora: creación de indicadores
 Formación
 Verificación del desarrollo realizado
 Llevar el EDI al usuario final
 Nuevos proyectos de mejora

La implantación del EDI supone un 20% de cambio informático frente a un 80% de


cambio organizativo, es por esta razón que se puede afirmar que el EDI es una
herramienta al servicio de un fin más ambicioso.

Emitir facturas por EDI no es un problema únicamente de cambio de papel por un


soporte informático, sino que debe tomar parte de un proyecto de aumento de
eficiencia en el área administrativa y por lo tanto debe atenderse a indicadores como:

 Coste administrativo de facturación.


 % facturas erróneas.
 Número de cargos de rectificación recibidos...

En la siguiente figura pueden ver estas fases representadas de forma gráfica, con el
objetivo de ver su decalado en el tiempo.

Nuevos Proyectos:
ORGANIZACIÓN PruebaPILOTO:
MASA *Factura TELEMÁTICA
INFORMACIÓN *AECOC *Más mensajes
*E.C.R.
EVALUACIÓN *Interlocutor CRÍTICA *C.R.P.
DEL ...
IMPACTO

Si usted limita el EDI a un proyecto informático, limitará también los beneficios que se
aportarán.

Información

Objetivo: Realización de un análisis previo, genérico, para identificar las ventajas de la


incorporación del EDI, y su posible repercusión en la empresa.

Recomendamos en este punto que no sea únicamente reactivo a las peticiones


que vengan de sus interlocutores comerciales sino que sea proactivo en
determinar áreas de aplicación del EDI de interés para su empresa.

El análisis deberá ser efectuado disponiendo de:


- Información pormenorizada sobre el sistema.
- Visión general de la empresa. Potenciales interlocutores y el entorno de
utilización.

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 22


AECOC Guía introducción EDI

Organización

El compromiso con el proyecto EDI por parte de la Dirección General es fundamental


para el éxito del proyecto. Este compromiso es necesario para apoyar el trabajo y
conseguir los recursos económicos y humanos para la implantación del EDI, y para
obtener la colaboración y participación activa de las diferentes áreas de la
organización en su máximo nivel, al iniciar el proyecto EDI.

1. Asunción de la estrategia de estandarización.

Objetivo: Decisión de la dirección sobre la incorporación de la nueva


tecnología e información a toda la organización del proyecto a realizar.

Esta fase es definitiva a la hora de disponer de los recursos necesarios para


que el proyecto se desarrolle con éxito.

2. Designar el jefe de proyecto.

Objetivo: Elección de un profesional con ascendencia sobre la organización y


que posea una visión general de la empresa.

3. Designar el grupo de trabajo.

Objetivo: Disponer de un grupo de trabajo multidisciplinar capaz de desarrollar


el proyecto en todas las áreas afectadas.

Es necesario denotar aquí que la amplitud del proyecto va desde la


implicación de un área a la globalidad de la empresa.

4. Formación de los integrantes del grupo de trabajo.

Objetivo: Dotar al grupo de los conocimientos necesarios y de la visión de las


diferentes áreas de la empresa.

Cabe destacar que el equipo debe de ser multidepartamental ya que esta


nueva herramienta afectará a áreas como: informática, administración,
comercial, logística, compras, ...

Evaluación del impacto en la empresa.

1. Análisis exhaustivo del proyecto.

Objetivo: Identificación de los beneficios y de la repercusión en la


organización (áreas/procesos/personas implicadas), para poder efectuar un
análisis coste/beneficio.

El resultado de esta fase es una definición clara de los flujos de información


que entran en el proyecto, esto es del ámbito de aplicación del EDI
(facturación, aprovisionamiento, entregas, etc.). Así como el calendario de
implantación.

Fíjese como mínimo un indicador de mejora y un objetivo concreto a alcanzar.

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AECOC Guía introducción EDI

Por ejemplo:

FABRICANTE
Ambito/mensajes EDI Indicador de mejora
Administración / Envío de facturas EDI % facturas correctas
Comercial / Recepción de pedidos % pedidos sin incidencias
Logística / recepción información stocks Mejora planificación necesidades
DISTRIBUIDOR
Ambito/mensajes EDI Indicador de mejora
Administración / Recepción de facturas EDI % facturas en casamiento automático
Comercial / Envío de pedidos Coste administrativo de pedidos
Logística / Recepción aviso de expedición % entregas correctas

2. Asignación de tareas

Objetivo: Involucrar a los profesionales de la organización que deben llevar a


cabo el proyecto.

Prueba Piloto

Objetivo: Realizar la implantación informática y una prueba test del sistema para
evidenciar tanto la validez del sistema como la problemática del mismo.

Para ello los pasos a seguir son:


1. Elección de los productos/ mensajes/ interlocutores a participar.
(A fin de controlar el proceso es aconsejable acotar la prueba en este ámbito)
2. Incorporación de los estándares EDI, Lenguaje Común en los mensajes y procesos
relacionados
3. Conexión al Servicio AECOM.
4. Acuerdo de Intercambio.
5. Pruebas de Comunicación.
7. Análisis y desarrollo de las interfaces que permita la automatización de procesos.
Integración del EDI.
8. Validación del sistema.

Estas pruebas pilotos se pueden realizar con algún futuro interlocutor comercial y/o
con la Estación Testeadora que pone a su disposición AECOC.

Ampliación de Interlocutores.

Objetivo: Optimizar el sistema incorporando todos los flujos definidos en la fase de


análisis y llegar a la masa crítica definida en el análisis coste-beneficio.

1. Elección y estratificación de productos/mensajes/interlocutores.


2. Promoción y expansión del sistema

Hay que tener en cuenta que esta fase es la más importante y laboriosa del proyecto,
y la que maximizará los beneficios esperados.

Nuevos Proyectos.

Una vez se ha implantado la herramienta y ya se han conseguido un número de


interlocutores notable es el momento de ampliar los beneficios del EDI a nuevos
ámbitos.

Nuevos proyectos podrían ser:

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AECOC Guía introducción EDI

 Integración de la Factura telemática.


 ECR o Respuesta eficiente al consumidor.
 CRP o Reaprovisionamiento continuo.
 AECOC-Data: La Base de datos centralizada de productos.
 ...

Calendario orientativo (implantación pedido – factura)


Semanas
1 2 3 4 5 6 7 8
Organización equipo de trabajo.
Formación
Adquisición del software y alta Red de
Valor añadido
Integración Informática (factura-pedido)
Prueba Piloto (1 o 2 interlocutores)
Extensión

¿Cómo fracasar en un proyecto EDI?

Si usted sigue alguno de estos puntos, el fracaso del EDI en su empresa está
asegurado:

 Sea únicamente reactivo a las peticiones o impresiones de sus interlocutores


comerciales.
 Ver el EDI como un proyecto informático y asignarlo al departamento de
sistemas.
 No integrar EDI. Enviar o recibir manualmente. “EDI FAX”
 Una vez implantado el EDI, use sólo el EDI con 1 o 2 clientes.
 Convierta el EDI en un Intercambio Electrónico de problemas

11. RESPUESTA A LAS PREGUNTAS MÁS USUALES.

Estas son las preguntas más habituales al iniciar un proyecto EDI.

 ¿Qué es el EDI?.
Las siglas EDI corresponden al inglés Electronic Data Interchange (Intercambio
Electrónico de Datos). EDI es envío y recepción de documentos comerciales
- facturas, pedidos, etc. - utilizando medios telemáticos, con el fin de posibilitar su
tratamiento automático.

 ¿Qué necesita una empresa para poder hacer EDI?


Los requisitos son realmente mínimos y accesibles para todo tipo de empresas. Una
posible solución técnica podría ser:

Hardware
 Un ordenador personal, PC compatible.
 Un módem
 Una línea telefónica

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 25


AECOC Guía introducción EDI

Software
· Un software de conexión también llamado Estación de Usuario, que se encarga
de gestionar las comunicaciones, traducir los documentos y permite una utilización
manual o automática.
· Caso de optarse por un tratamiento automático de los documentos a intercambiar
desde el ordenador central de la empresa, deberá realizarse un desarrollo de
enlace entre las aplicaciones de la empresa (contabilidad, facturación, etc. ) y el
software de conexión al Servicio AECOM.

Otros
· Firmar un contrato con una Red de Valor Añadido, que actúa como el equivalente
al servicio de correos, transportando y encaminando los documentos
intercambiados. (no es necesario en el caso de realizar transacciones EDI a través
de Internet).

 He oído el nombre de muchas empresas que participan en el Servicio


AECOM. ¿Cuál es el papel de cada una de ellas?.
Ciertamente, a veces podemos hacernos un buen lío con el número de siglas y
nombres de empresas que van apareciendo cuando nos empezamos a interesar por el
EDI.

 AECOC: Asociación Española de Codificación Comercial. Entidad sin ánimo de


lucro cuyo objetivo es coordinar las relaciones entre fabricantes y distribuidores.
Responsable del desarrollo y mantenimiento del Lenguaje Común AECOM, que
estandariza los documentos comerciales.

 Centros servidores: Empresas responsables de la explotación técnica y


económica del Servicio AECOM de intercambio electrónico de datos. Propietarias
de los Centros de Compensación del Servicio AECOM, encargados
fundamentalmente de distribuir los documentos intercambiados por las empresas.

 Empresas de software: Debido al proceso de homologación de software antes


mencionado existen en el mercado diferentes softwares de conexión al Servicio
AECOM que funcionaran en plataformas hardware diferentes (AS-400, VAX,
Windows, etc. ), y que serán proporcionados por empresas diferentes.

 ¿Cómo puedo mejorar mi conocimiento del Lenguaje Común?


Existen varios grados necesarios de conocimiento del Lenguaje Común dentro de la
empresa. Así, la persona o empresa que realice el enlace entre la informática interna y
el Software de estación de usuario, deberá conocerlo mucho mejor que, por ejemplo,
el personal de ventas.

En cualquier caso, AECOC es la responsable de proporcionar formación y asesoría a


todos estos niveles. Ello puede concretarse en alguna de las siguientes formas:

ü Documentación y folletería: editada y suministrada por AECOC.

ü Presentaciones públicas: realizadas periódicamente por AECOC a lo largo de


la geografía española. Introducción al Lenguaje Común y al Servicio AECOM.

ü Cursos de Lenguaje Común: se realizan regularmente en Madrid, Barcelona y


Valencia y excepcionalmente en otras ciudades españolas.

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AECOC Guía introducción EDI

ü Reuniones en AECOC de información o asesoría: Podemos atenderle sin más


que concretar previamente la cita en nuestras dependencias de Barcelona.
Ocasionalmente, y según disponibilidad, pueden organizarse encuentros en las
oficinas de la empresa solicitante.

ü Atención telefónica permanente.

 Grupos de Trabajo

En el apartado 11 puede encontrar con mayor detalle todos los servicios de


AECOC.

 ¿Qué debo hacer para empezar a implantar el EDI?


Brevemente, los principales pasos a seguir serían los siguientes:

 Asociarse a AECOC. El motivo para ello no es otro que disponer de un código de


empresa que podremos utilizar para confeccionar la dirección electrónica de
nuestra empresa. Evidentemente, las empresas ya asociadas a AECOC podrán
utilizar su correspondiente código1.

 Elección del Software de Estación de Usuario.

 Ponerse en contacto con la red de Valor Añadido seleccionada.

 Realizar el enlace entre la informática interna y el Software de estación de


usuario. Esta labor puede desarrollarla el propio departamento de informática de
la empresa o bien su proveedor de software habitual. Las empresas que
suministran el software de conexión suelen también ofrecer sus servicios.

 ¿Cuánto me va a costar todo?


Brevemente, los conceptos de inversión en la implantación del Servicio AECOM, son:

· Asociación a AECOC: Cuota de entrada de 601.01€ más una cuota anual que
depende del volumen de facturación de la empresa (mínimo 153 Euros/año).
AECOC está forma por más de 18.000 las empresas asociadas entre las cuales
posiblemente ya figurará la suya.

· Hardware: El PC Compatible y el módem pueden adquirirse en cualquier comercio


especializado o bien utilizarse alguno disponible en la empresa. Los precios son,
pues, sobradamente conocidos.

· Software de conexión AECOM: el software ronda los 1.800 Euros. Pero depende
del proveedor y la plataforma utilizada.

· Alta al Centro Servidor: Alrededor de 150 Euros. Dependiendo del Centro


Servidor.

· Enlace con la informática interna: Muy variable, dependiendo de multitud de


factores como grado de integración, hardware y software disponibles, etc. Puede
consultarse a una empresa especializada. Enlazar dos mensajes viene a costar
alrededor de 1200 Euros.
1Para los trámites de asociación, dirigirse a Administración de AECOC.

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AECOC Guía introducción EDI

· Tráfico: es el coste de la utilización del Servicio AECOM. Las empresas


facturarán según la cantidad de información transmitida, existiendo un mínimo
mensual. Para un volumen de transacciones medio/alto se tiende hacia las 0.1 Euros
por documento transmitido o recibido.

 ¿Cuáles son las personas de contacto en AECOC?

En AECOC, las personas de contacto habituales son las siguientes:

Sílvia Bonilla Responsable de Asesoría EDI/CE


sbonilla@aecoc.es

FUNCIONES: Servicio atención de incidencias, operación


del help-desk

Lydia Fernández Secretaria Departamento EDI/CE


lfernandez@aecoc.es

FUNCIONES: Secretaría, Cursos y Administración.

Tel.: 93 252 39 00 (centralita)


Fax: 93 280 21 35

 ¿Es necesario efectuar el enlace con mis aplicaciones informáticas para


poder hacer EDI?

No, aunque es lo preferible para poder obtener los máximos beneficios que una
herramienta como el EDI nos puede ofrecer.

La estación de usuario del Servicio AECOM puede operar en dos modalidades:

· Entrada manual: los documentos son introducidos en el ordenador a través del


teclado, rellenando los datos de cada documento según van apareciendo en
pantalla las casillas correspondientes. Posteriormente, estos documentos pueden
transmitirse normalmente vía telemática. En esta modalidad, los documentos
recibidos se pueden imprimir para su posterior retecleo y tratamiento en nuestro
ordenador central.

· Entrada automática: la estación de usuario es capaz de reconocer como


documentos a procesar y enviar y, asimismo, es capaz de generar a la recepción
de un documento, ficheros planos secuenciales con un formato determinado. Para
conocer el formato correspondiente a un determinado documento deberá
contactarse con el proveedor de la estación de usuario.

 ¿Se pueden realizar intercambios EDI-EANCOM con empresas de otros


países?
Sí, gracias a la utilización de Estándares internacionales EANCOM. Este estándar es
válido para toda la comunidad EAN (alrededor de 90 países).

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AECOC Guía introducción EDI

El procedimiento a seguir en caso de realizar EDI con un interlocutor fuera de España


es:
 Acordar con el interlocutor el uso del mensaje estándar EANCOM de la misma
versión del directorio Edifact.
 Intercambiar entre ambas empresas la información relativa a la conexión:
- Nombre de la red a la que se está conectado. Ejemplo: Allegro, Portel,
Fonocom, etc.
- Medio de conexión a la red. Ejemplo: X-400, OFTP, etc.
- Buzón y punto operacional con el que está operando en el centro servidor
de la red.
- Nombres y teléfonos o email de las personas de contacto de los centros
servidores de las redes respectivas.
 Comunicar los datos (segmentos, elementos de datos y calificadores)
obligatorios a intercambiar y la estructura del mensaje EANCOM (es una
información de carácter técnico).

 ¿Cómo puedo obtener los máximos beneficios de un sistema EDI?


La primera clave es enlazar la estación de usuario con nuestra informática interna,
para posibilitar un tratamiento automático de la información enviada y recibida,
eliminando errores y ahorrando tiempo.

La segunda es utilizar el EDI con el máximo número posible de interlocutores. Y aquí


el espectro es amplio - proveedores de materias primas, distribuidores, operadores
logísticos, delegaciones comerciales, bancos etc. -, y para aumentarlo cuenta el
esfuerzo de cada una de las empresas usuarias del Servicio AECOM, empezando por
la suya. Adjunto a este documento puede encontrar la lista de empresas usuarias del
EDI.

La tercera clave y quizá la más importante es imaginación. Y en eso seguro que


somos nosotros los que debemos aprender de Usted.

 ¿Qué es la Factura Telemática?.


Hasta la fecha las empresas tenían que conservar los documentos en papel. Ahora
con la factura telemática se pueden obtener las siguientes mejoras en los procesos
administrativos:

 Simplicidad de los procesos administrativos de facturación y archivo.


 Ahorro de espacio y la comodidad en los archivos legales exigidos para la
facturación
 Exactitud de los datos contenidos en la factura.
 Comodidad en el procesamiento de los datos.
 Rapidez en el envío y recepción de las facturas.
 Eliminación del envío de la factura en papel.
 Eliminación del archivo de la factura en papel.

 ¿Qué es XML?
XML (Extensible Markup Language) es un metalenguaje para crear nuestros propios
lenguajes de etiqueta. Es decir es una norma que define la sintaxis y las reglas que
tenemos que seguir para crear nuestro propio lenguaje de etiquetas
De esta manera, podremos crear un lenguaje para escribir un libro, o un articulo, o la
documentación técnica de un avión de combate, o como tiene que ser una transacción
etc.

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 29


AECOC Guía introducción EDI

Evidentemente, todos estos lenguajes los podríamos crear utilizando nuestra propia
sintaxis y reglas, pero entonces no estaríamos trabajando con un estándar y
perderíamos todas las ventajas que conlleva.

 ¿Puedo visualizar XML en un navegador?


Por el momento el único navegador, de los que se utilizan normalmente, que permite
trabajar con XML de una forma razonable es el Internet Explorer v.5.
La próxima versión de Netscape también traerá soporte para XML y algunos de los
estándares asociados.
Luego existen bastantes navegadores especializados que permiten trabajar con
algunas aplicaciones XML concretas.

 ¿Es XML el sustituto del EDI?


Desde EAN Internacional no se ve que el XML reemplace al EDI tradicional. A su más
bajo nivel XML y EDIFACT son simplemente sintaxis EDI. Creemos que la
implementación de EDIFACT continuará creciendo durante los próximos 5 o 10 años.
XML y EDIFACT se usarán y complementarán estándares durante ese período.

 ¿Qué puedo hacer con XML?


Puede parecer un eslogan publicitario, pero con XML las oportunidades de
aplicaciones son infinitas.
Estamos hablando de un metalenguaje que propone una forma estándar de organizar
nuestra información, flexible (permite crear nuestras propias etiquetas), independiente
de plataforma, sistema operativo y lenguaje de programación, y además pensado para
que los navegadores puedan trabajar con él.
Es decir, estamos hablando de una gran base de datos virtual a la que cualquier
aplicación, independientemente del entorno, sistema operativo y lenguaje de
programación puede acceder siguiendo unas APIs estándar.
Teniendo esto en cuenta, las limitaciones en el uso del XML en nuestras aplicaciones
solo las pone nuestra imaginación.
Se utiliza por ejemplo:
- En sistemas de documentación
- En el comercio electrónico
- En el diseño de aplicaciones informáticas
- En telefonía móvil

 ¿Qué necesito para hacer XML?


Para operar con este servicio, AECOC le recomienda que utilice la siguiente
configuración:
- Ordenador: Pentium III 500 con 32 MB de RAM (recomendado) aunque funciona con
configuraciones de menor capacidad de proceso.
- Un Módem con conexión a Internet
- Software: Windows 95/98/NT
- Navegador: Internet Explorer 6.0

 ¿Cómo funciona el Conector XML?


Con el Conector XML, podrá cumplimentar documentos a través de sencillos
formularios web que serán enviados por correo electrónico en formatos XML estándar

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 30


AECOC Guía introducción EDI

a sus interlocutores comerciales. Asimismo, convierte los mensajes XML que le


remitan en páginas web comprensibles para cualquier persona. Tan fácil como recibir
un correo electrónico.

 ¿Dónde obtengo las Guías de Implantación?


Toda la documentación referente a la implantación del EDI está disponible en la
página WEB de AECOC: http://www.aecoc.es. Las guías de implantación tanto de
EDI-EANCOM como de EDI-XML están disponibles para ser bajadas desde el
apartado de “Comerio Electrónico/EDI” y desde el apartado “Comercio
Electrónico/XML”.

Para poder acceder a ellas necesitará un login/password que podrá obtener rellenando
un sencillo formulario desde la misma página WEB.

12. Servicios de AECOC. ¿Qué podemos hacer por usted?

 Promoción y Difusión:
Organización de cursos y seminarios para difundir el EDI-EANCOM® y conocer las
aplicaciones más interesantes

 Asesoría.
AECOC pone al servicio de todos sus asociados un servicio de asesoría y de consulta
tanto durante el proceso de implantación como en el día a día.

 Desarrollo
Administración y mantenimiento de los mensajes EANCOM®, y seguimiento y
desarrollo de normativas internacionales para adaptarse a la evolución de las
necesidades tecnológicas.

 Certificación de guías de empresa.


AECOC pone un nuevo servicio a disposición de las empresas usuarias EDI que
quieren certificar sus guías particulares (que se adecuan a sus necesidades) están
completamente alineadas con el estándar EANCOM®.

 Testeador de Calidad EANCOM®


Uno de los pilares fundamentales del EDI es la calidad. AECOC pone a disposición de
las empresas usuarias el Servicio de Testeo y el Servidor de Mensajes.
- Servicio Testeo. Permite verificar la sintaxis y estructura de sus mensajes de forma
automática, de modo que permite identificar si se cumple con el estándar o no.
- Servidor de mensajes. Los usuarios EDI pueden solicitar de forma automática
multitud de mensajes para comprobar el enlace con el software de gestión.

 Grupos de Trabajo.
AECOC organiza grupos de trabajo con el fin de adecuar sus recomendaciones a las
prácticas reales.

 Formación
EDI BÁSICO: El ABC del Intercambio Electrónico de Datos. Dirigido a todas aquellas
empresas que quieran conocer el EDI o que se estén planteando la implantación en su
organización.
Dirigido a: Responsables de área (administración, logística, informática,...) y a
Dirección.

EDI AVANZADO: Curso de profundización en los mensajes más utilizados, Pedido,


Factura, Catalogo de productos, Relación de facturas, Aviso de expedición, etc.

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AECOC Guía introducción EDI

A estos cursos deben asistir todas las empresas que vayan a implantar algún mensaje
por primera vez o que estén inmersas en un cambio de versión.
Dirigido a: Responsables de administración, compras e informática.

XML BÁSICO: En este curso se dan a conocer las bases y principales aplicaciones
del lenguaje XML, cuáles son sus ventajas y las herramientas disponibles en el
momento. Es un curso de introducción general a XML complementado con ejemplos y
aplicaciones prácticas. Dirigido a todas aquellas empresas interesadas en conocer las
posibilidades de este nuevo lenguaje o que estén interesados en una solución EDI
para su organización.

XML AVANZADO: Curso de profundización en el lenguaje de programación XML,


hojas de estilo, schemas, etc. y en los mensajes pedido, albarán, factura, relación de
facturas, comunicación de pago, etc. Se analizan conceptos relacionados con la
seguridad en los mensajes XML, acceso a bases de datos y soluciones para la
integración, entre otros.
Dirigido a los responsables de informática de las empresas interesadas en implantar
soluciones EDI-XML.

FACTURA DIGITAL: ¿Sabe que ya puede emitir, recibir y archivar facturas vía EDI sin
necesidad legal de utilización del papel? ¡Aprenda como hacerlo!
Dirigido a los responsables de administración, legales e informática.

 AECOC OnLINE.
Es un servicio de información y consulta de AECOC a través de Internet. Las
posibilidades que ofrece el AECOC OnLINE son:
 Información General sobre AECOC y sus actividades.
 Agendas de actos y proyectos inmediatos de la asociación.
 Consultas de bases de datos (código EAN, Usuarios EDI,...)
 Hemeroteca. Los últimos artículos de CODIGO 84, COMERCIO
ELECTRÓNICO, AECOC.INFO, ...
 Etc.

Una de las áreas sobre las que se informa en el AECOC OnLINE es el COMERCIO
ELECTRÓNICO, dentro de este apartado, encontramos tres grandes bloques EDI,
XML y AECOC-Data.

Dentro del bloque EDI, encontramos:


 Soluciones homologadas.
 Tráfico y usuarios.
 Preguntas más usuales
 Guías y manuales.

Dentro del bloque XML, encontramos:


 Informaciones básicas sobre XML.
 Guías de AECOC para XML

Dentro del bloque AECOC-Data, encontramos:


 Características.
 Usuarios y perfiles.
 Guías y manuales.

La utilización del AECOC OnLINE es completamente gratuita y se realiza a través de


la dirección siguiente:

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AECOC Guía introducción EDI

http://www.aecoc.es

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AECOC Guía introducción EDI

ANEXO 1. GUIAS DE IMPLANTACION DE AECOC

Las guías de AECOC para la implantación del EDI se centran en los siguientes
aspectos:

 EDI – EANCOM
- Manual Técnico Multisectorial: Contiene todos los documentos definidos por
AECOC y cubre la totalidad de transacciones y datos que se intercambian en la
actualidad entre la comunidad de asociados. Actualmente contempla 20 mensajes.
- Guías de procesos. Las guías de procesos son la adaptación de los documentos
contenidos en el Manual Técnico Multisectorial a las siguientes mejoras prácticas:
- Guía de CRP
- Guía de Entregas eficientes
- Guía de AFM AECOC-Data
- Guías Sectoriales: Las Guías Sectoriales son la adaptación de los documentos
contenidos en el Manual Técnico Multisectorial a los siguientes sectores:
- Guía Sector Sanitario.
- Guía de Upstream

 EDI – XML
- Guía de implantación multisectorial de XML

A continuación se detalla el contenido de cada una de ellas.

Formato EDI – EANCOM

MANUAL TECNICO MULTISECTORIAL

El Manual Técnico Multisectorial es el resultado obtenido fruto del esfuerzo que los
diferentes Grupos de Trabajo que han participado en el seno de AECOC para definir
los datos que deben utilizarse cuando se procede a hacer EDI. Su ámbito de
aplicación es multisectorial.

Las Guías de Implantación contenidas en este manual permiten intercambiar los


siguientes documentos comerciales:

1. Relación de Entregas - COACSU AE01 REN


El documento de Relación de Entregas permite la transmisión de la recopilación de las
entregas individuales que el proveedor ha realizado en uno o varios establecimientos
del cliente en un período determinado.

El documento Relación de Entregas se transmite según la Guía de Implantación


COACSU AE01 REN, basado en el mensaje EANCOM COACSU EAN002 (directorio
EDIFACT D.96A).

2. Relación de Facturas - COACSU AE01 RFC


El documento de Relación de Facturas permite la transmisión de la recopilación de las
facturas que el proveedor ha enviado al cliente en un período determinado.

El documento Relación de Facturas se transmite según la Guía de Implantación


COACSU AE01 RFC, basado en el mensaje EANCOM COACSU EAN002 (directorio
EDIFACT D.96A).

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AECOC Guía introducción EDI

3. Programación de entregas – DELFOR AE01


Mensaje de un comprador a un proveedor proporcionando los requerimientos de
producto con relación a instrucciones de entrega a corto plazo y/o previsiones de
producto/servicio a medio a largo plazo, para propósitos de planificación, según las
condiciones acordadas en un contrato o pedido. El mensaje puede ser utilizado para
autorizar el compromiso de medios de trabajo y materiales. El mensaje también puede
ser enviado por un proveedor a un comprador como respuesta a un programa de
entregas previamente transmitido.

El documento Programación de Entregas se transmite según la Guía de Implantación


DELFOR AE01, basado en el mensaje EANCOM DELFOR EAN002 (directorio
EDIFACT D.96A).

4. Aviso de Expedición - DESADV AE01


El documento de Aviso de Expedición especifica detalles sobre las mercancías
enviadas bajo condiciones acordadas previamente entre el comprador y el vendedor
con la función de avisar al consignatario del contenido detallado de una expedición. El
documento está relacionado con un único lugar de un expedidor que envía mercancías
a un lugar de destino. El documento permite al consignatario conocer que materiales
han sido enviados y cuando, sirviéndole para preparar la recepción de las mercancías
y para contrastar la expedición con el pedido o pedidos correspondientes.

El Aviso de Expedición puede ser enviado bien para la entrega inicial de mercancías
correspondiente a un pedido o bien para la devolución de mercancías o como albarán
electrónico (no valorado).

El documento Aviso de Expedición se transmite según la Guía de Implantación


DESADV AE01, basado en el mensaje EANCOM DESADV EAN006 (directorio
EDIFACT D.96A).

5. Documento de Texto Libre - GENRAL AE01


El Documento de Texto Libre puede ser utilizado para enviar informaciones requeridas
para las cuales no existe un documento normalizado específico. Fue diseñado
inicialmente para permitir la transmisión temprana de pruebas entre nuevos
interlocutores EDI o para transmitir texto que complementara o aclarara otros
documentos EDI normalizados previamente transmitidos.

El documento de Texto Libre se transmite según la Guía de Implantación GENRAL


AE01, basado en el mensaje EANCOM GENRAL EAN003 (directorio EDIFACT
D.96A).

6. Instrucción de transporte múltiple - IFCSUM AE01


El mensaje Instrucción de Transporte Múltiple lo envía la parte que emite una
instrucción para múltiples expediciones (el equivalente a múltiples mensajes
Instrucción de Transporte) bajo las condiciones acordadas, a la parte que organiza los
servicios de transporte y envío.

El mensaje culmina en un contrato de transporte para múltiples expediciones,


principalmente destinado a propósitos administrativos. Será un mensaje del expedidor
al transportista o gestor del transporte que contendrá los detalles finales de las
expediciones implicadas.

El documento Instrucción de Transporte Múltiple se transmite según la Guía de


Implantación IFCSUM AE01, basado en el mensaje EANCOM IFCSUM EAN001
(directorio EDIFACT D.96A).

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AECOC Guía introducción EDI

7. Situación de transporte - IFTSTA AE01


El mensaje Situación de Transporte permite el intercambio de información sobre la
situación del movimiento físico de las expediciones o mercancías en cualquier punto o
momento dentro de la cadena total del transporte. El mensaje puede enviarse según
una pauta regular en momentos pre-establecidos, cuando sucedan uno o varios
eventos determinados o cuando suceda algo excepcional, según se acuerde entre las
partes involucradas.

El documento Situación de Transporte se transmite según la Guía de Implantación


IFTSTA AE01, basado en el mensaje EANCOM IFTSTA EAN002 (directorio EDIFACT
D.96A).

8. Instrucción de Despacho - INSDES AE01


El mensaje Instrucción de Despacho lo envía una parte (por ejemplo el comprador o el
proveedor) a otra parte (por ejemplo: un operador logístico) que tiene el control sobre
las mercancías pedidas, proporcionándole instrucciones para enviar o recoger una
expedición según las condiciones especificadas en el mensaje. El mensaje puede ser
utilizado para identificar los lugares de entrega, identificar las fechas en que deberá
efectuarse el envío, indicar que la expedición está sujeta a pago una vez se efectúa el
envío, etc.

El documento Instrucción de Despacho se transmite según la Guía de Implantación


INSDES AE01, basado en el mensaje EANCOM INSDES EAN001 (directorio
EDIFACT D.96A).

9. Factura - INVOIC AE01


El documento de Factura lo envía el proveedor al cliente solicitando el pago de las
mercancías entregadas o de los servicios prestados en las condiciones acordadas
previamente entre el vendedor y el comprador. Este mismo documento con el
calificador de datos correspondiente puede cumplir las funciones de una factura pro-
forma, abono o cargo. El vendedor puede facturar más de una transacción referente a
mercancías y servicios relacionados con uno o más albaranes con una factura
recapitulativa. La factura puede contener referencias a las condiciones de pago, los
detalles de transporte, etc.

El documento Factura se transmite según la Guía de Implantación INVOIC AE01,


basado en el mensaje EANCOM INVOIC EAN008 (directorio EDIFACT D.96A).

10. Información de Stocks - INVRPT AE01


El mensaje Información de Stocks se envía entre las partes interesadas para
especificar información relacionada con los inventarios de una localización. Todas las
mercancías detalladas en la Información de Stocks habrán sido previamente
identificadas en el mensaje Catálogo de Productos y Precios. Pueden identificarse
diferentes clases de stocks. El mensaje se puede utilizar para informar sobre el stock
en un momento dado (foto fija), sobre entradas/salidas en un determinado periodo y
sobre ajustes de stocks.

El documento Información de Stocks se transmite según la Guía de Implantación


INVRPT AE01, basado en el mensaje EANCOM INVRPT EAN004 (directorio EDIFACT
D.96A).

11. Pedido – ORDERS AE01


El documento de Pedido lo transmite el cliente a su proveedor, para pedirle
mercancías o servicios y especificar las cantidades concretas, las fechas y los lugares
de entrega. El documento debería hacer referencia a los Puntos Operacionales y
productos intercambiados previamente en el documento Declaración de Punto

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AECOC Guía introducción EDI

Operacional y en el documento Catálogo de Productos y Precios. Este documento está


diseñado para su utilización en las transacciones diarias de pedido con una regla
general consistente en realizar un pedido para cada lugar de entrega.

El documento Pedido se transmite según la Guía de Implantación ORDERS AE01,


basado en el mensaje EANCOM ORDERS EAN008 (directorio EDIFACT D.96A).

12. Respuesta al pedido – ORDRSP AE01


Mensaje de un proveedor a un comprador, respondiendo a un mensaje de pedido. Una
respuesta a un pedido puede hacer referencia a artículos o servicios relacionados con
uno o más programas de entrega, órdenes de entrega, etc... Además, una respuesta a
un pedido puede contener detalles sobre el transporte y los lugares de destino, así
como sobre los patrones o modelos de envío.

El documento Respuesta al Pedido se transmite según la Guía de Implantación


ORDRSP AE01, basado en el mensaje EANCOM ORDRSP EAN005 (directorio
EDIFACT D.96A).

13. Situación de despacho - OSTRPT AE01


El mensaje Situación de Despacho puede ser utilizado por un operador logístico para
informar sobre la situación de una o más Instrucciones de Despacho previamente
transmitidas. Este mensaje puede ser enviado como un informe transmitido a
intervalos regulares o en el momento en que haya cambios en el estado del mismo,
según un acuerdo previamente establecido entre las partes.

El documento Situación de Despacho se transmite según la Guía de Implantación


OSTRPT AE01, basado en el mensaje EANCOM OSTRPT EAN002 (directorio
EDIFACT D.96A).

14. Declaración de Punto Operacional - PARTIN AE01


El documento Declaración de Punto Operacional es el primer documento que se
intercambia entre los socios comerciales al principio de una relación comercial. Se
utiliza para proporcionar las informaciones sobre departamentos y ubicaciones de un
socio comercial y los datos operacionales, administrativos, comerciales y financieros
relacionados con dichas ubicaciones, tales como: nombres, direcciones, personas de
contacto, etc…

El documento Declaración de Punto Operacional se transmite según la Guía de


Implantación PARTIN AE01, basado en el mensaje EANCOM PARTIN EAN006
(directorio EDIFACT D.96A).

15. Catálogo de Productos y Precios - PRICAT AE01


El documento Catálogo de Productos y Precios lo envía el proveedor a sus clientes. El
documento se utiliza como un catálogo o lista de todos los productos del proveedor o
como un aviso anticipado sobre determinados cambios en la línea de productos. El
catálogo incluirá información descriptiva, logística y financiera sobre cada producto. El
documento puede indicar sólo información general sobre los productos, válida para
todos los clientes o proporcionar a un cliente determinado su información específica
sobre productos, que incluya condiciones específicas de precios sólo válidas para él.
Además, el documento puede enviarlo también un cliente a un proveedor para
especificar necesidades concretas tales como requisitos de empaquetado y etiquetado
del comprador.

El documento Catálogo de Productos y Precios puede ser utilizado también por los
proveedores para alimentar un catálogo centralizado de productos, haciendo que la
información esté así a disposición de todas las partes interesadas.

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AECOC Guía introducción EDI

El documento Catálogo de Productos y Precios se transmite según la Guía de


Implantación PRICAT AE01, basado en el mensaje EANCOM PRICAT EAN006
(directorio EDIFACT D.96A).

16. Oferta – QUOTES AE01


El mensaje Oferta permite a los potenciales vendedores la capacidad de proporcionar
precios, programas de entrega, cantidades disponibles y otras condiciones para la
venta potencial de bienes y servicios.

El documento Oferta se transmite según la Guía de Implantación QUOTES AE01,


basado en el mensaje EANCOM QUOTES EAN004 (directorio EDIFACT D.96A).

17. Confirmación de recepción - RECADV AE01


El mensaje Confirmación de Recepción especifica detalles sobre las mercancías
recibidas bajo condiciones acordadas previamente entre interlocutores con la función
de avisar al expedidor de los contenidos recibidos con respecto a una expedición. El
mensaje está relacionado con un único lugar de recepción y un único lugar de origen
del envío y puede cubrir múltiples artículos, paquetes o pedidos. El mensaje permite al
expedidor conocer qué mercancías han sido recibidas o no recibidas en relación con el
pedido original y cuáles de éstas mercancías han sido aceptadas o rechazadas. Esta
información permite al expedidor preparar la correspondiente factura para el cliente.

El documento Confirmación de Recepción se transmite según la Guía de Implantación


RECADV AE01, basado en el mensaje EANCOM RECADV EAN003 (directorio
EDIFACT D.96A).

18. Comunicación de Pago - REMADV AE01


El documento Comunicación de Pago es una comunicación entre el comprador y el
vendedor que proporciona información sobre el proceso de verificación de las facturas
recibidas por el cliente, con relación al pago de las mismas. Cada Comunicación de
Pago se calcula en una única divisa y está relacionada con una única fecha de pago.

El documento Comunicación de Pago se transmite según la Guía de Implantación


REMADV AE01, basado en el mensaje EANCOM REMADV EAN003 (directorio
EDIFACT D.96A).

19. Solicitud de Oferta – REQOTE AE01


Mensaje que proporciona a los compradores potenciales la capacidad de solicitar, a
los vendedores potenciales de bienes y servicios, precios, programas de entrega y
otras condiciones.

El documento Solicitud de oferta se transmite según la Guía de Implantación REQOTE


AE01, basado en el mensaje EANCOM REQOTE EAN004 (directorio EDIFACT
D.96A).

20. Informe de ventas – SLSRPT AE01


El mensaje Informe de ventas permite a empresas intercambiar informes sobre datos
básicos de ventas relacionados con productos o servicios, incluyendo los
correspondientes lugares, fechas o periodos, identificación del producto, precios y
cantidades. Permite al receptor procesar la información automáticamente y utilizarla
para producción, marketing o propósitos estadísticos.

El mensaje lo envía un vendedor (con uno o más lugares de venta) a un proveedor,


oficina central, centro de coordinación o de distribución, o también puede enviarlo una
oficina central, centro de coordinación o de distribución que reúna información sobre

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 38


AECOC Guía introducción EDI

las ventas de sus distintos puntos de venta y proporciona datos para análisis
estadísticos a una tercera parte, como por ejemplo un instituto de marketing.

El documento Informe de ventas se transmite según la Guía de Implantación SLSRPT


AE01, basado en el mensaje EANCOM SLSRPT EAN004 (directorio EDIFACT D.96A).

Formato EDI-XML

1. Relación de Facturas - COACSUXML


El documento de Relación de Facturas permite la transmisión de la recopilación de las
facturas que el proveedor ha enviado al cliente en un período determinado.

2. Respuesta a la relación de Facturas - COACSUXML


El documento de Respuesta a la relación de Facturas permite la respuesta de un
comprador a un vendedor acerca de las incidencias detectadas en el documento
relación de facturas, para proceder a su posterior pago.

3. Factura - INVOICXML
El documento de Factura lo envía el proveedor al cliente solicitando el pago de las
mercancías entregadas o de los servicios prestados en las condiciones acordadas
previamente entre el vendedor y el comprador. Este mismo documento con el
calificador de datos correspondiente puede cumplir las funciones de una factura pro-
forma, abono o cargo. El vendedor puede facturar más de una transacción referente a
mercancías y servicios relacionados con uno o más albaranes con una factura
recapitulativa. La factura puede contener referencias a las condiciones de pago, los
detalles de transporte, etc.

4. Pedido – ORDERSXML
El documento de Pedido lo transmite el cliente a su proveedor, para pedirle
mercancías o servicios y especificar las cantidades concretas, las fechas y los lugares
de entrega. El documento debería hacer referencia a los Puntos Operacionales y
productos intercambiados previamente en el documento Declaración de Punto
Operacional y en el documento Catálogo de Productos y Precios. Este documento está
diseñado para su utilización en las transacciones diarias de pedido con una regla
general consistente en realizar un pedido para cada lugar de entrega.

5. Respuesta al pedido – ORDRSPXML


Mensaje de un proveedor a un comprador, respondiendo a un mensaje de pedido. Una
respuesta a un pedido puede hacer referencia a artículos o servicios relacionados con
uno o más programas de entrega, órdenes de entrega, etc... Además, una respuesta a
un pedido puede contener detalles sobre el transporte y los lugares de destino, así
como sobre los patrones o modelos de envío.

6. Catálogo de Productos y Precios - PRICATXML


El documento Catálogo de Productos y Precios lo envía el proveedor a sus clientes. El
documento se utiliza como un catálogo o lista de todos los productos del proveedor o
como un aviso anticipado sobre determinados cambios en la línea de productos. El
catálogo incluirá información descriptiva, logística y financiera sobre cada producto. El
documento puede indicar sólo información general sobre los productos, válida para
todos los clientes o proporcionar a un cliente determinado su información específica
sobre productos, que incluya condiciones específicas de precios sólo válidas para él.
Además, el documento puede enviarlo también un cliente a un proveedor para
especificar necesidades concretas tales como requisitos de empaquetado y etiquetado
del comprador.

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 39


AECOC Guía introducción EDI

De forma similar al documento Declaración de Punto Operacional, cada producto del


catálogo tiene asignado un número normalizado EAN·UCC, que será utilizado por los
clientes del proveedor en las transacciones futuras. El mensaje deberá ser reenviado
cuando haya cambios, eliminaciones o adiciones de productos del proveedor.

El documento Catálogo de Productos y Precios puede ser utilizado también por los
proveedores para alimentar un catálogo centralizado de productos, haciendo que la
información esté así a disposición de todas las partes interesadas.

7. Comunicación de Pago - REMADVXML


El documento Comunicación de Pago es una comunicación entre el comprador y el
vendedor que proporciona información sobre el proceso de verificación de las facturas
recibidas por el cliente, con relación al pago de las mismas. Cada Comunicación de
Pago se calcula en una única divisa y está relacionada con una única fecha de pago.

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 40


AECOC Guía introducción EDI

ANEXO 2. Lista de mensajes EAN·UCC

Formato EDI-EANCOM®. (Directorio D.96A)

Mensajes comerciales EANCOM®.

COACSU Resumen de cuenta comercial


COMDIS Disputa comercial
CONTRL Informe de Sintaxis y Servicio
DELFOR Programa de entregas
DESADV Aviso de Expedición
GENRAL Mensaje de propósito general
INSDES Instrucciones para expedición
INVOIC Factura
INVRPT Informe de inventario
MSCONS Informe de consumo de servicios medidos
ORDCHG Solicitud de modificación de orden de compra
ORDERS Orden de compra
ORDRSP Respuesta al pedido
OSTENQ Consulta sobre situación de pedido
OSTRPT Informe sobre situación de pedido
PARTIN Información sobre partes
PRICAT Catálogo de precios de venta
PRODAT Datos de producto
PROINQ Consulta sobre producto
QALITY Datos de calidad
QUOTES Oferta (valoración)
RECADV Aviso de recepción
REMADV Liquidación
REQOTE Solicitud de oferta (valoración)
RETANN Aviso de devolución
RETINS Instrucciones de devolución
SLSFCT Previsión de ventas
SLSRPT Informe de datos de ventas
TAXCON Control de impuestos

Mensajes de Transporte EANCOM®.

HANMOV Movimiento y manipulación de cargas y mercancías


IFCSUM Resumen de transporte y consolidación
IFTMAN Aviso de llegada de transporte
IFTMBC Confirmación de reserva de transporte
IFTMBF Reserva firme de transporte
IFTMIN Instrucciones de transporte
IFTSTA Informe de situación de transporte

Mensajes Financieros EANCOM®.

BANSTA Situación bancaria


CREMUL Aviso de crédito múltiple
DEBMUL Aviso de débito múltiple
FINCAN Cancelación financiera
FINSTA Situación financiera de cuenta
PAYMUL Orden de pago múltiple

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 41


AECOC Guía introducción EDI

Formato EDI-XML

EAN·UCC ya ha empezado a definir el conjunto de etiquetas que se utilizarán en el


Intercambio Electrónico de Documentos entre empresas utilizando tecnología XML.

EAN·UCC ha publicado los schemas para las siguientes transacciones XML:

item Ficha de producto


order Pedido
desptachAdvice Albarán de entrega
simpleInvoice Factura
party Información de las partes

© Septiembre 2003 Dept. EDI/CE 42

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