Unidad 03

Material Didáctico Complementario
Contabilidad para Emprendedores
Unidad III
Preparación de Estados Financieros

Contabilidad para Emprendedores – Unidad 03

Tabla de contenido

Objetivos ....................................................................................................................................... 3
Introducción .................................................................................................................................. 3
El proceso contable básico ............................................................................................................ 4
Preparación de los estados financieros ........................................................................................ 5
Información en los estados financieros .................................................................................... 5
Clasificación de los Estados Financieros........................................................................................ 6
Estado De Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas ......................................................... 6
Análisis del Estado de Resultados ............................................................................................ 9
Balance ........................................................................................................................................ 10
Análisis de las transacciones en el balance general ................................................................ 11
Bibliografía .................................................................................................................................. 15

© Todos los derechos reservados.
Santo Domingo. República Dominicana.
Versión 1. 2


Preparación de Estados Financieros
Objetivos
 Aprender a elaborar los documentos contables básicos: balance general y estado de
resultados.
 Describir los componentes de los estados financieros a estudiar.
 Analizar las transacciones de las empresas y relacionarlas con los cambios del balance
genera.

Introducción

La Contabilidad se realiza a través de un proceso sistemático y estandarizado, con el objetivo de
producir los estados contables que permiten valorar la situación de la empresa a nivel de los
resultados de su negocio o ámbito económico (a través de la cuenta de pérdidas y ganancias) y
en el ámbito financiero (a través del balance).
Las transacciones realizadas en los negocios generan información contable de utilidad para los
usuarios tanto de la empresa (administradores) como los externos (inversionistas) en la toma
de decisiones. En esta unidad, usted conocerá este tipo de transacciones, la manera de
registrarla y la forma en que los contadores las combinan para generar informes financieros
útiles para aquellos que son responsables de tomar las decisiones.
Versión 1. 3


El proceso contable básico

La contabilidad es un proceso de registro de la información que afecta a la empresa y que se
realiza siguiendo un procedimiento.
La información contable es útil para quienes necesitan tomar decisiones que tienen
consecuencias económicas. Entre ellos, se encuentran los administradores, los propietarios, los
inversionistas y los políticos.
La contabilidad facilita la toma de decisiones al mostrar dónde y cuándo se gasta dinero y se han
asumido compromisos, al evaluar el desempeño y al indicar las consecuencias financieras de
seleccionar un plan, en lugar de otros. Sirve además para predecir los efectos futuros de las
decisiones y para centrar la atención en los problemas, imperfecciones, ineficiencias y
oportunidades actuales.
Analice algunas relaciones fundamentales del proceso de toma de decisiones:
Análisis y
Estados
Evento registro del Usuarios
financieros
contador

Todos los cursos de contabilidad abarcan el análisis, el registro y la preparación de los estados
financieros.
Las preguntas fundamentales relativas al éxito financiero de una compañía, que los usuarios

desean conocer, son:
 ¿Cuál es la situación financiera de la organización en un día determinado?
 ¿Cuál fue el desempeño logrado en un periodo determinado?
Estas preguntas son importantes de realizar por todo emprendedor que desea continuar
fortaleciendo su negocio.
Desde luego, son contestadas a través de los estados financieros. Para esto el contador se vale
de tres estados financieros básicos: balance general, estado de resultados y estado de flujo de
efectivo. El balance general se centra en la situación financiera de un día determinado; los otros
estados, en el desempeño durante un periodo.
La fuente más común de información utilizada por inversionistas y gerentes es el informe anual.
El informe anual es un documento preparado por la administración, que se distribuye entre los
inversionistas actuales y potenciales para darles a conocer el desempeño pasado de la empresa
y sus perspectivas futuras.
Versión 1. 4


Preparación de los estados financieros

Cuando llega el final del ejercicio, los libros mayor (uno por cuenta, donde se anotan los
movimientos del ejercicio) muestran el saldo de fin de año de cada cuenta. La empresa debe
reparar los estados contables a partir de esos saldos.
En primer lugar realiza una serie de ajustes para asegurar que todos los gastos e ingresos quedan
adecuadamente imputados al ejercicio. Por ejemplo, si ha pagado una póliza de seguros el día 1
de julio de 2009 que cubre la fábrica de la empresa desde el 1 de julio del 2009 al 30 de junio
del 2010, suponiendo que el cierre de la contabilidad se produzca el 31 de diciembre, debe
asegurar que en 2009 solo aparece como gasto la mitad del importe de la póliza, ya que la otra
mitad se disfrutará en 2010, año que deberá soportar la mitad del gasto.
En segundo lugar, se realiza el cierre de las cuentas de ingresos y gastos, tomando su saldo y
volcándolo en una única cuenta llamada cuenta de pérdidas y ganancias y que, por comparación
entre ingresos y gastos, informa del beneficio o pérdida del año en la empresa.
Las cuentas de ingresos y gastos empiezan de cero cada año, porque se dejan a cero al final del
año anterior, permitiendo a la empresa valorar su resultado por comparación entre ambas y
anotando este resultado en el balance, en el apartado de recursos propios o patrimonio neto.
Si hay beneficio, se anota con signo más, y si hay pérdidas, con signo menos. De esta manera,
dado que los recursos propios muestran el valor de la posición de los socios en la empresa, el
resultado es asumido por los socios, que verán aumentada o disminuida esa posición, a través
del saldo que tenga en el balance el patrimonio neto.
En tercer lugar, se prepara el balance de situación, representado en un informe en el que se
refleja en el debe (izquierda) los activos y en el haber (derecha) los pasivos y neto (o recursos
propios).
Información en los estados financieros

Una vez realizados los asientos de libro diario y libro mayor y los ajustes de fin de año (que
también se anotan en los libros diario y mayor), se parte de los saldos definitivos de fin de año
que aparecen para cada cuenta en el libro mayor y se preparan los estados financieros de la
empresa. Las cuentas de ingresos y gastos se regularizan y ponen a cero, volcando su saldo en
la cuenta de pérdidas y ganancias. Las cuentas de activo, pasivo y neto van a parar al balance,
donde se anota también en resultado el ejercicio en el apartado de neto o recursos propios.
Los estados financieros informan de todos los cambios habidos por distintos conceptos, entre
los que cabe destacar:
• El resultado del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias.
• El importe de los ingresos o gastos reconocidos en el patrimonio neto.
Versión 1. 5


• Las variaciones originadas en el patrimonio neto por operaciones con los socios o propietarios
de la empresa, como por ejemplo, los aumentos o reducciones del capital social.
• Los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de
errores.
Clasificación de los Estados Financieros

Los estados financieros básicos son:
 El balance general
 El estado de resultados o estado de ganancias y pérdidas.
 El estado de cambios en el patrimonio
 El estado de cambios en la situación financiera
 El estado de flujos de efectivo
En este curso estaremos trabajando con los dos primeros, Balance general y Estados de
resultado o ganancias y pérdidas.
Estado De Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas

Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se
obtuvo la utilidad del ejercicio contable.
El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados,
o sea las cuentas de ingresos, costos y gastos. Los valores deben corresponder exactamente a
los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la
sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.
Cuando se mide la utilidad neta devengada por una empresa se mide su desempeño económico,
su éxito o fracaso como empresa comercial. El propietario, los gerentes y principales acreedores
desean conocer el estado de resultados más reciente y por tanto juzgar cómo está marchando
la empresa. Si el negocio está organizado como una sociedad por acciones, los accionistas y
posibles inversionistas estarán también vivamente interesados en recibir periódicamente el
estado de resultados.
El balance de prueba ajustado proporciona una relación completa de los saldos de las cuentas
que se van a utilizar en la preparación de los estados financieros.
A continuación se presenta el balance de prueba de la empresa SOLUCIONES Y, S.R.L, para
septiembre 30 de 2012.
Versión 1. 6


Soluciones Y, S.R.L
Balance de prueba ajustado
Septiembre 30/2012
DEBE HABER
Efectivo $ 15,490.00
Cuentas por Cobrar $ 17,890.00
Terreno $ 130,000.00
Edificio $ 36,000.00
Depreciación acumulada: edificio $ 150.00
Equipo de oficina $ 5,400.00
Depreciación acumulada: equipo de oficina $ 45.00
Cuentas por pagar $ 23,814.00
Capital, Jaime Mejía $ 180,000.00
Retiros, Jaime Mejía $ 1,800.00
Ventas $ 10,640.00
Gastos publicidad $ 630.00
Gastos salarios $ 7,100.00
Gastos teléfono $ 144.00
Gastos depreciación: edificio $ 150.00
Gastos depreciación: equipo de oficina $ 45.00
$ 214,649.00 $ 214,649.00

Con estos datos se preparan los Estados Financieros para el mes que termina, iniciando con el
Estado de Resultados para la empresa Soluciones Y, S.R.L
Versión 1. 7


Soluciones Y, SRL
Estado de Resultados
Para el mes que termina el 30 de septiembre de 2012

Ingresos:
Ventas $ 10,640.00
Total Ingresos $ 10,640

Gastos
Gastos publicidad $ 630.00
Gastos salarios de oficina $ 7,100.00
Gastos teléfono $ 144.00
Gastos depreciación: edificio $ 150.00
Gasto depreciación: equipo de oficina $ 45.00
Total Gastos $ 8,069.00

Utilidad neta $ 2,571.00

Este estado de resultados está compuesto por las últimas seis cuentas del balance de prueba
ajustado que aparece arriba. Este estado permite ver que los ingresos de septiembre exceden
los gastos de septiembre produciendo una utilidad neta de $2,571.00. Sin embargo, debe tener
en cuenta que la medición de la utilidad neta no es absolutamente exacta o precisa debido a los
supuestos y estimaciones en el proceso contable.
Un estado de resultados tiene ciertas limitaciones. Recuerde que los valores que aparecen para
gasto depreciación se basan en estimaciones de la vida útil del edificio y del equipo de oficina
de la empresa. Además, el estado de resultado incluye únicamente aquellas operaciones que se
han evidenciado a través de transacciones comerciales. A pesar de estas limitaciones, el estado
de resultados es de vital importancia e indica que el nuevo negocio ha sido rentable en su primer
mes de operación.
Otros encabezamientos utilizados para el estado de resultados son: estado de utilidades, estado
de operaciones y estado de pérdidas y ganancias. Sin embargo, estado de resultados es el
término más popular para este importante estado financiero.
En resumen, se puede decir que un estado de resultados se utiliza para resumir los resultados
operativos de un negocio asociando los ingresos ganados durante un periodo dado de tiempo
con los gastos incurridos para obtener dicho ingreso.
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Al finalizar el año contable, se debe preparar un Estado de Resultados donde se presenten todos
los rubros involucrados en el proceso de ventas, costos y gastos. A continuación se presenta
este tipo de estado de resultados para la empresa Soluciones Y, S.R.L para el año que termina
el 31 de diciembre del 2012.
SOLUCIONES Y, S.R.L
Estado de Resultados
Para el año que terminael 31 de diciembre de 2012
Ingresos:
Ventas $ 617,000.00
Menos: Devoluciones y rebajas en ventas $ 12,000.00
Descuentos en ventas $ 5,000.00 $ 17,000.00
Ventas netas $ 600,000.00
Costo de mercancías vendidas:
Inventario, enero 1 $ 60,000.00
Compras $ 367,000.00
Menos: Devoluciones y rebajas en compra $ 6,700.00
Descuentos en compras $ 3,300.00 $ 10,000.00
Compras netas $ 357,000.00
Mas: Fletes en compras $ 13,000.00
Costo de mercancías compradas $ 370,000.00
Costo de mercancias disponibles para la venta $ 430,000.00
Menos: Inventario final, diciembre 31 $ 70,000.00
Costo de mercancias vendidas $ 360,000.00
Utilidad bruta en ventas $ 240,000.00
Gastos de operación:
Gastos de ventas:
Salarios de ventas $ 74,000.00
Publicidad $ 29,000.00
Servicios de entrega $ 10,700.00
Depreciación $ 6,000.00
Total gastos de ventas $ 119,700.00
Gastos generales y administrativos:
Salarios de oficina $ 57,000.00
Servicios públicos $ 3,100.00
Depreciación $ 2,000.00
Total gastos generales y administrativos $ 62,100.00
Total gastos de operación $ 181,800.00
Utilidad proveniente de operaciones $ 58,200.00
Gastos intereses $ 8,200.00
Gastos impuestos sobre la renta $ 10,000.00
Utilidad Neta $ 40,000.00

El estado de resultados se divide en tres secciones principales: ingresos, costo de mercancías
vendidas y gastos de operación.
Análisis del Estado de Resultados

La cifra más importante en un estado de resultados es la utilidad neta. El valor y la tendencia
de la utilidad neta son importantes para los gerentes, inversionistas y demás personas
interesadas en una empresa. No obstante, para los negocios comerciales, la tendencia en las
ventas netas y en la utilidad bruta son también de particular importancia.
Versión 1. 9


Un volumen creciente en las ventas es evidencia de crecimiento y sugiere la probabilidad de un
aumento en las utilidades. Igualmente, tendencia descendente en las ventas constituye,
generalmente, la primera señal de disminución en las utilidades y de dificultades financieras
posteriores. El valor de las ventas de cada año se compara con las ventas del año anterior. Las
ventas de cada mes pueden compararse con las ventas del mes anterior y también con el mes
respectivo del año anterior. Estas comparaciones sacan a la luz tendencias significativas en el
volumen de ventas.
Balance

Uno de los más importantes estados financieros que se elabora con el sistema contable es el
balance general, el cual muestra la situación financiera de la compañía en un momento
determinado. El balance general tiene dos secciones que se equilibran. En el lado izquierdo se
lista el activo, que representa los recursos de la empresa (todo cuanto posee y controla, desde
el efectivo hasta el edificio). En el lado derecho se lista el pasivo y el capital contable, que
representan las fuentes de los recursos empleados para adquirir el activo. Podemos concebir
estas dos secciones como derechos sobre los recursos.
Aunque el balance general es una designación de uso común, no tiene tanta descriptiva como
otros sinónimos más recientes: estado de la situación financiera o estado de la condición
financiera.
Para dar un ejemplo de balance general, supongamos que Jorge Ramírez, empleado de una
compañía local de bicicletas, renuncia y funda su propio taller de reparaciones de bicicletas. Ha
oído hablar de los problemas de los nuevos negocios que no tienen dinero, y por eso hace una
fuerte inversión: $400,000. Después, en nombre de su negocio (al que llama Biwheels SRL),
obtiene un préstamo de $100,000 de un banco local para financiarse. Así, el negocio dispone
de un activo de $500,000, totalmente en efectivo. He aquí el balance general inicial del negocio:
Biwheels SRL
Balance general
Al 31 de diciembre del 2015

Activo Pasivo y Capital contable
Efectivo $500,000 Pasivo
(Documento por pagar) $100,000
Ramírez, Capital $400,000
Total activo $500,000 Total pasivo y capital contable $500,000

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Los elementos de este balance general muestran la situación financiera de la Biwheels SRL al 31
de diciembre del 2015. Su activo ($500,000) en ese momento se anota a la izquierda. Se
equilibra en la derecha con una cantidad igual de pasivo y capital contable ($100,000 de pasivo
que se debe al banco, más $400,000 pagados por Ramírez).
El balance general siempre esta actualizado porque muestra la situación financiera en un
momento determinado. Además, los lados izquierdo y derecho invariablemente se mantienen
en balance (de ahí el nombre de balance). Sus elementos constituyen la ecuación del balance
general (ecuación básica de contabilidad):
Activos = Pasivos + Capital
El balance general, es el que informa en una fecha determinada la situación financiera de la
empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones
y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Tras preparar la cuenta de pérdidas y ganancias, se prepara el balance tomando sólo las cuentas
de activo, pasivo y patrimonio neto e incorporando el resultado final de la cuenta de pérdidas
y ganancias en el patrimonio neto.
En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a
los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre,
firmado por los responsables:
 Contador
 Revisor fiscal
 Gerente
Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.
Análisis de las transacciones en el balance general

Veamos algunas transacciones de Biwheels SRL para ver cómo las transacciones ordinarias
afectan el balance general.
Transacción 1, inversión inicial.
La primera transacción de la empresa fue la inversión del propietario el 31 de diciembre del
2015. Ramírez deposito $400,000 en una cuenta bancaria empresarial titulada Biwheels SRL. La
ecuación contable se ve afectada de la siguiente manera:
Activo = Pasivo + Capital contable

efectivo Ramírez, Capital
(1) +400,000 = +400,000 (inversión
del propietario

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Esta transacción incrementa tanto el activo, concretamente el efectivo, y el capital contable:
Ramírez, capital. El pasivo no se ve afectado. ¿Por qué? Porque la transacción no produce
obligaciones de la compañía con personas o entidades externas. Una observación “inversión del
propietario” se anota para indicar el motivo por el cual la transacción influye en el capital
contable. Los montos totales de la izquierda de la ecuación son iguales a los de la derecha, como
debe ser.
Transacción 2, Préstamo Bancario.
El 2 de enero de 2015, Biwheels SRL consigue un préstamo bancario y firma un pagare por
$100,000. Esta cantidad se suma al efectivo. La transacción tiene el siguiente efecto en la
ecuación contable:
Activo Pasivo + Capital contable

=
efectivo Documentos por pagar Ramírez, Capital
(1) +400,000 = +400,000
(2) +100,000 = +100,000
Saldo 500,000 = 100,000 400,000

500,000 500,000

Con el préstamo aumentan el activo (efectivo) y también el pasivo (documentos por pagar) en l
misma cantidad, $100,000. Una vez efectuada la transacción, la empresa tiene un activo de
$500,000, un pasivo de $100,000 y un capital contable de $400,000. Como siempre, las sumas
de los saldos de las cuentas son iguales en ambos lados de la ecuación.
Transacción 3, Adquisición de inventario a cambio de efectivo.
El 2 de enero de 2015, Biwheels adquiere bicicletas de un fabricante y le paga $150,000 en
efectivo.
Activo = Pasivo + Capital contable

Efectivo inventario Documentos por pagar Ramírez, Capital
(1) +400,000 = +400,000
(2) +100,000 = +100,000
(3) ‐150,000 +150,000 =

350,000 150,000 100,000 400,000
500,000 500,000

Esta transacción (compra de inventario en efectivo) aumenta un activo (inventario de
mercancía) y disminuye otro activo (efectivo) en la misma cantidad. El inventario indica los
bienes que mantiene la compañía para venderlos a los clientes. La forma del activo cambia, no
así su total. Además, las cuantas del lado derecho no han cambiado en absoluto.
Versión 1. 12


Biwheels puede preparar un balance general en cualquier momento, incluso después de cada
transacción. El balance correspondiente al 2 de enero, luego de efectuadas las tres
transacciones, será así:
Biwheels SRL
Balance general
Al 2 de enero del 2016

Activo Pasivo y Capital contable
Efectivo $350,000 Pasivo
Inventario $150,000 (Documento por pagar) $100,000
Ramírez, Capital $400,000
Total activo $500,000 Total pasivo y capital contable $500,000

Otros nombres alternos para el balance general son: estados de posición financiera y estado de
condición financiera.
Versión 1. 13


En el siguiente ejemplo, ejercicio de la empresa Soluciones Y SRL, el balance general se prepara
en formato de informe, es decir, las secciones del pasivo y patrimonio se presentan debajo de
la sección del activo en lugar de presentarlos en el lado derecho. Ambos formatos, de cuenta
(ilustraciones anteriores) y de informe se utilizan ampliamente.
Soluciones Y, S.R.L
Balance General
Septiembre 30/2012

ACTIVOS
Efectivo $ 15,490.00
Cuentas por Cobrar $ 17,890.00
Terreno $ 130,000.00
Edificio $ 36,000.00
Depreciación
Menos: acumulada $ 150.00 $ 35,580.00
Equipo de Oficina $ 5,400.00
Depreciación
Menos: acumulada $ 45.00 $ 5,355.00
Total Activos $ 204,585.00

PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos
Cuentas por pagar $ 23,814.00
Patrimonio
Capital, Jaime Mejía, Sept. 1/2012 $ 180,000.00
Utilidad neta de septiembre $ 2,571.00
Subtotal $ 182,571.00
Menos: Retiros $ 1,800.00
Capital, Jaime Mejía, Sept. 30/2012 $ 180,771.00
Total Pasivos y Patrimonio $ 204,585.00

Versión 1. 14


Bibliografía

MEIGS & MEIGS. Contabilidad, La base para decisiones gerenciales. McGRAW‐HILL
Interamericana, S.A. 2da. Edición. 1977.
Scott Besley. Fundamentos de Administración Financiera. McGRAW‐HILL.12 Ava. Edición. 2002.
Horngren, Contabilidad Financiera. 7ma. Edición. Prentice Hall. 2000
Wise Business, SRL. Curso: Contabilidad para Emprendedores. Uso con cooperación del autor.
Versión 1. 15

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Activo = Pasivo + Capital contable

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