MANUAL DE ASPEL COI 7

MANUAL PARA EJECUTAR ASPEL

COI 7.0
 ÍNDICE

INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
1.- INSTALACIÓN ............................................................................................................................ 4
2.- CONFIGURACIÓN ..................................................................................................................... 9
3.- CAPTURA DE CATÁLOGO DE CUENTAS ........................................................................ 14
4.- ELABORACIÓN DE PÓLIZAS .............................................................................................. 22
5.- GENERAR PERIODOS ........................................................................................................... 25
6.- RECOMENDACIONES............................................................................................................ 29
CONCLUSIÓN ................................................................................................................................ 30

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 INTRODUCCION

Cuando se pone en marcha un negocio, hay una serie de elementos que se sabe
que deben tomarse en cuenta. Como el hecho de que hay que llevar una
contabilidad, imprescindible tanto para saber si todo va bien como para poder
presentar las cuentas en caso de que nos las soliciten. Se trata de una tarea que
requiere de tiempo y esfuerzo, y que no siempre es fácil. Un sistema de contabilidad
puede ser el mejor aliado, tanto si es una pequeña empresa como si fuera una
grande.
En la actualidad un contador debe estar preparado para afrontar las nuevas
actualizaciones de los sistemas con los que trabaja. “Aspel COI 7.0” es un sistema
que permite el manejo de gran cantidad de datos, lo cual facilita los registros
contables.
El presente manual servirá de ayuda por medio de pasos e instrucciones el uso y
manejo del sistema Aspel-COI 7.0, desde la instalación, configuración, creación de
catálogo de cuentas y registros contables a través de la elaboración de pólizas, con
la finalidad de trabajar con el sistema de una forma sencilla y entendible.

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 1.- INSTALACIÓN
1.1 Para iniciar con la instalación lo primero que se necesitara será la aplicación en
el sistema para posteriormente iniciar con la instalación dando click derecho de
modo que nos muestre una pequeña ventana a la que a continuación la
ejecutaremos como administrador.

1.2.- Se mostrará que el programa ha comenzado con la instalación así que

debemos esperar hasta que termine con la configuración.

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1.3.- Una vez concluido el proceso de instalación, mostrara una ventana de
bienvenida al asistente de instalación del sistema Aspel-COI 7.0, para continuar
solo daremos click en el botón siguiente.

1.4.- Se mostrará una ventana con la licencia de uso la cual una vez leído en
contrato procederemos a aceptar los términos de este y daremos click en
siguiente.

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1.5.- Posteriormente una ventana solicitará el tipo de instalación, daremos click en
“Local o servidor” puesto que el sistema se instalará en un solo equipo. Enseguida
daremos click en siguiente.

1.6.- A continuación, mostrará la Forma de instalación y elegiremos Instalación

Típica (recomendada) y en este momento el sistema iniciará la carga del sistema.

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1.7.- La siguiente ventana definirá la ruta del directorio de archivos de la instalación;
procederemos dando click en Instalar.

1.8.- Posteriormente validará la instalación Aspel-COI 7.0, realizará las

operaciones seleccionadas.

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1.9.- El asistente mostrará que la instalación del sistema ha finalizado con éxito,
quitaremos la marca de “Mostrar archivo LEEME.TXT” y daremos click en finalizar.

1.10.- A continuación se cerrará automáticamente la parte de instalación y en el

escritorio del ordenador nos mostrará un acceso directo de la aplicación
anunciando que el programa ya ha sido instalado

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 2.- CONFIGURACIÓN
2.1.- Para configurar Aspel-COI 7.0, Se dará doble click en el programa del
escritorio, éste mostrará una serie de diapositivas para conocer las características
del sistema, para continuar simplemente se dará click en el botón siguiente a cada
una de las ventanas o simplemente se dará click en salir.

2.2.- Después de conocer las características de Aspel-COI 7.0, la próxima

ventana mostrará la bienvenida para iniciar a trabajar con Aspel, se dará click en
el botón de siguiente.

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2.3.- Se mostrará una ventana del Asistente para la activación del Sistema que
muestra un recordatorio para la activación sin embargo se dará click en “Activar
Sistema AHORA”.

2.4.- En la siguiente ventana pedirá seleccionar el método a utilizar para activar el

sistema, se marcará Activación del sistema en línea o por medio de la página
web, posteriormente se dará click en siguiente.

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2.5.- A continuación, el asistente para la activación del sistema mostrará otra
ventana donde se tendrá que ingresar el “número de serie” y el “código de
activación del sistema” posteriormente se dará click en siguiente

2.6.- La siguiente ventana del sistema pedirá los datos del Cliente, los cuales se
ingresarán de acuerdo a las necesidades de la Persona Física o Moral, y una vez
llenados los apartados de la información del cliente, se dará click en siguiente.

~ 11 ~
2.7.- Posteriormente se abrirá una nueva ventana para seguir llenando los datos
del Cliente y una vez llenados una vez completados los campos se dará click en
siguiente.

2.8.- Se mostrará una ventana donde se resume la información que se estuvo

colocando, y una vez validados los datos se dará click en Activar.

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2.9.- Se mostrará una ventana de Finalización del Sistema donde se ha concluido
la Activación a la cual solo se dará click en el icono Finalizar.

2.10.- En la siguiente ventara se mostrarán los datos del propietario sobre la

Licencia de Uso de Número, para continuar trabajando se dará click en aceptar; y
ahora se podrá trabajar en el sistema.

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 3.- CAPTURA DE CATÁLOGO DE CUENTAS

3.1.-Posteriormente aparecerá la siguiente ventana dando la bienvenida a Aspel-

COI 7.0, a la se le dará click en siguiente.

3.2.- A continuación, mostrará la opción para elegir la base de datos en relación a

lo que se desea trabajar, para lo cual solo se dará click en Crear una nueva base
de datos, y continuar.

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3.3.- Se mostrará una ventana para iniciar la nueva contabilidad de modo que para
lo cual será necesario llenar los campos de acuerdo al periodo y al ejercicio, y
posteriormente se dará click en aceptar.

3.4.- La siguiente ventana pedirá seleccionar la o las monedas con las que se desea
trabajar, y una vez elegida o elegidas se dará click en aceptar.

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3.5.- La próxima ventana que aparecerá es de confirmación si se desea el catalogo
estándar de departamentos, se dará click en NO.

3.6.- Pedirá seleccionar si deseamos el catálogo estándar de rubros, se dará click

en No.

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3.7.- En la ventana posterior pedirá seleccionar un catálogo de cuentas del listado,
para el cual se seleccionará un Catálogo vacío (sin cuentas) y se dará click en
aceptar.

3.8.- La ventana que aparecerá es para la Administración de periodos, a la que se

dará doble click en el mes en el cual se va a trabajar.

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3.9.- A continuación, se mostrará una ventana como la siguiente, para continuar con
el llenado de las cuentas se dará click donde dice TODAS LAS CUENTAS para
ubicarnos en el recuadro y debajo de ella se dará click derecho y se seleccionará la
opción de agregar para poder iniciar el agregado de las cuentas a utilizar.

3.10.- Se nombrará la cuenta que deseamos ingresar, el ejemplo de la imagen

inferior muestra la cuenta de Activo Circulante.

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3.11.- Una vez lleno el recuadro con las cuentas de Activo, Pasivo y Capital se
ingresará el catálogo de cuentas, para lo cual en el recuadro derecho se dará un
click y posteriormente se dará click derecho y se seleccionará la opción de agregar.

3.12.- Se abrirá un asistente para comenzar con el llenado de las cuentas, en los
cuales se irán ingresando cuidadosamente el NÚMERO de cuenta y sí la cuenta
será ACUMULADA (es la madre de la cuenta siguiente) o de DETALLE (indica que
es la hija de la cuenta anterior).

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3.13.- Se llenará también el campo de atributos, para seleccionar la naturaleza de
la cuenta y asociarla de acuerdo al rubro al que pertenezca posteriormente se le
dará click en la opción de guardar.

3.14.- Automáticamente mostrara de nuevo el asistente, pero con un número de

cuenta seriado ya su vez asociado a la cuenta anterior, en esta parte se puede
cambiar el número de cuenta y a su vez su tipo; o bien continuar con el registro de
esta.

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3.15 El llenado de las cuentas quedaría de la siguiente forma; todas las subcuentas
que tengan hijas serán acumulativas si es necesario corregir alguna cuenta o el
asistente no permite avanzar será necesario corregir la cuenta anterior para poder
continuar

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 4.- ELABORACIÓN DE PÓLIZAS
4.1.- Para comenzar con la elaboración de pólizas se dará click en el apartado de
Archivo la cual desplegará una serie de acciones, posteriormente se seleccionará
el apartado de Pólizas, y esta a su vez desplegará una sección con el mismo nombre.

4.2.- Se mostrará una ventana para la selección de captura de folios iniciales de

acuerdo al tipo de póliza, según sea la descripción de Diario, Egresos e Ingresos.
Se le dará click en Dr y luego Aceptar.

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4.3.- A continuación, se visualizará una ventana para agregar una póliza, en este
caso de Diario e iniciar la póliza; se le dará click en Dr y consecutivamente se le
dará click en el cuadro del lado derecho que se muestra vacío en Número, Fecha y
Concepto; simplemente de le dará click derecho dentro del área y se seleccionará
la opción de agregar.

4.4.- Se mostrará un asistente para poder iniciar con la captura o registro de pólizas,
donde se colocarán la fecha de la póliza a realizar y el Concepto de la misma.

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4.5.- Dentro del mismo asistente una vez llenados los campos anteriores se
registrarán los campos de No. de Cuenta, Concepto del movimiento y su
respectivo Debe o Haber; el llenado puede ser a partir de dar click en los signos de
interrogación o ingresar manualmente cada uno de los registros.

4.6.- Se deberá comprobar que al final del llenado de la póliza las cantidades de
los campos de Debe y Haber tengan la misma suma.

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 5.- GENERAR PERIODOS
5.1.- Para generar un nuevo periodo, dentro de la pantalla principal de Aspel-COI
7.0 y únicamente se seleccionará el botón de Administrador de Periodos.

5.2.- Se abrirá un asistente al cual únicamente se le dará click en el botón de

“Crear nuevos periodos”.

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5.3.- Se mostrarán las opciones para crear nuevo periodo o nueva contabilización;
se marcará la opción de Crear el siguiente periodo y se le dará click en Aceptar.

5.4.- Se crearán los periodos restantes para cerrar el ejercicio y su ajuste.

SEPTIEMBRE

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OCTUBRE

NOVIEMBRE

~ 27 ~
DICIEMBRE

AJUSTE

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 6.- RECOMENDACIONES

6.1.- Al instalar el programa en modo de prueba se informó sobre un límite de 30

días, de modo que para evitar que el programa muestre conflictos se deberá
desactivar la contabilización en línea y para ello se le dará click en el apartado de
configuración y a su vez en la opción de parámetros del sistema.

6.1.- Mostrará un asistente, se le dará click en el apartado de pólizas y se

desactivará la opción de Contabilizar en línea, para finalizar se le dará click en
aceptar.

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 CONCLUSIÓN

Recordemos que los contribuyentes del régimen de arrendamiento, servicios

profesionales y de incorporación fiscal quedan exentos del envío de la contabilidad
electrónica si registran los datos de sus operaciones en la herramienta “Mis Cuentas”
y tengan ingresos inferiores a dos millones de pesos anuales y en cuanto a personas
físicas en régimen de actividad empresarial y profesional; sus ingresos no excedan
de los 4 millones de ingresos al año.
La contabilidad electrónica no es un proceso de auditoría permanente sino un modo
de hacer más efectiva la recaudación fiscal y una manera de controlar las
operaciones.

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