13 processos que todo

Software de Gestão
da Qualidade
Empresarial (EQMS)
deveria automatizar
 Implementar um Software de Gestão da Qualidade
Empresarial (EQMS), em organizações de pequeno ou grande
porte, muitas vezes é um projeto de longo prazo, que pode
demandar expressivo investimento financeiro, expressiva
alocação de recursos e trazer rupturas com velhas práticas.
Mas, quando bem realizado, isso certamente aprimora a
produtividade de sua empresa e traz vantagem competitiva.
Por isso, as organizações têm todo o direito de exigir que
estes produtos altamente valiosos caibam em seu negócio
como uma luva.

Contudo, boa parte das soluções não entregam o

esperado. São difíceis de usar, estão repletas de
recursos desnecessários e não dão poder para
alguém fora da “sala de controle”, são inflexíveis.
Para garantir a escolha da solução de EQMS correta,
é necessário seguir algumas etapas que irão
aumentar sua chance de sucesso.

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 Um EQMS que
acompanha a sequência
de operações de sua
empresa e aprimora a
sua produtividade
deve automatizar os
13 processos a seguir:

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 Controle de documentos: a mais crítica
disciplina da garantia da qualidade
Em grandes organizações é comum que diferentes unidades, e até
mesmo departamentos, possuam diferentes tipos de documentos,
bem como diferentes métodos de manipulação e controle. Sem um
sistema centralizado para garantir uniformidade, a tendência é a
redundância nos esforços para criar e distribuir documentos.

Um EQMS consolida esses esforços. Ele proporciona um repositório

único de arquivos, bem como o controle de documentos. Essa é a

01 chave para localizar documentos com facilidade e gerar relatórios

eficazes.

Um EQMS permite a comunicação e a colaboração nas demandas da

qualidade por meio de documentos entregues pela web com
Controle de privilégios de segurança baseados em papéis funcionais. Os usuários

documentos podem criar, editar, interligar e arquivar documentos dentro do

padrão corporativo.

São exemplos desses documentos: procedimentos de operação

padrão, melhores práticas, materiais de treinamento, conteúdo
regulamentar, entre outros. Esses documentos também podem ser
inseridos em workflows, facilitando seu encaminhamento e entrega
para pessoas-chave.
 CAPA e EQMS:
mais que apenas ações corretivas
Parte do portfólio de funcionalidades de um EQMS, a CAPA
(Corrective Action/ Preventive Action) é uma ferramenta utilizada

02 por muitas organizações para identificar, resolver e evitar não

conformidades por meio de ações corretivas e preventivas. Seu
objetivo é melhorar a qualidade dos processos.
CAPA:
Não conformidades, Embora a CAPA seja empregada há muito tempo pelas empresas,
Ações corretivas e ela evoluiu com as novas tecnologias e estratégias. Atualmente é
preventivas comum a ferramenta ser integrada com outras aplicações de TI e
desempenhar um papel central nas iniciativas de gestão de
qualidade global.
 Treinamento de colaboradores:
gerencie com perfeição o
desenvolvimento de cada funcionário
O impacto da gestão de treinamento é muitas vezes esquecido
pelos executivos, mesmo com a sua grande importância e estreita
ligação com a conformidade, qualidade, saúde, segurança e uma

03 grande variedade de outras áreas-chave relacionadas com o

desempenho dos negócios. Felizmente, a automação, combinada
com outros recursos de software de última geração transformou a
Treinamento de Gestão de Treinamento em uma ferramenta mais útil do que nunca.

colaboradores Quando aplicadas corretamente, as ferramentas de treinamento de

um EQMS podem retirar da equação atividades que não agregam
valor administrativo. Com isso, pode se dedicar maior tempo sobre
a qualidade do conteúdo e a eficácia do treinamento em si.
 Tratamento de reclamações:
automatizar para melhorar a qualidade
e garantir a conformidade
Embora as queixas dos clientes possam ter uma conotação
negativa, elas fornecem dados valiosos e espontâneos que
seriam difíceis de serem encontrados. Por isso, empresas
líderes de mercado estão utilizando o EQMS para automatizar

04 a Gestão de Reclamação e ajudar a fechar o ciclo de gestão da

qualidade.

A Gestão de Reclamação, quando tratada como parte de um

Tratamento de EQMS, impulsiona melhorias para a retenção de clientes,

reclamações reservas de garantia, horas de serviço, risco operacional e

outras áreas. Por conectar as reclamações de clientes com
processos de negócios, que são tradicionalmente separados,
as empresas que utilizam um EQMS tem colocado produtos
de qualidade superior nas prateleiras, destacando-se no
mercado.
 Automação de CEP:
ganhe inteligência na fabricação
O controle estatístico do processo é uma ferramenta utilizada para
ajudar a empresa a medir, analisar e reduzir a variabilidade em
processos de negócios importantes. A maioria das vezes é aplicada

05
pelas empresas nos processos de fabricação, mas pode ser
aplicada em qualquer processo. O CEP também é, muitas vezes,
uma ferramenta de apoio em outras iniciativas da qualidade ou
Controle melhoria contínua, como TPM, TQM ou 6 Sigma.

estatístico de Um EQMS geralmente desempenha um papel de apoio na conquista

desses objetivos, especificamente através da redução da
processos (CEP) variabilidade e a redução das não conformidades e resíduos.
 Gerenciamento de mudanças:
garanta uma mudança para melhor
Automatizar e gerenciar o controle de mudanças com um EQMS
melhora o ciclo de vida do produto, seu tempo de entrega, apoia
iniciativas de cadeia de fornecimento global, aumenta a qualidade
do produto e a flexibilidade para se adaptar a novas normas, o que

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reduz os custos operacionais.

Algumas empresas conhecem, por experiência, os problemas que

podem ocorrer com uma inadequada gestão da mudança em seus

Gerenciamento negócios. Há casos em que as empresas não conseguem avaliar e

gerenciar corretamente o impacto de mudanças como realocar
de mudanças locais de fabricação para aumentar a produção, ou mudar
fornecedores para diminuir os riscos. Os resultados podem ter um
impacto que varia desde atrasos para atender à demanda quanto
para apresentar um novo produto para aprovação, o que faz com
que a empresa sofra financeiramente.
 Relatórios empresariais:
para impactar a melhoria contínua
Quando há várias fontes de dados, e não há uma fonte única da
informação, é comum surgirem problemas com a integridade dos
dados. Por vezes, isso é o resultado do crescimento dos negócios,
fusões e aquisições, sistemas legados, fragmentadas atualizações de
aplicativos corporativos, gerenciamento do ciclo de vida do produto e
de sistemas de execução de fabricação.

07 Por isso, as principais indústrias estão implementando o EQMS como

plataforma única e integrada de dados para padronizar e harmonizar
os processos de qualidade e obter maior controle sobre essas
operações.
Relatórios Para superar complexidades e imprecisões com a qualidade dos
dados, um fabricante deve eleger um EQMS que tenha capacidade de
análise que suporte os processos de negócios tão bem quanto
possua recursos de análise e relatórios aprofundados. Ao eliminar a
necessidade de integração e migração de dados para análise, os
fabricantes podem capacitar a equipe da qualidade, reduzir custos e,
ao mesmo tempo, reforçar a sua estratégia de gestão da qualidade.
 Gestão de auditoria: planeje, execute,
avalie e acompanhe auditorias para
reforçar a conformidade
A Gestão de Auditoria é uma área onde o EQMS tem uma história
sólida em harmonizar processos diretos e indiretos e fornecer um
forte ROI. Alguns argumentam que a Gestão de Auditoria deve ter

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prioridade sobre outros processos devido a uma relação direta com
o desempenho.

Uma solução de gerenciamento centralizado, flexível de auditoria

Gestão de como parte do EQMS direciona o compartilhamento, a orientação e

auditoria práticas recomendadas, para não mencionar os efeitos secundários

positivos como ser uma verdadeira memória empresarial. Assim,
quando capturar e associar uma constatação, determinando a
causa raiz e conduzindo ações corretivas e/ou preventivas, faz com
que se torne um artefato que não será enterrado e esquecido.
 Gestão da qualidade do fornecedor:
construa uma estratégia forte e
transforme-a em vantagem competitiva
A Gestão da Qualidade do Fornecedor (SQM) busca garantir que bens
ou serviços atendam às necessidades do cliente com pouca ou

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nenhuma adaptação ou inspeção. É um componente integral para o
custo total da qualidade. Por isso, as empresas que desenvolvem
EQMS começaram a incorporá-la em seu software.

Gestão da Um gerente de qualidade deve integrar seu EQMS com o dos

qualidade do fornecedores e, se possível, com os fornecedores do fornecedor

(muitas vezes através de um portal web compartilhado). Esse é o
fornecedor método ideal de se obter uma avaliação de desempenho em tempo
real e de maior visibilidade.
 Gestão de calibração: forneça as
conexões essenciais entre as tarefas de
manutenção e os processos de qualidade
A Gestão de Calibração permite um melhor gerenciamento da
carga de trabalho, minimiza os custos, mantem a programação da
produção e garante a aprovação do cliente. Tudo isso mantendo a

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conformidade com padrões internacionais de qualidade como o
FDA e a ISO.

Os negócios crescem e mudam, e o mesmo acontece com as

Gestão de necessidades de calibração. Por isso, recomenda-se utilizar a

calibração Gestão de Calibração integrada a um EQMS para monitorar

calibrações agendadas e não agendadas, rastrear locais de Gage,
recuperar registros de calibração, produzir certificados de
calibração e etiquetas de código de barras de calibragem, realizar
análise Gage R&R, criar relatórios personalizados e minuciosos
para análise da gestão e muito mais.
 Gestão da conformidade:
crie uma cultura de conformidade
com uma solução unificada
Atualmente, organizações de toda indústria convivem em ambientes
altamente regulamentados e orientados por padrões mundiais, além
de enfrentam pressões de governança corporativa, gestão de riscos
e conformidade.

11 Para reduzir os riscos empresariais e otimizar o desempenho, as

empresas precisam demonstrar conformidade diante de um
conjunto crescente de normas ISO, normas governamentais e
Gestão da iniciativas de qualidade. Encontrar a maneira mais eficiente e flexível
para enfrentar esse desafio pode ser complexo, mas irá transformar
conformidade o gerenciamento da conformidade em um benefício.

Um Software de Gerenciamento da Qualidade Empresarial auxilia a

criar uma “Cultura de Conformidade" unificada, para gerenciar todo o
espectro de iniciativas de gestão da conformidade na empresa,
desde a área de finanças, de fabricação, de marketing, até a
distribuição.
 FMEA: uma poderosa, mas subestimada,
ferramenta de análise de riscos
A Análise dos Modos de Falha e seus Efeitos (FMEA) é um processo
demorado até mesmo para os fabricantes de alto nível, com
recursos para investir pesadamente em customizações de
sistemas. No entanto, também é um processo altamente eficaz

12 quando coordenado da maneira correta. O desafio é como preparar,

coordenar e, quando necessário, rever os FMEAs para harmonizar
com o planejamento avançado de qualidade dos produtos (APQP).
Análise dos Os FMEAs devem ser uma parte chave do APQP e da estratégia de
modos de contenção de custos de sua empresa. Os custos aumentam quando
os defeitos de qualidade surgem ao final do processo de produção.
falha e seus Nesse contexto, o EQMS é a ferramenta ideal para identificar

efeitos (FMEA) possíveis falhas, atribuir o risco e seguir em frente para as ações
corretivas e preventivas.
 EHSM: transforme seu sistema de gestão
de qualidade e seu sistema de ambiente,
saúde e segurança em um único
ambiente integrado
Um EQMS direciona a conformidade com as normas OHSAS 18001

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e ISO 14001 e demonstra uma performance sólida de meio
ambiente, saúde e segurança ocupacional.

Meio Ambiente, Ele fornece a estrutura perfeita para enfrentar o desafio de

compatibilidade dessas normas, definindo como gerenciar riscos,
Saúde e identificando os riscos e implementando os controles adequados.
Segurança O EQMS fornece uma comunicação eficaz em todos os níveis da
organização, gerencia a identificação e correção de não
(EHSM)
conformidade e fornece uma plataforma para a melhoria contínua.
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Excellence Suite
Da Gestão da
Qualidade para a
Excelência na Gestão

O SoftExpert Excellence Suite é a

solução mais completa para a
implementação e simplificação de
programas de qualidade e
conformidade corporativos, através
de processos da qualidade
automatizados e altamente
interativos que promovem o
alinhamento com os produtos,
operações e práticas de negócio
específicas de cada organização.
 Controle de
documentos

Não conformidades/Ações
corretivas e preventivas

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 Treinamento de
colaboradores

Tratamento de
reclamações

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 Controle estatístico
de processos (CEP)

Gerenciamento
de mudanças

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 Relatórios

Gestão de
auditoria

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 Gestão da qualidade
do fornecedor

Gestão de
calibração

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 Gestão da
conformidade

Análise dos modos

de falha e seus
efeitos (FMEA)

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 Meio ambiente, saúde
e segurança (EHSM)

Sobre a SoftExpert
A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na
gestão, fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de
negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil
usuários ao redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas
dos mais variados portes e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo,
farmacêutico, hospitais e laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI,
educação, energia e utilidade pública, logística, varejo, serviços, dentre outros.
Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert
oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e
assistência técnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre
o máximo de retorno sobre seus investimentos.

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 Leve sua empresa para o próximo nível.

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