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NIVEL BÁSICO
1 - CONCEPTOS GENERALES
Excel es una hoja de cálculos compuesta por filas y columnas. En Excel un libro es el archivo
en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias
hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
Fila:Son las celdas que van en dirección horizontal y se encuentran organizadas por números.
Columna:Son las celdas que van en dirección vertical y que están organizadas por letras.
Celda:Es un lugar único donde se puede introducir un dato en una hoja de cálculos, podemos
decir que es la unión de una fila y una columna.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número de fila y
una letra de columna, pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna
B, fila 4).
Rango de datos: Es una colección de celdas definidas por dos celdas que marcan el área de
contenido, es decir, es la selección de dos o más celdas en dirección horizontal o vertical.
celda.
Datos de fórmulas: Se componen por fórmulas o funciones matemáticas, estos siempre deben
iniciar con el signo de suma (+) o el signo de igualdad (=).
Para entrar a Excel nos vamos a Inicio, Todos los programas, Microsoft Office y clic en
Microsoft office Excel 2013 (o la versión instalada)
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2 - ENTORNO DE EXCEL
Cintas de
Acceso rápido opciones
Botón
de
office
Grupos de
herramientas
Área de trabajo
Barra de opciones.
La barra de opciones contiene las opciones de Inicio, Insertar, Diseño de pagina, formulas,
Datos, Revisar y Vista.
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Inicio: contiene las opciones de Porta papeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y
Modificar.
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Diseño de página: Están las opciones de Temas, Configurar pagina, Ajustar área de
impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
Vista: Aquí tenemos Vista de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros.
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Barra de fórmulas: En esta barra veremos la celda donde nos encontamos y el contenido de
la celda donde estamos, tambien tenemos el boton de insertar funcion representado por “fx”
Área de Trabajo: Es la parte de Excel que contiene la ventana, o ventanas de los archivos
abiertos y visibles, está limitada por los encabezados de las filas y columnas, barra de hojas y
barra de desplazamiento horizontal y vertical.
Ancho de Columnas
Por defecto el ancho de una columna es 10.71 (80 píxeles), para modificar el ancho podemos
realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Mediante Acción
El mouse Si situamos el puntero del mouse en la línea de separación de columna,
donde están situadas las letras, nos aparece una flecha de doble
Insertar filas:Dar clic derecho en el numero de la fila desde donde queremos insertar la
nueva fila y en el menú que aparece escogemos insertar.
4- MANEJO DE ARCHIVOS
Crear un nuevo libro
1. Damos clic en el Botón de Office.
2. Clic en nuevo.
3. Escogemos Libro en blanco.
4. Clic en Crear
Nota: también dándole clic a la herramienta “nuevo”, de la barra de herramientas de acceso
rápido, podemos crear un nuevo libro y por el teclado presionando las teclas CTRL + U.
Abrir un libro.
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1. De clic en el Botón de Office y luego haga clic en Abrir ó, también puede dar un clic
directamente en el botón Abrir de la barra de Herramientas de acceso rápido.
2. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en la unidad o la carpeta que contenga
el libro que desea abrir, y de estar dentro de otra carpeta, abra la carpeta donde se encuentre.
3. Haga doble clic en el libro que desee abrir, o presione el botón “Abrir”
Guardar un libro.
1. Clic en el Botón de Office.
2. Clic en Guardar.
3. Escribir el nombre a dar al archivo.
4. Clic en el botón Guardar.
Nota: Para dar color a las celdas ó bordes (líneas) nos vamos a las opciones de Inicio, nos
vamos a Fuente y desde ahí escogemos las herramientas “color de relleno” ó “color de fuente”
con las celdas seleccionadas.
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corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los
rótulos de columna o campos.
Ejemplo:
Combinar y central: para combinar varias celdas y centrar su contenido en el área seleccionada
realizamos los siguientes pasos; 1- marcar las celdas que están a ambos lados de la celda con
el contenido que vamos a combinar y central incluyendo la celda con el contenido a central, 2-
nos vamos a las opciones de Inicio y aquí buscamos Alineacion, 3- Clic en combinar y central.
Nota: Si seleccionamos más de una celda con contenido solo se
mantendrá el contenido de la primera celda el de las demás se
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desaparece.
7- MANEJO DE FORMULAS
Las fórmulas son expresiones matemáticas que sirven para realizar cálculos simples o
complejos. En Excel todas las fórmulas comienzan por un signo igual (=). Tras este signo, se
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introduce la fórmula y luego se pulsa ENTER. Una vez introducida la fórmula, la celda mostrará
los resultados de los cálculos.
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; que
combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos.
EJEMPLO
(tomando en cuentaque cada
OPERADOR ARITMETICO SIGNIFICADO
celda este ocupada con algún
numero)
Nota: en los ejemplos suponemos que los números están escritos en las celdas señaladas.
Al ingresar las fórmulas podemos usar constantes, Ejemplo: = 56 * 2 + 96 ó utilizar referencias
a celdas (variables), Ejemplo: = A5 + B5 / C5
Jerarquía de Operadores
La siguiente tabla resume la Jerarquía de los Operadores
Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO
o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se
designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también
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constantes, fórmulas u otras funciones. Para obtener más información sobre cómo utilizar una
función como un argumento para otra función, denominado también anidar funciones.
Estructura: La estructura de una función comienza por un signo igual (=), ó con el de suma
(+), a continuación el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los
argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Ejemplo1: =promedio(b5:f5)
Ejemplo2: +promedio(b5:f5)
Nota: La separación de los argumentos pueden ser coma (,) o punto y coma (;), esto depende
de la configuración del equipo.
FUNCIONES BÁSICAS
SUMA: Suma todos los números de un rango de datos.Sintaxis:SUMA(número1;número2; ...)
Donde Número1; número2; ... son los números que se van a sumar.
Ejemplo: =suma(c4:c9)
En el ejemplo se suman todos los números en el rango de celdas, desde c4 hasta c9.
PRODUCTO: Multiplica todos los números del rango de datos y devuelve el producto.Sintaxis:
PRODUCTO(número1;número2; ...)
Donde Número1; número2; ... son los números que se van a multiplicar.
Ejemplo: =producto(b3:b7)
CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de
argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un
rango o de una matriz de números.
Sintaxis: CONTAR(ref1;ref2; ...)
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Ref1; ref2;... es el rango de datos que se tomara en cuenta para contar los datos numéricos
que queremos buscar. (sólo se cuentan los números)
Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se cuentan los números de esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la
matriz o de la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o
valores de error.
Ejemplo: =contar(a1:c7)
CONTARA: Cuenta el número de celdas que contenga algún dato, si la celda está en blanco la
pasa por alto. Sintaxis: =contara(valor1,valor2…)
Ejemplo: =contara(a1:c7)
Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
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Para insertar un grafico nos vamos a las opciones de Insertar, Gráficos, clic a la pestaña del
grafico deseado, escogemos el tipo de grafico deseado o damos clic a la opción Todos los tipos
de gráficos.
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Vista Preliminar
Para ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic
en el Botón de Office, luego vamos a Imprimir y clic Vista preliminar.
También podemos ir a la vista preliminar desde la cinta de acceso rápido dando clic en la
herramienta “vista preliminar”
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Aquí tienes una lista de las principales teclas que puedes utilizar para abreviar tu trabajo. Estas
combinaciones funcionan para Excel xp y 2007
Presione Para
CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada
en la intersección de la columna situada más a la derecha y la
fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda
opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba
CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas horizontales hoja de cálculo
FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no
esté en blanco; esta tecla no estará disponible si se ha activado
la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para
transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando
Opciones)
BLOQ DESPL, INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana
BLOQ DESPL, FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana
F2 Modificar la celda activa.
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO (backspace) Modificar la celda aczctiva y luego eliminarla; o bien eliminar el
carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el
contenido de la misma
CTRL+C Copiar la selección
CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección
CTRL+GUIÓN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la última acción
MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna
CTRL+MAYÚS+tecla de Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la
dirección misma columna que la celda activa
MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
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